Protocol vermoeden integriteitsschending

Protocol vermoeden integriteitsschending Het voorliggende protocol geeft duidelijkheid over het proces wanneer melding wordt gedaan van een vermoeden van een integriteitsschending door raadsleden, commissieleden, de voorzitter van de raad, de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie. Daarnaast geeft het duidelijkheid over ieders rol daarin. Ook wordt met de regeling rekenschap gegeven van de geldende principes van proportionaliteit, hoor en wederhoor. Wordt getwijfeld of dit protocol of het protocol ongewenst gedrag moet worden gevolgd, dan kan daarover advies worden ingewonnen bij bijvoorbeeld de griffier, de vertrouwenspersoon, de adviseur integriteit of de coördinator integriteit. Wanneer een vermoeden van een integriteitsschending wordt gemeld dat voldoende concreet is, kan daar een vooronderzoek naar worden ingesteld. Op grond van de uitkomsten hiervan kan een afweging plaatsvinden of een integriteitsonderzoek gerechtvaardigd is. Een integriteitsonderzoek is bedoeld om met gebruikmaking van verschillende onderzoeksmethoden de feiten over het vermeende niet-integer handelen te achterhalen. Artikel 1 Reikwijdte en begripsbepalingen 1. Deze regeling geldt voor raadsleden, commissieleden (ex. art.

82 Gemeentewet), de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie. 2. In deze regeling wordt verstaan onder: • Gedragscode: Gedragscode voor raadsleden, commissieleden (ex. art. 82 Gemeentewet), de bestuurders van de Rekenkamer, de bestuurders van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurders van de Referendumcommissie gemeente Utrecht 2023. • Melder: eenieder die melding doet van een vermoeden van een integriteitsschending waarbij een raadslid, een commissielid (ex. art. 82 Gemeentewet), de voorzitter van de raad, een bestuurder van de Rekenkamer, een bestuurder van het Utrechts Ombudsloket en een bestuurder van de Referendumcommissie gemeente Utrecht 2023 is betrokken. • Betrokkene: het raadslid, het commissielid (ex. art. 82 Gemeentewet), de voorzitter van de raad, de bestuurder van de Rekenkamer, de bestuurder van het Utrechts Ombudsloket en de bestuurder van de Referendumcommissie over wie de melding is gedaan. • Het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de raad. • Adviseur integriteit: de door de raad aangestelde (externe) adviseur integriteit • Vertrouwenspersoon: de persoon die door de gemeente is benoemd als (externe) vertrouwenspersoon of een persoon die door melder of betrokkene is gevraagd op te treden als vertrouwenspersoon. 3.

In het geval de melding is gedaan door of over de voorzitter van de raad of in het geval de melding is gedaan door de griffier, dan worden hun werkzaamheden zoals omschreven in dit artikel uitgevoerd door hun plaatsvervangers. Artikel 2 Het inwinnen van advies 1. Als raadsleden, commissieleden (ex. art. 82 Gemeentewet),de voorzitter van de raad, bestuurders van de Rekenkamer, bestuurders van het Utrechts Ombudsloket of bestuurders van de Referendumcommissie twijfelen over een aangelegenheid die betrekking heeft op de integriteit van henzelf of van een collega kunnen zij advies vragen aan de voorzitter van de raad en de griffier, die hen, indien de kwestie daartoe aanleiding geeft en als zij daarmee instemmen, doorverwijst naar de adviseur integriteit. 2. Het advies van de adviseur integriteit is bestemd voor intern gebruik en wordt niet openbaar gepubliceerd. Indien de adviseur integriteit op verzoek wordt ingeschakeld, en openbaarheid van het advies is gewenst door de verzoeker, dient dit voorafgaand aan de opdrachtverlening te worden

1

aangegeven. In dat geval zal de adviseur integriteit ook gevraagd worden om een openbare versie van het advies op te stellen. Artikel 3 Melden vermoeden integriteitsschending 1. Meldingen over een vermoeden van een integriteitschending kunnen door eenieder schriftelijk bij de voorzitter van de raad en de griffier worden gedaan. In de melding worden zoveel als mogelijk de feiten en omstandigheden toegelicht waarop het vermoeden van de schending is gebaseerd. De griffier bevestigt schriftelijk de ontvangst van de melding aan de melder. 2. De griffier informeert het dagelijks bestuur van de raad over de melding, tenzij de voorzitter van de raad van oordeel is dat zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten 3. Anonieme meldingen worden in beginsel niet behandeld, tenzij de ernst van de melding dit vereist en voldoende aanknopingspunten biedt voor een vooronderzoek. 4. De voorzitter van de raad doet een eerste beoordeling van de integriteitsmelding. Hij laat zich hierbij adviseren door de (externe) adviseur integriteit. 5. De voorzitter van de raad kan besluiten geen vooronderzoek in te stellen, wanneer: a. Uit de beschikbare informatie geen concreet vermoeden van een integriteitsschending blijkt; b. Blijkt dat de melding onvoldoende betrouwbaar is; c.

In redelijkheid de melding niet te onderzoeken is, bijvoorbeeld omdat het vermeende feit te lang geleden heeft plaatsgevonden; d. Een integriteitsonderzoek in redelijkheid niet het aangewezen middel is om de melding te adresseren; e. Een integriteitsonderzoek disproportioneel is in verhouding tot de aard en omvang van de melding. Bij deze afweging kunnen eveneens de volgende aspecten een rol spelen: de aard van het feit, de ontvankelijkheid, de ernst van de zaak, de valideerbaarheid, de bron, degene op wie de melding betrekking heeft, de waarschijnlijkheid en de actualiteit. 6. Wanneer wordt besloten geen vooronderzoek in te stellen, worden de melder, degene over wie de melding is gedaan, de griffier en het dagelijks bestuur binnen een redelijke termijn in kennis gesteld. Artikel 4 Vooronderzoek 1. Indien er sprake is van een concreet vermoeden van een integriteitsschending, dan kan de voorzitter van de raad, hetzij op grond van een melding, hetzij uit eigen beweging op grond van andere signalen, een vooronderzoek instellen. In het laatste geval is artikel 3 lid 2 t/m 6 eveneens van overeenkomstige toepassing. 2. Voordat het vooronderzoek start, tenzij het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, informeert de griffier de betrokkene tegen wie het vooronderzoek zich richt en het dagelijks bestuur. Daarbij benoemt de griffier ook de aard en het doel van het vooronderzoek. 3.

Het vooronderzoek vindt plaats op een door de voorzitter van de raad te bepalen wijze. In het kader van het vooronderzoek kan informatie worden veiliggesteld en geanalyseerd. Indien personen worden gehoord, dan zijn de bepalingen van artikel 7 lid 3 en 4 van overeenkomstige toepassing. 4. De voorzitter van de raad kan twee of meer personen aanwijzen die in zijn opdracht het vooronderzoek uitvoeren. 5. De uitkomsten uit het vooronderzoek stellen de voorzitter van de raad in staat om af te wegen of de bij hem bekend geworden informatie voldoende aanleiding geeft om een integriteitsonderzoek te verrichten. Hij laat zich hierbij adviseren door de (externe) adviseur integriteit. 6. Indien het vooronderzoek geen concrete aanwijzingen oplevert voor mogelijk niet-integer handelen, of als er overeenkomstig met artikel 3 lid 5 gronden zijn om geen nader onderzoek in te stellen, dan kan de voorzitter van de raad het vooronderzoek sluiten. De griffier informeert de betrokkene over dit besluit en de conclusie van het vooronderzoek. De melder kan eveneens van dit besluit door de griffier in kennis worden gesteld. 7. Indien uit het vooronderzoek voldoende duidelijk blijkt dat alle feiten en omstandigheden voldoende vaststaan, de betrokkene over wie de melding gaat is gehoord, en tot het oordeel kan worden

2

gekomen er sprake is van een integriteitsschending, dan zal de voorzitter van de raad een rapport van de bevindingen op laten maken en het vooronderzoek sluiten. 8. De griffier informeert de betrokkene en het dagelijks bestuur over het besluit het vooronderzoek te sluiten. De artikelen 8 lid 2 en 3, 9 en 10 zijn van overeenkomstige toepassing. 9. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur worden opgeschort. Artikel 5 Het integriteitsonderzoek 1. Als het vooronderzoek concrete aanwijzingen oplevert voor vermeend niet-integer handelen van de betrokkene, en nader onderzoek noodzakelijk is, dan stelt de voorzitter van de raad een integriteitsonderzoek in. 2. Een integriteitsonderzoek is bedoeld om met gebruikmaking van verschillende onderzoeksmethoden de feiten over het vermeende niet-integer handelen te achterhalen. 3. Voordat het integriteitsonderzoek start, informeert de voorzitter van de raad de betrokkene tegen wie het onderzoek zich richt en het dagelijks bestuur van betrokkene. Daarbij benoemt hij ook de aard en het doel van het integriteitsonderzoek. 4. Indien het onderzoeksbelang zich hiertegen verzet, kan de kennisgeving aan de betrokkene en/of aan het dagelijks bestuur worden opgeschort. 5.

De betrokkene kan besluiten, gezien de aard van het vermeend niet integer handelen, zijn functie tijdelijk niet uit te oefenen. Artikel 6 Extern onderzoek 1. De voorzitter van de raad geeft opdracht aan een extern bureau om het onderzoek zoals bedoeld in artikel 5 uit te voeren. 2. De opdrachtbevestiging van een extern bureau bevat in ieder geval de volgende onderwerpen: a. De aanleiding; b. Een duidelijk omschreven doelstelling; c. De onderzoeksvragen; d. De vermoedelijke duur van het onderzoek; e. De informatieverstrekking; f. De met het onderzoek gemoeide kosten; g. Afspraken over het gebruik van de in te zetten onderzoeksmethoden; h. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden; i. De fasering van het onderzoek; j. De rechten en plichten van de personen die bij het onderzoek betrokken zijn; k. Afspraken over het voorleggen van de bevindingen aan de betrokkene en het vastleggen van diens reactie daarop (hoor en wederhoor); l. Afspraken over vertrouwelijkheid en verplichting tot geheimhouding van het onderzoeksrapport en de daaraan verbonden stukken; m. Afspraken over de communicatie tijdens het onderzoek; n. Afspraken over de regie op het onderzoek; o. Afspraken over eigendom van het onderzoeksrapport en de bevoegdheid tot gebruik daarvan in onder meer juridische procedures. Artikel 7 Hoorplicht 1.

Gedurende het onderzoek worden de betrokkene en eventuele andere personen gehoord. 2. Het horen gebeurt door medewerkers van het daartoe aangewezen externe bureau. 3. Voordat het gesprek plaatsvindt stelt de griffier de betrokkene en overige te horen personen op de hoogte van de aard en het doel van het gesprek en van het recht zich te laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon. 4. Van het hoorgesprek wordt een gespreksverslag gemaakt. Na het gesprek wordt de gehoorde persoon in de gelegenheid gesteld te reageren op het gespreksverslag. Deze reactie wordt als bijlage bij het gespreksverslag gevoegd. 3

Artikel 8 Onderzoeksrapport 1. De voorzitter van de raad laat door het externe bureau een onderzoeksrapport opstellen waarin het bureau alle bevindingen neerlegt. 2. In het onderzoeksrapport komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde: a. De aanleiding van het onderzoek en de onderzoeksopdracht met eventuele uitbreidingen, mocht dit tijdens het onderzoek noodzakelijk zijn gebleken; b. De gebruikte onderzoeksmethoden, waarbij helder naar voren wordt gebracht wat de uitgangspunten voor het onderzoek geweest zijn en welke feiten en omstandigheden hierbij een rol hebben gespeeld; c. Relevante regelgeving; d. De bevindingen en een analyse van de bevindingen. 3. Daarnaast wordt in het onderzoeksrapport een professioneel onderbouwd oordeel gegeven of en in hoeverre de betrokkene niet integer heeft gehandeld. Artikel 9 Reactie betrokkene op onderzoeksrapport 1. Door het aanbieden van het concept-onderzoeksrapport wordt de betrokkene in de gelegenheid gesteld zich een oordeel te vormen over de bevindingen van het onderzoek, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. 2. De betrokkene kan gedurende een termijn van vier weken schriftelijk reageren op het onderzoeksrapport. 3. De voorzitter van de raad kan deze termijn eenmaal verlengen. 4. De betrokkene kan zich hierin laten bijstaan door een raadsman of een vertrouwenspersoon. 5.

De voorzitter van de raad beoordeelt de reactie van de betrokkene wanneer deze aanpassing van het rapport wenst, en besluit of en op welke wijze het onderzoeksrapport wordt aangepast. De reactie van de betrokkene op de onderzoeksbevindingen wordt als bijlage opgenomen bij het onderzoeksrapport. Artikel 10 Bespreking onderzoeksresultaten 1. De voorzitter van de raad bespreekt de resultaten van het onderzoek in het dagelijks bestuur. 2. Mede op basis van de onderzoeksresultaten en het dagelijks bestuur gehoord hebbende, besluit de voorzitter van de raad of en op welke wijze de onderzoeksresultaten gedeeld worden met de raad. Dit besluit wordt door de voorzitter van de raad gemotiveerd. 3. De betrokkene is zelf verantwoordelijk voor de gevolgen van de uitkomsten van het onderzoek en neemt (al dan niet in overleg met de fractie waartoe de betrokkene behoort) de consequenties die het geraden acht. Artikel 11 Communicatie 1. De voorzitter van de raad draagt zorg voor de interne en externe communicatie. 2. Voor de interne en externe communicatie worden de verschillende belangen, onder meer het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene en het belang van transparantie, nauwkeurig afgewogen. Artikel 12 Aangifte 1.

Als er op enig moment een vermoeden is van een strafbaar feit kan de voorzitter van de raad na overleg met het dagelijks bestuur aangifte doen bij de politie. De voorzitter van de raad informeert de raad over de aangifte, tenzij het OM aangeeft dat dat in het kader van het onderzoek (nog) niet wenselijk is. 2. Vanaf dat moment wordt alle beschikbare informatie voorgelegd aan de met opsporing belaste instantie. 3. Het bestaan van een strafrechtelijk onderzoek naar een strafbaar feit laat onverlet dat de voorzitter van de raad een vooronderzoek of integriteitsonderzoek kan instellen of een civielrechtelijke procedure tegen de betrokkene kan instellen. 4

Artikel 13 Vermoeden opzettelijk valse beschuldiging 1. Als er op enig moment een vermoeden is van een opzettelijke valse beschuldiging doet de voorzitter van de raad, indien naar zijn oordeel sprake is van een strafbaar feit, aangifte bij de politie. 2. De gemeente kan bij een vermoeden van een opzettelijke valse beschuldiging de betreffende melder aansprakelijk stellen voor eventuele door de gemeente geleden schade. Artikel 14 Archivering 1. De griffier draagt er zorg voor dat de melding, het rapport van het (voor)onderzoek en de overige onderzoeksdocumenten in een verzegelde envelop worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats, aangewezen door de gemeenteraad op grond van artikel 31 van de Archiefwet. 2. Deze documenten worden als ‘geheim’ gerubriceerd.

5