HUA - Jaarverslag 2024 - Definitief zonder persoonlijke handtekening
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2024
Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Rachel Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) tot en met 18 januari 2024 Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) De heer Has Baker (Algemeen Bestuur) De heer Paul Breevaart (Algemeen Bestuur) per 30 september 2024
JAARSTUKKEN 2024
2
Voorwoord In de jaarstukken van Het Utrechts Archief vindt u een overzicht van de programmadoelen van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de resultaten in 2024. De jaarstukken bestaan uit: het jaarverslag: de programmaverantwoording en paragrafen; de jaarrekening met balans per 31 december 2024 en de bijlagen. Het Utrechts Archief legt in de jaarstukken verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting. Hierbij beschrijven we ons programma in drie speerpunten, met het gevoerde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde financiële middelen. In de jaarrekening is de financiële verantwoording opgenomen met toelichting en een balans met toelichting. Vanuit onze missie werken we aan de speerpunten “Samen bouwen aan het archief van morgen”, “Jouw collectie Utrecht start bij HUA” en “Onze organisatie maken we met elkaar”. Binnen de speerpunten werken we aan vier innovatie programma’s. Bij de uitvoering van de speerpunten en programma’s zijn onze kernwaarden leidend: toegankelijk, duurzaam, verbindend en betrouwbaar. We zijn er voor iedereen die onze collecties en diensten wil (her)gebruiken voor recht en bewijs, onderzoek, onderwijs of cultuurbeleving. 2024 was het laatste jaar van ons meerjarenbeleidsplan 2020 - 2024.
We maakten een aantal belangrijke afrondende stappen bij de uitwerking van onze beleidsspeerpunten en programma’s. Eind 2024 werd de definitieve inrichting van het e-depot met digitale diensten door het bestuur geformaliseerd. Hiermee is er nu een duurzame voorziening beschikbaar voor het beheren, bewerken en beschikbaar stellen van digitaal archief, onder regie van het nieuwe team Digitale Archiefdiensten. Ook legden we de laatste hand aan ons Programma Digitale Toegankelijkheid waarin we belangrijke kennis opdeden over de toepassing van Linked Open Data. Dit leverde succesvolle proof of concepts op, een structurele verbetering van onze infrastructuur én een enorme hoeveelheid metadata die direct raadpleegbaar is voor de burger. Voor de volgende periode werd ons nieuwe meerjarenbeleidsplan “De Collectie Utrecht: toegankelijk voor iedereen” vastgesteld. Vanaf 2025 gaan we hiermee gefaseerd en geprioriteerd aan de slag. We digitaliseerden ruim 550.000 images, waaronder koloniale archieven van groot nationaal belang voor onderzoekers en in het bijzonder voor Nederlanders uit voormalig Nederlands Indië. Er stroomde ruim 700 meter archief binnen en werden er bijzondere aanwinsten verworven, zoals een tekening van Herman Saftleven en uniek fotomateriaal.
De dienstverlening kreeg een belangrijke uitbreiding met de opening van een nieuw informatiepunt in de gemeente Nieuwegein, waar burgers de digitale collectie kunnen raadplegen zoals deze ook in de Studiezaal op de Alexander Numankade beschikbaar is. De digitale dienstverlening steeg in deze beleidsperiode fors tov de situatie in 2020. Zo steeg het websitebezoek met 20% en zijn nieuwe diensten als de chat, het digitale loket voor bouwtekeningen nu opgenomen in de reguliere dienstverlening. Het publieksprogramma kende een uitstekend jaar met onder meer de drukbezochte tentoonstellingen “De Getekende Stad” en lDoor de lens van Moesman”, die op veel bezoek én hoge publiekswaardering konden rekenen. Op het gebied van inspectie was er veel aandacht voor de migratie van het zaakdossier van de GU en werden verschillende thema-inspecties uitgevoerd. Ook werkten we mee aan de het opstellen van de nieuwe hotspotmonitor van de Gemeente Utrecht. Op het gebied van ICT werd het programma Regie op ICT afgerond, waarmee er een robuuste infrastructuur voor de interne automatisering en de digitale archieven is neergezet. Bestuurlijk waren er verschillende ontwikkelingen die de nodige aandacht vroegen: de aanpassing van de huidige GR aan de WGR, de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de GR, de nieuwe Archiefwet en het wijzigen van de GR naar een twee partijen GR
JAARSTUKKEN 2024
3
De interne organisatie was in in 2024 goed op orde met een laag ziekteverzuim, veel personeelsparticipatie, een goede verstandhouding tussen OR en directie en nul meldingen bij de vertrouwenspersoon. Hiermee gaan we met veel vertrouwen onze nieuwe beleidsperiode tegemoet. Utrecht, 1 maart 2024 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, Drs. Chantal Keijsper
JAARSTUKKEN 2024
4
Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: ...................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................................... 3
I 1
JAARVERSLAG ................................................................................................................................ 7 Jaarverslag 2024............................................................................................................................................. 7 1.1 Jaarrekeningresultaat 2024 .................................................................................................................... 7 1.2 Resultaatbestemming ............................................................................................................................. 7 1.3 Balans per 31 december 2024 ................................................................................................................ 8 Beleidsbegroting: programmabegroting ........................................................................................................ 10 1.4 Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen ................................................................... 10 1.4.1
Doel ........................................................................................................................................ 10
1.4.2
Beoogde maatschappelijk effecten ......................................................................................... 10
1.4.3
Effectenindicatoren ................................................................................................................. 10
1.5 Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA .............................................................................. 16 1.5.1
Doel ........................................................................................................................................ 16
1.5.2
Beoogde maatschappelijke effecten ....................................................................................... 16
1.5.3
Effectenindicatoren ................................................................................................................. 16
1.6 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ......................................................................... 21
2
1.6.1
Programmadoel ...................................................................................................................... 21
1.6.2
Beoogde maatschappelijke effecten ....................................................................................... 21
1.6.3
Effectenindicatoren ................................................................................................................. 21
1.6.4
Wat hebben we ervoor gedaan? ............................................................................................. 21
Paragrafen .................................................................................................................................................... 26 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................................... 26 2.1.1
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................. 26
2.1.2
Weerstandscapaciteit ............................................................................................................. 26
2.1.3
Risico-inventarisatie ............................................................................................................... 26
2.1.4
Benodigde weerstandscapaciteit ............................................................................................ 29
2.1.5
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .............. 29
2.2 Kapitaalgoederen en onderhoud .......................................................................................................... 29 2.2.1
Algemeen ............................................................................................................................... 29
2.2.2
Waardering en afschrijving van activa .................................................................................... 29
2.3 Verbonden partijen ............................................................................................................................... 30 2.4 Financiering .......................................................................................................................................... 30 2.4.1
Algemeen ............................................................................................................................... 30
2.4.2
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) .......................................................................... 31
2.4.3
Renterisiconorm ..................................................................................................................... 31
2.4.4
Kasgeldlimiet .......................................................................................................................... 31
2.5 Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................... 31 2.5.1
Organisatie inrichting en managementfilosofie ....................................................................... 31
2.5.2
Huisvesting ............................................................................................................................. 33
2.5.3
Interne beheersing.................................................................................................................. 33
2.5.4
BTW ....................................................................................................................................... 33
2.5.5
Duurzaamheid ........................................................................................................................ 33
2.5.6
Rechtmatigheid....................................................................................................................... 33
2.5.a
Hoofdzaken ............................................................................................................................ 33
2.5.b
Uitvoering controleplan rechtmatigheid .................................................................................. 34
2.5.c
Conclusies .............................................................................................................................. 34
JAARSTUKKEN 2024
5
II JAARREKENING ............................................................................................................................. 35 3
Balans per 31 december 2024 ...................................................................................................................... 36
4
Staat van Baten en Lasten 2024 ................................................................................................................... 38
5
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ............................................................................... 39 5.1 Grondslagen voor de waardering van activa ........................................................................................ 39 5.1.1
Immateriële vaste activa ......................................................................................................... 39
5.1.2
Materiële vaste activa ............................................................................................................. 39
5.1.3
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa ...................................................................................................................................... 39
5.1.4
Liquide middelen .................................................................................................................... 39
5.1.5
Overlopende activa ................................................................................................................. 39
5.2 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................. 39 5.3 Grondslagen voor de waardering van passiva ...................................................................................... 40 5.3.1
Eigen vermogen ..................................................................................................................... 40
5.3.2
Voorzieningen......................................................................................................................... 40
5.3.3
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ......................... 40
5.4 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat .................................................................................. 40 5.5 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ........................................................... 41 5.5.1
Missie ..................................................................................................................................... 41
6
Toelichting op de balans per 31 december 2024 .......................................................................................... 42
7
Niet uit de balans blijkende verplichtingen .................................................................................................... 47
8
Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2024 en de begroting 2024 .................. 48
9
WNT-verantwoording 2024 Het Utrechts Archief .......................................................................................... 51
III RECHTMATIGHEIDSVERKLARING .............................................................................................. 53 IV CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT ................................................................................... 54 V VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF .......................................................................................................................................... 55
JAARSTUKKEN 2024
6
I
JAARVERSLAG
1 Jaarverslag 2024 1.1
Jaarrekeningresultaat 2024
Bij de 2e Bestuursrapportage 2024 is saldo van baten en lasten geprognosticeerd van € 0, het eindresultaat voor 2024 is uitgekomen op € 14.253.
Nr.
Omschrijving
Rekening 2023
Begroting Begroting Primaire na wijziging na wijziging begroting 1e berap 2e berap 2024 2024 2024
Rekening 2024
LASTEN 1
Personeel
4.668.859
4.614.770
4.802.770
4.585.568
4.620.901
3
Bedrijfsvoering
2.318.573
2.383.495
2.282.485
2.317.308
2.312.540
5
Publiek
322.739
307.880
518.130
434.102
430.249
7
Archieven en Collecties
352.643
381.360
246.120
326.062
284.673
9
Afschrijvingen
334.430
372.975
344.632
343.275
343.275
11
Financiële baten en lasten
-89.378
0
-150.000
-166.600
-153.712
7.907.866
8.060.480
8.044.137
7.839.715
7.837.926
7.004.968
6.958.301
7.190.810
7.323.572
7.323.370
456.130
323.327
323.327
374.158
377.405
0
0
0
0
0
Totaal lasten BATEN 2
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
4
Bijdragen derden
6
Verhuur zalen
8
Verkopen winkel
38.920
30.000
30.000
62.985
49.347
10
Verkopen overigen
27.433
0
0
0
23.057
12
Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal baten
7.527.451
7.311.628
7.544.137
7.760.715
7.773.179
Batig saldo (baten - lasten)
-380.415
-748.852
-500.000
-79.000
-64.747
Dotaties aan reserves en -fonds Onttrekkingen aan reserve en -fonds
0
0
0
420.000
420.000
762.708
748.852
500.000
499.000
499.000
Saldo van baten en lasten
382.293
0
0
0
14.253
1.2
Resultaatbestemming
De jaarrekening 2024 van Het Utrechts Archief sluit met een positief saldo van € 14.253. Bij de aanbieding van de jaarstukken aan het bestuur vraagt HUA toestemming om het positieve saldo toe te voegen aan de algemene reserve. De algemene reserve zou daarmee uitkomen op € 712.961 en is daarmee onder de norm conform BBV, zie paragraaf 2.1.2 voor de berekening.
JAARSTUKKEN 2024
7
1.3
Balans per 31 december 2024
ACTIVA
31-12-2024 €
31-12-2023 €
€
€
Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een
0 0
0 0
bepaald actief
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
916.080 916.080
Totaal vaste activa
1.229.388 1.229.388
916.080
1.229.388
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische
2.266.358
1.910.511
21.820
53.786
2.242.007
1.846.543
2.531
10.182
looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen
51.432
52.229
- Kassaldi
968
1.871
- Banksaldi
50.464
50.358
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de
360.640 360.640
334.931 334.931
vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa
2.678.430
2.297.671
Totaal generaal
3.594.510
3.527.059
JAARSTUKKEN 2024
8
PASSIVA
31-12-2024
31-12-2023 €
€
2.273.566
2.338.313
Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve
698.708
558.708
- Bestemmingsreserve
1.560.605
1.397.312
- Gerealiseerd resultaat
14.253
382.293
Voorzieningen - Voorzieningen ter egalisering van kosten
669.382 669.382
Totaal vaste passiva
559.296 559.296
2.942.948
2.897.609
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden
620.581 620.581
Overlopende passiva
608.250 608.250
30.981
21.200
- Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal
30.981
21.200 651.562
629.450
3.594.510
3.527.059
In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht.
JAARSTUKKEN 2024
9
Beleidsbegroting: programmabegroting 1.4
Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen
1.4.1
Doel
Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 is gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk is voornemens zich aan het einde van de beleidsperiode uit de Gemeenschappelijke Regeling terug te trekken, maar blijft verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkte in deze periode aan een stevigere positie in de regio. Via samenwerkingsovereenkomsten levert HUA een breed aanbod aan archiefdiensten aan verschillende overheden waaronder de gemeente Nieuwegein en samenwerkingsverbanden, zoals de VRU en de GGDrU. Daarnaast levert HUA ook diensten aan particuliere instellingen zoals het Nederlands Volksbuurtmuseum en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht. Voor het e-Depot ligt de focus op aansluiting van overheden. Op het gebied van particuliere archieven zetten we ons in de afgelopen beleidsperiode in om particuliere organisaties te ondersteunen om hun digitale archieven met behulp van Het Utrechts Archief duurzaam toegankelijk te maken.
1.4.2
Beoogde maatschappelijk effecten
A.
Informatie beter toegankelijk en beschikbaar
B.
Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd
C.
Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief
D.
Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie
1.4.3
Effectenindicatoren
A.
Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar
B.
Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd
C.
Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden
D.
Is duurzaam digitaal beheer going concern
E.
Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA
F.
Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht
G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’
Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: A.
Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar
B.
Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd
C.
Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden
Collectievorming en toegankelijkheid In 2024 groeide het volume aan archieven en collecties onder beheer van HUA met bijna 700 m tot bijna 35,5 km in totaal. Zo werden naar de rijksarchiefbewaarplaats overgebracht: een aanvulling op het archief van het KNMI, een hele reeks archieven van het college van bestuur en diverse faculteiten van de Universiteit Utrecht en de archieven van de Burgerlijke Stand van de rechtsvoorgangers van de gemeente Vijfheerenlanden. De bewaarplaats van de gemeente Utrecht werd verrijkt met onder andere het fotoarchief van de afdeling Erfgoed, dat door HUA nader toegankelijk zal worden gemaakt. De werkzaamheden aan de archieven van de Griffie, de
JAARSTUKKEN 2024
10
Bestuurs- en Concerndienst en Stadswerken, die HUA in opdracht van het CIO Office van de gemeente heeft uitgevoerd, werden begin 2024 al afgerond. Stadswerken is intussen overgebracht; de vaststelling van de openbaarheidstermijnen door de gemeente Utrecht van de andere twee laat nog op zich wachten. Onder de particuliere archieven die zijn verworven, verdienen speciale vermelding de archieven van: de Koninklijke Nederlandse Maatschappij voor Diergeneeskunde, de Stichting Seminarium van de Bond van Vrije Evangelische Gemeenten en aanvullingen op de familiearchieven van De Beaufort en van Quarles van Ufford (Rijk), en de archieven van het Bonifatiuscollege, de Stichting Joods Monument Utrecht en een aanvulling van de Doopsgezinde Gemeente (gemeente Utrecht). In de bewaarplaats van de provincie werden enkele kleinere archieven toegevoegd. Voor Nieuwegein was vooral de overbrenging van het bestuursarchief uit 2001-2011 van groot belang. Belangrijke aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal vormden de aankopen van het zesde, ontbrekende deel van het door Herman Saftleven getekende stadsgezicht uit 1669, een serie tekeningen door Jeroen Hermkens van de restauratie van de Domtoren uit 2017-2024, schenkingen van een gezicht door Reinier Vinkeles jr.
op het Stadhuis ca.1800, een tekening door Hendrik de Winter van het dorp Schoonrewoerd (Vijfheerenlanden) in 1737 en een zestal fotoalbums van bouwbedrijf Van Aken met ca. 200 foto’s van alle door dit bedrijf gerealiseerde gebouwen in de stad uit de periode ca. 1895-ca. 1930. Met 63 nieuwe archieftoegangen nam het aantal online doorzoekbare archieven ook in 2024 weer flink toe. Het aantal beschrijvingen in de beeldbank groeide met meer dan 15.000. Ook werden in samenwerking met vrijwilligers van de Historische Kring Nieuwegein ca. 3000 beelden ontsloten uit de collectie beeldmateriaal van de gemeente Nieuwegein. Deze komen in januari 2025 online en zullen via een speciale zoekschil ook beschikbaar komen via de HUA-terminal van het Historisch Informatiepunt dat in het najaar van 2024 is ingericht in de vernieuwde Bibliotheek in het Stadhuis van Nieuwgein. Hier mogen door een besluit van B&W van Nieuwegein ook auteursrechtelijk beschermde beelden uit die collectie en uit de bouwdossiers van Nieuwegein worden getoond.
Volume fysieke archieven en collecties Volume collectie HUA (m1) Archieven Bijzondere collecties (schatting) Totaal
2021
2022
2023
2024
27.590
28.331
28.486*
29.176
Ca. 6.150
Ca. 6.200
Ca. 6.250
Ca. 6.300
33.740
34.531
34.736
35.476
Archiefbewaarplaatsen Het Utrechts Archief Archiefdepot Het Utrechts Archief
Eind 2023
Aanwas 2024
Eind 2024
Archiefbewaarplaats gemeente Utrecht Archieven overheid overgebracht Archieven overheid uitgeplaatst Archieven particulier Totaal
6.452 271 3.479 10.202
191 73 138 402
6.643 344 3.617 10.604
Archiefbewaarplaats gemeente Nieuwegein Archieven overheid Archieven particulier Totaal
1.117 47 1.164
123 24 147
1.240 71 1.311
Archiefbewaarplaats provincie Archieven overheid Archieven particulier Totaal
1.756 140 1.896
7 1 8
1763 141 1.904
Archiefbewaarplaats Rijk Archieven overheid
7.694
85
7.779
JAARSTUKKEN 2024
11
Archieven particulier Totaal
7.530 15.224
48 133
7.578 15.357
Summa totalis
28486
690
29.176
2021
2022
2023
2024
2.031 5.101 1.442 1.052.374 3.553.398 161.915 11.875.400 105.140
2.055 5.135 1.508 1.094.891 3.639.946 170.466 12.899.893 224.891
2.112 5.137 1.585 1.128.280 3.663.132 170.469 13.063.267 244.527 105.325
2.175 5.135 1.615 1.187.014 3.671.755 175.800 13.110.243 244.527 105.326
85.874 218.502
87.983 235.235
719 572
801 574
89.929 254.114 11.646 855 898 10.368
91.414 269.416 11.820 936 604 10.797
60 552
91 1.963
* Totalen Nieuwegein voor 2023 aangepast na hertelling.
Metadata op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archieven (titels) Archiefvormers Archieftoegangen (inventarissen) Archiefbeschrijvingen (inventarisnummers) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen Objecten Personen Adressen Bouwdossiers Collecties Bibliotheek Beeldmateriaal Affiches AV-materiaal film globaal AV-materiaal film uitgebreid AV-materiaal filmfragmenten AV-materiaal geluidsfragmenten Gekoppelde termen Termennetwerk
Digitaal herbruikbare data / open data Raadpleegbaar op de website: opendata (aantal datasets) Open datasets Archieftoegangen (via APEX) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen (via archieven.nl) Beschrijvingen nadere toegangen (via wiewaswie) Objecten beeldmateriaal (via eigen website en archieven.nl) Uitwisseling met andere platforms Akten HUA op Open Archieven (Bob Coret) Personen HUA op Open Archieven (Bob Coret) Datasets (archieftoegangen) op Datasetregister Personen HUA op Netwerk Oorlogsbronnen Toegangen HUA op Netwerk Oorlogsbronnen Archiefvormers HUA op Actorenregister (open data) Objecten beeldmateriaal HUA op Europeana (via Digitale Collectie NL) Objecten beeldmateriaal HUA op Utrecht Altijd Artikelen met beeldmateriaal HUA op Wikimedia
2021
2022
2023
2024
38.179 1.837 38.310
38.433 1.543 39.114
40.287 1.843 39.506
40.255 1.842 40.086
3.796.095
3.856.652
3.878.793
11.322.582*
167.076
177.454
209.525
228.288
2.205.696
**
5.281.568 13.035.249
** 13.281.208 1.571
** ** 5.101
** ** 5.101
** ** 5.101
12.246 110 5.101
165.465
165.465
165.465
165.465
107.122
106.373
106.473
106.473
999 artikelen in 44 talen
1270 in 45 talen
* telmethode herzien. ** nog geen cijfers beschikbaar.
JAARSTUKKEN 2024
12
Digitalisering en conservering De doelstelling om in deze beleidsperiode jaarlijks nieuwe 625.000 images van archieven te publiceren via enerzijds scanning on demand en anderzijds via grote projecten, werd met bijna 550.000 images in 2024 niet helemaal gehaald. Maar dankzij de extra inspanningen in de twee voorgaande jaren kan deze periode niettemin worden afgesloten met een meer dan voldoende resultaat. Eind 2023 was het beoogde totaal van 8,5 miljoen images in de Archiefbank al gerealiseerd. Samen met de 800.000 verouderde zwart-wit images van notariële akten telt de Archiefbank nu in totaal meer dan 10 miljoen images. Een groot project vormde de digitalisering van de 45m archief van de Ridderlijke Duitsche Orde uit de periode na 1811 (totaal 220.000 scans), dat begin 2025 zal worden opgeleverd. De twee digitaliseringsprojecten die in 2023 van start gingen met financiering van het Programma Indisch Erfgoed Digitaal, werden in 2024 beide voltooid. Belangrijke archieven over de voormalige koloniën in Indonesië en Irian Jaya uit 1930-1968 komen hiermee voor een brede doelgroep digitaal beschikbaar. In beide gevallen volgt in 2025 nog een vervolgproject dat erop gericht is de inhoud van deze scans op een betere wijze doorzoekbaar te maken, met goede waarborgen voor de persoonsgegevens op deze scans.
Behalve op de eigen website zullen de scans ook beschikbaar komen op Onsland.nl, een landelijke website over het gedeelde Nederlands-Indonesisch verleden.
Digitale objecten op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archieven, gescande inventarisnummers
2021
2022
2023
2024
210.037
236.375
246.090
250.222
Archieven, scans in jpg
6.455.424
7.929.687
8.716.534
9.261.812
Archieven, scans in pdf multipage (akten Notaris) Archieven, getranscribeerde inventarisnummers Archieven, digital born bestanden
1.175.676
1.175.676
1.175.676
804.348*
14
24
2.133
2.133
Collecties Beeldmateriaal, scans tiff/jpg AV, mp4 Kranten en periodieken, pagina’s
218.502 719 240.093
235.235 801 240.093
254.114 855 278.609
269.416 936 275.974
Kranten en periodieken, alto XML
51.045.925
51.053.432
51.053.432
51.522.106
* gedeelte pdf’s vervangen door images in jpg. Het vlakken en digitaliseren van de middeleeuwse oorkonden van het kapittel van St.-Jan (ca. 2900 charters) stond in 2024 als gevolg van technische problemen en de pensionering van de fotograaf op een laag pitje; dit project zal in 2025 worden voltooid. Wel werd ook in 2024 weer een aantal in slechte staat verkerende inventarisnummers behandeld en gedigitaliseerd, zodat ze in digitale vorm weer kunnen worden geraadpleegd, ca. 100 in totaal. Het aantal voor gebruik geblokkeerde nummers is daarmee na tien jaar van gerichte aanpak teruggebracht van een totaal van 5000 tot minder dan 1000. Tenslotte konden in 2024 ruim 80 nieuwe AV-bestanden worden gepubliceerd en kwamen op de landelijke website Delpher.nl de doorzoekbare scans beschikbaar van een grote verzameling kranten uit de collectie van HUA: in totaal maar liefst 450.000 pagina’s uit diverse Utrechtse kranten uit de periode 1659-1945.
JAARSTUKKEN 2024
13
Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: D.
Is duurzaam digitaal beheer going concern
E.
Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA
F.
Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht
Programma Digitale Duurzaamheid In het laatste jaar van het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu), dat in de zomer van 2021 van start is gegaan, richtte de aandacht zich met name op: •
Het inrichten en in gebruik nemen van de voorziening voor ontvangst en voorbewerking van digitaal archief dat in het e-depot moet worden opgenomen, ook wel aangeduid als het Digitaal Atelier. Na de eerste voorbereiding is de realisatie daarvan echter vertraagd doordat de beoogde apparatuur niet tijdig beschikbaar kwam. Deze staat nu gepland voor de eerste helft van 2025.
•
Het inrichten en in gebruik nemen van de toegang voor ambtenaren. Deze is eind 2024 ingericht en getest als onderdeel van de impactanalyse die met de PU is uitgevoerd. Afronding van dat project volgt in Q1 van 2025.
•
Het inrichten en in gebruik nemen van de toegang beperkt openbaar materiaal. Uitvoering van dit project is eveneens vertraagd, staat nu gepland voor de eerste helft van 2025.
•
Het verder ontwikkelen van de Digitale Archiefdiensten: in samenwerking met de partners is een nieuwe PDC voor Toezicht, Advies en Digitale Archiefdiensten gerealiseerd die na vaststelling in het bestuur eind 2024 is gepubliceerd. In aanvulling op de voorwaarden voor digitale overbrenging is ook een set met technische specificaties ontwikkeld.
•
Het opstellen van een Preservation policy: dit project is in voorbereiding.
•
Het uitvoeren van proeftrajecten en impactanalyses bij de provincie als de gemeente Nieuwegein zijn impactanalyses uitgevoerd. De eindrapportages zullen begin 2025 worden opgeleverd. De eerder uitgevoerde trajecten bij de VRU en de GGDrU konden door gebrek aan geschikt personeel bij deze organisaties helaas nog niet volledig worden afgerond.
•
Uitfaseren van het e-depot van het Nationaal Archief: bijna voltooid.
Om bovenstaande doelen allemaal naar behoren te kunnen realiseren, is besloten de duur van het programma met een half jaar te verlengen. Ten slotte is een notitie opgesteld voor het AB over de doorontwikkeling en financiering van de Digitale Archiefdiensten in de beleidsperiode 2025-2028. Deze beleidsnotitie was in opeenvolgende bestuursvergaderingen onderwerp van gesprek, waarna deze in de december 2024 kon worden vastgesteld.
Ontwikkeling archieftoezicht Veel aandacht is besteed aan de begeleiding van de migratie van alle zaakdossiers uit Exxcellence naar de nieuwe versie van dit systeem die in het najaar van 2024 en de eerste helft van 2025 gefaseerd wordt uitgevoerd voor alle organisatieonderdelen van de GU. Deze exercitie gaat voor HUA gepaard met een groot aantal adviesaanvragen voor vernietiging, waarvoor extra capaciteit is vrijgemaakt bij de archiefinspecteurs. Ook de review van enkele nieuwe handreikingen voor het Handboek Informatiebeheer (voorheen Kwaliteitssysteem) vroeg de nodige aandacht. Daarnaast volgde de gemeentearchivaris ook in 2024 (als agendalid) de vorderingen van het programma Informatie op orde bij de gemeente Utrecht. Bij RUD en ODRU heeft de provinciearchivaris met het oog op de fusie van deze beide omgevingsdiensten in 2026 een thema-inspectie uitgevoerd i.s.m. de gemeentearchivaris van Zeist, tevens archivaris van de ODRU. Het rapport is inmiddels afgerond, evenals dat van de follow-up van de eerdere thema-inspectie bij Wigo4it, de samenwerkingsorganisatie die voor de vier grote steden ondersteunende services levert op het terrein van Werk en Inkomen. Tenslotte is in het najaar gewerkt aan nieuwe samenwerkingsovereenkomsten voor het
JAARSTUKKEN 2024
14
Archieftoezicht met alle verbonden partijen waar HUA het toezicht verzorgt. Daarin worden ook uren geraamd voor de levering van digitale archiefdiensten zoals advies bij migratietrajecten.
Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief In het najaar van 2021 is Het Utrechts Archief een samenwerking aangegaan met de stichting Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM). De archieven en collecties die het NVBM zijn toen bij HUA in permanente bruikleen gegeven. Eind 2023 was het merendeel daarvan via kwalitatief goede beschrijvingen ontsloten via archieftoegangen, die inmiddels online zijn gepubliceerd. Tevens werden 7800 beelden ontsloten in de beeldbank en een kleine selectie aan film- en geluidsbanden. Het resterende werk zal in 2024 door worden afgerond. De uitvoering van de andere samenwerkingsovereenkomsten zoals die met de gemeente Nieuwegein en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht verliep volgens plan. Nieuwe overeenkomsten werden opgesteld voor de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer in 2023-2024 bij de VRU, GGDrU, BghU, WIL en RUD. Voor het eerst zijn daarin ook uren opgenomen voor werkzaamheden van de Adviseur Digitale Informatie, die een belangrijke bijdrage levert bij het adviseren in migratietrajecten. Migraties vragen steeds aandacht vanuit het oogpunt van duurzaam digitaal beheer, wat in 2023 aanleiding gaf voor het opstellen en publiceren van een Handreiking Migratie en conversie.
Deze werd samen met de verschillende aan HUA gerelateerde overheden ontwikkeld en de introductie ervan ging gepaard met een workshop voor medewerkers van deze overheden.
Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie In september 2024 is een nieuwe commissie van start gegaan voor het opstellen van de nieuwe hotspotmonitor, in opdracht van het SIO van de gemeente Utrecht. De gemeentearchivaris vormt een van de deelnemers. Naar verwachting zal de nieuwe monitor in het voorjaar van 2025 worden opgeleverd. Hierin zal meer dan voorheen ook aandacht worden besteed aan de precieze afbakening van de hotspots en het bepalen van de betrokken actoren. Aansluitend op de projecten die in 2023 van start gingen, kreeg het thema Koloniaal verleden en slavernij ook in 2024 veel aandacht bij HUA. In het verlengde van het eerder afgeronde project van de digitalisering van het archief van het Koninklijk Nederlands Aardrijkskundig Genootschap (Metamorfoze) is samen met het KNAGbestuur gewerkt aan een subsidieaanvraag bij het OCW-programma FARO voor een project dat de rijke inhoud van dit archief ook voor het aardrijkskundeonderwijs voor middelbare scholen wil ontsluiten.
Daarnaast is gewerkt aan de verdere digitalisering van de foto’s uit missie- en zendingsarchieven over Nederlands-Indië en NieuwGuinea, alsmede van de registraties van repatrianten uit voormalig Nederlands-Indië en Nieuw-Guinea door het Centraal Comité van Kerkelijk en Particulier Initiatief voor de Sociale Zorg ten behoeve van gerepatrieerden van de Nederlandse Hervormde Kerk, kortweg CCKP (Programma Indisch Erfgoed Digitaal). Deze zullen in 2025 op de website van HUA en op Onsland.nl worden gepubliceerd. Tenslotte is een aanvraag ingediend en gehonoreerd bij Metamorfoze voor de digitalisering van het archief van het Zeister Zendingsgenootschap in het kader van het programma Slavernijverleden. Dit archief heeft namelijk bijzondere betekenis voor de geschiedenis van de slavernij in Suriname.
JAARSTUKKEN 2024
15
1.5
Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA
1.5.1
Doel
Het doel van dit speerpunt richt zich op dienstverlening van onze archieven en cultuureducatie in brede zin. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen en toekomstige jaren, vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. Door middel van programma's en projecten zijn we bezig om deze bronnen beter doorzoekbaar en vindbaar te maken. Daarnaast kunnen bezoekers terecht in onze studiezaal aan de Alexander Numankade. Via het cultuureducatieprogramma dat bestaat uit het ontwikkelen en verzorgen van educatieaanbod voor PO en VO en het organiseren van exposities met publieksprogrammering, kan iedereen meer te weten komen over de collectie van HUA en de geschiedenis van Utrecht. Via deze activiteiten in het publiekscentrum op de Hamburgerstraat wordt HUA (h)erkend als inspirerende en actieve samenwerkingspartner op het gebied van Utrechts cultureel erfgoed. HUA heeft verschillende ambities voor het publieksprogramma: het optimaliseren van het aanbod voor de bezoekers, een jaarlijkse toename van het bezoek met 5%, het streven naar kostenreductie, het verhogen van de inkomsten, het aanboren van nieuwe markten en het nóg steviger verankeren van de organisatie in het Museumkwartier.
1.5.2 A.
Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.
B.
Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.
C.
Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen
D.
Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).
1.5.3
Effectenindicatoren
a.
Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:
b.
We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging.
c.
We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de onlinecollectie met 25%.
d.
Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.
e.
Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.
f.
Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld.
g.
Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen.
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Ad a. De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek. Indicatoren: A.
Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:
B.
We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging
HUA voert standaard gedurende het jaar kwantitatief gebruikersonderzoek uit. Daarnaast doen we jaarlijks kwalitatief gebruikers- en klantonderzoek door middel van o.a. enquêtes. In 2024 lag de focus vooral op de bezoekers van de Expo en de klanten die contact met ons hebben gehad via inlichtingen.
JAARSTUKKEN 2024
16
Door de implementatie van het customer-supportsysteem Freshdesk en Freshchat in mei 2023 heeft team Dienstverlening een wezenlijke professionaliseringsslag gemaakt. Verzoeken van klanten worden gestructureerd en snel opgepakt, hierdoor kunnen we eenvoudig de kwaliteit en service monitoren. De integratie van de chatmodule en e-mailbeantwoording is een belangrijke stap in het optimaliseren van onze digitale dienstverlening. Ook geeft het systeem ons waardevolle inzichten over de diversiteit aan binnenkomende verzoeken: cruciale input in ons proces om de klant verder centraal te stellen. 2024 in cijfers Onze (digitale) dienstverlening laat het volgende zien: In de afgelopen 3 jaar is er een continue stijging te zien van het aantal inlichtingen. Ook in 2024 is een stijging van 2,3% in het aantal inlichtingenverzoeken via de email ten opzichte van 2023. Het aantal chats is in 2024 stabiel gebleven. Wat opvalt bij zowel de chat als inlichtingen is dat het aantal vragen over stamboomonderzoek en personenonderzoek flink is gestegen. Ook bij de website is deze stijging te zien. Voor 2025 is het goed om hier extra aandacht voor te hebben binnen onze dienstverlening. Het aantal aanvragen voor bouwtekeningen is in 2024 gestegen met 15% ten opzichte van 2023; Een groot succes op het gebied van digitale dienstverlening blijven de bouwdossiers.
Het zelfstandig kunnen aanvragen van digitale kopieën van afgeschermde bouwdossiers voldoet aan een enorme vraag en deze groei blijft doorzetten. Het aantal gebruikers van de website www.hetutrechtsarchief.nl is gestegen met 21% sinds 2019. In 2023 is Google overgestapt van Google Universal Analytics (GUA) naar Google Analytics 4 (GA4). We beoordelen trends op de website daarom over een periode van 5-6 jaar omdat de metingen heel wisselend zijn. De beeldbank en personenonderzoek blijven onverminderd de belangrijkste zoekonderwerpen. Was in 2019 nog 56% van de bezoeker nieuw; in 2024 was 85% een nieuwe bezoeker. We ontvingen in 2024 3114 bezoekers in de studiezaal. Het studiezaalbezoek blijft daarmee stabiel. De digitale raadpleging heeft een steeds grotere plek gekregen in het onderzoek van onze klanten. Daarnaast vinden meer nieuwe mensen onze website en online diensten.
Ad b. Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie. Indicator: C.
We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%.
D.
Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen.
De dienst Scanning on Demand, waarbij klanten een verzoek kunnen doen om archiefstukken te laten digitaliseren steeg in de afgelopen periode. Het aantal verzoeken bedroeg in 2024 3102; een stijging van 12,3% tov 2023. In 2024 hebben we grote stappen gezet binnen het programma Digitale Toegankelijkheid, dat loopt van Q2 2022 tot en met Q1 2025. Dit driejarige programma leunt op twee pijlers: 1.
Implementatie van Linked Open Data (LOD) om Het Utrechts Archief toegankelijk te maken voor hergebruik door anderen en als basis voor gemakkelijk zoeken op onze toekomstige eigen website;
2.
De collectie digitaal toegankelijker maken door toepassing van innovatieve technologie, zoals Artificial Intelligence (AI).
JAARSTUKKEN 2024
17
Met collega’s vanuit de hele organisatie werkten we aan deze twee pijlers en hebben we veel gerealiseerd in de afgelopen beleidsperiode: 1.
LOD (Linked Open Data) Belangrijke pijler is het NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed) compatibel maken van ons CBS (Collectie Beheer Systeem) MAIS-Flexis, ook wel de “vijf vinkjes” genoemd, i.s.m. onze leverancier DE REE, het NDE en meerdere archieven. Dit betekent dat wij LOD vanuit de bron kunnen gaan publiceren en met ons alle klanten van DE REE. Hiervoor hebben we ondersteuning ontvangen vanuit het NDE. In 2024 is de RDF-export fase 1 gerealiseerd, inclusief publicatie van datasets op het Dataset Register van het NDE. Daarnaast hebben we meegewerkt met het Stadsarchief Rotterdam en DE REE aan de implementatie van het “vinkje” van IIIF voor het toegankelijk maken van beeldmateriaal. Ook hebben we de realisatie van meerdere “vinkjes” in 2025 voorbereid en een roadmap gemaakt voor de totale implementatie. Verder werken we hard aan onze LOD mapping, waarop we goede feedback hebben gekregen van hergebruikers, externe experts en erfgoedinstellingen die vooroplopen in de implementatie van LOD. Ook hebben we samen met Kasteel Amerongen en Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) onze LOD aan elkaar verbonden in een prototype zoekomgeving. Hiervoor hebben we wederom NDE-gelden ontvangen. Een mooi compliment is dat deze zoekomgeving als best practice is opgenomen in de nieuwe Nationale Strategie Digitaal Erfgoed 2025-2028.
2.
AI (Artificial Intelligence) We ontsluiten onze archieven met behulp van AI, met name met Handwritten Text Recognition (HTR), waarmee we scans automatisch voorzien van transcripties en op deze manier full-text doorzoekbaar maken. Hiervoor gebruiken we HTR-platform Transkribus en open source programma Loghi. Ook hebben we Transkribus Sites gelanceerd, onze website om de scans en transcripties te publiceren voor de komende paar jaar en Sites gekoppeld aan onze moederwebsite. Daarnaast hebben we op AI-gebied ons verder verdiept in de (on)mogelijkheden van Large Language Models (LLM’s). We hebben na een uitvoerige DPIA (risicoanalyse) met interne en externe specialisten (waaronder onze Chief Information Security Officer en Functionaris Gegevensbescherming) een pilot gestart waarin collecties uit de Burgerlijke Stand door een AI-pipeline met “human in the loop” worden gemetadateerd. Het proces van metadateren werd tot nu toe door specialisten en vrijwilligers uitgevoerd. Deel 1 van de pilot is voorspoedig verlopen; momenteel zijn we bezig met de evaluatie.
Zowel voor LOD als AI zijn we in nauw contact met andere innovatieve (erfgoed)instellingen. Wij organiseerden bijvoorbeeld landelijke kennissessies zoals “GPT-NL en de erfgoedsector” met SURF en TNO, waar een samenwerking met GPT-NL uit is ontstaan. Ook namen we deel aan LOD-feedbacksessies met archieven en organiseerden we er zelf een begin januari 2024. Daarnaast nemen we deel aan de beheergroep van de nieuwe LOD standaard PiCo (Persons in Contexts). Ook namen we deel aan een round table over LLM’s op het Transkribus congres in Innsbruck, waren we lid van het kernteam van AI en cultuur van DEN, en presenteerden we over AI en erfgoed tijdens het Geschiedenis Festival. Kroon op ons werk en de samenwerkingsverbanden zijn complimenten die we afgelopen jaar van collega’s uit het erfgoedveld hebben mogen ontvangen, zoals “Het Utrechts Archief is het meest innovatieve archief van Nederland” en “Jullie zijn meer knooppunt binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed dan sommige knooppunten”. Daarnaast is HUA genoemd als best practice (met onze Sites HTR website) tijdens NDE dag door KVAN “Archief als Nutsvoorziening”. Binnen het project UTM (Utrecht Time Machine) werkt HUA ook intensief samen met andere partners. De website en apps bevatten 373 locaties (exclusief locaties uit films) met 516 verhalen, en 22 wandel-/fietsroutes.
Er is een significante betrokkenheid van 19 deelnemende organisaties. Recente innovaties zijn de uitwerking van het winnende HackaLOD project, "Through the Looking Glass", door studenten van de HKU. Een andere doorbraak
JAARSTUKKEN 2024
18
is de koppeling van filmfragmenten uit de collectie van Het Utrechts Archief aan de Utrecht Time Machine. Via aansluiting op de experimentele LOD-omgeving van HUA konden 6165 filmfragmenten en 456 nieuwe locaties aan de UTM worden toegevoegd. Andere hoogtepunten in 2024 zijn: •
Voltooiing metadatering van het notarieel archief na 30 jaar, een inspanning waar vele vrijwilligers en collega’s aan hebben bijgedragen.
•
500.000 Persoonsnamen zijn doorzoekbaar van Utrechtse Gezinskaarten. Deze zijn toegankelijk gemaakt door onze circa 100 vrijwilligers op crowdsourcingsplatform “Het Volk”.
•
120.000 Persoonsnamen van Indische Repatrianten zijn ontsloten, dankzij onze deelname aan het landelijke Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED).
Ad c. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen Indicatoren: E.
Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.
F.
Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.
In 2024 organiseerde HUA drie verschillende tentoonstellingen en één pop-up tentoonstelling. Van januari t/m half juli 2024 was de tentoonstelling “De Getekende Stad” aan de beurt met tekeningen uit de achttiende en negentiende eeuw. Van 4-6 mei 2024 konden bezoekers gratis terecht in onze Expo voor een kleine pop-up tentoonstelling met als titel “Utrecht Bevrijd!” Deze pop-up tentoonstelling vormde het eindpunt van de Vrijheidswandeling die het Bevrijdingsfestival organiseerde en is goed bezocht. Op 1 augustus openden wij de zomertentoonstelling “Storm!” over de storm die 350 jaar geleden het middenschip van de Domkerk deed instorten. Deze presentatie was een samenwerking met de Domtoren en DomUnder, waarbij er in de zomer veel activiteiten op het Domplein georganiseerd zijn, zoals de educatieve speurtocht en een pop-up tentoonstelling op het Domplein. Op woensdag 9 oktober opende de tentoonstelling over de fotografie van Johannes Moesman. De tentoonstelling werd in 2024 goed bezocht, met meer dan 5000 bezoekers in het najaar van 2024. Het aantal bezoekers dat in 2024 de expo bezocht steeg ook dit jaar weer ten opzichte van het jaar ervoor. HUA mocht circa 23.000 bezoekers verwelkomen, een stijging van zo’n 48% ten opzichte van 2023. Hiervan verwelkomden we 20.000 bezoekers bij de Expo en ruim 3.000 bezoekers bij de studiezaal.
Ad d. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’). Indicator: G. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. In 2024 ontvingen we in totaal 3719 leerlingen bij HUA, exclusief begeleiders. In 2023 waren dit er nog 3525; een stijging van 5,5%. Deze aantallen zijn onderverdeeld in 128 groepen, die als volgt onderverdeeld waren: •
52 primair onderwijs groepen
•
33 voortgezet onderwijs groepen
JAARSTUKKEN 2024
19
•
Mbo-groepen
•
6 HBO groep
•
15 WO groepen
•
20 Volwassenen groepen (Paleografie cursus).
Wij werken samen met Cultuur en School Utrecht (CSU) voor het boeken van klassen uit het primair en voortgezet onderwijs. In totaal 34 van de 128 groepen kwamen bij ons op bezoek via CSU. Dit is ruim 26,5%. Onderwijs aan het primair en voortgezet onderwijs heeft van oudsher altijd op onze locatie aan de Hamburgerstraat plaatsgevonden. In het kader van het educatieplan ontvangen we sinds oktober 2023 deze doelgroepen ook aan de Alexander Numankade. In 2024 betekende dit dat 77 groepen de HBS bezochten en 46 groepen de ANK. Bij de overige 5 groepen zijn onze docenten langs geweest op school zelf. Tot slot kwamen de groepen die ons in educatieverband bezochten in 2024 uit: •
Utrecht (92,19%)
•
Amsterdam (5,47%)
•
Bilthoven (0,78%)
•
Hamburg (0,78%)
•
Vianen (0,78%)
JAARSTUKKEN 2024
20
1.6
Speerpunt 3. Onze organisatie maken we samen.
1.6.1
Programmadoel
Dit speerpunt maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HUA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie.
1.6.2
Beoogde maatschappelijke effecten
Het speerpunt ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.
1.6.3 A.
Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma toegespitst op een van de vier kernwaarden: 2021 – Betrouwbaar, 2022 – Toegankelijk, 2023 – Verbindend, 2024 – Duurzaam. Binnen de programma's Didi, DiTo, Didu en DiOr worden deze kernwaarden als randvoorwaarden meegenomen om het de aandacht te geven die wij belangrijk vinden. Daar waar binnen een programma ontwikkeling nodig is op deze thema's wordt hierop meer specifiek ingezoomd. De toepassing van de kernwaarden is op deze manier beter integraal opgenomen.
B.
Is onze organisatie diverser en inclusiever opgebouwd door onze wervingsprocedure aan te passen. De werving & selectieprocedure zijn doorgelicht. De werving & selectieprocedure is zo ingericht dat alle kandidaten worden geselecteerd op dezelfde manier met dezelfde objectieve criteria.
C.
Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.
1.6.4
Wat hebben we ervoor gedaan?
Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 2024 zijn de vier innovatie programma’s voor het grootste deel afgerond en kunnen we constateren dat de gevolgde werkwijze goede resultaten heeft opgeleverd. Om de overgang naar het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 intern goed te faciliteren zijn er speciale sessie gehouden met de medewerkers. We hebben eind 2024 tevens een sessie georganiseerd waarin met elkaar de opbrengsten uit de programma’s hebben gevierd. In navolging op eerdere bijeenkomsten met het personeel hebben we in deze sessie ook duidelijk gesproken over de zaken waar we mee zullen stoppen. Dit om te voorkomen dat er alleen maar werkzaamheden bijkomen en projecten open blijven staan en daarmee de werkdruk onnodig wordt verhoogd. Begin 2025 wordt er een sessie georganiseerd waarin we het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028 op zullen starten.
JAARSTUKKEN 2024
21
Organisatie en personeel In 2024 heeft het MT gesloten om in afwachting van een eventuele bezuiniging waar mogelijk vacatures on hold te zetten of met tijdelijke contracten te werken. Kritische vacatures zijn wel vervuld. Zo is het ondanks de krapte op de arbeidsmarkt geluktom een informatiemanager te vinden die intern verder wordt opgeleid.
ARBO In 2024 is het traject om de huis- en omgangsregels op te stellen afgerond en zijn deze met de medewerkers en OR besproken en gepubliceerd op intranet. De regels zijn hiermee expliciet geworden en er kan indien nodig naar verwezen worden. Ook nieuwe medewerkers krijgen de regels uitgereikt en worden gevraagd na lezen deze te ondertekenen en terug te sturen. Begin 2024 is een nieuwe vertrouwenspersoon gestart wegens pensionering van de vorige vertrouwenspersoon. Er zijn in 2024 geen meldingen geweest van ongewenst gedrag. In het kader van het vitaliteitsbeleid zijn er health checks aangeboden waar ongeveer 1/3 van de medewerkers gebruik van heeft gemaakt. Het ziekteverzuim is gestegen naar 7,19% over 2024. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een aantal langdurig zieken. Gelukkig zijn inmiddels een aantal collega's hersteld waardoor het verzuim weer aan het dalen is.
Vrijwilligersbeleid Het archief heeft naast medewerkers ook altijd een grote groep vrijwilligers aan zich weten te binden. Een grote groep van vrijwilligers werkt nu mee via crowdsourcing projecten. Op deze manier kunnen vrijwilligers onafhankelijk van tijd en plaats een bijdrage leveren. Daarnaast zijn er nog enkele vrijwilligers op direct wijze verbonden aan HUA, zij staan HUA bij met hun specialistische kennis.
Van ICT naar Informatiemanagement In de vorige jaarrekening hebben we gerapporteerd over dit onderwerp onder de paragraaf “Digitaal Werken en mobiel / thuiswerken. Met de professionaliseringsslag die we in 2024 hebben weten ter realiseren kreeg het afgesloten interne programma Regie op ICT na 3 jaar een natuurlijk moment om af te ronden. Met het in dienst nemen van een junior informatiemanager en het aantrekken van een (tijdelijke) consultant / senior informatiemanager krijgt ICT binnen HUA ook daadwerkelijk de regierol. Daarom zal het team in 2025 omgevormd worden naar een team Informatiemanagement.
ICT Service Management In 2024 zijn het netwerkbeheer, het werkplekbeheer en de telefoniediensten overgedragen aan een externe partij, Score Utica. Daarbij is er door Score Utica een SOC/SIEM oplossing geïmplementeerd zodat er een continue actieve bewaking is van de IT-omgeving van HUA. De verder samenwerking tussen Score Utica en HUA krijgt vorm door de inrichting en uitvoering van het Dossier Afspraken en Protocollen. (DAP) Er is inmiddels een herstructureerde versie van het DAP gedeeld, n.a.v. onze feedback.
Informatiebeveiliging In mei van dit jaar is er een Pentest uitgevoerd door onze CISO (bureau InCyber) en in december heeft InCyber een controle op onze firewall uitgevoerd. Uit beide acties is de constatering van InCyber dat HUA een volwassen beveiligingssituatie heeft. Het proces waarmee toegang wordt verleend tot onze ICT-infrastructuur is verder geprofessionaliseerd en geautomatiseerd.
Projecten Uit de eerste analyse medio 2024 van de gegevensopslag op de systemen van HUA lijkt er een verschil te zijn met de verwachte opslagcapaciteit uit 2023 op basis waarvan het nieuwe opslagsysteem Fast LTA Silent Bricks is ingericht. AXIANS, onze partner op storage/backup/Linux gebied, heeft een analyse op deze opslagsystemen
JAARSTUKKEN 2024
22
afgerond en gedeeld met ons. Dit zal zijn vervolg krijgen in 2025. Daarmee hebben we het nieuwe opslagsysteem nog niet actief in gebruik kunnen nemen, waardoor we de afschrijvingen op deze investering nog een jaar, naar 2026, hebben moeten verplaatsten.
Energiekosten en duurzaamheid Bij warmteverbruik is de lijn voor besparing in de A-toren doorgezet vanuit 2023. We kunnen nu zien wat de besparingsmaatregelen over een heel jaar opbrengen. In 2 jaar tijd is het verbruik in GigaJoule ( GJ) voor de Atoren teruggebracht van 161 GJ naar een jaarverbruik van 69 GJ. Ook het kantoordeel op de Alexander Numankade hebben we nog iets verder terug weten te brengen. Voor de B-toren (+13%) en de Hamburgerstraat (+2%) zijn in 2024 geen verdere acties mogelijk en hebben we ook iets meer verbruikt aan warmte ten opzichte van 2023. Ten opzichte van 2021 zitten we nog steeds een stuk lager in verbruik, ook voor de B-toren en de Hamburgerstraat. Door lagere energiekosten voor warmtelevering in 2024 zijn de kosten gedaald ten opzichte van 2023.
Warmteverbruik (GJ)
2022
2023 Verschil +/-
2024 Verschil +/-
Alexander Numankade Kantoor A-toren B-toren Hamburgerstraat
200 161 340 470
205 101 328 470
192 69 369 481
3% -37% -4% 0%
-6% -32% 13% 2%
Het verbruik van elektra is op de Alexander Numankade ook teruggebracht. Dit komt door de acties genomen in de A-toren maar ook door in het kantoordeel halogeenlampen te vervangen voor Ledlampen. Eind 2024 zijn de noodverlichting armaturen vervangen voor Ledarmaturen in de gangen en ook de kantoor TL-bakken zijn vervangen door Ledarmaturen. Dit laatste verschil zal in 2025 duidelijk worden in de verbruiken. Op de Hamburgerstraat is het verbruik nagenoeg gelijk gebleven (1% gestegen). In 2025 worden ook daar op de kantoren de TL-bakken vervangen voor Ledarmaturen. De vervanging voeren we zelf uit wat veel geld aan installatiekosten bespaart.
Electraverbruik (KWh) Alexander Numankade totaal Hamburgerstraat
2022
2023 Verschil +/-
2024 Verschil +/-
591
577
-2%
519
-10%