Memo begroten van de toekomst adviescie F&C definitief.docx

Financiën. Inkoop en Juridische Zaken Strategie en Portfoliomanagement Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 030 - 286 00 00 www.utrecht.nl

Voorstel ter bespreking Aan Onderwerp

Leden van de adviescommissie Controle en Financiën

Datum

17 februari 2021

Van

E. Westphal

Begroten van de toekomst

Doorkiesnummer E-mail Bijlagen

14030 Edwin.westphal@utrecht.nl

Kopie

Geachte leden van de adviescommissie Controle en Financiën, De opgaven van de gemeente Utrecht veranderen snel en we merken dat dit andere eisen gaat stellen aan onze begrotingscyclus. We zien dat veel overheidsorganisaties en vele gemeenten met dit vraagstuk bezig zijn, maar dat er nog geen best practice voor bestaat. Met de start van een nieuwe raadsperiode is er een logisch moment om veranderingen in de begrotingscyclus door te voeren. Daarom willen we het jaar 2021 gebruiken om alle aanwezige kennis bij raad, college en organisatie op te halen over de ervaren knelpunten en ideeën die zorgen dat de P&C cyclus beter aansluit op de maatschappelijke dynamiek. Aan de hand van deze analyse zullen met adviezen komen voor veranderingen in de raadsperiode 2022-2026. We willen graag starten met een brainstormsessie met raadsleden om knelpunten en wensen in beeld te brengen. Dit doen we graag vanuit het perspectief vanuit nu naar de toekomst kijken, maar ook vanuit het perspectief om vanuit de toekomst naar nu te kijken.

Inventariseren van bestaande knelpunten

Een aantal knelpunten is uiteraard al bekend en deze knelpunten hebben een relatie met de complexiteit van de opgaven. Bekende punten zijn bijvoorbeeld:  Hoe maken we de begroting flexibeler om sneller in te kunnen springen bij nieuwe maatschappelijke initiatieven of knelpunten?  Hoe kan de begrotingscyclus meer het opgavegericht werken ondersteunen?  Hoe kunnen we het Utrechts sturingsmodel beter integreren in de begrotingscyclus?  Hoe kunnen we op een goede wijze volgens van de voortgang is op de maatschappelijke opgaven en op welke wijze kunnen we indicatoren benutten? Met de raadsleden verkennen we graag of er nog neer van dit soort type vraagstukken zijn.

Perspectief vanuit de toekomst

Daarnaast willen we proberen om los te komen van de begrotingscyclus die we nu kennen en ons gaan verbeelden hoe de begrotingscyclus er over tien jaar uit zou kunnen zien. Mogelijk is er geen sprake meer van een boekwerk, maar van een digitale toepassing. Of wordt de begroting niet één keer jaar vastgesteld, maar continu. Of hebben inwoners online en realtime inzicht in onze begroting en kijken ze actief op mee etc. We willen ook dit beeld met elkaar verkennen, zodat we ook beter zicht krijgen op de langere termijnontwikkeling van het begroten in de gemeente Utrecht inclusief de leidende principes die daarbij belangrijk zijn. Dan kunnen we onze korte termijn verbeteringen ook beter richten.

Komende periode gebruiken om te organiseren

In de ambtelijke organisatie gaan we dit plan nu verder uitwerken. We willen in ieder geval een aanpak ontwikkelen waarbij we ook de kennis van het college en de organisatie goed benutten. Mogelijk kan een panel van externe deskundigen ons scherp kan houden op dit thema.

Financiën. Inkoop en Juridische Zaken Strategie en Portfoliomanagement Datum: 17 februari 2021

Opzet eerste bijeenkomst

Omdat het begroten en daarover verantwoorden primair voor en in de raad gebeurt, zouden we een eerste sessie ook graag met de raad doen. We denken nu aan een moment in het tweede kwartaal. Graag horen wij van de adviescommissie of ze hier positief tegenover staan en met wie wij dit verder kunnen voorbereiden.

2/2