HUA - Ontwerp Programmabegroting 2025 - 2028

de reserve E-depot gemeente Utrecht ingezet worden in de jaren 2023 tot en met 2025. Om het niveau van de diensten zoals die in deze periode worden ontwikkeld en aan de vraag van de partners na 2025 te kunnen voldoen en het e-depot operationeel te houden, is een jaarlijkse bijdrage benodigd. In dit deel van de financiële begroting is de gedachtenlijn van de meerjarenbegroting 2024-2027, het werken met een stelpost voor GU voor de jaren 2026, 2027 en 2028 doorgevoerd. Het bestuur is in december 2023 begonnen met de behandeling van de notitie “Sturen op volumes digitaal en analoog koersbepaling 2023_v4_20231205” volgens het BOB model. Hierin staan hogere benodigde bijdragen genoemd. Deze zijn in afwachting van besluitvorming nog niet verwerkt in de hierboven gepresenteerde financiële begroting. Zie hiervoor de doorrekening aan het einde van deze paragraaf. Op 17 april 2024 vindt het vervolggesprek over de notitie plaats in het AB.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

27

Omdat er nu al structurele kosten gemaakt worden door HUA voor het e-depot is in de vorige begroting 2024 al een stelpost opgenomen voor GU opgenomen voor 2026 en 2027. Deze werkwijze is voor de begroting 2025 weer toegepast. De stelpost voor de jaren 2026 tot en met 2028 staat in onderstaande tabel. (Dit betekent dat er bij GU (nog) geen ruimte is gereserveerd in de begroting van GU.)

Hierbij is uitgegaan van in ieder geval 50 procent op basis van het geactualiseerde kostenmodel van de RHC’s (€1,10 per inwoner) en de actuele bevolkingsaantallen. De berekende bedragen in de notitie “Sturen op volumes digitaal en analoog koersbepaling 2023_v4_20231205” zijn hoger dan de stelpost zoals hierboven opgenomen. Zie ook de Extra paragraaf Meerjarenbegroting 2025 –

2028 o.b.v. notitie “Sturen op volumes digitaal en analoog koersbepaling 2023_v4_20231205” verderop. De verdere bedragen zijn verder conform de uitgangspunten van deze begroting op het prijspeil 2025. Deze bedragen zijn opgenomen in de meerjarenbegroting 2025 - 2028 onder de regel Bijdragen Rijk, gemeente en provincie. 10. Overige opbrengsten De raming 2025 is gebaseerd op de werkelijke baten volgens contracten en overeenkomsten voor 2024 of op een schatting op de realisatie over 2025, aangevuld met nu bekende informatie. 12. Overige opbrengsten Voor het eerst sinds jaren zijn er in 2023 weer rentebaten ontvangen op de rekening bij het Schatkistbankieren. De verwachting is dat dit zo zal blijven in de komende jaren. Dit is onder deze post opgenomen. Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In 2020 is het voorstel Digitale Toegankelijkheid door het bestuur vastgesteld. De beschikbare middelen zullen hiervan voor het laatst in 2024 ingezet gaan worden. Hiermee heeft HUA de ambities uit het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 een extra impuls kunnen geven. Vanwege de financiële onzekerheid in verband met de wijzigingen in het gemeentefonds en het provinciefonds vanaf 2026 heeft het bestuur besloten om niet ingezette en gebonden reserves aan te houden.

Dit gaast om de reserve Verkenning en inrichting eigen e-depot (begroot saldo eind 2024 € 587.293) en de reserves Energie en indexatie (begroot saldo eind 2024 € 112.707. De inzet van deze reserves zal door het bestuur in een later stadium worden besproken. Met de eerste Berap 2024 zal toestemming gevraagd worden voor

1.

voor toevoeging in 2024 van € 140.000 aan de algemene reserves

2.

voor toevoeging van € 242.293 aan de reserve Verkenning en inrichting eigen e-depot.

3.

€ 112.707 i.p.v. € 200.000 te onttrekken aan de reserves Energie en indexatie.

2. Onttrekkingen aan reserves In 2025 zal de laatste uitputting van de reserve Dekking kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie plaatsvinden. Bij vernieuwing van de Expo is er rekening gehouden binnen de afschrijvingslasten dat hier voldoende ruimte voor zal zijn. Ook zal de bestemmingsreserve Digitale toegankelijkheid in 2024 uitgeput worden met € 105.200 en in 2025 het restant van € 26.400. Daarmee komt een einde van de inzet van de reserves voor het programma Digitale Toegankelijkheid. De mutaties in de reserves voor 2024 en 2025 worden in een tabel weergeven in de paragraaf over de balans.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

28

Meerjarenraming 2026 – 2028 HUA stuurt actief op een structureel sluitende begroting en let daarbij goed op de inzet van de tijdelijke reserves.

Met dit inzicht is HUA in staat om een meerjarenraming te presenteren die is gebaseerd op een reëel structureel sluitende begroting.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

29

Extra paragraaf Meerjarenbegroting 2025 – 2028 o.b.v. notitie “Sturen op volumes digitaal en analoog_koersbepaling 2023_v4_20231205”

Dit is een extra paragraaf om inzichtelijk te maken hoe de meerjarenbegroting 2025 – 2028 er uit kan komen te zien als benodigde structurele bijdrage vanuit GU (en anderen) voor het e-depot opgenomen worden. Het bestuur is in december 2023 begonnen met de behandeling van de notitie “Sturen op volumes digitaal en analoog koersbepaling 2023_v4_20231205” volgens het BOB model. Hierin staan hogere benodigde bijdragen genoemd. Deze zijn in bovenstaande tabel verwerkt onder de baten. Dit leidt tot dekking van de kosten die gemoeid zullen zijn bij het gebruik van het e-depot conform de geschetste verwachting uit de nota. Dit als een aparte post gepresenteerd onder de lasten. Het bestuur behandelt dit onderwerp in 2024 en zal naar verwachting in september 2024 tot besluitvorming komen. Dit gesprek zal ook plaatsvinden in het licht van de naderen bezuinigingen 2026 en verder als gevolg van de veranderingen in de systematiek van het gemeente- en provinciefonds.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

30

Balans 2023 – 2028

Belangrijk: Voor de meerjarenbegroting is het verplicht het begrotingsjaar + 3 jaar te tonen. Toelichting op de balans 2024 - 2028 Activa Vaste activa Voor de boekwaarden wordt verwezen naar de tabel in paragraaf 3.8.3 Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2024 – 2027. Vlottende activa Raming 2024-2028 op basis van ervaringscijfers en rekening houdend met de geprognosticeerde ontwikkelingen m.b.t. de vaste activa en de gevraagde inzet van de reserves.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

31

Passiva Eigen vermogen Met het positieve resultaat over 2023 zal het bestuur gevraagd worden om in 2024 € 140.000 te mogen toevoegen aan de algemene reserve zodat deze nog net geen 10% van de bijdrage van de partners zal bedragen. In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven te onderzoeken hoe de bestemmingsreserves afgebouwd kunnen worden. In 2020 is het voorstel Digitale Toegankelijkheid door het bestuur vastgesteld. De beschikbare middelen zullen, op een klein restant na, voor het laatst in 2024 ingezet gaan worden.

In onderstaande tabel is de uitputting van de reserves voor de jaren 2025 tot en met 2025 te volgen:

Over de inzet van de reserves Verkenning en inrichting eigen E-depot en Energie en indexatie zal het bestuur in het licht van de inzet van het e-depot en in het licht van de veranderingen in het gemeentefonds op een later moment doorpraten.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

32

De voorzieningen betreffen alleen de voorziening Groot onderhoud

Netto vlottende schulden en overlopende passiva

Raming 2025 -2028 op basis van ervaringscijfers.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

33

4.4.

EMU-saldo

Conform de voorschriften van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) wordt een overzicht opgenomen van het berekende EMU saldo van HUA. Dit geldt zowel voor het jaar voor het begrotingsjaar, als het begrotingsjaar zelf en het jaar volgend op het begrotingsjaar.

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

34

Vaststellingsbesluit

Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief Als ontwerpbegroting vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 10 juli 2024 De directeur van Het Utrechts Archief

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief op 10 juli 2024

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

mw. drs. R. Streefland

Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028

35