Memo begroting leesbaarder 18022021.docx

Financiën. Inkoop en Juridische Zaken Strategie en Portfoliomanagement Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 030 - 286 00 00 www.utrecht.nl

Voorstel ter bespreking Aan Onderwerp

Leden van de adviescommissie Controle en Financiën

Datum

18 februari 2021

Van

G. Sundermann

Begroting leesbaarder

Doorkiesnummer E-mail Bijlagen

14030 gloria.sundermann@utrecht.nl

Kopie

Geachte leden van de adviescommissie Controle en Financiën, De ambtelijke organisatie heeft de ambitie de raad en de burgers van de gemeente Utrecht goed en volledig te informeren over de uitvoering van beleid. De leesbaarheid van de stukken hierover (de documenten uit de planning en control cyclus) is in deze samenhang een belangrijk punt van aandacht. Uw raad heeft eerder aangegeven dat een verbetering hierin wenselijk is. Dit voorjaar zetten wij stappen om de toegankelijkheid van de gerapporteerde informatie te verbeteren. Het gaat hierbij om eenvoudig realiseerbare verbeteringen die zich richten op de programmabegroting 2022. Hieronder presenteren wij u ons plan van aanpak om dit te bereiken. We geven hierdoor vervolg aan motie 19/102 en toezegging 20/415.

Fase 1: Probleemstelling / inventarisatie

Uw raad heeft een aantal probleemstellingen benoemd:  De begroting is heel omvangrijk en bevat tabellen die soms moeilijk leesbaar zijn  De leesbaarheid en informatiewaarde nemen af naarmate de omvang toeneemt  De raad hoeft niet álle informatie over de gemeente te ontvangen  De begroting moet aansluiten bij de informatiebehoefte van stakeholders en belanghebbenden Hier tegenover heeft uw raad een aantal wensen geformuleerd, die de raadsleden in staat stellen hun controlerende functie beter uit te oefenen. De raad ziet graag:  Een begroting die korter is en tegelijkertijd meer (gericht) inzicht geeft  Dat de financiële ontwikkelingen per programma inzichtelijker zijn  Dat de begroting tegemoetkomt aan de behoeften van externe communicatie naar de stad Bij het benoemen van probleemstellingen en wensen refereren we naar de bovengenoemde motie en toezegging. We vernemen graag of u zich hierin herkent en of u nog verdere punten wilt toevoegen.

Fase 2: Onderzoek

In aansluiting op de inventarisatie onderzoeken we hoe andere gemeenten hun begrotingen vorm hebben gegeven. Ook verkennen we voorbeelden buiten de gemeenten. Het is belangrijk hierbij een duidelijk idee te verkrijgen over wat leesbaar is en hoe je verschillende visies hierop tegemoet kunt komen. Tijdens de adviescommissie van 1 april vragen we de commissieleden om te reflecteren op de getoonde voorbeelden.

Fase 3: Verschillende proefversies

De resultaten uit het onderzoek leiden tot het uitwerken van verschillende versies van één programmatekst. Deze versies leggen we voor aan de betrokken adviseurs binnen de gemeentelijke organisatie, de wethouder Financiën en een selectie van betrokken raadsleden. Op die manier kunnen we testen welke versie het beste werkt en voldoet aan de eisen van uw raad en de stad.

Fase 4: Implementatie bij de programmabegroting 2022

De meest leesbare en begrijpelijke proefversie wordt leidend voor de vormgeving van de programmabegroting 2022. We zorgen ervoor dat de resultaten uit dit onderzoekstraject worden vertaald naar het hele boekwerk.

Financiën. Inkoop en Juridische Zaken Strategie en Portfoliomanagement Datum: 18 februari 2021

Tot slot

Wij betrekken u bij iedere fase van deze aanpak zodat u de ontwikkelingen kunt volgen en op ieder moment uw wensen kunt aangeven. Het voorstel voor implementatie bij de programmabegroting 2022 leggen we vooraf aan u en aan de accountant voor. Graag vernemen we van u of wij de gehele adviescommissie bij dit proces moeten betrekken of een afvaardiging met enkele raadsleden. Samengevat stellen wij voor:  De mogelijkheden voor een beter leesbare begroting door middel van inventarisatie, onderzoek en proefversies in kaart te brengen  De resultaten uit het onderzoek te implementeren voor de programmabegroting 2022  De volgende planning voor de adviescommissie te hanteren: o 4 maart: Plan van aanpak presenteren / inventarisatie van de verbeterpunten o 1 april: Resultaten onderzoek (voorbeelden) presenteren o (27 mei) Tussenstand proefversies presenteren (commissie van 29 april wordt verplaatst) o 10 juni: Proefversies presenteren

2/2