HUA - Ontwerp Programmabegroting 2026 - 2029
Tekst van het document
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Provinciaal archivaris
Publiek en presentatie
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team dienstverlening
Team beheer en digitalisering
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team digitale archiefdiensten
Team ICT
Team verwerving en metadatering
Team secretariaat & administratie
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
20
Op basis van de organisatiestructuur is de begroting 2026 van HUA gebaseerd op een formatie van 49 fte met een vaste aanstelling en 7 fte met een tijdelijke aanstelling. De genoemde 49 fte is zonder vrijwilligers, stagiaires, werkervaringsplaatsen etc. De hiervoor geraamde werkgeverslasten in 2026 bedragen ongeveer € 4,5 mln. HUA wordt bij de uitvoering van de werkzaamheden ondersteund door een grote groep vrijwilligers. Daarbij ligt de nadruk steeds meer op vrijwilligers die via online crowdsourcings-projecten aan HUA verbonden zijn. Vanaf 2024 werken er enkele vrijwilligers alleen voor speciale projecten nog op locatie werken, bijna alle projecten worden aangeboden via crowdsourcing. Elke twee weken is er een korte online personeelsbijeenkomst waarbij het personeel, directeur en het MT elkaar bijpraten. Hierin staan informatie-uitwisseling en kennisdeling centraal staat. Verder organiseren de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast vinden jaarlijks beoordelingsgesprekken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over opleiding en competentieontwikkeling. 3.5.6.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HUA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HUA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies en gemeenten 3.5.7.
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: •
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum, kantoren en vergader-, en ontvangstruimten zijn gehuisvest;
•
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht en deels van het Rijk.
3.5.8.
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.
bereiken van strategische doelstellingen
2.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
3.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
4.
naleving wet- en regelgeving.
Deze doelstellingen worden via het plannings- en regelmatig onderzocht en zijn zo continu onderwerp van bespreking binnen het managementteam. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden controles uit. De Rechtmatigheidsverantwoording door het eigen Dagelijks bestuur werd in 2023 geïntroduceerd en wordt elk
jaar geactualiseerd naar geldende regelgeving. 3.5.9.
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht, is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
21
3.6.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting
3.6.1.
Algemene uitkeringen
HUA is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. 3.6.2.
Vennootschapsbelasting
Er zijn op dit moment geen indicaties dat HUA vennootschapsbelastingplichtig zou zijn. 3.6.3.
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Na de direct toepasbare wijzigingen is HUA nu bezig om specifieker inzicht te krijgen in de verbruikte energie. In 2025 wordt hiervoor het klimaatbeheersysteem uitgebreid met extra meetpunten per verdieping. Dit is een intensieve operatie. Op het moment dat dit is gerealiseerd kunnen er een historie van meetgegevens opgebouwd worden die zullen dienen als input voor verdere analyse en het opstellen van een vervolgplan. HUA houdt daarbij wet- en regelgeving in de gaten die eisen stellen aan aanpassingen en rapportages op dit gebied. 3.6.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen
HUA heeft dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten met gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor paragraaf 3.9 Verbonden partijen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
22
Beleidsbegroting: Verplichte paragrafen 3.7.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.7.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen
te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de begroting 2026 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd. 3.7.2.
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2024 te bespreken in het Dagelijks Bestuur van 24 maart 2025 en het Algemeen Bestuur van de bestuursvergadering van 14 juli 2025, worden de volgende cijfers gepresenteerd: •
Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2024) op dit moment € 712.961.
•
De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing.
•
De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2024 € 1.560.605. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen resultaat over 2024 van € 14.253 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.273.566.
In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 3.017.524, de Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.586.378 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 719.468. Samen is dat € 7.323.370. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 732.337. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2024) bedraagt € 712.961 en is daarmee onder de norm.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
23
3.7.3.
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister of gemeente opgedragen taken, zoals het publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. De omvang is de mogelijke bruto financiële omvang. Het management schat de gebeurtenis op basis van een
mogelijk voorval in een aantal jaren. De kans wordt dan 100 gedeeld door aantal jaren, uitgedrukt als percentage. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
24
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
25
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting.
3.7.4.
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 573.436. De beschikbare weerstandscapaciteit (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2023) is € 721.961. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,24. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen. 3.7.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De
kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HUA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken. Jaarrekening 2024
Begroting 2025 na wijziging
Begroting 2026
Netto schuldquote
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsrisico
63%
67%
61%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HUA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.
3.8.
Kapitaalgoederen en onderhoud
3.8.1.
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf
aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In de 2e Berap 2020 is de voorziening groot onderhoud bijgesteld naar € 189.505, dit omdat de voorziening groot onderhoud nu wordt gebruikt voor de Alexander Numankade en de Hamburgerstraat. 3.8.2.
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000,00 per object.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
26
HUA is op dit moment gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort het groot onderhoud toe voor het kantoordeel aan respectievelijk aan de gemeente Utrecht en voor de depottorens aan HUA. Het meerjarenonderhoudsplan is in 2024 geactualiseerd en de meerjarenonderhoudsvoorziening is hierin meegenomen. De accountant heeft dit beoordeeld bij de jaarstukken van 2024 en heeft geconstateerd dat HUA aan de regelgeving voldoet en dat de cijfers een getrouw beeld geven. Dit vormt de basis voor dit onderdeel in de nieuwe meerjarenbegroting 2026 – 2029. 3.8.3.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2026 - 2029
Hieronder staan de voorgenomen investeringen vermeld, deze worden geactiveerd op basis van de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2020. In deze nota wordt vermeld dat als kapitaallasten aan de kostendragers worden toegerekend, alleen de afschrijvingskosten en niet de rentekosten worden doorberekend. De lasten die uit de voorgenomen investering voortvloeien, staan vermeld in meerjarenbegroting 2026 – 2029. Voor de volledigheid is 2025 ook opgenomen in dit overzicht. (Bedragen in euro’s)
Depotinrichting en inventarissen IT / ICT Totaal investeringen
2025
2026
2027
2028
2029
48.025 48.025
766.028 289.336 1.055.364
311.075 100.000 411.075
331.916 100.000 431.916
316.906 100.000 416.906
De investeringen in 2025 betreft de vervanging van de netwerkapparatuur. Voor depotinrichting en inventarissen staat voor 2026 € 766.028 gepland, dit gaat van meubilair tot het vervangingen van apparatuur in de depots. Daarnaast staat voor 2026 € 289.336 aan IT/ICT investeringen gepland, dit gaat om servers, netwerkapparatuur, laptops en mobiele telefoons. HUA vraagt met deze begroting toestemming aan het bestuur voor deze investeringsbedragen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
27
3.9.
Financiering
3.9.1.
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA
alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is het Treasurystatuut 2022 door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB. Het is de bedoeling om dit statuut in de komende beleidsperiode te actualiseren en daarna te laten vaststellen door het AB. 3.9.2.
Algemene ontwikkelingen
In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •
Externe ontwikkelingen Hierbij gaat het om internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese gelden kapitaalmarkt. HUA is ongevoelig voor externe ontwikkelingen, omdat de kosten één op één aan deelnemers worden doorberekend.
•
Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben. In brief van voormalig minister Slob van 15 december 2021 met als onderwerp ‘Transitie RHC’s en bevestiging bestuurlijke afspraken’ wordt vermeld dat het voornemen is: “De rijksmiddelen die nu jaarlijks door het Rijk aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend blijven middels deze uitkering voor dit beheer beschikbaar.” Deze uitkering betreft een zgn. SPUK (speciale uitkering) en wordt voorbereid door OCW samen met het delegatieoverleg van de
RHC’s. •
Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is gevoelig voor dit risico. Aangezien de debiteuren veelal het rijk, de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein zijn, is dit risico praktisch verwaarloosbaar.
•
Financiering In het begrotingsjaar 2026 zullen geen leningen worden opgenomen.
•
Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2026 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
28
huisbankier (Rabobank) optreden. •
Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren.
•
Organisatie Naar verwachting zullen in 2026 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle zoals vastgelegd in de “Financiële Beheersverordening 2021”.
•
Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2026 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.
HUA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie, de gemeente Nieuwegein en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. 3.9.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. De drempel is 2% van het begrotingstotaal, indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 2,0% van het
begrotingstotaal (met een minimum van € 1.000.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2024 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal € 114.284. Dit bedrag ligt onder de minimumnorm van € 1.000.000. De verwachting is dat HUA ook in 2026 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft. 3.9.4.
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen.
Aangezien HUA, conform de richtlijnen van zijn treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. 3.9.5.
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 682.854 (8,2% van € 8.327.486 exploitatieomvang 2026) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
29
3.10. Bedrijfsvoering Zie hiervoor paragraaf 3.4 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.
3.11. Verbonden partijen Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.
ministerie van OCW
b.
gemeente Utrecht
c.
provincie Utrecht
Verder heeft HUA een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met: a.
gemeente Nieuwegein
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.
Veiligheids Regio Utrecht (VRU):
b.
gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
c.
Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO);
d.
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU);
e.
GGD regio Utrecht (GGDrU);
f.
Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD);
g.
Stichting Landgoed Prattenburg;
h.
Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM).
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN en partner in de Stichting Utrechtse Musea (SUM). Het proces voor de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 is op het moment van opstellen van deze begroting, begin 2025, in volle gang. Het voornemen van het Rijk is om uit te treden als partner, om vervolgens zijn taken te delegeren aan HUA en daarbij de financiering in stand te houden voor de analoge collectie.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
30
4.
Financiële begroting
4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit: 2026 Archieven Algemene dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves Resultaat
Baten 326.351 7.523.614
Lasten 3.821.912 4.517.746
7.849.965 489.694 8.339.659
8.339.659 8.339.659
Saldo -3.495.561 7.523.614 -4.517.746 0 0 -489.694 489.694 0
Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de “Notitie Overhead” van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HUA voorziet geen heffing VPB.
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten
Voor 2025 is er de vrijval van de reserve Digitale toegankelijkheid (€ 26.300), Reserve e-depot gemeente Utrecht (€ 200.000) en de reserve Dekking Kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie (€ 106.937) Voorgesteld wordt om per 2026, de reserves Digitale toegankelijkheid (€ 213.700), de reserve eigen e-depot (€ 743.793) en de reserve Energie indexactie (€ 113.000) in totaal € 1.070.493, te verdelen over de partners. De verdeling is naar rato van het aandeel in de GR en ziet er als volgt uit:
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
31
partner aandeel Rijk 0,41 gemeente Utrecht 0,48 provincie Utrecht 0,11 Totaal
bedrag 438.902 513.837 117.754 1.070.493
Voor 2026 is er een negatief saldo van € 489.694, dit wordt in belangrijke mate veroorzaakt door het niet indexeren van de bijdrage van de gemeente Utrecht (€ 110.819) en het verzoek van GU voor het niet in rekening brengen van het e-depot door de gemeente Utrecht (€ 272.000). Voorgesteld wordt om het negatieve saldo te dekken uit de reserve Dekking Kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie (€ 106.937) en het aandeel van de gemeente Utrecht in de reserves (€ 382.819). Vanaf 2027 is er een neutraal Batig saldo geprognosticeerd. HUA stuurt actief op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten, zo is HUA in staat elk jaar een sluitend structureel batig saldo te creëren.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
32
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
Meerjarenbegroting 2026 – 2029
Leeswijzer: 1.
De kolom Sec(undair) 2025 is toegevoegd om het inzicht te vergroten naar de aansluiting naar de meerjarenbalans verderop in deze begroting. Nota bene: dit betreft nog niet de cijfers voor de 1e Berap 2025. Wel is deze indicatieve kolom toegevoegd om de jaren 2026 t/m 2029 voor zowel exploitatie als balans door te kunnen rekenen en een logisch verloop in de cijfers te kunnen presenteren.
2.
De begrotingen 2026 en verder zijn conform de werkwijze van eerder jaren.
Toelichting op de lasten en baten 2026 ten opzichte van 2025: Lasten 1. Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HUA de per 2024
geldende cao voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en het personeelshandboek (dat is overgenomen van de gemeente Utrecht als besluit door het bestuur) van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is door HUA doorgerekend op basis van de CAO 2024. Voor de loonontwikkeling 2026 is een prijsindex van 2,5% toegepast en een prijsindex van 3,0% toegepast. 3. Bedrijfsvoering De lasten zijn gebaseerd op herinschatting begroting 2025 en verhoogd met de prijsindex van 3,0%. 5. Publiek en Presentatie Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Publiek en Presentatie begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
33
Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend is. Om de lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 3%. 6. Inspectie en Collectiebeheer Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Inspectie en Collectiebeheer begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend zijn. Om te lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 3%. 9. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van investering van de afgelopen jaren en de investeringen in de jaren 2026 - 2029 conform de in de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2020
afgegeven richtlijnen. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten, provincies. Bijdragen en bezuinigingen partners 2026
Rijk Rijk - kenniscomponent 2022-2026 Provincie Gemeente Gemeente - bezuiniging 2026 Gemeente - e-depot Gemeente bezuiniging - e-depot
2026 2.917.524 50.000 792.121 3.804.788 -110.819 272.000 -272.000
totaal
7.453.614
De gevraagde netto reguliere bijdrage per partner voor 2026 bedraagt dan: 1.
Rijk
€ 2.917.524 (dus zonder de toegekende kenniscomponent van € 50.000)
2.
Gemeente Utrecht
€ 3.693.969 (daarmee netto dezelfde bijdrage als in 2025)
3.
Provincie Utrecht
€ 792.121.
Voor het Rijk is de bijdrage gebaseerd op de afgegeven opgave voor 2024. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening, de zogenaamde kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar en wordt niet geïndexeerd. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage in 2026. De bijdrage van de provincie in 2026 is gebaseerd op de opgave uit de begroting 2025 vermeerderd met het indexpercentage van 3% en de ophoging naar de bijstelde bijdrage van het e-depot naar € 102.000. De bijdrage van de gemeente is op verzoek van de gemeente niet geïndexeerd en niet verhoogd met de vastgestelde bijdrage voor het e-depot. Voor de inhoudelijke toelichting wordt hier verwezen naar paragraaf 2.4 mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026. Voor de meerjarenbegroting 2027 tot en met 2029 is gerekend met de reguliere geïndexeerd bijdrage en vastgestelde bijdrage voor het e-depot.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
34
10. Overige opbrengsten De raming 2026 is gebaseerd op de werkelijke baten volgens contracten en overeenkomsten voor 2025 of op een schatting op de realisatie over 2026, aangevuld met nu bekende informatie. 12. Overige opbrengsten Voor het eerst sinds jaren zijn er in 2023 weer rentebaten ontvangen op de rekening bij het Schatkistbankieren. De verwachting is dat dit zo zal blijven in de komende jaren. Echter zal de hoofdsom waarover rente wordt ontvangen afnemen als gevolg van een daling van de liquide middelen vanwege onttrekkingen aan reserves en oplopende investeringen. Daarnaast moet er rekening gehouden worden met een dalende rentevoet. Toevoegingen aan reserves Vooruitlopend op de beslissing van het bestuur is het positieve resultaat van € 14.253 over 2024 toegevoegd aan de algemene reserve. De toelichting op de nieuw te vormen reserves aandeel Rijk, GU en PU is te vinden in paragraaf 2.4 Mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026. Onttrekkingen aan reserves In 2026 zal de laatste uitputting van de reserve Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie plaatsvinden (€ 106.937). Bij vernieuwing van de Expo is er rekening gehouden binnen de afschrijvingslasten dat hier voldoende ruimte voor zal zijn. Daarnaast zal het aandeel in de reserve van de gemeente Utrecht aangesproken worden voor € 382.819.
Zie ook paragraaf 2.4 Mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026. Meerjarenraming 2026 – 2029 HUA stuurt actief op een structureel sluitende begroting en let daarbij goed op de inzet van de tijdelijke reserves.
Met dit inzicht is HUA in staat om een meerjarenraming te presenteren die is gebaseerd op een reëel structureel sluitende begroting.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
35
Balans 2024 – 2029 Jaarrekening 2024
2025
2026
2027
2028
2029
916.080
435.169
1.164.047
1.361.253
1.538.148
1.669.855
2.678.430
2.446.610
1.204.620
845.998
484.932
430.489
3.594.510
2.881.779
2.368.667
2.207.251
2.023.080
2.100.344
2025
2026
2027
2028
2029
698.708 1.560.605 14.253
712.962 1.227.368 0
712.962 737.674 0
712.962 737.674 0
712.962 737.674 -
712.962 737.674 -
Vreemd vermogen a. Voorzieningen
669.382
391.449
368.031
206.615
22.444
99.707
Netto vlottende schulden:
620.581
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
Overlopende passiva
30.981
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
3.594.510
2.881.779
2.368.667
2.207.251
2.023.080
2.100.344
Activa Vaste activa Materiële vaste activa Volttende activa:
Jaarrekening 2024 Passiva Vaste pasiva Eigen vermogen: a. Algemene reserve b. Bestemmingsreserves c. Gerealiseerd resultaat
Belangrijk: Voor de meerjarenbegroting is het verplicht het begrotingsjaar + 3 jaar te tonen. Toelichting op de balans 2025 - 2029 Activa Vaste activa Voor de boekwaarden wordt verwezen naar de tabel in paragraaf 3.8.3 Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2025 – 2029. Vlottende activa Raming 2025-2029 op basis van ervaringscijfers en rekening houdend met de geprognosticeerde ontwikkelingen m.b.t. de vaste activa en de gevraagde inzet van de reserves. Met de afbouw van de bestemmingsreserves in de jaren 2026 en verder zal het saldo liquide middelen fors afnemen. Na de definitieve vaststelling van deze ontwerpbegroting in juli 2025 zal HUA dit verder uitwerken en hierover rapporteren aan het bestuur.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
36
Passiva Eigen vermogen Met het positieve resultaat over 2024 zal het bestuur gevraagd worden om in 2024 € 14.253 te mogen toevoegen aan de algemene reserve zodat deze nog net geen 10% van de bijdrage van de partners zal bedragen. In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In onderstaande tabel is de uitputting van de reserves voor de jaren 2024 tot en met 2029 te volgen:
Nummer
Omschrijving Algemene reserve Nog te bestemmen resultaat Dekking kapitaallasten vaste 10006 expositie Reserve E-depot 10012 gemeente Utrecht Digitale 30013 Toegankelijkheid Verkenning en inrichting eigen E10014 depot 10015 Energie en indexatie Tegemoetkoming 10016 Uittreding taakstelling en claims 100Rijk Rijk taakstelling en claims 100GU Gemeente Utrecht taakstelling en claims 100PU Provincie Utrecht Totaal
stand per 31 december 2024 Dotaties 698.708
Stand per 31 december 2025 Dotaties 712.962
Onttr.
14.254
Stand per 31 december 2026 Dotaties 712.962
Onttr.
0
Stand per 31 december 2027 Dotaties 712.962
Onttr.
Stand per 31 december 2028 Dotaties 712.962
Onttr.
Onttr.
Stand per 31 december 2029 712.962
0
0
0
0
0
0
0
0
213.812
106.937
200.000
200.000
0
0
0
240.000
26.300
213.700
213.700
0
0
0
0
743.793 113.000
0 0
743.793 113.000
743.793 113.000
0 0
0 0
0 0
0 0
50.000
0
50.000
50.000
50.000
0
0
438.902
0
438.902
0
438.902
0
438.902
438.902
0
0
513.837
382.819
131.018
0
131.018
0
131.018
131.018
0
117.754
0
117.754
0
117.754
2.273.567
0
106.875
106.875
50.000
0
0
117.754
333.237
1.940.330
1.070.493
1.560.187 1.450.636
0
50.000
0
0 1.450.636
0
0 1.450.636
0
117.754 0 0 1.450.636
De voorzieningen betreffen alleen de voorziening Groot onderhoud
Nummer
Omschrijving Voorziening Groot onderhoud Totaal
Stand per Stand per Stand per Stand per Stand per Stand per 31 31 31 31 31 31 december december december december december december 2024 2025 2026 2027 2028 2029 669.382 669.382
391.449 391.449
368.031 368.031
206.615 206.615
22.444 22.444
99.707 99.707
Voor de inzet van de bestemmingsreserves in 2025 “Digitale Toegankelijkheid”, “Verkenning en inrichting eigen E-depot” en “Energie en indexatie” en de bestemmingsreserves Aandeel Rijk, Aandeel GU en Aandeel wordt verwezen naar paragraaf 2.4 Mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026
In 2026 zal de laatste onttrekking plaatsvinden uit de bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten vaste expositie. De bestemmingsreserve Tegemoetkoming uittreding betreft een forfaitaire vergoeding door OCW voor gemaakte management kosten als onderdeel van de nog te bepalen uittreedsom. Netto vlottende schulden en overlopende passiva Raming 2025 -2029 op basis van ervaringscijfers.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
37
4.4.
EMU-saldo
Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU-saldo van HUA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.
Variabelen 1 2 3
Exploitatie saldo voor verrekening met reserves Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan voorzieningen t.l.v. exploitatie -4 Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd 5 De in mindering op onder 4 bedoelde investeringen gebrachte ontvangen bijdrage van het Rijk, de Provincie, de Europese Unie en overigen +6a Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs) -6b Boekwinst op desinvesteringen in (im)materiële vaste activa -7 Uitgaven aan verkoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijpmaken e.d. +8a Verkoopopbrengsten van grond (tegen verkoopprijs) -8b Boekwinsten op grondverkopen -9 Betalingen ten laste van de voorzieningen -10 Betalingen die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht en die nog niet vallen onder één van de ander genoemde posten -11b Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen. (Vrijval ten gunste van algemene middelen van niet meer benodigde middelen in reserves) Berekend EMU-saldo
Vastgesteld 2025 -333 350 190
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
2026
2027
-490 326 190
0 285 190
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 126 0
0 213 0
0 351 0
0
0
0
80
-187
124
38
Vaststellingsbesluit
Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 14 juli 2025. De directeur van Het Utrechts Archief
mw. drs. C.C.A.E. Keijsper
Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief op 14 juli 2025.
de directeur,
de voorzitter,
mw. drs. C.C.A.E. Keijsper
mw. drs. R. Streefland
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
39