Jaarplan Concernaudit 2022-2023 definitief.pdf
Tekst van het document
JAARPLAN CONCERNAUDIT APRIL 2022 – MAART 2023
Versie 18-02-2022
Versie 14 april 2022
De totstandkoming van het jaarplan
De geïntegreerde aanpak van concernaudit
Concernaudit jaarplan
Bewegingen in de stad Utrecht en de gemeentelijke organisatie
Selectie opdrachten 2022-2023 • Gepland • Optioneel
Realisatieplan 2022-2023
De bezetting van concernaudit Toelichting op auditsUtrecht.nl in het jaarplan 2
De totstandkoming van het auditjaarplan Concernaudit biedt onafhankelijke en objectieve audit- en adviesdiensten en verschaft inzichten aan de gemeente Utrecht. Met een geïntegreerde aanpak wil concernaudit de gemeente Utrecht helpen haar doelstellingen en opgaven te realiseren. De opdracht van concernaudit ligt vast in een Auditcharter, die is vastgesteld door het College van Burgemeester & Wethouders op 31 augustus 2021. Concernaudit stelt jaarlijks voor de periode april t/m maart een op risico gebaseerd auditjaarplan op. De invulling van het auditjaarplan is tot stand gekomen op basis van gesprekken met stakeholders. Daarnaast maakt concernaudit haar eigen risicoafweging en is voor een aantal zaken verplicht tot het uitvoeren van audits. Tenslotte is kennis genomen van het visitatierapport en het overdrachtsdossier voor het nieuwe college van B&W.
Verplichtingen Input stakeholders
Input concernaudit
Diverse grote gemeentebrede uitdagingen zijn onder de aandacht van concernaudit gebracht, bijvoorbeeld: • De ambities van de gemeente Utrecht groter zijn dan de mankracht en middelen die beschikbaar zijn voor de realisatie. • De digitale transitie is binnen en buiten de gemeente Utrecht sterk op dreef. Concernaudit merkt dat extra aandacht nodig is voor voorbereiding en kaders en richtlijnen ten behoeve van soepele transities met betrekking tot aanbesteden, implementeren, beheren en adopteren.
Risicoafweging
• Nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving vraagt aanpassingsvermogen, zoals de Wet Open Overheid en de Omgevingswet. Maar ook de implementatie van bestaande wet- en regelgeving, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, blijft achter. Verbetering van de interne beheersing van de gemeente Utrecht zal helpen de uitdagingen beter beheersbaar te maken en veerkracht voor komende uitdagingen te vergroten. Met dit jaarplan wil concernaudit bijdragen aan het verbeteren van de interne beheersing. Dit jaarplan geeft op basis van de huidige inzichten een overzicht van de geplande werkzaamheden van concernaudit in de periode april 2022 t/m maart 2023. De geplande werkzaamheden zijn afgestemd op de beschikbare auditcapaciteit.
Auditjaarplan
Utrecht.nl 3
De multidisciplinaire en geïntegreerde aanpak van Concernaudit
Proces
Het team Concernaudit bestaat uit 13 teamleden met multidisciplinaire expertises. De samenstelling van het team wordt in de bijlagen geconcretiseerd. Het team besteedt aandacht aan de proces-, de data-, de cultuur- en gedrags- en de IT- kant van de audits die op de planning staan. Concernaudit hanteert voor haar audit- en adviesopdrachten een moderne en innovatieve aanpak. Een audit kan bestaan uit een of meerdere disciplines: • Operationele processen; • IT beheersmaatregelen en –processen; • Data-analyses; • Softcontrols met betrekking tot cultuur & gedrag; • Innovaties zoals process mining en robotisering.
Wanneer een audit uit meerdere disciplines bestaat, dan is er sprake van integrated audit.
Cultuur & Gedrag
Data
& Innovaties
IT
Utrecht.nl 4
In gesprek met onze stakeholders Voor de totstandkoming van het jaarplan heeft Concernaudit jaarplangesprekken gevoerd met de volgende stakeholders: • • •
Concerndirectie; Concernmanagers; Directeuren organisatieonderdelen.
Bij de jaarplan gesprekken kregen de stakeholders de keuze om Informatie- en procesmanagers en businesscontrollers uit te nodigen. Hier is veelvuldig gebruik van gemaakt. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met het hoofd Domstad IT, de Functionaris Gegevensbescherming, de Chief Privacy Officer en de programmamanager gegevensbescherming (mede namens de Chief Information Security Officer).
Bewegingen in de stad Utrecht en de gemeentelijk organisatie Concernaudit heeft onder andere met de jaarplangesprekken en in synergie met de stakeholders een totaalbeeld opgehaald van de belangrijkste ontwikkelingen en risico’s in de stad en in de organisatie. Dit complexe, dynamische en intergerelateerde beeld hebben we grafisch samengevat.
Utrecht.nl Deze grafische weergave is uitsluitend illustratief bedoeld. De woordfrequentie en de lettergrootte hebben geen betekenis in de afbeelding .
5
Verplichtingen
De selectie opdrachten in het jaarplan
Input stakeholders
Input concernaudit
Op basis van de input van stakeholders, de eigen omgevingsanalyse en risicoafweging maakt concernaudit een groslijst van auditonderwerpen. De confrontatie van deze groslijst met de beschikbare capaciteit en deskundigheid van concernaudit, en de onderzoeksplanning van de rekenkamer Utrecht leidt tot het auditjaarplan waarin geplande en optionele onderzoeken zijn opgenomen. • Geplande opdrachten Dit zijn opdrachten die definitief op de planning staan, waar tijd en capaciteit van concernaudit voor is gereserveerd. • Optionele opdrachten Dit zijn opdrachten die concernaudit oppakt indien de capaciteit en timing het toelaten.
Risicoafweging
Overige onderwerpen op de groslijst nemen we mee bij de afweging en het opstellen van een volgend jaarplan.
Ad hoc audits en onderzoeken Concernaudit heeft 5% van haar audituren gereserveerd om ad hoc audits en onderzoeken uit te voeren. Middels deze reservecapaciteit willen we flexibel kunnen inspelen op onverwachte belangrijke ontwikkelingen, nieuwe risico’s, onderzoeken naar vermoedens van niet integer handelen door bestuurders en medewerkers en fraudeonderzoeken.
Auditjaarplan
Gepland
Optioneel Utrecht.nl 6
Gepland Titel
Domein
Proces rechtmatigheidsverantwoording 2022
Bedrijfsvoering
Concerncontroller
Project rechtmatigheidsverantwoording
Bedrijfsvoering
Concernmanager FIJ
Inkopen en aanbestedingen (spend)
Bedrijfsvoering
Concernmanager FIJ
Rechtmatigheidsverantwoording (uitbesteed) Verbijzonderde Interne Controle
Subsidies
Bedrijfsvoering
Concernmanager FIJ
Verbijzonderde Interne Controle
Process mining SAP ‘Bestellen t/m factuurafhandeling’
Bedrijfsvoering
Concernmanager FIJ
Verbijzonderde Interne Controle
Europese subsidies: 'Reduces' en 'Urbact'
Gezond Stedelijk Leven Bedrijfsvoering, Sociaal en Gezond Stedelijk Leven Sociaal
Directeur OOR
Directie WiGo4It
Verbijzonderde Interne Controle Eventueel integrated audit in Governance audit Digitale audit
Bedrijfsvoering
Concernmanager FIJ
Innovatietraject
Wet politiegegevens periode 2023 WiGo4it Algemene IT beheersmaatregelen Overdracht innoveren financiële controles middels processmining Innoveren subsidiecontroles middels processmining
Opdrachtgever Verplichte opdrachten
Directeur bedrijfsvoering
Aard Rechtmatigheidsverantwoording
Werken 3.0
Directeur MO Sociaal Doorloop uit jaarplan 2021-2022 Directeur bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Innovatietraject
Projectbeheersing – Wervengebied en Berlijnplein
Gezond Stedelijk Leven
Concerncontroller
Projectaudit
Evaluatie zorgpartners WMO/Jeugdzorg
Digitale audit
Sociaal
Directeur MO
Bewoners audit
Innoveren dienstverleningscontroles
Gezond Stedelijk Leven
Directeur PBZ
Innovatietraject
Wet politiegegevens periode 2022
Gezond Stedelijk Leven
Directeur OOV en VTH
Digitale audit
Thuis voor Iedereen
Sociaal
Wethouder Wonen
213a- onderzoek
Erfpacht
Gezond Stedelijk Leven
Directeur OOR
Operational audit
Onderwijshuisvesting
Sociaal
Directeur VGU
Operational audit
Omgevingswet
Gezond Stedelijk Leven
Concerndirecteur GSLvI
Integrated audit
Stromen Archeologisch bedrijf
Gezond Stedelijk Leven
Directeur OOR
Operational audit
Directeur bedrijfsvoering
Integrated audit
Directeur bedrijfsvoering
Digitale audit
Aanvullend geselecteerde opdrachten
Digitale transitie LTB SAP HR
Bedrijfsvoering, Sociaal en Gezond Stedelijk Leven Bedrijfsvoering
Cyberweerbaarheid
Bedrijfsvoering, Sociaal en Gezond Stedelijk Leven
Directeur bedrijfsvoering
Digitale audit (eventueel deels uitbesteed)
Fraudepreventie
Bedrijfsvoering
Directeur Bedrijfsvoering
Operational audit
Utrecht.nl
Indien de tijd en capaciteit het toelaten worden de volgende optionele audits uitgevoerd: Gegevensbescherming, process mining Werk & Inkomen, 7 Informatiehuishouding vastgoed doelmatigheid en informatiemanagement, Wet Open Overheid en Governance.
Realisatieplan 2022-2023
Ambitie realisatie jaarplan
Uitdagingen 2021-2022 Concernaudit werkt in haar jaarverslag de uitdagingen uit die in de auditperiode april 2021- maart 2022 op haar pad zijn gekomen en invloed hebben gehad op de doorloop van audits naar het nieuwe jaarplan van april 2022 – maart 2023. Deze doorlopende audits zijn in het overzicht van de geplande audits opgenomen onder ‘Doorloop uit jaarplan 2021-2022’.
Ambitie 2022-2023 Concernaudit zal voor het jaarplan 2022- 2023 meer aandacht besteden aan monitoring van de voortgang van het jaarplan en de planning. Concernaudit plant bij tussentijdse wijzigingen op het jaarplan overleg in met desbetreffende directieraadleden die in het overzicht van geplande en optionele audits gekoppeld zijn aan de desbetreffende domeinen. Daarnaast heeft concernaudit het handboek bijgewerkt met een richtlijn voor communicatie en goedkeuring van het jaarplan. Concernaudit zal bij de start van de audits in het jaarplan extra aandacht besteden aan scopingsactiviteiten om de grootte van de opdrachten beter af te stemmen op de beschikbare capaciteit binnen concernaudit en om de doorlooptijd van de audits te managen binnen het jaarplan 2022 - 2023.
Voortgang en planning
Opdrachtgevers periodiek betrekken bij voortgang audits en auditplanning en tijdig signaleren Handboek richtlijn communicatie en goedkeuring jaarplan toegevoegd
4 of meer processen
Scope audits
2-3 processen 1 proces Opzet
Bestaan
Utrecht.nl
Werking
Bijlage De bezetting van concernaudit Toelichting op de onderdelen van het auditjaarplan
Utrecht.nl 9
De bezetting van Concernaudit in 2022 Functie
Formatie FTE
Management
Accountmanagement
Audits
Uren per FTE
Audituren
Manager
1
30%
10%
60%
1.360
816
Senior Auditor
1,89
10%
90%
1.360
2.313
Senior IT Auditor
2
10%
90%
1.360
2.448
Senior Data-analist
1
10%
90%
1.360
1.224
Auditor
2,89
100%
1.360
3.930
IT Auditor
1
100%
1.360
1.360
Data-analist
0,89
100%
1.360
1.210
Assistent Auditor
1
100%
1.360
1.360
Projectleider RMV
Extern (0,4)
Stagiairs
Extern
Totaal
11,67
14.662
In de concerndirectie van 30 november 2011 is besloten om de productiviteitsnorm van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), namelijk 1.360 productieve uren per jaar voor een fulltime dienstverband van 36 uur per week, vast te stellen als richtlijn voor elk onderdeel in de organisatie. In deze norm van 1.360 uur is ook het gemiddelde ziektepercentage, vakantie, opleidingsdagen en bijzonder verlof meegenomen.
Utrecht.nl 10
Rechtmatigheidsverantwoording / Verbijzonderde Interne Controle Naar verwachting vanaf verslagjaar 2022 moet de gemeente Utrecht zelf een verklaring afgeven over de naleving van de comptabele wet- en regelgeving, ofwel de rechtmatigheid. Deze zogenoemde rechtmatigheidsverantwoording wordt door het college opgenomen in de jaarrekening. Om deze verantwoording af te kunnen leggen, is het van belang dat voor alle materiële geldstromen de naleving van de relevante wet- en regelgeving inzichtelijk is. De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording vereist een goede inrichting van en samenwerking tussen de 3 lijnen:
het management is verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de processen (1e lijn);
de eenheden businesscontrol en concerncontrol voor advisering ten aanzien van de inrichting van de processen en uitvoering van de verbijzonderde interne controles (2e lijn); en
concernaudit voor advisering aan de 1e en 2e lijn over procesverbeteringen en het op basis van audits voorzien van directieraad en college van aanvullende zekerheid op het geheel (3e lijn).
In de praktijk betekent dit dat proces- en verbijzonderde interne controles zoveel mogelijk worden belegd bij de eenheden businesscontrol. In 2022/2023 zal Concernaudit:
de verbijzonderde interne controles (VIC) uitvoeren van de organisatieonderdelen overstijgende processen: inkopen & aanbesteden (’spend’), subsidies en het proces van bestellen tot en met factuurafhandeling.
een review uitvoeren op het rechtmatigheidsverantwoordingsproces 2022.
project Rechtmatigheidsverantwoording – uitbesteed
Controle Europese subsidies: 'Reduces' en 'Urbact’
Vanuit het verleden voert concernaudit periodiek controles uit op de door de gemeente Utrecht ontvangen Europese subsidies: 'Reduces' en 'Urbact’. Concernaudit zal geen nieuwe Europese subsidies controleren. Dit is vastgelegd in haar auditcharter.
Utrecht.nl 11
Integrated audit •
Omgevingswet : In mei 2021 heeft concernaudit haar readiness assessment rapport inzake de voorbereidingen van de implementatie Omgevingswet gepubliceerd. De audit in 2022 richt zich op de feitelijke implementatie van de Omgevingswet. De invoering Omgevingswet is in februari 2022 opnieuw uitgesteld, zodat deze op een verantwoorde manier kan worden ingevoerd. Een stabiele landelijke voorziening vanuit het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is daarvoor nodig. De nieuwe invoeringsdatum wordt 1 januari 2023. De gemeente gaat onverkort door met de voorbereidingen op Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb).
•
Digitale transitie - Met common ground willen gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, sneller en slimmer inrichten. In de kern gaat het bij common ground om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo wordt data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties. Data wordt bevraagd bij de bron, in plaats van veelvuldig te gekopieerd en opgeslagen. Met de audit digitale transitie wordt de overstap van de keten ‘beleidsvoorbereiding en bestuurlijke besluitvorming’ richting een common ground oplossing getoetst. Ook worden zaken waar eventueel op bijgestuurd dient te worden vóór livegang van de nieuwe oplossing in kaart gebracht.
Utrecht.nl 12
Projectaudit Projectbeheersing – Wervengebied en Berlijnplein De beheersing van grote, risicovolle projecten is een blijvend aandachtspunt voor elk gemeentebestuur. Grote projecten zijn door hun complexiteit bij uitstek langdurige en kostbare trajecten die bovendien vaak onderhevig zijn aan bestuurlijke en technologische scopewijzigingen. In 2019 heeft concernaudit het onderzoek ‘Verdere professionalisering beheersing grote projecten’ opgeleverd. Het onderzoek geeft inzicht in de kansen om de interne beheersing van grote projecten te verbeteren. In 2020 hebben we een vervolgonderzoek uitgevoerd en gerapporteerd naar de beheersing van grote projecten, waarbij nadrukkelijk de onderdelen projectramingen, tegenspraak en projectadministratie zijn beoordeeld. De gemeente heeft de Regeling Risicovolle Projecten (RRP) geïmplementeerd. Daarnaast is in januari 2021 de handleiding projectbeheersing goedgekeurd en gepubliceerd teneinde de projectbeheersing te verbeteren. Om te beoordelen of de beoogde verbetering van de projectbeheersing wordt gerealiseerd en om de risico’s van een aantal grote, risicovolle (politiek/afbreukrisico en financieel) projecten te beoordelen, zijn de navolgende projecten/programma’s geselecteerd voor een audit: • Project Herstel Wervengebied; • Project Berlijnplein.
Utrecht.nl 13
Operational audit & Bewonersaudit Fraudepreventie: Concernaudit wil met deze audit de opzet, bestaan en werking beoordelen van de beheersmaatregelen gericht op (interne) fraudepreventie. In overleg met de coördinator Integriteit zal de exacte scope van de audit worden bepaald. Bewonersaudit: Sinds 1 januari 2015 is de Gemeente Utrecht verantwoordelijk voor de maatschappelijke ondersteuning – op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015) – en voor de zorg voor jeugd – op basis van de Jeugdwet. Middels het uitvoeren van een bewonersaudit als onderdeel van de tussenevaluatie van Wmo- en Jeugdzorg zorgpartners in 2021, wil Concernaudit graag bijdragen aan het vergroten van de bewonersparticipatie in de stad Utrecht en bijdragen aan de kwaliteit van het Utrechtse zorgmodel en de tussenevaluatie. De tussentijdse evaluatie was oorspronkelijk gepland in 2021. Wegens de werkdruk mede vanwege de coronacrisis is deze door MO uitgesteld. Stromen archeologische bedrijf: Concernaudit heeft het verzoek gekregen van de Ontwikkelorganisatie Ruimte om een audit uit te voeren naar de functiescheiding en administratie bij het archeologisch bedrijf.
Onderwijshuisvesting: Concernaudit voert een audit uit naar de financiële samenwerking tussen schoolbesturen en de gemeente op het gebied van de uitvoering van onderwijshuisvestingsprojecten door scholen en hoe dit geprofessionaliseerd kan worden. Erfpacht: Concernaudit voert een operational audit uit naar de voortgang van het verbetertraject van het erfpachtbedrijf. Hierbij wordt ondermeer een data-analyse uitgevoerd op de koppeling van SAP RE met de basisregistratie van het kadaster (BRK).
Utrecht.nl 14
213a-onderzoek In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek moet laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Concernaudit voert deze zogenoemde 213a-onderzoeken uit ten behoeve van het college en rapporteert hierover aan het college en de gemeenteraad. Concernaudit richt zich met de 213a-onderzoeken op de opgaven die in het Coalitieakkoord van het college zijn vastgelegd.
213a-onderzoek Thuis voor Iedereen (T)huis voor Iedereen is primair zich op het binnen redelijke termijn aanbieden van passende huisvesting aan kwetsbare en bijzondere doelgroepen Woonruimteverdeling kwetsbare en bijzondere doelgroepen heeft betrekking op: • Statushouders: het huisvesten van erkende vluchtelingen (statushouders) is een wettelijke taak; • Uitstroom Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen (MO/BW); • (Jong)volwassenen: jongvolwassenen ( jongeren tussen de 16 en 27 jaar) in een kwetsbare positie, met name dak – en thuisloze jongeren.
Utrecht.nl 15
Digitale audits
De gemeente wil de kansen die digitalisering biedt maximaal benutten om de opgaven in onze stad te realiseren en zo bij te dragen aan een gezonde leefomgeving voor iedereen. In de visie digitale stad heeft de gemeente de ambitie uitgesproken doordachte werkwijzen van strategie tot uitvoering te creëren door samen te werken en kennis te delen om zo effectiever en efficiënter te werken. Deze ambitie nemen wij mee bij het toetsen van de interne beheersing van digitale oplossingen. Concernaudit wil bijdragen aan veilige digitalisering van de Utrechtse opgaven middels het uitvoeren van de volgende audits: • WiGo4it Algemene IT beheersmaatregelen: De WiGo4it audit is een verplichte audit die samen met de gemeente Amsterdam, Rotterdam en Den Haag wordt uitgevoerd om de interne IT beheersing van uitbestede IT processen bij WiGo4it te evalueren. • Werken 3.0: Het programma Werken 3.0 kent diverse onderdelen waarbij aan een passende werkplek (inrichting) van medewerkers van de gemeente Utrecht wordt gewerkt. De audit die wordt uitgevoerd beslaat de registratie van IT assets in een daarvoor bestemde database en de mate waarin deze registratie voorzien in inzicht in het afdekken van risico’s. • Wpg 2022 en 2023: In de Ministeriële regeling periodieke audit politiegegevens is bepaald dat jaarlijks een internal audit moet plaatsvinden op één dan wel een aantal onderdelen van de wet.
Op dit moment loopt er voor 2021 een audit van Concernaudit naar het verwerken van persoonsgegevens door vaste en flexibele camera’s in de openbare ruimte. Voor 2022 wordt de besluitvorming en verantwoordelijkheden met betrekking tot de naleving van de Wet politiegegevens (Wpg) getoetst, deze audit is ondergebracht in de integrated governance audit. • Logische Toegangsbeheer SAP HR: SAP Successfactors is in 2021 geïmplementeerd en vormt het startsysteem voor registratie van medewerkers en het beginpunt van het proces waarbij toegang tot het netwerk van de gemeente Utrecht wordt verstrekt, gewijzigd of ingetrokken. Toegang tot het netwerk is een eerste ‘stepping stone’ op basis waarvan verdere toegang tot diverse IT systemen van de gemeente Utrecht wordt gefaciliteerd. De audit die wordt uitgevoerd toetst in hoeverre de beheersmaatregelen in de volgende processen het risico op ongeautoriseerde toegang tot het netwerk en mogelijke verdere toegang tot diverse IT systemen voldoende wordt beperkt: • •
•
Registratie van gebruikers (medewerkers, externen, stagiaires en andere mogelijke gebruikers) in SAP Successfactors Het verstrekken, wijzigen en verwijderen van toegang tot het netwerk op basis van de registratie van gebruikers in SAP Successfactors
Cyberweerbaarheid: Voor gegevensbescherming kent de gemeente verplichte standaarden (Baseline Informatiebeveiliging Overheid, Algemene Verordening Gegevensbescherming, Wet politiegegevens) en ambities (ISO27001/2). De gemeente zet zich in voor naleving van deze standaarden, maar extra aandacht is nodig. • • •
Vanaf 1 januari 2020 moet volgens de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) worden gewerkt. Dit is nog niet het geval. Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeente werkt nog niet volledig volgens de AVG. Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) van de gemeente belast met de opsporing van bepaalde categorieën strafbare feiten vallen sinds 1 januari 2019 onder de Wet politiegegevens (Wpg). De implementatie van de Wpg is nog onderhanden. Concernaudit voert periodiek privacyaudits uit naar de naleving van de AVG en Wpg. Daarnaast wordt in 2022 een Utrecht.nl audit naar cyberweerbaarheid uitgevoerd welke eventueel deels wordt uitbesteed.
Innovatietrajecten De doelstelling van digitale innovatie in de audits is om steekproefsgewijze, handmatige controles te vervangen door gedigitaliseerde, integrale controles. Op basis van de single audit gedachte betekent dit dat slechts één controle wordt uitgevoerd en vanuit andere controledoeleinden (bijvoorbeeld de jaarrekeningcontrole door de externe accountant) kunnen interne en externe partijen hier gebruik van maken. Met digitale controles voorzien wij in zeer nauwkeurige controles met een dekking van 100%. Technieken als process mining en data-analyse vormen de basis van de digitale controles. SAP Process mining en Overdracht naar FIJ: De process mining naar het inkoopproces (bestellen t/m betalen) is sinds 2018 onder handen bij concernaudit. In 2022 zijn onze plannen tweeledig. Enerzijds breiden we dit project uit door analyses te verfijnen en deze frequenter uit te gaan voeren, anderzijds gaan we mogelijkheden bekijken om het uitvoeren van deze analyses in toenemende mate bij FIJ zelf neer te leggen. Dit betreft een voortzetting van werkzaamheden uit het afgelopen jaar, waarin enkele onderdelen al stapsgewijs werden overdragen. Easyfunders en process mining op subsidieverstrekkingen. Concernaudit voert ondersteunende werkzaamheden uit om betrouwbaarheid van data uit het subsidiesysteem Easyfunders te verbeteren, bijv.
door het automatiseren van de voorbereiding op de maandelijkse aansluiting op SAP. Daarnaast voeren wij een process mining uit op het subsidieproces. In 2022 beogen we eerst de kwaliteit van de data uit dit systeem te beoordelen op geschiktheid voor process mining. Daarnaast streven we ernaar de bestaande process minings uit te breiden met meer rechtmatigheidsaspecten. Process mining Raadplegen Basis Register Persoonsgegevens (BRP) en overige processen Publiekszaken. Voor PBZ zijn diverse process minings dashboards ingericht. Het dashboard BRP willen we uitbreiden met data uit het zaaksysteem. Daarnaast willen we process mining gebruiken om inzichten en kennis te generen over processen zoals bijv. huwelijksvoltrekkingen.
Utrecht.nl 17