Presentatie 11 oktober versterking financiële functie

Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën

11 oktober 2024

Deel 2: Versterking gemeentebrede financiële functie 14.00 - 14.30

Update versterking gemeentebrede financiële functie

Versterking gemeentebrede financiële functie

11 oktober 2024, Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën Rob Sijm

Terugblik adviescommissie 18 april 2024

Achtergrond

Opgave

Aanpak

• Groter tekort gemeentefonds • Aankondiging verbeterprogramma versterking financiële functie

• Een robuuste financiële functie die grip heeft op inkomende en uitgaande geldstromen

• Directe interventies in de lijn bij concern financiën gericht op versterking grip uitgaande en inkomende geldstromen • Offensief d.m.v. programma met focus versterking gemeentebrede financiële functie voor de duur van 1 jaar. Start met doorlichting gemeentebrede financiële functie • Constante beweging van continue presteren, leren en verbeteren in de gemeentebrede financiële functie

4

Intermezzo: Voorwaarden voor grip Kaderstelling en spelregels

Mensen en cultuur

Voorwaarden voor grip

Informatievoorziening en systemen

Organisatie en werkprocessen

Besturing en beheersing

5

Voorwaarden voor grip (1/3) Kaderstelling en spelregels o Wij weten welke financiële en controlfunctie nodig is nu en in de toekomst (visie) o Wij zijn bekend met de geldende kaders, regels en afspraken (wet- en regelgeving, verordeningen/nota’s en interne kaders)

Organisatie en werkprocessen o Iedereen weet van elkaar wie, wat, wanneer en op welke wijze doet conform kaders, regels en afspraken (o.a. 3-lines model, verdeling centraal/decentraal, duidelijkheid rollen, taken en bevoegdheden met betrekking tot kerntaken: boekhouden, rapporteren, adviseren en controleren) o De financiële kernprocessen zijn beschreven, belegd en worden uitgevoerd waarmee (be)sturing, beheersing, verantwoording en toezicht/controle mogelijk is o De ketenprocessen zijn beschreven, belegd en worden uitgevoerd waarmee volledige, juiste en actuele stuur- en verantwoordingsinformatie/beslissingsondersteuning wordt verkregen (o.a. van bestellen tot betalen, van initiatie tot realisatie, van aankoop tot dispositie, van instroomdoorstroom-uitstroom, van heffing tot inning, van aanvraag tot verstrekking, van opdracht tot ontvangst, etc.)

6

Voorwaarden voor grip (2/3) Besturing en beheersing o Wij weten hoe daarin (bij) te sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht te houden (management control framework, P&C cyclus, interne managementcyclus) o Wij hebben adequate interne beheersmaatregelen getroffen die bijdragen aan doelbereik binnen de gegeven kaders (internal control framework) o Wij hebben de aspecten van good governance (besturing, beheersing, verantwoording en toezicht), risk en compliance beschreven, belegd en deze aspecten worden uitgevoerd o Wij hebben de van toepassing zijnde instrumenten (o.a. groeikader, overheadvierkant, indexering, grip op investeren/planningsoptimsme, tariefberekeningen, kostenverdeelstaat etc. ) beschreven, worden beheerd, onderhouden, doorontwikkeld en toegepast o Wij kunnen monitoren of we financieel gezond zijn (indicatoren financiële gezondheid, managementinformatie en datamining financiële kernprocessen)

7

Voorwaarden voor grip (3/3) Informatievoorziening en systemen o De inrichting en werking van de financiële systemen vormen de basis van volledige, juiste en actuele financiële sturings- en verantwoordingsinformatie o De informatie van primaire bronregistraties sluiten aan op de financiële administratie; kortweg de cijfers zijn overal getrouw en consistent o De berekeningen en analyses die plaatsvinden in extracomptabele systemen (o.a. Excel) zijn beschreven, worden beheerd, onderhouden en doorontwikkeld Mensen en cultuur o Naast dat iedereen weet wat er van haar/hem wordt verwacht; is men ook in staat om de rol uit te voeren en ziet men zijn/haar aandeel in het grotere geheel o De resultaatgerichtheid wordt gestimuleerd, men voert het open gesprek, is zich bewust van de politieke omgeving en ziet om naar elkaar o De organisatie van de financiële functie is toegerust om nu en richting toekomst de kwaliteit te waarborgen

8

Waar staan we nu?

9

Waar staan we nu? Algemeen - De doorlichting gemeentebrede financiële functie loopt en is eind oktober gereed - De uitkomsten worden betrokken bij het waar nodig aanscherpen van het programmaplan versterking gemeentebrede financiële functie met betrekking tot programmering, prioritering en fasering - De programmamanager gaat begin oktober van start/is begin oktober gestart - Reguliere processen lopen en dragen bij aan de versterking van de financiële functie

Kaderstelling en spelregels

Organisatie en werkprocessen

• Actualisatie financiële verordening • Actualisatie nota verbonden partijen • Actualisatie nota waardering en activeren • Actualisatie nota weerstandsvermogen en risicomanagement • Financiële positie

• Inventarisatie rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen concern financiën • Herijking werkprocessen gemeentebrede inkomende en uitgaande geldstromen/concernposten, inclusief checks en balances

10

Waar staan we nu?

Besturing en beheersing

Informatievoorziening en systemen

Mensen en cultuur

• Grip op investeren (o.a. investeringsplafond) • Groeikader • Indexeringsystematiek

• Implementatie nieuw financieel systeem SAP4HANA m.i.v. 1/1/2025

• Werkdruk en werkgeluk • Werving ter versterking staande organisatie • Persoonlijke ontwikkeling en generiek ondersteuningsaanbod

11

Wat vinden jullie belangrijk qua betrokkenheid als raadslid? - Elke adviescommissie tenminste een mondelinge update -

Uitkomsten van de doorlichting presenteren Programmaplan versterking financiële functie met mijlpalen agenderen Voortgang tijdens P&C momenten en waar nodig bij actualiteiten een separate raadsbrief

12