Notitie OCW- reactie HUA.pdf

Aan: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen Directie M&C/Informatie-en Bibliotheekbeleid T.a.v. drs. L.P. Breevaart Postbus 16375 2500 BJ Den Haag Utrecht, 15 april 2021 Ons kenmerk: 20210415a-CK Uw brief: d.d. 18 maart 2021 Uw kenmerk: 27084432 Betreft: reactie Het Utrechts Archief

Geachte heer Breevaart, De Regionale Historische Centra (RHC’s) hebben zoals gevraagd op 16 april een reactie op hoofdlijnen gegeven op uw concept-notitie over de voorgenomen uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze notitie is bedoeld als voorbereiding voor het komende overleg tussen de minister voor BVOM en een bestuurlijke afvaardiging van de RHC’s. Tevens heeft u gevraagd om in te gaan op de specifieke context per RHC, omdat de situatie per RHC verschillende is en maatwerk nodig kan zijn bij eventuele kwesties. Met deze brief ga ik hierbij voor Het Utrechts Archief (HUA), in aanvulling op de gemeenschappelijke reactie van de RHC’s, op uw verzoek in.

Kernpunten algemene reactie RHC’s: meer duidelijkheid over bestuurlijke, financiële en juridische aspecten gewenst U geeft aan dat de algemene wens van de minister is om, ondanks het uittreden van OCW uit de RHC’s, de RHC’s voort te zetten. Het beleid is erop gericht dat de RHC’s zich verder ontwikkelen als regionale knooppunten. Ook geeft u aan dat het uittreden in ieder geval geen negatieve budgettaire consequenties heeft voor de zittende partners. Zoals de algemene reactie van de RHC’s aangeeft, is de bestuurlijke impact van de voorgenomen uittreding van OCW uit de RHC’s in algemene zin, en daarmee ook voor HUA, aanzienlijk. Dit roept vragen op over de continuïteit van HUA. Ook leven er nog tal van relevante vraagstukken van financiële, juridische en (uitvoerings)technische aard, waardoor de bestuurlijke, juridische en financiële impact van de voorgenomen uittreding op dit moment onvoldoende duidelijk is. Een vergelijking tussen de huidige en voorgestelde nieuwe constructie over de volle breedte (bestuurlijk, juridisch, financieel) voor de korte en (middel)lange termijn is hierdoor op dit moment niet mogelijk. Het is gewenst dat hierover eerst meer duidelijkheid komt, alvorens de voorgestelde uittreding van OCW uit de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief en de voorwaarden waaronder deze plaats vindt, nader besproken kunnen worden.

Voortgang én zorgvuldigheid zijn in dit proces van belang. Gelet op alle nog openstaande vragen, achten wij het door u geschetste tijdspad niet haalbaar. Hierna gaan wij in op enkele specifieke aandachtspunten, die HUA relevant acht om in het verdere proces te betrekken.

HUA: oprichting, huidige situatie, ambitie en taken Oprichting: samenwerking Rijk en gemeente Utrecht Het Utrechts Archief (HUA) bestaat in 2023 25 jaar. In 1998 was HUA de eerste samenwerking in deze vorm (destijds: OCW en gemeente Utrecht) en gaf daarmee de opmaat voor de landelijke RHCvorming in de volgende jaren. Al sinds 1879 gaat het beheer van de archieven Rijk en gemeente hand in hand. Deze eendrachtige samenwerking heeft ook steeds ten grondslag gelegen aan de inzet van HUA als één van de koplopers binnen het landelijke traject van de ontwikkeling van een gezamenlijke digitale infrastructuur. Daarbij past ook dat HUA, mede op verzoek van het Rijk, met het Flevolands Archief in de jaren 2017-2020 heeft samengewerkt waarbij de inspanning er vooral op was gericht om ook dit RHC een stevige basis te verschaffen als aanbieder van alle digitale archiefdiensten. Huidige samenstelling: partners in de GR (Rijk, gemeente Utrecht, Provincie Utrecht), dienstverleningsovereenkomsten In 2019 is de provincie Utrecht als derde partner in de gemeenschappelijke regeling gestapt, waarbij een belangrijke overweging was dat langs deze weg (en niet via een dienstverleningsovereenkomst) bijgedragen kon worden aan een sterke RHC organisatie. HUA bestaat op dit moment uit drie partners: OCW, gemeente Utrecht en de provincie Utrecht.

Daarnaast heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Nieuwegein, de Ridderlijke Duitsche Orde en vijf andere gemeenschappelijke regelingen (Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht, Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht, Rijksuitvoeringsdienst Utrecht, Veiligheidsregio Utrecht, Werk en inkomen Lekstroom). Ambitie en taken De inzet van HUA sinds 1998 is om de rol van RHC als regionaal knooppunt in de komende jaren te handhaven en verder te ontwikkelen. In het Meerjarenbeleidsplan Het Utrechts Archief 2021-2024 is voor deze jaren als algemene ambitie uitgesproken om te werken aan een innovatief, inspirerend en inclusief archief. In deze jaren worden volgende stappen gezet in de digitale transformatie, waarbij de ingezette flexibilisering en digitalisering (versneld als gevolg van COVID-19) verstevigd worden. Met het uittreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling zullen de gemeente Utrecht en de Provincie Utrecht de overblijvende partners zijn, en zal de bestuurlijke basis aanzienlijk verzwakt worden. HUA staat uiteraard open voor verkenning van aansluiting van andere partners bij de gemeenschappelijke regeling, maar de verwachting is niet dat de partijen die nu via een dienstverlenings- of samenwerkingsovereenkomst verbonden zijn met HUA, op korte termijn zullen willen toetreden tot onze gemeenschappelijke regeling.

De gemeente Nieuwegein heeft dit onderzocht maar recent besloten de samenwerking ook in de komende jaren te voortzetten op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Aansluiting van de genoemde gemeenschappelijke regelingen tot de gemeenschappelijke regeling HUA ligt organisatorisch niet voor de hand. Tot slot verdient het hier vermelding dat bijna alle gemeenten en waterschappen in de provincie Utrecht reeds zijn aangesloten op één van de andere regionale archiefdiensten in de provincie. HUA wil gelet op de bestuurlijke impact van het uittreden van het Rijk met OCW bespreken op welke wijze de verzwakking van de bestuurlijke basis in Utrecht ondervangen zou kunnen worden en welke (nieuwe) rol OCW daarbij zou kunnen vervullen, mede tegen de achtergrond van de hechte samenwerking die in de afgelopen decennia is opgebouwd. Financiën Zoals aangegeven moet het uittreden van OCW uit de gemeenschappelijke regeling voor de korte en langere tijd financieel geborgd zijn. Op dit moment is hierover nog onvoldoende duidelijkheid. HUA onderschrijft het in de gezamenlijke brief genoemde belang om een gedegen analyse op dit punt uit te laten voeren door een onafhankelijk en gezaghebbend juridisch adviseur. Het gaat daarbij om vergelijking van de huidige en voorgenomen nieuwe situatie, maar ook om vragen zoals welke

2

juridische/financiële verplichtingen zouden ontstaan bij het vertrek van een partner volgens de gemeenschappelijke regeling en hoe deze zich tot de voorgenomen nieuwe situatie verhouden. Dit geeft duidelijkheid voor zowel OCW als de andere partners in de RHC’s en geeft ook nader inzicht in de reikwijdte en invulling van de ministeriële verantwoordelijkheid van de minister van OCW in de nieuwe constructie. Voor HUA en de andere RHC’s vormen de huidige vragen op deze punten mede in samenhang met het stopzetten door OCW van de DTR-bijdrage vanaf 2022 belangrijke aandachtspunten. Een bestuurlijk juridisch aandachtspunt is overigens dat de overblijvende partners in de gemeenschappelijke regeling met de voorgenomen delegatie inclusief de daaraan verbonden voorwaarden vanuit het Rijk zullen moeten instemmen. Hier moet in het verdere werkproces rekening mee gehouden worden.

Uw concept-notitie spreekt over voortzetting van de huidige financiële bijdrage na uittreden van het Rijk uit de RHC’s. Uitgangspunt is dat hiermee bedoeld wordt dat de huidige financiering voortgezet wordt voor de uitvoering van de taken van de gemeenschappelijke regeling HUA.

e-Depot OCW heeft besloten dat de RHC’s vanaf 2024 geen gebruik meer kunnen maken van het e-Depot van het Nationaal Archief en dat de RHC’s een eigen e-depot zullen moeten organiseren en financieren. De gezamenlijke brief van de RHC’s spreekt terecht van een majeure koerswijziging. Er zullen forse inspanningen moeten worden geleverd om de overgang naar de door OCW gewenste nieuwe situatie te kunnen maken. Hierna wordt, mede ter illustratie, ingegaan op wat dit besluit in op grote lijnen voor HUA en de overblijvende partners in onze gemeenschappelijke regeling betekent. Zoals aangegeven heeft HUA in overleg met OCW de rol op zich genomen van één van de koplopers binnen het landelijke traject van de ontwikkeling van een gezamenlijke digitale infrastructuur. Deze rol vergde van HUA aanzienlijke investeringen in middelen, tijd en kennis. Ook de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht hebben met name de afgelopen vijf jaar fors geïnvesteerd in de aansluiting op het e-depot van het Rijk, waarbinnen HUA in 2015 een eigen tenant kreeg. Zo is er met beide overheden in de DTR-periode een verkennende pilot uitgevoerd, die bij de partners andere heeft geleid tot een aanpassing van de referentiearchitectuur en tot inpassing van de landelijke standaarden voor metadata en bestandformaten in het kwaliteitssysteem.

Impactanalyses in het vervolgtraject moesten de daadwerkelijke aansluiting voorbereiden op het e-depot. Bij de herziening van de gemeenschappelijke regeling in 2019 werd door gemeente en ook provincie als nieuwe partner het door NA en RHC’s ontwikkelde kostenmodel als financieringsbasis voor het gezamenlijke e-depot en de bijbehorende digitale archiefdiensten aanvaard. De inzet van mensen en middelen om de aansluiting op het e-depot bij gemeente en provincie werd ook zichtbaar in de wijze waarop de provincie invulling gaf aan de voorbereiding van de aanbesteding van het nieuwe DMS. Deze had dit jaar zijn beslag moeten krijgen maar wordt nu doorkruist door voornemen van OCW om de decentrale overheden niet langer met het e-depot van het Rijk te bedienen. Ook het programma dat de gemeente Utrecht was gestart om de aansluiting op het e-depot bij HUA vorm te geven, loopt nu forse vertraging op en moet drastisch worden herzien. Het inrichten van de nieuwe situatie (het eventueel zelf organiseren en ontwikkelen van een eigen eDepot) vergt ook van HUA en de zittende partners forse inspanningen en roept ook verschillende nieuwe financiële vragen (bijv. over aanbesteding) op.

3

Particuliere archieven De gezamenlijke brief van de RHC’s noemt als één van de nader te bespreken thema’s de particuliere archieven. HUA heeft in de afgelopen decennia ook als beheerder van de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht actief ingezet op de acquisitie van maatschappelijk relevante particuliere archieven, zoals die van de oude ridderhofsteden in de provincie, belangrijke kerkgenootschappen en levensbeschouwelijke organisaties, en de Nederlandse Spoorwegen. Vanwege het maatschappelijke belang van deze archieven zullen dat deze collecties via acquisitie verder aangevuld en verrijkt worden. Het is nog niet duidelijk of en hoe of de algemene rijksarchivaris na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet invulling gaat geven aan vorming en beheer van deze onderdelen uit de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht. Deze punten zullen in de komende tijd besproken moeten worden, zodat de verwachtingen over en weer en de rollen in de nieuwe situatie helder zijn. Ongetwijfeld zullen de verdere ontwikkelingen en besprekingen in de komende tijd leiden tot nieuwe aandachtspunten in het algemeen en specifiek voor de HUA situatie rijzen. Wij vertrouwen er op dat deze in goed overleg met OCW nader besproken worden en dat in onderling overleg bezien wordt of en zo ja op welke punten voor HUA specifiek maatwerk nodig is.

Wij geven u met onze brief een beeld van de vragen en aandachtspunten die er bij HUA als gevolg van de uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regeling HUA rijzen in aansluiting en aanvulling op de algemene brief van de RHC’s. Wij hopen dat u in uw overwegingen de specifieke situatie van HUA expliciet aandacht geeft. Mocht u eventueel vragen hebben of een nadere toelichting wensen, dan horen wij het graag.

Hoogachtend en met vriendelijke groeten, Bestuur en directie van Het Utrechts Archief,

Drs. C.C.A.E. Keijsper

4