HUA - Jaarverslag 2024 - Definitief zonder persoonlijke handtekening
Tekst van het document
175
164
-7%
165
1%
In 2024 zijn voorbereidingen getroffen om in 2025 het gebouwbeheersysteem te kunnen vervangen voor de depot-torens. Dit maakt het mogelijk om daarna beter inzicht te hebben in de verbruiken en gerichter te kunnen besparen op energie warmte alsmede elektra. Het is dan voor de B-toren ook mogelijk om besparingen te gaan realiseren. Om dit alles inzichtelijker te maken zullen er wel nog een aantal investeringen in klimaatapparatuur gedaan moeten worden nadat het gebouwbeheersysteem vervangen is. Ook dit zal uitgevoerd worden in 2025 of begin 2026.
JAARSTUKKEN 2024
23
Meerjarenonderhoudsplan In 2024 hebben we door een externe partij een conditiemeting van de gebouwen volgens NEN 2767 laten uitvoeren. Hiermee zijn alle huidige gebreken, benodigde acties en de uitgaven voor de komende jaren in kaart gebracht. Ook is het kostenniveau geactualiseerd naar het prijspeil van 2024. Dit heeft vervolgens geleid tot een doorrekening van de meerjarenonderhoudsvoorziening. De stand van de voorziening per 31-12-2024 is afdoende. Dit alles is afgestemd met de accountant.
Uittreding Rijk De nieuwe archiefwet zoals beoogd per 2021 is ook in 2024 niet vastgesteld door de Eerste en Tweede Kamer. Dit heeft tot gevolg dat de benodigde looptijd voor de implementatie van alle veranderingen bij Rijk en partners gepland staat voor 1 januari 2027. Deze vaststelling van de nieuwe archiefwet is nodig in verband met de opgenomen bepaling over delegatie van de Rijksarchieven in de provincie aan de RHC’s. Zonder deze vaststelling van de wet kan het Rijk niet uittreden uit de RHC’s. De interne werkgroep Aanpassing GR, gevormd uit de ambtelijke ondersteuning van de partners en HUA, hebben inmiddels alle benodigde stukken opgesteld voor aanpassing van de huidige gemeenschappelijke regeling in verband met de nieuwe WGR. De stukken zijn vanuit het AB HUA aangeboden aan gemeente Utrecht en provincie Utrecht. Het vervolg van dit traject wordt in 2025 verder opgepakt. De werkgroep Aanpassing GR is vervolgens begonnen met het voorwerk voor het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling naar een twee partijen GR.De planning is om de benodigde stukken medio 2025 aan de betrokken partijen aan te kunnen bieden. De werkgroep Uittredingsregeling is bezig met het in kaart brengen van alle benodigde onderdelen voor een uittredingsplan. Dit een arbeidsintensief traject waarbij er langzaam maar zeker vooruitgang wordt geboekt.
Daarbij wordt er ook gekeken naar de mogelijke risico’s die er kunnen ontstaan door de unieke situatie dat het Rijk in plaats van een volledig einde aan de samenwerking te maken zoals bij een reguliere uittreding, verbonden blijft bij de RHC’s via een delegatiebepaling in de nog vast te stellen nieuwe archiefwet. Een groot deel van de mogelijke en reële risico’s kunnen niet worden opgenomen in de uittredingsregeling omdat deze juridisch niet verder kan kijken dan 5 jaren na de uittredingsdatum. Er wordt gezocht naar aanvullende documentatie of regeling tussen de betrokken partijen zodat ook dit onderdeel voor de (verdere) toekomst goed geborgd blijft. De werkgroep wil medio 2025 een conceptplan gereed hebben zodat het grootste deel van de voorbereidingen getroffen zijn als de definitieve uittreeddatum bekend wordt.
4. Continuïteit. In het kader van deze jaarrekening 2024 is het belangrijk om te melden dat OCW in de brief van 22 november 2022 “Uitreden en bestuurlijke afspraak” een paragraaf wijdt aan de continuïteit van de samenwerking bij de voorgenomen uittreding. In deze paragraaf bevestigt OCW de rol en betekenis van de RHC’s. Het Rijk beschrijft vervolgens dat het wetsvoorstel van de Archiefwet 20XX een grondslag biedt om na uittreden uit de gemeenschappelijke regelingen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van het Rijk aan de RHC’s over te dragen. Deze grondslag maakt tevens mogelijk om de RHC's een specifieke uitkering te verschaffen om de kosten van het beheer te dekken. Het Rijk beëindigt deze passage dat het verwacht dat er voor RHC's geen negatieve financiële effecten zullen optreden. In de juni vergadering van 2023 heeft het Algemeen bestuur de besloten tot voortzetting van de gemeenschappelijke regeling HUA. Daarbij heeft bestuur de opdracht gegeven om twee werkgroepen op te zetten. De ene werkgroep zal de nieuwe tekst van de gemeenschappelijke regeling voorbereiden en de andere werkgroep zal de uittredingsregeling voorbereiden. Daarmee wordt er ook vanuit HUA gewerkt aan de continuïteit. Op 1 februari 2024 is het convenant tussen OCW en de RHC’s getekend.
In dit convenant en side-letter worden aanvullende zaken benoemd met als doel de langdurige relatie en financiering te bestendigen. Dit convenant hoort bij het geheel van de nieuwe archiefwet 20XX (die de basis vormt voor de uittreding en de wettelijke gefundeerde delegatie van de archieftaak van de analoge archieven in de provincie aan de RHC’s), de aanpassing van de gemeenschappelijk regeling voor de nieuwe situatie, de SPUK (specifieke uitkering) en de
JAARSTUKKEN 2024
24
uittredingsregeling voor de afronding van vorige gemeenschappelijke regelingen en mogelijk aanvullende zaken voor de toekomstige situatie. In bestuursvergadering van maart 2024 is Het Utrechts Archief door de voorzitter en de gedeputeerden geïnformeerd over de herijking van het gemeentefonds en het provinciefonds en de gevolgen voor zowel de gemeente Utrecht als ook de provincie Utrecht vanaf 2026. Er was vanuit gemeente en provincie op dat moment geen nadere duiding over richting en omvang bekend over de mogelijke gevolgen van de bijdrage van beide partners. Anticiperend hierop heeft HUA een zeer voorzichtig financieel beleid gevoerd door scherp op arbeidscontracten te letten en de materiële uitgaven. Dit heeft geresulteerd in een hoger resultaat en daardoor lagere uitputting van de bestemmingsreserves. Dit is gerapporteerd in de tweede berap van 2024. De uitkomst van de jaarrekening 2024 ligt dicht bij de verwachtingen uit deze tweede berap. In de bestuursvergadering van december heeft mw. Streefland, als wethouder van de gemeente Utrecht, de vraag aan HUA gesteld om voor 2026 geen indexering toe te passen op de jaarlijkse bijdrage en ook de jaarlijkse bijdrage van de gemeente Utrecht voor het e-depot niet in rekening te brengen. HUA zal dit voor de concept meerjarenbegroting 2026 – 2029 doorrekenen.
Deze doorrekening en een mogelijke oplossing zal aan het bestuur in maart 2025 worden voorgelegd.
JAARSTUKKEN 2024
25
2 Paragrafen 2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
2.1.1
Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing
Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de jaarrekening 2021 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd.
2.1.2
Weerstandscapaciteit
Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.
de algemene reserve
2.
de stille reserves
3.
de post voor onvoorziene uitgaven
4.
de onbenutte belastingcapaciteit
Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2024) op dit moment € 712.961 (stand 31 december 2024). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2024 € 1.560.605. Dit is inclusief de dotaties conform de vastgestelde 2e Berap 2024. Inclusief het nog te bestemmen resultaat over 2024 van € 14.253 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.273.566. In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 3.017.524, de Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.586.378 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 719.468. Samen is dat € 7.323.370. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 732.337. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2024) bedraagt € 712.961 en is daarmee onder de norm.
2.1.3
Risico-inventarisatie
HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is het een taak van HUA de gemeentelijke en de provinciale informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister, gemeente of provincie opgedragen taken, zoals de presentatie aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW.
JAARSTUKKEN 2024
26
Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van de begroting en de gepresenteerde jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.
JAARSTUKKEN 2024
27
JAARSTUKKEN 2024
28
(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worden die worden vertaald in de begroting. Daarmee is dit risico alleen meegenomen voor een eerste jaar.)
2.1.4
Benodigde weerstandscapaciteit
Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 573.436. De beschikbare weerstandscapaciteit (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2024) is € 712.961. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,24. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen.
2.1.5
Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Jaarrekening 2023
Begroting 2024 na wijziging
Jaarrekening 2024
Netto schuldquote
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteitsrisico
67%
60%
63%
Structurele exploitatieruimte
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
HUA heeft geen geldleningen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting en jaarrekening, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.
2.2
Kapitaalgoederen en onderhoud
2.2.1
Algemeen
Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In 2023 is gestart met een herijking van de onderdelen en het actualiseren van de prijzen in het onderhoudsplan, dit is afgerond in 2024. De bestaande dotatie voor het groot onderhoud bedraagt in totaal € 189.505. Met de actualisatie van het onderhoudsplan is gebleken dat dit voldoende is.
2.2.2
Waardering en afschrijving van activa
Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object. HUA is gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat
JAARSTUKKEN 2024
29
behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens).
2.3
Verbonden partijen
Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: •
Ministerie van OCW
•
de gemeente Utrecht
•
de provincie Utrecht
Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: •
de gemeente Nieuwegein
Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: •
Veiligheids Regio Utrecht (VRU);
•
de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);
•
de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO);
•
Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU);
•
GGD regio Utrecht (GGDrU);
•
Regionale Uitvoeringsdienst (RUD);
•
Stichting Landgoed Prattenburg;
•
Volksbuurtmuseum.
HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN en museumvereniging Museumkwartier (SUM) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.
2.4
Financiering
2.4.1
Algemeen
‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.
de financiële vermogenswaarden;
b.
de financiële geldstromen;
c.
de financiële posities en
d.
de hieraan verbonden risico’s.
De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een voorzichtig karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB.
JAARSTUKKEN 2024
30
2.4.2
Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)
De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. De drempel is 2% van het begrotingstotaal, indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen, waarbij het drempelbedrag minimaal € 1 miljoen bedraagt. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 2,0% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 1.000.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2024 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal € 114.284. Dit bedrag ligt onder de minimumnorm van € 1.000.000. De verwachting is dat HUA ook in 2025 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft.
2.4.3
Renterisiconorm
Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm.
2.4.4
Kasgeldlimiet
Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 642.710 (8,2% van € 7.837.926 exploitatieomvang 2024) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.
2.5
Bedrijfsvoering
2.5.1
Organisatie inrichting en managementfilosofie
Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. HUA wil in het beleid de garantie bieden aan rijk, gemeenten, provincie, klanten, instellingen, bedrijven, ketenpartners, relaties en personeel dat er geïnvesteerd wordt in een professionele organisatie waar kwaliteit en klantgerichtheid centraal staan. De hoofdstructuur ziet er als volgt uit:
JAARSTUKKEN 2024
31
Organogram Directeur
Staf: - HRM - Marketing & communicatie
Rijksarchivaris
Gemeentearchivaris
Provinciaal archivaris
Publiek en presentatie
Inspectie & Collectiebeheer
Bedrijfsvoering
Team dienstverlening
Team behoud en beheer
Team facilitaire zaken
Team informatieverrijking
Team inspectie
Team financiën
Team publieksprogrammering
Team digitale archiefdiensten
Team ICT
Team verwerving en metadatering
Team secretariaat & administratie
Op basis van de organisatiestructuur is de formatie van HUA 46.9 fte op 31 december 2024, waarvan 10.2 fte met een tijdelijke aanstelling. Aan salariskosten voor personeel in dienst van HUA (= eigen personeel) is in 2023 uitgegeven: € 3.855.157. Daarnaast heeft HUA in 2024 ongeveer € 517.807 uitgegeven voor boven formatief personeel (inhuur etc.). In totaal is in 2024 inclusief aan overige personeelskosten uitgegeven: € 4.620.901. Op 31 december 2024 waren ongeveer 5 vrijwilligers verbonden aan Het Utrechts Archief. Er wordt tweewekelijks een digitale personeelsbijeenkomst gehouden “Rondje HUA”. Hierin wordt het personeel door de directeur en het MT bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA. Het personeel heeft hierin een actieve rol en gebruikt deze manier van werken voor informatie- en kennisdeling. Verder organiseerden de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast hebben de jaargesprekken plaatsgevonden waarin de beoordeling plaatsvindt en waarin resultaat en ontwikkelafspraken gemaakt worden
JAARSTUKKEN 2024
32
2.5.2
Huisvesting
HUA maakt gebruik van: 1.
het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum is gehuisvest;
2.
het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht (kantoren en studiezaal) en deels van het Rijk (depots). Het beheer van de depots is per 1 januari 2019 overgegaan van het Rijk naar HUA.
2.5.3
Interne beheersing
Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.
bereiken van strategische doelstellingen
2.
effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen
3.
betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging
4.
naleving wet- en regelgeving.
Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportage. Ook in 2024 zijn de maandrapportages in het MT besproken.
2.5.4
BTW
HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. HUA heeft eind 2021 de onderliggende btwpercentages herrekend en zijn er geen verschillen geconstateerd t.o.v. de eerdere jaren. De fiscus is door middel van een brief hiervan op de hoogte gesteld, In februari 2024 is er bevestiging van de fiscus ontvangen dat de huidige werkwijze (en percentages) voor de komende jaren gecontinueerd kan worden.
2.5.5
Duurzaamheid
HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting.
2.5.6
Rechtmatigheid
2.5.a
Hoofdzaken
In de kadernota Rechtmatigheidsverantwoording HUA 2023 staan de zaken die op hoofdniveau geregeld moeten worden. Deze nota is ook voor 2024 gehanteerd. Deze punten en de status hiervan worden hieronder toegelicht: 1.
Vaststellen Normenkader door DB en AB: In de bestuursvergadering van 13 maart 2023 heeft het AB de “Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording HUA 2023” en het “Rechtmatigheid controleplan HUA 2023” vastgesteld. In de bestuursvergadering van 18 december 2023 heeft het AB het “Controleprotocol voor de accountantscontrole 2023” vastgesteld. De “Controleverordening 2021” is een verordening op hoog niveau en is nog steeds actueel.
2.
De controleverordening gebaseerd op GW 216 en GW 217 is door de accountant en HUA gehanteerd.
3.
Rollen en verantwoordelijkheden: Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, accountant en interne organisatie. De jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld door het DB. In de praktijk wordt de gehele jaarrekening opgesteld en uitgevoerd door team Financiën in opdracht van het DB. De accountant zal achteraf controleren of die verantwoording een getrouw beeld schetst van de stand van zaken: dit is nog steeds actueel.
JAARSTUKKEN 2024
33
4.
Het AB bepaalt de verantwoordingsgrens waarop de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert: In de bestuursvergadering van 13 maart 2023 zijn de grenzen vastgesteld door het AB: a.
Het BADO bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangbasis bedraagt.
b.
Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de omvangbasis. Deze grens wordt aangehouden omdat de actuele situatie weerspiegeld. De rapportagegrens is 50% van de verantwoordingsgrens.
5.
Het Utrechts Archief dient een controleplan op te stellen: Dit is gebeurd in de bestuursvergadering van 13 maart 2023.
6.
Het Dagelijks Bestuur dient een rechtmatigheidsverantwoording af te geven conform de notitie van de Commissie BBV: “Rechtmatigheidsverantwoording Model tekst en Toelichting opgesteld” (zie bijlage): Deze is opgenomen in de jaarrekening 2024.
De constatering is dat door uitvoeren en controleren van bovenstaande onderdelen er een sluitend kader voor de interne controle van de rechtmatigheid is.
2.5.b
Uitvoering controleplan rechtmatigheid
In onderstaande tabel staan de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles conform vastgesteld controleprotocol en controleplan op hoofdniveau beschreven: 1.
Risicoanalyse Aanbestedingen a.
Niet voldoen aan (Europese) aanbestedingsplicht. Transacties zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed (let op opknippen van opdrachten). Onjuiste procedure gevolgd.
b. 2.
3.
Geen óf onrealistische raming drempelwaarde opdracht
Risicoanalyse Factuurbehandeling a.
grootboekrekeningen horen bij de juiste budgethouder
b.
(jaarlijks) budget niet wordt overschreden
c.
de begroting tijdig wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur
Risicoanalyse Personeel a.
Vergoedingen worden uitbetaald die niet passen binnen de regelgeving
b.
Onjuiste, onvolledige, onrechtmatige of niet tijdige verwerking van mutaties in de salarisadministratie
c.
Overschrijden investeringsbudget
d.
Ongeautoriseerde reservemutaties
HUA kan steunen op een sluitende en actuele set van beleidsverordeningen en implementatie hiervan in de financiële en salarisadministratie. Het Dagelijks bestuur heeft bij de concept jaarstukken 2024 een aanvullende memo ontvangen met daarin de volledig uitgewerkte controle, bijlagen en conclusies.
2.5.c
Conclusies
Met de rechtmatigheidscontrole door Het Utrechts Archief voor de jaarrekening 2024 is voldaan aan de verplichting voor een eigen controle op dit gebied. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Er zijn geen zaken waarover gerapporteerd moet worden.
JAARSTUKKEN 2024
34
II JAARREKENING De Jaarrekening 2024 bestaat uit:
3. Balans per 31 december 2024 4. Staat van Baten en Lasten 2024 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 6. Toelichting op de balans per 31 december 2024 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2024 en de begroting 2024 9. Wet Normering Topinkomens
JAARSTUKKEN 2024
35
3 Balans per 31 december 2024 ACTIVA
31-12-2024 €
31-12-2023 €
€
€
Vaste Activa Immateriële vaste activa - Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een
0 0
0 0
bepaald actief
Materiële vaste activa - Investeringen met een economisch nut
916.080 916.080
Totaal vaste activa
1.229.388 1.229.388
916.080
1.229.388
Vlottende activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische
2.266.358
1.910.511
21.820
53.786
2.242.007
1.846.543
2.531
10.182
looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen
51.432
52.229
- Kassaldi
968
1.871
- Banksaldi
50.464
50.358
Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de
360.640 360.640
334.931 334.931
vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal vlottende activa
2.678.430
2.297.671
Totaal generaal
3.594.510
3.527.059
JAARSTUKKEN 2024
36
PASSIVA
31-12-2024
31-12-2023 €
€
2.273.566
2.338.313
Vaste Passiva Eigen vermogen - Algemene reserve
698.708
558.708
- Bestemmingsreserve
1.560.605
1.397.312
- Gerealiseerd resultaat
14.253
382.293
Voorzieningen - Voorzieningen ter egalisering van kosten
669.382 669.382
Totaal vaste passiva
559.296 559.296
2.942.948
2.897.609
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden
620.581 620.581
Overlopende passiva
608.250 608.250
30.981
21.200
- Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen. Totaal vlottende passiva totaal generaal
JAARSTUKKEN 2024
30.981
21.200 651.562
629.450
3.594.510
3.527.059
37
4 Staat van Baten en Lasten 2024 4
Staat van Baten en Lasten 2024
Nr.
Omschrijving
Rekening 2023
Begroting Begroting Primaire na wijziging na wijziging begroting 1e berap 2e berap 2024 2024 2024
Rekening 2024
LASTEN 1
Personeel
4.668.859
4.614.770
4.802.770
4.585.568
4.620.901
3
Bedrijfsvoering
2.318.573
2.383.495
2.282.485
2.317.308
2.312.540
5
Publiek
322.739
307.880
518.130
434.102
430.249
7
Archieven en Collecties
352.643
381.360
246.120
326.062
284.673
9
Afschrijvingen
334.430
372.975
344.632
343.275
343.275
11
Financiële baten en lasten
-89.378
0
-150.000
-166.600
-153.712
7.907.866
8.060.480
8.044.137
7.839.715
7.837.926
7.004.968
6.958.301
7.190.810
7.323.572
7.323.370
456.130
323.327
323.327
374.158
377.405
Totaal lasten BATEN 2
Bijdragen rijk, gemeenten en provincie
4
Bijdragen derden
6
Verhuur zalen
0
0
0
0
0
8
Verkopen winkel
38.920
30.000
30.000
62.985
49.347
10
Verkopen overigen
27.433
0
0
0
23.057
12
Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
0
Totaal baten
7.527.451
7.311.628
7.544.137
7.760.715
7.773.179
Batig saldo (baten - lasten)
-380.415
-748.852
-500.000
-79.000
-64.747
Dotaties aan reserves en -fonds
0
0
0
420.000
420.000
Onttrekkingen aan reserve en -fonds
762.708
748.852
500.000
499.000
499.000
Saldo van baten en lasten
382.293
0
0
0
14.253
JAARSTUKKEN 2024
38
5 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 5.1
Grondslagen voor de waardering van activa
5.1.1
Immateriële vaste activa
De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen van derden, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zijn onder de volgende voorwaarden geactiveerd: •
Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen.
•
De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast.
•
Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereert.
•
De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, zijn betrouwbaar zijn vast te stellen.
5.1.2
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.
5.1.3
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa
Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.
5.1.4
Liquide middelen
De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi.
5.1.5
Overlopende activa
De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.
5.2
Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het Algemeen Bestuur op d.d. 24 november 2020 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
JAARSTUKKEN 2024
39
5.3
Grondslagen voor de waardering van passiva
5.3.1
Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit: a.
Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen.
b.
Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.
5.3.2
Voorzieningen
Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (schulden) van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd indien er sprake is van: •
Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten.
•
Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.
•
Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.
De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. Aan voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds)lasten van kapitaalgoederen over meerdere begrotingsjaren ligt een actueel (beheer)plan ten grondslag. Uitgevoerd achterstallig onderhoud is daarbij ten laste van de exploitatie verantwoord. Deze lasten zijn niet ten laste van de gevormde voorziening gebracht.
5.3.3
Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
5.4
Grondslagen voor de bepaling van het resultaat
Bedrijfsopbrengsten a.
Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben.
b.
Overige opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen.
c.
Directe productiekosten De directe productiekosten worden berekend op basis van de inkoopprijzen.
d.
Lonen, salarissen en sociale lasten
JAARSTUKKEN 2024
40
Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het brutobedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten. e.
Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.
5.5
Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening
Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.
5.5.1
Missie
Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.
JAARSTUKKEN 2024
41
6 Toelichting op de balans per 31 december 2024 Toelichting op de Activa 1. Immateriële en materiële vaste activa a. Immateriële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA.
Kosten nieuwe website
Totaal
€
€
Boekwaarde per 1 januari 2024
0
0
Investeringen
0
0
Afschrijvingen
0
0
Boekwaarde afgestoten activa
0
0
Boekwaarde per 31 december 2024
0
0
Cumulatieve aanschaffingswaarde
275.539
275.539
Cumulatieve afschrijvingen
275.539
275.539
0
0
Boekwaarde per 31 december 2024 Afschrijvingspercentage
20%
b. Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA. Projecten Inrichting Digitaliseren archief en Financiën depots in Control
Projecten Inventaris en HBS / NMK installaties
Totaal
€
€
€
€
€
104.124
147.850
184.639
615.716
1.052.329
Investeringen
0
0
0
0
0
Desinvesteringen
0
0
0
30.777
73.925
22.142
216.431
343.275
Boekwaarde per 1 januari 2024
Afschrijvingen Boekwaarde afgestoten activa
0
0
0
0
0
0
Boekwaarde per 31 december 2024
73.347
73.925
162.497
399.285
709.054
Cumulatieve aanschaffingswaarde
265.293
369.624
670.439
1.665.838
2.971.194
Cumulatieve afschrijvingen
191.946
295.699
507.942
1.266.553
2.262.140
Boekwaarde per 31 december 2024
73.347
73.925
162.497
399.285
709.054
Afschrijvingspercentage
5%-20%
0
4%-33,33%
10%-33,33%
31-12-2024
31-12-2023
€
€
Nog te activeren vaste activa
207.026
177.059
Materiële vaste activa
916.080
1.229.388
JAARSTUKKEN 2024
42
2. Vlottende activa a. Uitzettingen Debiteuren algemeen Debiteur openbare lichamen
31-12-2024
31-12-2023
€
€
2.531
10.182
552
9.405
21.268
44.381
s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
2.242.007
1.846.543
Totaal
2.266.358
1.910.511
b. Liquide middelen
31-12-2024
31-12-2023
Omzetbelasting
€
€
RABO bank
50.464
50.358
Hoofdkas
518
621
Kasgeld receptie
450
450
0
800
51.432
52.229
Kasgeld Facilitair beheer Totaal
De kasgelden zijn verantwoord op basis van de processen-verbaal van de op 31 december 2024 opgenomen kasgelden. c. Overlopende activa Vooruitbetaalde bedragen Pin
31-12-2024
31-12-2023
€
€
312.802
274.460
2
299
Nog te ontvangen bedragen
46.784
58.037
Voorschotten
1.052
2.135
Overige
0
0
Totaal
360.640
334.931
De nog te ontvangen bedragen bestaan uit: •
Bijdrage Getekende Stad Vrienden van het Utrechts Archief € 15.000
•
Afrekening energiekosten € 5.172
•
Rente schatkistbankieren 4e kwartaal € 24.612
Toelichting op de vooruitbetaalde bedragen: de post bestaat voornamelijk uit vooruitbetaalde huren en onderhouds- en licentiekosten (hard- en software). Vooruitbetaalde bedragen Contributies en abonnementen
31-12-2024
31-12-2023
€
€
0
Onderhouds- en licentiekosten (hard en software)
70.465
36.083
Verzekeringen
2.496
2.521
Kosten website
8.095
8.149
225.537
222.942
Kantoorkosten
4.949
3.585
Overige huisvestingskosten
1.260
1.180
Huur- en servicekosten
Onderhoudskosten gebouwen Totaal
JAARSTUKKEN 2024
0
0
312.802
274.460
43
Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
Algemene reserve
Bestemmingsreserves
€
€
Stand per 1 januari 2024
558.708
1.397.312
Bestemming resultaat 2023
140.000
- dotaties - onttrekkingen - bestedingen
BestemNog te mings- bestemmen fondsen resultaat
Totaal
€
€
€
382.293
2.338.313
242.293
0
-382.293
0
0
420.000
0
0
420.000
0
499.000
0
0
499.000
0
0
0
0
0
Mutaties gedurende boekjaar
Resultaat boekjaar 2024 Stand per 31 december 2024
0
0
0
14.253
14.253
698.708
1.560.605
0
14.253
2.273.566
Stand per 31-12-2023
Dotaties
Onttrekkingen
Bestedingen
Stand per 31-12-2024
€
€
Bestemmingsreserves / Bestemmingsfonds Omschrijving Dekking kapitaallasten Expo - Utrecht begint hier
320.812
E-depot gemeente Utrecht
400.000
Verkenning en inrichting eigen E-depot
131.500
Digitale toegankelijkheid
345.000
Totaal bestemmingsreserves
€
€
0
213.812
200.000
0
200.000
0
743.793
105.000
0
240.000
87.000
0
113.000
499.000
0
1.560.605
612.293
Tegemoetkoming Uittreding Energie en indexatie
€ 107.000
50.000
50.000
200.000 1.397.312
662.293
Algemene toelichting op de bestemmingsreserves reserve In de bestuursvergadering van maart 2024 heeft mw Streefland, als wethouder van de gemeente Utrecht, aangekondigd dat de gemeente in zijn zoektocht naar mogelijke bezuinigingen ook naar de mogelijkheden zou kijken om te bezuinigen op de bijdrage aan Het Utrechts Archief. Het Algemeen bestuur heeft daarop in juni 2024 het besluit genomen om de resultante van de verschuivingen van het resultaat 2023 en de bestemmingsreserves in 2024 van in totaal € 612.293 toe te voegen aan de bestemmingsreserve “Verkenning en inrichting eigen Edepot”. Ook is besloten om in 2024 niets te onttrekken aan de reserve “Verkenning en inrichting eigen E-depot”. In de bestuursvergadering van december 2024 heeft mw Streefland, als wethouder van de gemeente Utrecht, het verzoek gedaan aan Het Utrechts Archief om voor de bijdrage van 2026 geen indexatie toe te passen. En daarbij is het verzoek gedaan om de benodigde extra bijdrage van de gemeente voor het E-depot niet in rekening te gaan brengen. Het Utrechts Archief zal dit uitwerken in de meerjarenbegroting 2026 - 2029 en voorleggen aan het bestuur. Daarbij zal dan ook een voorstel gedaan worden voor de inzet en volledige afbouw van de bestemmingsreserve in de nieuwe meerjarenbeleidsperiode 2025 – 2029.
Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Expo – Utrecht begint hier De bestemmingsreserve is bedoeld om de kapitaallasten van de nieuwe expo te dekken. De kosten zijn in 2019 en in 2020 geïnvesteerd. De volledige technische oplevering heeft in 2020 plaatsgevonden. Het bestuur is met de 2e Berap 2020 akkoord gegaan om daarom de bestemmingsreserve met € 117.766 te verhogen, zodat de afschrijvingen budgetneutraal kunnen plaats vinden. (Dit is de laatste investering vanuit het verleden waarvoor
JAARSTUKKEN 2024
44
een bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is gevormd.) De afschrijvingstermijn voor deze investering is gesteld op 6 jaren, daarmee vervalt de reserve eind 2026.
Bestemmingsreserve reservering E-depot gemeente Utrecht Met de toekenning van de claim door de gemeente Utrecht zijn er middelen vrijgemaakt voor de uitwerking van het e-depot voor de gemeente Utrecht. Dit betreffen projectgelden voor de jaren 2020 tot en met 2023. De kosten die in 2022 zijn gemaakt in de project “Opstart en aanbesteding voor het e-depot” zijn volledig gedekt vanuit de extra middelen die het Rijk in 2022 beschikbaar heeft gesteld voor de digitale transformatie in de aanloop naar de voorgenomen uittreding van het Rijk. Dit had tot gevolg dat de beschikbaar gestelde gelden vanuit de gemeente Utrecht nog niet ingezet zijn. Met de 2e Berap 2022 is het bestuur akkoord gegaan met de terugboeking van de oorspronkelijk voorgenomen onttrekking E-depot gemeente Utrecht € 200.000. In 2024 is € 200.000 ingezet, conform de meerjarenbegroting. In 2025 zal het restant ingezet worden.
Bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. De inzet van de reserve is in 2024 aangehouden door het bestuur. In maart 2025 zal in het concept meerjarenbegroting 2026 - 2029 een voorstel gedaan worden voor de inzet van deze reserve.
Bestemmingsreserve Digitale toegankelijkheid Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. Conform 1e Berap 2024 is € 105.000 onttrokken aan deze reserve. Het traject wordt in het eerste kwartaal van 2025 afgerond.
Bestemmingsreserve Tegemoetkoming Uittreding In aanloop naar de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling zijn er voorbereidende werkzaamheden bezig voor het opstellen van een uittredingsplan, De gemaakte kosten voor de uittreding vormen hier een onderdeel van, dit zal later door het bestuur vastgesteld worden. Vanwege de andere financieringssystematiek heeft OCW vooruitlopend op de definitieve uittredingsregeling bij wijze van voorschot een bedrag overgemaakt van € 50.000..
Bestemmingsreserve Energie en indexatie Deze reserve is ingesteld met de vaststelling van de 2e Berap 2022. Op basis van beschikbare documentatie zijn de energiekosten doorgerekend. In 2024 is, conform de 1e Berap € 87.000 ingezet, uit de resterende reserve van € 200.000. Met de kadernota 2025 en het concept meerjarenbegroting 2026 - 2029 zal in maart 2025 een voorstel aan het bestuur gedaan worden over de inzet van deze reserve.
Voorzieningen Boekwaarde Toevoeging
Vrijval Aanwending Boekwaarde
31-12-2023
31-12-2024
€
€
€
€
€
Te egaliseren kosten BBV art44.1d vrz. C
559.296
189.505
79.419
0
669.382
Totaal
559.296
189.505
79.419
0
669.382
Voor het onderhoud aan het pand aan de Hamburgerstraat en de Alexander Numankade is een voorziening getroffen voor het groot onderhoud. Het meerjarenonderhoudsplan is in 2024 geactualiseerd en de voorziening is hier op aangepast.
JAARSTUKKEN 2024
45
4. Netto vlottende schulden Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar kunnen als volgt gespecificeerd worden: 31-12-2024
31-12-2023
€
€
Crediteuren
186.645
138.230
Loonheffing / te betalen pensioenen
265.169
254.200
Reservering verlofspaarregeling
96.708
49.460
Netto lonen
6.832
4.741
Overige schulden
65.227
161.619
Totaal
620.581
608.250
31-12-2024
31-12-2023
Specificatie overige schulden
€
€
Inhuur externen en overige personeelskosten
25.623
115.897
Bewaking / beveiliging
3.863
2.899
Accountantskosten
29.704
33.356
Energie kosten
5.700
9.467
Overige schulden Totaal
337
0
65.227
161.619
31-12-2024
31-12-2023
5. Overlopende passiva 5. Overlopende passiva
€
€
Koninklijke bibliotheek
30.981
21.200
Totaal
30.981
21.200
JAARSTUKKEN 2024
46
7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Omschrijving
Duur overeen-komst
Bedrag op maandbasis
Niet uit de balans Aantal blijkende resterende verplichting maanden en
€
€
Gemeente Utrecht; Huur kantoorruimte Alexander Numankade
7-2021 t/m 6-2026
25.582
18
Vastgoedbeheer; Huur depots Alexander Numankade
12-2012 t/m11-2027
22.983
35
804.405
Vomandi B.V.; Huur pand Hamburgerstraat
8-2024 t/m 7-2029
31.338
55
1.723.590
onbepaalde tijd
16.124
12
193.488
11/2023 t/m 10/2028
499
46
Huur Geldersarchief Stam Lease Renault Kangoo Totaal
JAARSTUKKEN 2024
460.476
22.933 3.204.892
47
8 Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2024 en de begroting 2024 Toelichting verschillen jaarrekening 2024 – begroting na wijziging 2024 Lasten
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
1. Personeel
Rekening 2023 €
€
€
€
€
Salarissen formatief
3.066.114
4.273.325
3.001.275
2.983.343
-17.932
Pensioenen
396.005
0
421.889
423.133
1.244
Sociale lasten
426.701
0
438.427
448.681
10.254
Salarissen boven formatief
611.089
183.520
497.465
517.807
20.342
Overige personeelskosten Totaal
168.950
157.925
226.512
247.937
21.425
4.668.859
4.614.770
4.585.568
4.620.901
35.333
Toelichting: Het aantal fte’s (zonder stagiaires) in 2024 is gemiddeld 46,9 (2023: 46,5 fte), waarvan 10,2 fte op tijdelijke basis. Er is een minimaal verschil tussen de verwachting tussen de 2e Berap en de realisatie 2024. Dit zit vooral in de hogere inzet van externe medewerkers dan verwacht. Dit in afwachting van de vraag van de gemeente Utrecht voor bezuinigingsmogelijkheden voor de komende jaren en de daardoor beperkte aanname van eigen personeel in 2024.
3. Bedrijfsvoering
Rekening 2023 €
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024 €
€
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024 €
€
Administratie
111.425
60.840
91.191
91.836
645
Huisvesting
1.932.696
2.090.215
1.960.070
1.966.245
6.175
Automatisering Totaal
274.452
232.440
266.047
254.459
-11.588
2.318.573
2.383.495
2.317.308
2.312.540
-4.768
Toelichting: De kosten voor de automatisering zijn iets lager uitgevallen dan verwacht in de 2e Berap. De huisvestingskosten zijn door het lagere eindafrekening energiekosten wat lager dan begroot in de 2e Berap.
JAARSTUKKEN 2024
48
5. Publiek
Rekening 2023
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
€
€
€
€
€
Studiezaal/educatie/winkel
21.580
12.480
10.802
12.372
1.570
Tentoonstellingen/expo
134.310
180.800
95.813
109.015
13.202
Activiteiten/evenementen
24.399
15.600
13.509
15.262
1.753
Promotie
36.125
50.000
40.167
47.741
7.574
Digitalisering scanning on demand
77.844
0
94.003
93.680
-323
Infoverrijking
0
0
20.000
9.680
-10.320
Overige projectkosten
28.481
49.000
159.808
142.499
-17.309
Totaal
322.739
307.880
434.102
430.249
-3.853
Toelichting: Onder overige projectkosten is het project Digitale Toegankelijkheid in 2024 verantwoord.
7. Archieven en collecties
Rekening 2023 €
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
€
€
€
€
Acquisitie
76.636
16.640
73.672
48.672
-25.000
Digitalisering
65.190
165.040
80.147
62.508
-17.639
Inventarisatie
70.956
83.200
84.292
88.287
3.995
Restauratie
110.024
106.080
64.427
63.254
-1.173
Bibliotheek
29.837
10.400
23.524
21.952
-1.572
Totaal
352.643
381.360
326.062
284.673
-41.389
Toelichting: De in 2e Berap verwachte bestedingen zijn niet allemaal gerealiseerd in 2024.
9. Afschrijvingen
Rekening 2023
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
€
€
€
€
€
Immateriële vaste activa
1.010
0
0
0
0
Materiële vaste activa
333.420
372.975
343.275
343.275
0
Totaal
334.430
372.975
343.275
343.275
0
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
11. Financiële baten en lasten
Rekening 2023 €
€
€
€
€
Rente schatkistbankieren
-89.378
0
-166.600
-153.712
12.888
Totaal
-89.378
0
-166.600
-153.712
12.888
JAARSTUKKEN 2024
49
Baten
2. Bijdragen rijk, gemeenten en provincie Rijksbijdrage Provinciale bijdrage Gemeentelijke bijdrage Projectbijdrage E-depot Gemeente Utrecht Totaal
4. Bijdragen derden
Rekening 2023
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
€
€
€
€
€
2.884.964
2.652.455
3.017.726
3.017.524
-202
691.796
719.468
719.468
719.468
0
3.428.208
3.586.378
3.586.378
3.586.378
0
0
0
0
0
0
7.004.968
6.958.301
7.323.572
7.323.370
-202
Rekening 2023 €
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024 €
€
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024 €
€
Projecten
133.926
0
54.081
57.328
3.247
Archieven, digitalisering
322.204
323.327
320.077
320.077
0
Totaal
456.130
323.327
374.158
377.405
3.247
6./8. Verhuur zalen en Winkelverkopen Winkelverkopen
10. Verkopen overigen
Rekening 2023
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024
€
€
€
€
€
38.920
30.000
62.985
49.347
-13.638
Rekening 2023 €
Primaire Begroting na begroting wijziging 2024 2024 €
€
Verschil rekening 2024 begroting na Rekening wijziging 2024 2024 €
Cursus Paleografie
3.190
6.837
Verkopen studiezaal
5.533
11.639
Overigen
18.710
4.581
Totaal
27.433
JAARSTUKKEN 2024
0
0
23.057
€
23.057
50
9 WNT-verantwoording 2024 Het Utrechts Archief De WNT is van toepassing op Het Utrechts Archief. Het voor Het Utrechts Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2024 € 223.000, algemeen bezoldigingsmaximum. 1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling C. Keijsper Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functievervulling in 2024
01/01-31/12
Dienstbetrekking
1 €
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
133.910
Beloningen betaalbaar op termijn
22.736
Subtotaal
156.646
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
233.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet
0
terug ontvangen bedrag
Totale bezoldiging Reden waarom overschrijding al dan niet is
156.646 N.V.T
toegestaan Toelichting op de vordering wegens
N.V.T.
onverschuldigde betaling Functiegegevens
Directeur
Aanvang en einde functtievervulling in 2023
01/01-31/12
Dienstbetrekking
1
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
127.352
Beloningen betaalbaar op termijn
21.779
Subtotaal
149.131
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaxuimum
223.000
JAARSTUKKEN 2024
51
1b. Topfunctionarissen die in 2024 geen bezoldiging hebben ontvangen Naam
functie aanvang
einde
R. Streefland
Voorzitter
1-1
31-12
H. Bakker
Bestuurslid
1-1
31-12
R. van Muilekom
Bestuurslid
1-1
31-12
E. Oosters
Bestuurslid
1-1
31-12
De bestuursleden Bakker, Streefland, van Muilekom, Oosters en Strijk ontvangen geen vergoedingen.
1c. Topfunctionaris met een bezoldiging in 2024 Gegevens 2024
I. Jansen Bestuurslid
Bedragen in €1 Kalenderjaar
2024
2023
Periode functievervulling in het kalenderjaar
01/01-31/12
Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12 Individueel bezoldigingsmaximum Gegevens 2024
1.225 23.300
22.300
L.P. Breevaart Bestuurslid
Bedragen in €1 Kalenderjaar Periode functievervulling in het kalenderjaar
2024
2023
17/6-31/12
Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
350
Individueel bezoldigingsmaximum
23.300
Gegevens 2024
A. Smit Voorzitter
Bedragen in €1 Kalenderjaar
2024
2023
01/01-31/12
01/01-31/12
Bezoldiging gehele periode kalendermaand 1 t/m 12
1.675
800
Individueel bezoldigingsmaximum
34.950
33.450
Periode functievervulling in het kalenderjaar
De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 223.000.
JAARSTUKKEN 2024
52
III RECHTMATIGHEIDSVERKLARING Verantwoordelijkheid Dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de Algemeen bestuur op 13 maart 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 235.138.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen [*]: •
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. [*] De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.
JAARSTUKKEN 2024
53
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2024 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: •
•
geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2024 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020.
De jaarrekening bestaat uit: 1 2 3
het overzicht van baten en lasten over 2024; de balans per 31 december 2024; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2024 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2024 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 83.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2024. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.
B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: •
jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen;
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.