Nota Inkoop en Contractmanagement.docx

Nota Inkoop en Contractmanagement “Doelmatig en duurzaam bijdragen aan een gezond Utrecht”.

Opgesteld door: Nicole Smit, Inkoopstrateeg Datum: 28-04-2020

Inhoud Samenvatting........................................................................................................................3

1.

Inleiding ........................................................................................................................4

3.

Juridische uitgangspunten .............................................................................................6

2.

Gemeentelijke doelstellingen .........................................................................................5

3.1 Algemeen juridisch kader............................................................................................6

3.2 Mandaat en volmacht ..................................................................................................6 3.3 Algemene voorwaarden...............................................................................................6 3.4 Algemene verordening gegevensbescherming .............................................................6 4.

3.5 Klachtenafhandeling bij aanbesteden ..........................................................................6

Economische uitgangspunten ........................................................................................7

4.1 Drempelwaarden en procedures ..................................................................................7 4.2 Uitzonderingen ...........................................................................................................7 4.3 Afwijken......................................................................................................................7 4.4 Lokale initiatieven .......................................................................................................7

4.5 Kansen voor (lokale) MKB en ZZP’ers ...........................................................................8 4.6 Groslijsten en pastperformance...................................................................................8 4.7 Inhuur.........................................................................................................................8 4.8 Lastenverlichting.........................................................................................................8 4.9 Tenderkostenvergoeding.............................................................................................9

4.10 Innovatiegericht inkopen...........................................................................................9 5.

4.11 Datagedreven sturing, beschikking over data ............................................................9

Maatschappelijke uitgangspunten................................................................................10

5.1 Circulair inkopen.......................................................................................................10 5.2 Social return..............................................................................................................11

5.3 Sociaal inkopen .........................................................................................................11

5.4 Internationale sociale voorwaarden ...........................................................................11 5.5 Gezond inkopen........................................................................................................11 5.6 Integriteit..................................................................................................................12 6.

5.7 Sturing op maatschappelijke doelen ..........................................................................12

Contractuele uitgangspunten.......................................................................................13

6.1 Professioneel opdrachtgeverschap ............................................................................13 6.2 Sturing op contracten................................................................................................13

6.3 Differentiatiematrix...................................................................................................13

2/13

Samenvatting Inkoop en contractmanagement zijn belangrijke middelen om doelmatig en duurzaam bij te dragen aan een gezond Utrecht. Deze nota maakt inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor de inkopen binnen de gemeente en het uitvoeren van afgesloten contracten. De te realiseren inkoop en contractmanagement doelstellingen sluiten aan bij de doelstellingen die door de VNG als leidraad zijn opgesteld. Deze nota valt binnen de kaders die in (Europese) wet- en regelgeving voor inkopen en aanbesteden zijn vastgelegd. Maar ook andere wet- en regelgeving, waaronder de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet normering topinkomens worden nageleefd bij alle inkopen en aanbestedingen. De gemeente hanteert voor het afsluiten van contracten haar eigen Algemene Inkoopvoorwaarden en specifieke branche gerelateerde voorwaarden voor de uitvoering van werken, het inkopen van IT en architectendiensten. Deze nota geeft aan dat bij verschillende opdrachtwaarden verschillende aanbestedingsprocedure uitgevoerd worden. Gemotiveerd afwijken van de aangewezen procedures, voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde, is toegestaan indien dit beter is voor het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen.

Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om opdrachten met een waarde onder de Europese drempelwaarden te gunnen aan een wijkinitiatief, waaronder het “right to challenge”. De gemeente heeft, in verband met het bevorderen van (lokale) werkgelegenheid, oog voor het (lokale) MKB en ZZP’ers, zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt. De gemeente benut hiervoor mogelijkheden die de wetgeving biedt. Bij aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden wordt extra gekeken naar het uitnodigen van (lokale) MKB en ZZP’ers. Ook het hanteren van groslijsten en pastperformance en het uitvragen van inhuur via een marktplein wordt door de gemeente ingezet om (lokale) MKB en ZZP’ers meer kansen te bieden. De gemeente wil economische en maatschappelijke waarde creëren door maatschappelijk verantwoord in te kopen. Maatschappelijke doelen als duurzaam en circulair inkopen, social return en sociaal inkopen, gezond en innovatiegericht inkopen zijn onderwerpen die bij aanbestedingen benut worden. Maar ook zaken als datagedreven sturen en het hanteren van internationale sociale voorwaarden krijgen aandacht bij een aanbesteding. Hiervoor sluit de gemeente aan bij de beleidsnotities die de raad in haar kader stellende rol vaststelt, of wijzigt.

Al deze beleidsuitgangspunten zijn, vanwege het continue kunnen inkopen conform de meest recente ambities en doelstellingen daarom niet expliciet opgenomen in deze nota, maar worden wel gehanteerd bij inkoop en contractmanagement. Verantwoording richting college en raad vindt daarin structureel plaats. De gemeente vindt het belangrijk om de gemaakte afspraken binnen een inkooptraject tijdens de uitvoering te toetsen. Het doel is de contractdoelstellingen, waaronder maatschappelijke doestellingen te realiseren en hiermee een bijdrage te leveren aan de doelstellingen uit het coalitieakkoord en de organisatiedoelstellingen. De gemeente stuurt 3/13

daarom actief op afgesloten contracten en gaat een professionele opdrachtgeveropdrachtnemer relatie aan met gecontracteerde partijen.

1. Inleiding Inkoop en contractmanagement zijn belangrijke middelen om doelmatig en duurzaam bij te dragen aan een gezond Utrecht. De nota Inkoop en Contractmanagement biedt het kader waarbinnen de gemeente Utrecht haar middelen doelmatig, rechtmatig en transparant besteedt en snel in kan spelen op maatschappelijke ontwikkelingen en ambities. Deze nota maakt inzichtelijk welke uitgangspunten leidend zijn voor de inkopen binnen de gemeente en het uitvoeren van afgesloten contracten. De nota Inkoop en Contractmanagement gaat uit van de volgende uitgangspunten:

Bron: VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid

4/13

2. Gemeentelijke doelstellingen De gemeente concretiseert met deze nota Inkoop en Contractmanagement de ambities uit het coalitieakkoord en geeft gevolg aan de volgende doelstellingen: a Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat

De gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen

gemeenschapsgelden op controleerbare

van deze nota na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en

en verantwoorde wijze worden

effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk

aangewend en besteed.

bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten (beste prijs/kwaliteit) en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

b Een integere, betrouwbare, zakelijke en

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt

professionele inkoper, opdrachtgever

omgegaan met inkopen, contracten en marktpartijen. Continu wordt

en contractpartij zijn.

geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopen contractmanagementproces.

c Het creëren van de meeste

Bij inkopen kan de gemeente ook interne en andere gemeentelijke

maatschappelijke waarde voor de

en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de

publieke middelen.

kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

d Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en

De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke

daarmee bijdragen aan de realisatie van

maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de

de maatschappelijke doelstellingen van

inkopen en de uitvoering van contracten waar mogelijk een bijdrage

de gemeente.

leveren hieraan.

e Een positieve bijdrage leveren aan het

Inkopen en het uitvoeren van contracten hebben een belangrijke

goed presteren van de gemeente.

invloed op het gehele prestatieniveau van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen en contractmanagement zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

f Administratieve lastenverlichting voor

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele

zowel de gemeente als voor onderne

administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De

mers.

gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Bron: VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid

5/13

3. Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader Bij al haar inkopen en het uitvoeren van contracten voldoet de gemeente aan relevante weten regelgeving. Als vanzelfsprekend denkt de gemeente hierbij ook aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, zoals onder andere het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Voor inkopen in het bijzonder zijn de (Europese) aanbestedingswet- en regelgeving met als uitgangspunten non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit van toepassing. Bij het inhuren van personeel wordt de Wet normering topinkomens gehanteerd. 3.2 Mandaat en volmacht Inkoop en contractmanagement vinden plaats met inachtneming van de geldende mandaaten volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil alleen gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.3 Algemene voorwaarden Bij het sluiten van contracten van werken, leveringen en diensten stelt de gemeente het contract op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden. De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De gemeente werkt daarom met basiscontracten die op maat worden gemaakt.

En verklaart de volgende voorwaarden, mits passend, van toepassing:    

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Utrecht (voor leveringen en diensten); Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) (uitvoering van werken); Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT); De Nieuwe Regeling (DNR) (voorwaarden architecten);

3.4 Algemene verordening gegevensbescherming Gelet op de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) zorgt de gemeente er voor dat zij, zowel bij de inrichting als de uitvoering van het inkoopproces, voldoet aan de eisen die uit de AVG voortvloeien. Dit betekent concreet dat de gemeente in het inkoopproces geen persoonsgegevens beschikbaar stelt, tenzij dit voor (een rechtmatig verloop van) de aanbestedingsprocedure of voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. Mocht het noodzakelijk zijn om tijdens het inkoopproces persoonsgegevens te verstrekken, dan neemt de gemeente maatregelen om de privacy rechten van burgers te borgen. 3.5 Klachtenafhandeling bij aanbesteden Naast de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de aanbestedingsprocedure kunnen ondernemers, branche- en belangenorganisaties een bepaald handelen of nalaten van de gemeente in een concrete aanbesteding aan de orde stellen. Bijvoorbeeld als zij menen dat dit handelen of nalaten in strijd is met wettelijke bepalingen, aanbestedingsbeginselen of met andere voorschriften die voor de aanbesteding gelden. De gemeente heeft hier een klachtenprocedure voor aanbesteden voor opgesteld. De klachtenprocedure gaat alleen over geschillen bij aanbestedingen waarop de Aanbestedingswet van toepassing is.

Het indienen van een klacht zet een aanbestedingsprocedure niet stil, tenzij de gemeente anders beslist. 6/13

4. Economische uitgangspunten 4.1 Drempelwaarden en procedures Voor het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de gemeente drempelbedragen die door het college middels de “beleidsregel drempelbedragen” zijn vastgesteld. Deze drempelbedragen komen overeen met de adviezen in de gids proportionaliteit. Voor sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) hanteert de gemeente de bedragen als opgenomen in de aanbestedingswetgeving. Voor inhuur worden bovengenoemde drempelbedragen niet gehanteerd. Voor inhuur wordt als uitgangspunt gebruik gemaakt van het marktplein, of (Europees) aanbestede raamcontracten. Het is altijd toegestaan om een aanbestedingsprocedure met meer openbaarheid te gebruiken dan wordt voorgeschreven. Het opsplitsen van opdrachten om bepaalde procedures niet te volgen, is niet toegestaan. Als gunningscriterium bij de verschillende aanbestedingen wordt de beste prijskwaliteitverhouding (BPKV) gehanteerd, tenzij er gronden zijn om hier gemotiveerd van af te wijken. De gemeente kiest voor elke inkoopbehoefte voor de best passende procedure vorm. Waar mogelijk en gewenst wordt de markt betrokken in het aanbestedingsproces door bijvoorbeeld te kiezen voor een innovatiepartnerschap, concurrentiegerichte dialoog of mededingingsprocedure met onderhandeling.

4.2 Uitzonderingen Uitzonderingen gelden voor opdrachten die in de Aanbestedingswet specifiek omschreven staan als uitgezonderde opdracht. Hiervoor kunnen andere procedures gekozen worden. Ook voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten zijn uitzonderingen toegestaan. Onder spoedeisende omstandigheden verstaat de gemeente: ‘omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht substantiële schade ontstaat’. 4.3 Afwijken Afwijken van de aangewezen procedures voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde is toegestaan mits daarvoor toestemming is verkregen van de daarvoor gemandateerde medewerker. Die gemandateerde medewerker zal toestemming alleen geven wanneer hij ervan overtuigd is dat de alternatieve procedure rechtmatig is en beter is voor het realiseren van de gemeentelijke doelstellingen. 4.4 Lokale initiatieven De gemeente wil de kracht van de stad gebruiken. Daarom is het mogelijk om opdrachten onder de Europese drempels, zonder grensoverschrijdend belang, één-op-één te gunnen aan een wijkinitiatief, waarbij dit draagvlak heeft en bijdraagt aan de stad. Ook het ‘right to challenge’ kan dat helpen aanzwengelen. Het ‘right to challenge’ is het recht van buurtbewoners, wijkondernemers en stedelijke groepen om aan te geven dat ze (bestaande) publieke taken wil overnemen van de gemeente, of de gemeente hierin kan ondersteunen.

7/13

4.5 Kansen voor (lokale) MKB en ZZP’ers Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. De gemeente heeft, in verband met het bevorderen van (lokale) werkgelegenheid, oog voor het (lokale) MKB en ZZP’ers, zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt. Onder “lokaal” verstaat de gemeente “ondernemingen die gevestigd zijn in een U10 gemeente ”. De gemeente benut waar mogelijk bij haar inkoop de mogelijkheden die de wetgeving biedt om het (lokale) middenen kleinbedrijf en ZZP’ers kansen te bieden op opdrachten van de gemeente. Dit kan de gemeente doen door:   

Opdrachten conform wetgeving op te delen in percelen; Het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming; Het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria.

Daar waar het mogelijk is een opdracht 1-op-1 te gunnen, wordt altijd gekeken of dit bij (lokale) MKB of ZZP’ers te contracteren is. In gevallen waar een meervoudig onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, houdt de gemeente rekening met de lokale MKB en ZZP’ers door ten minste twee (lokale) MKB of ZZP’ers uit te nodigen. Deze regel wordt alleen toegepast indien het aanbod vanuit de markt dit toelaat. 4.6 Groslijsten en pastperformance Voor het onderhands aanbesteden kan de gemeente voor diverse inkoopgroepen gebruik maken van de methodiek van groslijsten en/of pastperformance. Partijen, waaronder (lokale) MKB en ZZP’ers, kunnen zich aanmelden bij de gemeente om in aanmerking te komen voor een uitnodiging tot inschrijving. Op basis van een gemeten performance kunnen zij de kans op een uitnodiging beïnvloeden. Het is een bewezen middel om transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd en om de kwaliteit van de te leveren prestatie te waarborgen. 4.7 Inhuur Uitgangspunt voor de gemeente is om werkgelegenheid binnen de eigen organisatie te stimuleren, inhuur binnen de afgesproken bandbreedtes te houden en de kosten op inhuur(tarieven) te beperken. Inhuuropdrachten worden als uitgangspunt via het marktplein op de markt gezet of via lopende raamcontracten verstrekt. Inhuuropdrachten kennen per opdracht in beginsel een maximale looptijd van 2 jaar.

In deze periode worden geen prijsindexaties doorgevoerd, tenzij daarover specifieke afspraken zijn opgenomen in het contract. Verlengingsmogelijkheden waardoor een inhuuropdracht langer dan 2 jaar kan lopen moeten ter besluitvorming voorgelegd worden aan de daarvoor verantwoordelijk medewerker. Bij inhuurcontracten die langer dan 2 jaar lopen kunnen de tarieven na 2 jaar geïndexeerd worden, conform de daarvoor geldende methodiek. 4.8 Lastenverlichting Het inkoopproces brengt administratieve- en uitvoeringslasten voor inschrijvers en de gemeente met zich mee. De gemeente streeft ernaar om deze lasten tot een minimum te beperken door het gebruik van eenduidige aanbestedingsdocumenten en door de aanbestedingen digitaal uit te voeren via een aanbestedingsplatform of de zogenaamde digitale marktpleinen. Daarnaast zorgt de gemeente ervoor dat de eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers in redelijke verhouding staan tot de opdracht.

8/13

4.9 Tenderkostenvergoeding Het doen van een inschrijving kost ondernemers geld. Deze tenderkosten horen bij het ondernemersrisico en hoeven in beginsel niet te worden vergoed door de gemeente. Sommige aanbestedingen brengen echter relatief veel inspanning en kosten met zich mee, waardoor een tenderkostenvergoeding op zijn plaats kan zijn. In onderstaande gevallen overweegt de gemeente een tenderkostenvergoeding te geven aan inschrijvers, waarbij het dan expliciet opgenomen wordt in de aanbestedingsdocumenten:  De gemeente vraagt een aanzienlijke, meer dan normale, inspanning van de inschrijvers in het kader van de beste prijs-kwaliteit verhouding (BPKV);  De inschrijvers moeten een gedeelte van de opdracht al uitvoeren bij hun inschrijving. Bijvoorbeeld als ondernemers een (schets)ontwerp moeten maken;  De opdracht betreft een geïntegreerde contractvorm voor de uitvoering van de opdracht; 

De aanbestedingsprocedure is langlopend en/of complex;

4.10 Innovatiegericht inkopen De gemeente is ambitieus als het gaat om het inkopen van innovatieve diensten en vernieuwende producten en kan met haar inkopen grote impact hebben op bestaande, opkomende nieuwe markten. De gemeente stimuleert de markt waar mogelijk om met innovatieve oplossingen te komen door bijvoorbeeld een opdracht functioneel te omschrijven of marktpartijen de ruimte te bieden innovatieve oplossingen aan te bieden. 4.11 Datagedreven sturing, beschikking over data De inzet van data kan de effectiviteit van (het werk van) de gemeente vergroten. Dit doen wij binnen de grenzen van privacywetgeving en bredere ethische afwegingen op onze publieke waarden. Data is een belangrijke grondstof voor onze processen waarop we goed in control willen zijn. Bij opdrachten aan derden nemen we daarom voorwaarden op over de verwerking van data. Hiermee kunnen we als opdrachtgever wettelijke verantwoordelijkheid dragen. Naast de verantwoordelijkheid voor de verwerking van data willen we heldere afspraken over eigenaarschap. We streven ernaar dat bij opdrachten waarbij bruikbare data ontstaan, opdrachtnemers die data beschikbaar te stellen. Uiteraard binnen kaders van wet en regelgeving.

9/13

5. Maatschappelijke uitgangspunten De maatschappelijke uitgangspunten zijn in dit hoofdstuk kort toegelicht onder de noemer van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). De doelstellingen zijn steeds in beweging, bijvoorbeeld omdat de markt andere duurzame oplossingen biedt dan eerst voorzien. Voor de meest actuele stand van zaken zal dan ook steeds het meest actuele kader geraadpleegd worden en meegenomen in een aanbestedingsaanpak of portfolioplan (zie hierna). Bij budgetvaststelling zal telkens rekening gehouden worden met de ambities die met de betreffende inkoop kunnen worden gerealiseerd. MVI betekent dat de gemeente economische én maatschappelijke waarde wil creëren door duurzaam, sociaal en innovatiegericht inkopen. De gemeente wil de denk- en innovatiekracht van de markt gebruiken om bij te dragen aan haar maatschappelijke doelstellingen. Hiermee kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (inkopen met impact). De gemeente neemt relevante sociale, ecologische, gezondheid en economische aspecten mee bij haar inkopen en aanbestedingen, conform de meest recente beleidskaders die hiervoor zijn opgesteld. De gemeente onderschrijft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het Manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten. Hiervoor is een Actieplan MVI opgesteld.

Hierin zijn de MVIdoelstellingen en -uitgangspunten benoemd. Bij aanbesteden richten wij ons primair op de meest kansrijke categorieën, waar we de meeste maatschappelijke impact verwachten. De geldende landelijke MVI-criteria worden minimaal gehanteerd bij onze aanbestedingen. MVI en overige doelmatigheidsuitgangspunten zijn onderdeel van portfolioplannen. In deze plannen wordt de inkoop en contractmanagementvisie weergegeven en duidelijk verwoord hoe inkoop en contractmanagement bijdragen aan het realiseren van de meest recente ambities en beleidsdoelstellingen. Portfolioplannen worden op basis van het coalitieakkoord opgesteld voor een periode van minimaal 4 jaar. Jaarlijks wordt gekeken of herijking van de plannen noodzakelijk is op basis van gewijzigde beleidsuitgangspunten. Portfolioplannen worden na tussenkomst van de Strategische Tenderboard vastgesteld door het college en gepubliceerd. MVI vraagt vervolgens per aanbesteding maatwerk en een opdracht specifieke invulling. Een Tactische Tenderboard ziet toe op het uitvoeren van de aanbesteding binnen de maatschappelijke kaders van de portfolioplannen. 5.1 Circulair inkopen Circulair inkopen is een belangrijk onderdeel van de aanpak Utrecht Circulair.

Circulair inkopen is de inzet van het inkoopinstrument om productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten te stimuleren en daarmee het aanjagen van de circulaire economie. Circulair inkopen is relevant bij alle kansrijke MVI-categorieën. Wij beschouwen een aanbesteding circulair als aan minimaal drie van de onderstaande vijf punten aandacht is besteed bij de uitvraag: 1. 2. 3. 4. 5.

Benutten van beschikbare materialen en producten Gebruiken van hernieuwbare grondstoffen Minimaliseren van de milieu impact tijdens de levenscycli Creëren van voorwaarden voor een langere levenscyclus Creëren van voorwaarden voor gebruik in toekomstige levenscycli 10/13

5.2 Social return Social return is het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de stad en de regio, op maatschappelijk of sociaal vlak. Wij willen dat haar inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. Hiervoor is een handleiding SROI vastgesteld. Bij aanbestedingen vanaf een bepaald bedrag (als opgenomen in de handleiding SROI) gaan wij ervan uit dat opdrachtnemers een deel van de opdrachtwaarde investeren in het leveren van een bijdrage aan de werkgelegenheid voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, of aan andere activiteiten met een sociale impact. De opdrachtnemer kan op verschillende manieren invulling geven aan social return, waaronder: • Het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. • Het inkopen van producten en diensten bij sociale werkvoorzieningen en bij sociaal ondernemers die een impact maken op arbeidsparticipatie en sociale cohesie. • Een bijdrage leveren aan het versterken van de sociale basis van inwoners in Utrecht. Het gaat om thema’s als talentontwikkeling, meedoen, gemeenschapskracht, veilige omgeving, werk, wonen, rondkomen, onderwijs en gezondheid. 5.3 Sociaal inkopen Sociaal inkopen is het inkopen van producten en diensten bij sociaal ondernemers.

Dit zijn ondernemers die het realiseren van maatschappelijke impact als primair doel hebben. Sociaal ondernemers zijn er in alle sectoren van het bedrijfsleven. Zij creëren impact op de mens, zoals arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en sociale cohesie, en/of op het milieu, zoals circulaire en duurzame productie, energietransitie, fair chain. Sociaal ondernemers bieden vaak een innovatieve oplossing voor een maatschappelijke uitdaging. Daarom vinden wij het belangrijk om inkoop bij deze ondernemers zoveel mogelijk te stimuleren, zodat we gezamenlijk de maatschappelijke impact in de stad vergroten Dit gebeurt enerzijds door de organisatie te bewegen zoveel mogelijk sociaal in te kopen. Anderzijds door opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben. De aanbestedingswet biedt deze mogelijkheid. 5.4 Internationale sociale voorwaarden Bij de inkoop van producten die vervaardigd worden in derdewereldlanden, is de gemeente alert op de mogelijke risico’s van schending van de internationale sociale voorwaarden. Wij vragen daarom om gekwalificeerde keteninitiatieven of een plan van aanpak om de risico’s op misstanden te reduceren.

Dit past bij en volgt logischerwijs uit de keuze om fairtrade gemeente te zijn. Leveranciers worden verplicht om jaarlijks te rapporteren over de wijze waarop voldaan is aan de internationale voorwaarden. 5.5 Gezond inkopen De gemeente Utrecht streeft naar Gezond Stedelijk Leven voor Iedereen. Positieve gezondheidseffecten zijn te behalen door meer bewegen, gezonder eten, minder stress ervaren, elkaar ontmoeten en meedoen in de maatschappij en een goede lucht- en 11/13

geluidskwaliteit in de stad. Bij inkoop kijken we op welke manier een bijdrage geleverd kan worden aan de gezondheid van alle Utrechters, met extra focus op kinderen, ouderen en Utrechters in een kwetsbare positie. Ook gaan we na of we kunnen bijdragen aan de gezondheid en vitaliteit van medewerkers van de gemeente Utrecht. Bij inkoop en contractmanagement wordt gekeken op welke wijze wij de bescherming en bevordering van de gezondheid van Utrechters kunnen opnemen. Gezondheid is een breed begrip en de invulling hiervan is opdracht specifiek. De gemeentelijke nota met uitgangspunten en speerpunten om gezondheidswinst te behalen voor iedereen, vormt hiervoor de basis. 5.6 Integriteit De gemeente heeft integriteit, en dat geldt zowel voor bestuurders als haar ambtenaren, in het dna zitten. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit in het inkoopproces wordt geborgd door te zorgen voor een duidelijke functiescheiding tussen medewerkers die uitvoeren en medewerkers die besluiten nemen. Daarnaast is het niet toegestaan dat een medewerker een opdracht verstrekt aan een bedrijf waarbij de medewerker een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt ook voor ingehuurde medewerkers. Toetsing op integriteit vindt zowel in het aanbestedings- als bestelproces plaats, waar meerdere medewerkers op meekijken.

De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk. Bijvoorbeeld door het hanteren van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en opvragen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook een Bibob-onderzoek uitvoeren. 5.7 Sturing op maatschappelijke doelen Per aanbesteding worden maatschappelijke doelstelling meegenomen binnen de kaders die zijn opgenomen in het portfolioplan. In de contractuitvoering wordt gestuurd op realisatie van gecontracteerde maatschappelijke doelstellingen. De organisatie monitort structureel op de doelstellingen middels (kwartaal) rapportages en analyses. Het college en de raad worden middels de reguliere planning en control cyclus en het jaarlijkse duurzaamheidsverslag geïnformeerd over de bereikte maatschappelijke doelen.

12/13

6. Contractuele uitgangspunten 6.1 Professioneel opdrachtgeverschap De laatste stap van een inkooptraject is het afsluiten van een contract. De gemeente vindt het belangrijk om de gemaakte afspraken binnen een inkooptraject tijdens de uitvoering te toetsen. Het doel is de contractdoelstellingen te realiseren en hiermee een bijdrage te leveren aan de organisatiedoelstellingen en doelstellingen uit het coalitieakkoord. Alle gemeentelijke contracten hebben een begin- en einddatum en worden gearchiveerd. De contracten die de gemeente beheert, worden geregistreerd in het contractbeheersysteem en zijn voorzien van een geregistreerde contracteigenaar, contractmanager, contractbeheerder en van gebruikers. De gemeente heeft ook contractboards ingericht om organisatieoverstijgend sturing te houden op de afgesloten contracten. 6.2 Sturing op contracten Contractmanagement is een essentieel element voor het waarborgen van de gecontracteerde inkoopbehoefte. Binnen contractmanagement worden de contracten effectief beheerd, tijdig opgezegd, aangepast, vernieuwd of verlengd. Dit zorgt voor:  Naleving van de contractvisie, de uitvoering van de te realiseren contractdoelstelling en naleving van de gemeentelijke doelstellingen       

Meer inzicht in prestaties en zorg voor een meer gestroomlijnde samenwerking; Sturing op en inzicht in de inhoud en gebruik van contracten en daardoor grip op uitgaven, kwaliteit en levering van producten, diensten of werken; Optimale leveranciersrelatie om bij te dragen aan organisatiedoelstellingen en de doelstellingen uit het coalitieakkoord; Het inzichtelijk(er) maken van kansen en mogelijke risico’s waarop de gemeente haar inkoopambities kan afstemmen; Het zoveel als mogelijk waarborgen dat het inkoopresultaat op basis van voorcalculatie niet hoger is dan het inkoopresultaat op basis van nacalculatie. Het zoveel als mogelijk voorkomen dat niet gecontracteerde producten, diensten of werken worden ingekocht. Het zoveel als mogelijk voorkomen van extra uitgaven en contractoverstijging.

6.3 Differentiatiematrix Niet ieder contract vereist evenveel aandacht en sturing. Om de intensiteit van contractmanagement per contract te bepalen en zo de juiste vorm van de leveranciersrelatie te kiezen, maakt de gemeente Utrecht gebruik van een contractmanagementdifferentiatiematrix. Dit is een scoremethodiek waarbij prioriteit worden gesteld o.b.v. volume en risico’s.

13/13