HUA - Kadernota 2024 doorwerkend naar 2025

KADERNOTA 2024 DOORWERKEND NAAR 2025

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

1.

Inleiding

In deze kadernota 2024 zullen de belangrijkste ontwikkelingen en kaders beschreven worden voor het lopende begrotingsjaar. Deze zal samen de begroting 2025 – 2028 worden gepresenteerd in de bestuursvergadering van 11 maart 2024. In de volgende twee paragrafen worden de algemene ontwikkelingen en een aantal financiële ontwikkelingen beschreven.

2.

Algemene ontwikkelingen

Meerjarenbeleidsplan 2024 is het laatste jaar van de huidige meerjarenbeleidsperiode. In deze tijd zijn we van het opzetten van onze digitale programma’s gegaan, naar experimenteren, evalueren. In 2024 willen we de opgedane kennis borgen. De innovatieve processen die we hebben ontwikkeld en die mooie resultaten en realistische werkwijzen opleveren, willen we in de lijnorganisatie op gaan nemen. In de bestuursvergadering van maart is het concept meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028

besproken. In het licht van de komende bezuinigingen bij Gemeente Utrecht (GU) en Provincie Utrecht (PU) heeft het bestuur de directie gevraagd om een fasering en prioritering aan te brengen voor bespreking in de juni vergadering.

Voortgang uittreding Rijk In de bestuursvergadering van juni 2023 heeft het Algemeen Bestuur (AB) gesproken over de scenario’s voor de uittreding en heeft het AB de voorkeur uitgesproken voor het scenario Voortzetten gemeenschappelijke regeling met daarbij het doorvoeren van de noodzakelijke aanpassingen. Daarbij heeft het AB de opdracht gegeven om twee werkgroepen in te stellen: Een werkgroep o.l.v. de directie van HUA om ambtelijk en met alle geledingen de uittredingsregeling voor te

bereiden voor vaststelling in het Algemeen Bestuur. Een werkgroep o.l.v. GU om een concept gemeenschappelijke regeling op te stellen met alle wijzigingen en uitwerkingen risicoparagraaf bestuurlijk zodat deze voorgelegd kan worden aan AB en vervolgens aan GU en PU en daarna aan de raad en de staten. Begin september 2023 heeft de Tweede Kamer gesproken over het al dan niet controversieel verklaren van de nieuwe archiefwet 2021 en deze wet is niet controversieel verklaard. De wet is in 2023 niet vastgesteld. Het is op dit moment niet duidelijk wanneer de wet in de beide Kamers wordt behandeld. De planning is dat de wet per 1 januari 2026 van kracht moet worden. Het is op dit moment niet duidelijk wanneer OCW daadwerkelijk uit zal treden uit de gemeenschappelijke regeling. In het AB van september is afgesproken dat de twee genoemde werkgroepen de werkzaamheden zoveel mogelijk zullen doorzetten ongeacht de definitieve datum van de voorgenomen uittreding:

Kadernota 2024 Doorwerkend naar 2025

1

•

De werkgroep Uittreding is opgestart door HUA en hiervoor is het bureau Van de Laar aangetrokken. Het plan van aanpak is uitgewerkt en de werkgroep is van start gegaan. Het eindproduct zal een conceptuittredingsregeling zijn, waarin speciaal gekeken zal worden naar de risico’s voor de achterblijvende partners. Ook zal er aandacht geschonken worden aan de begeleiding van het bestuur in dit proces.

•

Bij GU hebben de voorbereidingen voor de werkgroep Aanpassing GR plaatsgevonden. De inhoudelijk juridische experts vanuit GU en PU zijn begonnen met het in kaart brengen van de noodzakelijke aanpassingen. Met het in werking treden van de Wet gemeenschappelijk regelingen (Wgr) worden er aanvullende eisen gesteld aan de invulling en verantwoording van de taken van de gemeenschappelijke regelingen. Het bestuur heeft in de vergadering van december 2023 gesproken over de termijn voor de zienswijze en hierin is besloten de termijn van 12 weken voor de zienswijze vanaf 2024 te hanteren. Daarmee wordt voldaan aan een van belangrijke wijzigingen uit de nieuwe Wgr. De werkgroep Aanpassing GR neemt dit mee in het project. Ook heeft het bestuur in deze vergadering gekozen voor een route van aanpassing van de GR waarbij HUA in eerste instantie zo veel mogelijk handelt volgens de Wgr. Vanwege de onzekere planning van de uittreding, worden twee wijzigingsvoorstellen opgesteld. In het eerste voorstel wordt gepoogd om de noodzakelijke aanpassingen volgens de WGR en de uittreding van OCW in één keer mee te nemen. Mochten deze twee momenten te ver uit elkaar komen te liggen dan zullen eerst de noodzakelijke aanpassingen conform WGR worden doorgevoerd, om vervolgens de GR aan te passen voor de twee achterblijvende partners bij uittreding van het Rijk.

Bij de aanpassingen van de GR zullen de voorbeeldtekst en aanbevelingen van Boels-Zanders, Berenschot en Straatman-Koster worden gebruikt.

Op bestuurlijk niveau vinden er afstemmingsgesprekken over de uittreding plaats tussen dhr Wienen, als voorzitter van het delegatieoverleg, en de andere voorzitters van de RHC’s en OCW. Hierin is het convenant en side-letter tussen OCW en de RHC’s voorbereid voor het vastleggen van de duurzame samenwerking tussen het Rijk en de RHC’s. Op 1 februari 2024 is dit convenant getekend door OCW en de RHC’s. Bestuurslid Rob van

Muilekom heeft namens het bestuur van HUA het convenant getekend. Dit convenant hoort bij het geheel van de nieuwe archiefwet 2021, de aanpassing van de gemeenschappelijk regeling voor de nieuwe situatie, de SPUK (specifieke uitkering) en de uittredingsregeling.

Gemeentefonds en provinciefonds HUA is door de voorzitter en de gedeputeerden geïnformeerd over de herijking van het gemeentefonds en het provinciefonds en de gevolgen voor zowel de gemeente Utrecht als ook de provincie Utrecht vanaf 2026. Ook de DVO partner gemeente Nieuwegein zal te maken krijgen met deze herijking. Het college van de gemeente Utrecht zal met de voorjaarsnota 2024 met voorstellen komen om met bezuinigingen voor de lange termijn de tekorten op te lossen. Op het moment van opstellen van de meerjarenbegroting 2025 – 2028 voor HUA in maart 2024 zijn de voorstellen in de voorjaarnota 2024 van de gemeente Utrecht nog niet bekend. De begroting 2025 – 2028 voor HUA is opgesteld op basis van de bekende informatie. In de bestuursvergadering van maart is het concept meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 besproken en heeft het bestuur de directie gevraagd om een fasering en prioritering aan te brengen in het nieuwe meerjarenbeleidsplan voor bespreking in de juni vergadering.

Kadernota 2024 Doorwerkend naar 2025

2

Inhoudelijk voortgang e-depot bij HUA In de bijeenkomst van december 2023 heeft het bestuur een begin gemaakt met de bespreking van de notitie ‘Toekomstperspectief en koersbepaling digitaal en analoog archief’. De besprekingen hierover zullen het BOBmodel volgen. Omdat dit een strategisch belangrijk onderwerp is voor HUA en de partners, zal het bestuur in de volgende maanden hierover doorpraten. Voor de meerjarenbegroting 2025 – 2028 is het van belang dat deze aan blijft sluiten bij de inhoud van de gewenste dienstverlening zoals geschetst in de notitie. Daarom zal net als in de vorige meerjarenbegroting de financiering voor dit onderdeel in de begroting van HUA voor 2026, 2027 en 2028 als stelpost worden opgenomen. (De begroting voor 2024 en 2025 kan voor dit onderdeel nog putten uit de bestemmingsreserve ‘Reserve e-depot gemeente Utrecht’)

Regie op ICT Na de voorbereidingen gedurende het jaar 2023 is de overname van de kantoorautomatisering door Score Utica in december 2023 gerealiseerd. Dit is tot tevredenheid van de medewerkers geruisloos gegaan. De overname van het netwerk door Score Utica stond gepland voor januari 2024. De 24/7 ICT monitoring (SiemSoc) stond gepland voor februari 2024. Daarmee is deze fase afgesloten worden en kan de nieuwe ICT regie-organisatie binnen HUA bij een vernieuwd team ICT belegd worden. De CISO (InCyber) kijkt op alle onderdelen in deze transitie mee en scherpt de beveiligingseisen aan waar nodig. Afgesproken is dat de CISO begin 2024 een volledige audit zal uitvoeren op de daadwerkelijke geïmplementeerde veiligheidsmaatregelen. Ook zullen zij een pentest doorvoeren. Met dit alles is een belangrijke stap gezet in de professionalisering van de ICT omgeving bij HUA. Met de audit van de CISO en de pentest is er voldoende input om opnieuw een BIO-analyse uit te kunnen voeren.

Kadernota 2024 Doorwerkend naar 2025

3

3.

Financiële zaken

Indexering In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2024 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2024. Bij het opstellen van deze kadernota 2024 doorwerkend naar 2025 (eind februari 2024) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2024 en daarmee voor het hele jaar 2024. De belangrijkste zaken worden hierin kort toegelicht. In de vorige Kadernota 2023 en de Meerjaren programmabegroting 2024 – 2025 is voor de prijsindexatie de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2022 van 4% gebruikt voor de begroting 2024. De HICP over heel 2023 is uitgekomen op 4,1% en de raming hiervan voor 2024 op 4% gesteld. Dit komt goed overeen. Voor 2025 wordt de HICP gesteld op gemiddeld 2,2%. De kerninflatie HICP wordt voor 2025 op gemiddeld 3% gesteld, dat is de HICP inflatie zonder voedsel en energie

inflatie. Omdat HUA niet afhankelijk is van voedselprijzen en maar gedeeltelijk voor energieprijzen wordt voor 2025 de kerninflatie HICP 2025 gehanteerd van 3%. De loonsverhoging voor 2024 is bekend en komt uit op 6%. Voor 2025 is hier nog niets over bekend. Voorgesteld wordt ook hier voor de kerninflatie HICP 2025 te hanteren van 3%. Samenvattend: 1.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2024. Voor 2025 wordt deze dan geïndexeerd met 3,0%.

2.

Voor de lonen voor 2024 is er een actuele cao van totaal 6%. Deze zal gehanteerd worden voor de Berap. Voor 2025 zal 3% gehanteerd worden.

3.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) kerninflatie uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 20232. Deze wordt afgerond voor 2024 op 4% en voor 2025 op 3%.

Financiële doorwerking

Van het Rijk heeft HUA voor 2024 door indexatie € 232.500 (8,9%) meer ontvangen voor de reguliere bijdrage dan begroot. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Naast de in 2022 ontvangen gelden ontvangen de RHC’s ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC van 2022 tot en met 2026. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. In de vastgestelde begroting 2024 is voor de bijdrage van de gemeente Utrecht € 3.586.378 opgenomen. Bij de provincie Utrecht is voor 2024 het begrote bedrag van € 719.468 ingediend. Om een stabiel beeld te kunnen presenteren is bij het opstellen van de (meerjaren)begroting, zoals elk jaar, uitgegaan van het continuïteitsbeginsel. Daarmee wordt ervan uit gegaan dat de financiële bijdragen van de partners gecontinueerd worden. De financiering van het Rijk is tot en met 2024 als partner in de gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bijdrage. Met de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2026 is het de bedoeling dat deze financiering (inclusief indexaties) gecontinueerd wordt in de vorm van een specifieke uitkering.

Voor de jaren 2024 en 2025 kan het aandeel van de kosten voor het e-depot van de provincie Utrecht bij HUA gedekt worden uit de reguliere bijdrage van de provincie Utrecht. Hierover zijn afspraken gemaakt bij de toetreding van de provincie Utrecht in 2019. Voor de kosten van het e-depot van de gemeente Utrecht bij HUA wordt voor de jaren 2024 en 2025 de reserve Reserve e-depot gemeente Utrecht ingezet. (Deze is gevormd door het reserveren van de projectenbijdragen van de gemeente Utrecht voor het e-depot.) Voor de jaren 2026 en verder is voor de gemeente Utrecht voor dit onderdeel een stelpost opgenomen. (De gemeente Utrecht heeft hiervoor nu geen financiële ruimte gereserveerd.) Met deze uitgangspunten is het mogelijk om ook voor de jaren 2024 en 2025 een sluitende begroting te presenteren. Verder wordt verwezen naar de Meerjarenbegroting 2025 – 2028.

Kadernota 2024 Doorwerkend naar 2025

4