HUA - Ontwerp Programmabegroting 2025 - 2028
Tekst van het document
ONTWERP PROGRAMMABEGROTING 2025 T/M 2028
HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018
Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Rachel, Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) De heer Has Bakker (Algemeen Bestuur) Vacant (Algemeen Bestuur)
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
1
Voorwoord Met veel genoegen bieden wij u de Begroting 2025 - 2028 aan, waarin de ambities en inspanningen van Het Utrechts Archief zijn vastgelegd. Op basis van het nieuwe meerjarenbeleidsplan is de begroting ingericht op vier speerpunten. Hierbij zal de afspiegeling van de samenleving in de bedrijfsvoering, collectie en activiteiten van HUA evenwichtiger / inclusiever worden. De volgende speerpunten zijn gedefinieerd: Speerpunt 1: Ketenpartner van een betrouwbare overheid Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden Speerpunt 3: Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma Speerpunt 4: Werken aan een duurzame en veerkrachtige organisatie Per speerpunt is beschreven hoe de effecten bereikt worden. (Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor
doen?) Op totaal niveau wordt er een raming van de baten en lasten gemaakt (Wat zijn de kosten hiervan?). Het Utrechts Archief is er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Onze missie is de bronnen van de Utrechtse geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving, door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Om dit te bereiken bieden we een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening. HUA is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio. De begroting 2025 is sluitend, evenals het meerjarenperspectief voor de periode 2025 – 2028. Wij zijn ervan overtuigd dat HUA met de beschreven uitdagingen een solide financiële basis voor de doorontwikkeling kan handhaven. Utrecht, 11 maart 2024 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, drs. Chantal Keijsper
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
2
Inhoudsopgave Inhoud Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief:...................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 2 1. 2.
3.
Inleiding .......................................................................................................................................................... 5 Hoofdlijnen van de begroting .......................................................................................................................... 6 2.1.
Algemeen ............................................................................................................................................... 6
2.2.
Indexering .............................................................................................................................................. 6
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2025 - 2028.................................................................................................. 6
Beleidsbegroting: Programmaplan .................................................................................................................. 8 3.1.
Speerpunten 2025 – 2028...................................................................................................................... 8
3.2.
Speerpunt 1: Ketenpartner voor een betrouwbare overheid .................................................................. 8
3.2.1.
Doel ................................................................................................................................................... 8
3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten .................................................................................................... 9
3.2.3.
Effectenindicatoren ............................................................................................................................ 9
3.3.
Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden ......................................................................................... 10
3.3.1.
Doel ................................................................................................................................................. 10
3.3.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 10
3.3.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 10
3.4.
Speerpunt 3. Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma ............................................................. 11
3.4.1.
Doel ................................................................................................................................................. 11
3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 11
3.4.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 11
3.5.
Speerpunt 4. Een duurzame en veerkrachtige organisatie .................................................................. 12
3.5.1.
Doel ................................................................................................................................................. 12
3.5.2.
Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................................ 12
Dit programma richt zich op: ......................................................................................................................... 12 3.5.3.
Effectenindicatoren .......................................................................................................................... 12
3.5.4.
Organisatie ...................................................................................................................................... 13
3.5.5.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid ........................................................................................... 14
3.5.6.
Huisvesting ...................................................................................................................................... 14
3.5.7.
Interne beheersing ........................................................................................................................... 14
3.5.8.
BTW ................................................................................................................................................. 14
3.6.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting ....................................................... 15
3.6.1.
Algemene uitkeringen ...................................................................................................................... 15
3.6.2.
Vennootschapsbelasting .................................................................................................................. 15
3.6.3.
Duurzaamheid ................................................................................................................................. 15
3.6.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen .............................................................................................. 15
3.7.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................................... 16
3.7.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing............................................................................ 16
3.7.2.
Weerstandscapaciteit ...................................................................................................................... 16
3.7.3.
Risico-inventarisatie ......................................................................................................................... 17
3.7.4.
Benodigde weerstandscapaciteit ..................................................................................................... 19
3.7.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ....................... 19
3.8.
Kapitaalgoederen en onderhoud .......................................................................................................... 19
3.8.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 19
3.8.2.
Waardering en afschrijving van activa ............................................................................................. 19
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
3
3.8.3. 3.9.
4.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2024 - 2027 ........................................................................ 20
Financiering ......................................................................................................................................... 21
3.9.1.
Algemeen......................................................................................................................................... 21
3.9.2.
Algemene ontwikkelingen ................................................................................................................ 21
3.9.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB).................................................................................... 22
3.9.4.
Renterisiconorm............................................................................................................................... 22
3.9.5.
Kasgeldlimiet ................................................................................................................................... 22
3.10.
Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................... 23
3.11.
Verbonden partijen ............................................................................................................................... 23
Financiële begroting...................................................................................................................................... 24 4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting ......................................................................................... 24
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ............................................................................ 24
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting .................................................................................. 26
4.4.
EMU-saldo ........................................................................................................................................... 34
Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 35
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
4
1.
Inleiding
Deze begroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording Gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: •
•
Beleidsbegroting o
Programma
o
Paragrafen
Financiële begroting o
Overzicht van baten en lasten
o
Financiële positie
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
5
2.
Hoofdlijnen van de begroting
2.1.
Algemeen
Nieuw beleid, beleidswijzigingen of beleidsintensiveringen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen, het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken en het realiseren van synergie. Op basis van de Financiële Beheersverordening 2021 onderscheidt HUA binnen de P&C-cyclus de (meerjaren)begroting, de jaarrekening en Bestuursrapportage. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Hierna worden de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun effect op de begroting geschetst. Tot slot worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven.
2.2.
Indexering
Loonontwikkelingen en prijsaanpassingen In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2024 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2024. Bij het opstellen van deze kadernota 2024 doorwerkend naar 2025 (eind februari 2024) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2024 en daarmee voor het hele jaar 2024. De belangrijkste zaken worden hierin kort toegelicht. In de vorige Kadernota 2023 en de Meerjaren programmabegroting 2024 – 2025 is voor de prijsindexatie de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2022 van 4% gebruikt voor de begroting 2024. De HICP over heel 2023 is uitgekomen op 4,1% en de raming hiervan voor 2024 op 4% gesteld. Dit komt goed overeen. Voor 2025 wordt de HICP gesteld op gemiddeld 2,2%. De kerninflatie HICP wordt voor 2025 op gemiddeld 3% gesteld, dat is de HICP inflatie zonder voedsel en energie inflatie. Omdat HUA niet afhankelijk is van voedselprijzen en maar gedeeltelijk voor energieprijzen wordt voor 2025 de kerninflatie HICP 2025 gehanteerd van 3%. De loonsverhoging voor 2024 is bekend en komt uit op 6%. Voor 2025 is hier nog niets over bekend. Voorgesteld wordt ook hier voor de kerninflatie HICP 2025 te hanteren van 3%. Samenvattend: 1.
Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2024. Voor 2025 wordt deze dan geïndexeerd met 3,0%.
2.
Voor de lonen voor 2024 is er een actuele cao van totaal 6%. Deze zal gehanteerd worden voor de Berap. Voor 2025 zal 3% gehanteerd worden.
3.
Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) kerninflatie uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2023. Deze wordt afgerond voor 2024 op 4% en voor 2025 op 3%.
2.3.
Uitgangspunten Begroting 2025 - 2028
Hieronder worden de technische uitgangspunten weergegeven die door HUA gehanteerd zijn bij het samenstellen van de begroting 2025-2028: 1.
HUA hanteert de BBV.
2.
HUA heeft 1 programma conform de definitie van de BBV.
3.
Voor de loonaanpassing 2025 wordt 3% gebruikt en voor prijsaanpassingen 3%.
4.
In de meerjarenbegroting 2025 – 2027 wordt geen indexatie toegepast.
5.
De begroting is exclusief btw opgesteld.
6.
De salariskosten zijn begroot conform de inschaling van de betrokken medewerkers. Hierbij wordt rekening gehouden met vaste toelagen en afwijkende inschalingen.
7.
Conform de in de Nota Investering- en Afschrijvingsbeleid verwoorde uitgangspunten wordt voor investeringen geen rekenrente als kapitaallasten begroot, maar alleen de lineaire afschrijvingskosten.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
6
8.
Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren.
Op basis van de bekende gegevens voor 2024 is de concept meerjarenbegroting 2025 – 2028 opgesteld. Hierbij is het voorstel om het positieve resultaat € 382.923 te verdelen naar € 140.000 als toevoeging aan de Algemene reserve en € 242.923 als toevoeging aan de reserve Verkenning en inrichting eigen e-depot. Onder aanname van goedkeuring en vaststelling van dit voorstel zijn de cijfers verwerkt in de begroting. Deze doorrekening heeft ook invloed op de cijfers van 2024 en deze zijn terug te vinden onder de noemer “Sec 2024”. Met de 1e Berap 2024 zal de begroting 2024 ook aangepast worden aan de nieuwe situatie en zal goedkeuring worden gevraagd aan het bestuur. Het Rijk heeft het voornemen uitgesproken om per 1 januari 2026 uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te treden. Het voornemen daarbij is om de taken en bevoegdheden voor het beheer van de rijksarchieven
aan de RHC’s te delegeren en de financiering van de jaarlijkse bijdrage te regelen via een specifieke uitkering (SPUK). De voorbereidingen hiervoor vinden plaats via het delegatieoverleg van de RHC’s met OCW. De besluitvorming vindt plaats door de besturen van elk RHC afzonderlijk om daarna besloten te worden in de respectievelijke gemeenteraden en provinciale staten. In de bestuursvergadering van juni 2023 heeft het AB gesproken over de scenario’s voor de uittreding en heeft het AB de voorkeur uitgesproken voor het scenario Voortzetten gemeenschappelijke regeling met daarbij het doorvoeren van de noodzakelijke aanpassingen. Daarbij heeft het AB de opdracht gegeven om twee werkgroepen in te stellen (opstellen Gemeenschappelijke regeling en opstellen Uittredingsregeling), zijn inmiddels opgestart. Bij het opstellen van de jaarrekening is het continuïteitsbeginsel gehanteerd. Dit is een vereiste om een meerjarenbegroting te kunnen presenteren.
HUA is door de voorzitter en de gedeputeerden geïnformeerd over de herijking van het gemeentefonds en het provinciefonds en de gevolgen voor zowel de gemeente Utrecht als ook de provincie Utrecht vanaf 2026. Ook de DVO partner gemeente Nieuwegein zal te maken krijgen met deze herijking. Het college van de gemeente Utrecht zal met de voorjaarsnota 2024 met voorstellen komen om met bezuinigingen voor de lange termijn de tekorten op te lossen. Op het moment van opstellen van de meerjarenbegroting 2025 – 2028 voor HUA in maart 2024 zijn de voorstellen in de voorjaarnota 2024 van de gemeente Utrecht nog niet bekend. De begroting voor HUA is opgesteld op basis van de bekende informatie. Het Dagelijks bestuur HUA heeft vanwege deze onzekerheid besloten om de niet ingezette of gebonden bestemmingsreserves voor het eind van het jaar 2024 tijdelijk aan te houden. De inzet van deze reserves zal door het bestuur in een later stadium worden besproken.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
7
3.
Beleidsbegroting: Programmaplan
3.1.
Speerpunten 2025 – 2028
Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren zijn er vier programmalijnen, HUA noemt dit speerpunten. Via deze ‘speerpunten’ van beleid richt HUA zich op het toegankelijk maken van de collectie en toezicht op en advies over het informatiebeheer van de overheden. In de bestuursvergadering van maart 2024 is het concept meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 besproken. In het licht van de komende bezuinigingen bij GU en PU heeft het bestuur de directie gevraagd om een fasering en prioritering aan te brengen voor bespreking in de juni vergadering van 2024.
3.2.
Speerpunt 1: Ketenpartner voor een betrouwbare overheid
3.2.1.
Doel
HUA beheert de archieven van de aangesloten overheden en staat ze met advies en toezicht terzijde, zodanig dat ze aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Voor de digitale transformatie moeten veel processen opnieuw worden ingericht, zowel aan de kant van HUA als aan de kant van de Gemeente Utrecht, de Provincie Utrecht en alle andere partners waarvoor HUA het archiefbeheer verzorgt. Met meer dan 36 km op de plank en een aanhoudende instroom vraagt het beheer van papieren archieven en collecties ook de komende jaren nog volop de aandacht. Nu de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar, zullen deze bestanden versneld beschikbaar gaan komen voor inzage door de burger. Naar verwachting zal het volume met 500 tot 1000 meter per jaar blijven groeien. Omdat de bestaande depotvoorziening vol raakt, moet er een oplossing gevonden worden via nieuwbouw of verplaatsing van een deel van de collectie naar externe locaties. Deze forse instroom vraagt ook om voortzetting van het grootschalig digitaliseren van papieren archief. Dat doen we via scanning on demand en in grote projecten, waar mogelijk in aansluiting op landelijke digitaliseringsprogramma’s. Speciale aandacht besteden we aan AV-materiaal, kwetsbare stukken en stukken met afwijkende formaten of bijzondere dragers.
Waar de kwaliteit het toelaat, publiceren we ook scans die al voor overbrenging door de overheid zelf zijn gemaakt. Op deze wijze zal in 2028 tenminste een kwart van de totale papieren collectie in gescande vorm toegankelijk zijn. Daarnaast krijgt HUA ook steeds meer digitaal gevormde informatie in beheer. Vanuit onze functie als regionaal centrum zullen niet alleen gemeente en provincie, maar ook de andere overheden die met HUA samenwerken, gebruik gaan maken van het e-depot van HUA. Vanuit deze omgeving zal ook steeds meer digitaal archief toegankelijk worden voor de burger. Creatie en beheer van informatie krijgen bij de overheid steeds meer gestalte met gebruikmaking van gestructureerde data. Er vormt zich een ander informatielandschap waarin het langdurig
bewaren van gegevens bij de bron een van de centrale uitgangspunten vormt. Bij veel gemeenten, waaronder Utrecht, krijgt deze ontwikkeling vorm vanuit de principes van Common Ground. De nieuwe Archiefwet wil ruimte bieden aan deze ontwikkeling en binnen die kaders wil HUA samen met beide partners en andere RHC's de mogelijkheden gaan verkennen voor een passende invulling van de archieffunctie in deze nieuwe omgeving. Behalve archief gevormd door de overheid verrijken we onze collectie ook met particulier archief. Daarbij dient het nieuwe acquisitieprofiel als uitgangspunt. Bij het opnemen van digitaal archief van particuliere herkomst geven we prioriteit aan informatie die past binnen de kaders van de hotspots die door gemeente en provincie worden aangewezen, als onderdeel van hun selectiesystematiek. De eerder ingezette ontwikkeling naar systeemtoezicht zal verder worden doorgezet. Langs de lijnen van het strategisch en tactisch informatieoverleg volgt HUA de ontwikkeling van het informatiebeheer bij gemeente en
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
8
provincie en de andere aangesloten overheden met kritische blik. De gemeente- en provinciearchivaris doen jaarlijks verslag van hun bevindingen aan B&W en het Gedeputeerde Staten, met de Archiefwet als kader. Maar HUA ondersteunt deze overheden ook met advies en een oplossingsgerichte aanpak, bijvoorbeeld bij de implementatie van de nieuwe Archiefwet. De nieuwe PDC voor Digitale archiefdiensten en Toezicht dient daarbij als vertrekpunt. 3.2.2.
Beoogde maatschappelijk effecten
a.
Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
b.
Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd
c.
Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief
d.
Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie
3.2.3.
Effectenindicatoren
•
In deze beleidsperiode wordt elk jaar minstens 500 meter archief overgebracht en opgenomen.
•
In deze beleidsperiode produceren we jaarlijks minstens 500.000 scans.
•
In 2028 is al het AV- en digital born-materiaal op analoge dragers digitaal toegankelijk en waar nodig vervangen.
•
In 2028 zijn 5.000 charters, de helft van al het nog resterende chartermateriaal, gevlakt, gescand en digitaal toegankelijk
•
In 2028 levert HUA aan partners en samenwerkende overheden digitale archiefdiensten, waaronder het e-depot.
•
HUA draagt er middels kennis en advies actief aan bij dat eind 2028 hebben alle partners en samenwerkende overheden hun regelgeving en kwaliteitssystemen hebben aangepast op de nieuwe Archiefwet.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
9
3.3.
Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden
3.3.1.
Doel
Hoe maken we onze archieven en collecties goed vindbaar en doorzoekbaar voor gebruikers? En welke nieuwe technieken kunnen we hierbij inzetten? Via een integrale visie op fysieke en digitale dienstverlening maakt HUA de collectie beter en gebruiksvriendelijker vindbaar en ondersteunen we klanten in het zoeken en vinden. Omdat de burger recht heeft op vrije toegang tot informatie, investeren we in het beschrijven en eenvoudig vindbaar maken van onze bronnen. Dit zullen we steeds vaker voornamelijk geautomatiseerd doen, in plaats van handmatig en via de inzet van vrijwilligers. We sluiten hierbij aan bij de nieuwe visie van de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN), waarbij het verbinden van de archiefcollecties via Linked Open Data centraal staat.
We richten ons op de volgende technieken: Hand Written Text Recognition (HTR) en Optical Character Recognition (OCR). Hiermee zetten we handgeschreven documenten om in leesbare digitale tekst. Via Linked Open Data verbinden we de digitale collecties onderling en met andere collecties. Machine learning en AI. Hiermee kunnen we grote digitale collecties specifiek op basis van context en de zoekvragen van de klant presenteren. Om deze technieken de komende jaren in onze systemen te integreren werken we aan een geheel vernieuwde website die een portalfunctie heeft voor fysieke, gedigitaliseerde en digital born informatie. Hierbij werken we samen met de sector aan standaarden en toegangen waarmee archieven als informatieknooppunt kunnen dienen tussen burgers, overheden en historische collecties. Bij onze dienstverlening staat de gebruiker centraal. Dit betekent dat we uitgebreid klantonderzoek doen tijdens de ontwikkeling van onze digitale diensten. Volgens de principes van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) bieden we onze data in toenemende mate aan als Linked Open Data. Hiermee kunnen wijzelf en externe partijen nieuwe toepassingen ontwikkelen, zoals apps, websites, (data)visualisaties en andere presentatievormen. De data kunnen verrijkt worden via crowdsourcing en AI.
3.3.2. •
Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.
•
Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.
•
Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen
•
Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).
3.3.3.
Effectenindicatoren
•
In 2028 is er een nieuwe integrale visie op hybride dienstverlening, waarbij digital first leidend is.
•
In 2028 is er een nieuwe website, met bijbehorende digitale dienstverlening. Deze is ontwikkeld op basis van onze integrale visie.
•
De nieuwe digitale diensten worden ontwikkeld op basis van de persona’s en na uitgebreid klantonderzoek en User Experience (UX) onderzoek.
•
In 2028 is de gehele digitale collectie van HUA via linked open data toegankelijk en (her)bruikbaar (m.u.v. data met Copyright, bijzondere persoonsgegevens of beperkingen op de openbaarheid).
•
In 2028 zijn HTR en OCR opgenomen in het reguliere proces van digitalisering.
•
In 2028 zetten we AI op een veilige en ethische manier in om onze collectie eenvoudig te doorzoeken. We stellen onze data actief beschikbaar voor initiatieven van derden.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
10
3.4.
Speerpunt 3. Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma
3.4.1.
Doel
In ons publieksprogramma vertellen we het verhaal van het heden, verleden en de toekomst van de stad en provincie Utrecht, samen met onze partners. Dit doen we via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen in de Expo. We bieden een warm welkom aan onze bestaande doelgroepen én bereiden ons voor op nieuwe generaties.
Via het publieksprogramma kan iedereen kennismaken met de authentieke bronnen uit de Collectie Utrecht en ervan leren én genieten. We kiezen nieuwe thema's die aansluiten bij de actualiteit. Focusdoelgroepen in de nieuwe beleidsperiode zijn schoolgroepen, gezinnen, nieuwkomers in Utrecht en de generatie Z (GenZ). De aandacht voor inclusie, die de afgelopen beleidsperiode onder meer leidde tot samenwerking met migrantenorganisatie en lhbti-gemeenschappen, blijft eveneens een vast onderdeel van de programmering. In de nieuwe beleidsperiode staat erfgoedparticipatie centraal en versterken we de verbinding tussen erfgoed, mens en samenleving in lijn met het recent ondertekende Verdrag van Faro. We stemmen ons programma jaarlijks via overleg af met de partners en sluiten aan bij de cultuurnota Kleur Bekennen van de Gemeente Utrecht en de Cultuurnota van de Provincie Utrecht die in voorbereiding is De afgelopen jaren investeerden we in een breed lessenpakket voor het primair onderwijs, wat zich vertaalde in een verdubbeling van het aantal scholenbezoeken naar ruim 3.500 leerlingen en studenten per jaar. In de komende beleidsperiode gaan we hiernaast extra inzetten op een breed aanbod voor het voortgezet onderwijs, het hoger onderwijs en het speciaal onderwijs. We werken hierbij samen met de Utrechtse musea en initiatieven als JINC en de Klassendag Open Monumentendag.
3.4.2.
Beoogde maatschappelijke effecten
Via het publieksprogramma wordt het maatschappelijk rendement van de Collectie Utrecht vergroot door actief te werken aan publieksbereik. Hiervoor wordt een inclusief aanbod ontwikkeld voor scholen, de focusdoelgroepen en het brede publiek. 3.4.3. •
Effectenindicatoren In 2028 beschikken we over een nieuw educatieprogramma voor de hele leerlijn in het kader van lifelong learning. Met aanbod voor het voortgezet, speciaal en middelbaar onderwijs, hoger beroepsonderwijs, wetenschappelijk onderwijs en voor volwassenen. Met dit programma zullen we jaarlijks 5.000 personen ontvangen.
•
Deze beleidsperiode organiseren we jaarlijks twee tentoonstellingen en/of participatieactiviteiten waarbij
we elk jaar een doelgroep uit het meerjarenbeleidsplan centraal zetten en in co-creatie samenwerken. We kiezen hiervoor jaarlijks een actueel thema en werken hiervoor samen met partners in stad en provincie Utrecht. •
We ontwikkelen bij elke tentoonstelling en participatieactiviteit een inclusief publieksprogramma, waarbij we kansen van digitalisering en technologische ontwikkelingen benutten om iedereen te bereiken.
•
In 2028 hebben we onderzoek gedaan naar de focusdoelgroepen: schoolgroepen, gezinnen, nieuwkomers in Utrecht en de generatie Z (GenZ) en op basis hiervan nieuwe persona’s en communicatiemiddelen ontwikkeld.
•
In 2028 zijn we nog steeds het RHC met de meeste volgers op social media in Nederland en hebben we de mediamix aangepast aan de nieuwe doelgroepen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
11
3.5.
Speerpunt 4. Een duurzame en veerkrachtige organisatie
3.5.1.
Doel
Onze bedrijfsvoering richt zich op een goede en efficiënte dienstverlening aan onze gebruikers en overheden, het inrichten van een innovatieve cultuur en de ontwikkeling van onze medewerkers. HUA wil een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven en investeert daarvoor permanent in het lerend vermogen van de organisatie en duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van de medewerkers.
3.5.2.
Beoogde maatschappelijke effecten
Dit programma richt zich op:
•
Een wendbare organisatie die snel en flexibel kan inspelen op nieuwe ontwikkelingen
•
Versterken van innovatiekracht
•
Inclusiviteit
•
Werken bij HUA
Nieuwe manieren van werken stellen andere eisen aan onze processen en organisatie. Dit geldt voor thuiswerken in relatie tot het werk op de locaties en de verdere verduurzaming van onze kantoren en ruimtes voor ons publiek. De bestuurlijke inrichting van HUA is geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling (GR). Deze wordt aangepast als gevolg van het uittreden van het Rijk en de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijke Regeling. De uitwerking hiervan voor de werkpraktijk zal de nodige aandacht vragen van zowel bedrijfsvoering als het beheer van de analoge rijkscollectie.
3.5.3. •
Effectenindicatoren In 2028 zijn er doelstellingen voor de duurzaamheid en energietransitie conform de wet- en regelgeving en wordt hieraan uitvoering gegeven.
•
In 2028 zijn er regels opgesteld voor een transparante en betrouwbare organisatie en wordt hieraan uitvoering gegeven.
•
In 2028 is het beleid rondom inclusiviteit en diversiteit geëvalueerd en een plan van aanpak in werking gesteld voor de volgende stap hierin.
•
In 2028 is er een verkenning uitgevoerd voor de volgende stap in digitale transformatie en zijn de werkprocessen voor digitale veiligheid doorontwikkeld.
•
In 2028 is er een vitaliteitsbeleid dat wordt uitgevoerd via de vitaliteitskalender.
•
In 2028 is HUA een lerende organisatie en wordt een leven lang leren gefaciliteerd via de leven lang leren kalender voor de medewerkers.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
12
3.5.4.
Organisatie
De hoofdstructuur van HUA ziet er als volgt uit:
Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Provinciaal archivaris
Publiek en presentatie
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team dienstverlening
Team beheer en digitalisering
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team digitale archiefdiensten
Team ICT
Team verwerving en metadatering
Team secretariaat & administratie
Op basis van de organisatiestructuur is de begroting 2024 van HUA gebaseerd op een formatie van 45 fte met een vaste aanstelling en 4 fte met een tijdelijke aanstelling. De genoemde 49 fte is zonder vrijwilligers, stagiaires, werkervaringsplaatsen etc. De hiervoor geraamde salariskosten in 2024 bedragen ongeveer € 3,9 mln.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
13
HUA wordt bij de uitvoering van de werkzaamheden ondersteund door een grote groep vrijwilligers. Daarbij ligt de nadruk steeds meer op vrijwilligers die via online crowdsourcings-projecten aan HUA verbonden zijn. Vanaf 1 april 2024 zullen de vrijwilligers alleen voor speciale projecten nog op locatie werken, bijna alle projecten worden aangeboden via crowdsourcing. Elke twee weken is er een korte online personeelsbijeenkomst waarbij het personeel, directeur en het MT elkaar bijpraten. Hierin staan informatie-uitwisseling en kennisdeling centraal staat. Verder organiseren de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast vinden jaarlijks beoordelingsgesprekken plaats en worden afspraken met medewerkers gemaakt over opleiding en competentieontwikkeling. 3.5.5.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HUA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HUA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. Er vindt constructief overleg plaats met
beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies en gemeenten 3.5.6.
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: •
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum, kantoren en vergader-, en ontvangstruimten zijn gehuisvest;
•
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht en deels van het Rijk.
3.5.7.
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.
bereiken van strategische doelstellingen
2.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
3.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
4.
naleving wet- en regelgeving.
Deze doelstellingen worden via het plannings- en regelmatig onderzocht en zijn zo continu onderwerp van bespreking binnen het management team. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden controles uit. De Rechtmatigheidsverantwoording door het eigen Dagelijks bestuur werd in 2023 geïntroduceerd en dat jaar zal gebruikt worden om bekend te raken met de materie. 3.5.8.
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht, is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
14
3.6.
Overzicht Algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting
3.6.1.
Algemene uitkeringen
HUA is een gemeenschappelijke regeling met als partners het Rijk, de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht. 3.6.2.
Vennootschapsbelasting
Er zijn op dit moment geen indicaties dat HUA vennootschapsbelastingplichtig zou zijn. 3.6.3.
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer gaan focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van huisvesting en afvalscheiding. De energietransitie die in 2020 is opgestart zal verder worden uitgewerkt in de periode 2024 – 2028. 3.6.4.
Overige algemene dekkingsmiddelen
HUA heeft dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten met gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor paragraaf 3.9 Verbonden partijen.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
15
Beleidsbegroting: Verplichte paragrafen 3.7.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.7.1.
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen
te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de begroting 2024 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd. 3.7.2.
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Op basis van het voorgenomen besluit bij de jaarrekening 2023 te bespreken in het Dagelijks Bestuur van 11 maart 2024 en het Algemeen Bestuur van de bestuursvergadering van 10 juni 2024, worden de volgende cijfers gepresenteerd: Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2023) op dit moment € 558.708 plus € 140.000, is dan € 698.708. (stand 31 december 2023). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2023 € 1.397.312. Na verwerking van het voorstel voor de bestemming van het positieve resultaat over 2023 bedragen de bestemmingsreserves € 1.639.605 bij de opening van het boekjaar 2024.. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen resultaat over 2023 van € 382.293 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.338.312.
In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. In 2023 bedroeg de Rijksbijdrage bedroeg € 2.884.964, de Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.428.208 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 691.796. Samen is dat € 7.004.968. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 700.497. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2023) bedraagt € 698.708 en is daarmee onder de norm.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
16
3.7.3.
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is een taak van HUA de gemeentelijke informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister of gemeente opgedragen taken, zoals het publiekscentrum aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW. Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. De omvang is de mogelijke bruto financiële omvang. Het management schat de gebeurtenis op basis van een
mogelijk voorval in een aantal jaren. De kans wordt dan 100 gedeeld door aantal jaren, uitgedrukt als percentage. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
17
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
18
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting.
3.7.4.
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 527.094. De beschikbare weerstandscapaciteit (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2023) is € 698.708. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,3. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen. 3.7.5.
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Op 15 mei 2015 is het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gewijzigd. In de
paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn juist bedoeld om de financiële positie van HUA voor de leden van het Algemeen Bestuur inzichtelijker te maken. Jaarrekening 2023
Begroting 2024 na wijziging
Begroting 2025
Netto schuldquote
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsrisico
67%
65%
60%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Het solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin HUA in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond 50% is voldoende.
3.8.
Kapitaalgoederen en onderhoud
3.8.1.
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf
aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In de 2e Berap 2020 is de voorziening groot onderhoud bijgesteld naar € 189.505, dit omdat de voorziening groot onderhoud nu wordt gebruikt voor de Alexander Numankade en de Hamburgerstraat. 3.8.2.
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000,00 per object.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
19
HUA is op dit moment gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens). Op 19 april 2016 heeft het MT vastgesteld het meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma Facilitair Beheer, waarin groot onderhoud en de vervanging van de inrichting etc. is vastgelegd. Ter dekking van de daaruit voortvloeiende is een voorziening gevormd. Dit is meegenomen in de beleidsnota “Reserves & Voorzieningen” die in 2016 door het AB is vastgesteld. Op dezelfde manier is gehandeld voor vervangingsinvesteringen bij de ICT, waarvoor een meerjaren Investering- en Activiteitenprogramma is vastgesteld. 3.8.3.
Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2024 - 2027
Hierna treft u aan de voorgenomen investeringen van HUA, welke geactiveerd worden op basis van de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2020. In deze nota wordt vermeld dat als kapitaallasten aan de kostendragers worden toegerekend, alleen de afschrijvingskosten en niet de rentekosten worden doorberekend. De lasten die uit de voorgenomen investering voortvloeien, staan vermeld in meerjarenbegroting 2025 – 2028. Voor de volledigheid is 2024 ook opgenomen in dit overzicht. (Bedragen in euro’s)
De investeringen in 2024 betreft de vervanging van de netwerkapparatuur, vervanging van mobiele telefoons en een laatste deel implementatie kosten Score Utica. Voor depotinrichting en inventarissen staat voor 2024 een kleine € 160.00 gepland en voor 2025 ruim € 236.000. Dit gaat van meubilair tot het vervangingen van apparatuur in de depots. Voor 2025 staat ook de vervanging van de website gepland. De website is per eind 2023 volledig afgeschreven. In 2024 wordt een algemeen informatieplan opgesteld waar de dienstverlening via de website een integraal onderdeel zal zijn. Dit informatieplan zal ook kijken naar de benodigde apparatuur die vervolgens in 2026 geïnvesteerd zal gaan worden. In 2026 zal er gekeken worden naar de vervanging van de EXPO.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
20
3.9.
Financiering
3.9.1.
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA
alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is het Treasurystatuut 2022 door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB. Het is de bedoeling om dit statuut in de komende beleidsperiode te actualiseren en daarna te laten vaststellen door het AB. 3.9.2.
Algemene ontwikkelingen
In dit onderdeel worden de belangrijkste ontwikkelingen geschetst binnen de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief die invloed kunnen hebben op de treasuryfunctie, de financiële positie en de geldstromen. •
Externe ontwikkelingen Hierbij gaat het om internationale economische indicatoren en de ontwikkelingen op de Europese gelden kapitaalmarkt. HUA is ongevoelig voor externe ontwikkelingen, omdat de kosten één op één aan deelnemers worden doorberekend.
•
Verwachte wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen van wet- en regelgeving in relatie tot de financiële positie zullen naar verwachting geen negatieve invloed hebben. In brief van voormalig minister Slob van 15 december 2021 met als onderwerp ‘Transitie RHC’s en bevestiging bestuurlijke afspraken’ wordt vermeld dat het voornemen is: “De rijksmiddelen die nu jaarlijks door het Rijk aan de gemeenschappelijke regelingen worden toegekend blijven middels deze uitkering voor dit beheer beschikbaar.” Deze uitkering betreft een zgn. SPUK (speciale uitkering) en wordt voorbereid door OCW samen met het delegatieoverleg van de
RHC’s. •
Debiteurenrisico’s De gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief is gevoelig voor dit risico. Aangezien de debiteuren veelal het rijk, de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein zijn, is dit risico praktisch verwaarloosbaar.
•
Financiering In het begrotingsjaar 2024 zullen geen leningen worden opgenomen.
•
Relatiebeheer In het begrotingsjaar 2024 zullen naar verwachting geen belangrijke wijzigingen in de relatie met de
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
21
huisbankier (Rabobank) optreden. •
Kasbeheer Het kasbeheer wordt voortgezet in lijn met voorgaande jaren.
•
Organisatie Naar verwachting zullen in 2024 geen aanpassingen plaatsvinden in de administratieve organisatie en interne controle zoals vastgelegd in de “Financiële Beheersverordening 2021”.
•
Informatievoorziening Naar verwachting zullen in 2024 geen aanpassingen plaatsvinden in de informatie en systemen voor het beheer van de treasuryfunctie.
HUA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie, de gemeente Nieuwegein en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting, zodat er geen structurele exploitatieruimte is. 3.9.3.
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000,00), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2025 worden geen substantiële afwijkingen verwacht. Voor 2025 wordt het gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA geschat op basis van het begrotingstotaal afgerond € 48.915 (0,59% van € 8.290.728 = exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimum norm, zodat het bedrag van € 250.000,00 leidend is. 3.9.4.
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen.
Aangezien HUA, conform de richtlijnen van zijn treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, is duidelijk dat het minimum niet wordt overschreden en dus wordt voldaan aan de norm. 3.9.5.
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 679.839 (8,2% van € 8.290.728 exploitatiesomvang 2025) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
22
3.10. Bedrijfsvoering Zie hiervoor paragraaf 3.4 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.
3.11. Verbonden partijen Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.
ministerie van OCW
b.
de gemeente Utrecht
c.
de provincie Utrecht
Verder heeft HUA een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten met: a.
de gemeente Nieuwegein;
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.
Veiligheids Regio Utrecht (VRU)
b.
Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
c.
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU);
d.
GGD regio Utrecht (GGDrU);
e.
Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD);
f.
Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO);
g.
Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM).
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN en partner in de Stichting Utrechtse Musea (SUM). Het proces voor de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2025 is op het moment van opstellen van
deze begroting, begin 2024, in volle gang. Het voornemen van het Rijk is om uit te treden als partner, om vervolgens zijn taken te delegeren aan HUA en daarbij de financiering in stand te houden voor de analoge collectie.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
23
4.
Financiële begroting
4.1.
Overzicht baten en lasten en de toelichting
Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit
Archieven: dit betreft de activiteiten t.b.v. de algemene dienstverlening aan partners en samenwerkingsovereenkomsten. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post zijn de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead is opgezet conform de “Notitie Overhead ” van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead wordt alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Heffing VPB: HUA voorziet geen heffing VPB.
4.2.
Overzicht structurele en incidentele baten en lasten
Met de afronding van de meerjarenbeleidsperiode 2021 – 2024 is er ook een einde gekomen aan het totaalprogramma Digitale Toegankelijkheid (DiTo). Op een klein saldo van € 26.000 na is de bestemmingsreserve hiervoor uitgeput. Voor 2025 is er nog de vrijval van de reserve Digitale toegankelijkheid ( € 26.300), Reserve edepot gemeente Utrecht (€ 200.000) en de reserve Dekking Kapitaallasten Vernieuwing vaste expositie (€ 106.937) In 2026 is er alleen nog eenmaal de vrijval van de laatst genoemde reserve. Dit verklaart de negatieve saldi Batig saldo. Vanaf 2027 is er een neutraal Batig saldo geprognosticeerd.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
24
HUA stuurt actief op lagere structurele lasten ten opzichte van de hogere structurele baten, zo is HUA in staat elk jaar een sluitend structureel batig saldo te creëren.
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
25
4.3.
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
Meerjarenbegroting 2025 – 2028
De financiële begroting van HUA er als volgt uit: Leeswijzer: 1.
De kolom Sec(undair) 2024 is toegevoegd om het inzicht te vergroten naar de aansluiting naar de meerjarenbalans verderop in deze begroting. Nota bene: dit betreft nog niet de cijfers voor de 1e Berap 2024. Wel is deze indicatieve kolom toegevoegd om de jaren 2025 tm 2028 voor zowel exploitatie als balans door te kunnen rekenen en een logisch verloop in de cijfers te kunnen presenteren.
2.
De begrotingen 2025 en verder zijn conform de werkwijze van eerder jaren.
Toelichting op de lasten en baten 2025 ten opzichte van 2024: Lasten 1. Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor de HUA de per 2024 geldende cao voor gemeentelijke gemeenschappelijke regelingen en het personeelshandboek (dat is overgenomen van de gemeente Utrecht als besluit door het bestuur) van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is door HUA doorgerekend op basis van de CAO 2024. Voor de loonontwikkeling 2025 is een prijsindex van 3% toegepast. 3. Bedrijfsvoering De lasten zijn gebaseerd op herinschatting begroting 2024 en verhoogd met de prijsindex van 3%. 5. Publiek en Presentatie Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Publiek en Presentatie begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en
Ontwerp Programmabegroting Het Utrechts Archief – 2025 t/m 2028
26
Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend is. Om de lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 3%. 6. Inspectie en Collectiebeheer Op deze post zijn de direct te traceren lasten van de afdeling Inspectie en Collectiebeheer begroot. HUA begroot per 2022 nog maar in 1 programma Archieven, dit omdat de inzet van de afdelingen Publiek en Presentatie en Inspectie & Collectiebeheer afdeling overstijgend zijn. Om te lasten te beheersen zijn er budgetten aan de afdelingen toegekend. Hierbij is rekening gehouden waar nodig met een prijsindex van 3%. 9. Afschrijvingen De afschrijvingskosten zijn berekend op basis van de geraamde boekwaarden van investering van de afgelopen jaren en de investeringen in de jaren 2024 - 2028 conform de in de Nota Investering- en afschrijvingsbeleid 2020
afgegeven richtlijnen. Baten 2. Bijdragen rijk, gemeenten, provincies.
Voor het Rijk is de bijdrage gebaseerd op de afgegeven opgave voor 2024. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Hieruit volgt nog 1 onderdeel:. 1.
RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. (d.w.z. 2026)
De bijdrage van de gemeente en provincie in 2025 zijn beide gebaseerd op de opgave uit de begroting 2024 vermeerderd met het indexpercentage van 3%. (Zie paragraaf 2.2 Indexering) HUA heeft naast de depottorens op de Alexander Numankade een digitaal depot nodig voor bewaring en toegang van digitaal archief. Met dit e-depot kunnen de Gemeente en Provincie Utrecht voldoen aan de verplichtingen uit de Archiefwet die gelden voor digitaal gevormd archief. Voor het e-depot en de taken die erbij horen is financiering nodig. De PU levert hiervoor al een vaste jaarlijkse bijdrage volgens de berekening uit het kostenmodel. Het Rijk financiert een groot deel van de investeringen voor het e-depot in de implementatiefase. (Zie punt 1 hier direct boven.) De digitale archieven van het Rijk zelf zullen na 2024 worden opgenomen in het e-depot van het Nationaal Archief. De GU heeft tijdelijke financiering geleverd via de gelden die zijn toegekend in de Voorjaarsnota (2020). Door de extra van het Rijk ontvangen gelden was het niet nodig om de projectgelden van GU in te zetten in de jaren 2020 tot en met 2022, maar kunnen deze via