Gemeente Utrecht - Managementletter 2022.pdf

Follow-up 2022

Op basis van de interim-controle hebben wij vastgesteld dat de periodieke aansluiting tussen de subadministratie en de FA geen onderdeel is van het proces. De gemeente is met de leverancier in gesprek om dashboards te ontwikkelen waarmee ingespeeld kan worden op de informatiebehoefte van de gemeente Utrecht (inclusief de benoemde aansluiting). Daarnaast heeft de gemeente (nog) geen Service Level Agreement (SLA) afgesloten met de leverancier van EasyFunders.

Voor het vormen van een voorziening voor oninbaarheid van debiteuren, wordt er sinds de jaarrekeningcontrole 2021 gewerkt met een vast stramien wat is vastgesteld door de Concernmanager Financiën, Inkoop en Juridische Zaken en wat voor alle organisatieonderdelen geldt. Hiermee heeft de gemeente een concernbrede richtlijn opgesteld en geïmplementeerd t.a.v. het vormen van de voorziening oninbaar alsmede het periodiek bijstellen van de onderliggende inschattingen.

13

2021 – Memoriaalboekingen: In 2020/2021 is er een verbetertraject opgestart rondom de memoriaalboekingen. Wij hebben vastgesteld dat memorialen per heden voorzien zijn van een bevestiging van de opsteller van het memoriaal, dat er een grondslag vanuit de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) bestaat en dat het vier-ogenprincipe wordt toegepast bij het boeken van de memorialen in de financiële administratie. Ondanks deze procesverbeteringen concluderen wij dat er binnen het huidige proces nog geen controlerende functie bestaat die beoordeelt of de conclusie van de opsteller van het memoriaal inzake het bestaan van een grondslag vanuit de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) juist is. U geeft aan dat in het proces c.q. de werkinstructie wordt gewijzigd door het toevoegen van een checklist waarop memorialen worden getoetst. Na implementatie stellen wij de diepgang van de in te vullen checklist vast en of dit voldoende waarborgen geeft voor het memoriaalproces.

Op basis van de interim-controle hebben wij vastgesteld dat dit punt gedeeltelijk is opgelost. Zie verder #1.2 Financieel verslaggevingsproces | Memoriaalboekingen.

Bijlage C Reikwijdte van onze werkzaamheden

2211428725.02/WK/26

Bijlage C - Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2022, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en voor zover mogelijk en efficiënt het testen van de interne beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant zijn voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controle-omgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening. De managementletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2022.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Utrecht toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Utrecht uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in de managementletter.

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle

Reikwijdte werkzaamheden

2211428725.02/WK/27

Bijlage D Groeiende urgentie van een duurzame bedrijfsvoering

2211428725.02/WK/28

Bijlage D - Groeiende urgentie van een duurzame bedrijfsvoering Als organisatie in de publieke sector heeft u belang bij het realiseren van een duurzame bedrijfsvoering. niet alleen vanuit een voorbeeldfunctie, maar ook omdat het verschil maakt. Denk bijvoorbeeld aan beschikbaarheid van energie en arbeid en blijvende toegang tot de kapitaalmarkt. De impact van duurzame bedrijfsvoering wordt snel steeds groter en de vraag naar hoe organisaties omgaan met duurzaamheid wordt steeds urgenter. Graag denken wij met u mee welke impact uw organisatie maakt op het gebied van duurzaamheid. Een belangrijk eerste inzicht is een integraal beeld van uw duurzaamheidsdoelstellingen en -activiteiten afgezet tegen relevante wet- en regelgeving. Hiermee loopt u voorop met dit maatschappelijk relevante thema en bent u in staat aansluiting te houden met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) die vanaf 2024 in stappen verplicht wordt voor verschillende organisaties. Achtergrond Wereldwijd wordt gewerkt aan de 17 Sustainable Development Goals (SDGs). Landen hebben afspraken gemaakt zoals de Green Deal (EU-verband) en in Nederland zijn doelen vastgelegd in onder andere het Klimaatakkoord. Klimaat gerelateerde projecten en activiteiten hebben de aandacht, maar ook sociale en governance doelen maken onderdeel uit van duurzaamheid.

Impact op publieke organisaties Gezien de grote urgentie op het gebied van duurzaamheid, is een belangrijke rol weggelegd voor publieke organisaties. Relevant is om inzicht te krijgen in de brede impact van duurzaamheid (en –verslaggeving) op uw organisatie en te identificeren welke risico’s en kansen toezien op uw activiteiten. Belangrijk om te realiseren is dat gedegen duurzaamheidsverslaggeving een relatief lange voorbereidingstijd kent. Het rapporteren over duurzaamheid is voor veel organisaties nieuw en de grootste uitdaging ziet veelal toe op de beschikbaarheid van betrouwbare informatie, omdat de informatiesystemen vaak nog niet hierop zijn ingericht. Een goede tijdige voorbereiding, inclusief stakeholder- en materialiteitsanalyse is enorm belangrijk om klaar te zijn voor deze nieuwe maatschappelijke rol en deze vorm van verslaggeving. Wij adviseren u om in het jaarverslag 2023 (programma Duurzaamheid) aandacht te besteden aan dit onderwerp.

Wet- en regelgeving rond duurzaamheidsrapportage In april 2021 heeft de Europese Commissie met een wetsvoorstel is de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd, welke naar verwachting in 2022 zal worden aangenomen. Deze nieuwe richtlijn vervangt de huidige niet-financiële rapportagerichtlijn ‘Non-Financial Reporting Directive (2014/95/EU) die momenteel verplicht is voor Organisaties van Openbaar Belang. De CSRD is een richtlijn die ondernemingen verplicht te rapporteren over de milieu- en de sociale impact van hun bedrijfsactiviteiten. Nieuw ten opzichte van de bestaande richtlijn is dat er een verplichting ontstaat om deze informatie te laten toetsen, waarschijnlijk door de accountant of een andere assurance provider. Daarnaast worden ondernemingen verplicht substantieel meer te rapporteren over Ecologische-, Sociale- en Governance factoren. Huidige reikwijdte verplichte duurzaamheidsverslaggeving Ondernemingen die op dit moment onder de NFRD vallen, moeten vanaf 1 januari 2024 voldoen aan de CSRD. Vanaf 2025 volgen ondernemingen, die twee jaren op rij voldoen aan minimaal twee van de drie criteria: € 40 miljoen netto omzet, € 20 miljoen balanstotaal en/of 250 of meer medewerkers. Vanaf 2026 volgen kleinere ondernemingen. Alhoewel publieke organisaties (met uitzondering van rechtsvormen B.V.

en N.V.) nog niet direct gerelateerd worden aan de CSRD is het vanuit de eerder genoemde urgentie van een duurzame bedrijfsvoering van belang aansluiting te vinden met de relevante wet- en regelgeving.

Managementsamenvatting

Bevindingen interim-controle

Reikwijdte werkzaamheden

2211428725.02/WK/29

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities (collectively, the “Deloitte organization”). DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms and related entities are legally separate and independent entities, which cannot obligate or bind each other in respect of third parties. DTTL and each DTTL member firm and related entity is liable only for its own acts and omissions, and not those of each other. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about to learn more. Deloitte provides industry-leading audit and assurance, tax and legal, consulting, financial advisory, and risk advisory services to nearly 90% of the Fortune Global 500® and thousands of private companies. Our professionals deliver measurable and lasting results that help reinforce public trust in capital markets, enable clients to transform and thrive, and lead the way toward a stronger economy, a more equitable society and a sustainable world. Building on its 175-plus year history, Deloitte spans more than 150 countries and territories. Learn how Deloitte’s more than 345,000 people worldwide make an impact that matters at www.deloitte.com.

This communication contains general information only, and none of DTTL, its global network of member firms or their related entities is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte organization shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2022. For information, contact Deloitte Netherlands.