Presentatie 11 oktober Financieel beleid Nota WAAVA en Financiële verordening

Herfstsessie Adviescommissie Controle & Financiën

11 oktober 2024

Agenda bijeenkomst 10:00-14:00 uur

Deel 1: financieel beleid

14:00-14:30 uur

Deel 2: Versterking gemeentebrede financiële functie Update

Deel 1: Financieel beleid 10.00 - 10.45

I. Beleidsnota WAAVA

10.45 - 12.00

II. Financiële verordening en beheer

12:00 – 13:00

Lunch

13.00 - 14.00

III. Beleidsnota Verbonden partijen

Financieel beleid • Doel ondersteunend aan afwegingsproces t.b.v. college & raad • Kaderstelling zoveel mogelijk in de financiële verordening • Conform VNG verdere uitwerking kaders in afzonderlijke beleidsnota's • Hogere wet- en regelgeving niet opnemen in onze wetgeving

4

I. Beleidsnota WAAVA Onderwerpen 10:00-10:30 Toelichting vertrekpunt • Doel van de nota • Afwikkeling eerdere besprekingen • Welke wijzigingen ten opzichte van 2022 10:30-10:45 Uitwerking keuzes en vervolg • Componentenmethode (inclusief toelichting) • Verduurzaming • Vervolgproces

Doel Beleidsnota WAAVA • Doel van de nota = primair instrument t.b.v. kaderstellende rol raad Relevante regelgeving: Landelijk • Uitwerking van Gemeentewet (artikel 212) • BBV (hoofdstuk 5 artikelen 59-65) Gemeente Utrecht • Financiële verordening

Passage financiële verordening Gemeente Utrecht • Het college biedt de nota Waarderen, activeren en afschrijven van vaste activa aan. In deze nota wordt het beleid van de gemeente Utrecht voorgelegd waarin onder meer de volgende inhoud is opgenomen: • de grondslagen voor waardering en activering van vaste activa; • de afschrijvingsmethode van vaste activa; • het moment waarop de afschrijving van vaste activa begint. • De raad stelt de nota Waarderen, activeren en afschrijven vaste activa vast. • Voor de exacte afschrijvingstermijn en –methode per actief stelt het college een tabel vast, onderhoud deze en past deze toe. De raad wordt geïnformeerd over de afschrijvingstabel.

Uitkomsten eerdere besprekingen 2020/2022 • Restwaarde wel of niet toepassen: Uitkomst: nee tenzij afwijking vraagt expliciet raadsbesluit • Ondergrens voor activeren van investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte wel of niet ongewijzigd laten op 5 miljoen euro: Uitkomst: verlaging van de ondergrens naar € 100.000 • Componentenmethode wel of niet toepassen Uitkomst: nee tenzij afwijking vraagt expliciet raadsbesluit

Bijlage Componentenmethode (voorbeeld kantoorpand) Alle componenten eigen levensduur

Vloerbedekking (10 jaar) Verwarming (15 jaar)

Bron voorbeeld: Commissie BBV, Notitie materiële vaste activa 2020, bijlage 7

Lift (20 jaar) Gebouw (40 jaar) Grond (niet op afschrijven)

Let op samenhang onderhoudsplannen!

9

Wijzigingen t.o.v. conceptnota 2022 • Check richting actuele wettelijke ontwikkelingen • (commissie BBV notitie Rente en notitie Grondexploitatie) • Nog te doen: check vanuit accountant • Raadsbesluit Voorjaarsnota 2024 • Afschrijving per 1 januari na het jaar van in gebruik name • Invulling van 3 beleidskeuzes uit 2022 • Zie vorige sheet • Vereenvoudiging van de nota en aanscherpen relatie met andere gemeentelijke kaders • Geen overlap meer met andere nota (bijvoorbeeld nota grondbeleid) • Actuele beleidsontwikkelingen (componenten, circulair bouwen) • Beleidsnota Circulair gemeente Utrecht 2030 • Mogelijkheden voor de inzet van een grondstoffenbank worden nu onderzocht

Dilemma Inbedding van verduurzaming in de Beleidsnota WAAVA komt met risico's. => Voorstel: keuze generieke regel of specifieke regel. Risico's: - Inschatten restwaarde einde looptijd - Inschatten afschrijvingsduur n.a.v. aanpasbaarheid van bijvoorbeeld pand (functioneel) Mogelijkheden (vraagt verder onderzoek) tot verkleining risico's door o.a.: - Adaptief vermogen c.q. belevingswaarde pand - Deelbaarheid van de bijvoorbeeld pand - Andere?

(Vervolg)proces Vertrekpunt conceptversie d.d. januari 2022 • 11 oktober 2024: Afstemming vertrekpunt met commissie C&F • Input 11 oktober meenemen bij het opstellen beleidsnota WAAVA • Afstemming met accountant

• 4e kwartaal verzending naar de raad • 5 december 2024 procedurele behandeling commissie VBF

II. Financiële verordening en beheer Onderwerpen 10:45-11:00 Toelichting • Doel financiële verordening • Context (wettelijk kader) • Eerdere communicatie: Raadsbrief rechtmatigheid en actualisatie financiële verordening 11:00-11:30 Interactief gedeelte 11:30-12:00 Terugkoppeling groepen

Doel financiële verordening Artikel 212 Gemeentewet: Raad geeft kaders aan voor: • Begroting en verantwoording • Financieel beleid • Paragrafen • Financiële organisatie en financieel beheer • Rechtmatigheidsverantwoording

Context en wettelijk kader

• Grondwet • Artikel 124 Provincie en gemeenten gaan over eigen huishouding • Artikel 125 hoofd staat gemeenteraad • Artikel 126 inrichting en toezicht van gemeente • Gemeentewet • Raad hoogste orgaan • Uitvoering college • Financiële bepalingen • BBV

Mogelijke aanpassing Financiële verordening Raadsbrief 6 februari zijn mogelijkheden voor aanpassing van de verordening aangegeven: 1. Voorgestelde wijzigingen spelregels Overdrachtsdossier 2022 2. Indeling Programmabegroting 2024 o.a. i.r.t het autorisatieniveau 3. Investeringen autorisatieniveau en ramingen van jaarschijven 4. Informatievoorziening bij wijziging bestemming Rijksmiddelen / corresponderende posten motie 397/2023 5. Raamwerk ‘Sturen en verantwoorden’ 6. Werkwijze integrale afweging Voorjaarsnota m.b.t. dekkingstekorten 7. Werkwijze financiële wensen bij moties en amendementen (toezegging 415) 8. Aanvullende aandachtspunten

Interactief gedeelte: verdeling 2 groepen Groep 1:

1.

Algemeen • Wanneer tussentijdse melding majeure financiële afwijkingen (overdrachtsdocument) • Raamwerk sturen en verantwoorden

2.

Paragrafen • geen

3.

Overige aandachtspunten

Groep 2:

1.

Financieel beleid • Investeringen (autorisatieniveau)

2.

Begroting en verantwoording • Indeling Programmabegroting 2024 i.r.t. autorisatieniveau

3.

Overige aandachtspunten

Interactief gedeelte: input en terugkoppeling • Hand-out met korte beschrijving van de punten • Korte toelichting op de punten incl. reeds genomen acties • Per groep worden de voor hen relevante punten uit de raadsbrief kort besproken

• (vervolg)proces