Handreiking zelfbeheer binnensportaccommodaties

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

HANDREIKING ZELFBEHEER BINNENSPORTACCOMMODATIES

pagina 1

Utrecht.nl

Datum

5 maart 2025

pagina 2

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

INHOUDSOPGAVE

1

INLEIDING EN CONTEXT .........................................................................................................................................4

2

SLEUTELBEHEER .....................................................................................................................................................8

3

ONTMOETINGSRUIMTE EN SPORTKANTINE ...........................................................................................................9

4

BEWONERSBOD ...................................................................................................................................................11

BIJLAGE 1. STAPPEN BIJ BEWONERSBOD ....................................................................................................................14 BIJLAGE 2. UITGANGSPUNTEN VOOR BEWONERSBOD ................................................................................................16 BIJLAGE 3. TOELICHTING OP BEOORDELING ................................................................................................................19 BIJLAGE 4. BELEIDSKADER VOOR ZELFBEHEER ............................................................................................................21

pagina 3

Utrecht.nl

1 INLEIDING EN CONTEXT In deze handreiking leest u hoe de gemeente Utrecht sportverenigingen ondersteunt bij zelfbeheer van binnensportaccommodaties. De handreiking is opgezet als een praktische gids voor sportverenigingen die overwegen zelfbeheer toe te passen en biedt zowel kaders als concrete tips voor de uitvoering.1 Deze handreiking biedt een overzicht van de mogelijkheden en verantwoordelijkheden rondom zelfbeheer, zodat sportverenigingen goed geïnformeerd hun stappen kunnen zetten richting een vorm van zelfbeheer die past bij hun ambities en capaciteiten.

Beschrijving Utrechts sportlandschap Sportverenigingen zijn in de basis organisaties van, door en voor leden. Bij het reilen en zeilen van een sportvereniging komt veel kijken. Vitale verenigingen hebben hun zaken op orde. Zij hebben bijvoorbeeld een goed functionerend bestuur, voldoende vrijwilligers, zijn financieel gezond, zorgen voor voortdurende aanwas van leden en werken vanuit een visie. Maar in deze tijd van individualisering en terugloop van vrijwilligers is het niet vanzelfsprekend dat elke sportvereniging vitaal is. Daar waar de vitaliteit onder druk staat, kan SportUtrecht ondersteuning geven. Het beheren en exploiteren van een sportaccommodatie is een professionele taak met een variëteit aan taken en verantwoordelijkheden. De meeste sportverenigingen zijn gebaat bij voldoende en betaalbare sportaccommodaties en doen dat graag in een huurconstructie. De gemeente is eigenaar van de sportaccommodaties, beheert en exploiteert. De sportvereniging huurt en gebruikt. Een paar Utrechtse verenigingen doen zelf beheer- en/of exploitatietaken. Zij hebben niet de volledige verantwoordelijkheid, maar nemen een deel van de taken over van de gemeente. Een klein deel van de sportverenigingen heeft interesse in een vorm van zelfbeer.

Indien iemand initiatief toont voor mede- of zelfbeheer, dan kan de gemeente dit faciliteren om meer betrokkenheid en samenwerking van sportverenigingen en inwoners te stimuleren. Dit sluit aan bij de bredere doelstelling uit de beleidsnota ‘Samen stad maken, Geen Utrecht zonder U’, waarbij Utrechters en organisaties meer invloed krijgen op gemeentelijke taken en daardoor maatschappelijke meerwaarde toevoegen. Zelfbeheer kan daarvoor een instrument zijn. Dit past goed in het beleid van de gemeente om lokale gemeenschappen en sportverenigingen meer zelfbeschikking te geven.

1 De handreiking uit 2019 blijft bestaan en geldt in het algemeen voor alle sportaccommodaties. pagina 4

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

De gemeente heeft tientallen binnensportaccommodaties in eigendom, denk aan gymzalen, sportzalen, sporthallen en zwembaden. Dat is ook nodig vanwege de wettelijke taak om gymnastiekvoorzieningen aan te bieden aan het basisonderwijs en speciaal basis- en voortgezet onderwijs. De gemeente voert beheer en exploitatie zelf uit. Drie teams zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden. Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) is eigenaar, Vastgoedexploitatie (VGE) is verantwoordelijk voor het beheren en exploiteren, Maatschappelijke Ontwikkeling/Sport en samenleving voor beleidszaken.

pagina 5

Utrecht.nl

Definitie zelfbeheer Het beleid voor zelfbeheer is maatwerk. Gezamenlijk flexibel zijn is noodzakelijk om aan te sluiten bij de capaciteiten en ambities van een betrokken sportvereniging. De focus ligt op het creëren van maatschappelijke meerwaarde.

Zelfbeheer De kern van zelfbeheer is het uitvoeren van taken door sportverenigingen. Om dat goed te kunnen doen, is een logische splitsing van taken, rollen en verantwoordelijkheden nodig. De gemeente hanteert de volgende definitie: •

Zelfbeheer is het overnemen van taken en verantwoordelijkheden die de gemeente uitvoert, terwijl het eigendom bij de gemeente blijft;

•

Een groep belanghebbenden richt daarvoor een organisatie op of heeft al een organisatie;

•

De gemeente draagt taken en verantwoordelijkheden (deels) over aan de zelfbeheerorganisatie;

•

Het uitgangspunt is dat de zelfbeheerorganisatie ideeën heeft die maatschappelijke meerwaarde, eventuele kostenbesparing en/of kwaliteitsverbetering kunnen opleveren. Een initiatief leidt nooit tot meer kosten voor de gemeente;

•

Gemeente en zelfbeheerorganisatie maken afspraken over de taken, de maatschappelijke meerwaarde en de wijze van verantwoording daarover richting de samenleving.

Vormen van medebeheer en zelfbeheer Zelfbeheer is een mogelijkheid voor sportverenigingen om meer verantwoordelijkheid te krijgen. Hieronder leggen we kort de drie vormen uit: sleutelbeheer, ontmoetingsruimte en het Bewonersbod.

Sleutelbeheer Sleutelbeheer is een eenvoudige manier voor sportverenigingen om zelf op afgesproken tijden het openen en sluiten van een sportaccommodatie voor hun eigen activiteiten te regelen. De vereniging ontvangt daarvoor een sleutel of toegangscode. Dat is prettig voor een vereniging, want het kan flexibiliteit bieden. Er zijn wel enkele voorwaarden, zoals het gastheerschap, de veiligheid voor mensen en het gebouw en het naleven van hygiëneregels. Niet alle accommodaties lenen zich voor sleutelbeheer, in hoofdstuk 2 lichten we dit toe.

Ontmoetingsruimte en sportkantine Bij nieuwe sporthallen, en dit kan in sommige gevallen ook bij bestaande, komt er een ontmoetingsruimte voor sporters, ouders en bezoekers. Deze ruimte, vaak voorzien van basisfaciliteiten zoals verkoopautomaten en watertappunten, versterkt het gevoel van saamhorigheid. Sportverenigingen kunnen ook een horecaloket huren, waarbij horecavergunning nodig kan zijn. Ook is het mogelijk om bij nieuwe sporthallen de pagina 6

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

ontmoetingsruimte te vergroten tot een sportkantine, waarbij een vereniging de sportkantine huurt. In hoofdstuk 3 lichten we dit toe.

Bewonersbod Het Bewonersbod gaat een stap verder. Hierbij kan een sportvereniging bijvoorbeeld het dagelijks beheer en onderhoud van een accommodatie overnemen van de gemeente. Dit vraagt om een goed plan dat de meerwaarde en aanpak duidelijk maakt. De vereniging kan verantwoordelijkheid krijgen voor taken zoals schoonmaak en gastheerschap, terwijl complexe onderhoudstaken bij de gemeente blijven evenals de verdeling van de gebruiksuren (voor sporthallen via zaalverdelingscommissie). Het Bewonersbod is altijd maatwerk, gemeente en vereniging overleggen en leggen de afspraken vast in een overeenkomst. In hoofdstuk 4 lichten we dit toe.

Contact Heeft u als sportvereniging interesse in een vorm van zelfbeheer? De eerste stap is het delen van uw ideeën. Dit kunt u doen door contact op te nemen met de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling via sport@utrecht.nl. In een kennismakingsgesprek kunt u ideeën en plannen toelichten en de verdere mogelijkheden verkennen. De gemeente helpt u vervolgens bij het beoordelen van welke vorm van zelfbeheer het beste past bij uw vereniging.

pagina 7

Utrecht.nl

2 SLEUTELBEHEER Sleutelbeheer is een laagdrempelige vorm van zelfbeheer: de sportvereniging krijgt de verantwoordelijkheid voor het openen en sluiten van de accommodatie bij trainingen en wedstrijden voor de eigen vereniging. Verenigingen zijn zo niet afhankelijk van de aanwezigheid van een gemeentelijke beheerder. Dat geeft kansen om accommodaties ook buiten reguliere openingstijden te gebruiken. Gymzalen kunnen ook tijdens reguliere openingstijden gebruikt worden door sleutelbeheer. Dit kan alleen door duidelijke afspraken met de gemeente over de verantwoordelijkheden. Zo is de vereniging verantwoordelijk voor het veilig afsluiten en het netjes achterlaten van de accommodatie door de gebruikers. De gemeente biedt ondersteuning, bijvoorbeeld door duidelijke protocollen te verschaffen voor het gebruik van de accommodatie, de omgang met sleutels of deurcodes of de veiligheid in een zwembad en toezichthouden aan de zwembadrand. Een aandachtspunt is de veiligheid. Verenigingen moeten ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang krijgen tot de sportaccommodatie en dat de sleutels of toegangscodes veilig beheerd worden. Daarnaast is het noodzakelijk de calamiteitenprocedures goed te kennen en te volgen, zodat bij noodsituaties (zoals ontruiming van de gehele accommodatie) snel en adequaat handelen is gegarandeerd. Sleutelbeheer biedt verenigingen meerdere voordelen.

Het geeft meer controle over de toegangstijden en kan leiden tot een meer gebruik van de sportaccommodatie buiten reguliere openingstijden. Bovendien kunnen sportverenigingen hun betrokkenheid bij de accommodatie vergroten, wat bijdraagt aan een sterkere binding tussen leden en een gevoel van eigenaarschap over de sportaccommodatie. Kortom, sleutelbeheer is een laagdrempelige en praktische vorm van zelfbeheer. In beginsel komen alle binnensportaccommodaties hiervoor in aanmerking, behalve multifunctionele en complexe gebouwen. Een sportvereniging die kiest voor sleutelbeheer sluit een overeenkomst met de gemeente. Hiervoor hoeft de vereniging geen Bewonersbod (zie hoofdstuk 4) in te dienen.

pagina 8

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

3 ONTMOETINGSRUIMTE SPORTHAL MET HORECALOKET OF SPORTKANTINE De gemeente faciliteert een ontmoetingsruimte in sporthallen. Deze voorziening, vaak bij de ingang van de sporthal, biedt een informele setting om voor of na sportactiviteiten elkaar te ontmoeten, te ontspannen of te werken. Het doel: versterken van het verenigingsgevoel en bevorderen van sociale cohesie.

Van ontmoetingsruimte tot sportkantine De gemeente biedt drie vormen aan voor nieuw te bouwen sporthallen en in sommige gevallen ook voor bestaande sporthallen. 1.

Standaard ontmoetingsruimte: Een ontmoetingsruimte met een omvang van 100 m2 voor alle nieuw te bouwen sporthallen. Deze ruimte is openbaar toegankelijk en in beheer van de gemeente.

2.

Ontmoetingsruimte plus horecaloket. Een standaard ontmoetingsruimte van 100 m2 met aanvullend een horecaloket van 20 m2. Het aanvullende horecaloket kan gehuurd en geëxploiteerd worden door één of meerdere sportverenigingen.

3.

Sportkantine: Een sportkantine waarbij de ontmoetingsruimte en het horecaloket wordt vergroot tot een maximum van 250 m2, met de voorwaarde dat één of meerdere sportverenigingen die voor een lange termijn willen huren en exploiteren.

Details over deze drie vormen staan in bijlage 4 van het Uitvoeringsprogramma Utrechtse binnensport 2024 2030.

Een ontmoetingsruimte heeft basisfaciliteiten zoals comfortabele en gastvrije zitplekken, wifi, verkoopautomaten en watertappunten. Zo’n voorziening benadrukt het belang van een leefbare, beweegvriendelijke stad, waarbij sport niet alleen draait om fysieke activiteit, maar ook om verbinding en gemeenschap.

pagina 9

Utrecht.nl

De gemeente moedigt zelfbeheer van ontmoetingsruimte aan. Door bijvoorbeeld een horecaloket te beheren (tweede vorm), kan een vereniging met de juiste papieren en vergunningen op trainings- en wedstrijddagen haar leden en bezoekers extra diensten aanbieden en hierbij ook inkomsten organiseren. Meer informatie is te vinden in het Uitvoeringsprogramma Utrechtse binnensport 2024 - 2030.

Het lijkt logisch dat de zelfbeherende sportvereniging ook trainingen en wedstrijden in dezelfde sporthal kan organiseren. Door deze wisselwerking ontstaat meer een thuishonk voor de sportvereniging. Voor een goede planning en toewijzing van zaaluren is afstemming met de zaalverdelingscommissie noodzakelijk. Een ontmoetingsruimte is een toegankelijke ruimte voor alle gebruikers van de sporthal, ongeacht of een vereniging die beheert. Hiermee blijft de ruimte laagdrempelig en gastvrij, zoals vastgelegd in het gemeentelijke beleid.

Een sportvereniging die kiest voor huur en beheer van een ontmoetingsruimte met horecaloket en/of sportkantine sluit een huurovereenkomst met de gemeente. Hiervoor hoeft de vereniging geen Bewonersbod (zie hoofdstuk 4) in te dienen. Het uitgangspunt is de Beleidsregel Selectieproces bij uitgifte, verkoop, verhuur en ingebruikgeving.

pagina 10

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

4 BEWONERSBOD Tot slot is er een verdergaande vorm van zelfbeheer van een sportaccommodatie op basis van een Bewonersbod, ook wel Right to Challenge genoemd. Hierbij daagt een sportvereniging de gemeente uit om bepaalde gemeentelijke taken te gaan uitvoeren. Het gaat om maatwerk op basis van het initiatief van een vereniging. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de gemeente. Een Bewonersbod richt zich op het uitvoeren van bepaalde gemeentelijke taken voor het beheer van een binnensportaccommodatie. Denk hierbij aan het dagelijkse beheer zoals schoonmaak, klein onderhoud en gastheerschap. Taken zoals het opstellen en uitvoeren van onderhoudsplannen voor bijvoorbeeld gebouw en technische installaties, programmering van activiteiten en borgen en managen van juridische en financiële verantwoordelijkheden, blijft de gemeente zelf doen omdat het complex en risicovol is. Een Bewonersbod hierop is niet mogelijk. Dit garandeert de veiligheid, kwaliteit en continuïteit van de sportaccommodaties. De verenigingen kunnen zich volledig richten op hun kerntaak als sport- en beweegaanbieder en de praktische, dagelijkse aspecten van het beheer. Iedere vereniging met een goed plan voor zelfbeheer kan de handschoen opnemen en de gemeente uitdagen.

Mogelijkheden De verdergaande samenwerking vraagt om heldere uitgangspunten die zijn te vinden in bijlage 3. Daarnaast spreekt het voor zich dat de sportvereniging voldoet aan de Utrechtse normen voor goed bestuur, inclusief transparante besluitvorming, verantwoording en toezicht. De zelfbeherende organisatie is logischerwijs zichtbaar en aanspreekbaar. Ook de bedrijfsvoeringselementen zijn essentieel. De gemeente verwacht dat de zelfbeheerorganisatie jaarlijks de prestaties en financiële resultaten verantwoordt en hierover een inhoudelijk dialoog plaatsvindt. De gemeentelijke sportaccommodaties zijn publieke voorzieningen voor alle inwoners en dat moet bij een Bewonersbod ook zo blijven. Het is dus niet mogelijk een sportaccommodatie alleen voor de eigen vereniging te gebruiken. Tenslotte mag zelfbeheer nooit meer kosten dan beheer door de gemeente.

Zaalverdelingscommissie

pagina 11

Utrecht.nl

Indien een sportvereniging een Bewonersbod doet op een binnensportaccommodatie, dan is het logisch dat die ook haar trainingen en wedstrijden in dezelfde accommodatie organiseert. Voor een goede planning en toewijzing van zaaluren is afstemming nodig met de gemeente en (voor de sporthallen) de zaalverdelingscommissie. Deze commissie heeft de taak om de beschikbare binnensportcapaciteit op jaarbasis te verdelen, waarbij gekeken wordt naar de bredere behoefte van de sporthal, maatwerk is dus belangrijk.

Overeenkomst Bij een verdergaande vorm van zelfbeheer leggen sportvereniging en gemeente alle afspraken vast in een overeenkomst. In eerste instantie gelden deze afspraken voor een vooraf overeengekomen periode, waarvan de duur kan variëren op basis van factoren zoals de vitaliteit van de zelfbeheerorganisatie of de staat van onderhoud van de accommodatie. Tijdens deze periode vinden er regelmatig gesprekken plaats tussen de gemeente en de zelfbeheerorganisatie, volgens de gemaakte maatwerkafspraken. Wanneer gemeente en sportvereniging ook overeenstemming bereiken over het zelfbeheer waarbij ook (een deel van) de binnensportaccommodatie ter beschikking wordt gesteld, dan beschouwt de gemeente de zelfbeheerorganisatie als enige gegadigde. Vervolgens publiceert de gemeente dat conform de Beleidsregel Selectieproces bij uitgifte, verkoop, verhuur en ingebruikgeving. Pas na het succesvol doorlopen van de procedure uit voorgenoemde Beleidsregel kan de overeenkomst worden aangegaan.

Welke stappen doorlopen voor Bewonersbod? Sportverenigingen die in aanmerking willen komen voor een verdergaande vorm van zelfbeheer, doorlopen een proces met vier stappen. Dat is nodig voor een verantwoorde inrichting en uitvoering (zie bijlage 1 voor details). 1.

Ideeënvorming en voorbereiding. In deze eerste fase melden sportverenigingen hun interesse bij de gemeente. Deze stap is essentieel omdat de sportvereniging hiermee aangeeft bereid te zijn verantwoordelijkheid te dragen voor het zelfbeheer.

2.

Beoordeling en dialoog met de gemeente. Zodra het plan is ingediend, beoordeelt de gemeente de haalbaarheid en maatschappelijke impact ervan. Dit gebeurt in dialoog met de sportvereniging. De aspecten van publieke waarden staan hierbij centraal. Mogelijk dat het plan meerdere malen om aanpassing door de sportvereniging vraagt als uitkomst van de dialoog.

3.

Overeenkomst en implementatie. Als het plan goedgekeurd is, volgt een overeenkomst met gemaakte afspraken. Alle verantwoordelijkheden en taken komen helder op papier te staan. pagina 12

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

4.

Evaluatie, verantwoording en bijsturing. Zelfbeheer is een dynamisch proces dat vraagt om regelmatige evaluatie, tussentijdse rapportages, verantwoording en bijsturing. Alleen zo kan het zelfbeheer aansluiten bij de veranderende behoeften van zowel de sportvereniging als de gemeente.

Beoordelen van Bewonersbod Voor het beoordelen en evalueren van initiatieven voor zelfbeheer gebruikt de gemeente drie thema’s: legitimiteit, betrokkenheid en rendement. Deze zijn gebaseerd op het model van Publieke Waarde2, dat tot doel heeft maatschappelijke opgaven effectief en verantwoord aan te pakken. Een juiste balans leidt tot het succesvol creëren van publieke waarde, op een efficiënte en verantwoorde manier. Dit beoordelingskader helpt de sportvereniging bij het opbouwen van het inhoudelijke plan en de gemeente bij het maken van een afgewogen beslissing. Het helpt ook bij het inzicht krijgen in haalbaarheid, betrokkenheid en waarde van het initiatief. Het kader is zowel goed bruikbaar bij de start als gedurende het evalueren van zelfbeheersituaties.3 Uiteindelijk biedt het duidelijkheid over hoe goed de gemeenschap het initiatief draagt, of het juridisch en maatschappelijk verantwoord is en wat het oplevert in termen van kosten en maatschappelijke baten. Zie bijlage 3 voor een verdere toelichting.

2 Public Value Model (Mark Moore, Harvard).

3 Het bewonersbod is ook vastgelegd in de Verordening samenwerking, participatie en inspraak. pagina 13

Utrecht.nl

BIJLAGE 1. STAPPEN BIJ BEWONERSBOD Sportverenigingen die in aanmerking willen komen voor een verdergaande vorm van zelfbeheer, doorlopen een proces met vier stappen. Dat is nodig voor een verantwoorde inrichting en uitvoering. Hieronder lichten we de vier stappen uitgebreider toe. Ideeënvorming en voorbereiding •

Ambities en doelen formuleren: de sportvereniging beschrijft haar visie op het zelfbeheer en hoe dit aansluit bij haar eigen doelstellingen en de bredere gemeentelijke doelen. Dit kan gaan over het bevorderen van sportparticipatie, het versterken van de rol van de sportvereniging in de buurt of een verbetering in het gebruik van de accommodatie.

•

Maatschappelijke meerwaarde: het plan moet duidelijk maken hoe het zelfbeheer bijdraagt aan maatschappelijke doelen. Dit is een belangrijke factor voor de gemeente om te overwegen of de sportvereniging geschikt is voor zelfbeheer.

•

Organisatiestructuur: de sportvereniging moet een organisatiestructuur opzetten die verantwoordelijkheden en taken duidelijk vastlegt.

•

Financiële onderbouwing: een solide financieel plan is uiteraard belangrijk. Dit plan moet alle relevante inkomsten en uitgaven omvatten en indien van toepassing inclusief verwachte investeringen, onderhoudskosten, huurinkomsten en andere mogelijke bronnen van financiering. Hierin moet ook rekening worden gehouden met risicobeheer en onvoorziene kosten. Afhankelijk van het inhoudelijke plan is deze financiële onderbouwing beperkt dan wel uitgebreid.

•

Risicobeheer: de sportvereniging moet aangeven hoe zij risico’s beheerst, zoals aansprakelijkheden, veiligheidskwesties en mogelijke financiële problemen. Dit kan bijvoorbeeld door een verzekering af te sluiten of door veiligheidsprotocollen te implementeren.

Beoordeling en dialoog met de gemeente •

Toetsing van het plan: de beoordelingscommissie kijkt naar de legitimiteit, de betrokkenheid en het rendement. Ander aandachtspunt is de haalbaarheid van de voorgestelde activiteiten en verantwoordelijkheden.

•

Dialoog met de sportvereniging: de beoordelingscommissie en de sportvereniging voeren gesprekken om de details van het plan te bespreken. Hierbij identificeren we bijvoorbeeld knelpunten, stellen we aanvullende vragen en kijken we naar mogelijke aanpassingen in het plan.

•

Aanpassing en optimalisatie: indien nodig volgt verdere uitwerking of aanpassing van de sportvereniging om het plan meer in lijn te brengen met de verwachtingen of om operationele details te verbeteren. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen vertrouwen hebben in de uitvoerbaarheid van het zelfbeheer.

•

In dialoog en via voorgestelde plannen en afspraken kan het zelfbeheer starten. De vorm van zelfbeheer is door een initiatiefnemer niet afdwingbaar, de voorafgaande dialoog wel. pagina 14

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

Overeenkomst en implementatie •

Vastleggen van verantwoordelijkheden en taken: de overeenkomst beschrijft gedetailleerd welke taken de sportvereniging op zich neemt. De gemeente kan daarbij bepaalde taken behouden, zoals groot onderhoud of technische ondersteuning.

•

Evaluatiemomenten, verantwoording en looptijd: de overeenkomst bevat ook afspraken over de evaluatie en verantwoording van het zelfbeheer, bijvoorbeeld (half)jaarlijkse om te kijken of de afspraken worden uitgevoerd en of het zelfbeheer succesvol verloopt.

•

De looptijd van de overeenkomst: dit kan een proefperiode zijn van één of twee jaar en vervolgens verlenging als de samenwerking goed verloopt. Maar in sommige gevallen kan de looptijd ook langer zijn, afhankelijk van de aard van het zelfbeheer.

Evaluatie, verantwoording en bijsturing •

Periodieke evaluaties: deze bieden de mogelijkheid om te reflecteren op de operationele efficiëntie, het beheer van de accommodatie en de maatschappelijke meerwaarde die de sportvereniging levert. De initiatiefnemer is hier primair verantwoordelijk voor.

•

Aanpassingen doorvoeren: dit kan bijvoorbeeld gaan over het afschalen van bepaalde verantwoordelijkheden als de sportvereniging moeite heeft om deze uit te voeren of juist het toevoegen van nieuwe taken als de sportvereniging haar capaciteit weet te vergroten. Ook is het mogelijk dat de samenwerking beëindigd moet worden.

•

Rapportage en verantwoording: de zelfbeherende organisatie rapporteert aan de gemeente over de stand van zaken, maatschappelijke impact, inhoudelijke, organisatorische en financiële resultaten. Dit is niet vrijblijvend en vergt een nadrukkelijke inspanning.

pagina 15

Utrecht.nl

BIJLAGE 2. UITGANGSPUNTEN VOOR BEWONERSBOD 1. Gemeentelijk beheer en exploitatie als vertrekpunt De Utrechtse binnensportaccommodaties zijn in eigendom van de gemeente, die ze in beginsel ook beheert en exploiteert. Op initiatief van een sportvereniging kan een dialoog worden gestart over de mogelijkheden conform het Bewonersbod.

2. Bewonersbod met maatschappelijke meerwaarde De sportvereniging neemt initiatief en formuleert de ambities en doelstellingen ten aanzien van zelfbeheer. Belangrijk is dat sportverenigingen nadenken over hoe zij meerwaarde kunnen leveren, niet alleen voor leden, maar voor inwoners en maatschappelijke organisaties. De gemeente moedigt sportverenigingen aan om verbindingen te leggen met lokale partners, zoals maatschappelijke organisaties en scholen. Op deze manier maken ze sport en bewegen breder toegankelijk en stimuleren ze een sterkere sociale structuur in de buurt of wijk.

3. Maatwerk in zelfbeheer Er bestaat geen vastomlijnd takenpakket voor zelfbeheer; maatwerk is vereist. Elke sportvereniging is uniek en moet voor zichzelf bepalen wat zelfbeheer kan betekenen. De dialoog met de gemeente kan gaan over verantwoordelijkheden en taken die hierbij horen. Zelfbeheer is flexibel: een sportvereniging kan beginnen met een beperkt takenpakket en dit geleidelijk uitbreiden naarmate de ervaring en capaciteit groeien. Het omgekeerde is eveneens mogelijk.

4. Onderbouwd plan Een goed onderbouwd plan is essentieel voor de beoordeling door de gemeente. Het beschrijft onder meer redenen voor zelfbeheer, te bereiken doelen, maatschappelijke meerwaarde, benodigde activiteiten, organisatiestructuur en financiering. Hiermee toont de sportvereniging aan goed voorbereid te zijn op de verantwoordelijkheden die komen kijken bij zelfbeheer, inclusief het omgaan met risico’s. De gemeente beoordeelt het plan op de drie aspecten van publieke waarde: legitimiteit, betrokkenheid en rendement. De organisatie voldoet aan de Utrechtse normen voor goed bestuur, inclusief transparante besluitvorming, verantwoording en toezicht. Een vorm van zelfbeheer is niet vrijblijvend voor de initiatiefnemer en niet duurder voor de gemeente.

5. Vaste periode, tussentijdse evaluaties en verantwoording De afspraken over zelfbeheer komen in een overeenkomst te staan met (een) vooraf bepaalde huurtermijn(en). Gedurende deze periode vinden regelmatig overleggen plaats om de voortgang en naleving van de afspraken te monitoren en verbeteringen en kansen te bespreken. Tijdens de minimaal jaarlijkse evaluaties en tussentijdse rapportages gaat het ook om de geleverde maatschappelijke meerwaarde en de operationele stand van zaken pagina 16

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

van het zelfbeheer. De zelfbeherende organisatie is verantwoordelijk voor deze evaluatie, inclusief het tijdig aanleveren van rapportages en de verantwoording. Ook kritische aspecten moeten de revue passeren.

pagina 17

Utrecht.nl

6. Toegankelijk, bereikbaar en bruikbaar voor alle inwoners Binnensportaccommodaties moeten toegankelijk, bereikbaar en bruikbaar blijven voor alle inwoners en doelgroepen, zoals scholen en andere (sport)verenigingen. Dit betekent dat sportverenigingen die zelfbeheer uitvoeren, rekening houden met het belang van multifunctioneel gebruik van de accommodatie. Alle gemeentelijke binnensportaccommodaties moeten eerlijk verdeeld worden onder alle gebruikers. Afspraken over de verdeling van gebruiksuren van sporthallen zijn opgenomen in de zaalverdelingscriteria van de Zaalverdelingscommissie.4 Daarnaast zullen de reserveringen via een transparant reserveringsysteem van de gemeente verlopen.

7. Utrechtse sportvereniging Bij het toekennen van zelfbeheer van sportaccommodaties krijgen Utrechtse sportverenigingen de voorkeur vanwege de focus op de maatschappelijke meerwaarde. Zij hebben een directe verbinding met inwoners en maatschappelijke organisaties en kunnen zo beter inspelen op de behoeften van verschillende doelgroepen, zoals jongeren, ouderen en kwetsbare groepen. Zij zijn bij uitstek geschikt om zelfbeheer in te vullen op een manier die bijdraagt aan het creëren van maatschappelijke impact, denk maar aan sociale cohesie, inclusie en een gezondheid en actieve leefstijl. Sportaccommodaties in zelfbeheer zijn bedoeld voor het bevorderen van sport en beweging binnen Utrecht. Alleen sportverenigingen met een goed onderbouwd plan dat zich richt op maatschappelijke meerwaarde, komen in aanmerking voor zelfbeheer. Commerciële exploitanten of andere partijen met een winstoogmerk komen niet in aanmerking.

4 De zaalverdelingcriteria voor de Utrechtse sporthallen zijn opgenomen in bijlage 3 van het

Uitvoeringsprogramma Utrechtse binnensport 2024 – 2030.

pagina 18

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

BIJLAGE 3. TOELICHTING OP BEOORDELING Legitimiteit

Betrokkenheid

Rendement

Deze dimensie kijkt naar de juridische en

Hier wordt onderzocht in hoeverre

Het rendement van een

het initiatief. De vragen die hierbij horen

zijn bij het initiatief. Deze dimensie

basis van de kosten en de baten, zowel

Mag het?

maatschappelijke aanvaardbaarheid van richten zich op de wettelijke kaders en de maatschappelijke acceptatie •

Hoe verhoudt het initiatief zich tot

Wordt het gedragen? inwoners of organisaties actief betrokken benadrukt het belang van participatie en draagvlak •

(Utrechtse) wet- en regelgeving? •

Is er maatschappelijke acceptatie

•

Wie mag gebruikmaken van het

•

Wie mag meedoen in de organisatie

financieel als maatschappelijk •

Hoe actief dragen zij bij aan de

•

Wordt het initiatief gedragen door

•

uitvoering van het initiatief?

kosten?

Is er rekening gehouden met

Wat is het effect op gemeentelijke kosten en/of baten?

gemeenschap? •

Wat levert het maatschappelijk op? Zijn er ook maatschappelijke

een bredere groep in de

van het initiatief?

Wat zijn de kosten van het initiatief en wat levert het op in euro’s?

gedefinieerd?

initiatief (en wie niet)? •

zelfbeheerinitiatief wordt beoordeeld op

organisaties zelf het probleem

voor het initiatief? •

In hoeverre hebben inwoners of

Levert het wat op?

•

verschillende belangen binnen de

Wat voegt het initiatief toe aan wat er al is?

gemeenschap?

•

Wat zijn relevante lessen uit

eerdere, vergelijkbare initiatieven?

Beoordelingscommissie De opdracht van de beoordelingscommissie is het beoordelen van initiatieven en plannen voor zelfbeheer van sportaccommodaties op basis van verschillende criteria zoals de juridische en maatschappelijke legitimiteit, de betrokkenheid van de gemeenschap en het financiële en maatschappelijke rendement. Deze commissie moet waarborgen dat de ingediende plannen niet alleen juridisch haalbaar zijn, maar ook een breed draagvlak hebben, maatschappelijke waarde toevoegen en bepalen wat de impact is op de gemeentelijke organisatie. Opdracht van de beoordelingscommissie: •

Zorgvuldig doorlichten van nieuwe initiatieven voor zelfbeheer op de dimensies van legitimiteit, betrokkenheid en rendement.

•

Na de beoordeling een gefundeerd advies geven aan het management van de verantwoordelijke afdelingen binnen de gemeente (MO Sport, VGU en VGE) over het wel of niet toekennen van het initiatief.

•

Alle lopende initiatieven van zelfbeheer monitoren.

Samenstelling van de beoordelingscommissie: •

Vertegenwoordiger van VGU: vertegenwoordigt de gemeente vanuit haar rol als eigenaar van het vastgoed en het daarbij behorende beheer en onderhoud. pagina 19

Utrecht.nl

•

Vertegenwoordiger van VGE: heeft inzicht in het beheer en de exploitatie van de sportaccommodaties en de praktische aspecten van zelfbeheer door exploitanten en gebruikers van de sportaccommodaties.

•

Vertegenwoordiger van Maatschappelijke Ontwikkeling (team sportbeleid): heeft de rol van voorzitter en zorgt voor input over beleidsdoelen op het gebied van sport en bewegen.

SportUtrecht is als belangenbehartiger van de sportverenigingen ook structureel betrokken in het proces van dialoog en advisering van de initiatiefnemer. De vertegenwoordiger van SportUtrecht kan de initiatiefnemer steunen in het planproces, bijvoorbeeld bij de thema’s maatschappelijke impact en organisatorische aspecten. Daarnaast vraagt de beoordelingscommissie SportUtrecht om onafhankelijk advies op het Bewonersbod, zodat dit advies als onderdeel kan worden ingebracht voor de besluitvorming van de commissie zelf. Deze samenstelling van rollen en taken zorgt voor een breed perspectief en daarmee voor een eerlijke, transparante en gebalanceerde beoordeling van de ingediende initiatieven.

pagina 20

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

BIJLAGE 4. BELEIDSKADER VOOR ZELFBEHEER Leefbare stad en maatschappelijke voorzieningen De gemeente maakt actief beleid voor een leefbare stad. In het koersdocument Leefbare stad en maatschappelijke voorzieningen (maart 2020) staat een uiteenzetting van de uitgangspunten voor de ontwikkeling van maatschappelijke voorzieningen. Het document richt zich op de groei van de stad en hoe maatschappelijke voorzieningen, zoals sportaccommodaties, moeten bijdragen aan een gezonde, inclusieve en duurzame leefomgeving. Het beleid maakt ook zelfbeheer van sportaccommodaties mogelijk als onderdeel van het verbeteren van de leefbaarheid en het efficiënt benutten van maatschappelijke voorzieningen. De gemeente ziet kansen voor sportverenigingen en bewoners om meer verantwoordelijkheid te nemen over het beheer van deze accommodaties, wat kan bijdragen aan een betere aansluiting op lokale behoeften (zie hoofdstuk 3). Waar mogelijk en wenselijk creëren de gemeente hier ruimte voor. Ook bij zelfbeheer blijft de gemeente aanspreekbaar op taken en verantwoordelijkheden.

Sportruimte uitdaging in groeiende en verdichtende stad5 Het vinden van sportruimte is een grote uitdaging in een groeiende en verdichtende stad. De complexe ruimtelijke opgaven vereisen zorgvuldige afwegingen, inclusief passend beheer en exploitatie van het sportvastgoed. Exploitatie van sportaccommodaties is een vakspecialisatie met veel wetten en regels en nauwe verbondenheid met vastgoedbeheer en sportbeleid. In Utrecht zien we een sterk voordeel in het dicht bij elkaar organiseren van sportbeleid, vastgoed en beheer, juist omdat het belang van onderlinge afstemming door de groeiende en verdichtende stad groeit.

Beter, slimmer en creatiever6 Utrecht zet zich in voor een betere, slimmere en creatievere exploitatie, onderhoud, ondersteuning, uitbreiding en vernieuwing van het sportvastgoed. Dat kan door sportverenigingen te betrekken bij nieuwe (ruimtelijke) ontwikkelingen en hun wensen en behoeften in kaart te brengen. Daarbij geven we duidelijk inzicht in de afwegingen en keuzes. Bij renovatie- en nieuwbouwplannen nemen de gemeente verduurzaming direct mee, in samenwerking met SportUtrecht en de verenigingen. Daarbinnen hebben de mogelijkheden van zelfbeheer, multifunctionaliteit en verenigingsgerichte inzet in ontmoetingsruimten ook een rol.

5 B8 Raadsbrief Ontwikkeling van sportvastgoed en gemeentelijke organisatie van sport_def (4 april 2023, Kenmerk 11072666). 6 B8 Raadsbrief Ontwikkeling van sportvastgoed en gemeentelijke organisatie van sport_def (4 april 2023, Kenmerk 11072666).

pagina 21

Utrecht.nl

Waarde horecafunctie binnensport7 Binnensportaccommodaties, zoals sporthallen, hebben meerdere gebruikers zoals sportverenigingen, sportaanbieders en onderwijsinstellingen. Voor veel binnensportverenigingen is de horecavoorziening een belangrijke ontmoetingsplek die het verenigingsgevoel versterkt. Vanuit het sport- en welzijnsbeleid gezien, is de ontmoetingsfunctie een waardevolle manier om sociale verbinding te stimuleren.

Leidende principes voor houding en gedrag De houding en het gedrag van ambtenaren, college en raadsleden zijn een belangrijke bijdrage aan de doelen en missie van Samen stad maken.8 In gesprek met de samenleving zijn zes leidende principes gedestilleerd die moeten leiden tot een gezonde samenwerking. In onderstaand figuur zijn deze principes beschreven. In de beleidsnota Samen stad maken is hierover meer informatie te vinden.

7 Uitvoeringsprogramma binnensport (juni 2024).

8 Beleidsnota Samen stad maken. Geen Utrecht zonder U.

pagina 22

Maatschappelijke Ontwikkeling Sport en Samenleving

Deze leidende principes zijn vanzelfsprekend ook van toepassing op de beoogde initiatieven en eerder gerealiseerde initiatieven.

pagina 23

Utrecht.nl