HUA Jaarverslag 2023

Wienen, als voorzitter van het delegatie overleg en de andere voorzitters van de RHC’s en OCW. Hierin is het convenant en side-letter tussen OCW en de RHC’s voorbereid die op 1 februari 2024 door de staatssecretaris van OCW en de RHC’s is ondertekend. Dit convenant voor het vastleggen van de duurzame samenwerking tussen het Rijk en de RHC’s hoort bij het geheel van de nieuwe archiefwet 2021 (die de basis vormt voor de uittreding en de wettelijke gefundeerde delegatie van de archieftaak van de analoge archieven in de provincie aan de RHC’s), de aanpassing van de gemeenschappelijk regeling voor de nieuwe situatie, de SPUK (specifieke uitkering) en de uittredingsregeling voor de afronding van vorige gemeenschappelijke regelingen en mogelijk aanvullende zaken voor de toekomstige situatie.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

22

4. Continuïteit. In het kader van deze jaarrekening 2022 is het belangrijk om te melden dat OCW in de brief van 22 november 2022 “Uitreden en bestuurlijke afspraak” een paragraaf wijdt aan de continuïteit van de samenwerking bij de voorgenomen uittreding. In deze paragraaf bevestigt OCW de rol en betekenis van de RHC’s. Het Rijk beschrijft vervolgens dat het wetsvoorstel van de Archiefwet 2021 een grondslag biedt om na uittreden uit de gemeenschappelijke regelingen de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van het Rijk aan de RHC’s over te dragen. Deze grondslag maakt tevens mogelijk om de RHC's een specifieke uitkering te verschaffen om de kosten van het beheer te dekken. Het Rijk beëindigt deze passage dat het verwacht dat er voor RHC's geen negatieve financiële effecten zullen optreden. In de juni vergadering van 2023 heeft het Algemeen bestuur de voorkeur uitgesproken voor voortzetting van de gemeenschappelijke regeling HUA. Daarbij heeft bestuur de opdracht gegeven om twee werkgroepen op te zetten. De ene werkgroep zal de nieuwe tekst van de gemeenschappelijke regeling voorbereiden en de andere werkgroep zal de uittredingsregeling voorbereiden. Daarmee wordt er ook vanuit HUA gewerkt aan de continuïteit. Op 1 februari 2024 is het convenant tussen OCW en de RHC’s getekend.

In dit convenant en side-letter worden aanvullende zaken benoemd met als doel de langdurige relatie en financiering te bestendigen. Dit convenant hoort dan bij het geheel van de nieuwe archiefwet 2021 (die de basis vormt voor de uittreding en de wettelijke gefundeerde delegatie van de archieftaak van de analoge archieven in de provincie aan de RHC’s), de aanpassing van de gemeenschappelijk regeling voor de nieuwe situatie, de SPUK (specifieke uitkering) en de uittredingsregeling voor de afronding van vorige gemeenschappelijke regelingen en mogelijk aanvullende zaken voor de toekomstige situatie.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

23

2 Paragrafen 2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onder risico wordt verstaan een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie zijn de risico’s van HUA benoemd. Deze risico’s worden afgedekt door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig zal in tussentijdse bestuurlijke rapportages worden gerapporteerd over de stand van zaken van de risico’s. Besproken zullen daarbij worden of beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. Dat moment van bespreken wordt ook gebruikt om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. In 2016 heeft het AB de nota ‘Weerstandsvermogen en risicomanagement’ vastgesteld. Voor de jaarrekening 2021 zijn de risico’s wederom doorgenomen door het MT en geactualiseerd.

2.1.2

Weerstandscapaciteit

Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HUA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: 1.

de algemene reserve

2.

de stille reserves

3.

de post voor onvoorziene uitgaven

4.

de onbenutte belastingcapaciteit

Aangezien HUA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit (na de voorgesteld verwerking van het resultaat 2023) op dit moment € 558.708 plus € 140.000, is dan € 698.708. (stand 31 december 2023). De onderdelen “stille reserves”, “onvoorziene uitgaven” en “onbenutte belastingcapaciteit” zijn voor HUA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HUA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, bedroegen in totaal op 31 december 2023 € 1.397.312. Na de voorgestelde toevoeging aan de nieuw in te stellen bestemmingsreserve Digitaliseringsagenda van € 242.293 bedragen de bestemmingsreserves € 1.639.605. Inclusief het voorstel voor het nog te bestemmen resultaat over 2023 van € 382.293 bedraagt het eigen vermogen van HUA € 2.338.312. In de gemeenschappelijke regeling voor HUA staat dat de algemene reserve van HUA maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling mag zijn. De Rijksbijdrage bedroeg € 2.884.964, de Gemeentelijke bijdrage bedroeg € 3.428.208 en de bijdrage van de provincie bedroeg € 691.796. Samen is dat € 7.004.968. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen, dat is € 700.497. De huidige stand van de algemene reserve (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2023) bedraagt € 698.708 en is daarmee onder de norm.

2.1.3

Risico-inventarisatie

HUA heeft tot taak het beheer te onderscheiden in verwerven, beheren en beschikbaar stellen van de in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht berustende archiefbescheiden. Bovendien is het een taak van HUA de gemeentelijke en de provinciale informatiehuishouding te inspecteren en daarover te adviseren. Daarnaast heeft HUA tot taak het verrichten van door de minister, gemeente of provincie opgedragen taken, zoals de presentatie aan de Hamburgerstraat. Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is HUA nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeente Utrecht, de provincie en het ministerie van OCW.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

24

Hierna worden de belangrijkste risico’s weergegeven, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van de begroting en de gepresenteerde jaarrekening. Daarbij is een analyse gemaakt van de omvang en de kans dat het risico zich voordoet. Door deze twee elementen (omvang van een risico en kans dat het zich voordoet) met elkaar te combineren, kan een inschatting van de netto gevolgen van deze risico’s worden gemaakt.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

25

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

26

(* In de Beleidsnota Weerstandvermogen en Risicomanagement worden zaken met een structureel karakter geacht onderdeel te zijn van de Begrotingsruimte. Dit zijn zaken die immers te voorzien zijn en daardoor kunnen er maatregelen getroffen worde n die worden vertaald in de begroting. Daarmee is dit risico alleen meegenomen voor een eerste jaar.)

2.1.4

Benodigde weerstandscapaciteit

Op basis van de risico-inventarisatie bedraagt de benodigde weerstandscapaciteit € 527.094. De beschikbare weerstandscapaciteit (na het voorstel van het nog te bestemmen resultaat 2023) is € 698.708. Daarmee is de verhouding (beschikbaar/nodig) 1,3. Daarmee scoort HUA goed. Dat houdt in dat HUA in staat is om de onderkende risico’s financieel te dragen.

2.1.5

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HUA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. Jaarrekening 2022

Begroting 2023 na wijziging

Jaarrekening 2023

Netto schuldquote

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Solvabiliteitsrisico

72%

67%

67%

Structurele exploitatieruimte

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

HUA heeft geen geldleningen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Utrecht, de provincie en overige bijdragen. Er is sprake van een sluitende begroting en jaarrekening, zodat er geen structurele exploitatieruimte is.

2.2

Kapitaalgoederen en onderhoud

2.2.1

Algemeen

Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering, vervoersmiddelen en materiaal van toepassing op HUA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. Per 1-1-2019 is het beheer van de depots overgaan van het Rijksvastgoedbedrijf naar HUA. HUA is daarmee zelf aansprakelijk voor het planmatig onderhoud van de depots. In de loop van 2019 is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. In 2023 is gestart met een herijking van de onderdelen en het actualiseren van de prijzen in het onderhoudsplan. Dit is voor het overgrote deel gereed, de afronding hiervan zal plaatsvinden in 2024. De bestaande dotatie voor het groot onderhoud bedraagt voor de Numankade € 130.008, voor de Hamburgerstraat bedraagt dit € 59.505 per jaar. Samen is dit € 189.513. Met de actualisatie van het onderhoudsplan is gebleken dat dit voldoende is.

2.2.2

Waardering en afschrijving van activa

Conform het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HUA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen worden conform de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid 2016’ lineair afgeschreven met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt vanaf € 10.000 per object.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

27

HUA is gehuisvest in twee gehuurde panden, te weten het pand Hamburgerstraat 28 en het pand Alexander Numankade 199-201. Depot en studiezaal bevinden zich aan de Alexander Numankade, terwijl onder meer de tentoonstellingsruimte zich in de Hamburgerstraat bevindt. Het onderhoud voor de locatie Hamburgerstraat behoort toe aan de particuliere verhuurder. Voor de Alexander Numankade behoort dit onderhoud toe aan respectievelijk de gemeente Utrecht (gebouw) en het rijk (depottorens).

2.3

Verbonden partijen

Het Utrechts Archief (HUA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a.

Ministerie van OCW

b.

de gemeente Utrecht

c.

de provincie Utrecht

Verder heeft HUA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: a.

de gemeente Nieuwegein;

b.

Veiligheids Regio Utrecht (VRU)

Er zijn samenwerkingsovereenkomsten gesloten met: a.

de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);

b.

de Ridderlijke Duitsche Orde, balije van Utrecht (RDO).

c.

Belasting Samenwerking Gemeente & Hoogheemraadschap Utrecht (BGHU)

d.

GGD regio Utrecht (GGDrU)

e.

Volksbuurtmuseum

HUA is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN en museumvereniging Museumkwartier (SUM) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.

2.4

Financiering

2.4.1

Algemeen

‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a.

de financiële vermogenswaarden;

b.

de financiële geldstromen;

c.

de financiële posities en

d.

de hieraan verbonden risico’s.

De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HUA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een voorzichtig karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Eind 2021 is een Treasurystatuut door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. Op grond van dit statuut is HUA niet toegestaan middelen uit te zetten, noch middelen via leningen of andere financiële producten aan te trekken zonder voorafgaande toestemming van het AB.

2.4.2

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB)

De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

28

Er is een (kleine) vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat buiten het schatkistbankieren mag worden gehouden. Als het gemiddelde kwartaalbedrag van de tegoeden minder is dan 0,75% van het begrotingstotaal (met een minimum van € 250.000), mag dit op de eigen bankrekeningen blijven staan. Voor 2023 was gemiddelde kwartaalbedrag voor HUA op basis van het begrotingstotaal € 46.656 (0,59% van € 7.907.866 exploitatieomvang). Dit bedrag ligt onder de minimumnorm, zodat het bedrag van € 250.000 leidend is. De verwachting is dat HUA ook in 2024 ruimschoots binnen de vrijstellingsgrens blijft.

2.4.3

Renterisiconorm

Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Aangezien HUA, conform de richtlijnen van treasurystatuut, alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, wordt het minimum niet overschreden en wordt dus voldaan aan de norm.

2.4.4

Kasgeldlimiet

Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HUA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor HUA dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 648.445 (8,2% van € 7.907.866 exploitatieomvang 2023) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar langere termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. HUA voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is.

2.5

Bedrijfsvoering

2.5.1

Organisatie inrichting en managementfilosofie

Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. HUA wil in het beleid de garantie bieden aan rijk, gemeenten, provincie, klanten, instellingen, bedrijven, ketenpartners, relaties en personeel dat er geïnvesteerd wordt in een professionele organisatie waar kwaliteit en klantgerichtheid centraal staan. De hoofdstructuur ziet er als volgt uit:

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

29

Organogram Directeur

Staf: - HRM - Marketing & communicatie

Rijksarchivaris

Gemeentearchivaris

Provinciaal archivaris

Publiek en presentatie

Inspectie & Collectiebeheer

Bedrijfsvoering

Team dienstverlening

Team behoud en beheer

Team facilitaire zaken

Team informatieverrijking

Team inspectie

Team financiën

Team publieksprogrammering

Team digitale archiefdiensten

Team ICT

Team verwerving en metadatering

Team secretariaat & administratie

Op basis van de organisatiestructuur is de formatie van HUA 46,5 fte op 31 december 2023, waarvan 6,1 fte met een tijdelijke aanstelling. Aan salariskosten voor personeel in dienst van HUA (= eigen personeel) is in 2023 uitgegeven € 3.888.820. Daarnaast heeft HUA in 2023 ongeveer € 611.089 uitgegeven voor boven formatief personeel (inhuur etc.). In totaal is in 2023 inclusief overige personeelskosten uitgegeven: € 4.668.859. Op 31 december 2023 waren ongeveer 5 vrijwilligers bij Het Utrechts Archief. Er wordt tweewekelijks een digitale personeelsbijeenkomst gehouden “Rondje HUA”. Hierin wordt het personeel door de directeur en het MT bijgepraat over het reilen en zeilen van HUA. Het personeel heeft hierin een actieve rol en gebruikt deze manier van werken voor kennisdeling. Verder organiseerden de afdelingshoofden werkoverleggen met hun medewerkers. Daarnaast hebben de jaargesprekken plaatsgevonden. Hierin wordt

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

30

tenminste een keer schriftelijk opgeschreven hoe de medewerker wordt beoordeeld in zijn functioneren en worden resultaat en ontwikkelafspraken gemaakt.

2.5.2

Huisvesting

HUA maakt gebruik van: 1.

het pand Hamburgerstraat 28 te Utrecht, dat gehuurd wordt van een particuliere onderneming, waarin het Publiekscentrum is gehuisvest;

2.

het pand Alexander Numankade 199 -201 te Utrecht waarin de depots en studiezaal zijn gehuisvest. Dit pand is deels eigendom van de gemeente Utrecht (kantoren en studiezaal) en deels van het Rijk (depots). Het beheer van de depots is per 1 januari 2019 overgegaan van het Rijk naar HUA.

2.5.3

Interne beheersing

Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen

2.

effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen

3.

betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging

4.

naleving wet- en regelgeving.

Er is en wordt vanuit de organisatie periodiek gerapporteerd in bestuursrapportage. Ook in 2023 zijn de maandrapportages in het MT besproken.

2.5.4

BTW

HUA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdragen van het rijk en de gemeente Utrecht is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. HUA heeft eind 2021 de onderliggende btwpercentages herrekend en zijn er geen verschillen geconstateerd t.o.v. de eerdere jaren. De fiscus is door middel van een brief hiervan op de hoogte gesteld,

2.5.5

Duurzaamheid

HUA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Er worden vanuit deze voorbeeldfunctie eisen gesteld aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en materialen en consumenten. Deze drie pijlers komen terug in het inkoopbeleid van HUA. Daarnaast zal HUA ook meer focussen op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering onder meer op het gebied van huisvesting.

2.5.6

Rechtmatigheid

2.5.a

Hoofdzaken

In de kadernota Rechtmatigheidsverantwoording HUA 2023 staan de zaken die op hoofdniveau geregeld moeten worden. Deze punten en de status hiervan worden hieronder toegelicht: 1.

Vaststellen Normenkader door DB en AB: In de bestuursvergadering van 13 maart 2023 heeft het AB de “Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording HUA 2023” en het “Rechtmatigheid controleplan HUA 2023” vastgesteld. In de bestuursvergadering van 18 december 2023 heeft het AB het “Controleprotocol voor de accountantscontrole 2023” vastgesteld. De “Controleverordening 2021” is een verordening op hoog niveau en is nog steeds actueel.

2.

De controleverordening gebaseerd op GW 216 en GW 217 dient te worden aangepast en opnieuw te worden vastgesteld door DB en AB: zie punt 1

3.

Rollen en verantwoordelijkheden: Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, accountant en interne organisatie. De jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld door het DB. In de praktijk wordt de gehele jaarrekening opgesteld en uitgevoerd door control in opdracht van het DB.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

31

De accountant zal achteraf controleren of die verantwoording een getrouw beeld schetst van de stand van zaken: dit is nog steeds actueel. 4.

Het AB bepaalt de verantwoordingsgrens waarop de rechtmatigheidsverantwoording rapporteert: In de bestuursvergadering van 13 maart 2023 zijn de grenzen vastgesteld door het AB: a.

Het BADO bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangbasis bedraagt.

b.

Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de omvangbasis. Deze grens wordt aangehouden omdat de actuele situatie weerspiegeld. De rapportagegrens is 50% van de verantwoordingsgrens.

5.

Het Utrechts Archief dient een controleplan op te stellen: Dit is gebeurd in de bestuursvergadering van 13 maart 2023.

6.

Het Dagelijks Bestuur dient een rechtmatigheidsverantwoording af te geven conform de notitie van de Commissie BBV : “Rechtmatigheidsverantwoording Model tekst en Toelichting opgesteld” (zie bijlage): Deze is opgenomen in de jaarrekening 2023.

7.

De rechtmatigheidsverantwoording is een groeiproces. Wij willen de gehele organisatie betrekken bij de verbetering van deze bedrijfsvoering en de interne beheersing. Dit zal zowel voor de organisatie, het bestuur als de accountant een leerproces zijn: De geleerde lessen zullen intern HUA na behandeling van de jaarrekening in het DB van 11 maart 2023 verder worden opgepakt.

De constatering is dat door uitvoeren en controleren van bovenstaande onderdelen er een sluitend kader voor de interne controle van de rechtmatigheid is.

2.5.b

Uitvoering controleplan rechtmatigheid

In onderstaande tabel staan de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles conform vastgesteld controleprotocol en controleplan op hoofdniveau beschreven: 1.

Risicoanalyse Aanbestedingen a.

Niet voldoen aan (Europese) aanbestedingsplicht. Transacties zijn ten onrechte niet Europees aanbesteed (let op opknippen van opdrachten). Onjuiste procedure gevolgd.

b. 2.

3.

Geen óf onrealistische raming drempelwaarde opdracht

Risicoanalyse Factuurbehandeling a.

grootboekrekeningen horen bij de juiste budgethouder

b.

(jaarlijks) budget niet wordt overschreden

c.

de begroting tijdig wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur

Risicoanalyse Personeel a.

Vergoedingen worden uitbetaald die niet passen binnen de regelgeving

b.

Onjuiste, onvolledige, onrechtmatige of niet tijdige verwerking van mutaties in de salarisadministratie

4.

Overig: a.

Overschrijden investeringsbudget

b.

Ongeautoriseerde reservemutaties

HUA kan steunen op een sluitende en actuele set van beleidsverordeningen en implementatie hiervan in de financiële en salarisadministratie. Het Dagelijks bestuur heeft bij de concept jaarstukken 2023 een aanvullende memo ontvangen met daarin de volledig uitgewerkte controle, bijlagen en conclusies.

2.5.c

Conclusies

Met de rechtmatigheidscontrole door Het Utrechts Archief voor de jaarrekening 2023 is voldaan aan de verplichting voor een eigen controle op dit gebied. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Er zijn geen zaken waarover gerapporteerd moet worden.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

32

II JAARREKENING De Jaarrekening 2023 bestaat uit:

3. Balans per 31 december 2023 4. Staat van Baten en Lasten 2023 5. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 6. Toelichting op de balans per 31 december 2023 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 8. Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2023 en de begroting 2023 9. Wet Normering Topinkomens

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

33

3 Balans per 31 december 2023

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

34

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

35

4 Staat van Baten en Lasten 2023

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

36

5 Grondslagen voor de waardering van activa en passiva 5.1

Grondslagen voor de waardering van activa

5.1.1

Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen van derden, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief zijn onder de volgende voorwaarden geactiveerd: •

Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen.

•

De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast.

•

Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereert.

•

De uitgaven die aan het actief toe te rekenen zijn, zijn betrouwbaar zijn vast te stellen.

5.1.2

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden (deels) in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming.

5.1.3

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa

Deze posten worden opgenomen tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid.

5.1.4

Liquide middelen

De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen en omvatten bank-, giro- en kassaldi.

5.1.5

Overlopende activa

De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

5.2

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het Algemeen Bestuur op d.d. 24 november 2020 de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.

5.3

Grondslagen voor de waardering van passiva

5.3.1

Eigen vermogen

Het eigen vermogen bestaat uit: a.

Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

37

b.

Bestemmingsreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het gehele bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming.

5.3.2

Voorzieningen

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen (schulden) van de gemeenschappelijke regeling. Om die reden kunnen voorzieningen naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd indien er sprake is van: •

Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten.

•

Op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.

•

Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

De vorming van een voorziening, dan wel een dotatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord. Aan voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds)lasten van kapitaalgoederen over meerdere begrotingsjaren ligt een actueel (beheer)plan ten grondslag. Uitgevoerd achterstallig onderhoud is daarbij ten laste van de exploitatie verantwoord. Deze lasten zijn niet ten laste van de gevormde voorziening gebracht.

5.3.3

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

5.4

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Bedrijfsopbrengsten a.

Subsidiebaten Dit betreft de ontvangen subsidies voor projecten. Subsidiebaten worden verantwoord in het jaar waarop deze betrekking hebben.

b.

Overige opbrengsten De opbrengst van aan derden geleverde goederen en diensten, exclusief de eventueel over de omzet geheven belastingen en onder aftrek van kortingen.

c.

Directe productiekosten De directe productiekosten worden berekend op basis van de inkoopprijzen.

d.

Lonen, salarissen en sociale lasten Hierop worden de loon- en salariskosten van het personeel verantwoord. Onder loon- en salariskosten wordt verstaan het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen loon- en salarissen vermeerderd met de uitbetaalde vakantierechten.

e.

Overige bedrijfskosten De overige bedrijfskosten worden berekend op basis van historische kosten.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

38

5.5

Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening

Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.

5.5.1

Missie

Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze beschikbaar te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en provincie met elkaar en hun omgeving door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

39

6 Toelichting op de balans per 31 december 2023 Toelichting op de Activa 1. Immateriële en materiële vaste activa a. Immateriële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA.

b. Materiële vaste activa Hierna is een overzicht opgenomen van de investering met economisch nut van HUA.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

40

2. Vlottende activa

De kasgelden zijn verantwoord op basis van de processen-verbaal van de op 31 december 2023 opgenomen kasgelden.

De nog te ontvangen bedragen bestaan uit: •

Toegezegde gelden productie boek Getekende Stad € 20.271

•

Afrekening energiekosten € 10.820

•

Te vorderen ziekengelden € 2.431

•

Rente schatkistbankieren 4e kwartaal € 24.515

Toelichting op de vooruitbetaalde bedragen: de post bestaat voornamelijk uit vooruitbetaalde huren en onderhouds- en licentiekosten (hard- en software).

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

41

Toelichting op Passiva 3. Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Bestemmingsreserves / Bestemmingsfonds

Algemene reserve De Algemene reserve bedraagt op 31 december 2023 € 558.708. HUA zal bij het aanbieden van de jaarrekening 2023 aan het bestuur toestemming vragen om de Algemene reserve met € 140.000 aan te mogen vullen uit het positieve resultaat over 2023 naar 10% van de bijdragen van de partners conform de gemeenschappelijke regeling.

Bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten Expo – Utrecht begint hier De bestemmingsreserve is bedoeld om de kapitaallasten van de nieuwe expo te dekken. De kosten zijn in 2019 en in 2020 geïnvesteerd. De volledige technische oplevering heeft in 2020 plaatsgevonden. Het bestuur is met de 2e Berap 2020 akkoord gegaan om daarom de bestemmingsreserve met € 117.766 te verhogen, zodat de afschrijvingen budgetneutraal kunnen plaats vinden. (Dit is de laatste investering vanuit het verleden waarvoor een bestemmingsreserve dekking kapitaallasten is gevormd.) De afschrijvingstermijn voor deze investering is gesteld op 6 jaren, daarmee vervalt de reserve eind 2026.

Bestemmingsreserve reservering E-depot gemeente Utrecht Met de toekenning van de claim door de gemeente Utrecht zijn er middelen vrijgemaakt voor de uitwerking van het e-depot voor de gemeente Utrecht. Dit betreffen projectgelden voor de jaren 2020 tot en met 2023. De kosten die in 2022 zijn gemaakt in de project opstart en aanbesteding voor het e-depot zijn volledig gedekt vanuit de extra middelen die het Rijk in 2022 beschikbaar heeft gesteld voor de inrichting van een eigen e-depot voorziening in de aanloop naar de voorgenomen uittreding van het Rijk. Dit had tot gevolg dat de beschikbaar

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

42

gestelde gelden vanuit de gemeente Utrecht nog niet ingezet zijn. Daarmee staat het volledige bedrag ter beschikking voor de verdere uitwerking van het e-depot. In 2023 is er € 200.000 onttrokken aan deze reserve conform de begroting.

Bestemmingsreserve Verkenning en inrichting eigen E-depot Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. In 2023 is er € 260.771 onttrokken aan deze reserve.

Bestemmingsreserve Digitale toegankelijkheid Deze reserve is ingesteld met de vastgesteld begroting 2022 – 2025. De geplande inzet reserve bleek niet nodig voor 2023 en dit is verwerkt met de vastgestelde 1e Berap 2023.

Bestemmingsreserve Energie en indexatie Deze reserve is ingesteld met de vaststelling van de 2e Berap 2022. De energiekosten stegen in dat jaar op aanzienlijke wijze. In 2023 is, conform de meerjarenbegroting, € 195.000 ingezet. Het restant zal in 2024 ingezet worden.

Voorzieningen

Voor het onderhoud aan het pand aan de Hamburgerstraat en de Alexander Numankade is een voorziening getroffen voor het groot onderhoud.

4. Netto vlottende schulden Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar kunnen als volgt gespecificeerd worden:

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

43

5. Overlopende passiva

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

44

7 Niet uit de balans blijkende verplichtingen

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

45

8 Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2023 en de begroting 2023 Toelichting verschillen jaarrekening 2023 – begroting na wijziging 2023 Lasten

Toelichting: Het aantal fte’s (zonder stagiaires) in 2023 is gemiddeld 46,5 (2022: 48,3 fte), waarvan 6,1 fte op tijdelijke basis. Er is een minimaal verschil tussen de verwachting tussen de 2e Berap en de realisatie 2023. Dit zit vooral in de minimaal lagere loonkosten dan verwacht.

Toelichting: In de 2e Berap is de rente opbrengst nog verantwoord onder de administratiekosten, Deze opbrengst is nu verantwoord onder de overige financiële baten en lasten. De kosten voor de accountantscontrole zullen hoger uitvallen dan in de aangepast begroting voorzien. De automatiseringskosten vallen hoger uit door de inzet van een externe partij. De kosten voor huisvesting vallen lager uit door een verschuiving van de kosten van onderhoud naar de voorziening.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

46

Toelichting: Na de 2e Berap heeft er bij de inschatting van de kosten en verschuiving voorgedaan tussen P&P en I&C.

Toelichting: Na de 2e Berap heeft er bij de inschatting van de kosten en verschuiving voorgedaan tussen P&P en I&C.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

47

Baten

Toelichting: De bijdrage van het Rijk is in de 2e Berap conservatief ingeschat. De toegezegde extra bijdrage is door het Rijk gehandhaafd en valt hoger uit dan de conservatieve schatting.

Toelichting: Er zijn in 2023 hogere opbrengsten voor de DVO’s en samenwerkingsovereenkomsten en daarnaast zijn er de gemaakt kosten voor de projecten KNAG en Pied gecompenseerd met gelijke vrijgevallen baten.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

48

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

49

9 WNT-verantwoording 2023 Het Utrechts Archief De WNT is van toepassing op Het Utrechts Archief. Het voor Het Utrechts Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000, algemeen bezoldigingsmaximum.

1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

50

1b. Topfunctionarissen die in 2023 geen bezoldiging hebben ontvangen

1c. Topfunctionaris met een bezoldiging in 2023

De bezoldigingsmaxima voor de bestuursvoorzitter is 15% en voor bestuursleden is 10% van de WNT norm van € 223.000.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

51

III RECHTMATIGHEIDSVERKLARING Verantwoordelijkheid Dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de Algemeen bestuur op 13 maart 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 239.154.

Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen [*]: •

Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. [*] De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de notitie rechtmatigheidsverantwoording) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. Op basis van afspraken tussen de raad en het college kunnen afwijkingen die lager zijn dan de verantwoordingsgrens in de paragraaf Bedrijfsvoering worden vermeld.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

52

V VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF Vaststellingsbesluit Directeur en managementteam van Het Utrechts Archief. Als “Jaarstukken 2023” vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 17 juni 2024 De directeur van Het Utrechts Archief,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief Bijeen op 17 juni 2024; Gelezen het voorstel van de directeur van Het Utrechts Archief d.d. 17 juni 2024;

B e s l u i t: vast te stellen de Jaarstukken 2023, welke sluit met een positief saldo van € 382.293.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. C.C.A.E. Keijsper

mw. drs. R. Streefland

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

54

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief

A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2023; 2 de balans per 31 december 2023; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen;

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2023 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).

Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2023 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 79.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2023.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met de raad overeengekomen dat wij aan de raad tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 25.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve, SiSaof WNT-redenen relevant zijn.

B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

2

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het Algemeen bestuur voor de jaarrekening Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het Algemeen Bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol d.d. 7 december 2020. In dit kader is het Algemeen Bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het Algemeen Bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het Algemeen Bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening.

Het algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.

Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

3

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 7 december 2020, het Controleprotocol WNT 2023, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het Algemeen Bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; • het vaststellen dat de door het Algemeen Bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat de gemeenschappelijke regeling de financiële risico’s niet kan opvangen; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en • het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties.

4

Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Nieuwegein, 14 maart 2024 HLB Blömer accountants en adviseurs B.V.

drs. J.N. Witteveen RA

5