HUA - Kadernota 2023 doorwerkend naar 2024.pdf

KADERNOTA 2023 DOORWERKEND NAAR 2024

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

1.

Inleiding

In deze kadernota 2023 zullen de belangrijkste ontwikkelingen en kaders beschreven worden voor het lopende begrotingsjaar. Deze zal samen de begroting 2024 – 2027 worden gepresenteerd in de bestuursvergadering van 13 maart 2022. In de volgende twee paragrafen worden de algemene ontwikkelingen en een aantal financiële ontwikkelingen beschreven.

2.

Algemene ontwikkelingen

Meerjarenbeleidsplan Halverwege de meerjarenbeleidsperiode kan worden geconstateerd dat de ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’, ‘Jouw collectie Utrecht begint hier en ‘Onze organisatie maken we samen’ vol op gang zijn. De digitalisering van HUA krijgt nu vorm in al zijn aspecten. In de bespreking van de projectagenda voor 2023 is de conclusie getrokken dat alle werkzaamheden en projecten digitale componenten hebben of volledig digitaal zijn. Dit vraagt om een brede estrategie binnen HUA. Hierin komen vragen aan

de orde als hoe we de digitale informatiehuishouding in de komende jaren willen gaan vormgeven. En wat is daarbij aan applicaties en infrastructuur nodig. Deze estrategie zullen we in dit jaar oppakken om zo voorbereid te zijn op de diverse vraagstukken die op ons afkomen.

Voortgang uittreding Rijk Sinds de bestuursvergaderingen van 15 november en 12 december jl. zijn diverse acties uitgevoerd om de besluitvorming voor te bereiden over het voorkeursscenario voor de toekomst van HUA. In de Bestuursvergadering 15 november 2022 is hierover het volgende afgesproken: 1.

Het bestuur gaat inzetten op lobby en vertraging van het traject met OCW. Het stuk van Berenschot wordt gedeeld met de andere RHC besturen om daarmee het gesprek te voeren: zitten zij er hetzelfde in? Zijn er nog kansen voor gezamenlijke lobby richting OCW?

2.

De model regeling GR die voor de gezamenlijke RHC’s wordt opgesteld, komt op de bestuurstafel om te kijken of daar kansen liggen voor scenario 1 (voortzetting GR).

3.

Als dit alles niet kan, zal er in Q2 een besluit worden voorbereid voor indaling, waarbij eerst nog naar alternatieve vormen van samenwerking wordt gekeken.

4.

Afspraak: naar het gesprek met mw. Uslu gaat een delegatie van 3 bestuurders (gemeente, provincie, rijk) en de directeur. Dit geldt ook voor het gesprek met de besturen van de RHC’s.

Over de planning werd vastgelegd: “In februari of maart zal dan het besluit onder voorbehoud genomen kunnen worden genomen.”

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

1

Spoor 1: Lobby Beschrijving: Het bestuur gaat inzetten op lobby en vertraging van het traject met OCW. Het stuk van Berenschot wordt gedeeld met de andere RHC besturen om daarmee het gesprek te voeren: zitten zij er hetzelfde in? Zijn er nog kansen voor gezamenlijke lobby richting OCW? Stand van zaken: In de bestuursvergadering van 12 december 2022 heeft OCW) aangekondigd nog een keer naar de juridische kant te kijken n.a.v. het rapport Berenschot (zie hierboven). Het bestuursgesprek en rapport Berenschot leidt niet tot een wijziging van het standpunt van OCW. Op 11 januari heeft een gezamenlijke infosessie HUA plaatsgevonden voor Raadsleden gemeente Utrecht en Statenleden provincie Utrecht (digitaal).

Op 12 januari heeft een digitale bijeenkomst Uittreding rijk, juridische en bestuurlijke dilemma’s voor achterblijvende partners gemeenschappelijke regeling RHC’s. Tijdens deze bijeenkomst is door burgemeester Wienen, voorzitter Noord-Hollands Archief en delegatievoorzitter de contra-expertise aangehaald die afwijkt van de conclusies van Berenschot en voortzetting van de GR adviseert. Procesafspraken: 1.

Juristen met elkaar in contact brengen over de analyses

2.

Behoefte om ambtelijk door te praten

3.

Juridische discussie op korte termijn voeren en dan ook daarna met elkaar bestuurlijk spreken en daarin zo veel mogelijk gezamenlijk optrekken richting OCW om vervolgstappen te zetten.

Burgemeester Wienen biedt aan om de RHC-bestuurders bij elkaar te brengen. Er is geen reactie ontvangen staatssecretaris van Huffelen op een brief van de gemeente en provincie. Er is ook geen reactie over een afspraak voor een gesprek met staatssecretaris Uslu. 14 februari: Brief ontvangen de directeur OCW namens staatssecretaris Uslu, waarin OCW ingaat op de juridische risico’s van het rapport Berenschot en na nieuw onderzoek opnieuw concludeert dat er geen juridische

belemmeringen zijn voor de delegatie en voortzetting van de gemeenschappelijke regelingen. 16 februari: door de provincie Utrecht en de gemeente Utrecht is een 2e digitale bijeenkomst met achterblijvende partners RHC’s en DVO partners gehouden. Hiervan is geen inhoudelijke informatie beschikbaar bij HUA. De bijeenkomst is georganiseerd n.a.v. de digitale bijeenkomst op 12 januari waarbij ook bestuurders aanwezig waren. Op verzoek van de groep van 16 februari wordt half maart een nieuwe afspraak gepland. Op 27 februari is door de provincie Utrecht, ondertekend door burgemeester Dijksma, en de gemeente Utrecht, ondertekend door commissaris van de koning, Oosters, een brief met datering 14 februari gestuurd naar de staatssecretaris Uslu waarin de voorgenomen uittreding opnieuw aan de orde wordt gesteld. Op 6 maart zal tijdens een werkbezoek door staatssecretaris Uslu aan de regio een kort moment gezocht worden voor een gesprek over de uittreding met wethouder Oosters en gedeputeerde Muilenkom Acties in 2023: Dit zal apart worden besproken in de eerst volgende bestuursvergadering.

Spoor 2: voortzetting Gemeenschappelijke regeling (gezamenlijk traject RHC’s) Beschrijving: De model regeling GR die wordt opgesteld voor de gezamenlijke RHC's opstelt, komt op de bestuurstafel om te kijken of daar kansen liggen voor scenario 1 (voortzetting GR). Stand van zaken: Bestuursovereenkomst: Op 17 januari heeft de directeur-generaal van OCW een brief aan de besturen van de RHC’s gestuurd over de voorbereiding van de bestuursafspraak van OCW met het delegatie-overleg onder voorzitterschap van Jos

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

2

Wienen. De planning is om voor het zomerreces van 2023 de bestuursafspraak te kunnen ondertekenen. In de brief wordt tevens de definitieve datum uittreding vermeld: 1 januari 2025. De aandachtspunten voor SPUK en bestuursovereenkomst zijn nogmaals onder de aandacht gebracht bij het delegatieoverleg met OCW door Luuk Boessenkool. Over de voorbereiding van de SPUK is op dit moment geen nieuws te melden. Luuk Boessenkool is hier namens de RHC’s bij aangesloten. Op 14 februari heeft de directeur Media en Creatieve Industrie OCW namens de staatssecretaris OCW, een brief gestuurd naar het bestuur naar aanleiding van het gesprek op 12 december 2022. (De brief is in afschrift naar de besturen van de andere RHC’s verzonden.) In deze brief geeft OCW aan dat de aanpassingen en maatregelen

die in het rapport-Berenschot nodig worden geacht om de mate van autonomie te realiseren, niet of niet inde gestelde mate door OCW worden geacht. OCW eindigt de brief met de boodschap graag betrokken te blijven om samen een rijke toekomst voor te bereiden Modelregeling wijziging gemeenschappelijke regeling: Het opstellen van de modelregeling heeft enige vertraging opgelopen, maar heeft inmiddels de benodigde aandacht gekregen. Er worden twee varianten van de gemeenschappelijke regeling voorbereid: 1) Openbaar Lichaam (huidige vorm) en 2) Bedrijfsvoeringsorganisatie. Acties komende periode: Bestuursafspraak en SPUK voorbereiden in het gezamenlijke traject van de RHC’s. HUA continueert de voorbereiding van de modelregeling voor (voorgenomen) besluitvorming. Dit zal verder worden besproken in de eerst volgende bestuursvergadering.

Spoor 3: Indaling in de gemeente Utrecht Beschrijving: Als bovengenoemde sporen niet kunnen, zal er in Q2 een besluit worden voorbereid voor indaling, waarbij eerst nog naar alternatieve vormen van samenwerking wordt gekeken. Stand van zaken: In het Berenschot rapport is een basale uitwerking van indaling volgens de PIJOFACH systematiek opgenomen. In de bestuursvergadering van 15 november 2022 is door de voorzitter aangegeven dat dit scenario, indien het op tafel komt, heel zorgvuldig moet wordt uitgewerkt door HUA en de GU. Acties komende periode: Dit zal apart worden besproken in de eerst volgende bestuursvergadering.

Inhoudelijk voortgang e-depot bij HUA Eind 2022 zijn de contracten gesloten voor een eigen e-depotvoorziening. 2023 zal in het teken staan van inrichting en in gebruik name van de omgeving. Het nieuw ingerichte team Digitale archiefdiensten is op volle sterkte en is met enthousiasme begonnen aan dit traject. De werkzaamheden voor het opstellen van een nieuwe Producten- en Diensten Catalogus voor Digitale Archiefdiensten die in 2022 in gang zijn gezet zullen in 2023 worden gecontinueerd. In 2023 zal de PDC verder worden uitgewerkt en zal dit een financiële vertaling krijgen voor de partners. Hierover worden de gesprekken met de gemeente gestart in de eerste helft van dit jaar. In de meerjarenbegroting 2024 – 2027 wordt dit ook inhoudelijk vermeld. Bij de financien zal dit worden opgenomen als stelpost voor de jaren 2026 en 2027.

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

3

Regie op ICT In lijn met het projectplan uit 2021 en de voorbereidingen uit 2022 krijgt dit vorm in 2023. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht om dit traject onderhands aan te besteden.

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

4

3.

Financiële zaken

Indexering In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2023 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2023. Bij het opstellen van deze kadernota 2023 doorwerkend naar 2024 (eind februari 2023) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2023. De belangrijkste zaken kort worden toegelicht. In de vorige Kadernota 2022 en de Meerjaren programmabegroting 2023 – 2026 is de problematiek van vroegtijdig in het jaar prognosticeren en de beschikbaarheid van actuele index- en inflatiecijfers beschreven. In 2021 is door het CPB de aanname gemaakt dat consumentenprijsindex (CPI) voor 2022 op 1,8% zou kunnen uitkomen. De daadwerkelijke CPI over 2022 is uitgekomen op 10,0%. De realisatie over 2022 voor het Prijs bruto binnenlands product (pbbp), geprognosticeerd voor 2022 op 1,8%, is nog niet bekend.

Ook de schatting voor de Europese consumentenprijsindex (HICP), zoals geschetst in de Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021, van 3,0% voor 2022 was te optimistisch. Het definitieve cijfers is nog niet bekend, maar bedraagt tot en met november 2022 11,6%. Toekomstverwachting op dit vlak blijven moeilijk en daarmee hanteert en er zijn voor HUA geen aanwijzingen om de in de kadernota 2022 en de meerjarenbegroting 2023-2026 gehanteerde uitgangspunt te veranderen. Deze zijn geactualiseerd voor 2023 en 2024. 1.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze eerst worden doorgevoerd in de aan te passen begroting voor 2023. (Zo gaf Eneco aan de warmtetarieven met een factor 2 te verhogen voor 2022 en voor 2023 met een factor 2,5, dus een vervijfvoudiging in totaal.) Voor 2024 wordt deze dan geïndexeerd met 4,0%.

2.

Voor de lonen voor 2023 is er nog geen actuele cao en zal het laatste bod VNG/WSGO gebruikt worden, 5% voor 2023 en 3% voor 2024.

3.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2022 en deze wordt afgerond voor 2024 op 4%.

Financiële doorwerking Van het Rijk heeft HUA voor 2023 door indexatie € 120.000 (4,8%) meer ontvangen voor de reguliere bijdrage dan begroot. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Naast de in 2022 ontvangen gelden ontvangen de RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC van 2022 tot en met 2026. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. Deze gelden zullen worden aangewend voor de inrichting van een eigen e-depot, waartoe het bestuur in januari In de vastgestelde begroting 2023 is voor de bijdrage van de gemeente Utrecht € 3.448.000 opgenomen. Bij de provincie Utrecht is voor 2023 het begrote bedrag van € 691.796 ingediend. Met de huidige begrote bijdragen en de inzet van de reserve Energie en indexatie (in 2023 een geplande onttrekking van € 195.000) kunnen de verwachte kosten van de nieuwe cao worden opgevangen en kunnen hogere verwachte energiekosten worden opgevangen. De energieleverancier heeft eind 2022 aangegeven dat de variabele kosten kunnen verdubbelen. HUA zet ondertussen in op verduurzaming. Zo is op het kantoorgedeelte van de Alexander Numankade in 2022 een besparing gerealiseerd van 33%.

Met deze acties en tijdelijke inzet van de reserve energiekosten en indexatie streeft HUA in 2023 het doel na om ook dit jaar weer met de beschikbare middelen op een neutraal resultaat te eindigen. Deze zaken zijn meegenomen in de doorrekening voor de begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2024 – 2026. Om een stabiel beeld te kunnen presenteren is bij het opstellen van de (meerjaren)begroting, zoals elk jaar, uitgegaan van het continuïteitsbeginsel. Daarmee wordt er vanuit gegaan dat de financiële bijdragen van de partners gecontinueerd worden. De financiering van het Rijk is tot en met 2024 als partner in de gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bijdrage. Met de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2025 is het de bedoeling dat deze

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

5

financiering in dezelfde hoogte gecontinueerd wordt in de vorm van een specifieke uitkering. Met deze uitgangspunten is het mogelijk om ook voor de jaren 2023, 2024 en verder een sluitende begroting te presenteren. Verder wordt verwezen naar de Meerjarenbegroting 2024 – 2027. Met de 1e berap 2023 zal de volledige doorrekening voor de begroting 2023 worden gepresenteerd.

Kadernota 2023 Doorwerkend naar 2024

6