Instructie opleggen en opheffen van geheimhouding in Utrecht (september 2023)

Raadsinformatiebijeenkomsten zijn altijd openbaar en zijn niet bedoeld om geheime informatie te delen. In die bijzondere gevallen dat het toch nodig is om geheime informatie te delen in de vorm van een raadsinformatiebijeenkomst dan wordt hiervoor formeel een besloten commissievergadering georganiseerd. Dat betekent dat er eisen worden gesteld aan de organisatie en het verloop van de bijeenkomst. De besloten commissievergadering wordt georganiseerd door de griffie. Op die manier wordt gelijktijdig de geheimhouding en de functie van de raadsinformatiebijeenkomst geborgd. Een technische bijeenkomst is een interne bijeenkomst tussen ambtenaren en raads- en commissieleden. In beginsel kan in een technische bijeenkomst over informatie die onder geheimhouding is verstrekt gesproken worden. Ook in dat geval worden eisen gesteld aan de organisatie en het verloop van de bijeenkomst, wat de verantwoordelijkheid is van de ambtenaren die de bijeenkomst organiseren. Het moet voor alle aanwezigen duidelijk zijn dat over geheime informatie gesproken wordt en ook bij technische bijeenkomsten geldt dat alleen bestuurders, leden van de raad of commissie en noodzakelijke ambtelijke ondersteuning van bestuurders en raad aanwezig kunnen zijn bij de behandeling van geheime informatie.

Indien gewenst kan zo’n bijeenkomst worden gesplitst in een openbaar deel (waarin ook een externe partij informatie kan geven) en deel waarbij onder geheimhouding wordt gesproken. Betrek de adviseur juridische zaken vooraf voor advies over de organisatie van een technische bijeenkomst waarbij geheime informatie aan de orde komt.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

31/36

Hoe kan een raadsfractie mondelinge of schriftelijke vragen stellen of een initiatiefvoorstel indienen met geheime informatie?

Mondelinge vragen over geheime informatie kun je alleen stellen in de besloten vergadering. Schriftelijke vragen die gaan over informatie waarvan de verwachting is dat deze geheim zou moeten zijn worden voorgelegd aan de voorzitter van het dagelijks bestuur, om eerst geheimhouding op de schriftelijke vragen te leggen. Nadat de voorzitter van het dagelijks bestuur namens de raad geheimhouding heeft opgelegd kunnen de schriftelijke vragen onder geheimhouding worden verstrekt aan het college. Dezelfde werkwijze is van toepassing wanneer geheimhouding moet rusten op een Initiatiefvoorstel of een (deel van) bijlage(n) bij een initiatiefvoorstel. Ook in dat geval dient geheimhouding door de voorzitter van het dagelijks bestuur te worden opgelegd alvorens het initiatiefvoorstel wordt gedeeld met de raad en andere betrokkenen. Als schriftelijke vragen betrekking hebben op informatie die onder geheimhouding door het college aan de raad is verstrekt worden de vragen ‘niet openbaar’ aan het college aangeboden. Het college beoordeelt vervolgens welke vragen en antwoorden zo mogelijk openbaar gegeven kunnen worden en op welke vragen en antwoorden (gedeeltelijk) geheimhouding moet rusten. Een raadslid kan technische vragen direct aan een portefeuillehouder of ambtenaar stellen.

Als de beantwoording het opleggen van (gedeeltelijke) geheimhouding vraagt, wordt de betreffende informatie vanwege het opleggen van geheimhouding door het college aan de raad als geheel verstrekt.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

32/36

6 Wat als je je geheimhoudplicht schendt? Het openbaar maken van geheime informatie is strafbaar (artikel 272 Wetboek van Strafrecht). Dit betekent dat bij gelekte informatie de burgemeester bij de politie aangifte kan doen. De politie stelt daarna een strafrechtelijk onderzoek in om bewijzen te verzamelen en te achterhalen wie de geheimhouding heeft geschonden. Als in het strafrechtelijk proces door de rechter wordt vastgesteld dat een ambtenaar, collegelid, raadslid, commissielid of fractiemedewerker de geheimhouding heeft geschonden. Het schenden kan leiden tot een gevangenisstraf van ten hoogste één jaar of een geldboete in de 4e categorie (maximaal 22.500,- euro).

Voorbeelden van gelekte informatie zijn het bewust delen van informatie met de pers of een bevriende ondernemer. Maar het kan hier ook gaan om delen van kennis met een familielid of partner waarbij iemand zich even niet meer bewust was van het feit dat er geheimhouding op rust. Maatregel als raadslid geheimhouding schendt

Naast strafrecht, is voor raadsleden in de Gemeentewet een bijzondere maatregel opgenomen. De raad kan besluiten dat het raadslid 3 maanden lang geen geheime informatie meer verstrekt krijgt (artikel 89, vijfde lid, Gemeentewet). Dit soort besluiten gelden ook voor commissieleden. Een raadslid of commissielid kan bezwaar maken tegen de bijzondere maatregel door om een voorlopige voorziening te vragen. Formeel kan er ook beroep worden ingesteld, maar dit is ongebruikelijk omdat de 3 maanden termijn dan meestal al verstreken is.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

33/36

Wettelijke regeling voor schenden van geheimhouding door ambtenaren

Geheimhouding op grond van de Gemeentewet is uitsluitend van toepassing op de verhouding tussen bestuursorganen. Voor ambtenaren die onder de raad vallen, ambtenaren van het college en externe medewerkers zoals adviseurs, uitzendkrachten en stagiaires van de raad en het college geldt de verplichting om geheimhouding in acht te nemen op grond van artikel 9 in de Ambtenarenwet. Hierin is het volgende opgenomen: De ambtenaar en de gewezen ambtenaar zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt. Vermoedens van schendingen van geheimhouding door ambtenaren en externe medewerkers/adviseurs worden gemeld aan de concernjurist. Het schenden van de geheimhoudingsplicht kan mogelijk ook worden gekwalificeerd als een schending van artikel 272 Wetboek van Strafecht. Het schenden kan leiden tot een gevangenisstraf van ten hoogste één jaar of een geldboete in de 4e categorie (maximaal 22.500,- euro). Voor advocaten geldt dat dan tuchtrechtelijke maatregelen genomen kunnen worden. Voor ambtenaren wordt in dat geval een integriteitsonderzoek gestart. Dat kan leiden tot personele maatregelen, van een waarschuwing tot ontslag.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

34/36

7 Het geheimhoudingsregister In 2011 hebben college en raad afgesproken geheime stukken die het college van burgemeester en wethouders onder geheimhouding aan de raad verstrekt vanaf dat moment in een register op te nemen. Aan dit geheimhoudingsregister kunnen ook verslagen en eventuele andere stukken waar de raad geheimhouding op heeft opgelegd toegevoegd worden. Het stafbureau gemeentesecretaris beheert het register en publiceert maandelijks een actuele bijgewerkte versie op de gemeentelijke website. Het register bevat de volgende onderdelen: a) Motivering: op grond van welke uitzondering genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (voorheen Wet Openbaarheid van bestuur) geheimhouding is opgelegd.

b) Termijn: moment tot waarop de geheimhouding geldt of dat geheimhouding permanent is c) Besluitdatum: waarop de geheimhouding is opgelegd d) Onderwerp: ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd, zo mogelijk in duidelijke bewoordingen, zo mogelijk door vermelding van het beleidsveld als het onderwerp de geheime informatie al weggeeft e) Artikel Gemeentewet: betreffende artikel in de Gemeentewet dat de grondslag vormt voor de oplegging van de geheimhouding f) Orgaan: de raad, het college of de raadscommissie g) Datum opheffing onder voorwaarden: datum waarop tijdelijke geheimhouding, indien aan de orde, door de raad onder voorwaarden is opgeheven (voor 1 april 2023 datum bekrachtiging geheimhouding conform het vervallen artikel 25 lid 3 gemeentewet). h) Opmerkingen Wijzigingen in de geheimhouding worden door het stafbureau gemeentesecretaris zo snel als mogelijk in het geheimhoudingsregister verwerkt. Dat kan het geval zijn als aan één van de voorwaarden van opheffing van tijdelijke geheimhouding is voldaan. In het geheimhoudingsregister wordt bij de registratie van de opheffing vermeld aan welke voorwaarde is voldaan (zie paragraaf 4.2). Het kan ook gaan om door de raad aangepaste of opgeheven permanente geheimhouding. Periodiek wordt bekeken of door verloop van tijd opheffing van geheimhouding mogelijk is.

Elke 5 jaar wordt opnieuw bekeken of geheimhouding nog steeds nodig is. Na 20 jaar bekijkt het college op basis van de Archiefwet of permanente geheimhouding nog steeds nodig is bij overdracht van geheime stukken aan het Utrechts Archief.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

35/36

Je krijgt een vraag van stafbureau over het geheimhoudingsregister

Als je een vraag krijgt van het stafbureau of de geheimhouding op een stuk in het geheimhoudingsregister nog actueel is, dan beoordeel je opnieuw of de geheimhouding noodzakelijk is. Als de informatie nog steeds geheim moet blijven, geef je dit gemotiveerd terug aan het stafbureau. Als het belang van openbaar maken groter is, dan kan de geheimhouding op de informatie gedeeltelijk of geheel worden opgeheven. Hierbij worden de stappen in hoofdstuk 4 ‘opheffen’ gevolgd.

Werkwijze geheimhouding in Utrecht | 23 aug 2023

36/36