HUA Jaarverslag 2023 - Definitief zonder persoonlijke handtekening

JAARSTUKKEN 2023

Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: Mevrouw Rachel Streefland, voorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Anja Smit, vicevoorzitter (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) De heer Rob van Muilekom (Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur) Mevrouw Ineke Jansen (Algemeen Bestuur) tot en met 18 januari 2024 Mevrouw Eva Oosters (Algemeen Bestuur) De heer Robert Strijk (Algemeen Bestuur) tot en met 31 augustus 2023 De heer Has Baker (Algemeen Bestuur) vanaf 11 september 2023

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

2

Voorwoord In de jaarstukken van Het Utrechts Archief vindt u een overzicht van de programmadoelen van onze organisatie, de daarbij horende werkzaamheden en projecten, de inzet van de financiële middelen en de resultaten in 2023. De jaarstukken bestaan uit: het jaarverslag: de programmaverantwoording en paragrafen; de jaarrekening met balans per 31 december 2023 en de bijlagen. Het Utrechts Archief legt in de jaarstukken verantwoording af over de realisatie van de Programmabegroting. Hierbij beschrijven we ons programma in drie speerpunten, met het gevoerde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde financiële middelen. In de jaarrekening is de financiële verantwoording opgenomen met toelichting en een balans met toelichting. Vanuit onze missie werken we aan de speerpunten “Samen bouwen aan het archief van morgen”, “Jouw collectie Utrecht start bij HUA” en “Onze organisatie maken we met elkaar”. Binnen de speerpunten werken we aan vier innovatie programma’s. Bij de uitvoering van de vier programma’s zijn onze kernwaarden leidend: toegankelijk, duurzaam, verbindend en betrouwbaar. We zijn er voor iedereen die onze collecties en diensten wil (her)gebruiken voor recht en bewijs, onderzoek, onderwijs of cultuurbeleving. In 2023 kwam de afronding van de vier programma’s uit de huidige beleidsperiode in zicht.

Op 11 november 2023 werd het e-depot van Het Utrechts Archief in gebruik genomen. Hiermee kan digitaal gevormd archief duurzaam worden bewaard en toegankelijk gemaakt. Een aantal archieven van nationaal belang, zoals die met koloniaal erfgoed van de KNAG en archieven uit de Tweede Wereldoorlog werd in 2023 gedigitaliseerd en via innovatieve technieken als Linked Open Data ontsloten. Er werd 549 meter archief opgenomen in de depots van Het Utrechts Archief. Ook werden 800.000 scans gemaakt en circa 50.000 stukken beschreven. HUA ontving 1,5 miljoen bezoeken online en ruim 25.000 op locatie. Naast archieven van overheden werden particuliere archieven verworven, zoals die van de Utrechtse studentenfaculteit, van paragnost Gerard Croiset en van de Utrechtse rechtsvoorgangers van waterleidingbedrijf Vitens. De opname van het archief van Tivoli Oudegracht werd voorbereid. Ook werden bijzondere 17e-eeuwse tekeningen van de gebroeders Saftleven aangekocht. Na een succesvolle crowdfunding werd in het najaar de drukbezochte tentoonstelling De Getekende Stad geopend en het gelijknamige boek en een uitgebreid activiteitenprogramma gepresenteerd. Het scholenbezoek verdubbelde door de inzet van een breed lessenpakket voor het primair onderwijs. Met de overheden werd gewerkt aan duurzaam informatiebeheer via inspecties, rapportages en overleg.

Ten slotte werden de voorbereidingen getroffen voor de terugtreding voor het Rijk uit de GR en de invoering van de nieuwe Archiefwet die ervoor moet zorgen dat de overheid transparanter wordt en digitaal gevormd archief vindbaar, leesbaar en bruikbaar blijft. Het Rijk is voornemens om per 1 januari 2025 terug te treden als bestuurlijke partner in de Gemeenschappelijke Regeling HUA en via delegatie verbonden te blijven aan HUA. Deze wijziging wordt opgenomen in de nieuwe archiefwet die in voorbereiding is. Op 1 februari 2024 is het convenant tussen het Rijk en de RHC’s om de duurzame samenwerking vast te leggen getekend.. In 2023 heeft Berenschot een onderzoek uitgevoerd naar toekomstscenario’s voor HUA. In de juni vergadering van 2023 heeft het Algemeen bestuur gekozen voor het voorkeursscenario Aanpassing GR. Dit wordt nu voorbereid.

Utrecht, 1 maart 2023 Namens het Managementteam van Het Utrechts Archief, De directeur, Drs. Chantal Keijsper

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

3

Inhoudsopgave Samenstelling van het Algemeen bestuur van Het Utrechts Archief: ................................................................... 2 Voorwoord ........................................................................................................................................................ 3

I

JAARVERSLAG ............................................................................................................................6

1

Jaarverslag 2023 ...................................................................................................................................... 6 1.1 Jaarrekeningresultaat 2023 ............................................................................................................... 6 1.2 Resultaatbestemming........................................................................................................................ 6 1.3 Balans per 31 december 20232 ......................................................................................................... 7 Beleidsbegroting: programmabegroting ...................................................................................................... 9 1.4 Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen .................................................................. 9 1.4.1

Doel .................................................................................................................................... 9

1.4.2

Beoogde maatschappelijk effecten ....................................................................................... 9

1.4.3

Effectenindicatoren .............................................................................................................. 9

1.5 Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA ........................................................................... 14 1.5.1

Doel .................................................................................................................................. 14

1.5.2

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 14

1.5.3

Effectenindicatoren ............................................................................................................ 14

1.6 Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar. ...................................................................... 19

2

1.6.1

Programmadoel ................................................................................................................. 19

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten ................................................................................... 19

1.6.3

Effectenindicatoren ............................................................................................................ 19

1.6.4

Wat hebben we ervoor gedaan?......................................................................................... 19

Paragrafen.............................................................................................................................................. 24 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................................... 24 2.1.1

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................ 24

2.1.2

Weerstandscapaciteit......................................................................................................... 24

2.1.3

Risico-inventarisatie........................................................................................................... 24

2.1.4

Benodigde weerstandscapaciteit ........................................................................................ 27

2.1.5

Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) .............. 27

2.2 Kapitaalgoederen en onderhoud ...................................................................................................... 27 2.2.1

Algemeen .......................................................................................................................... 27

2.2.2

Waardering en afschrijving van activa................................................................................. 27

2.3 Verbonden partijen .......................................................................................................................... 28 2.4 Financiering .................................................................................................................................... 28 2.4.1

Algemeen .......................................................................................................................... 28

2.4.2

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) ....................................................................... 28

2.4.3

Renterisiconorm ................................................................................................................ 29

2.4.4

Kasgeldlimiet ..................................................................................................................... 29

2.5 Bedrijfsvoering ................................................................................................................................ 29 2.5.1

Organisatie inrichting en managementfilosofie .................................................................... 29

2.5.2

Huisvesting........................................................................................................................ 31

2.5.3

Interne beheersing ............................................................................................................. 31

2.5.4

BTW.................................................................................................................................. 31

2.5.5

Duurzaamheid ................................................................................................................... 31

2.5.6

Rechtmatigheid ................................................................................................................. 31

2.5.a

Hoofdzaken ....................................................................................................................... 31

2.5.b

Uitvoering controleplan rechtmatigheid ............................................................................... 32

2.5.c

Conclusies......................................................................................................................... 32

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

4

II JAARREKENING ........................................................................................................................ 33 3

Balans per 31 december 2023 ................................................................................................................. 34

4

Staat van Baten en Lasten 2023 .............................................................................................................. 36

5

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva ........................................................................... 37 5.1 Grondslagen voor de waardering van activa ..................................................................................... 37 5.1.1

Immateriële vaste activa .................................................................................................... 37

5.1.2

Materiële vaste activa ........................................................................................................ 37

5.1.3

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en andere overlopende activa ................................................................................................................................ 37

5.1.4

Liquide middelen ............................................................................................................... 37

5.1.5

Overlopende activa ............................................................................................................ 37

5.2 Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling........................................................... 37 5.3 Grondslagen voor de waardering van passiva .................................................................................. 37 5.3.1

Eigen vermogen ................................................................................................................ 37

5.3.2

Voorzieningen ................................................................................................................... 38

5.3.3

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar ........................ 38

5.4 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat ............................................................................... 38 5.5 Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening ......................................................... 39 5.5.1

Missie................................................................................................................................ 39

6

Toelichting op de balans per 31 december 2023 ...................................................................................... 40

7

Niet uit de balans blijkende verplichtingen ................................................................................................ 45

8

Toelichting op de verschillen tussen de Staat van Baten en Lasten 2023 en de begroting 2023 ................. 46

9

WNT-verantwoording 2023 Het Utrechts Archief ...................................................................................... 50

III RECHTMATIGHEIDSVERKLARING ........................................................................................... 52 IV CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT ................................................................................ 53 V VASTSTELLINGSBESLUIT DOOR HET ALGEMEEN BESTUUR VAN HET UTRECHTS ARCHIEF..................................................................................................................................... 54

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

5

I

JAARVERSLAG

1 Jaarverslag 2023 1.1

Jaarrekeningresultaat 2023

Bij de 2e Bestuursrapportage 2023 is saldo van baten en lasten geprognosticeerd van € 202.000, het eindresultaat voor 2023 is uitgekomen op € 382.293.

1.2

Resultaatbestemming

De jaarrekening 2023 van Het Utrechts Archief sluit met een positief saldo van € 382.293. Bij de aanbieding van de jaarstukken aan het bestuur vraagt HUA toestemming om de algemene reserve aan te mogen vullen naar 10% van de bijdrage van de partners. HUA vraagt daarmee toestemming om van het positieve resultaat € 140.000 toe te mogen voegen aan de Algemene reserve. Daarbij vraagt HUA toestemming om het restant, € 242.293, te mogen te gebruiken voor een nieuwe bestemmingsreserve Digitaliseringsagenda.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

6

1.3

Balans per 31 december 20232

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

7

In onderdeel II “Jaarrekening” wordt de balans toegelicht.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

8

Beleidsbegroting: programmabegroting 1.4

Speerpunt 1: Samen bouwen aan het archief van morgen

1.4.1

Doel

Met het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 wordt gedurende vier jaar gewerkt aan het archief van morgen. Het Rijk is voornemens zich aan het einde van de beleidsperiode uit de Gemeenschappelijke Regeling terug te trekken, maar blijft verbonden aan Het Utrechts Archief voor het beheer van de analoge rijksarchieven. HUA werkt aan een steviger positie in de regio. Via samenwerkingsovereenkomsten levert HUA een breed aanbod aan archiefdiensten aan verschillende overheden, de gemeente Nieuwegein. Daarnaast zijn er ook samenwerkingsverbanden met particuliere instellingen zoals het Nederlands Volksbuurtmuseum en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht. Voor het e-Depot ligt de focus op aansluiting van overheden. De acquisitie van waardevolle archieven, zowel analoog als digitaal, blijft doorgaan. In deze beleidsperiode wordt ook duidelijk op welke wijze particuliere organisaties hun digitale archieven met behulp van Het Utrechts Archief duurzaam toegankelijk kunnen krijgen.

1.4.2

Beoogde maatschappelijk effecten

A.

Informatie beter toegankelijk en beschikbaar

B.

Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd

C. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief D. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie

1.4.3

Effectenindicatoren

A.

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

B.

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

C. Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden D. Is duurzaam digitaal beheer going concern E.

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

F.

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Samen bouwen aan het archief van morgen’

Ad a. Informatie beter toegankelijk en beschikbaar Indicatoren: A.

Is een kwart van onze collectie (8,5 miljoen scans) online beschikbaar

B.

Zijn alle middeleeuwse charters gevlakt, geconserveerd en gedigitaliseerd

C. Verwerken we naast film- en fotomateriaal op grote schaal videobanden

Collectieaanwas en toegankelijkheid In 2023 groeide het volume aan archieven en collecties onder beheer van HUA met 600 m tot meer dan 35 km in totaal. Dit betrof onder andere archieven van verschillende faculteiten (Rijk), de archieven van Recreatieschappen Midden-Nederland (provincie), de Dienst Stadsontwikkeling en de projectbureaus voor de ontwikkeling van Leidsche Rijn en het Stationsgebied (gemeente Utrecht). Belangrijke particuliere archieven die in 2023 werden verworven: rechtsvoorgangers van waterleidingbedrijf Vitens (provincie) en het bedrijfsarchief van de voormalige Persil-fabriek (Nieuwegein). Om ruimte te maken voor nieuwe instroom in 2024-2025 werden ruim 1500 m archieven uit de bewaarplaatsen gemeente en provincie Utrecht en van de gemeente Nieuwegein

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

9

herplaatst in het depot in Arnhem en nog eens 600 m archieven uit de rijksarchiefbewaarplaats naar het centrale depot voor rijksarchieven in Emmen. Belangrijke aanwinsten voor de collectie Beeldmateriaal vormden de verwerving van een tekening van Cornelis Saftleven van het Agnietenklooster ca. 1660 en de aankoop van een grote verzameling foto’s van De Utrechts Internet Courant (DUIC). Met 79 nieuwe archieftoegangen groeide het aantal online doorzoekbare archieven opnieuw boven gemiddeld. Ook met de groei van het aantal beschrijvingen in de beeldbank ging het hard, in totaal zo’n 19.000, waarvan meer dan 11.000 beschrijvingen van affiches en reclamedrukwerk en nog eens 5000 beelden uit de collectie van het Nederlands Volksbuurt Museum.

Volume fysieke archieven en collecties Volume collectie HUA (m1)

2020

2021

2022

2023

Archieven

27.493

27.590

28.331

28.880

Ca. 6.100

Ca. 6.150

Ca. 6.200

Ca. 6.250

33.593

33.740

34.531

35.130

Bijzondere collecties (schatting) Totaal

Archiefbewaarplaatsen Het Utrechts Archief Archiefdepot Het Utrechts Archief

Eind 2022

Aanwas 2023

Eind 2023

Archiefbewaarplaats gemeente Utrecht Archieven overheid overgebracht Archieven overheid uitgeplaatst Archieven particulier Totaal

6.278 271 3.433 9.982

174 46 220

6.452 271 3.479 10.202

Archiefbewaarplaats gemeente Nieuwegein Archieven overheid Archieven particulier Totaal

1.501 46 1.547

10 1 11

1.511 47 1.558

Archiefbewaarplaats provincie Archieven overheid Archieven particulier Totaal

1.709 68 1.777

47 72 119

1.756 140 1.896

Archiefbewaarplaats Rijk Archieven overheid Archieven particulier Totaal

7.565 7.460 15.025

129 70 199

7.694 7.530 15.224

Summa totalis

28.331

549

28.880

2020

2021

2022

2023

2.002 5.101 1.395 1.028.601 3.415.511 97.796 11.502.399 105.137

2.031 5.101 1.442 1.052.374 3.553.398 161.915 11.875.400 105.140

2.055 5.135 1.508 1.094.891 3.639.946 170.466 12.899.893 224.891

2.112 5.137 1.585 1.128.280 3.663.132 170.469 13.063.267 244.527 105.325

84.128

85.874

87.983

89.929

Metadata op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archieven (titels) Archiefvormers Archieftoegangen (inventarissen) Archiefbeschrijvingen (inventarisnummers) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen Objecten Personen Adressen Bouwdossiers Collecties Bibliotheek

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

10

Beeldmateriaal AV-materiaal film globaal AV-materiaal film uitgebreid AV-materiaal filmfragmenten AV-materiaal geluidsfragmenten Gekoppelde termen Termennetwerk

212.967 436 286

218.502 719 572

235.235 801 574

254.114 855 898 10.368 60 552

2020

2021

2022

2023

1.828 37.638

38.179 1.837 38.310

38.433 1.543 39.114

40.287 1.843 39.506

3.159.421

3.796.095

3.856.652

3.878.793

162.828

167.076

177.454

209.525

1.667.773

2.205.696

*

5.281.568 13.035.249

294.475 5.101

782.231 5.101

* 5.101

* 5.101

165.465

165.465

165.465

107.122

106.373

106.473

(Toename) digitaal herbruikbare data / open data Raadpleegbaar op de website: opendata (aantal datasets) Open datasets Archieftoegangen (via APEX) Nader ontsloten archiefbeschrijvingen (via archieven.nl) Beschrijvingen nadere toegangen (via wiewaswie) Objecten beeldmateriaal (via eigen website en archieven.nl) Uitwisseling met andere platforms Akten HUA op Open Archieven (Bob Coret) Personen HUA op Open Archieven (Bob Coret) Diverse HUA op Netwerk Oorlogsbronnen Archiefvormers HUA op Actorenregister (open data) Objecten beeldmateriaal HUA op Europeana (via Digitale Collectie NL) Objecten beeldmateriaal HUA op Utrecht Altijd Objecten beeldmateriaal HUA op Wikimedia

107.131

999 artikelen in 44 talen

* nog geen cijfers beschikbaar.

Digitalisering en conservering De doelstelling om in deze beleidsperiode jaarlijks nieuwe 625.000 images van archieven te publiceren via enerzijds scanning on demand en anderzijds grote projecten werd met bijna 800.000 images in 2023 opnieuw ruimschoots gehaald. Zodoende werd eind 2023 reeds het voor deze beleidsperiode beoogde totaal van 8,5 miljoen images in de Archiefbank gerealiseerd (excl. de 1,2 miljoen verouderde zwartwit images van notariële akten). Een deel van deze images (62.000) betreft het archief van het 150-jarige Koninklijk Aardrijkskundig Genootschap, dat met steun van het Metamorfoze-programma werd gedigitaliseerd. Dit project heeft grote waarde vanwege de rijke documentatie van alle expedities van de KNAG in de voormalige Nederlandse koloniën. Twee nieuwe digitaliseringsprojecten zijn gestart met financiering van het Programma Indisch Erfgoed Digitaal, bedoeld om belangrijke archieven over de voormalige koloniën in Indonesië en Irian Jaya uit 1930-1968 voor een brede doelgroep digitaal te ontsluiten. Ook werden alle tijdschriften en jaarboeken van de vereniging Oud-Utrecht (ruim 38.000 pagina’s) gedigitaliseerd en ge-ocr’d en via een aparte zoekingang digitaal ontsloten via de website, die op feestelijke wijze werd gelanceerd ter gelegenheid van het 100-jarig bestaan van de vereniging.

Gedigitaliseerde objecten op de website Raadpleegbaar op de website Archieven Archiefbank, gescande inventarisnummers Archiefbank, jpg Archiefbank, pdf multipage (akten Notaris) Getranscribeerde inventarisnummers

2020

2021

2022

2023

207.494

210.037

236.375

246.090

5.972.044 1.175.676

6.455.424 1.175.676

7.929.687 1.175.676

8.716.534 1.175.676 14

Collecties

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

11

Beeldbank, tiff/jpg AV, mp4 Kranten en periodieken, pagina’s Kranten en periodieken, alto XML

212.967 436 240.093 51.045.925

218.502 719 240.093 51.045.925

235.235 801 240.093 51.053.432

254.114 855 278.609 51.053.432

Bij het vlakken en digitaliseren van de middeleeuwse oorkonden is in 2023 verder gewerkt aan de ca. 2900 charters van het kapittel van St.-Jan. Daarnaast werden ook dit jaar weer vele inventarisnummers die wegens slechte staat voor raadpleging waren geblokkeerd, behandeld en gedigitaliseerd, ca: 275 in totaal. Het aantal geblokkeerde nummers is daarmee na tien jaar van gerichte aanpak teruggebracht van een totaal van 5000 tot minder dan 1000. Al deze nummers zijn nu weer toegankelijk voor het publiek.

Ad b. Betrouwbare digitale informatie voor de lange termijn geborgd Indicatoren: D. Is duurzaam digitaal beheer going concern E.

Is onze informatiearchitectuur ingericht volgens de eisen van de DERA & MARA

F.

Heeft toezicht zich in belangrijke mate ontwikkeld tot systeemtoezicht

Programma Digitale Duurzaamheid In de zomer van 2021 is het programma Digitale Duurzaamheid (DiDu) van start gegaan. Hiervoor is een programmamanager aangetrokken. Nadat in 2022 een eigen e-depotvoorziening is aanbesteed, was de aandacht in 2023 gericht op: •

Het inrichten en in gebruik nemen van de voorziening voor duurzaam digitaal beheer (e-depot, digitaal atelier en toegang): implementatie e-depot gereed, zoekingang op het e-depot op de website gelanceerd oktober 2023, met publicatie eerste digitaal doorzoekbaar projectarchief van Gekomen om te blijven, project digitaal atelier gestart.

•

Het verder ontwikkelen van de Digitale Archiefdiensten: processen, aansluitvoorwaarden, metadatamodel: oplevering van o.a. Handreiking Migratie en conversie en Overbrengingsvoorwaarden e-depot.

•

Het uitvoeren van proeftrajecten en impactanalyses (o.a. VRU en GGDrU): bijna afgerond, eindrapportages 2024 Q1.

•

Het opstellen van een betaversie van de PDC Digitale Archiefdiensten: gestart, tegelijk met herziening PDC Toezicht.

•

Het opstellen van een Preservation policy: in voorbereiding.

•

Het opstellen van aansluitplannen op de nieuwe voorziening voor en in nauwe samenwerking met GU en PU: gestart.

•

Het participeren in samenwerking met andere archiefinstellingen in de regio met betrekking tot Common Ground en beheren aan de bron: loopt.

•

Uitfaseren van het e-depot van het Nationaal Archief: in voorbereiding voor 2024.

Ten slotte is een notitie opgesteld voor het AB over de doorontwikkeling en financiering van de Digitale Archiefdiensten in de komende beleidsperiode. De verdere oordeels- en besluitvorming hierover zal in de eerste helft van 2024 verder gestalte krijgen.

Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet Per 1 januari 2024 is de Omgevingswet van kracht geworden. Deze wet brengt grote veranderingen met zich mee voor de informatiehuishouding van verschillende decentrale overheden. Met het oog hierop heeft HUA in 20192021 in samenwerking met VNG, IPO en UvW de Handreiking duurzame toegankelijkheid onder de Omgevingswet ontwikkeld, met als casus de overheidsorganen in de regio Utrecht. Ook in 2023 was HUA betrokken bij verschillende informatieve sessies hierover op regionaal en lokaal niveau.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

12

Ontwikkeling archieftoezicht In 2023 kwam het programma Informatie op orde bij de gemeente Utrecht (voorheen Open Utrecht) goed op gang. De gemeentearchivaris is als agendalid bij dit programma betrokken. Het gesprek over de juiste invulling van de toezichtrol bij de gemeente Utrecht, dat in 2022 was ingezet na afronding en evaluatie van de reeks nulmetingen, werd voortgezet met een groot aantal nieuwe spelers en gezichten in het Expertteam en het Strategisch Informatie Overleg bij de gemeente Utrecht. Afspraken werden gemaakt over een beter en strakker proces voor de totstandkoming en aanlevering aan de archivaris van de jaarlijkse Informatiebeheerplannen, die een belangrijke bouwsteen vormen voor de uitoefening van zijn toezichtfunctie. Daarnaast is er het periodieke overleg met de Functionaris Gegevensbeheer (FG) vanuit de AVG, de Privacy Officer (PO) en de Chief Information Security Officer (CISO) vanuit Informatiebeveiliging en de Informatiecommissaris vanuit de Wet Open Overheid. De Adviseur Digitale Informatie bij HUA is intussen een vaste deelnemer geworden van het Tactisch Informatieoverleg met het Expertteam en de Vakgroep Recordmanagers. Bij de provincie is gewerkt aan een betere positionering van het Strategisch Informatie Overleg.

Tenslotte had HUA opnieuw een belangrijke bijdrage aan de VNG Adviescommissie Archieven, onder meer bij de vaststelling van en voorlichting over de Selectielijst e-mailbewaring volgens Capstone. De gemeente Utrecht is een van de voorlopers waar deze methodiek inmiddels wordt geïmplementeerd.

Ad c. Versteviging van de positie in de regio voor beheer en gebruik van archief In het najaar van 2021 is Het Utrechts Archief een samenwerking aangegaan met de stichting Nederlands Volksbuurtmuseum (NVBM). De archieven en collecties die het NVBM zijn toen bij HUA in permanente bruikleen gegeven. Eind 2023 was het merendeel daarvan via kwalitatief goede beschrijvingen ontsloten via archieftoegangen, die inmiddels online zijn gepubliceerd. Tevens werden 7800 beelden ontsloten in de beeldbank en een kleine selectie aan film- en geluidsbanden. Het resterende werk zal in 2024 door een vrijwilliger worden afgerond. De uitvoering van de andere samenwerkingsovereenkomsten zoals die met de gemeente Nieuwegein en de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht verliep volgens plan. Nieuwe overeenkomsten werden opgesteld voor de uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer in 2023-2024 bij de VRU, GGDrU, BghU, WIL en RUD. Voor het eerst zijn daarin ook uren opgenomen voor werkzaamheden van de Adviseur Digitale Informatie, die een belangrijke bijdrage levert bij het adviseren in migratietrajecten. Migraties vragen steeds aandacht vanuit het oogpunt van duurzaam digitaal beheer, wat in 2023 aanleiding gaf voor het opstellen en publiceren van een Handreiking Migratie en conversie.

Deze werd samen met de verschillende aan HUA gerelateerde overheden ontwikkeld en de introductie ervan ging gepaard met een workshop voor medewerkers van deze overheden.

Ad d. Meer diversiteit in de opbouw van onze collectie Indicator: G. Documenteren we de Utrechtse samenleving met bijzondere aandacht voor hotspots, meerstemmigheid en inclusie In 2023 is veel aandacht besteed aan de opbouw van een collectie over de coronapandemie, die door verschillende overheden is aangewezen als hotspot. Daarbij zijn ook websites en uitingen op social media geacquireerd. Dit gebeurde onder meer via de expositie Utrechts nieuwste, die een beeld gaf van de grote variatie aan acquisities in de voorbije jaren. Daarnaast ging HUA aan de slag met het thema Koloniaal verleden en slavernij dat in 2023 ook landelijk brede aandacht kreeg. Mede in dat verband werd gewerkt aan de bewerking en digitalisering van het archief van het Koninklijk Nederlands Aardrijkskundig Genootschap (Metamorfoze) en van foto’s uit missie- en zendingsarchieven over Nederlands-Indië en Nieuw-Guinea, alsmede registraties van repatrianten uit voormalig Nederlands-Indië en Nieuw-Guinea door het Centraal Comité van Kerkelijk en Particulier Initiatief voor de Sociale Zorg ten behoeve van gerepatrieerden van de Nederlandse Hervormde Kerk, kortweg CCKP (Programma Indisch Erfgoed Digitaal)..

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

13

1.5

Speerpunt 2: Jouw collectie [Utrecht] start bij HUA

1.5.1

Doel

Het doel van dit speerpunt richt zich op dienstverlening uit de collecties en cultuureducatie in brede zin. Dankzij de investeringen in digitalisering in de afgelopen en toekomstige jaren, vindt veel dienstverlening aan onze gebruikers inmiddels online plaats. En zijn we door middel van programma's en projecten bezig om deze bronnen beter doorzoekbaar en vindbaar te maken. Via het educatieprogramma, activiteiten en tentoonstellingen kan iedereen meer te weten komen over de collectie van HUA en de geschiedenis van Utrecht. Via deze activiteiten in het publiekscentrum op de Hamburgerstraat wordt HUA (h)erkend als inspirerende en actieve samenwerkingspartner op het gebied van Utrechts cultureel erfgoed. HUA bereikte voor corona met het educatie- en publieksprogramma zo’n 30.000 bezoekers per jaar, die het aanbod zeer hoog waarderen. We zien dat na corona het bezoekersaantal nog niet op het oude niveau is, maar we werken hard om dit te bereiken. HUA heeft verschillende ambities voor het publieksprogramma: het optimaliseren van het aanbod voor de bezoekers, een jaarlijkse toename van het bezoek met 5%, het streven naar kostenreductie, het verhogen van de inkomsten, het aanboren van nieuwe markten en het nóg steviger verankeren van de organisatie in het Museumkwartier.

1.5.2 A.

Beoogde maatschappelijke effecten De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek.

B.

Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie.

C. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen D. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’).

1.5.3

Effectenindicatoren

Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal: We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging. We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%. Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld. Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen.

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Jouw Collectie begint in HUA’ Ad a. De (digitale) toegankelijkheid van de collectie en activiteiten vergroten voor een breder, diverser en inclusiever publiek. Indicatoren: A.

Verloopt de dienstverlening grotendeels digitaal:

B.

We brengen de openingstijden van de studiezaal terug ten gunste van de digitale raadpleging

HUA voert standaard gedurende het jaar kwantitatief gebruikersonderzoek uit. Daarnaast doen we jaarlijks kwalitatief gebruikers- en klantonderzoek door middel van o.a. enquêtes. In 2023 lag de focus vooral op de bezoekers van de Expo en activiteiten en minder op de dienstverlening omdat we in 2022 al een grootschalig UX-

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

14

onderzoek hebben uitgevoerd onder onze websitegebruikers en studiezaalbezoekers. In 2023 hebben we diverse quick-wins en verbeteringen die uit ons onderzoek volgden uitgevoerd om onze website en online dienstverlening te verbeteren. Door de implementatie van het customer-supportsysteem Freshdesk en Freshchat in mei 2023 heeft team Dienstverlening een wezenlijke professionaliseringsslag gemaakt. Verzoeken van klanten worden gestructureerd en snel opgepakt, hierdoor kunnen we eenvoudig de kwaliteit en service monitoren. De integratie van de chatmodule en e-mailbeantwoording is een belangrijke stap in het optimaliseren van onze digitale dienstverlening. Ook geeft het systeem ons waardevolle inzichten over de diversiteit aan binnenkomende verzoeken: cruciale input in ons proces om de klant verder centraal te stellen. 2023 in cijfers Onze (digitale) dienstverlening laat het volgende zien ten opzichte van 2022: Er is een stijging van 45% in het aantal chats; Na een daling van 2 jaar zit in 2023 het aantal chats weer flink in de lift. Het verruimen van de openingstijden heeft hieraan bijgedragen. Met de invoering van Freshchat is nu ook mogelijk om bij ons 24 uur per dag een bericht achter te laten. Deze nieuwe service wordt gewaardeerd en levert per maand gemiddeld 34 extra contactmomenten via de chatmodule – boven op het aantal chatgesprekken.

Het aantal aanvragen voor bouwtekeningen is gestegen ten opzichte van 2022 met 76%; Een groot succes op het gebied van digitale dienstverlening blijven de bouwdossiers. Het zelfstandig kunnen aanvragen van digitale kopieën van afgeschermde bouwdossiers voldoet aan een enorme vraag en deze groei blijft doorzetten. Het aantal gebruikers van de website www.hetutrechtsarchief.nl is gedaald met 65%; In 2023 is Google overgestapt van Google Universal Analytics (GUA) naar Google Analytics 4 (GA4). Deze nieuwe meetmethode voldoet aan de Europese privacywetgeving. Er wordt niet langer gemeten op basis van individueel en herleidbaar gedrag via IP-adressen, maar op basis van gebeurtenissen op de website, zogenaamde “events”. Een zuivere en betere meetmethode die daadwerkelijk registreert wat er gebeurt op de site. Dit heeft gevolgen voor de statistieken van onze website; deze zijn niet één op één te vergelijken. We beoordelen trends nu over een periode van 5 jaar. Deze daling is niet zorgelijk. Het verkeer op onze website is de laatste 5 jaar heel veranderlijk gebleken. Ook speelt mee dat door de coronacrisis en het intensieve verkeer uit Azië in 2021 en 2022 onze metingen alle kanten op gingen en nogal diffuus bleken. Onze website doet het goed. Ten opzichte van 2019 hebben wij een stijging van 7% wat een mooi resultaat is.

Bijzonder: de nieuwe meetmethode op basis van gebeurtenissen van Google heeft een grote verschuiving laten zien in het doel van het bezoek. 31% van alle gebeurtenissen op de website vindt plaats in de Beeldbank die daarmee nu met stip op 1 staat in de lijst van meest bezochte pagina’s, gevolgd door de pagina Personen met 18%. Er is een stijging van 40% in het aantal inlichtingenverzoeken via de email ten opzichte van 2022; Deze stijging is niet verassend. Nu de klant steeds vaker vanuit huis onderzoek doet en er meer digitaal beschikbaar komt, worden de vragen vaker via e-mail gesteld i.p.v. in de studiezaal. De dienstverlening verplaatst zich steeds meer van de studiezaal naar e-mail, chat en telefoon. Het aantal bezoekers aan de studiezaal steeg met 5% ten opzichte van 2022; De trend in het studiezaalbezoek is dat het bezoekersaantal stabiliseert. In vergelijking met het pre-coronajaar 2019 ontvangen we 50% minder bezoekers op jaarbasis. De digitale raadpleging heeft een veel grotere plek gekregen in het onderzoek van onze klanten. De openingstijden van de Studiezaal zijn in 2023 niet verder teruggebracht: elke dinsdag en woensdag waren we geopend van 9.00 tot 17.00 uur en op donderdag van 9.00 tot 21.00 uur.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

15

Tot slot heeft HUA met het aanstellen van een nieuwe coördinator dienstverlening en programmamanager digitale dienstverlening kennis binnengehaald op het vlak van Interaction & User Experience Design. Er is een start gemaakt met het ontwikkelen van een nieuwe, toekomstbestendige visie op hybride dienstverlening.

Ad b. Door gebruikers en bezoekers actief te betrekken zorgen voor een groter en breder maatschappelijk draagvlak en daarmee een groter ‘rendement’ van onze collectie. Indicator: C. We richten ons door verbeterde toegankelijkheid en nieuwe diensten op een stijging van het gebruik van de online collectie met 25%. D. Zijn onze collecties vindbaar op hetutrechtsarchief.nl, Wikipedia, WieWasWie, Archieven.nl, UtrechtAltijd en het Netwerk Oorlogsbronnen. Op archieven.nl was er een stijging van bijna 5% aan paginaweergaven ten opzichte van 2022. De dienst Scanning on Demand, waarbij klanten een verzoek kunnen doen om archiefstukken te laten digitaliseren daalde licht. Het aantal scans dat gedigitaliseerd werd bedroeg in 2023 430.295 ten opzichte van 435.437 in 2022, een hele lichte daling van 1,2% In 2023 hebben we grote stappen gezet binnen het programma Digitale Toegankelijkheid, dat loopt van Q2 2022 tot en met Q1 2025. Dit driejarige programma leunt op twee pijlers: 1.

Implementatie van Linked Open Data (LOD) om Het Utrechts Archief toegankelijk te maken voor hergebruik door anderen en als basis voor gemakkelijk zoeken op onze toekomstige eigen website;

2.

De collectie digitaal toegankelijker maken door toepassing van innovatieve technologie, zoals Artificial Intelligence (AI).

Met collega’s vanuit de hele organisatie werken we aan de twee pijlers en hebben we veel gerealiseerd in 2023: 1.

LOD. Belangrijke mijlpaal eind 2023 is het besluit vanuit de gebruikersvereniging van ons CBS MAISFlexis, dat MAIS-Flexis NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed) compatibel gaat worden door implementatie van de “vijf vinkjes” van het NDE, i.s.m. onze leverancier DE REE, het NDE en meerdere archieven. Dit betekent dat wij LOD vanuit de bron kunnen gaan publiceren en met ons alle klanten van DE REE. Mogelijk zullen we ondersteuning hiervoor ontvangen vanuit het NDE. Afgelopen zomer hebben we al gewerkt aan de realisatie van één van vinkjes middels de livegang van fase 1 van het termennetwerk in ons CBS. Verder werken we hard aan onze LOD mapping, waarop we goede feedback hebben gekregen van hergebruikers, externe experts en erfgoedinstellingen die vooroplopen in de implementatie van LOD. Tot slot zijn we een samenwerking gestart met Kasteel Amerongen en Regionaal Archief ZuidUtrecht om onze LOD aan elkaar te verbinden en in een prototype zoekomgeving te ontsluiten in 2024.

2.

AI. We ontsluiten onze archieven met behulp van AI, met name met Handwritten Text Recognition (HTR), waarmee we scans automatisch voorzien van transcripties en op deze manier full text doorzoekbaar maken. Hiervoor gebruiken we HTR-platform Transkribus en open source Loghi. Ook hebben we een keuze gemaakt voor Transkribus Sites als website om de scans en transcripties te publiceren voor de komende paar jaar. Begin 2024 wordt Sites gelanceerd. Daarnaast hebben we op AI gebied ons verdiept in de (on)mogelijkheden van Large Language Models (LLM’s) als ChatGPT. Wij zien hier mogelijkheden voor ontsluiting van onze collectie en het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Zowel voor de LOD als de AI zijn we in nauw contact met andere innovatieve erfgoedinstellingen. Wij organiseerden bijvoorbeeld samen landelijke kennissessies zoals “ChatGPT of nie” voor het erfgoedveld en waren gastsprekers over AI en archieven tijdens de jaarlijkse KVAN dag. Ook namen we deel aan LOD feedbacksessies met archieven en organiseerden er zelf een begin januari 2024. In 2024 gaan we hiermee door

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

16

o.a. met een GPT-NL en erfgoed sessie, deelnamen aan een round table over LLM’s op het Transkribus congres in Innsbruck en als lid van het kernteam van AI en cultuur van DEN. Succesvolle afsluiting WO II project In 2020 startte HUA een groot digitaliserings- en ontsluitingsproject met betrekking tot de bronnen uit en over de Tweede Wereldoorlog. Dankzij steun van het Mondriaanfonds werden circa 50 meter aan oorlogsbronnen afkomstig uit verschillende archieven en collecties gedigitaliseerd. Hiervan is een deel gemetadateerd op namen van personen en/of locaties. Deze data zijn ook toegankelijk via Netwerk Oorlogsbronnen. Voor het raadplegen van deze data zijn i.v.m. de AVG twee beslisbomen opgesteld: één voor archieven mét en één voor archieven zonder bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens. Deze werden op het KIA-platform gepubliceerd. Daarnaast werd in 2023 een 7-delige podcast ‘Utrecht in oorlogstijd’ gepresenteerd waarin aan de hand van persoonlijke verhalen en bronnen bij HUA deze periode voor de hedendaagse bezoekers wordt verlevendigd, zie Luister naar de podcast Utrecht in oorlogstijd - Het Utrechts Archief. Het WO2 project werd op 14 maart 2023 afgesloten met een zeer goed bezocht symposium bij Het Utrechts Archief in samenwerking met Netwerk oorlogsbronnen, waarbij het laatste onderdeel van het project werd gelanceerd: Op de kaart (hetutrechtsarchief.nl).

Ontsluiting van Utrechtse Gezinskaarten (1910-1936) Van het crowdsource invoerproject van de Utrechtse Gezinskaarten (1910-1936) stond de teller eind 2023 op de invoer (en gedeeltelijke controle) van ruim 60.000 kaarten. Er deden bijna 150 deelnemers digitaal mee. Deze data zijn straks na publicatie op onze eigen website ook toegankelijk via WieWasWie en archieven.nl. Wandeling met tekenaar Herman Saftleven op expositie Getekende Stad en Utrecht Time Machine Voor de Utrecht Time Machine (UTM) - waaraan HUA als partner deelneemt - is een wandelroute gemaakt bestaande uit elf tekeningen van Herman Saftleven die zich in de collectie van HUA bevinden en ook deels als origineel in de expositie De Getekende Stad te zien zijn. De tekeningen hebben als onderwerp de Utrechtse stadswal en de route is gebaseerd op het boek ‘Wandelen over de Utrechtse stadswal’ van Laurens Schoemaker. Bezoekers werden uitgenodigd om zelf de wandeling te gaan maken in de UTM app, om zo het huidige Utrecht door de ogen van de kunstenaar te bekijken. Er werd ook een video presentatie oud/nieuw van deze tekeningen gemaakt, een bijzonder populair onderdeel op de expo.

Ad c. Het Utrechts Archief is zichtbaar in de wijk door middel van partnerschappen met inwoners, maatschappelijke organisaties en erfgoed- en onderwijsinstellingen Indicatoren: E.

Is het aantal bezoekers met een migratieachtergrond aan het publieksprogramma verdubbeld.

F.

Organiseren we jaarlijks één grote wisselexpo en twee participatieprojecten.

In 2023 organiseerde HUA drie verschillende tentoonstellingen. De in december 2022 geopende tentoonstelling Utrechts Nieuwste toonde recente diverse acquisities uit de collectie, aangekocht van of geschonken door diverse Utrechters. In de tentoonstelling waren stukken uit de archieven van bekende Utrechtse ondernemingen, Black Lives Matter-protestborden, videoregistraties van de sloop van de Stationswijk en stukken uit het recentelijk geschonken archief van homodiscotheek De roze wolk. De bezoeker werd uitgenodigd om zelf archief te delen in het kader van de Corona-hotspot. In samenwerking met Utrecht Marketing en de Domtoren opende HUA in april 2023 de tentoonstelling ‘In de steigers. 700 jaar bouwen aan de Domtoren’. In deze tentoonstelling was veel beeldmateriaal uit de eigen collectie te zien, naast interviews met Domtoren-kenners en onderdelen van de Domtoren zelf, van een honderd jaar oude bouwlift, tot een originele waterspuwer van 300

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

17

kilo. Dankzij een combiticket-actie met het VVV en mooie samenwerkingen voor het publieksprogramma, trok de tentoonstelling nieuw publiek, van toerist tot oude Utrechter. In oktober opende de tekeningententoonstelling ‘De getekende stad’, waarin de topstukken van de beeldcollectie uit de kast zijn gehaald ter ere van de 25 e verjaardag van Het Utrechts Archief. De opening ging gepaard met de presentatie van de heruitgave van het boek ‘De getekende stad’, geschreven door Tolien Wilmer. Deze tentoonstelling inspireert alle bezoekers, jong en oud, om na het zien van de mooiste tekeningen van de 17e, 18e en 19e eeuw zelf het tekenpotlood op te pakken. De jongste bezoeker kan knutselen, lezen en spelen in het kinderatelier – waar ook menig volwassene blijft hangen. Het aantal bezoekers dat in 2023 de expo bezocht steeg ook dit jaar weer ten opzichte van het jaar ervoor. HUA mocht 16.169 bezoekers verwelkomen, een stijging van zo’n 40%. Het publieksprogramma trok dit jaar 4569 bezoekers. Zij namen deel aan activiteiten zoals rondleidingen, workshops, lezingen, filmvertoningen en verschillende grotere evenementen, zoals de Museumnacht Kids en de Nacht van de Utrechtse geschiedenis. Via online programmering werden 4992 bezoekers bereikt. In mei en juni werd de nieuwe podcastserie ‘Utrecht in oorlogstijd’ gepubliceerd. Deze is in het afgelopen jaar 3307 keer gedownload.

De in 2020 gepubliceerd podcast ‘Rampjaar’ werd in 2023 door 1685 mensen gedownload. Ad d. Een bijdrage leveren aan inclusieve en participatieve cultuureducatie in de breedste zin in Utrecht (zgn. ‘formal and informal learning’). Indicator: G. Hebben we een nieuw en inclusief educatieaanbod voor PO en VO ontwikkeld. In 2023 ontvingen we in totaal 3525 leerlingen bij HUA, exclusief begeleiders. In 2022 waren dit er nog 1967; een stijging van ruim 79%. Deze aantallen zijn onderverdeeld in 162 groepen, die als volgt onderverdeeld waren: •

52 primair onderwijs groepen

•

45 voortgezet onderwijs groepen

•

14 MBO groepen

•

1 HBO groep

•

24 WO groepen

•

26 Volwassenen groepen (Paleografie cursus).

Wij werken samen met Cultuur en school Utrecht voor het boeken van klassen uit het primair en voortgezet onderwijs (bij elkaar 97 groepen). In totaal 37 van de 97 groepen kwamen bij ons op bezoek via CSU. Dit is ruim 38%. Onderwijs aan het primair en voortgezet onderwijs heeft van oudsher altijd op onze locatie aan de Hamburgerstraat plaatsgevonden. In het kader van het educatieplan ontvangen we sinds 1-10-2023 deze doelgroepen ook aan de Alexander Numankade. Tot slot kwamen de groepen die ons in educatieverband bezochten in 2023 uit: •

Utrecht (91%)

•

Amsterdam (4,3%)

•

Culemborg (0,8%)

•

Maarssen (0,8%)

•

Eindhoven (1,15%)

•

Oxford (0,8%)

•

Zeist (1,15%)

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

18

1.6

Speerpunt 3. Onze organisatie maken we met elkaar.

1.6.1

Programmadoel

Dit speerpunt maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HUA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICT-organisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie.

1.6.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het speerpunt ondersteunt HUA en levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en cultuureducatie.

1.6.3 A.

Effectenindicatoren Zijn alle medewerkers qua vaardigheden en competenties voor hun werkzaamheden toegerust op de impact van de digitale transformatie en de netwerksamenleving. Hiervoor organiseren we elk jaar een trainingsprogramma toegespitst op een van de vier kernwaarden: 2021 – Betrouwbaar, 2022 – Toegankelijk, 2023 – Verbindend, 2024 – Duurzaam. Binnen de programma's Didi, DiTo, Didu en DiOr worden deze kernwaarden als randvoorwaarden meegenomen om het de aandacht te geven die wij belangrijk vinden. Daar waar binnen een programma ontwikkeling nodig is op deze thema's wordt hierop meer specifiek ingezoomd. De toepassing van de kernwaarden is op deze manier beter integraal opgenomen.

B.

Is onze organisatie diverser en inclusiever opgebouwd door onze wervingsprocedure aan te passen. De werving & selectieprocedure zijn doorgelicht. De werving & selectieprocedure is zo ingericht dat alle kandidaten worden geselecteerd op dezelfde manier met dezelfde objectieve criteria.

C. Heeft HUA zijn digitale systemen en procedures geoptimaliseerd en vereenvoudigd. Alle systemen en procedures zijn doorgenomen en vereenvoudigd en het aantal systemen is in 2024 gereduceerd.

1.6.4

Wat hebben we ervoor gedaan?

Aandachtsvelden in het speerpunt ‘Onze organisatie maken we met elkaar’ Meerjarenbeleidsplan 2021 - 2024 In 2021 heeft HUA de conclusie getrokken dat alle ambities van HUA voor de komende jaren een digitale component in zich hebben. In 2022 hebben we geconstateerd dat HUA zich inderdaad verder ontwikkelt naar een digitale organisatie en HUA opereert daarbij in de markt waarbij ontwikkelingen op het gebied van technologie en professionaliteit van de ICT-organisaties steeds verder gaan. Deze trend heeft zich in versterkt in 2023 voorgezet. Met onze vier programma’s: digitale dienstverlening (DiDi), digitale toegankelijkheid (DiTo), digitale duurzaamheid (DiDi) en de digitale organisatie (DiOr) maken we steeds meer stappen en komen we uit de experimenteerfase. De conclusie voor 2023 is dan ook dat deze manier van werken resultaten oplevert qua kennis en nieuwe werkmethoden. Daarmee zullen we deze in 2024 waar mogelijk omvormen naar een proces dat past binnen de reguliere werkzaamheden. De andere programma’s worden gecontinueerd in

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

19

2024 en daarvan wordt bekeken of en hoe die een plaats zullen krijgen in het nieuwe meerjarenbeleidsplan 2025 – 2028.

Digitaal Werken en mobiel / thuiswerken In 2023 is er hard gewerkt in het project “Naar besluit vervanging”. Dit heeft er toe geleid dat de eigen HUA informatiehuishouding is aangescherpt met een aanpassing in Sharepoint, dit voldoet nu aan de laatste stand van de archiefeisen. Er is een Handboek Digitale vervanging archiefbescheiden HUA opgezet. Dit beschrijft alle voorwaarden en stappen die nodig zijn om te voldoen aan de specifieke eisen. Ook is er een rapport Elektronische handtekening opgesteld. Dit beschrijft hoe er omgegaan dient te worden met de elektronische handtekening. De praktische stappen die nu gezet moeten worden zijn de daadwerkelijke keuze en implementatie van een pakket voor de elektronische handtekening. Als dit is uitgevoerd kan de archivaris dit proces beoordelen en kan er vervolgens een besluit gevraagd worden aan het bestuur om binnen HUA volledig elektronische te mogen werken en te bewaren voor de eigen informatievoorziening. Dit is gepland voor 2024.

Organisatie en personeel 2022 is een jaar waarin we veel nieuwe medewerkers hebben binnengehaald. Er waren in de personeelsformatie gaten ontstaan vanwege pensioneringen en het wegvallen van de expo door de coronamaatregelen. Hierdoor was er geen werk voor bijv. Rondleiders, publieksmedewerkers, tentoonstellingsmakers etc. In 2022 kwamen er weer schoolklassen op bezoek, werden nieuwe expo's geopend en activiteiten gestart zodat we daarvoor nieuwe medewerkers hebben geworven. Ondanks de krapte in de arbeidsmarkt is dat grotendeels gelukt.

Medewerkersonderzoek In 2022 is er een medewerkersonderzoek uitgevoerd. Er is gekozen om dit om een andere wijze dan een anonieme individuele enquête te doen namelijk door een workshop per afdeling waarbij 7 bronnen van arbeidsvreugde het uitgangspunt waren. Dit traject is vervolgd in 2023. De acties van de workshops zijn in een personeelsbijeenkomst met elkaar gedeeld en zijn er afdelings-overschrijdende acties benoemd die verder zijn uitgewerkt. Daarnaast zijn de 7 bronnen van arbeidsvreugde geïntegreerd in de individuele jaargesprekken van de medewerkers. De nieuwe methode werd positief beoordeeld door de OR en de medewerkers.

ARBO De afspraken over ‘thuis en op kantoor werken’ worden in het MT op regelmatige momenten doorgenomen. Het daarvoor opgestelde bruikleenbeleid van kantoormiddelen voor het thuiswerken werkt goed. Het ziekteverzuim is iets gestegen t.o.v. van 2022 van 3% naar 3,7% over 2023. Dit blijft daarmee laag en ruim onder het landelijk gemiddelde over 2023 van 5,0%.

Vrijwilligersbeleid Het archief heeft naast medewerkers ook altijd een grote groep vrijwilligers aan zich weten te binden. In tegenstelling tot eerdere jaren wordt er sinds de coronaperiode echter op een ander manier gewerkt. Een grote groep van vrijwilligers werkt nu mee via crowdsourcing projecten. Op deze manier kunnen vrijwilligers onafhankelijk van tijd en plaats een bijdrage leveren. Daarnaast zijn er nog enkele vrijwilligers op direct wijze verbonden aan HUA, zij staan HUA bij met hun specialistische kennis.

ICT Eind eerste helft 2023 is de daadwerkelijke keuze gemaakt voor een externe leverancier voor de ondersteuning van de kantoorautomatisering, netwerkbeheer en de elektronische beveiliging en bewaking van de ICT. (Dit laatste geschiedt dan 24/7 met aanvullende afspraken.) De keuze is daarbij gevallen op Score Utica. Daarbij is een alternatieve opslag- en backup-oplossing gekozen die door Score Utica wordt ondersteund. Dit is een oplossing van Comex geworden, Comex is een partner die bekend is binnen de overheid bij gemeenten, archieven en de Koninklijke Bibliotheek. Na een degelijke voorbereiding is de overname van de kantoorautomatisering door Score Utica in december gerealiseerd. Dit is tot tevredenheid van de medewerkers

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

20

geruisloos gegaan. De overname van het netwerk door Score Utica staat gepland voor januari 2024. De 24/7 monitoring (SiemSoc) staat gepland voor februari 2024. Daarmee kan deze fase afgesloten worden en kan de nieuwe ICT regie-organisatie binnen HUA bij een vernieuwd team ICT belegd worden. De CISO (InCyber) kijkt op alle onderdelen in deze transitie mee en scherpt de beveiligingseisen aan waar nodig. Afgesproken is dat de CISO beging 2024 een volledige audit zal uitvoeren op de daadwerkelijke geïmplementeerde veiligheidsmaatregelen.

Energiekosten en duurzaamheid Na de positieve resultaten qua besparingen in 2022 is er binnen HUA verder geëxperimenteerd met de klimaatbeheersing in de depots. De nieuwe archiefwet 2021 zal extra ruimte bieden op dit gebied. In samenwerking tussen de conservator, archivaris, facilitair manager en het hoofd Bedrijfsvoering is er gezocht naar mogelijkheden en is er geëxperimenteerd. Het meest geschikte voor onderzoek is de A-toren. Er is een test gedaan met volledige recirculatie van de lucht op één verdieping, eerst 24 uur, vervolgens een week, 2 weken en daarna een maand. De resultaten zijn zo goed dat dit nu permanent wordt gedaan. De relatieve luchtvochtigheid, temperatuur en CO2-waarden blijven vrijwel constant. Het gevolg van volledige hercirculatie is dat er vrijwel geen energie toegevoegd hoeft te worden aan het systeem, hetzij door verwarmen, hetzij door koelen. Ook wordt er geëxperimenteerd met de dode zone van de thermostaten van de luchtbehandelingskamer. Ook dit geeft ruimte tot besparingen. Dit alles is uitgetest op 1 verdieping. Maar dit hoeft niet voor alle voor alle verdiepingen te gelden, zo zal de hoogste verdieping, dus direct onder het dak, meer last hebben van de zon dan de onderste verdieping onder de grond. Het probleem is nu dat er geen aparte meters zijn binnen de luchtbehandelingsinstallatie per verdieping en niet per verdieping.

Er wordt nu onderzocht hoe dit is te realiseren en welke kosten er aan verbonden zijn omdat het hier in totaal 14 verdiepingen gaat. Ook wordt er met de technisch installateur onderzocht hoe er dan systematisch gemeten kan worden om vervolgens tot een overkoepelend plan en vervolgens systeem te komen om het geheel aan te kunnen gaan sturen. Dit is een tijdrovend proces met veel onbekende variabelen. In 2024 wordt gekeken hoe dit voor de jaren daarna, dus in de nieuwe meerjarenbeleidsperiode, geïmplementeerd kan worden. Dit alles in combinatie met nieuwe wettelijke eisen qua bezuinigingen en qua verantwoording.

JAARSTUKKEN 2023- [Status]

21

Warmteverbruik (GJ)

2021

Alexander Numankade Kantoor A-toren B-toren Hamburgerstraat

Electraverbruik (GWH)

2022

300 182 421 500

2021

Alexander Numankade totaal Hamburgerstraat

Besparing

200 161 340 470

2022

2023

33% 12% 19% 6%

Besparing

Besparing

205 101 328 470

2023

33% 37% 4% 0%

Besparing

617

591

4%

577

2%

221

175

21%

164

7%

In samenwerking met het Nationaal Archief en de andere RHC’s is er een terugkerend klimaatoverleg opgestart om de inspanningen van elk RHC en het Nationaal Archief te bespreken en op zoek te gaan naar best practices. Dit overleg wordt voorgezet in 2024.

Uittreding Rijk In de bestuursvergadering van juni heeft het AB gesproken over de scenario’s voor de uittreding en heeft het AB de voorkeur uitgesproken voor het scenario Voortzetten gemeenschappelijke regeling met daarbij het doorvoeren van de noodzakelijke aanpassingen. Daarbij heeft het AB de opdracht gegeven om twee werkgroepen in te stellen: 1.

Een werkgroep o.l.v. de directie van HUA om ambtelijk en met alle geledingen de uittredingsregeling voor te bereiden voor vaststelling in het AB;

2.

Een werkgroep o.l.v. GU om een concept gemeenschappelijke regeling op te stellen met alle wijzigingen en uitwerkingen risicoparagraaf bestuurlijk zodat deze voorgelegd kan worden aan AB en vervolgens aan GU en PU en daarna aan de raad en de staten.

Begin september heeft de Tweede Kamer gesproken over het al dan niet controversieel verklaren van de nieuwe archiefwet 2021 en deze wet is niet controversieel verklaard. De verwachting is dat de wet medio 2024 vastgesteld zal worden, maar dit kan na de zomer worden. De planning van de uittreding van OCW uit de gemeenschappelijke regeling hangt hiermee samen en is op dit moment gepland voor 1 januari 2025. De werkgroep Uittreding is opgestart door HUA en hiervoor is het bureau Van de Laar aangetrokken. Het plan van aanpak is uitgewerkt en de werkgroep is van start gegaan. Bij GU hebben de voorbereidingen voor de werkgroep Aanpassing GR plaatsgevonden. De inhoudelijk juridische experts vanuit GU en PU zijn begonnen met het in kaart brengen van de noodzakelijke aanpassingen. Met het in werking treden van de wet WGR worden er aanvullende eisen gesteld aan de invulling en verantwoording van de taken van de gemeenschappelijke regelingen. Het bestuur heeft in de december vergadering gesproken over de termijn voor de zienswijze en hierin is besloten de termijn van 12 weken voor de zienswijze vanaf 2024 te hanteren. Daarmee wordt voldaan aan een van belangrijks wijzigingen uit de nieuwe WGR. De werkgroep Aanpassing GR neemt dit mee in het project. Op bestuurlijk niveau vinden er afstemmingsgesprekken over de uittreding plaats tussen dhr.