HUA - Ontwerp Programmabegroting 2026 - 2029
Tekst van het document
ONTWERP PROGRAMMABEGROTING 2026 - 2029
HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018
Samenstelling Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief Mevrouw Rachel, Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) De heer Has Bakker (Algemeen Bestuur) De heer Paul Breevaart (Algemeen Bestuur)
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
1
Voorwoord Met veel genoegen bieden wij u de Begroting 2026 - 2029 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Utrechts Archief zijn vastgelegd. Op basis van het nieuwe meerjarenbeleidsplan is de begroting ingericht op vier speerpunten. Hierbij zal de afspiegeling van de samenleving in de bedrijfsvoering, collectie en activiteiten van HUA evenwichtiger en inclusiever worden. De volgende speerpunten zijn gedefinieerd: Speerpunt 1: Ketenpartner van een betrouwbare overheid Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden Speerpunt 3: Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma Speerpunt 4: Werken aan een duurzame en veerkrachtige organisatie
Per speerpunt is beschreven hoe de effecten bereikt worden. (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen?) Op totaal niveau wordt er een raming van de baten en lasten gemaakt (Wat zijn de kosten hiervan?). Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Onze missie is de bronnen van de Utrechtse geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving, door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Om dit te bereiken bieden we een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening. HUA is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. De begroting 2026 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2027 – 2029. Wij zijn ervan overtuigd dat HUA met de beschreven uitdagingen een solide financiële basis voor de doorontwikkeling kan
handhaven. Utrecht, 13 maart 2025 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, drs. Chantal Keijsper
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
2
Inhoud Samenstelling Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief .................................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 2 1. 2.
3.
Inleiding .......................................................................................................................................................... 5 Hoofdlijnen van de begroting .......................................................................................................................... 6 2.1.
Algemeen ............................................................................................................................................... 6
2.2.
Indexering .............................................................................................................................................. 6
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2026 - 2029.................................................................................................. 6
2.4.
Mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026 ............... 7
2.5.
Voortgang voorgenomen uittreding Rijk ............................................................................................... 10
Beleidsbegroting: Programmaplan ................................................................................................................ 11 3.1.
Speerpunten 2026 – 2029.................................................................................................................... 11
3.2.
Speerpunt 1: Ketenpartner voor een betrouwbare overheid ................................................................ 11
3.2.1.
Doel ................................................................................................................................................. 11
3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten .................................................................................................. 12
3.2.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 12
3.2.4
Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 12
3.3.
Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden ......................................................................................... 15
3.3.1.
Doel ................................................................................................................................................. 15
3.3.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 15
3.3.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 15
3.3.4
Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 16
3.4.
Speerpunt 3. Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma ............................................................. 17
3.4.1.
Doel ................................................................................................................................................. 17
3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 17
3.4.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 17
3.4.4
Wat gaan we daarvoor doen? .......................................................................................................... 18
3.5.
Speerpunt 4. Een duurzame en veerkrachtige organisatie .................................................................. 18
3.5.1.
Doel ................................................................................................................................................. 18
3.5.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 18
3.5.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 19
3.5.4.
Wat gaan we ervoor doen? .............................................................................................................. 19
3.5.5.
Organisatie ...................................................................................................................................... 20
3.5.6.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid ........................................................................................... 21
3.5.7.
Huisvesting ...................................................................................................................................... 21
3.5.8.
Interne beheersing ........................................................................................................................... 21
3.5.9.
BTW ................................................................................................................................................. 21
3.6.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting ....................................................... 22
3.6.1.
Algemene uitkeringen ...................................................................................................................... 22
3.6.2.
Vennootschapsbelasting .................................................................................................................. 22
3.6.3.
Duurzaamheid ................................................................................................................................. 22
3.6.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen .............................................................................................. 22
3.7.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................................... 23
3.7.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................ 23
3.7.2.
Weerstandscapaciteit ...................................................................................................................... 23
3.7.3.
Risico-inventarisatie ......................................................................................................................... 24
3.7.4.
Benodigde weerstandscapaciteit ..................................................................................................... 26
3.7.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................... 26
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
3
3.8.
3.8.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 26
3.8.2.
Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 26
3.8.3.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2026 - 2029 ........................................................................ 27
3.9.
4.
Kapitaalgoederen en onderhoud .......................................................................................................... 26
Financiering ......................................................................................................................................... 28
3.9.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 28
3.9.2.
Algemene ontwikkelingen ................................................................................................................ 28
3.9.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB).................................................................................... 29
3.9.4.
Renterisiconorm ............................................................................................................................... 29
3.9.5.
Kasgeldlimiet ................................................................................................................................... 29
3.10.
Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................... 30
3.11.
Verbonden partijen ............................................................................................................................... 30
Financiële begroting...................................................................................................................................... 31 4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting ......................................................................................... 31
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ............................................................................ 31
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .................................................................................. 33
4.4.
EMU-saldo ........................................................................................................................................... 38
Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 39
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
4
1.
Inleiding
Deze begroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: •
•
Beleidsbegroting o
Programma
o
Paragrafen
Financiële begroting o
Overzicht van baten en lasten
o
Financiële positie
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
5
2.
Hoofdlijnen van de begroting
2.1.
Algemeen
Nieuw beleid, beleidswijzigingen of beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie. Op basis van de Financiële Beheersverordening 2021 onderscheidt HUA binnen de P&C-cyclus de (meerjaren)begroting, de jaarrekening en Bestuursrapportage. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Hierna worden de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun effect op de begroting geschetst. Tot slot worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven.
2.2.
Indexering
Loonontwikkelingen en prijsaanpassingen In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2025 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2025. Bij het opstellen van deze kadernota 2025 doorwerkend naar 2026 (eind februari 2025) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2025 en daarmee voor het hele jaar 2025. De belangrijkste zaken worden hierin kort toegelicht. In de vorige Kadernota 2024 en de Meerjaren programmabegroting 2025 – 2028 is voor de prijsindexatie de Europese consumentenprijsindex (HICP) van DNB gehanteerd. Hierbij wordt gerekend met de kerninflatie, dat is de HICP gecorrigeerd voor voedsel en energieprijs fluctuaties. Aangezien HUA niets te maken heeft met voeding en maar gedeeltelijk afhankelijk is van energieprijzen, is de kerninflatie geschikt voor HUA. In de meest recente Najaarsraming (december 2024) stelt DNB dat de kerninflatie HICP over heel 2023 is uitgekomen op 4,1% en wordt deze voor 2024 geraamd op 3,2%, voor 2025 op 3,2% en voor 2026 op 2,8%. De onderhandelingen voor de CAO Gemeenten en SGO, zijn nog lopende eind februari 2025. Vooralsnog is de VNG de enige partij die een concreet bod op tafel heeft gelegd (24 januari 2024). De geboden percentages van de VNG zijn: per 1 april 2025: 3,1%; per 1 april 2026: 1,2%; per 1 januari 2027: 1,3%.
DNB verwacht, in de Najaarsraming van december 2024, dat de contractlonen naar verwachting 4,5% zullen stijgen in 2025 en in 2026 met 3,6%. Op basis van beide bronnen worden de volgende percentages salarisverhoging gehanteerd, 2025: 4%; 2026: 2,5%. Samenvattend: 1.
Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2025. Voor 2026 wordt deze dan geïndexeerd met 3,0%.
2.
Voor de lonen in 2025 is de situatie onhelder, de huidige CAO loopt tot 31 maart 2025. Er is nog geen reel vooruitzicht wanneer er een nieuwe CAO wordt afgesloten. DNB verwacht dat de lonen in 2025 met
4,5% zullen stijgen en in 2026 met 3,6%. Het meest actuele bod van de VNG is 4,5% voor 2025 en 2,5% voor 2026. Dit laatste percentage is gehanteerd worden voor de begroting 2026. 3.
Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) kerninflatie van DNB Najaarsraming 2024, afgerond op hele procenten, aangehouden wordt voor 2025: 3% en voor 2026: 3%.
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2026 - 2029
Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HUA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de begroting 2026-2029: 1.
HUA hanteert de BBV.
2.
HUA heeft 1 programma conform de definitie van de BBV.
3.
Voor de loonaanpassing 2026 wordt 3,6% gebruikt en voor prijsaanpassingen 3%.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
6
4.
In de meerjarenbegroting 2027 – 2029 wordt geen indexatie toegepast.
5.
De begroting is exclusief btw opgesteld.
6.
De salariskosten zijn begroot conform de eindtrede van de inschaling van de betrokken medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met vaste toelagen en afwijkende inschalingen.
7.
Conform de in de Nota Investering- en Afschrijvingsbeleid verwoorde uitgangspunten wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar alleen de lineaire afschrijvingskosten.
8.
Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren.
9.
Prijsstijgingen van bestaande taken worden zoveel mogelijk binnen de beschikbare middelen gerealiseerd.
Op basis van de bekende gegevens voor 2025 is de concept meerjarenbegroting 2026 – 2029 opgesteld. Hierbij
is het voorstel om het positieve resultaat van € 14.253 over 2024 toe te voegen aan de Algemene reserve. Onder aanname van goedkeuring en vaststelling van dit voorstel zijn de cijfers verwerkt in de begroting. Deze doorrekening heeft ook invloed op de cijfers van 2025 en deze zijn terug te vinden onder de noemer “Sec 2025”. Met de 1e Berap 2025 zal de begroting 2025 ook aangepast worden aan de nieuwe situatie en zal goedkeuring worden gevraagd aan het bestuur. Er doen zich voor de komende jaren twee specifieke situaties voor die ieder op hun eigen manier invloed hebben op de begroting. De volgende paragraaf gaat over de vraag vanuit de gemeente Utrecht aan het bestuur HUA om een bezuiniging op de bijdrage voor het jaar 2026. De paragraaf daarna gaat over de actuele situatie met betrekking tot de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling.
2.4.
Mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026
In de zienswijze van de gemeenteraad van Utrecht van 6 juni 2024 op de ontwerpbegroting 2025 – 2028 is vanwege de herijking van het gemeentefonds gevraagd besparingsmogelijkheden in kaart brengen en om een analyse op specifieke taken te maken. Uit de notulen van het AB van 9 december 2024: “RS (Rachel Streefland als wethouder van GU) geeft aan dat zij in het DB gesproken heeft over de vraag vanuit de gemeente over de bezuinigingen: Zij geeft aan dat er vanuit de gemeente gevraagd wordt de toekomstige stijging van de deelnemersbijdrage van GU voor HUA voor 2026 te minimaliseren en waar mogelijk te temporiseren. De bijdrage voor 2026 blijft daarmee gelijk aan de bijdrage van 2025, waarmee de facto geen indexering plaatsvindt. RS kan geen toezegging doen hoe dit voor de jaren daarna zal gaan.”
Vanuit de provincie Utrecht (PU) of vanuit het Rijk zijn geen verzoeken ontvangen voor besparingen op de bijdrage. In de vergadering van 17 juni 2024 heeft het AB de notitie “Prioritering en fasering meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028” vastgesteld. Deze prioritering en fasering is op verzoek van het bestuur aangebracht om de aangekondigde bezuinigingen inhoudelijk richting te geven voor de jaren 2025 en 2029 en geeft antwoord op de inhoudelijke vragen op de toen aangekondigde bezuinigingen. Toelichting vraag specifieke situatie HUA GU vraagt aan bestuur HUA om voor 2026 de gemeentelijke bijdrage niet te verhogen en te handhaven op het niveau van 2025. Dat betekent: 1.
dat er geen reguliere indexatie plaats kan vinden op de bijdrage van 2026
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
7
2.
en dat het door het AB op 9 december 2024 vastgestelde kostenniveau voor 2026 voor het e-depot niet worden doorberekend in de bijdrage GU voor 2026.
Provincie Utrecht (PU) heeft voor 2026 geen bezuiniging aangekondigd. De bijdrage van het Rijk wordt nooit geïndexeerd door HUA. Het Rijk laat in de laatste maanden van het lopende boekjaar weten welke indexatie er wordt toegepast voor dat jaar. Deze indexatie kan dan ook worden opgenomen voor het jaar daarop. Uitgangspunten voor de uitwerking De vraag ligt voor wat de eenzijdige bezuiniging van de GU voor 2026 betekent in relatie tot de bijdragen van de andere twee partners en hoe dit kan worden verwerkt in de begroting voor 2026. Hierbij is gekeken naar: •
Wat zijn de bedragen die horen bij de bezuinigingsvraag van GU?
•
Hoe past de vraagstelling bij het vastgestelde kostenniveau e-depot en wat betalen de afnemende partners GU en PU hiervoor?
•
Hoe kan de opdracht van het bestuur uit 2019 voor het beëindigen van de bestemmingsreserves hierin meegenomen worden?
•
Hoe wordt er voor de drie partners, Rijk, GU en PU, een evenredige oplossing gevonden voor dit vraagstuk?
Bepaling bedragen bezuiniging voor 2026
index Rijk Rijk - kenniscomponent 2022-2026 Provincie Gemeente Gemeente - bezuiniging 2026 Gemeente - e-depot Gemeente bezuiniging - e-depot totaal
Sec 2025 2.917.524 50.000 741.052 3.693.969
7.402.545
2026 2.917.524 50.000 792.121 3.804.788 -110.819 272.000 -272.000 7.453.614
1,03 2027 2.917.524
2028 2.917.524
2029 2.917.524
792.121 3.804.788
792.121 3.804.788
792.121 3.804.788
272.000
272.000
272.000
7.786.433
7.786.433
7.786.433
GU: De in de ontwerpmeerjarenbegroting 2026 – 2029 voorgestelde reguliere indexatie voor 2026 van 3% op de bijdrage zou een bedrag van € 110.819 bedragen. In december 2024 heeft het bestuur het kostenniveau voor het e-depot vastgesteld. Dit bedraagt voor de gemeente in 2026 € 272.000. De gevraagde bezuiniging door GU bedraagt daarmee voor 2026 € 382.819, ofwel 9,4% op de jaarlijkse bijdrage. PU: De voorgestelde indexatie voor 2026 van 3% op de bijdrage van 2025 bedraagt € 22.232. PU draagt sinds 2018 bij aan het e-depot voor een percentage van 9,59%. Volgens het in december 2024
vastgesteld kostenmodel e-depot wordt de bijdrage voor PU voor 2026 en verder € 102.000. Wordt dit ook verrekend in de jaarlijkse bijdrage dan komt dit voor 2026 op een totale bijdrage van € 792.121. Rijk: Het Rijk heeft geen bezuinigingen gevraagd en maakt geen gebruik van het e-depot.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
8
Inzet reserves 2026
Nummer
Omschrijving Digitale 30013 Toegankelijkheid Verkenning en inrichting eigen E10014 depot 10015 Energie en indexatie taakstelling en claims 100Rijk Rijk taakstelling en claims 100GU Gemeente Utrecht taakstelling en claims 100PU Provincie Utrecht Totaal
Stand per 31 december 2025
Dotaties
Stand per 31 december 2026
Onttr.
213.700
213.700
0
743.793 113.000
743.793 113.000
0 0
0
438.902
0
438.902
0
513.837
382.819
131.018
0
117.754
0
117.754
1.070.493
1.070.493
1.453.312
687.674
Om de bezuiniging GU op te vangen voor 2026 wordt het volgende voorgesteld: •
De niet gebruikte bestemmingsreserves in 2025 “Digitale Toegankelijkheid”, “Verkenning en inrichting eigen E-depot” en “Energie en indexatie”, worden bij elkaar opgeteld. Dit bedraagt in totaal € 1.070.493
• •
Deze bestemmingsreserves worden opgeheven. Per partner wordt er een bestemmingsreserve ingericht “Taakstelling en claims” ingericht.
•
Het vrijgekomen bedrag van € 1.070.493 wordt conform de huidige GR verdeeld over de partners in een eigen bestemmingsreserve: Rijk 41%, GU 48% en PU 11%.
•
Het voorgestelde bezuinigingsbedrag GU € 382.819 wordt uit de individuele bestemmingsreserve geput voor het jaar 2026.
Dit betekent concreet dat: •
GU houdt eind 2026 een eigen bestemmingsreserve over van € 131.018.
•
PU heeft de beschikking over € 117.754.
•
Het Rijk heeft de beschikking over € 438.902.
Op deze manier kan de gevraagde bezuiniging voor het jaar 2026 worden verwerkt. In de vastgestelde de nota Reserves en voorzieningen 2023 – 2027 worden de functies en de uitgangspunten voor bestemmingsreserves beschreven. De in te stellen bestemmingsreserve “Taakstelling en claims” heeft tot
doel om (incidentele) onvoorziene uitgaven zoals een verzoek tot een bezuiniging op de bijdrage vanuit een van de partners op te vangen. Dit komt overeen met de bufferfunctie van de bestemmingsreserve zoals beschreven in de nota Reserves en voorzieningen 2023 – 2027. Begrotingjaren 2027 en verder Bij de gevraagde bezuiniging heeft GU aangegeven nog geen beeld te hebben voor 2027 en verder. Om een consistent beeld voor 2027 en verder in de meerjarenbegroting te kunnen presenteren is, in afwachting van verdere informatie vanuit GU, de volledige bijdrage van de drie partners berekend. Dit verklaart de hogere bijdrage voor 2027 en verder ten opzichte van 2026. Omdat de cao-stijging van de loonkosten ook met indexering onvolledig gedekt wordt, is vanaf 2027 gerekend met een tekort op de jaarlijkse personeelsbegroting van € 120.000. Als gevolg van de afbouw van de bestemmingsreserves zal HUA over minder liquide middelen gaan beschikken en dit heeft weer tot gevolg dat er
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
9
minder rentebaten verwacht worden op het schatkistbankieren. HUA heeft steeds al beleid om bestaande taken zoveel mogelijk binnen de gegeven middelen uit te voeren. Daarom zijn deze zaken taakstellend meegenomen in de meerjarenbegroting voor de jaren vanaf 2027. Samenvatting mogelijke financiële verwerking verzoek gemeente Utrecht op bezuiniging op bijdrage 2026 en begrotingjaren 2027 en verder Om een evenwichtig beeld te kunnen presenteren zijn in afwachting van de beslissing van het bestuur zijn de bedragen voor de bezuiniging op de gemeentelijke bijdrage in 2026 verwerkt. Ook is het voorstel voor de verdeling van de niet gebruikte bestemmingsreserves verwerkt. Voor de jaren 2027 is daarbij, als gevolg van hogere loonkosten dan eerder geïndexeerd en lagere rentebaten, een taakstellende bezuiniging op de personele lasten opgenomen voor 2027 en verder van € 120.000.
2.5.
Voortgang voorgenomen uittreding Rijk
De nieuwe archiefwet is op 18 februari 2025 aangenomen door de Tweede Kamer. De volgende stap is de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer, de precieze datum hiervan wordt begin maart bekend. Ook volgt de verdere uitwerking van nadere regels rond de uitvoering van de wet in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De definitieve vaststelling van de nieuwe archiefwet is nodig in verband met de opgenomen bepaling over delegatie van de Rijksarchieven in de provincie aan de RHC’s. Zonder deze vaststelling van de wet kan het Rijk niet uittreden uit de RHC’s. Daarmee blijft de laatst afgegeven planning van de voorgenomen uittreding per 1 januari 2027 overeind en is er voldoende tijd om dit op alle vlakken goed voor te kunnen bereiden. De interne werkgroep Aanpassing GR, gevormd uit de ambtelijke ondersteuning van de partners en HUA, hebben inmiddels alle benodigde stukken opgesteld voor aanpassing van de huidige gemeenschappelijke regeling in verband met de nieuwe WGR. De stukken zijn vanuit het AB HUA aangeboden aan gemeente Utrecht en provincie Utrecht. Het vervolg van dit traject wordt in 2025 verder opgepakt. De werkgroep Aanpassing GR is
vervolgens begonnen met het voorwerk voor het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling naar een twee partijen GR. De werkgroep Uittredingsregeling is bezig met het in kaart brengen van alle benodigde onderdelen voor een uittredingsplan. Dit een arbeidsintensief traject waarbij er langzaam maar zeker vooruitgang wordt geboekt. Daarbij wordt er ook gekeken naar de mogelijke risico’s die er kunnen ontstaan door de unieke situatie dat het Rijk in plaats van een volledig einde aan de samenwerking te maken zoals bij een reguliere uittreding, verbonden blijft bij de RHC’s via een delegatiebepaling in de nieuwe archiefwet. Een groot deel van de mogelijke en reële risico’s kunnen wellicht niet worden opgenomen in de uittredingsregeling omdat deze juridisch niet verder kan kijken dan 5 jaren na de uittredingsdatum. Er wordt gezocht naar aanvullende documentatie of regeling tussen de betrokken partijen zodat ook dit onderdeel voor de (verdere) toekomst goed geborgd blijft. In het door alle partijen getekende convenant staat dat het de uitdrukkelijke bedoeling is dat de hoogte van de
financiering en de wijze van indexatie in stand blijven. Omdat het nog steeds een voorgenomen uittreding betreft zijn de baten voor de komende jaren van het Rijk in de meerjarenbegroting gecategoriseerd onder noemer Bijdragen Rijk, Gemeente en Provincie.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
10
3.
Beleidsbegroting: Programmaplan
3.1.
Speerpunten 2026 – 2029
Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren zijn er vier programmalijnen, HUA noemt dit speerpunten. Via deze ‘speerpunten’ van beleid richt HUA zich op het toegankelijk maken van de collectie en toezicht op en advies over het informatiebeheer van de overheden.
3.2.
Speerpunt 1: Ketenpartner voor een betrouwbare overheid
3.2.1.
Doel
HUA beheert de archieven van de aangesloten overheden en staat ze met advies en toezicht terzijde, zodanig
dat ze aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Voor de digitale transformatie moeten veel processen opnieuw worden ingericht, zowel aan de kant van HUA als aan de kant van de Gemeente Utrecht, de Provincie Utrecht en alle andere partners waarvoor HUA het archiefbeheer verzorgt. Met 35,5 km op de plank en een aanhoudende instroom vraagt het beheer van papieren archieven en collecties ook de komende jaren nog volop de aandacht. Nu de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar, zullen deze bestanden versneld beschikbaar gaan komen voor inzage door de burger. Naar verwachting zal het volume met 500 tot 1000 meter per jaar blijven groeien. Omdat de bestaande depotvoorziening vol raakt, moet er een oplossing gevonden worden via nieuwbouw of verplaatsing van een deel van de collectie naar externe locaties. Deze forse instroom vraagt ook om voortzetting van het grootschalig digitaliseren van papieren archief. Dat doen we via scanning on demand en in grote projecten, waar mogelijk in aansluiting op landelijke
digitaliseringsprogramma’s. Speciale aandacht besteden we aan AV-materiaal, kwetsbare stukken en stukken met afwijkende formaten of bijzondere dragers. Waar de kwaliteit het toelaat, publiceren we ook scans die al voor overbrenging door de overheid zelf zijn gemaakt. Op deze wijze zal in 2028 tenminste een kwart van de totale papieren collectie in gescande vorm toegankelijk zijn. Daarnaast krijgt HUA ook steeds meer digitaal gevormde informatie in beheer. Vanuit onze functie als regionaal centrum zullen niet alleen gemeente en provincie, maar ook de andere overheden die met HUA samenwerken, gebruik gaan maken van het e-depot van HUA. Vanuit deze omgeving zal ook steeds meer digitaal archief toegankelijk worden voor de burger. Creatie en beheer van informatie krijgen bij de overheid steeds meer gestalte met gebruikmaking van gestructureerde data. Er vormt zich een ander informatielandschap waarin het langdurig bewaren van gegevens bij de bron een van de centrale uitgangspunten vormt. Bij veel gemeenten, waaronder Utrecht, krijgt deze ontwikkeling vorm vanuit de principes van Common Ground. De nieuwe Archiefwet wil ruimte bieden aan deze ontwikkeling en binnen die kaders wil HUA samen met beide partners en andere RHC's de
mogelijkheden gaan verkennen voor een passende invulling van de archieffunctie in deze nieuwe omgeving. Behalve archief gevormd door de overheid verrijken we onze collectie ook met particulier archief. Daarbij dient het nieuwe acquisitieprofiel als uitgangspunt. Bij het opnemen van digitaal archief van particuliere herkomst geven we prioriteit aan informatie die past binnen de kaders van de hotspots die door gemeente en provincie worden aangewezen, als onderdeel van hun selectiesystematiek. De eerder ingezette ontwikkeling naar systeemtoezicht zal verder worden doorgezet. Langs de lijnen van het strategisch en tactisch informatieoverleg volgt HUA de ontwikkeling van het informatiebeheer bij gemeente en provincie en de andere aangesloten overheden met kritische blik. De gemeente- en provinciearchivaris doen jaarlijks verslag van hun bevindingen aan B&W en het Gedeputeerde Staten, met de Archiefwet als kader. Maar
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
11
HUA ondersteunt deze overheden ook met advies en een oplossingsgerichte aanpak, bijvoorbeeld bij de implementatie van de nieuwe Archiefwet. De nieuwe PDC voor Digitale archiefdiensten en Toezicht dient daarbij als vertrekpunt. 3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten
a.
Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
b.
Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd
c.
Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief
d.
Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie
3.2.3.
Effectenindicatoren
•
In deze beleidsperiode wordt elk jaar minstens 400 meter archief overgebracht en opgenomen.
•
In deze beleidsperiode produceren we jaarlijks minstens 500.000 scans.
•
In 2028 is de helft van al het AV- en digital born-materiaal op analoge dragers digitaal toegankelijk en waar nodig vervangen.
•
In 2028 zijn 3.000 charters, een derde van al het nog resterende chartermateriaal, gevlakt, gescand en digitaal toegankelijk.
•
In 2028 levert HUA aan alle partners en samenwerkende overheden digitale archiefdiensten, waaronder het e-depot.
•
HUA draagt er middels kennis en advies actief aan bij dat eind 2028 hebben alle partners en samenwerkende overheden hun regelgeving en kwaliteitssystemen hebben aangepast op de nieuwe Archiefwet.
• 3.2.4
In 2027 ligt er een plan voor de groei van de fysieke depotruimte na 2028. Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden speerpunt ‘Ketenpartner’ Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
Indicatoren: •
Jaarlijks ten minste 400 meter archief overgebracht en opgenomen
•
Jaarlijks ten minste 500.000 scans
•
Jaarlijks ten minste 800 charters gevlakt, gescand en digitaal toegankelijk
•
In 2027 ligt er een plan voor de groei van de fysieke depotruimte na 2028
Collectievorming en toegankelijkheid In 2025 zullen naar verwachting vooral van de zijde van het Rijk en de gemeente Utrecht grote hoeveelheden
archief worden overgebracht. Naar verwachting zal het volume aan archieven en collecties groeien met tenminste ca. 500 meter toenemen tot 36 km. Belangrijk aandachtspunt bij de gemeente Utrecht vormt de (afronding van) de overbrenging van de archieven van de Griffie en de Bestuurs- en Concerndienst. Daarnaast wordt de laatste hand gelegd aan de bewerking en overbrenging van de verzameling fotomateriaal van Gebouwd Erfgoed (i.o.v. OO Ruimte). In het eerste kwartaal wordt, na een lange periode van voorbereiding, de verzameling archieven en collecties van het USC en andere studentenorganisaties vanuit het depot van het Universiteitsmuseum overgebracht naar dat van HUA. De werkzaamheden aan de collectie van het Nederlands Volksbuurtmuseum, die eind 2021 bij HUA in bruikleen is gegeven, zullen in 2025 geheel worden afgerond. Deze wordt in een bijzondere samenwerking met het NVBM voor het publiek toegankelijk gemaakt en deels gedigitaliseerd. Bij het ontsluiten van de collectie wordt dit jaar prioriteit gegeven aan de recent verworven archieven van de Stichting Tivoli en het Bonifatiuscollege, en de archieven van de Stichting Bijstand Buitenlandse Werknemers Utrecht en de Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor Diergeneeskunde. Daarnaast worden de
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
12
inventarisatiewerkzaamheden in het kader van de lopende DVO met de gemeente Nieuwegein en de samenwerkingsovereenkomst met de Ridderlijke Duitsche Orde tot afronding gebracht. Digitalisering en conservering Ook in 2025 wordt volop gedigitaliseerd en zal het aantal scans (eind 2024 10 miljoen) weer met zo’n 500.000 worden uitgebreid. Net als voorgaande jaren gebeurt deels via scanning on demand, deels via projecten (o.a. DTR en Metamorfoze). In 2025 zal via DTR de rijksexemplaren van de Burgerlijke Stand van Vijfheerenlanden worden gescand. Voor Metamorfoze zal een uitgewerkt projectplan worden opgesteld voor de digitalisering van het archief van het Zeister Zendingsgenootschap (programma Slavernijverleden). Nieuwe aanvragen bij Metamorfoze worden voorbereid voor: a. een selectie van alle middeleeuwse handschriften die met beschrijvingen beschikbaar zullen komen op het platform e-codices van ING Huygens, en b. een selectie van technische tekeningen van de restauratie van de Dom en andere middeleeuwse binnenstadskerken. Ook zal een begin worden gemaakt met de uitvoering van de eind 2024 gehonoreerde aanvraag voor het maken van scans en OCR van weer een nieuwe van Utrechtse kranten via Delpher. Het vlakken en digitaliseren van de laatste deel van de in totaal 2900 charters van het kapittel van St. Jan en de groot formaat-charters van St. Marie zal in 2025 worden voltooid.
Daarnaast wordt een begin gemaakt met het (intern) digitaliseren van de kaarten en tekeningen uit de Atlas Muller (collectie beeldmateriaal Rijk). Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: •
In 2028 is de helft van al het AV- en digital born-materiaal op analoge dragers digitaal toegankelijk en waar nodig vervangen;
•
In 2028 levert HUA aan alle partners en samenwerkende overheden digitale archiefdiensten, waaronder het e-depot;
•
HUA draagt er middels kennis en advies actief aan bij dat eind 2028 hebben alle partners en
samenwerkende overheden hun regelgeving en kwaliteitssystemen hebben aangepast op de nieuwe Archiefwet. Programma Digitale Duurzaamheid en programma Common Ground Het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) wordt in juni 2025 afgerond. Daarbij richt de aandacht zich op: •
Inrichten en in gebruik nemen digitaal atelier (voor ontvangst en bewerking van archief bestemd voor het e-depot)
•
Inrichten en in gebruik nemen toegang digitaal archief voor ambtenaren
•
Inrichten en in gebruik toegang beperkt openbaar digitaal archief
•
Opstellen Preservation policy (incl. gedigitaliseerd, websites en social media)
•
Afronden impactanalyse provincie Utrecht
In de tweede helft van 2025 zal een programmaplan worden uitgewerkt voor Common Ground. Digitale archiefdiensten De eerder uitgevoerde impactanalyses bij de VRU, de GGDrU en de gemeente Nieuwegein zullen tot afronding worden gebracht. In samenwerking met het Nationaal Archief gaat in 2025 alsnog het project van start om alle AV- en digital born materiaal op analoge dragers uit de archiefcollectie van het Rijk te digitaliseren en op duurzame wijze te archiveren. De digitale raadpleegexemplaren komen als onderdeel van de betreffende archieftoegangen voor het publiek beschikbaar. Voorts zal worden gewerkt aan de verdere implementatie van de nieuwe archivistische beschrijvingsstandaard RiCo, die als onderdeel van het programma Digitale Toegankelijkheid in gang werd gezet. Ook wordt samen met het Gelders Archief en het Brabants Historisch Informatie Centrum gewerkt aan een koppeling tussen het Collectie Beheersysteem (Mais Flexis) en het e-depot (Preservica).
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
13
Zoals in het bredere verband van de gebruikersvereniging van Mais Flexis ook wordt gewerkt aan het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit, die de daarin opgebouwde data beter bruikbaar moeten maken, conform de zogenaamde vijf vinkjes van de NDE (conform DERA-architectuur). HUA neemt daarin een voortrekkersrol op zich. Tenslotte zullen voorbereidingen worden getroffen voor de nieuwe aanbesteding van de e-depotvoorziening voor de periode vanaf 2026. Ontwikkeling archieftoezicht Bij de gemeente Utrecht zal het systeemtoezicht verdere invulling krijgen, in afstemming met chief record officer en Expertteam Informatiebeheer. We houden hierbij aandacht vast voor onze aanbevelingen van de nulmetingen en adviezen sinds 2015-2022. Daarnaast voeren we voeren een themainspectie uit op de migratie van het nieuwe zaaksysteem en betrekken daarbij het advies van Digitale Archiefdiensten. Bij de provincie loopt de eerder ingezette reeks kwaliteitstoetsen door. Ons toezicht richt zich daarbij op het inrichten van een sterke beheerorganisatie (negenvlaksmodel) door de nieuwe strategisch-inhoudelijk manager Informatievoorziening, en beoordeling volgens het INK-model van de uitkomsten en opvolging van de kwaliteitstoetsen. Bij de gemeente Nieuwegein en de verbonden partijen verloopt de toezichttaak de afspraken gemaakt in het kader van de DVO 2021-2025 en werkplan 2025, en de resp.
samenwerkingsovereenkomsten (swo) met VRU, GGDrU, BghU en WIL over 2025-2026. Met de recreatieschappen en GO Hollandse Waterlinies bespreken we of een overeenkomst aan de orde is. De RUD fuseert in 2026 met de Omgevingsdienst regio Utrecht ODRU. Hier houden we samen met de gemeentearchivaris van Zeist toezicht op. De nieuwe organisatie wordt dubbel zo groot en valt ook onder ons toezicht. Hierover maken we in 2025 afspraken met hun directie. Uitvoeringsorganisatie BIJ12 verandert in 2025 onze beheer- en toezichtrelatie. Dit geven wij gestalte in overleg
met Zuid-Holland. Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief In 2025 werkt HUA aan de voorbereiding van een nieuwe DVO met de gemeente Nieuwegein. Naar verwachting zullen de digitale archiefdiensten daar voor het eerst een substantieel onderdeel van gaan uitmaken. Ook streeft HUA naar voortzetting van het Historisch Informatiepunt dat in 2024 van start is gegaan in de Bibliotheek van het Stadshuis van Nieuwegein. In april 2026 expireert ook de lopende samenwerkingsovereenkomst met de Ridderlijke Duitsche Orde. Ook daar werkt HUA aan een nieuwe overeenkomst. Vanuit haar rol kenniscentrum besteedt HUA onder meer aandacht aan voorlichting aan particuliere archiefvormers en aan beheerders en aanbieders van AV-materiaal. Vanuit Archieftoezicht wordt de komende jaren ingezet op voorlichting over de nieuwe Archiefwet en bijbehorende regelgeving. Daarnaast levert Toezicht opnieuw een bijdrage aan de VNG Adviescommissie Archieven. Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie In 2024 is gestart met het opstellen van de hotspotmonitor voor de gemeente Utrecht aangevuld voor 2020-2023. Dit project zal in het tweede kwartaal van 2025 worden voltooid, om daarna te worden vastgesteld door het SIO. De implementatie van de eerder vastgestelde hotspots van Utrecht 2013-2019 en Nieuwegein 2017-2021 vraagt om terugkerende aandacht.
Al langere tijd vraagt het acquisitiebeleid van HUA om een herijking. Dit zal in 2025 actief worden opgepakt, om daarna te worden aangeboden aan het bestuur. Dit moet enerzijds recht doen aan uitgangspunten die in het verleden voor de verschillende bewaarplaatsen onder beheer van HUA zijn geformuleerd, anderzijds ruimte bieden aan de invulling van de hotspots van de bij HUA aangesloten overheden en de wens om tot een meer gevarieerde en inclusieve vorm van acquisitie te komen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
14
In 2023-2024 vonden diverse projecten plaats in het kader van het thema Koloniaal verleden en Slavernijverleden. Enkele daarvan krijgen in 2025 een vervolg, dat met subsidie van het programma Indisch Erfgoed, Netwerk Oorlogsbronnen en Metamorfoze zal worden gerealiseerd.
3.3.
Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden
3.3.1.
Doel
Hoe maken we onze archieven en collecties goed vindbaar en doorzoekbaar voor gebruikers? En welke nieuwe technieken kunnen we hierbij inzetten? Via een integrale visie op fysieke en digitale dienstverlening maakt HUA de collectie beter en gebruiksvriendelijker vindbaar en ondersteunen we klanten in het zoeken en vinden. Omdat de burger recht heeft op vrije toegang tot informatie, investeren we in het beschrijven en eenvoudig
vindbaar maken van onze bronnen. Dit zullen we steeds vaker voornamelijk geautomatiseerd doen, in plaats van handmatig en via de inzet van vrijwilligers. We sluiten hierbij aan bij de nieuwe visie van de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN), waarbij het verbinden van de archiefcollecties via Linked Open Data centraal staat. We richten ons op de volgende technieken: Hand Written Text Recognition (HTR) en Optical Character Recognition (OCR). Hiermee zetten we handgeschreven documenten om in leesbare digitale tekst. Via Linked Open Data verbinden we de digitale collecties onderling en met andere collecties. Machine learning en AI. Hiermee kunnen we grote digitale collecties specifiek op basis van context en de zoekvragen van de klant presenteren. Om deze technieken de komende jaren in onze systemen te integreren werken we aan een geheel vernieuwde website die een portalfunctie heeft voor fysieke, gedigitaliseerde en digital born informatie. Hierbij werken we samen met de sector aan standaarden en toegangen waarmee archieven als informatieknooppunt kunnen dienen tussen burgers, overheden en historische collecties. Bij onze dienstverlening staat de gebruiker centraal. Dit betekent dat we uitgebreid klantonderzoek doen tijdens de ontwikkeling van onze digitale diensten.
Volgens de principes van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) bieden we onze data in toenemende mate aan als Linked Open Data. Hiermee kunnen wijzelf en externe partijen nieuwe toepassingen ontwikkelen, zoals apps, websites, (data)visualisaties en andere presentatievormen. De data kunnen verrijkt worden via crowdsourcing en AI. 3.3.2. •
Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.
•
Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.
•
Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen
•
Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).
3.3.3.
Effectenindicatoren
•
In 2028 is er een nieuwe integrale visie op hybride dienstverlening, waarbij digital first leidend is.
•
In 2028 is er een nieuwe website, met bijbehorende digitale dienstverlening. Deze is ontwikkeld op basis van onze integrale visie.
•
De nieuwe digitale diensten worden ontwikkeld op basis van de persona’s en na uitgebreid klantonderzoek en User Experience (UX) onderzoek.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
15
•
In 2028 is de gehele digitale collectie van HUA via linked open data toegankelijk en (her)bruikbaar (m.u.v. data met Copyright, bijzondere persoonsgegevens of beperkingen op de openbaarheid).
•
In 2028 zijn HTR en OCR opgenomen in het reguliere proces van digitalisering.
•
In 2028 zetten we AI op een veilige en ethische manier in om onze collectie eenvoudig te doorzoeken. We stellen onze data actief beschikbaar voor initiatieven van derden.
3.3.4
Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Zoeken, vinden en verbinden’
Toegankelijkheid De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld binnen het programma Digitale Dienstverlening en aan de hand van de visie op Dienstverlening. Er zal geëxperimenteerd
worden met innovatieve toepassingen om de collectie te ontsluiten, o.a. met hulp van (nieuwe) doelgroepen. Binnen het Programma AI wordt verkend welke projecten kunnen bijdragen aan het verbeteren van de digitale toegankelijkheid van onze collecties. We gaan hierbij uit van de Nationale Strategie voor Digitaal Erfgoed waarbinnen drie lagen zijn ontwikkeld: zichtbaar (diensten), bruikbaar (verbinding) en houdbaar (content). We verkennen nieuwe innovaties om de doorzoekbaarheid, herbruikbaarheid en deelbaarheid van onze data te optimaliseren. Aanvullende zoekmogelijkheden ontstaan waar we dat aanbod verrijken met relaties naar andere landelijke kernregistraties en het gebruik van thesauri en linked data. Met het oog op het gestandaardiseerd zoeken op personen, locaties en organisaties worden de mogelijkheden op dit terrein de komende periode verder in kaart gebracht en benut de collectie. Daarnaast werken we aan het opnemen van innovaties binnen de reguliere werkprocessen. Dienstverlening
HUA betrekt gebruikers en bezoekers op verschillende manieren bij de collectie. Dit doen we op zo’n manier dat de collectie meer en meer ‘van henzelf wordt’. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen jaren vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. We zetten minder in op de raadpleging van originelen. Hiermee beschermen we onze collectie. We bieden onze content zoveel mogelijk online aan en leveren ondersteuning op maat via onder meer chatten, webinars en spreekuren met onze vakspecialisten en helpen we gebruikers sneller en efficiënter aan de juiste informatie. Het belangrijkste loket voor de dienstverlening is de website waar de gebruiker op een laagdrempelige en gepersonaliseerde manier zijn of haar informatie kan vinden. We blijven de website daarvoor verder ontwikkelen en hiervoor maken we gebruik van kwalitatief en kwantitatief gebruikersonderzoek. De studiezaal aan de Alexander Numankade blijft in gebruik voor het raadplegen van de fysieke collectie, bijvoorbeeld vanwege openbaarheidsbeperkingen of auteursrechten. En ook HUA-HUB Nieuwegein, aanwezig in de Bibliotheek Nieuwegein, speelt daar een rol in. Maar onze focus zal liggen op het verder ontwikkelen van de digitale dienstverlening. Belangrijk uitgangspunt zijn de wensen van onze gebruikers en bezoekers bij de verdere ontwikkeling van de (digitale) dienstverlening.
We zetten daarbij in op toegankelijkheid van de collectie en activiteiten voor een breder en meer diverse publiek door te investeren in langdurige partnerships met verschillende groepen binnen de samenleving. Dit zal resulteren in een grotere samenhang tussen de werkzaamheden binnen de verschillende afdelingen en teams van HUA.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
16
3.4.
Speerpunt 3. Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma
3.4.1.
Doel
In ons publieksprogramma vertellen we het verhaal van het heden, verleden en de toekomst van de stad en provincie Utrecht, samen met onze partners. Dit doen we via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen in de Expo. We bieden een warm welkom aan onze bestaande doelgroepen én bereiden ons voor op nieuwe generaties. Via het publieksprogramma kan iedereen kennismaken met de authentieke bronnen uit de Collectie Utrecht en ervan leren én genieten. We kiezen nieuwe thema's die aansluiten bij de actualiteit. Focusdoelgroepen in de nieuwe beleidsperiode zijn schoolgroepen, gezinnen, nieuwkomers in Utrecht en de generatie Z (GenZ). De aandacht voor inclusie, die de afgelopen beleidsperiode onder meer leidde tot samenwerking met
migrantenorganisatie en lhbti-gemeenschappen, blijft eveneens een vast onderdeel van de programmering. In de nieuwe beleidsperiode staat erfgoedparticipatie centraal en versterken we de verbinding tussen erfgoed, mens en samenleving in lijn met het recent ondertekende Verdrag van Faro. We stemmen ons programma jaarlijks via overleg af met de partners en sluiten aan bij de cultuurnota Kleur Bekennen van de Gemeente Utrecht en de Cultuurnota van de Provincie Utrecht die in voorbereiding is De afgelopen jaren investeerden we in een breed lessenpakket voor het primair onderwijs, wat zich vertaalde in een verdubbeling van het aantal scholenbezoeken naar ruim 3.500 leerlingen en studenten per jaar. In de komende beleidsperiode gaan we hiernaast extra inzetten op een breed aanbod voor het voortgezet onderwijs, het hoger onderwijs en het speciaal onderwijs. We werken hierbij samen met de Utrechtse musea en initiatieven als JINC en de Klassendag Open Monumentendag. 3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten
Via het publieksprogramma wordt het maatschappelijk rendement van de Collectie Utrecht vergroot door actief te werken aan publieksbereik. Hiervoor wordt een inclusief aanbod ontwikkeld voor scholen, de focusdoelgroepen en het brede publiek. 3.4.3. •
Effectenindicatoren In 2028 beschikken we over een nieuw educatieprogramma voor de hele leerlijn in het kader van lifelong learning. Met aanbod voor het voortgezet, speciaal en middelbaar onderwijs, hoger beroepsonderwijs, wetenschappelijk onderwijs en voor volwassenen. Met dit programma zullen we jaarlijks 5.000 personen ontvangen.
•
Deze beleidsperiode organiseren we jaarlijks twee tentoonstellingen en/of participatieactiviteiten waarbij we elk jaar een doelgroep uit het meerjarenbeleidsplan centraal zetten en in co-creatie samenwerken. We kiezen hiervoor jaarlijks een actueel thema en werken hiervoor samen met partners in stad en
provincie Utrecht. •
We ontwikkelen bij elke tentoonstelling en participatieactiviteit een inclusief publieksprogramma, waarbij we kansen van digitalisering en technologische ontwikkelingen benutten om iedereen te bereiken.
•
In 2028 hebben we onderzoek gedaan naar de focusdoelgroepen: schoolgroepen, gezinnen, nieuwkomers in Utrecht en de generatie Z (GenZ) en op basis hiervan nieuwe persona’s en communicatiemiddelen ontwikkeld.
•
In 2028 zijn we nog steeds het RHC met de meeste volgers op social media in Nederland en hebben we de mediamix aangepast aan de nieuwe doelgroepen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
17
3.4.4
Wat gaan we daarvoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma’
Publieksprogrammering Met de vaste Expo ‘Utrecht begint hier’ hebben we een ontmoetingsplek en poort tot de stad en provincie Utrecht gecreëerd, die we uitbouwen met tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten. Hier ontmoet het publiek de collectie en hier ontmoeten wij het publiek. We volgen hierbij het ritme van jaarlijks twee tentoonstellingen en/of participatieprojecten in de zaal ‘Utrecht is hier’. Die laatste plek fungeert als ontmoetingsplek waar volop geëxperimenteerd wordt met partnerschappen met maatschappelijke en andere organisaties. Activiteiten spelen zich niet alleen af binnen de muren van het Utrechts Archief, maar juist ook buiten de deuren; via internet, (social) media en op fysieke plekken waar mensen zich bevinden. Dat heeft tot gevolg dat we, om
verhalen op te halen, de mensen opzoeken en werken met pop-up exposities. We gaan nieuwe partnerschappen aan met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen en richten ons ook op nieuwe doelgroepen. De focusdoelgroep gezinnen krijgt in 2026 een prominente plaats in de activiteiten, tentoonstellingen en ander publieksbereik. Cultuureducatie In ons onderwijsprogramma, met een hoofdrol voor burgerschap en de ontwikkeling van stad en provincie Utrecht, leggen we de verbinding met het tastbare verleden van onze archiefstukken, gekoppeld aan moderne online toepassingen. We hebben een doorlopende leerlijn ontwikkeld van kleuters tot en met volwassenen. Iedereen van junior tot senior krijgt de kans om kennis te maken met de Utrechtse Collectie. Dit aanbod zal in 2028 volledig vernieuwd zijn.
We stellen lokale historische bronnen digitaal beschikbaar via de educatieve website Geschiedenislokaalutrecht.nl. Via Geschiedenislokaal krijgen docenten en leerlingen zicht op de historie van hun dorp of stad. En stellen we digitale bronnen beschikbaar die gelinkt zijn aan de examenonderwerpen. We spelen een rol in de docentenopleiding voor het basisonderwijs en geschiedenisonderwijs door lessen te verzorgen rondom cultuureducatie. Zo laten we toekomstige docenten kennis maken met cultureel erfgoed en laten we zien hoe ze instellingen zoals archieven en musea en hun collecties kunnen gebruiken in lessen.
3.5.
Speerpunt 4. Een duurzame en veerkrachtige organisatie
3.5.1.
Doel
Onze bedrijfsvoering richt zich op een goede en efficiënte dienstverlening aan onze gebruikers en overheden, het inrichten van een innovatieve cultuur en de ontwikkeling van onze medewerkers. HUA wil een aantrekkelijke
werkgever zijn en blijven en investeert daarvoor permanent in het lerend vermogen van de organisatie en duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van de medewerkers. 3.5.2.
Beoogde maatschappelijke effecten
Dit programma richt zich op: •
Een wendbare organisatie die snel en flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen
•
Versterken van innovatiekracht
•
Inclusiviteit
•
Werken bij HUA
Nieuwe manieren van werken stellen andere eisen aan onze processen en organisatie. Dit geldt voor thuiswerken in relatie tot het werk op de locaties en de verdere verduurzaming van onze kantoren en ruimtes voor ons publiek.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
18
De bestuurlijke inrichting van HUA is geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling (GR). Deze wordt aangepast als gevolg van het uittreden van het Rijk en de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijke Regeling. De uitwerking hiervan voor de werkpraktijk zal de nodige aandacht vragen van zowel bedrijfsvoering als het beheer van de analoge rijkscollectie. 3.5.3. •
Effectenindicatoren In 2028 zijn er doelstellingen voor de duurzaamheid en energietransitie conform de wet- en regelgeving en wordt hieraan uitvoering gegeven.
•
In 2028 zijn er regels opgesteld voor een transparante en betrouwbare organisatie en wordt hieraan uitvoering gegeven.
•
In 2028 is het beleid rondom inclusiviteit en diversiteit geëvalueerd en een plan van aanpak in werking gesteld voor de volgende stap hierin.
•
In 2028 is er een verkenning uitgevoerd voor de volgende stap in digitale transformatie en zijn de werkprocessen voor digitale veiligheid doorontwikkeld.
•
In 2028 is er een vitaliteitsbeleid dat wordt uitgevoerd via de vitaliteitskalender.
•
In 2028 is HUA een lerende organisatie en wordt een leven lang leren gefaciliteerd via de leven lang leren kalender voor de medewerkers.
3.5.4.
Wat gaan we ervoor doen? Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Een duurzame en veerkrachtige organisatie’
Organisatie Voor de huidige beleidsperiode zijn vier nieuwe programma’s ontwikkeld, waarin samenwerken aan digitale transformatie centraal staat. We werken daarbij aan een toekomstbestendige informatiearchitectuur en een
efficiënte werkomgeving voor onze medewerkers. We investeren daarbij in een lerende organisatie, waarin HUA ruimte biedt voor ontwikkeling en kennisdeling en waarin we medewerkers stimuleren om regie te voeren over hun eigen ontwikkeling (leven lang leren). In 2026 zetten we hierin een volgende stap met gebruikmaking van de instrumenten die door de branchevereniging KVAN worden ontwikkeld. Om duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers te bevorderen, besteden we structureel aandacht aan vitaliteit. We hebben daarvoor een vitaliteitskalender ontwikkeld met maandelijkse activiteiten over een aspect van vitaliteit. Bijv. goede werk-privé balans, goede werkhouding, werkdruk voorkomen, beweging, gezonde voeding, ontspanning etc. We bieden hiervoor fysieke of online voorlichting, workshops en andere activiteiten aan en stimuleren participatie en interactie om kennis en ervaring te delen. Transparante en betrouwbare overheid HUA heeft continue aandacht voor de informatieverschaffing aan publiek en overheid. HUA publiceert proactief haar eigen documenten op de website en actualiseert de benodigde werkwijze waar nodig. Informatiemanagement In 2025 heeft HUA een interne leergang Digitale vaardigheden opgezet, de verwachting is dat deze nog door zal lopen in 2026. Waarbij ook gekeken zal worden hoe dit onderdeel kan worden van de reguliere werkzaamheden.
Ook zal er weer aandacht zijn voor cyber-security in de vorm van een jaarlijkse awareness training. Met onze CISO (bureau InCyber) zullen we de beveiligingssituatie opnieuw beoordelen. In 2024 zijn het netwerkbeheer, het werkplekbeheer en de telefoniediensten overgedragen aan een externe partij, Score Utica. Daarbij is er door Score Utica een SOC/SIEM oplossing geïmplementeerd zodat er een continue actieve bewaking is van de IT-omgeving van HUA. In 2025 zullen deze activiteiten Europees aanbesteed worden waarbij HUA begeleid wordt door bureau Tenderpeople. Met dit bureau wordt het proces nu uitgewerkt en wordt gekeken of de daadwerkelijke gunning eind 2025 of begin 2026 plaats zal kunnen vinden.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2026 t/m 2029
19
3.5.5.
Organisatie
De hoofdstructuur van HUA ziet er als volgt uit:
Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie