Kadernota 2021.pdf

KADERNOTA 2021 DOORWERKEND NAAR 2022

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

1.

Inleiding

In deze kadernota 2021 zullen de belangrijkste ontwikkelingen en kaders beschreven worden voor het lopende begrotingsjaar en voor het komende jaar, waarvoor ook de begroting 2022 – 2025 zal worden gepresenteerd in de bestuursvergadering van 15 maart 2020. In de volgende twee paragrafen worden de algemene ontwikkelingen en een aantal financiële ontwikkelingen beschreven.

2.

Algemene ontwikkelingen

Corona

Op dit moment is niet te zeggen hoe de situatie zich ontwikkelt ten aanzien van corona en de mogelijkheden en beperkingen die er zijn in de werkzaamheden. Tijdens de sluiting van de studiezaal en de expo wordt er door de medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis gewerkt. Voor het voorbereiden van werkzaamheden met betrekking tot de digitale dienstverlening en noodzakelijke werkzaamheden aan de collectie wordt door een gemaximeerd aantal medewerkers op de Alexander Numankade gewerkt. . De uitvoering van de wettelijke taken kan door de medewerkers vanuit huis gedaan worden. De digitale dienstverlening aan burgers en overheden heeft door corona een enorme vlucht genomen. Het team Publiek en Programmering zal in 2021 de planning continueren zoals afgesproken en de voorgenomen tijdelijke exposities opbouwen wanneer dat kan. De voorbereiding voor de tentoonstellingen in 2021 met als jaarthema ‘’Utrechters in verenigingen’’ en 2022 met als jaarthema ‘’Utrecht 900 jaar’' zijn in volle gang en worden op creatieve wijze binnen de corona-regelgeving uitgewerkt. Voor publieksopeningen zullen alternatieve programma's georganiseerd worden als de maatregelen hierom vragen. Daarnaast worden er diverse online publieksactiviteiten georganiseerd. Voor de binding tussen medewerkers en voor de gezondheid start HUA in februari een online fitnessprogramma.

Dit naar analogie van het succes “Rondje HUA”, een twee-wekelijkse online bijeenkomst met nieuwtjes, wetenswaardigheden en presentaties van medewerkers over hun projecten. Meerjarenbeleidsplan In 2020 is het meerjarenbeleidsplan ‘Werken aan Innovatief, inspirerend en Inclusief archief’ vastgesteld. De activiteiten van HUA vinden plaats binnen de drie speerpunten: ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’, ‘Jouw collectie Utrecht begint hier en ‘Onze organisatie maken we samen’. In het bijzonder is er de komende beleidsperiode aandacht voor duurzame toegankelijkheid (E-depot), digitale toegankelijkheid, inclusie, duurzaamheid en de jaarthema’s, waaronder 900 jaar Utrecht in 2022. Aan de hand hiervan zijn er diverse projecten op de interne projectagenda geplaatst, zodat we de ambitie gestructureerd uit gaan werken in de komende jaren Voortgang uittreding Rijk

Zoals bekend zal het Rijk zich in ca. 2024 terugtrekken terug uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. Er zal een andere vorm van samenwerking worden opgetuigd (waarschijnlljk delegatie) waarbij de analoge rijksarchieven in de provincies inclusief de huidige financiering bij de RHC's blijven. Inmiddels heeft het Rijk laten weten dat de RHC's definitief geen gebruik meer kunnen maken van het rijks edepot. Er komt een ruime overgangsperiode waarin de RHC's een andere oplossing voor het duurzaam digitaal beheer zullen moeten gaan zoeken. De komende maanden zal HUA in afstemming met de Gemeente en Provincie op zoek gaan naar een nieuwe oplossing voor het digitaal beheer van de archieven. Op 3 februari jl. zijn de RHC-directeuren bijeen geweest voor de e-depotontwikkeling en om na te denken over toekomstige samenwerking in het RHC-netwerk. Besloten is om een model van samenwerking voor RHC’s uit te werken tot een routekaart. Op 15 februari van dit jaar heeft een ambtelijk vooroverleg van HUA met de gemeente en provincie Utrecht plaatsgevonden om bovengenoemde recente ontwikkelingen door te spreken. In de

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

1

bestuursvergadering van HUA op 15 maart zal gesproken worden over de notitie “Voorstel verkenning plan B edepot HUA”. Hierin zal het bestuur om instemming gevraag worden om zo snel mogelijk van start te gaan met het verkennen van een volwaardig alternatief voor de e-depot-voorziening van het Nationaal Archief, inclusief de financiële en organisatorische consequenties. Het is hierbij de intentie om te verkennen of hierin kan worden opgetrokken met een of meer andere RHC’s waarbij een gezamenlijk aan te besteden oplossing de voorkeur geniet. Het is de planning om de uitkomsten van deze verkenning voor te leggen in de najaarsvergadering van het bestuur. Op 18 maart hebben de RHC’s een conceptnotitie ontvangen van het ministerie OCW Directie Media en Creatieve Industrie over de voorgenomen uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze notitie dient als voorbereiding voor het komende overleg tussen de minister voor BVOM en een bestuurlijke afvaardiging van de RHC’s. Hierop zijn vanuit de RHC’s, zoals gevraagd in de notitie, op 16 april een algemene brief namens alle RHC’s en een specifieke brief per RHC verzonden als

antwoord. In deze brieven worden de bestuurlijke, financiële en juridische impact in het algemeen en in het specifiek per RHC benoemd. Met deze brieven laat HUA weten dat het noodzakelijk is dat deze zaken verder uitgediept moeten worden voordat er verdere stappen genomen kunnen worden. Ook het proces en de planning naar een nieuwe situatie zijn nog dusdanig onzeker dat de RHC’s van mening zijn dat het aangehaalde tijdspad (2024) niet haalbaar is. Inhoudelijk voortgang e-depot bij HUA Ook voor 2021 heeft het Rijk weer gelden via de DTR-regeling beschikbaar gesteld voor verdere ontwikkelingen. Hiermee wordt het mogelijk om een programmamanager Digitale Duurzaamheid aan te trekken. De programmamanager zal naast het opzetten van een programma voor de Digitale Duurzaamheid ook de coördinatie van het team Informatiemanagement op zich nemen. Met de toekenning van de claim door de Raad (eind 2020) voor projectfinanciering van drie jaar voor de aansluiting van de gemeente Utrecht op het e-depot kan HUA dit traject oppakken. Hiervoor zal er uitbreiding van

expertise worden gezocht in het team Informatiemanagement in de vorm van de nieuwe functies digitaal adviseur en E-conservator. Op deze manier kan HUA een digitaal team vormen dat in staat is de overheden adequaat te bedienen bij het leveren van alle diensten en producten rondom het beheer van digitaal archief. Projectcluster DITO: Digitale innovatie & Toegankelijkheid In 2020 heeft het bestuur het DITO-investeringsplan vastgesteld, met twee hoofddoelstellingen: a.

Rendement van de collectie vergroten door te werken aan digitaal publieksbereik.

b.

Verdere ontwikkeling van de kennis en competenties die nodig zijn voor de volgende fase van digitaal beheer.

De projecten binnen DITO bevinden zich in de tweede laag (bruikbaar) van het drielagenmodel van HUA (naar analogie van het drielagenmodel van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed), waarin we werken aan duurzame toegankelijkheid van de collectie.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

2

Concreet wordt de digitale toegankelijkheid wordt in de periode 2021 t/m 2024 verbeterd door: •

alle beschikbare nadere toegangen en transcripties online aan te bieden;

•

nader ontsluiten en (laten) digitaliseren van de belangrijkste basisregistraties, aanvullend op eerdere en lopende inspanningen (BS, DTB, bouwdossiers, bevolkingsregister, notariële akten, kadaster);

•

nader ontsloten informatie (wie-wat-waar-wanneer-data) als verwijsbare data aan te bieden;

•

waar mogelijk de primaire collectietoegangen te verbeteren door ze te koppelen aan deze verwijsbare data of ze te verrijken met behulp van termenlijsten;

•

vormen van thematische toegang te realiseren, zoals de zoekingang op de kadastrale archieven, de Utrechtse bestuurders of de Utrechtse WOII-data te bewerkstelligen;

•

te experimenteren met nieuwe technieken van digitale toegankelijkheid en deze bij bewezen succes, te integreren in de bestaande digitale infrastructuur;

•

het beheer van alle in deze laag gecreëerde data te verankeren in de organisatie, op de verschillende niveaus van organisatie, inhoud en techniek (o.a. de i.s.m. NDE ontwikkelde publicatietool voor verwijsbare data).

•

De projecten in DITO vinden plaats gedurende de beleidsperiode 2021-2024. De voorbereiding is gestart in 2020, de realisatie start in 2021.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

3

Dienstverlenings- en samenwerkingovereenkomsten HUA heeft nieuwe dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met de gemeente Nieuwegein (looptijd 2021 tm 2031). De dienstverleningsovereenkomsten VRU, BghU, GGDrU en RUD zijn geactualiseerd en verlengd voor de jaren 2021-2022. De verlenging van de DVO met WIL is in voorbereiding. Ook is er een nieuwe samenwerkingsovereenkomsten gesloten met de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO). (looptijd 2021 tm 2024).

3.

Financiële zaken

In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2021 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2021. Bij het opstellen van deze kadernota 2021 doorwerkend naar 2022 (eind februari 2021) is het lastig de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2020.

Wel zullen de belangrijkste zaken kort worden toegelicht. Voor 2021 zullen er meer projectbijdragen van de partners worden ontvangen dan bij het opstellen van de primaire begroting 2021 bekend was. Zo heeft het Rijk weer € 148.000 via de DTR-regeling beschikbaar gesteld en is met de toekenning van de claim door de Raad (GU) € 200.000 beschikbaar gesteld voor de jaren 2020 tot en met 2022. (Het geld voor 2020 is eind 2020 beschikbaar gesteld en zal worden besteed in 2021.) Daarbij heeft het Rijk de reguliere bijdrage verhoogd met € 50.000. Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van de gemeente Utrecht worden normaliter voor de loonaanpassing de cao-wijzigingen als uitgangspunt gehanteerd. Doordat de cao-onderhandelingen nog niet zijn afgesloten is het niet mogelijk om dit al toe te passen in deze begroting 2022 – 2025. Voor prijsaanpassingen wordt er normaliter uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. In de circulaire van september 2020 staat dat er voor is gekozen de prijsontwikkeling zoals gepresenteerd in de Voorjaarsnota 2020 te bevriezen voor de jaren 2020 en 2021.

De voorjaarsnota rekent voor 2022 met een index voor het BBP van 1,7%. Met de huidige vooruitzichten in deze corona periode lijkt dit aan de hoge kant. Een andere mogelijkheid is het hanteren van de consumentenprijsindex (CPI), deze is over geheel 2020 uitgekomen op 1,3%. Voorgesteld wordt om daarom een index van 1,5% te hanteren voor loonontwikkelingen en prijsaanpassingen, wat het midden houdt tussen beide genoemde indexen. Dit percentage is ook voor de vorige begroting gebruikt en geeft binnen de huidige stand van zaken het meest stabiele beeld. De bovengenoemde extra (project)bijdragen zullen grotendeels worden ingezet voor tijdelijke uitbreiding van de formatie. Dit betekent dat HUA op dit moment ruimte heeft voor 3 projectleiders en 2 specialisten op het gebied van het e-depot. (Bij elkaar ongeveer 4 tot 5 fte.) Voor de overige reguliere lasten worden op dit moment geen bijzonderheden verwacht. Het inschatten van het verloop van de corona epidemie blijft lastig, maar met de geleverde prestaties over 2020

en een vrijwel sluitend resultaat over het afgelopen jaar is HUA goed toegerust om ook 2021 een sluitende financieel jaar te realiseren.

Afbouw reserves en voorzieningen In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven om in de komende jaren de bestemmingsreserves af te bouwen. Met het DITO-investeringsplan zal HUA vanaf dit jaar in 4 jaren de reserves in zijn geheel afbouwen. Deze oorspronkelijke doorrekening van de reserves is gepresenteerd in de vorig jaar vastgestelde begroting 2021. Met het opstellen van de jaarrekening 2020 en de concept Programmabegroting 2022 – 2025 is het mogelijk om de actuele saldi voor de afbouw van de bestemmingsreserves te benoemen. In de bestuursvergadering van HUA op 15 maart 2021 zal het bestuur gevraagd worden om de oude bestemmingsreserves op te heffen en de saldi over te zetten naar de algemene reserve en naar een nieuwe

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

4

tijdelijke reserve Digitale Toegankelijkheid. Deze reserve zal dan volledig worden ingezet in de jaren 2021 tot en met 2024, de lopende meerjarenbeleidsperiode.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

5