PC cyclus - raadvragen 09.docx

Project Procesoptimalisatie Schriftelijke Vragen bij een P&C Cyclus.

Van: Financieel Adviseurs, Afdeling Financiën (FIJ) Auteur: Ton van Waas Versie 0.9 - 5 maart 2021

Dit is ons idee Een pilot starten met één fractie bij behandeling van de Jaarstukken 2020 waarbij deze fractie de schriftelijke vragen online met een formulier kan stellen. Achtergrond De leverancier van de software, waarin de beleidsdocumenten worden samengesteld, biedt de mogelijkheid voor een raadslid/fractie om online bij een beleidsdocument notities te maken en vragen te stellen. Raadsleden kunnen hun vragen en opmerkingen eenvoudig delen en ze met een online formulier direct in het beleidsdocument zetten. Vragen komen op eenduidige wijze bij de P&C Coördinator, die op haar beurt de vragen eenvoudig kan overnemen. Context Op dit moment worden schriftelijke vraag per e-mail aangeleverd aan de P&C coördinator door de raadsleden/fracties. Het verwerken van deze vragen voor beantwoording is vooral handmatig werk en tijdrovend. De coördinator moet elke individuele vraag koppelen aan hoofdstuk en paragraaf in het beleidsdocument en in een totaaloverzicht plaatsen.

Dit kan de oplossing opleveren Voor raadsleden/fracties:  De raadsleden kunnen hun vragen en opmerkingen eenvoudig bundelen samen met de vragen van de overige fractieleden;  Via de notities en de vragen snel op de juiste locatie in het document kunnen komen;  De vragen en notities snel met elkaar kunnen delen;  Vermindering van verbruik papier en makkelijk vanaf laptop of mobile device uit te voeren;  Geen dik boekwerk meer mee te slepen. Voor de ambtelijke organisatie:  Vragen komen op eenduidige wijze bij de coördinatie, die op haar beurt de vragen eenvoudig kan overnemen en verwerken voor beantwoording;  Bespaart veel overtikwerk in een Excel-bestand;  Verkleint het risico op fouten;  Besparing per product ongeveer 8 uur;  Vereenvoudigd de beheersing van het proces;