HUA Kadernota 2022.pdf

KADERNOTA 2022 DOORWERKEND NAAR 2023

HET UTRECHTS ARCHIEF, april 2018

1.

Inleiding

In deze kadernota 2022 zullen de belangrijkste ontwikkelingen en kaders beschreven worden voor het lopende begrotingsjaar, waarvoor ook de begroting 2023 – 2026 zal worden gepresenteerd in de bestuursvergadering van 14 maart 2022. In de volgende twee paragrafen worden de algemene ontwikkelingen en een aantal financiële ontwikkelingen beschreven.

2.

Algemene ontwikkelingen

Corona en thuiswerken

De corona-epidemie lijkt richting het eind te gaan, hoewel dit uiteraard op dit moment lastig blijft om te voorzien. In de afgelopen 2 jaar is gebleken dat HUA flexibel en adequaat kan reageren op de veranderende situatie. Zodra de regelgeving daar aanleiding toe geeft kan er direct op ingespeeld worden, waarbij de uitvoering van de wettelijke taken continue doorgang kan vinden. De digitale dienstverlening aan burgers en overheden heeft door corona een enorme vlucht genomen en HUA zal hierop blijven inzetten. Waarbij we ernaar uitzien om het publiek zowel in de Expo als in de studiezaal weer te mogen ontvangen zonder preventieve maatregelen. In dit jaar zal HUA experimenteren met het thuiswerken. Als de corona-regelgeving het toelaat kan er weer op kantoor gewerkt gaan worden. De basisregel voor het thuiswerken zal dan zijn dat de maandag en de donderdag de standaard kantoordagen zullen zijn. Op deze dagen wordt er overlegd op kantoor en zijn medewerkers daar ook bereikbaar. De verder invulling van het thuiswerken zal per team en in overleg met de leidinggevende uitgewerkt worden. In de loop van het jaar zal er een evaluatie van het thuiswerken plaatsvinden door het MT. Meerjarenbeleidsplan

In 2020 is het meerjarenbeleidsplan ‘Werken aan Innovatief, inspirerend en Inclusief archief’ vastgesteld. De activiteiten van HUA vinden plaats binnen drie speerpunten: ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’, ‘Jouw collectie Utrecht begint hier en ‘Onze organisatie maken we samen’. In het bijzonder is er de komende beleidsperiode aandacht voor duurzame toegankelijkheid (E-depot), digitale toegankelijkheid, inclusie, duurzaamheid en de jaarthema’s. Het belangrijkste jaarthema zal zijn 900 jaar Utrecht. In 2021 is de conclusie getrokken dat er een fundament nodig is in de organisatie om de ambities van de drie speerpunten te kunnen realiseren. Hiervoor is een vierde speerpunt gecreëerd ‘Digitale organisatie’. Dit speerpunt heeft als doel de hele organisatie klaar te maken voor de benodigde aanpassingen. Dit speerpunt zal in ontwikkeling blijven, maar de twee belangrijkste onderwerpen voor dit jaar zijn de ICT-regie en de verregaande ontwikkeling van digitale vaardigheden in de HUA organisatie. De kern van het concept ICT-regie is dat HUA het accent wil verleggen van eigen ICT naar het regie voeren op de ICT-voorzieningen. Later zal worden bepaald of er nog andere thema’s aan dit vierde speerpunt zullen worden toegevoegd.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

1

900 jaar Utrecht HUA zal uitgebreid meevieren in 900 jaar Utrecht door twee exposities en een openingsprogramma op 2 juni. Dit tweeluik is geconcentreerd rond de oorkonden met het stadsrecht en het tolrecht van 2 juni 1122. De uitvaardiging van die beide oorkonden markeert niet alleen de 900ste verjaardag van de stad maar ook de start van een reeks ingrijpende waterstaatkundige ingrepen. De expositie ‘Water, vriend of vijand’ gaat uitgebreid in op deze ingrepen. HUA organiseert deze expo samen met het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR). De tentoonstelling zal openen op 22 maart 2022, Wereld Waterdag, en in het publiekscentrum van HUA aan de Hamburgerstraat in Utrecht te zien zijn tot 11 november, Sint Maarten. Deze zal vergezeld gaan van een meer compacte reizende tentoonstelling die elders in de provincie te zien zal zijn: in Woerden (juli-aug), Wijk bij Duurstede (sept-okt) en Nieuwegein (nov-dec). Vanaf 2 juni staat de stad Utrecht centraal in de expo op de Hamburgerstraat waarin we samenwerken met het project ‘900 jaar Utrecht in 900 portretten. Het stadsrecht zal te zien zijn als ‘geboortedocument’ van Utrecht.

Daarnaast zijn er verschillende verhaallijnen en wordt de filmzaal gebruikt voor films en animaties. In het activiteitenprogramma gaat HUA de verbinding aan met verschillende gemeenschappen. Samen met hen wordt de inhoud gemaakt en worden de vieringen georganiseerd op het plein aan de Hamburgerstraat, in de participatiezaal en in het Auditorium. Tijdens de opening van de expo op 2 juni wordt tevens het boek Gekomen om te blijven gepresenteerd dat WBooks i.s.m. HUA uitgeeft. Voortgang uittreding Rijk Zoals bekend is het Rijk voornemen om zich per 1 januari 2024 terug te trekken terug uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. Daarvoor in de plaats wil het Rijk via een delegatiebepaling en een SPUK het beheer van de papieren Rijkscollectie inclusief de financiering bij de RHC’s onder te brengen. De uittreding van het Rijk impliceert dat de RHC’s vanaf 2024 geen gebruik meer kunnen maken van de e-depot voorziening van het Rijk, maar een eigen e-depot voorziening moet realiseren. Het Rijk heeft hiervoor een transitievergoeding beschikbaargesteld (Zie paragraaf Financiën.)

De RHC’s hebben in 2021 gezamenlijk en individueel OCW per brief gewezen op de bestuurlijke, financiële en juridische impact van het uittreden uit de GR en daarbij aandacht gevraagd voor een zorgvuldig uittredingsproces met een evenwichtige uitwerking van de specifieke uitkering en een bestuursovereenkomst. Het bestuur concentreert zich op dit moment op de volgende sporen in dit traject: 1.

Verkenning naar kansen om de voorgenomen besluitvorming van het Rijk te beïnvloeden.

2.

Voorbereiden van de uitwerking van de voorgenomen uittreding Rijk in samenwerking met de andere RHC’s en voor de specifieke situatie voor HUA.

3.

Voorbereiding besluitvorming AB en vervolgens door raad en staten.

OCW heeft het voornemen de uitwerking van de taken, bevoegdheden en de SPUK in najaar voor te leggen aan BZK en zal in het voorjaar contact gaan opnemen met de afzonderlijke RHC’s om de aandachtspunten uit de specifieke brieven met de besturen te bespreken OCW heeft het delegatieoverleg van de RHC’s gevraagd om samen met de RHC’s de uitwerking van de SPUK voor te bereiden. Vanuit de RHC’s Drenthe, Zeeland en Utrecht wordt hier mankracht voor vrijgemaakt. Een

eerste verkennend gesprek van deze werkgroep heeft plaatsgevonden medio februari. De RHC’s hebben in dit overleg de punten uit de brief van minister Slob van 15 december 2021 benadrukt: •

Bij de SPUK het karakter van de huidige lumpsum behouden;

•

Hoe kan een goed administratief proces worden ingericht dat aan beide kanten aansluit?

Als input voor OCW heeft de werkgroep de volgende onderwerpen voor een SPUK ingebracht: 1.

Een SPUK op hoofdlijnen en niet op detailniveau.

2.

Specifiek bedrag per RHC toekennen.

3.

Bedrag wordt vervolgens jaarlijks geïndexeerd.

4.

Toekenning voor meerdere jaren, bijvoorbeeld via de beleidsperiodesystematiek van 4 jaar.

5.

SPUK toekenning op hoofdlijnen en daarmee niet verantwoorden via een indicator anders dan punt 7.

6.

GR taken zijn bepalend voor inzet middelen.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

2

7.

Verantwoording bedrag SPUK voor die taken maar alleen als 1 getal binnen het grotere getal van de totale exploitatielasten.

8.

Verantwoording via kwantitatieve andere indicatoren is niet mogelijk ivm niet toe kunnen rekenen naar herkomst middelen in verband met de verwevenheid van de taken voor alle partners.

9.

Kwalitatieve beschrijving van taken via begroting en verantwoording via jaarrekening kan, als huidige verantwoordingsystematiek voldoende is.

10. Vorming van (nieuwe en/of aanvulling van bestaande) reserves en voorziening moet mogelijk zijn. 11. Voorziening Groot Onderhoud is belangrijk t.o.v. de huisvestingsmethodiek. 12. Maximering van reserves is herkenbaar tov de huidige systematiek 13. Bepaling percentage maximale algemene reserve niet meer zoals nu naar de som bijdrage partners, omdat deze met uittreding Rijk lager wordt. Waarbij het Rijk wel een bedrijfsrisico veroorzaakt door diensten af te blijven nemen. Percentage bepalen naar totale bijdrage van partners, dvo’s en andere gerelateerde zaken. 14. Overblijvende middelen moeten vrij ingezet kunnen worden binnen de gestelde taken van de GR. 15. Nieuwe bedragen SPUK onafhankelijk van exploitatieresultaten voorgaande jaren. (Link naar reservevorming). 16. Boeking van SPUK in administratie als ‘Vooruitontvangen subsidie/uitkering’ is technisch geen probleem, vrijval naar baten regulier of in 1 keer is normale werkwijze. Inhoudelijk voortgang e-depot bij HUA Eind januari heeft het bestuur het besluit genomen voor het realiseren van een eigen e-depotvoorziening. Hiervoor zal op de markt een opdracht uitgezet worden conform de aanbestedingsregels. Het zal gaan om een periode van 3 jaar met optie tot periodieke verlenging en opschaling. De planning is om een Europese aanbesteding te doen in de eerste helft van 2022.

De inrichting zal dan plaatsvinden in de tweede helft van 2022. Belangrijke kenmerken bij deze aanbesteding zijn het zorgen voor een stabiele voorziening, geschikt voor

langdurig gebruik en opschaalbaar. Voor de dekking van de kosten van een oplossing, geraamd op max. € 250.000, - (2022-2024), zullen de transitiegelden aangewend worden die OCW in het kader van de uittreding van het Rijk beschikbaar heeft gesteld. (Zie paragraaf Financiën.) Na verdere besluitvorming over de uittreding van het Rijk en evaluatie (voorzien in 2022) van het gezamenlijke kostenmodel van de RHC’s, zal volgend jaar een besluit genomen worden over de doorontwikkeling van de edepotvoorziening na 2024. Er zal een stuurgroep worden ingesteld voor het programma Digitale Duurzaamheid, met vertegenwoordiging vanuit HUA (voorzitter, leverancier), GU en PU (afnemers).

3.

Financiële zaken

Indexering In een reguliere cyclus bij een gemeente wordt in de komende maanden de kadernota 2022 opgesteld. Dit gebeurt in samenhang met de 1e Berap 2022. Bij het opstellen van deze kadernota 2022 doorwerkend naar 2023 (eind februari 2022) is het lastig nu al de financiële cijfers in te schatten voor de 1e Berap, dus tot en met april 2022. De belangrijkste zaken kort worden toegelicht. Voor prijsaanpassingen wordt er normaliter uitgegaan van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). In het bijzonder wordt de prijsontwikkeling van het Bruto Binnenlands Product gehanteerd. Dit cijfer staat ook vermeld in de circulaire van het Gemeentefonds. In de circulaire van september 2021 wordt voor 2022 een Prijs bruto binnenlands product (pbbp) gesteld van 1,8% en voor 2023 van 1,9%. Een andere mogelijkheid is het hanteren van de consumentenprijsindex (CPI), deze is gesteld voor 2022 op 1,8% en voor 2023 op 1,7% De reële inflatie over 2021 kwam echter uit op 2,7% en voor januari 2022 zelfs op 7,6%. Daarmee lijken de indexen uit de circulaire van september 2022 niet bruikbaar.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

3

Een actueler beeld wordt geschetst in de Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021. Hierin wordt uitgegaan van de Europese consumentenprijsindex (HICP) en deze wordt gesteld door de DNB voor 2022 op 3,0% en voor 2023 op 2,9%. In deze kadernota 2022 en de meerjarenbegroting 2023-2026 hanteert HUA daarom het volgende aangepaste uitgangspunt: 1.

Hanteren van de Europese consumentenprijsindex (HICP) uit Economische Ontwikkelingen en Vooruitzichten DNB - december 2021 en deze wordt afgerond voor 2022 en 2023 op 3,0%.

2.

Daar waar er reële prijsverhogingen zijn doorberekend aan HUA zullen deze echter eerst worden doorgevoerd. (Zo gaf Eneco aan de warmtetarieven met een factor 2 te verhogen, dit is dan ook meegenomen voor 2022. Voor 2023 wordt deze dan geïndexeerd met 3,0%. Voor de lonen 2022 zal de actuele cao worden gehanteerd.)

Financiële doorwerking Van het Rijk heeft HUA voor 2022 door indexatie € 51.000 meer ontvangen voor de reguliere bijdrage dan begroot. Daarnaast ontvangt HUA transitiegelden van het Rijk voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening. Samengevat gaat het daarbij om de volgende bijdragen: 1.

RHC’s ontvangen eenmalig in totaal een bedrag van € 100.000 voor een gezamenlijke ontwikkeling van

(e-)producten en (e-)diensten. 2.

RHC’s ontvangen eenmalig en individueel een bedrag van € 100.000 (in totaal 11 x 100.000 = € 1,1

mln.) voor aanloopkosten e-depot. 3.

RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en

digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. Deze gelden zullen worden aangewend voor de inrichting van een eigen e-depot, waartoe het bestuur in januari heeft besloten.

Voor 2022 zijn de gelden ontvangen. Van de gemeente Utrecht HUA is € 49.000 meer ontvangen dan begroot vanwege indexering. Met de huidige begrote bijdragen kunnen de kosten van de nieuwe cao worden opgevangen en kunnen hogere verwachte energiekosten worden opgevangen. De energieleverancier heeft aangegeven dat de variabele kosten kunnen verdubbelen. HUA zet ondertussen in op verduurzaming. Zo is begin januari de koelmachine van de Atoren regulier vervangen door een energiezuiniger model. Met deze acties streeft HUA in 2022 het doel na om ook dit jaar weer met de beschikbare middelen op een neutraal resultaat te eindigen. Deze zaken zijn meegenomen in de doorrekening voor de begroting 2023 en de meerjarenbegroting 2024 – 2026. Om een stabiel beeld te kunnen presenteren is bij het opstellen van de (meerjaren)begroting, zoals elk jaar, uitgegaan van het continuïteitsbeginsel. Daarmee wordt er vanuit gegaan dat

de financiële bijdragen van de partners gecontinueerd worden. De financiering van het Rijk is tot en met 2023 als partner in de gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bijdrage. Met de voorgenomen uittreding van het Rijk per 1 januari 2024 is het de bedoeling dat deze financiering in dezelfde hoogte gecontinueerd wordt in de vorm van een specifieke uitkering. Met deze uitgangspunten is het mogelijk om ook voor de jaren 2023 en verder een sluitende begroting te presenteren. Verder wordt verwezen naar de Meerjarenbegroting 2023 – 2026. Afbouw reserves en voorzieningen In 2019 heeft het bestuur HUA de opdracht gegeven om in de komende beleidsperiode 2021 – 2024 de bestemmingsreserves af te bouwen. In de meerjarenbegroting 2021 was de planning om eind 2021 een saldo op de bestemmingsreserves te hebben van € 1,514 mln. In de jaarrekening is het saldo van de bestemmingsreserves uitgekomen op € 1,869 mln. Dit is te herleiden naar de vertragingen in de besluitvorming in het e-depottraject. De hiervoor gereserveerde gelden zijn daardoor niet ingezet in 2021. Dit geeft nu de volledige

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

4

ruimte om dit traject volledig uit te kunnen werken in de huidige beleidsperiode. Daarmee zal in 2022 een extra beroep gedaan worden op de bestemmingsreserves. Het voorstel hiervoor zal aan het bestuur worden gepresenteerd bij de 1e Berap 2022. Daarmee zal HUA de opdracht van het bestuur om de reserves gepland af te bouwen, kunnen realiseren.

Kadernota 2021 Doorwerkend naar 2022

5