Managementletter 2023 gemeente Utrecht
Tekst van het document
CONCEPTManagementletter 2023 Gemeente Utrecht, 14 november 2023
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT
Geacht college,
Onderwerp Managementletter 2023
Wij benadrukken dat de interim-controle primair is bedoeld om de interne-beheersingsmaatregelen in uw organisatie te beoordelen en te toetsen, als basis om te komen tot een oordeel over de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening 2023 opgenomen informatie. Het voorgaande impliceert dat onze werkzaamheden niet de hele interne-beheersingsomgeving van de gemeente Utrecht omvatten. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.
Datum 14 november 2023 Ons kenmerk
Hierbij brengen wij verslag uit van de bevindingen naar aanleiding van de recentelijk afgesloten interim-controle. De aanpak en de aandachtspunten van deze tussentijdse controle, die wij hebben uitgevoerd in opmaat naar de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Utrecht, zijn vastgelegd in het auditplan 2023.
Wij merken op dat deze managementletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Wij hebben deze rapportage ambtelijk en bestuurlijk (met o.a. uw gemeentesecretaris en portefeuillehouder financiën) besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en danken u en uw medewerkers voor de samenwerking tijdens de interim-controle en bij de totstandkoming van deze managementletter. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
N.R. Fritz RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Managementsamenvatting | Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
5
Speerpunten adviescommissie controle en financiën
17
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
19
Bijlage | Detailbevindingen interim-controle
23
Bijlage | Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
26
Bijlage | Reikwijdte van onze werkzaamheden
31
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
3
Uw controleteam
Wij beantwoorden graag uw vragen over deze managementletter:
Rein-Aart van Vugt Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1100 2353 rvanvugt@deloitte.nl
Niels Fritz Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 5204 8682 nfritz@deloitte.nl
Bob Leeuwenkamp Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 1201 1643 bleeuwenkamp@deloitte.nl
Maurice Heuer Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 8333 0192 maheuer@deloitte.nl
Monique van Doornum- van Duist Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12342787 mvanduist@deloitte.nl
Rohini Garib Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 29653107 rgarib@deloitte.nl
Niels van den Akker Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 31024071 nivandenakker@deloitte.nl
Bart de Nijs Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: +316 12104989 bdenijs@deloitte.nl
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
4
Managementsamenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
5
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Overall beeld interim-controle | Evalueren en keuzes maken Tijdens de heidag met uw adviescommissie controle en financiën hebben wij met u gesproken over een aantal belangrijke (financiële) uitdagingen, zoals: •
Het realiseren van de maatschappelijke opgaven met als complicerende factoren: vacatures, rotatie van personeel en (langlopende) procedures.
•
Het verder uitvoeren van de grondexploitaties (nog te maken kosten, te realiseren verkopen en inzicht in robuuste posten).
•
De grote investeringsagenda, toename van specifieke uitkeringen en de keuzes en planning in relatie tot capaciteit.
•
De gevolgen van een eventuele economische recessie, met ook minder geld voor de gemeenten.
•
De ontwikkeling van de rente en inflatie.
•
De ontwikkeling van de algemene uitkering vanaf 2026 (korting en nieuwe systematiek).
•
Nieuwe taken op het gebied van de energietransitie, duurzaamheid, woningbouw, mobiliteit en jeugdzorg.
Deze uitdagingen vragen veel van uw college en ambtelijke organisatie en dwingen tot plannen en prioriteren van ambities. In aanloop naar de jaarrekeningcontrole signaleren wij dat uw beschikbare capaciteit en ambities verder uit balans raken (zie bijvoorbeeld de ambities ten aanzien van: grondexploitatie, uw investeringsagenda en toenemende (aanvragen van) specifieke uitkeringen). Dit kan in de praktijk leiden tot een hoge werkdruk en kan de kans op fouten vergroten. De mobiliteit (instroom en uitstroom) van de ambtelijke organisatie is verder toegenomen, waardoor ambtenaren vaker van functie of project wisselen wat kan leiden tot kennisachterstand en inefficiency. Dit werkt het risico in de hand dat er, omwille van het “winnen” van tijd, steeds meer belangrijke informatie in de hoofden en “eigen vastleggingen” (in bijvoorbeeld excel) van medewerkers zit en er minder vastgelegd c.q. geborgd wordt binnen de processen/systemen. Dit is voor de continuïteit van uw bedrijfsvoering een blijvend belangrijk en urgent aandachtspunt. Uit gesprekken die wij hebben gevoerd begrijpen wij dat door het hoge personeelsverloop in uw organisatie kwetsbaarheden ontstaan. Bijvoorbeeld doordat kennis vanuit uw organisatie verloren gaat. U geeft aan dat personeelsverloop bij specifiek het organisatieonderdeel FIJ en Ruimte mogelijk een risico vormt voor het jaarrekening controleproces.
Nieuw personeel beschikt vaak niet over een achtergrond in de gemeentefinanciën. Het up to speed krijgen van de nieuwe medewerkers vergt veel investeringstijd. Hierbij helpt het niet dat de processen en belangrijke dossiers niet centraal vastliggen en de spreekwoordelijke trein voort dendert. Mede hierdoor blijven werkzaamheden liggen (bijvoorbeeld: actualisering van verordeningen en inhoudelijk toezicht op verbonden partijen). Ons beeld is dat de organisatieonderdelen op basis van hun integrale verantwoordelijkheid op dit moment te weinig expliciet en zichtbaar de (eind)verantwoordelijkheid (kunnen) nemen voor hun (aan)deel in het opstel- en controleproces van de jaarrekening. De informatievoorziening van decentraal naar centraal is op onderdelen ontoereikend om centraal te kunnen monitoren en tijdig beslissingen te nemen. In onze voorgaande rapportages hebben wij dit uitgebreid onder de aandacht gebracht. Daarnaast zien wij een toename van het aantal specifieke uitkeringen vanuit het Rijk, die een weerslag heeft op de capaciteit in de organisatie voor uitvoering en verantwoording. Hierbij is het proces van vorig jaar uitgebreid met ons geëvalueerd en zijn in opzet verschillende acties benoemd. Het is nu tijd om daadwerkelijk aan deze acties te werken. Hier ligt een belangrijke rol en verantwoordelijkheid van de decentrale organisatie, 1e en 2e lijn.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
6
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interne beheersing en organisatieontwikkeling
Overall beeld interim-controle | Evalueren en keuzes maken Om concrete stappen te zetten bij deze constatering en aanbeveling geven wij met name het college en de ambtelijke organisatie de volgende benaderingen ter overweging: •
Benader de opgaven vanuit de capaciteit van de organisatie; stuur primair op capaciteit.
•
Zet voornamelijk in op actie en uitvoering; maak uitvoering belangrijk naast de beleidsinhoudelijke werkzaamheden.
•
Zet in op (nog meer) innovatie.
•
Structureer en borg de kennis in en van processen, zodat de organisatie bij onder andere de overdracht van werkzaamheden tussen medewerkers minder kwetsbaar is en er ook efficiency-winst wordt gerealiseerd.
•
Versterk de sturende, monitorende en normerende rol van het concern en de directieraad. Dit versterkt de integraliteit, het inzicht, de sturing en beheersing op concernniveau van alle opgaven binnen de gemeente Utrecht. Herijk hierbij zo nodig ook het evenwicht tussen centrale en decentrale sturing en beheersing.
•
Versterk de integraliteit door bij bijvoorbeeld de investeringsopgaven ook de benodigde capaciteit van en samenwerking met andere organisatieonderdelen en overheadtaken te betrekken (investeringen betekent bijvoorbeeld iets voor de gehele keten, zoals vergunningen, inkoop- en aanbesteding, controlling, juridische zaken).
Voor de gehele gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) geldt daarnaast dat het belangrijk is om keuzes te durven maken. Met andere woorden: stel prioriteiten, parkeer onderwerpen, breng volgorde aan bij de onderwerpen. Ook dit helpt om de (stapeling aan) opgaven dichter bij de realistische uitvoeringskracht te brengen. Wij concluderen ten aanzien van uw interne beheersing dat de basis voor financiële verantwoording op orde is, met de kanttekening dat u op onderdelen (interne) controles achteraf uitvoert voor een adequate verantwoording in de jaarrekening. Daarbij constateren wij dat uw gemeentebrede risicomanagement (waaronder het frauderisicomanagement) verder verbetert. U heeft dit jaar een professionaliseringsslag gemaakt binnen uw frauderisicomanagement (en specifiek de frauderisicoanalyse). Tevens hebben wij de jaarrekeningcontrole 2022 met uw organisatie geëvalueerd, waarbij er best practices en concrete acties zijn benoemd voor een gestroomlijnd verantwoordings- en controleproces. Wat betreft de jaarrekeningcontrole hebben wij samen met uw ambtelijke organisatie specifiek aandacht voor de volgende onderwerpen: •
Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage en het aantal overige inkomende subsidiebaten nemen jaarlijks toe (2019: 12 regelingen, 2022: 66 regelingen). Het is belangrijk de interne controle op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en op overige inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de bestedingen (dit valt binnen de rechtmatigheidsverantwoording van het college van B&W) tijdig uit te voeren en adequaat te documenteren. Wij hebben dan ook reeds in vroegtijdig stadium afstemming met uw organisatie over de documentatie en interne controle, waaronder de te hanteren formats.
•
Het beschikbaar hebben van een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunten hierbij zijn: een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie, een kosten- en opbrengstenindexatie, de (potentiële) effecten van de stikstofproblematiek op de grondexploitaties van de gemeente Utrecht (programma en planning) en de (potentiële) effecten van het tekort aan bouwmaterialen. Vorig jaar zijn de verantwoording en de controle soepel verlopen. Wij zullen, in lijn met vorig jaar, met het organisatieonderdeel Ruimte afspraken maken over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen.
•
Het beperken van de ‘periode 14 en 15’ boekingen, oftewel correctieboekingen op de eerste conceptjaarrekening. Daarnaast het beperken van de doorlooptijd van het aanleveren van stukken door uw organisatie en van doorlooptijd van de controle en de review bij ons.
•
Het actualiseren, onderbouwen en bespreken van de ‘robuuste posten’ met betrekking tot de grondexploitatie Leidsche Rijn, voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole 2023.
Dit najaar plannen wij een Elevation lab, met als doel onze samenwerking naar een hoger niveau te tillen. Tijdens deze bijeenkomst, die wij onder leiding van een onafhankelijke facilitator organiseren, staan een optimale samenwerking en communicatie tussen de gemeente Utrecht en Deloitte centraal.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
7
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Frauderisicomanagement
Fraude Wij hebben in de afgelopen jaren tijdens onze frauderisicoanalyse en in de gesprekken over fraude gebruikgemaakt van onze interne forensisch specialisten. Dit heeft bijgedragen aan een robuuste frauderisicoanalyse en heeft ons ondersteund bij de advisering over uw interne frauderisicoanalyse en de werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie. Fraude blijft een actueel en belangrijk thema. Wij informeren u daarom jaarlijks over uw aandacht voor fraude, en over onze zienswijze en evaluatie daarbij. U merkt het onderwerp ‘fraude’ aan als belangrijk thema in uw ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’. Op basis van de benodigde competenties en capaciteiten is het eigenaarschap van de frauderisicoanalyse belegd bij Concernaudit. Aan onze aanbevelingen uit de managementletters over 2022 en 2023 wordt in uw jaarplan uitgebreid aandacht besteed. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. De frauderisicoanalyse wordt naar verwachting dit najaar (2023) afgerond en vastgesteld door de directieraad. Wij hebben gesproken met de hierbij betrokken functionarissen en hebben tussentijds kennisgenomen van: •
Jaarplan Concernaudit 2023-24 en plan van aanpak frauderisicoanalyse 2023 van Concernaudit
•
Themaworkshops (zoals over zorgfraude)
•
Thema-audits (zoals het afgeronde onderzoek inzake het proces van paspoortverstrekking)
•
De inhoud van frauderisicosessies en een risico-inschattingsrapportage van een van de organisatieonderdelen.
Wij constateren dat u zichtbaar een kwaliteitsimpuls heeft gegeven aan uw (proces van) frauderisicoanalyse en de verdere inbedding hiervan in de organisatie. U heeft hierbij expliciet rekening gehouden met onze adviespunten uit voorgaande jaren, die wij in detail beschrijven in het onderdeel opvolging aanbevelingen voorgaande jaren. Wij nemen voorafgaand aan onze jaarrekeningcontrole kennis van de (definitieve) uitkomsten van uw frauderisicoanalyse. U beziet momenteel op welke wijze u de frauderisicoanalyse wilt betrekken in de communicatie tussen het college en de Adviescommissie Controle en Financiën/de gemeenteraad.
Interne beheersing | Risicomanagement
Ontwikkeling van uw gemeentebrede risicomanagement In voorgaande jaren hebben wij kennisgenomen van uw voornemen om het risicomanagement breed te verankeren in de organisatie van de gemeente Utrecht. Hierbij staan de volgende door u opgenomen doelstellingen centraal: •
Bewustwording in de organisatie dat het regelmatig voeren van een dialoog over risico’s bijdraagt aan het verwezenlijken van de ambities en doelstellingen.
•
Het zorgen voor een positieve en open cultuur ten aanzien van strategische onzekerheden en dilemma’s bij bestuur, management en organisatie.
•
Het zorg dragen voor gemeenschappelijkheid in de aanpak van risicomanagement.
U heeft deze doelstellingen nog niet opgenomen in een geactualiseerde Nota risicomanagement en weerstandsvermogen. Hierdoor is de ‘oude’ Nota risicomanagement en weerstandsvermogen uit 2019 nog steeds van toepassing. U bent in de rapportering en verslaggeving (gedeeltelijk) vooruitgelopen op een aanstaande actualisatie van de nota. Zo zien wij dat de informatiewaarde van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is toegenomen ten opzichte van eerdere jaren. Tegelijkertijd bestaat hierdoor een discrepantie tussen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders en de daadwerkelijk in de praktijk opgestelde rapportering over het uitgevoerde risicomanagement binnen de gemeente. Hierin noemen wij bijvoorbeeld de classificatie van risico’s naar categorieën (politiek, maatschappelijk, economisch, etc.). Wij adviseren u om kaders en uitvoering met elkaar in lijn te brengen. © 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
8
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Grondexploitaties
In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de door ons geconstateerde en gerapporteerde bevindingen inzake de interne beheersing zijn opgevolgd. Op grond hiervan concludeerden wij dat de interne beheersing rondom de grondexploitaties in de basis op orde is. Deze situatie is in 2023 onveranderd. U wordt met verschillende uitdagingen geconfronteerd, die eveneens een raakvlak hebben met c.q. impact hebben op de ruimtelijke ontwikkeling binnen uw gemeente, zoals bijvoorbeeld de versnelling van de woningbouwopgave, de klimaattransitie (verduurzaming en stikstofproblematiek) en de opvang van statushouders en ontheemden (Oekraïners), evenals een sterk oplopende inflatie en rente. Gezien de omvang van de ‘voorraad bouwgronden in exploitatie’ in de jaarrekening, dienen deze (macro-economische) ontwikkelingen centraal te staan bij het actualiseren van de grondexploitatieramingen ten behoeve van de jaarrekening 2023. Specifiek benoemen wij hier de geschatte percentages voor kosten- en opbrengstenstijgingen. In ons accountantsverslag 2022 hebben wij aan u gerapporteerd dat, in onze optiek, het percentage opbrengstenstijging dat gehanteerd is bij de actualisatie ten behoeve van de jaarrekening wellicht wat te optimistisch was ingeschat, maar dat het totaal van de opbrengstenraming niet onaannemelijk is.
Wij vragen uw aandacht voor de evaluatie van dit schattingselement, alsmede voor de impact daarvan op de opbrengstenraming in zijn geheel. Het is daarbij van belang dat u de opbrengstenramingen en overige indices kritisch blijft volgen en deze waar mogelijk in lijn brengt met de marktontwikkelingen.
Vorig jaar hebben wij in relatie tot voorgaande jaren met elkaar een soepel verantwoordings- en controleproces voor de grondexploitatie doorlopen. Net als vorig jaar maken wij een aantal terugkerende afspraken en formuleren wij acties om het proces (net als vorig boekjaar) efficiënt en effectief te laten verlopen. Wij benoemen hier de belangrijkste aandachtspunten en afspraken: •
De gemeente Utrecht informeert ons gedurende het boekjaar proactief over belangrijke vraagstukken. Er worden in ieder geval tussentijdse gesprekken gepland over de parameters voor de grondexploitatie (MPR 2024), en voor de (deel)projecten Leidsche Rijn – Centrum, Haarrijn, Strijkviertel, Groenewoud en de Deelplan overstijgende complexen, evenals het project Merwedekanaalzone OPG en Beurskwartier. Daarnaast worden wij graag (indien van toepassing) geïnformeerd over in het boekjaar nieuw geopende en te openen grondexploitaties.
•
Het voortzetten van de wijze waarop het projectmanagement gedurende het controleproces van de jaarrekening wordt toegepast door de afdeling Ruimte.
•
U geeft aan dat sprake is van personeelsverloop dat mogelijk een risico vormt voor het jaarrekening controleproces.
Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om de ontwikkelingen en de voortgang ter zake gezamenlijk nauwgezet te monitoren en tijdig met elkaar te overleggen indien er zich situaties voordoen die (mogelijk) een wezenlijke impact kunnen hebben op het controleproces. Over onze uiteindelijke bevindingen inzake de beheersing en waardering van de grondexploitatie rapporteren wij in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2023.
Interne beheersing | Onderbouwing balansrekeningen
Wij hebben in de afgelopen jaren onze visie en aandachtspunten met u gedeeld wat betreft de inrichting van de interne beheersing op concernniveau, op het niveau van de decentrale organisatieonderdelen alsmede op de wisselwerking tussen beide. Wij hebben hier tijdens onze interim-controle opnieuw aandacht aan besteed, door met de organisatie van gedachten te wisselen over het verder versterken van de interne-beheersingsomgeving en over het efficiënter laten verlopen van het (jaarrekening)controleproces. Om met elkaar concrete doelstellingen te formuleren, hebben wij de gecorrigeerde afwijkingen en vertragende aspecten uit de jaarrekeningcontrole geanalyseerd en zijn de aard en oorzaak hiervan onderzocht. Wij concluderen op basis hiervan dat de decentrale organisatieonderdelen niet altijd (tijdig) de juiste brondocumentatie beschikbaar hebben die nodig is om een balanspost (en de weerslag daarvan op de baten en lasten) op een adequate wijze te kunnen onderbouwen. Een mogelijke oplossing hiervoor is het stellen van kaders voor het periodiek analyseren van balansrekeningen. Wij doen de suggestie om periodiek een zogenoemde ‘balance sheet review’ te implementeren, op zowel concern- als decentraal niveau.
Hierbij wordt door een functionaris van de gemeente (bij voorkeur een medewerker buiten het decentrale organisatieonderdeel) periodiek een controle uitgevoerd op de balansrekeningen (al dan niet onderverdeeld naar organisatieonderdeel), waarbij de juistheid en de onderbouwing van de individuele balansposten worden beoordeeld. Wij verwachten dat de implementatie van een dergelijke review bijdraagt aan de betrouwbaarheid van de tussentijdse informatievoorziening en aan de efficiëntie van het controleproces.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
9
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen
Uw gemeente heeft in de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen. Wij constateerden vorig jaar een toename in de omvang van de onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle over 2022 blijkt een fout van € 11,2 miljoen, terwijl over 2021 nog sprake was van een fout van € 3,5 miljoen. De fout komt voort uit opdrachten bij een veelvoud aan crediteuren, waarbij 85% van de fout is terug te voeren op twee opdrachten bij zes crediteuren (€ 9,5 miljoen van de totale fout van € 11,2 miljoen). Hierbij wordt opgemerkt dat deze opdrachten initieel Europees in de markt zijn gezet. De looptijd van het contract is hierbij overschreden, dan wel de opdrachtraming is niet toereikend geweest. De rechtmatige naleving van de aanbestedingsregels staat hoog op uw agenda en het onderwerp maakt vanaf dit jaar deel uit van uw rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Wij hebben kennisgenomen van de acties die u heeft ingezet om de interne beheersing te versterken, met aandacht voor: •
Inkoopbesturing en structuur
•
De nieuwe maatschappelijke aanpak en het contractmanagement.
•
Inkoop HRM
•
Workflowmanagement en sturingsinformatie.
Sinds december 2022 maakt uw organisatie gebruik van een nieuw inkoopsysteem, waarin het beheersen van de verschillende aanbestedingstrajecten beter te borgen is. Wij constateren echter dat de functionaliteiten van dit systeem nog niet optimaal (kunnen) worden ingezet. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de contractgegevens die zijn opgenomen in uw contractregistratiesysteem niet altijd betrouwbaar zijn. Daarbij komt dat de ‘inkoopkalender’ waarin de verschillende uit te voeren aanbestedingen zijn opgenomen, nog niet in dit systeem is geïntegreerd. Hiermee is er in 2023 nog geen sprake van een centraal inkoopsysteem waarbij er per contract een signaalfunctie is ingebouwd voor het al dan niet (moeten) starten van een nieuwe inkoopprocedure. Wij hebben dit aspect eveneens met de (inkoop)organisatie besproken. Uw standpunt is dat er in de praktijk veelal sprake is van een decentrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel voor het tijdig starten van de juiste aanbestedingsprocedure. Dit past bij uw decentrale bestuursmodel en bij de integrale verantwoordelijkheid van het individuele organisatieonderdeel. Om hier ook centraal op te kunnen sturen en monitoren, adviseren wij u om uw centrale inkooporganisatie te voorzien van een instrumentarium voor het actief faciliteren, adviseren, monitoren en interveniëren bij (decentrale) inkopen.
Hiermee handhaaft u de integrale verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en borgt u dat op concernniveau kan worden gestuurd en gemonitord op de rechtmatigheid van de inkopen.
Voor uw rechtmatigheidsverantwoording is uw repressieve controle door middel van steekproeven, die worden uitgevoerd door de afdeling Concernaudit, een belangrijke beheersmaatregel. Daarbij wordt jaarlijks nagegaan of een opdracht niet via een verkeerde procedure ‘in de markt’ is gezet. Dit gebeurt aan de hand van een spendanalyse.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
10
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking
Jaarlijks geven wij u een update van de opvolging van de bevindingen uit de IT-audits van voorgaande jaren, waarbij wij op basis van gesprekken met de betrokken functionarissen de voortgang op de bevindingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen onderzoeken. Deze werkzaamheden zijn geïntegreerd in onze jaarrekeningcontrole. U heeft in de afgelopen periode een hoge prioriteit gegeven aan het oplossen van onze detailbevindingen, onder meer door middel van een projectmatige aanpak. Dit betreft met name de noodzakelijke organisatorische aspecten. In samenwerking met concernaudit zijn er door u prioriteiten toegekend aan de noodzakelijke acties. U heeft ons dit jaar in verband hiermee gevraagd om door middel van een quickscan de opvolging te evalueren van de geconstateerde observaties met betrekking tot de IT-audit over voorgaande jaren (2021/2022). Wij hebben met elkaar afgesproken dat wij deze evaluatie beperken tot het beoordelen van de opzet van de door de gemeente gekozen oplossingsrichtingen. Hierbij is de nadruk gelegd op de observaties met een gemiddeld tot hoog risico. De scope van deze evaluatie betreft de verschillende SAP-systemen en de netwerkomgeving. Onze werkzaamheden zijn uitgevoerd in de periode van mei tot en met juni 2023.
De uitkomst is dat wij een positieve indruk hebben gekregen over de door de gemeente Utrecht gerealiseerde verbeteringen op het gebied van logische toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer. U heeft opvolging gegeven aan alle bevindingen die wij in dit kader hebben geconstateerd. De doorgevoerde oplossingen hebben hierbij tot het gewenste resultaat geleid, waarbij de oorspronkelijke bevinding (in de basis) is opgelost. Wij willen u aanbevelen om tijdens de implementatie van SAP4HANA te borgen dat de algemene IT-beheersingsmaatregelen ook op een betrouwbare manier worden opgezet en geïmplementeerd. Wij beperken ons dit boekjaar tot de minimaal noodzakelijke IT-werkzaamheden wat betreft de opzet en het bestaan van de interne-beheersing(smaatregelen), en dus niet op de werking, monitoring en/of eventuele continue verbetering. Net als in voorgaande jaren hanteren wij tijdens onze controle op voorhand een aanpak waarbij wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden buiten de IT-omgeving plannen, om in te spelen op de onderkende risico’s. Wij hoeven daarom onze aanpak bij de controle niet te wijzigen. Een belangrijke motivatie hiervoor betreft de implementatie van uw nieuwe systeem SAP4HANA per 1 januari 2025. Indien gewenst, voeren wij in aanloop naar deze implementatie een diepgaandere toetsing uit op het bestaan en de werking van de betreffende beheersmaatregelen in en rondom SAP.
Wij maken hierover afspraken met uw organisatie.
Interne beheersing | Sociaal domein
Actuele ontwikkelingen en vierkantbekostiging Een belangrijk aandachtspunt in het kader van de beheersing van budgetten en mogelijke tekorten is de ontwikkeling van de financiële positie van zowel aanbieders van jeugdzorg als aanbieders die zich bezighouden met de uitvoering van de Wmo. In toenemende mate zien wij dat zorgaanbieders moeite hebben om tot een sluitende exploitatie te komen. Daarbij zijn de lonen in de zorg fors toegenomen op basis van de recentelijk gesloten cao’s, hetgeen zeer waarschijnlijk voor gemeenten van invloed zal zijn op de kosten van de jeugdzorg en de Wmo (aangezien verwacht wordt dat de hogere lonen resulteren in hogere tarieven). Wellicht heeft dit ook effect op de vaste afspraken volgens de vierkantbekostiging (taakgerichte uitvoeringsvariant) en op het (beperkter) deel dat op basis van P*Q (inspanningsgerichte uitvoeringsvariant) wordt afgerekend. U geeft aan dat u reeds heeft geanticipeerd op loon- en prijsstijgingen en dat het risico voor uw gemeente beperkt is. Zodra knelpunten ontstaan die niet binnen de beschikbare budgetten en indexatie kunnen worden opgevangen, voert u het gesprek met zorgaanbieders over de mogelijkheden en keuzes. U verwacht op basis van het gesprek met zorgaanbieders en analyse van jaarverslagen van uw grote aanbieders, tijdig te kunnen anticiperen op tekorten.
Bijstelling vierkantbudget en timing jaarrekeningcontrole Jaarlijks verkrijgt u inzicht in het definitieve vierkantbudget aan de hand van kwartaalgesprekken met zorgaanbieders in het opvolgende boekjaar. De overeenstemming over het definitieve vierkantbudget krijgt zijn weerslag in een wederzijds ondertekend document, waarin de financiële afspraken over het boekjaar definitief zijn vastgelegd. Als gevolg van de timing van deze ondertekening in mei of juni van het opvolgende boekjaar, maakt de overeenkomst betreffende het definitieve vierkantbudget géén deel uit van uw onderbouwing bij de jaarrekening. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van uw verantwoordingsproces en van ons controleproces. In de jaarrekening verantwoordt u immers een schuldpositie die gebaseerd is op een voorlopige inschatting. Wij vragen u om het proces van het komen tot een definitieve afrekening met uw zorgaanbieders te vervroegen, zodat in de jaarrekening geen onzekerheid bestaat over de afrekening met deze zorgaanbieders en/of over de schuldpositie in de jaarrekening.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
11
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda
Uit uw recentelijk vastgestelde begroting 2024 blijken grote investeringsambities en doelstellingen ten aanzien van het voorzieningenniveau. In totaal blijkt dat uw gemeente voornemens is om de balanspositie materiele vaste activa de komende vijf jaar te laten groeien met € 862 miljoen. Een dergelijke ambitie heeft eveneens gevolgen voor de personele capaciteit van zowel het ambtelijk apparaat, de marktpartijen als van de overige ketenpartners (zoals nutsbedrijven). Een goede planning, prioritering en communicatie zijn dan ook cruciaal voor de beheersing van dergelijke investeringsprojecten. Dit is zichtbaar in onderstaand diagram met de groei van de materiële vaste activa over de afgelopen vijf jaar (realisatie) en de voor de komende vijf jaar begrote groei. Hieruit blijkt dat u de ambitie heeft om de investeringen met een factor 3,3 te verhogen de komende jaren.
Wij achten deze ambitie uitdagend, gezien de huidige arbeidsmarkt, de macroeconomische ontwikkelingen, en de overige uitdagingen die op uw gemeente afkomen.
De informatievoorziening ten aanzien van de investeringsagenda geeft onvoldoende inzicht om de gemeenteraad optimaal te faciliteren in haar kaderstellende en toezichthoudende rol. Uw organisatie erkent dit en heeft uw adviescommissie Controle en Financiën recentelijk voorstellen gepresenteerd om de informatievoorziening op dit vlak te verbeteren. Daarbij is de kanttekening dat het verkrijgen van het gewenste inzicht om te kunnen plannen en prioritering, tijd en capaciteit in beslag neemt. In het verlengde hiervan adviseren wij u ook om de centrale monitoring en beheersing van investeringskredieten in dit proces mee aan te passen naar de gewenste vernieuwde rapporteringswijze.
200
Bedragen * €1.000.000,-
De onderliggende investeringsbegroting wordt per organisatieonderdeel opgesteld, waarbij de verschillende individuele investeringen worden samengebracht tot een totaal bij de begroting. Wij merken echter op dat uw organisatie onvoldoende (centraal) inzicht heeft in de timing van de kasstromen die samenhangen met de individuele investeringen per jaarschijf. Daarbij wordt door de organisatie richting de gemeenteraad geen inzicht gegeven in de begrote investeringskredieten voor een individuele jaarschijf, maar wordt enkel het totaal aan gevoteerde investeringskredieten tot en met een bepaald begrotingsjaar inzichtelijk gemaakt.
250
150
100
50
0 2018
2019
2020
2021
Begroot Begroot Begroot Begroot 2023 2024 2025 2026 Begrotingsjaar Realisatie boekjaar t/m september 2023 Toename Materiële vaste activa Gemiddelde realisatie 2018 - 2022
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
2022
Begroot 2027
Gemiddelde begrote groei 2023 - 2027
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
13
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | beheersing Investeringsagenda (vervolg)
De organisatieonderdelen stellen de individuele investeringsramingen op. Dat geldt ook voor investeringen die een integraal karakter kennen en daarmee meerdere organisatieonderdelen (zouden moeten) raken. Om dergelijke investeringen optimaal uit te voeren en te beheersen, is een goede afstemming en een periodieke communicatie tussen de verschillende organisatieonderdelen van belang. Wij merken op dat in dit geval geen sprake is van integrale afstemming tussen de verschillende investeringsplannen van de individuele organisatieonderdelen op het gebied van middelen en ambtelijke capaciteit. Daarbij komt dat in zijn algemeenheid de afstemming tussen ambities en realiteit niet synchroon loopt. De decentrale inrichting van uw organisatie bemoeilijkt hierbij het integraal plannen en prioriteren van dergelijke (investerings)projecten. Om op een verantwoorde wijze invulling te kunnen geven aan uw investeringsambities, adviseren wij u het volgende: •
Het opstellen van een integrale investeringsplanning, waarbij de investeringen over de jaarschijven zijn afgestemd op de ambtelijke capaciteit. Aan de hand van deze planning kan tevens worden geïnventariseerd welke organisatieonderdelen een verdere ambtelijke versterking nodig hebben.
•
Het per individuele investering uitvoeren van een zichtbare inhoudelijke controle op de onderliggende ramingen, waarbij tevens de realiseerbaarheid van de investering in relatie tot de integrale planning kritisch wordt bekeken.
•
Het prioriteren van de investeringen die zijn opgenomen in de nieuwe investeringsbegroting (2024-2027), om zo tot een meer realistische planning voor de komende jaren te komen, die realiseerbaar is voor de gemeente. Overigens merken wij op dat wij de bovenstaande uitdagingen bij meer gemeenten zien. De situatie bij de gemeente Utrecht past in het landelijke beeld.
Uw organisatie onderkent dit als belangrijk aandachtspunt en doet voorstellen om te komen tot een adequate planning en prioritering van investeringen.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
14
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Overall beeld
Tijdens de interim-controle hebben wij de interne beheersing onderzocht van de voor de jaarrekening relevante processen. Overall is de interne beheersing – vanuit de opdracht voor de jaarrekeningcontrole bezien – van een voldoende niveau. De processen die wij tijdens de interim-controle hebben onderzocht, zijn: •
Memoriaalboekingen en financiële verslaggeving
•
Investeringen
•
Grondexploitatie
•
Inkopen (inclusief aanbestedingen) en betalingsverkeer
•
Belastingen
•
Salarissen
•
Sociaal domein en uitkeringen Sociale Zaken
•
Treasury
•
Subsidieverstrekkingen
•
Overige opbrengsten: subsidie-, verhuur-, erfpacht- en parkeeropbrengsten.
In deze managementletter hebben wij onze detailbevindingen weergegeven (inclusief status opvolging eerdere aanbevelingen).
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
15
Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen interim-controle Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Aandachtspunten voor de jaarrekening 2023
Voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening benoemen wij op basis van de jaarrekeningcontrole 2022 en de nterim-controle 2023 de volgende specifieke aandachtspunten: •
Een toereikende onderbouwing van de waardering van het onderhanden werk (voorraad) inzake de grondexploitaties, inclusief position papers. Specifiek aandachtspunt hierbij is een actuele onderbouwing van de voor 2024 e.v. verwachte inflatie/kosten- en opbrengstenindexatie. Met het ruimtelijk domein hebben wij separate afspraken gemaakt over de voor de controle benodigde stukken en onderbouwingen. Tevens plannen wij periodieke gesprekken, waarin wij elkaar actief op de hoogte houden van belangrijke ontwikkelingen.
•
Het mogelijk doorbreken van de interne beheersing door het management (‘management override’), waarbij wij specifiek aandacht vragen voor de onderbouwing van de materiële schattingen in de jaarrekening (inclusief een evaluatie van de in de jaarrekening 2022 opgenomen schattingen) en een toereikende autorisatie van en controle op memoriaalboekingen.
•
Aandacht voor uw standpunt en onderbouwing ten aanzien van juridische claims en geschillen.
•
Het aantal regelingen dat uw gemeente moet verantwoorden in de SiSa-bijlage neemt naar verwachting verder toe. U bent daarom gestart met de (voorbereiding van de) uitvoering van de benodigde interne controles op de getrouwe verantwoording in de SiSa-bijlage en de rechtmatigheid van de bestedingen. Voor de jaarrekeningcontrole maken wij – zodra de verantwoordings- en controle-informatie vanuit de rijksoverheid voor 2023 definitief is – nadere (plannings)afspraken.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
16
Speerpunten adviescommissie controle en financiën Verslag speerpunten auditplan
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
17
Verslag speerpunten auditplan Onderwerp
Boodschap
Wij rapporteren hierover in ons accountantsverslag bij de jaarrekening. Speerpunt adviescommissie | inzicht in capaciteit ten aanzien van de realisatie van doelen en geplande activiteiten
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten Speerpunten adviescommissie auditcommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
18
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
19
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp
Boodschap
Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. De verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt, doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid moet gaan afgeven in plaats van dat de accountant dit doet. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant nagaat of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave is van de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording die het college aflegt niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 is door de commissie BBV een nadere invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en aan de wijze waarop het college deze vormt dient te geven. Specifieke vereisten die de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording moeten onderbouwen, worden hierin behandeld. Het is van belang dat de gemeente de richtlijnen uit deze Kadernota nauwgezet opvolgt, om daarmee een gedegen basis te hebben voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij lichten enkele belangrijke aspecten hiervan onderstaand toe.
Actualisatie verordeningen Doordat het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid en het daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit betekent ook dat de Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast dient te worden door de gemeente, om hieraan invulling te geven. De VNG heeft hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld, die hier in de basis voor kan worden gebruikt. Naast de Controleverordening kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De VNG heeft ook hiervoor een geactualiseerde modelverordening opgesteld, met enkele specifieke aanpassingen/toevoegingen die voortkomen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023. In de modelverordening wordt bijvoorbeeld invulling gegeven aan de verantwoordings- en rapportagegrens die de gemeenteraad dient vast te stellen en aan het vaststellen van het autorisatieniveau van de begroting waarbinnen het college uitgaven mag doen. Controleprotocol
In het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) zijn goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole vastgelegd voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Vanaf 2023 gelden deze toleranties niet alleen voor de accountant, wat betreft het getrouwheidsoordeel, maar ook voor het college, voor wat betreft het rechtmatigheidsoordeel (de zogenaamde ‘verantwoordingsgrens’). In de modelverordeningen van de VNG is opgenomen dat de toleranties inzake de verantwoordings- en rapportagegrens worden verwerkt in de Financiële verordening. Daarnaast is het wellicht ook wenselijk voor de gemeente om deze toleranties nu juist in een controleprotocol op te nemen en deze tezamen met het normenkader door de gemeenteraad te laten vaststellen. U heeft aandacht voor het tijdig door de gemeenteraad laten vaststellen van deze toleranties en het normenkader. Interne-controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording leg het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het criterium misbruik & oneigenlijk gebruik. De basis voor het toetsen van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, ligt in het interne-controleplan van de gemeente. Op deze wijze geeft het college hieraan een nadere invulling, waarbij het college deze criteria zichtbaar toetst.
Het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is hiervoor de basis. Een en ander moet leiden tot een toetsingskader in de vorm van specifieke werkplannen per financiële stroom of proces. U heeft in uw controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023 een passend tijdpad opgenomen voor het uitvoeren van de internecontrolewerkzaamheden en voor het trekken van conclusies als basis en onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording in de conceptjaarstukken over 2023. U constateert dat voor alle Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s) door de betreffende organisatieonderdelen een VIC-plan van voldoende kwaliteit is opgesteld, met daarin de geïdentificeerde rechtmatigheidsrisico’s en controlewerkzaamheden, teneinde in te spelen op de geïdentificeerde risico’s. Concernaudit heeft deze plannen beoordeeld en de hieruit voortkomende bevindingen zijn door de organisatieonderdelen opgevolgd en in de VIC-plannen verwerkt. Ten tijde van onze interim-controle zijn de geplande werkzaamheden naar aanleiding van de VIC-plannen, zoals procesbeschrijving en lijncontroles (toetsing opzet en bestaan van beheersmaatregelen) afgerond. Volgens planning worden uw gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd tot en met medio februari 2024. Concernaudit verricht vervolgens een kwaliteitstoets op de uitgevoerde werkzaamheden en de uitkomsten.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
20
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp
Boodschap
Rechtmatigheidsverantwoording (vervolg)
Algemene aandachtspunten
Graag geven wij u nog enkele algemene aandachtspunten mee: -
Voor het door de gemeenteraad bepalen van het normenkader zijn bij wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang, zoals bijvoorbeeld Europese aanbestedingsrichtlijnen. Voor de verordeningen geldt dat alle verordeningen deel uitmaken van het normenkader, voor zover deze bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Andere besluiten van de gemeenteraad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter die bepalingen bevatten met betrekking tot financiële beheershandelingen, zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. Het is niet toegestaan dat de gemeenteraad eigen verordeningen buiten beschouwing laat bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan de gemeenteraad besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen consequenties voor de financiële rechtmatigheid worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de verantwoording hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. In dit kader adviseert de Commissie BBV om de door de gemeenteraad aan het college gedelegeerde bevoegdheden niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid.
-
Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het college van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). Wat niet tijdig concreet betekent wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen de gemeenteraad en het college van B&W over het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot. De Commissie BBV adviseert gemeenten duidelijke afspraken te maken op welke wijze begrotingsonrechtmatigheden in deze nieuwe situatie benaderd worden. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in de Financiële verordening. Zo kan de gemeente een nadere invulling geven op welk abstractieniveau de onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen door het college.
-
U heeft voor het rechtmatigheidsbegrip misbruik & oneigenlijk gebruik een (actueel) beleid en geeft hieraan opvolging bij het uitvoeren van uw interne-controlewerkzaamheden volgens het controleplan rechtmatigheidsverantwoording 2023. De Kadernota Rechtmatigheid 2023 schetst diverse interne-beheersmaatregelen die erop zijn gericht te borgen dat er in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruikt te voorkomen, dan wel op te sporen. Wij adviseren u hiervan kennis te nemen. Het is aan de gemeente om er zorg voor te dragen dat dit rechtmatigheidsbegrip voldoende is afgehecht in de organisatie en dat daarover kan worden gerapporteerd.
-
Voor wat betreft de verbonden partijen van de gemeente is onderscheid te maken naar diverse soorten verbonden partijen. Wij vragen u om – mede op basis van de toelichting in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 – in kaart te brengen voor welke verbonden partijen er sprake is van invloed op de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Hierbij is het ook van belang om na te gaan of uw gemeente een centrumgemeente is. Zo wordt duidelijk of u de betreffende hiermee samenhangende financiële stromen dient te betrekken in de rechtmatigheidsverantwoording.
Wij voeren op regelmatige basis overleg met uw organisatie over de uitvoering en de uitkomsten van de VIC’s voor de rechtmatigheidsverantwoording.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
21
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp
Boodschap
Fraude
Vorig jaar heeft de beroepsorganisatie voor accountants, de NBA, bepaald dat accountants vanaf het controlejaar 2022 in hun controleverklaring verplicht dienen te rapporteren over (hun werkzaamheden op het gebied van) fraude. Dit moet dan niet gebeuren in algemene bewoordingen, maar specifiek per klant, met aandacht voor de onderkende risico’s, de uitgevoerde werkzaamheden, en - indien mogelijk en relevant ook de uitkomsten van die werkzaamheden. In de afgelopen twee jaar hebben wij hier ook aandacht aan besteed en is dit in de controleverklaring toegevoegd als een separate paragraaf. U heeft het thema ‘fraude en interne frauderisicoanalyse’ een prominente plek gegeven in het ‘Jaarplan Concernaudit 2023-24’ en heeft blijvende aandacht voor (de beheersing van) fraude. U onderkent mogelijke kwetsbaarheden op het gebied van fraude in een frauderisicoanalyse, onderbouwt deze met de getroffen beheersmaatregelen, en kwantificeert de risico’s op basis van kans x impact. De actuele frauderisicoanalyse wordt vastgesteld in de directieraad. Deze frauderisicoanalyse zou in onze optiek een door het college vastgesteld document moeten zijn, waarover het college periodiek het gesprek voert met de Adviescommissie Controle en Financiën en/of gemeenteraad. Zo gaat en blijft u in gesprek over, en blijft u continu aandacht houden voor, het onderwerp ‘fraude’.
Naast deze frauderisicoanalyse beschikt uw gemeente over diverse beleidsdocumenten en over een intern beheersingssysteem, zoals een de gedragscode voor iedereen die werkt bij de gemeente Utrecht, met als titel ‘Betrouwbaar werken voor Utrecht’. Verder noemen wij de klokkenluidersregeling, het Onderzoeksprotocol integriteitsschendingen en misstanden, het Integriteitsprotocol, uw integriteitsmeldingen en het integriteitsjaarverslag.
Aanpassingen BADO
Op basis van de huidige verwachtingen zal het Besluit accountantscontrole decentrale Overheden (BADO) vanaf 2025 worden aangepast, waarbij de goedkeuringstolerantie wordt aangepast van 1% naar 2%. Daarnaast wordt ook de omvangsbasis aangepast. Op dit moment omvat dit de totale lasten, inclusief dotaties aan de reserves. Dit laatste komt te vervallen, waardoor de omvangsbasis alleen de lasten omvat, exclusief de reservemutaties. Dit heeft in beginsel geen gevolgen voor de gemeente of voor de controlewerkzaamheden die worden uitgevoerd in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Wel kan dit betekenen dat er sprake is van een impact op de omvang van uit te voeren controlewerkzaamheden vanaf boekjaar 2025, zoals het uitvoeren van detailcontroles. Op basis van de begroting 2025 kan een eerste inschatting gemaakt worden van de impact hiervan tussen boekjaar 2024 en 2025. Wij treden tijdig met u in overleg om te bespreken wat deze wijziging voor boekjaar 2025 betekent.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
22
Bijlage Detailbevindingen interim-controle
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
23
Bevindingen interim-controle 2023
Onderwerp Data-analyse in de controle
Gedurende de interim-controle hebben wij kennisgenomen van uw werkzaamheden op het gebied van data-analyse en process mining. In de afgelopen jaren heeft u forse stappen gezet op dit gebied. Middels dataanalyse kan gericht worden gezocht naar bijzondere ontwikkelingen en trends, zodat hierop specifiek kan worden ingezoomd. Op basis van process mining zoomt u in op de werking van de bedrijfsprocessen, met als doel eventuele afwijkingen of optimalisatiemogelijkheden te identificeren. U heeft deze controletechniek tijdens het afgelopen boekjaar ingezet op het bestel- en factuurverwerkingsproces, waarna de bevindingen zijn opgenomen in een “Memo Process mining SAP 2022”. Wij hebben tijdens onze interim-controle vastgesteld dat de bevindingen uit deze rapportage, waar mogelijk, door uw organisatie zijn opgevolgd of nader zijn toegelicht. Wel identificeren wij nog een (rest)risico ten aanzien van het handmatig verwijderen van betaalblokkades. U heeft hiervoor namelijk geen richtlijnen vastgesteld. Uw systeem dwingt geen (systeemtechnische) functiescheiding af bij het handmatig verwijderen van een betaalblokkade. Ook wordt niet gedocumenteerd wat de aard en oorzaak zijn van het verwijderen van een betaalblokkade. Hierdoor kunt u niet (altijd) traceren of het verwijderen van deze betaalblokkades op een accurate wijze heeft plaatsgevonden.
Uw organisatie loopt hierdoor het risico dat er betalingen worden verricht aan niet-rechthebbenden. Wij adviseren u: •
Een formeel beleid op te stellen voor het verwijderen van betaalblokkades.
•
Indien mogelijk: systeemtechnische functiescheiding te implementeren.
•
Een ‘audittrail’ te documenteren, waaruit de aard en noodzaak van de te verwijderen betaalblokkade blijken.
•
De interne controle (die nu door uw betaalorganisatie wordt uitgevoerd) bij een onafhankelijke positie te beleggen (bijvoorbeeld bij de 2e lijn: Business Control).
Uw organisatie heeft de ambitie om het gebruik van data-analyse verder door te ontwikkelen. Ook wij gebruiken in de praktijk IT-tools en data-analyse. Om deze ontwikkeling verder te brengen, vinden wij het van belang dat er wordt geïnvesteerd in de datakwalteit. Wij concluderen dat de registratie van orders, goederen en facturen in het proces nog niet zodanig is ingericht dat op een effectieve wijze gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van data-analyse. De wijze waarop bestellingen en ingekomen facturen worden geregistreerd, is niet uniform, waardoor er sprake kan zijn van ontbrekende informatie of inaccurate gegevens. Daarnaast is een belangrijke randvoorwaarde de inrichting van de automatiseringsomgeving. Wij adviseren u dan ook om hier actief beleid voor op te stellen en daar uitvoering aan te geven.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
24
Bevindingen interim-controle 2023
Onderwerp Subsidieverstrekkingen
Wij hebben de interne beheersing inzake het verstrekken, beheersen en vaststellen van uitgaande subsidies beoordeeld. Hierbij hebben wij, naar aanleiding van uw VIC werkzaamheden (Concernaudit rapport VIC subsidies), vastgesteld dat de termijnbepalingen (zoals opgenomen in uw algemene subsidieverordening) niet in alle gevallen worden nageleefd. Hierbij ontstaat het risico dat u niet voldoet aan uw verordening en/of aan de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarnaast bestaat het risico dat de subsidieontvanger de subsidie ambtshalve kan laten vaststellen en hiermee recht heeft op het volledige subsidiebedrag. Dit onverwijld het antwoord op de vraag of de subsidieontvanger volledig heeft voldaan aan de subsidievoorwaarden. Wij adviseren u om intern waarborgen te treffen om te voldoen aan de termijnbepalingen volgens uw verordening, bijvoorbeeld aan de hand van een signaleringsfunctie in uw subsidieregistratiesysteem bij een dreigende overschrijding van de termijn, op basis waarvan tijdig actie kan worden ondernomen.
Parkeeropbrengsten
Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de procesgang en interne beheersing met betrekking tot de parkeeropbrengsten. Een belangrijk onderdeel hiervan betreft de wijze waarop u borgt dat alle opbrengsten uit parkeergelden, naheffingen en vergunningen worden verantwoord. Voor het innen van naheffingsaanslagen (lees: parkeerboetes) maakt uw organisatie gebruik van de diensten van belastingsamenwerking BghU. BghU is eind 2022 overgestapt op een nieuw IT-heffingssysteem. Hierdoor is het proces en de informatievoorziening gewijzigd ten opzichte van voorgaand boekjaar. Wij hebben middels bevestigend vragenonderzoek vastgesteld dat er op dit moment geen aansluiting kan worden gemaakt tussen het aantal naheffingen en de gerealiseerde inkomsten die zijn ontvangen vanuit BghU. Hiermee is het voor uw organisatie momenteel onvoldoende inzichtelijk of alle opgelegde naheffingsaanslagen ook hebben geleid tot een inkomst voor uw gemeente. Daar komt bij dat als gevolg van het ontbreken van deze aansluiting niet kan worden gemonitord of geprognosticeerd wat de te realiseren inkomsten zijn ten opzichte van de begroting. Wij adviseren u om, in overleg met BghU, passende maatregelen te nemen met als doel de benodigde informatie te ontvangen. Zodat periodiek de aansluiting kan worden gemaakt tussen de opgaven van BghU en uw eigen financiële administratie.
Voor de tussenliggende perioden adviseren wij u om op basis van uw eigen handhavingssysteem de opgelegde naheffingen (in aantallen en aard) te monitoren, en om een verwachting op te bouwen van de omvang van de totale naheffingsaanslagen over het boekjaar 2023.
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Managementsamenvatting
Speerpunten adviescommissie
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
25
Bijlage Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
© 2023. For information, contact Deloitte The Netherlands.
26
Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren
Nr.
Status 2023
Bevinding
Follow-up 2023
01
2019 – Frauderisicomanagement ML 2019: Wij adviseren u om het proces inzake het frauderisicomanagement te versterken, met het implementeren van een tussentijdse bewaking van de risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen en de follow-up hiervan, om daarmee de potentiële impact van de risico’s te verkleinen.
U geeft aan ons adviespunt opvolging met uw frauderisicoanalyse en met (het uitvoeren van) het controleplan voor de rechtmatigheidsverantwoording. Aandachtspunt is dat de geïdentificeerde risico’s en interne-beheersingsmaatregelen zoals geïnventariseerd tijdens de frauderisicoanalyse aansluiten op uw controleplan voor de rechtmatigheidscontrole. De uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole en de bevindingen ten aanzien van (relevante) interne-beheersingsmaatregelen vormen een waardevolle input voor het monitoren van de frauderisico’s en de beheersing daarvan.
Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost
02
2021 – Frauderisicomanagement Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van ieder organisatieonderdeel, adviseren wij om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude (sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management.
Dit aandachtspunt wordt meegenomen in de frauderisicoanalyse van Concernaudit.
Update jaareinde, om na te gaan of het punt is opgelost
2021 – Frauderisicomanagement Concernaudit heeft het bestaan en de werking van de huidige beheersmaatregelen zelf niet getoetst en heeft de bruto/netto weging gebaseerd op de informatie uit de gesprekken. In de frauderisicoanalyse worden aanvullende beheersmaatregelen genoemd. Het is belangrijk dat de organisatie het bestaan en de werking van de (huidige en aanvullende) beheersmaatregelen zoals genoemd in de frauderisicoanalyse ook daadwerkelijk gaat toetsen.