Participatieverslag Herijking Initiatievenfonds

Participatieverslag Herijking Initiatievenfonds Veel Utrechters, organisaties en ambtenaren zijn betrokken bij het Initiatievenfonds. Het fonds wordt breed gebruikt voor uiteenlopende initiatieven, zowel sociale activiteiten als aanpassingen in de openbare ruimte, in een specifieke straat of voor de hele stad. Om een goed beeld te krijgen van de effectiviteit van het Initiatievenfonds is het belangrijk om die verscheidenheid aan geluiden te horen, de ervaring van de Utrechter is daarbij het meest belangrijk. Om die ervaringen goed in beeld te krijgen is er zowel aan digitale als fysieke participatie gedaan. Ambtenaren gingen in verschillende wijken op straat in gesprek met Utrechters en we nodigden een groep gebruikers van het Initiatievenfonds uit voor een gezamenlijke dialoog. Daarnaast zette adviesbureau Berenschot een online vragenlijst uit en is in gesprek gegaan met ambtenaren en professionals uit de stad, zoals sociaal makelaars en jongerenwerkers. Daarnaast is er ook andere input gebruikt: zo heeft de Utrechtse Stadskamer (een interne groep bij publieksdienstverlening) een klantreis gedaan, heeft het Jongerenpanel Young Minds advies gegeven en is andere data, zoals de evaluatie van het Initiatievenfonds uit 2016 en een belronde naar initiatiefnemers uit 2018, als extra informatie meegenomen. De participatie heeft voornamelijk plaatsgevonden in juli 2023.

In dit participatieverslag is de uitkomst van de verschillende participatieacties beschreven. De acties die zijn gedaan: • De straat op • Bijeenkomst met gebruikers • Een online vragenlijst • In gesprek met professionals • In gesprek met ambtenaren De straat op Met een groep wijkadviseurs zijn we drie middagen in gesprek gegaan met Utrechters op straat. De gesprekken zijn gevoerd in het begin van de vakantieperiode. We merkten dat dit boven verwachting goed werkte: mensen hebben tijd om een praatje met je te maken en het weer buiten is goed. Mede vanwege de grote rode bakfiets met koffie en snoepjes, maar ook door de shirts met het logo van de gemeente kwamen verschillende mensen op ons af. De Stadskamer heeft voor hun onderzoek naar de toegankelijkheid van het Initiatievenfonds (Klantreis initiatieven) ook gesprekken gevoerd op straat. Zij hebben in totaal 57 straatinterviews gehouden in drie wijken: Leidsche Rijn, Lombok (West) en Overvecht. Er is daarom gekozen om tijdens deze gesprekken naar drie andere wijken te gaan: Vleuten de Meern, Noordwest en de binnenstad. We spraken 50 Utrechters, een gemêleerde groep van jong en oud, uit verschillende wijken. We zijn met een groep jonge ambtenaren de straat op gegaan, vooral op de vrijdagmiddag in de binnenstad spraken we veel jongeren.

In de gesprekken kwam naar voren dat Utrechters het goed vinden dat het Initiatievenfonds bestaat. Veel Utrechters gaven aan zelf geen behoefte, tijd of zin hebben om een initiatief te starten. Ze vinden het over het algemeen wel leuk om aan te haken bij initiatieven van anderen. Een klein deel kent het Initiatievenfonds bij naam of heeft er gebruik van gemaakt. Daarnaast kwam naar voren dat Utrechters het goed vinden dat anderen gebruikmaken van het Initiatievenfonds, maar dat het geld wel goed moet worden besteed, verantwoord en worden gecontroleerd door de gemeente, inclusief bonnen. Utrechters zien vooral voor de gemeente (en de woningcorporatie) een grote rol in het verbeteren van de buurt. De Utrechters op straat hebben tips gegeven over een betere zichtbaarheid van het Initiatievenfonds, zoals gebruik maken van wijkberichten, krantjes en online campagnes. Ze benoemen de drempel om bij de gemeente aan te kloppen en een subsidieaanvraag in te dienen. De gemeente staat voor veel Utrechters ver van hun af. Daarom moet ook aan de toegankelijkheid van het Initiatievenfonds worden gewerkt. Deze gesprekken op straat, met koek en koffie, werden daarom als erg positief ervaren. 1

Bijeenkomst met gebruikers Een groep gebruikers van het Initiatievenfonds is via de verschillende wijkbureaus uitgenodigd om in gesprek te gaan over hun ervaringen. De bijeenkomst vond plaats op woensdag 19 juli. Met de initiatiefnemers die er niet bij konden zijn, zijn aparte gesprekken gepland. Acht initiatiefnemers uit vijf verschillende wijken waren aanwezig. Aan het begin vertelden alle deelnemers over hun initiatief en hun ervaringen met het Initiatievenfonds. Vanuit de gemeente is vervolgens toegelicht wat het doel is van de herijking en wat met hun input wordt gedaan. Daarna is in twee groepen een SWOT-analyse over het Initiatievenfonds ingevuld om de sterke en minder sterke kansen van het Initiatievenfonds in beeld te brengen. Daarnaast is er een open gesprek gevoerd waar ervaringen werden gedeeld. Het was een prettige avond en de deelnemers gaven aan het leuk en leerzaam te vinden op deze manier in gesprek te gaan. Uit deze avond komt het beeld dat het Initiatievenfonds toegankelijk en gemakkelijk in gebruik is, de gebruikers zijn erg blij met het Initiatievenfonds. Dit is een nieuw perspectief ten opzichte van de signalen van Utrechters op straat en sociaal makelaars, die aangeven dat de Utrechters die zij spreken het aanvragen en verantwoorden juist lastig vinden. Daarnaast zijn de gebruikers blij met de hulp en ondersteuning van het wijkbureau.

De initiatiefnemers gaven aan dat het ophalen van draagvlak een drempel is, ze vinden draagvlak tegelijkertijd ook erg waardevol en een voorwaarde voor een gedragen initiatief. Er liggen nog kansen voor de gemeente om aan de voorkant beter te communiceren wat kan en wat nodig is bij welk soort aanvraag, bijvoorbeeld op het gebied van draagvlak en de eHerkenning. Ook is er behoefte aan meer kennis en praktische tips voor het opstarten en uitvoeren van initiatief, daar kan de gemeente of verschillende partners bij helpen. Op dit moment kunnen Utrechters een aanvraag doen voor een bijdrage aan een buurtfeest, bijvoorbeeld voor een partytent, statafels of een muziekinstallatie. Eten en drinken is hierbij uitgesloten. De initiatiefnemers gaven aan dat eten en drinken de buurt verbindt en dat zij zouden adviseren om eten en drinken bij buurtfeesten te vergoeden. Er wordt gekozen hier geen aanpassing in te doen, het inbrengen of sponsoren van eten en drinken wordt gezien als eigen bijdrage van de buurt.

Online vragenlijst Trainees van het Adviesbureau Berenschot hebben een onderzoek gedaan naar de toegankelijkheid van het Initiatievenfonds, hiervoor is onder andere een vragenlijst uitgezet. Via social media, de webpagina van het Initiatievenfonds en de gemeentelijke nieuwsbrief is de vragenlijst verspreid. Er zijn 38 reacties op de vragenlijst 2

gekomen. Aan de hand van interviews, de vragenlijst en documentstudie is Berenschot tot vier aanbevelingen gekomen die ze in hun rapport verder hebben uitgeschreven: maak duidelijke keuzes over wat wel en niet onder het Initiatievenfonds valt, versimpel de aanvraagprocedure, creëer een document voor interne medewerkers van de gemeente Utrecht met de verschillende tools en regels die er gelden voor het Initiatievenfonds en zorg dat de naamsbekendheid van het Initiatievenfonds over de wijken gelijker is. Het zijn waardevolle aanbevelingen en veelal verbeteringen die kunnen worden doorgevoerd. We nemen deze vier aanbevelingen over. Naast de online vragenlijst van Berenschot wordt er vanuit het Subsidiebureau standaard een vragenlijst verstuurd aan alle subsidieaanvragers. Het aantal respondenten die aangeven via het Initiatevenfonds een aanvraag te hebben ingediend is zo laag dat we deze gegevens niet hebben gebruikt. In gesprek met professionals Er zijn verschillende gesprekken gevoerd met betrokkenen uit Utrecht, zo is er gesproken met sociaal makelaars van DOCK, jongerenwerkers van JoU en actieve bewoners van de wijkplatforms. Daarnaast is er input opgehaald bij een rondetafelgesprek over initiatief met onder andere de Vrijwilligerscentrale, het KF Hein Fonds en Voor je Stadsie.

Er zijn ook gesprekken geweest met initiatiefnemers die aangaven graag mee te willen denken met de herijking, maar niet aanwezig konden zijn bij de avond die is georganiseerd. In zijn algemeenheid komt naar voren dat het Initiatievenfonds als enorm waardevol wordt ervaren, maar dat er nog veel te winnen is aan laagdrempeligheid, toegankelijkheid en gemak in gebruik. De voorwaarden voor een bijdrage (vrijwillige inzet) zien de professionals en aanvragers over het algemeen niet als belemmering. Bij het doen van een aanvraag wordt gevraagd om de activiteit te beschrijven, draagvlak op te halen en een begroting aan te leveren. Voor kleine aanvragen wordt dat als drempel gezien. Daarnaast wordt gevraagd om je bonnen te bewaren en te verantwoorden, professionals geven aan dat dit als afschrikwekkend kan worden ervaren. In gesprek met ambtenaren Het Initiatievenfonds raakt veel gemeentelijke afdelingen. De uitvoering wordt voor een groot gedeelte gedaan door de wijkbureaus, maar ook bijvoorbeeld Stadsbedrijven, Ruimte en Maatschappelijke ontwikkeling hebben er een rol in, afhankelijk van het type aanvraag. Er zijn veel gesprekken gevoerd om een goed beeld te krijgen van hoe binnen de gemeente wordt gekeken naar het Initiatievenfonds.

Daarnaast is er een sessie georganiseerd voor wijkadviseurs om met elkaar te sparren over wat er beter kan binnen het Initiatievenfonds en wat er nodig is om het werk snel en goed te doen. Binnen de gemeentelijke organisatie is het niet altijd duidelijk waar het Initiatievenfonds wel en niet voor bedoeld is en voor welke aanvragen een bijdrage gegeven kan worden. Daarnaast zijn er verschillende behoeftes omtrent het scheppen van duidelijkheid daarover. De een geeft aan ruime kaders goed te vinden, zodat je als professional de juiste keuze kunt maken voor de stad, de ander heeft juist behoefte aan concrete regels en handvatten per type aanvraag zodat je in gelijke situaties gelijk handelt. In deze gesprekken zijn ook praktische tips en behoeftes naar voren gekomen om de toegankelijkheid van het Initiatievenfonds en het aanvraagproces te verbeteren. We hebben voor de herijking al deze behoeftes en adviezen, ook van de andere gesprekken, gewogen en vertaald naar concrete acties.

3