Memo aan DB van de Raad Aanbieding gemeentebrede geheimhoudingsinstructie

MEMO aan DB van de Raad Datum Behandeld door Telefoonnummer E-mailadres Onderwerp

24 oktober 2023 A. Damen 030-2861477 a.damen@utrecht.nl Aanbieding gemeentebrede geheimhoudingsinstructie

Geachte leden van het dagelijks bestuur, Wij zijn verheugd u bijgevoegde gemeentebrede geheimhoudingsinstructie aan te kunnen bieden.. Dit was een van de acties die in de zomer van 2021 is toegezegd naar aanleiding van een G4rekenkameronderzoek naar geheimhouding. De instructie is de afgelopen periode opgesteld door medewerkers van Juridische Zaken, Stafbureau Gemeentesecretaris en uw Griffie. Conceptversies zijn tegengelezen door vertegenwoordigers vanuit de ambtelijke organisatie, het college en uw raad. Het document wordt nu voor breder gebruik op intranet en het raadsportal geplaats. Daarnaast worden toelichtende instructiebijeenkomsten georganiseerd, voor de raads- en commissieleden in de vorm van een technische (lunch)bijeenkomst. Als de actualiteit of wensen van het gebruik daarom vraagt zal de geheiminstructie op onderdelen bijgewerkt worden. Achtergrond opstellen gemeentebrede geheimhoudingsinstructie Op 25 januari 2021 hebben de Rekenkamers van Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht hun gezamenlijke brief ‘Gemeenteraden en geheimhouding, G4-gemeenten vergeleken’ aan de gemeenteraden aangeboden. Zij hebben hiermee in beeld gebracht waar de gemeenteraden eind 2020 staan met geheimhouding en de mogelijkheid geboden om van elkaar te leren en door elkaar geïnspireerd te raken.

De Rekenkamer Utrecht heeft hiertoe in het najaar van 2019 een quickscan naar geheimhouding uitgevoerd. Utrecht kwam daarbij in verhouding tot de andere G4 gemeenten goed naar voren: in het verleden al een grote slag is gemaakt in de omgang met geheimhouding door het instellen van het openbare geheimhoudingsregister. Beleidsmatig passen we in Utrecht geheimhouding alleen in uitzonderingsgevallen toe en motiveren we waarom dat is (openbaar, tenzij). Daarbij is gaande de jaren een kwaliteitsverbetering zichtbaar. Een van de aanbevelingen uit het Rekenkamertraject was een heldere en praktische geheimhoudingsinstructie uit te laten werken met oog voor de verschillende gemeentelijke bestuursorganen en de ambtelijke organisatie die bij geheimhouding ieder een eigen rol hebben. Een instructie die de complexe regelgeving op een heldere manier uitlegt en die iedereen een duidelijk handelingsperspectief biedt (in begrijpelijke taal met concrete beschrijvingen en makkelijk vindbaar). Daarbij is zoals we eerder hebben aangegeven gewacht tot inwerkingtreding van twee wetten die invloed hadden op het opleggen en opheffen van geheimhouding: de Wet Open Overheid (1 mei 2022) en de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur met bijbehorende

wijzigingen in de gemeentewet (1 april 2023). Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

de burgemeester