HUA - Kadernota 2025

KADERNOTA 2025

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

1.

Inleiding

In deze kadernota 2025 zullen de belangrijkste ontwikkelingen en kaders beschreven worden voor het lopende begrotingsjaar. Deze zal samen met de begroting 2026 – 2029 worden gepresenteerd in de bestuursvergadering van 24 maart 2025. In de volgende twee paragrafen worden de algemene ontwikkelingen en een aantal financiële ontwikkelingen beschreven.

2.

Algemene ontwikkelingen

Meerjarenbeleidsplan Om de ambities uit het meerjarenbeleidsplan te realiseren zijn er vier programmalijnen, HUA noemt dit speerpunten. Via deze ‘speerpunten’ van beleid richt HUA zich op het toegankelijk maken van de collectie en toezicht op en advies over het informatiebeheer van de overheden. In de vergadering van 17 juni 2024 heeft het AB de notitie “Prioritering en fasering meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028” vastgesteld. Deze prioritering en fasering is op verzoek van het bestuur aangebracht om de aangekondigde bezuinigingen inhoudelijk richting te geven voor de jaren 2025 en 2029 en geeft antwoord op de inhoudelijke vragen op de toen aangekondigde bezuinigingen. Speerpunt 1: Ketenpartner voor een betrouwbare overheid Met 35,5 km op de plank en een aanhoudende instroom vraagt het beheer van papieren archieven en collecties ook de komende jaren nog volop de aandacht. Nu de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet wordt

teruggebracht van 20 naar 10 jaar, zullen deze bestanden versneld beschikbaar gaan komen voor inzage door de burger. Ook voor dit jaar wordt een volumegroei van 500 tot 1000 meter verwacht. Deze forse instroom vraagt ook om voortzetting van het grootschalig digitaliseren van papieren archief via scanning on demand en in grote projecten, waar mogelijk in aansluiting op landelijke digitaliseringsprogramma’s. Vanuit onze functie als regionaal centrum zullen niet alleen gemeente en provincie, maar ook de andere overheden die met HUA samenwerken, gebruik gaan maken van het e-depot van HUA. Speerpunt 2: Zoeken, vinden en verbinden De (digitale) studiezaal en de zgn.’ tweede schil’/mobiele studiezaal zullen verder worden ontwikkeld binnen het programma Digitale Dienstverlening en aan de hand van de visie op Dienstverlening. Het belangrijkste loket voor de dienstverlening is de website waar de gebruiker op een laagdrempelige en gepersonaliseerde manier zijn of haar informatie kan vinden. We onderzoeken de mogelijkheden voor de verdere ontwikkelingen op basis van gebruikersonderzoek. Speerpunt 3. Nieuwe doelgroepen in het publieksprogramma Een van de hoogtepunten dit jaar zal de viering zijn van 650 jaar Stichtse Landbrief. Onder voorzitterschap van de commissaris van de Koning neemt HUA actief deel aan de werkgroep.

HUA organiseert een expositie in huis en neem ook deel aan andere activiteiten. Met onze cultuureducatie bereiken we steeds meer leerlingen in basis en voortgezet onderwijs. En we hebben studiebijeenkomsten in huis voor studenten. Speerpunt 4. Een duurzame en veerkrachtige organisatie Op opleidingengebied staan er dit jaar twee thema’s centraal. In het eerste kwartaal organiseren we een cyber security awareness programma. Daarbij zetten we ook een digitale leergang op waarin we alle medewerkers

Kadernota 2025 Doorwerkend naar 2026

1

meenemen in een op maat gemaakte leergang op het gebied van de ontwikkelingen in de Microsoft 365 omgeving. Om de duurzaamheid gerichter uit te kunnen werken in de komende jaren is het nodig met klimaatbeheersysteem uit te breiden met meer meetpunten en aangepast software.

Voortgang uittreding Rijk De nieuwe archiefwet is op 18 februari 2025 aangenomen door de Tweede Kamer. De volgende stap is de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer, de precieze datum hiervan wordt begin maart bekend. Ook volgt de verdere uitwerking van nadere regels rond de uitvoering van de wet in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. De definitieve vaststelling van de nieuwe archiefwet is nodig in verband met de opgenomen bepaling over delegatie van de Rijksarchieven in de provincie aan de RHC’s. Zonder deze vaststelling van de wet

kan het Rijk niet uittreden uit de RHC’s. Daarmee blijft de laatst afgegeven planning van de voorgenomen uittreding per 1 januari 2027 overeind en is er voldoende tijd om dit op alle vlakken goed voor te kunnen bereiden. De interne werkgroep Aanpassing GR, gevormd uit de ambtelijke ondersteuning van de partners en HUA, hebben inmiddels alle benodigde stukken opgesteld voor aanpassing van de huidige gemeenschappelijke regeling in verband met de nieuwe WGR. De stukken zijn vanuit het AB HUA aangeboden aan gemeente Utrecht en provincie Utrecht. Het vervolg van dit traject wordt in 2025 verder opgepakt. De werkgroep Aanpassing GR is vervolgens begonnen met het voorwerk voor het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling naar een twee partijen GR. De werkgroep Uittredingsregeling is bezig met het in kaart brengen van alle benodigde onderdelen voor een uittredingsplan. Dit is een arbeidsintensief traject waarbij er langzaam maar zeker vooruitgang wordt geboekt. Daarbij wordt er ook gekeken naar de mogelijke risico’s die er kunnen ontstaan door de unieke situatie dat het Rijk in plaats van een volledig einde aan de samenwerking te maken zoals bij een reguliere uittreding, verbonden

blijft bij de RHC’s via een delegatiebepaling in de nieuwe archiefwet. Een groot deel van de mogelijke en reële risico’s kunnen wellicht niet worden opgenomen in de uittredingsregeling omdat deze juridisch niet verder kan kijken dan 5 jaren na de uittredingsdatum. Er wordt gezocht naar aanvullende documentatie of regeling tussen de betrokken partijen zodat ook dit onderdeel voor de (verdere) toekomst goed geborgd blijft. In het door alle partijen getekende convenant staat dat het de uitdrukkelijke bedoeling is dat de hoogte van de financiering en de wijze van indexatie in stand blijven. Omdat het nog steeds een voorgenomen uittreding betreft zijn de baten voor de komende jaren van het Rijk in de meerjarenbegroting gecategoriseerd onder noemer Bijdragen Rijk, Gemeente en Provincie.

Kadernota 2025 Doorwerkend naar 2026

2

Gemeentefonds en provinciefonds In de zienswijze van de gemeenteraad van Utrecht van 6 juni 2024 op de ontwerpbegroting 2025 – 2028 is vanwege de herijking van het gemeentefonds gevraagd besparingsmogelijkheden in kaart brengen en om een analyse op specifieke taken te maken. In de vergadering van 17 juni 2024 heeft het AB de notitie “Prioritering en fasering meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028” vastgesteld. Deze prioritering en fasering is op verzoek van het bestuur aangebracht om de aangekondigde bezuinigingen inhoudelijk richting te geven voor de jaren 2025 en 2029 en geeft antwoord op de inhoudelijke vragen op de toen aangekondigde bezuinigingen. Uit de notulen van het AB van 9 december 2024: “RS (R. Streefland als wethouder van GU) geeft aan dat zij in het DB gesproken heeft over de vraag vanuit de

gemeente over de bezuinigingen: Zij geeft aan dat er vanuit de gemeente gevraagd wordt de toekomstige stijging van de deelnemersbijdrage van GU voor HUA voor 2026 te minimaliseren en waar mogelijk te temporiseren. De bijdrage voor 2026 blijft daarmee gelijk aan de bijdrage van 2025, waarmee de facto geen indexering plaatsvindt. RS kan geen toezegging doen hoe dit voor de jaren daarna zal gaan.” Vanuit de provincie Utrecht (PU) of vanuit het Rijk zijn geen verzoeken ontvangen voor besparingen op de bijdrage. De door de gemeente gevraagde bezuiniging voor 2026 is uitgewerkt in een mogelijk voorstel bij en in de ontwerpmeerjarenbegroting 2026 – 2029. Hiermee kan het bestuur zich een beeld vormen van de consequenties en de mogelijkheden voor alle drie de partners. Voor 2025 zijn er vanuit deze vraagstelling geen specifieke aanpassingen nodig.

Kadernota 2025 Doorwerkend naar 2026

3

3.

Financiële zaken

Indexering In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2025 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2025. Bij het opstellen van deze kadernota 2025 doorwerkend naar 2026 (eind februari 2025) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2025 en daarmee voor het hele jaar 2025. De belangrijkste zaken worden hierin kort toegelicht. In de vorige Kadernota 2024 en de Meerjaren programmabegroting 2024 – 2028 is voor de prijsindexatie de Europese consumentenprijsindex (HICP) van DNB gehanteerd. Hierbij wordt gerekend met de kerninflatie, dat is de HICP gecorrigeerd voor voedsel en energie prijs fluctuaties. Aangezien HUA niets te maken heeft met voeding en maar gedeeltelijk afhankelijk is van energieprijzen, is de kerninflatie geschikt voor HUA. In de meest recente Najaarsraming (december 2024) stelt DNB dat de kerninflatie HICP over heel 2023 is uitgekomen op 4,1% en

wordt deze voor 2024 geraamd op 3,2%, voor 2025 op 3,2% en voor 2026 op 2,8%. De onderhandelingen voor de CAO Gemeenten en SGO, zijn nog lopende eind januari 2025. Vooralsnog is de VNG de enige partij die een concreet bod op tafel heeft gelegd (24 januari 2024). De geboden percentages van de VNG zijn: per 1 april 2025: 3,1%; per 1 april 2026: 1,2%; per 1 januari 2027: 1,3%. DNB verwacht, in de Najaarsraming van december 2024, dat de contractlonen naar verwachting 4,5% zullen stijgen in 2025 en in 2026 met 3,6%. Op basis van beide bronnen worden de volgende percentages salarisverhoging gehanteerd, 2025: 4%; 2026: 2,5%. Samenvattend: 1.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2025. Voor 2026 wordt deze dan geïndexeerd met 2,8%.

2.

Voor de lonen in 2025 is de situatie onhelder, de huidige CAO loopt tot 31 maart 2025. Er is nog geen reel vooruitzicht wanneer er een nieuwe CAO wordt afgesloten. DNB verwacht dat de lonen in 2025 met 4,5% zullen stijgen en in 2026 met 3,6%. Deze percentages zullen gehanteerd worden voor de begroting.

3.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) kerninflatie van DNB Najaarsraming 2024, afgerond op hele procenten, aangehouden wordt voor 2025: 3% en voor 2026: 3%.

Financiële doorwerking Van het Rijk heeft HUA voor 2024 door indexatie € 79.400 (2,8%) meer ontvangen voor de reguliere bijdrage dan begroot. Naast de in 2024 ontvangen gelden ontvangen de RHC’s ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC van 2022 tot en met 2026. In de vastgestelde begroting 2025 is voor de bijdrage van de gemeente Utrecht € 3.693.969 opgenomen. Bij de provincie Utrecht is voor 2025 het begrote bedrag van € 741.052 ingediend. Om een stabiel beeld te kunnen presenteren is bij het opstellen van de (meerjaren) begroting, zoals elk jaar, uitgegaan van het continuïteitsbeginsel. Daarmee wordt ervan uit gegaan dat de financiële bijdragen van de partners gecontinueerd worden. De financiering van het Rijk is als partner in de gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bijdrage opgenomen in de begroting 2026. Voor 2025 kan het aandeel van de kosten voor het e-depot van de gemeente Utrecht bij HUA voor een groot deel gedekt, maar wel voor de laatste keer, worden geput uit de bestemmingsreserve Reserve e-depot gemeente Utrecht. Met deze uitgangspunten is het mogelijk om voor de 2025 een sluitende aangepaste begroting te presenteren. Met de financiële inzichten uit de komende maanden zal dit worden vertaald in de 1e Berap 2025.

Kadernota 2025 Doorwerkend naar 2026

4