Presentatie PC

P&C cyclus

Januari 2024 Danielle Rijnders

P&C cyclus: Kennisniveau Het kennisniveau van de raad over de P&C cyclus is een punt van aandacht. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Is dat d.m.v. (ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders (flexibele momenten zoals een webinar of een podcast)? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover rekening houdend met de werkdruk/capaciteit van de raad, griffie en de ambtelijke organisatie?

P&C cyclus: Vergaderschema JS • De samenloop van de jaarrekening met de VJN en de meerjarenprogramma’s is lastig qua voorbereiding. Voorheen (voor corona) konden de jaarstukken eerder worden aangeboden, maar door de extra eisen aan de accountantscontrole (o.a. vanwege de SISA regelingen) lukt dat niet meer. Het zou bijvoorbeeld helpen als een conceptversie van de jaarrekening eerder beschikbaar komt, zoals ter voorbereiding op de raadstoets, maar volgens de ambtelijke organisatie is dit heel lastig te realiseren. • Bredere groep woordvoerders betrekken bij de behandeling van de jaarstukken. Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening het jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (opgedeeld per beleidsveld van de zes commissies). Daarbij is wel aangetekend dat de doorlooptijd op zich niet korter wordt; wel wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden. Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken. Hoe denkt de adviescommissie hierover?

P&C cyclus: Vergaderschema VJN/PB Ten behoeve van de tijdsefficiëntie kan de raad ervoor kiezen om de VJN ‘uit te vergroten’ en de PB te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. PB gaat dan over: zijn de opdrachten goed overgenomen die we hebben vastgesteld bij de VJN. Andersom kan ook: de PB wordt dan het belangrijkste moment. In het huidige vergaderschema reserveren we 7 dagdelen voor de VJN en 5 dagdelen voor de programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Het feit dat niets in steen is gebeiteld, behalve de wettelijke deadlines voor de JS en de PB. Hoe denkt de adviescommissie hierover en is het bijvoorbeeld een idee om dan de programmabegroting in de reguliere commissies te bespreken?

P&C cyclus: Schriftelijke vragen • Kwaliteit SV kan beter, meer gebundeld worden qua beantwoording en wellicht onderscheid technisch en politieke vragen (dit kan ook helpen in het debat in de commissie waar veel technische vragen worden gesteld) en een handigere zoekfunctie (per programma en in excel bijvoorbeeld). Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie. • Om de hoeveelheid van het aantal schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een telefonisch spreekuur te organiseren, een (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? • Tijdsdruk rondom opstellen vragen en antwoorden van schriftelijke vragen. Hoe denkt de adviescommissie hierover? Hoe kijkt het de ambtelijke organisatie hiernaar?

P&C cyclus: Algemene beschouwingen De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken? Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd moet uittrekken?

• Meer spelregels opstellen? • Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng? • Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen? • Beantwoording door college? Hoe denkt de adviescommissie hierover?

P&C cyclus: Overig • Leesbaarheid blijven verbeteren (van alle P&C producten). Hoe denkt de adviescommissie C&F dat we hier blijvende aandacht voor kunnen houden? Is het een idee om bij andere gemeente input op te halen door bijvoorbeeld een werkbezoek te organiseren aan een andere auditcommissie (bijvoorbeeld 2 keer per jaar)? • Veel waardering voor de raadstoets, de opvolging van de aanbevelingen kan beter. Het zou helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs?

Hoe denkt de adviescommissie hierover?