Memo Verzoek aan DB Presidium wijziging planning behandeling jaarstukken 2020.pdf

MEMO AAN DB PRESIDIUM Datum Behandeld door Doorkiesnummer E-mailadres Onderwerp Beleidsveld

15 februari 2021 S. Emsbroek 14030

sandra.emsbroek@utrecht.nl Verzoek wijziging planning behandeling jaarstukken 2020 Financiën

Geachte leden van het DB Presidium, De gemeentelijke organisatie bereidt momenteel de Jaarstukken 2020 voor. Een belangrijk onderdeel hiervan is de accountantscontrole op deze stukken. Naar aanleiding van de interim-controle heeft de accountant aangegeven welke controlewerkzaamheden moeten plaatsvinden voor de Jaarrekening 2020. Met name als gevolg van de virusuitbraak Covid-19 zijn dit jaar extra inspanningen noodzakelijk voor zowel de gemeentelijke organisatie als de controle van de accountant. Hierbij valt te denken aan de nieuwe Tozo-regeling, maar ook hogere risico’s bij gewaarborgde en verstrekte geldleningen, gesubsidieerde organisaties en dubieuze debiteuren. Op 4 februari jl. heeft een gesprek plaatsgevonden met de accountant over de voortgang van de Jaarstukken 2020 en de verwachte doorlooptijd van de controle. De accountant heeft aangegeven te koersen op het afronden van haar controle op 9 april. Aansluitend zal de organisatie de eventuele laatste correcties kunnen doorvoeren om de Jaarstukken 2020 definitief af te kunnen ronden. Hierdoor zien we ons genoodzaakt de verwachte publicatiedatum zekerheidshalve te verschuiven van 15 april naar 29 april. Met de griffie heeft overleg plaats gevonden om te bezien welke ruimte de planning nog biedt en hoe we tot een goed proces kunnen komen.

Conclusie van dit overleg was dat er zeer weinig ruimte is om de aanlever- en behandeltermijn verder te verkorten in verband met het meireces. Daarom verzoeken wij u om de commissiebehandeling van de jaarstukken te verplaatsen van 8 juni naar 29 juni. Hierbij houden we rekening met de wens de Jaarstukken niet gelijktijdig met de Voorjaarsnota 2021 te behandelen. De voorgestelde gewijzigde planning Jaarstukken 2020 ziet er als volgt uit: Bestuurlijke planning Jaarstukken 2020

Datum Voorstel

Publicatiedatum en verzending JS

29-april

Deadline indienen schriftelijke vragen JS

19-mei

Beantwoording schriftelijke vragen JS

4-juni

CIE M&S en S&R (Combi CIE)

29-juni

Raad JS (ongewijzigd)

8-jul

Volgens de financiële verordening ontvangt u de jaarstukken uiterlijk 1 juni. De uiterste aanleverdatum aan de provincie is 14 juli. Wij verwachten dat deze datum vooralsnog niet in het geding komt. De publicatiedatum van de Voorjaarsnota 2021 op 20 mei en de bijbehorende bestuurlijke planning blijven ongewijzigd. Volledigheidshalve ziet deze planning er als volgt uit:

Bestuurlijke planning Voorjaarsnota 2021 Verzending VJN aan raad

Datum volgens Vergaderschema 2021 20-mei

Deadline indienen schriftelijke vragen VJN

3-jun

Beantwoording schriftelijke vragen VJN

17-jun

CIE M&S Financiën (a)

22-jun

CIE M&S

23-jun

CIE S&R

24-jun

Raad VJN

8-jul

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Utrecht,

de secretaris,

de burgemeester,

2/2