Gemeente Utrecht - Managementletter 2021.pdf

Managementletter 2021 Gemeente Utrecht

26 november 2021

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Datum: 26 november 2021 Ons kenmerk: 211190F569/EB Geachte leden van het college, Wij hebben, conform onze opdrachtbevestiging d.d. 15 september 2021, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021, de interim-controle voor de gemeente Utrecht uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en voor de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, of over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel, en bestrijken daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college, als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

N.R. Fritz RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting

4

Bevindingen interim-controle

12

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren

20

Bijlagen

26

211190F569/EB/3

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Inleiding Voor u ligt de managementletter 2021, waarin wij verslag uitbrengen over de interim-controle die vanaf september 2021 is uitgevoerd. Wij kijken met een positief gevoel terug op de prettige samenwerking met de ambtelijke organisatie. Daarbij merken wij op dat wij tijdens het verrichten van de werkzaamheden wederom hebben moeten omgaan met de gevolgen van COVID-19, wat invloed had op de manier van werken en samenwerken. Het betekent concreet dat wij de interimcontrole grotendeels digitaal en op afstand hebben uitgevoerd. Wij complimenteren de gemeente voor de samenwerking en voor het snelle aanleveren van de gevraagde onderbouwingen. Wel onderkennen wij nog een aandachtspunt op het gebied van het efficiënt laten verlopen van de IT-controle. Inmiddels zijn hiervoor contactpersonen aangesteld binnen uw organisatie. In onze rapportages over voorgaande jaren hebben wij op verschillende onderdelen diverse belangrijke aandachtspunten geconstateerd. In deze managementletter leest u terug dat deze aandachtspunten onder uw aandacht zijn en ook nader worden uitgewerkt. Het jaar 2021 merken wij daarom aan als een ‘tussenstation’, waarbij op de onderkende aandachtsgebieden een verdere voortgang wordt gemaakt.

Wij signaleren dat uw gemeente zich meer dan bewust is van de urgentie van het versterken van de beheersing van een aantal relevante processen. Ons overall beeld naar aanleiding van de interim-controle 2021 komt erop neer dat er reeds diverse acties in gang zijn gezet en dat er keuzes worden gemaakt; wij zien dit als een positieve ontwikkeling. Als actie na afloop van het jaarrekeningtraject 2020 bent u gestart met het project ‘Versterken accountantscontrole’. U betrekt ons als extern accountant hierbij zeer nauw. Wij stellen vast dat u in opzet een gedegen plan heeft opgesteld, waarin minimaal de belangrijke aandachtspunten in het verantwoordings- en controletraject worden geraakt. Het ten uitvoer brengen van het plan vergt overigens veel aandacht en energie van de betrokken medewerkers, in een toch al hectische periode. Wij onderkennen dan ook met u dat het slagen van het project ‘Versterken accountantscontrole’ voornamelijk afhangt van de capaciteiten en kennis van de betrokken medewerkers binnen de verschillende organisatieonderdelen. Essentieel hierbij is het goed volgen van het project (op de output). Hiertoe maken wij met elkaar afspraken, waarbij wij in een voorstadium van de jaareindecontrole meermaals willen peilen in hoeverre het uitvoeren van het plan op schema ligt.

Tevens zullen wij een actualiteitensessie BBV voorbereiden, die wij via een workshop graag met uw medewerkers willen delen. Ook constateren wij dat u ten aanzien van de aandachtspunten uit ons accountantsverslag, o.a. in relatie tot het ambitieniveau, de begroting(swijzigingen) en de kaderstellende functie van de raad, verbeteringen heeft doorgevoerd. Uiteraard gaan wij hier in ons accountantsverslag 2021 bij de jaarrekening wat dieper op in.

211190F569/EB/4

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Belangrijke aandachtsgebieden Belangrijke aandachtsgebieden uit voorgaande controles 1.

Het aanleveren van controle-informatie en onderbouwingen (met name in het fysieke domein). Wij constateren dat er een spanningsveld bestaat tussen ‘druk en ambitie’ en ‘capaciteit’. De processen die gevolgd moeten worden om tot een kwalitatief goede verantwoording en onderbouwing te komen, moeten dan ook worden versterkt. Tevens adviseren wij u om de kaderstelling nader vorm te geven. Het kaderstellen voor het verbeteren van het controledossier wordt verder vormgegeven.

2.

Wij signaleren, net als vorig jaar, een spanningsveld ten aanzien van uw capaciteit met betrekking tot bereikbaarheid, mobiliteit en grondexploitatie. U kunt nog stappen zetten wat betreft het beter met de realisatiekracht in balans brengen van uw ambities. Hierbij kan het noodzakelijk zijn om uw organisatie te versterken. Aandachtspunt onderhanden: het college heeft op 26 oktober 2021 de gemeenteraad geïnformeerd middels een meerjarige analyse gemeentelijke begroting en realisatie.

3.

Wij adviseren u om uw administratie te vereenvoudigen, zoals bijvoorbeeld de administratie van de materiële vaste activa. Hierbij staat de volgende vraag centraal: Welke boekingsgangen zijn complex en kunnen op basis van de huidige informatiebehoefte worden vereenvoudigd? Ook het nut en de noodzaak van interne verrekeningen kunnen hierbij worden betrokken. Aandachtspunt onderhanden: Stuurgroep en plan van aanpak ‘Versterken accountantscontrole’.

4.

Belangrijke afwijkingen tussen begroting en realisatie (resultaat en kengetallen). Aandachtspunt onderhanden, zie ook punt 2 hierboven.

5.

Uw budgetrecht ten aanzien van investeringen kan verder worden verbeterd. Kredietoverschrijdingen worden gemeld, maar leiden in de praktijk meestal niet tot een kredietaanpassing. Aandachtspunt onderhanden: Bijsturingsvoorstellen voor kredieten maken vanaf 2021 deel uit van de tweede bestuursrapportage, paragraaf Investeringen.

6.

Van belang is een adequate wisselwerking tussen de centrale en de decentrale organisatie. Dit vraagt om een centrale kaderstelling richting de organisatieonderdelen, met vanuit de organisatieonderdelen een versterking van de informatievoorziening. Aandachtspunt onderhanden: Stuurgroep en plan van aanpak ‘Versterken accountantscontrole’. Dit is bijvoorbeeld vorm te geven via: • het verbeteren van de input voor een uniforme en consistente documentatie, o.a. ten aanzien van het verantwoorden en controleren van de debiteuren binnen alle organisatieonderdelen; • het verbeteren van de projectbeheersing; • het komen met heldere en eenduidige richtlijnen voor het kwantificeren en afdekken van risico’s met financiële gevolgen.

Wij hebben vastgesteld dat de bovenstaande aandachtspunten zijn opgepakt. 211190F569/EB/5

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Stuurgroep ‘Versterken accountantscontrole’ Uw organisatie heeft een stuurgroep en een projectgroep samengesteld in het kader van het project ‘Versterken accountantscontrole’. Wij schuiven aan bij de stuurgroep om onze reflectie te geven en met uw organisatie eenduidige afspraken te maken voor de jaarrekeningcontrole. Het doel van het project is als volgt: Bij de volgende jaarrekeningcontrole moet de organisatie zodanig zijn voorbereid (capaciteit, procedures, e.d.) en moeten de afspraken met de accountant zo duidelijk zijn dat de dossiers tijdig, volledig, en kwalitatief van voldoende niveau worden opgeleverd en dat het rapport van de accountant conform de planning wordt opgeleverd. Wij zien dat de organisatie hier proactief stappen zet om het interne en het externe controleproces te verbeteren. Op basis van ons overleg in de stuurgroep hebben wij samen met uw organisatie een aantal thema’s benoemd die extra aandacht krijgen in de aanloop naar de jaarrekeningcontrole. Het betreft de volgende thema’s: -

Materiële vaste activa: wij hebben nadere afspraken gemaakt over: de reserve kapitaallasten, de werkwijze met betrekking tot kredieten en investeringen (nieuwe werkwijze LIAS), en de wijze van het administreren in SAP. Om de afspraken definitief te maken, krijgen de onderwerpen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een vervolg.

-

Grondexploitatie: wij hebben gesprekken gevoerd over de onzekerheden (robuuste posten) die vorig jaar uit de ramingen Leidsche Rijn zijn gehaald en hebben afstemmingsmomenten gepland om de uitgangspunten, belangrijke wijzigingen en actualisaties tijdig te bespreken. Nadere informatie hierover vindt u in het hoofdstuk ‘Grondexploitatie’ in deze managementletter.

-

SiSa: het aantal SiSa-regelingen neemt jaarlijks toe. Op basis hiervan moet er jaarlijks ,zowel intern als tijdens onze accountantscontrole, meer tijd worden besteed aan de risicoanalyse en de SiSa-controle.

-

Voorzieningen: er is aandacht nodig voor het moment dat er, op basis van een concrete inschatting van de mogelijke verplichtingen en risico’s, een voorziening moet worden getroffen.

211190F569/EB/6

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Frauderisicomanagement en interne beheersing Via onderzoeken en audits besteedt uw gemeente aandacht aan de onderwerpen ‘fraude’ en ‘integriteit’. U actualiseert iedere vier jaar uw interne frauderisicoanalyse. Volgens uw Jaarplan Concernaudit april 2021 - maart 2022 worden, in navolging van de frauderisicoanalyse, verdiepende frauderisicosessies gehouden. Wij maken, net als in het vorige boekjaar, tijdens onze frauderisicoanalyse en gesprekken met u gebruik van onze interne forensisch specialisten. Dit draagt bij aan een robuuste frauderisicoanalyse en ondersteunt ons in de advisering over uw interne frauderisicoanalyse, inclusief de werkzaamheden op het gebied van fraudepreventie. Gedurende dit boekjaar willen wij onze adviserende rol verder uitbreiden, door onze specialisten te betrekken bij de frauderisicogesprekken. Wij hebben in ons accountantsverslag over vorig boekjaar enkele observaties gedaan met betrekking tot uw interne frauderisicoanalyse, die in deze managementletter zijn opgenomen. Graag bepalen wij samen met u en met onze interne forensisch specialisten welke verbeterslag u hierin kunt realiseren. COVID-19 De coronacrisis heeft, net als vorig jaar, impact op de jaarrekening, de interne controle en de accountantscontrole.

Wij hebben vorig jaar inzicht verkregen in de impact hiervan op uw organisatie, processen en financiële stromen. Dit jaar noemen wij in dit kader de extra controlewerkzaamheden op de verantwoording van de Tozo-regeling en de nieuwe SiSa-regelingen.

211190F569/EB/7

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Grondexploitatie Interne beheersing grondexploitatie De grondexploitatieportefeuille van de gemeente Utrecht is, gezien de omvang ervan, exclusief verliesvoorzieningen, materieel in het perspectief van de jaarrekeningcontrole. In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gerapporteerd dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitatieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten, en daarmee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Utrecht in opzet over een toereikende mix van internebeheersmaatregelen beschikt om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn, maar dat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de inputvariabelen van de grondexploitaties op een adequate wijze tot stand komen. Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij geconstateerd dat een deel van onze bevindingen uit 2020 is opgevolgd.

Twee kritische momenten in het opstelproces van de grondexploitaties kunnen nog verder versterkt worden door de maatregelen van interne beheersing beter zichtbaar te maken, te weten: de onderdelen civieltechnische ramingen en inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen die tijdens het actualisatieproces worden opgesteld. Aangezien niet alle grondexploitaties binnen de gemeente Utrecht hetzelfde risicoprofiel hebben, adviseren wij u prioriteit te geven aan het versterken van de interne beheersing van de grondexploitaties met het hoogste risicoprofiel. Beredeneerd vanuit de aard en de omvang van de grondexploitatie, de resterende looptijd en de restantraming van nog te realiseren baten en lasten, zijn dit vanuit het perspectief van de accountantscontrole de grondexploitaties Leidsche Rijn en Merwedekanaalzone. Wij zullen de afwikkeling van dit punt betrekken bij het beoordelen van de herziene grondexploitatieberekeningen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2021. Robuuste posten Leidsche Rijn In de jaarrekening 2020 zijn de robuuste posten uit de grondexploitatie Leidsche Rijn voor de eerste keer buiten beschouwing gelaten voor de waardering. De totale raming die tijdelijk uit de grondexploitatie is gehaald, bedraagt circa € 241 miljoen. De verslaggevingstechnische correctie die als gevolg hiervan gemaakt is, bedraagt circa € 143,6 miljoen.

Deze correctie heeft geleid tot een incidentele ‘tussentijdse winstneming’ in 2020, die in toekomstige jaren weer wordt teruggenomen, als de kosten die samenhangen met de robuuste posten wel op een betrouwbare wijze geschat kunnen worden en worden teruggebracht in de grondslag voor de waardering van Leidsche Rijn. Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 zullen wij de actuele stand van zaken beoordelen wat betreft de robuuste posten en de verwerking hiervan in de waardering van Leidsche Rijn.

211190F569/EB/8

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Overige bevindingen In onze managementletter rapporteren wij u verder over: • Europese aanbestedingen • Overige detailbevindingen In Bijlage B hebben wij een overzicht opgenomen van de aandachtspunten (voor uw opsteldossier) bij de jaarrekening die voortkomen uit de adviespunten in deze managementletter. Onderhanden onderwerpen Ten tijde van het uitbrengen van de eerste concept-managementletter zijn de volgende onderwerpen nog onderhanden: •

De IT-audit (uw interne en onze IT-auditwerkzaamheden worden in de komende periode afgerond), waarover u in een afzonderlijke managementletter IT-audit geïnformeerd wilt worden.

211190F569/EB/9

Bestuurlijke samenvatting Onze hoofdboodschap aan de gemeente Utrecht Opvolging eerdere aanbevelingen De managementletters over 2020 en eerdere jaren bevatten diverse aanbevelingen. Wij hebben de opvolging aanbevelingen voorgaande jaren in een apart hoofdstuk inzichtelijk gemaakt. Drie van de negen bevindingen zijn opgelost, vier bevindingen zijn gedeeltelijk opgelost en twee bevindingen zijn nog niet opgelost.

Follow-up aanbevelingen voorgaande jaren Niet opgelost

2

Gedeeltelijk opgelost

4

Opgelost

3

Totaal

9

De belangrijkste bevindingen laten wij tevens terugkomen in de hoofdtekst van deze managementletter.

211190F569/EB/10

211190F569/EB/11

Bevindingen interim-controle #1 Frauderisicomanagement en interne beheersing Frauderisicomanagement ‘Fraude’ is en blijft op basis van de actualiteit een belangrijk thema. Wij informeren u daarom jaarlijks over uw aandacht voor het thema ‘fraude’, en over onze zienswijze en evaluatie daarbij. De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van (o.a. materiële) fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van de wet- en regelgeving Als onderdeel van onze interim-controle vragen wij uw organisatie jaarlijks om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van de wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad (of de adviescommissie Controle & Financiën). Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft uw organisatie ook voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst.

Onderdeel van de beheersing van de frauderisico’s is de intern opgestelde frauderisicoanalyse die iedere vier jaar door Concern wordt geactualiseerd. Aangezien in de huidige tijd veranderingen elkaar snel opvolgen, adviseren wij u de frauderisicoanalyse jaarlijks te actualiseren. Uw interne frauderisicoanalyse komt periodiek tot stand op basis van een risico-inventarisatie en -analyse per organisatieonderdeel. Interne procedures en processen moeten periodiek worden geanalyseerd op de risico’s van fraude en integriteit. Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse speelt een cruciale rol bij het ontwikkelen en in stand houden van een effectieve interne beheersing. Dergelijke risicoanalyses maken inzichtelijk op welke plaatsen wellicht nietinteger gedrag kan plaatsvinden, en wat de kwetsbare functies, processen en activiteiten zijn. Bovendien dragen ze bij aan het risicobewustzijn en aan het vermogen om snel te reageren, in het geval van signalen van fraude. De vierjaarlijkse frauderisicoanalyse wordt uitgevoerd in samenwerking met de coördinator Integriteit, met de senior beleidsadviseur Financiën, die verantwoordelijk is voor het gemeentelijk financieel risicomanagementsysteem, en met de concerncontroller. Hierbij werkt de gemeente Utrecht met het programma ‘Weerbare Overheid’.

U bent als college – tezamen met de gemeenteraad – primair verantwoordelijk voor het beoordelen van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving. De frauderisicoanalyse is gedeeld met de directieraad, het college en de adviescommissie Controle en Financiën. De gemeentebrede frauderisicoanalyse is eind 2019 uitgevoerd door Concernaudit.

211190F569/EB/12

Bevindingen interim-controle #1 Frauderisicomanagement en interne beheersing Fraudesignalen Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij.

U heeft ons gemeld dat er geen sprake is (geweest) van fraudegevallen, noch van vermoedens van fraude in het boekjaar 2021 tot op heden. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne-beheersmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van de risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Frauderisico’s tijdens de jaarrekeningcontrole De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de gemeenteraad en het college van de gemeente. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing als nodig is om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Op basis van de door ons uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse, die is opgenomen in onze controleaanpak.

211190F569/EB/13

Bevindingen interim-controle #1 Frauderisicomanagement en interne beheersing Ons advies Wij hebben gedurende onze controle over vorig boekjaar bij onze frauderisicoanalyse gebruikgemaakt van interne forensisch specialisten. Dit draagt bij aan het uitvoeren van een robuuste frauderisicoanalyse en ondersteunt ons bij het adviseren over uw interne frauderisicoanalyse, die eens per vier jaar wordt geactualiseerd. Wij maken ook dit jaar gebruik van onze interne forensisch specialisten. Wij hebben in samenwerking met deze specialisten de volgende observaties gedaan ten aanzien van uw interne frauderisicoanalyse. Graag bepalen wij samen met u en met onze interne forensisch specialisten welke verbeterslag u hierin kunt realiseren. •

Uw interne frauderisicoanalyse is gericht op de geïdentificeerde risico’s op basis van de eigen kernprocessen. Naast de focus op de risico’s die worden geïdentificeerd via het perspectief en de processen van ieder organisatieonderdeel, adviseren wij u om het gehele fraudelandschap bij de analyse te betrekken, om zo de kans te verkleinen dat er risico’s worden gemist of weggelaten. Hierbij kunnen bijvoorbeeld aspecten worden meegenomen als: de waarschijnlijkheid van omkoping en corruptie, mogelijkheden van fraude(sturing) in de financiële overzichten, en het risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management.

•

Concernaudit heeft het bestaan en de werking van de huidige beheersmaatregelen zelf niet getoetst en heeft de bruto/netto weging gebaseerd op informatie uit de gesprekken. In de frauderisicoanalyse worden aanvullende beheersmaatregelen genoemd. Het is belangrijk dat de organisatie het bestaan en de werking van de (huidige en aanvullende) beheersmaatregelen zoals genoemd in de frauderisicoanalyse ook daadwerkelijk gaat toetsen. Wij adviseren u dit op te nemen in het interne auditplan. Daarnaast verdient het aanbeveling om het bestaan en de werking van de beheersmaatregelen zowel centraal als decentraal te monitoren.

•

Uw interne frauderisicoanalyse wordt eens per vier jaar geactualiseerd. Op basis van de decentrale opzet van uw organisatie worden het risicomanagement en de interne-controleplannen tussentijds decentraal geactualiseerd. Op deze wijze speelt u in op actuele situaties, bijvoorbeeld op de frauderisico’s ten aanzien van de nieuwe Tozo-regeling. Tevens maakt u voor het inventariseren en kwantificeren van de financiële risico’s gebruik van Naris. Een aandachtspunt hierbij vormt het bij elkaar brengen en monitoren van de decentraal ingeschatte frauderisico’s.

•

In de frauderisicoanalyse op het niveau van het organisatieonderdeel ontbreekt nog een beschrijving van de restrisico’s en van de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (e.g. accepteren/mitigeren/vermijden). Het verdient aanbeveling om in te gaan op de risicobereidheid ten aanzien van fraude- en compliancerisico’s, zowel op concernniveau als op het niveau van het organisatieonderdeel.

211190F569/EB/14

Bevindingen interim-controle #1 Frauderisicomanagement en interne beheersing Interne beheersing In onze rapportages naar aanleiding van de accountantscontrole over de boekjaren 2019 en 2020 hebben wij uitgebreid stilgestaan bij de decentrale besturingsfilosofie van de gemeente Utrecht en bij de impact hiervan op de interne beheersing binnen de bedrijfsprocessen. Uw gemeente hanteert een decentraal sturingsmodel, waarbij wij samen met u onderkennen dat een stevigere centrale kaderstelling op onderdelen noodzakelijk is. Dit heeft tot gevolg dat concernoverstijgende transactiestromen binnen de gemeente Utrecht op verschillende manieren worden beheerst, omdat de organisatieonderdelen zelf verantwoordelijk zijn voor het ontwerpen en implementeren hiervan. In onze voorgaande rapportages hebben wij gerapporteerd over de mogelijkheden om de risico’s te verkleinen die samenhangen met onze constateringen. Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij dan ook, gezien de relevantie van deze bevindingen, uitgebreid stilgestaan bij de follow-up van onze bevindingen uit 2019 op dit onderdeel. Wij hebben vastgesteld dat er in 2021 diverse verbetertrajecten zijn opgestart door de organisatie, wat wij een positieve ontwikkeling vinden.

Doordat de diverse verbetertrajecten nog niet zijn afgerond, concluderen wij echter dat er per heden nog geen volledige opvolging gegeven is aan onze adviezen uit 2019 en 2020. Concreet betekent dit dat wij de volgende bevindingen hebben ten aanzien van de interne beheersing met betrekking tot de concernoverstijgende transactiestromen: •

Subsidiebaten c.q. inkomensoverdrachten van andere overheden: Binnen de organisatieonderdelen ontbreken nog een betrouwbare primaire registratie en interne-beheersmaatregelen om de volledigheid van de opbrengstverantwoording te waarborgen. In 2021 is er wel een verbetertraject opgestart, dat per 1 december 2021 moet zijn geïmplementeerd. Na deze implementatie zal er voor 90% van de inkomende subsidiestromen sprake zijn van een primaire registratie. Wij zullen de opvolging van dit punt in december 2021 nader beoordelen.

•

Debiteuren: Binnen de organisatieonderdelen ontbreken procedures en richtlijnen alsmede interne-beheersmaatregelen die borgen dat de inschatting van de oninbaarheid van debiteuren getrouw is. In 2021 is er wel een verbetertraject opgestart, dat moet leiden tot concernbrede procedures en richtlijnen rondom het bepalen van de oninbaarheid van debiteuren. Wij zullen de opvolging van dit punt ten tijden van de jaarrekening(controle) 2021 nader beoordelen.

•

Memoriaalboekingen: Binnen de organisatieonderdelen bestaan er geen zichtbare interne-beheersingsmaatregelen die de getrouwheid en de rechtmatigheid van memoriaalboekingen borgen. Tevens ontbreken in het systeem afgedwongen controletechnische functiescheidingen die waarborgen dat er op basis van de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) sprake is van een grondslag voor opgeboekte nog te betalen en nog te ontvangen bedragen per jaareinde. In 2020/2021 is er een verbetertraject opgestart rondom de memoriaalboekingen. Wij hebben vastgesteld dat de memorialen momenteel worden voorzien van een bevestiging van de opsteller ervan, dat er een grondslag vanuit de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) bestaat, en dat het vierogenprincipe wordt toegepast bij het boeken van de memorialen in de financiële administratie. Ondanks deze procesverbeteringen concluderen wij dat er binnen het huidige proces nog geen controlerende functie is die beoordeelt of de conclusie van de opsteller van het memoriaal inzake het bestaan van een grondslag vanuit de verslaggevingsrichtlijnen (het BBV) juist is. U geeft aan dat dit in het proces c.q. de werkinstructie wordt gewijzigd door het toevoegen van een checklist waarop memorialen worden getoetst. Na de implementatie controleren wij de diepgang van de in te vullen checklist en gaan wij na of dit voldoende waarborgen geeft voor het memoriaalproces.

•

Er zijn stappen gezet en verbetertrajecten opgestart om de centrale informatievoorziening en de beheersing en monitoring van de processen en risico’s verder te verbeteren, zonder daarbij uw decentrale besturingsfilosofie uit het oog te verliezen. Voor onze bevindingen over voorgaand jaar en het 211190F569/EB/15 opvolgen hiervan in het huidige boekjaar verwijzen wij naar de follow-up bijlage.

Bevindingen interim-controle #2 Grondexploitatie Waardering bouwgronden in exploitatie De grondexploitatieportefeuille van de gemeente Utrecht is, gezien de omvang ervan, exclusief verliesvoorzieningen, materieel in het perspectief van de jaarrekeningcontrole. In onze voorgaande rapportages hebben wij aan u gemeld dat de interne beheersing rondom het schattingsproces van de grondexploitatieberekeningen van groot belang is voor de aannemelijkheid van het geprognosticeerde resultaat van de projecten, en daarmee voor de waardering ervan in de jaarrekening van de gemeente Utrecht. Tevens hebben wij u gerapporteerd dat wij geconstateerd hebben dat de gemeente Utrecht in opzet over een toereikende mix van internebeheersmaatregelen beschikt om te kunnen borgen dat de geprognosticeerde nog te realiseren baten en lasten van de projecten aannemelijk zijn, maar dat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de inputvariabelen van de grondexploitaties op een adequate wijze tot stand komen.

Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij geconstateerd dat een deel van onze bevindingen uit 2020 is opgevolgd, maar dat twee kritische momenten in het opstelproces van de grondexploitaties nog verder versterkt kunnen worden door de maatregelen van interne beheersing beter zichtbaar te maken, te weten: de onderdelen civieltechnische ramingen en de inhoudelijke challenge van de conceptgrondexploitatieberekeningen die tijdens het actualisatieproces worden opgesteld. Voor de civieltechnische ramingen is er in 2021 een verbetertraject gestart, waarmee onder andere wordt geborgd dat deze ramingen altijd eens in de drie jaar volledig worden geactualiseerd door een (externe) deskundige. De afwikkeling van dit punt zullen wij beoordelen tijdens de controle van de jaarrekening 2021. Behoudens de proceswijziging vragen wij de organisatie tevens aandacht voor het zichtbaar maken van de inhoudelijke controles op kostenramingen die niet geactualiseerd worden. Ten slotte vragen wij de organisatie blijvende aandacht voor het structureel vastleggen van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd op de inhoudelijke challenge van de concept-grondexploitatieberekeningen, om te borgen dat de geactualiseerde grondexploitatieberekeningen op een adequate wijze tot stand komen.

Aangezien niet alle grondexploitaties binnen de gemeente Utrecht hetzelfde risicoprofiel hebben, adviseren wij u om prioriteit te geven aan het versterken van de interne beheersing van de grondexploitaties met het hoogste risicoprofiel. Beredeneerd vanuit de aard en de omvang van de grondexploitatie, de resterende looptijd en restantraming van de nog te realiseren baten en lasten zijn dit, vanuit het perspectief van de accountantscontrole, de grondexploitaties Leidsche Rijn en Merwedekanaalzone. Wij zullen de afwikkeling van dit punt betrekken bij de beoordeling van de herziene grondexploitatieberekeningen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2021. Ten slotte hebben wij op grond van de door ons verrichte werkzaamheden tijdens de interim-controle 2021 geconcludeerd dat er, net als in 2020, binnen de processen rondom de totstandkoming van de notitie Parameters en de notitie Grondprijzen voldoende zichtbare maatregelen van interne beheersing getroffen zijn om te komen tot aannemelijke parameters en grondprijzen. Wij testen de effectiviteit van de beheersmaatregelen rondom de totstandkoming van de notitie Grondprijzen echter pas in het vierde kwartaal van 2021.

211190F569/EB/16

Bevindingen interim-controle #3 Europese aanbestedingen Uw gemeente voert jaarlijks een uitgebreide spendanalyse uit, die in samenspraak met ons tot stand is gekomen, en waarbij u voorbereidende werkzaamheden uitvoert op basis van onze selecties. Wij hebben tijdens de jaarrekeningcontrole 2020 een verdere afname geconstateerd in de omvang van het bedrag aan onrechtmatigheden als gevolg van het niet-naleven van de Europese aanbestedingsregels. Uit de controle over vorig boekjaar komt een fout naar voren van circa € 250.000, terwijl in 2019 nog sprake was van een fout van € 3,9 miljoen. U heeft zichtbaar stappen gezet met het implementeren van het transitieplan Inkoop. Uw gemeente heeft in 2018 en in 2019 diverse maatregelen getroffen om de naleving van de interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen. In de praktijk kan echter, als gevolg van de complexe materie en het grote aantal bij dit proces betrokken personen, gemakkelijk een verkeerde aanbestedingsprocedure worden gekozen. Hierdoor blijft de repressieve controle door de afdeling Concernaudit van belang. Daarbij moet worden nagegaan of een opdracht niet via een verkeerde procedure ‘in de markt’ is gezet. Wij voeren dit najaar, voorafgaand aan de jaareindecontrole, detailcontroles uit op basis van de jaarlijkse spendanalyse.

Uw afdeling Concernaudit voert hiervoor op basis van onze selecties voorbereidende werkzaamheden uit.

211190F569/EB/17

Bevindingen interim-controle #4 Overige detailbevindingen Subsidieverstrekkingen Tijdens onze interim-controle hebben wij met u gesproken over de migratie van SIU (oude subadministratie) naar EF (nieuwe subadministratie) voor subsidieverstrekkingen. U geeft aan dat het niet lukt om een periodieke aansluiting te maken tussen de subadministratie (EF) en de financiële administratie (SAP). De oorzaak hiervan is gelegen in het feit dat nog niet de juiste gegevens uit EF kunnen worden gekregen om de periodieke aansluiting te maken. Het risico bestaat dat de (vooruit)betaalde subsidies en terugvorderingen in SAP niet juist en/of volledig zijn verantwoord. Wij adviseren u om tijdig, en minimaal voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole, afspraken te maken met EF, om tijdig zicht te krijgen op de eventuele aansluitverschillen tussen EF en SAP. Tevens adviseren wij u om middels een service level agreement (SLA) met EF afspraken te maken over betrouwbare en bruikbare informatie voor uw interne-controlewerkzaamheden. U geeft aan dat Concernaudit hierbij assisteert, om te komen tot een aantoonbare aansluiting tussen EF en SAP middels data-analyse/process mining, en om de maandelijkse aansluitingen tussen EF en SAP te automatiseren.

211190F569/EB/18

211190F569/EB/19

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Nr.

Bevinding

Follow-up 2021

01

2018 - Risicoanalyse SiSa-regelingen Wij adviseren u het opstellen van een risicoanalyse voor de verschillende SiSaregelingen, ter beoordeling of de geldende wet- en regelgeving wordt nageleefd of dat er aanvullende beheersmaatregelen noodzakelijk zijn. Verder het ten minste jaarlijks uitvoeren van een interne controle of audit op de SiSaregelingen, om na te gaan of aan de geldende wet- en regelgeving wordt voldaan.

Opgelost.

2020 – Prestatielevering Wij raden u aan om te onderzoeken of het mogelijk is om in SAP een aanvullende controlestap in te richten bij het autoriseren van facturen voor de prestatielevering. Indien er facturen boven een bepaalde grens ontvangen worden, raden wij u aan om, via het systeem, te laten afdwingen dat de budgethouders onderbouwende documentatie bijvoegen, ter onderbouwing van de prestatielevering.

Niet opgelost.

02

Status 2021

Tijdens de jaarrekeningcontrole 2020 is er door de organisatie een Teams- omgeving gehanteerd, waarin de verschillende SiSa-regelingen worden gemonitord, inclusief de door de organisatie verrichte interne controles.

Ten tijde van de interim-controle 2021 hebben wij vastgesteld dat dit punt per heden nog niet is opgevolgd. De levenscyclus van uw financiële pakket (SAP) en inkoopmodule (SAP MUIS) nadert zijn einde, zodat uw organisatie op dit moment bezig is met een inventarisatie van de mogelijkheden van de potentiële opvolgers van deze pakketten, waarbij ook wordt bekeken hoe het onderkende risico gemitigeerd kan worden. Tot en met de implementatie van het nieuwe pakket accepteert u dit risico. Wij hebben de opzet en het bestaan van uw interne-beheersmaatregelen getoetst, en hebben vastgesteld dat deze in voldoende mate het onderkende risico mitigeren. U voert digitale controles uit door middel van process mining, om de risico’s te monitoren.

Legenda:

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

211190F569/EB/20

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Nr.

Bevinding

Follow-up 2021

03

2018 - Erfpacht: controle volledigheid erfpachtopbrengsten Controle op de periodiciteit van de erfpachten en op de juistheid van de erfpachtfacturatie. Wij hebben vastgesteld dat:

Gedeeltelijk opgelost.

•

Niet alle controles zichtbaar worden vastgelegd. Hierdoor is noch door de gemeente Utrecht, noch door BDO, achteraf na te gaan of de controles zijn uitgevoerd, en wat de mogelijke uitkomsten en vervolgacties zijn geweest.

•

Er geen periodieke controle wordt uitgevoerd op de volledigheid van de te factureren/geadministreerde erfpachtobjecten.

Wij bevelen u aan om periodiek, maar ten minste eenmaal per jaar, een verbandscontrole uit te voeren op de volledigheid van het aantal te factureren/te verpachten objecten.

Status 2021

Uit een bevestigend vragenonderzoek met uw blijkt dat u bezig bent met het koppelen van twee registraties (Kadaster en Stroomlijn), zodat er een overzicht ontstaat van de verschillende panden/percelen die in erfpacht zijn uitgegeven door de gemeente en waarvoor opbrengsten worden verantwoord. Uw verwachting is dat dit dashboard begin 2022 gereedkomt. In de geplande interne audit erfpacht in Q1 2022 is voorzien dat er middels data-analyse/process mining controles worden uitgevoerd op de volledigheid van de geadministreerde erfpachtobjecten (externe en interne bronnen) en op de volledigheid van de erfpachtopbrengsten. Wij zullen tijdens de jaarrekeningcontrole 2021 kennisnemen van de uitkomsten van uw volledigheidscontrole.

04

2018 - Verhuurproces: leegstandscontrole Hoewel er in 2017 een ‘pandenbegroting’ is opgesteld om na te gaan of alle te verhuren objecten in eigendom van gemeente Utrecht in de huuradministratie zijn opgenomen, wordt een dergelijke controle op de volledigheid van het aantal objecten (Q-component) niet jaarlijks uitgevoerd. Wij bevelen u aan om jaarlijks de volledigheid van het aantal te verhuren objecten in de huuradministratie te controleren. Voor de te verhuren objecten is sprake van ongeveer 5% leegstand. De gemeente Utrecht voert geen leegstandscontrole uit op de te verhuren objecten tijdens de periodes van niet verhuren.

Opgelost. Op basis van een bevestigend vragenonderzoek stellen wij vast dat u het leegstandsbeheer heeft uitbesteed aan een externe partij (Ad Hoc Beheer). Deze partij rapporteert maandelijks over de leegstand van het gemeentelijke vastgoed. Daarnaast onderzoekt u de mogelijkheid om het leegstandsbeheer van panden met een langere leegstand uit te besteden en herevalueert u uw beleid met betrekking tot de leegstaande panden in de vastgoedportefeuille.

Advies: Op een gestructureerde wijze invulling geven aan leegstandscontroles. Legenda:

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

211190F569/EB/21

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Nr.

Bevinding

Follow-up 2021

05

2018 - Verhuurproces: controle op naleving huurbeleid (kostendekkende huur/markthuur) In het beleid van de gemeente Utrecht (Kaderbrief Vastgoed en MPUV 2017) is opgenomen dat:

Niet opgelost.

•

Er een kostendekkende huur in rekening wordt gebracht voor activiteiten van de huurder die het beleid van gemeente Utrecht ondersteunen.

•

De markthuur in rekening wordt gebracht in alle andere gevallen.

Wij hebben, op basis van de door ons uitgevoerde lijncontrole op een nieuwe verhuring in boekjaar 2018, niet kunnen nagaan of er (door een onafhankelijke medewerker) een controle is uitgevoerd op de kostendekkendheid van de huurprijs zoals vastgelegd in de huurovereenkomst.

Status 2021

U onderzoekt op dit moment de mogelijkheden om de controle op kostprijsdekkende huur middels het ‘routing formulier’ via de (adviseur) business control te laten verlopen. Hierbij is het van belang dat het bepalen en controleren van de kostprijsdekkende huur in functiescheiding tot stand komt, waarbij de overwegingen en berekeningen centraal worden opgeslagen. Wij zullen de uitkomsten van de door uw gemeente genomen stappen in het verbeteren en optimaliseren van dit proces beoordelen ten tijde van de accountantscontrole 2022.

Wij adviseren u om bij het muteren van huurovereenkomsten een check in te bouwen waarmee wordt nagegaan of dat de huur kostendekkend is. 06

2019 - Frauderisicomanagement ML 2019: Wij adviseren u om het proces inzake het frauderisicomanagement te versterken door het implementeren van een tussentijdse bewaking van de risico’s, het implementeren van beheersmaatregelen, en de follow-up hiervan, om daarmee de potentiële impact van de risico’s te verkleinen.

Legenda:

Gedeeltelijk opgelost. Zie onderdeel ‘Bevindingen interim-controle’ #1 frauderisicomanagement en interne beheersing. U geeft hier gevolg aan met uw plan van aanpak inzake de doorontwikkeling van het frauderisicomanagement. Wij hebben adviespunten benoemd ten aanzien van uw frauderisicoanalyse en actualisatie van het beleid.

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

211190F569/EB/22

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Nr.

Bevinding

Follow-up 2021

07

2019 - Grondexploitatie Wij constateren dat er geen sprake is van een structurele vastlegging van de inhoudelijke controles die worden uitgevoerd om te borgen dat de notities (een belangrijk onderdeel in de mix van interne-beheersmaatregelen) op een adequate wijze tot stand komen en hierdoor een betrouwbare bron zijn voor de inputvariabelen van de grondexploitatieberekeningen. Concreet bedoelen wij dat niet zichtbaar is: welke controles er zijn uitgevoerd op de inhoud van de conceptnotities en op de juiste verwerking van de brondocumentatie in de desbetreffende notities, wat de eventuele bevindingen hierbij zijn, en hoe deze bevindingen zijn afgewikkeld in het proces om te komen tot de definitieve notities.

Gedeeltelijk opgelost.

Status 2021

Zie onderdeel ‘Bevindingen interim-controle’ #3.

Wij achten het derhalve van belang om de belangrijke maatregelen van interne beheersing die de inhoudelijke kwaliteit van de grondexploitatieberekeningen waarborgen inzichtelijk te maken. Wij zullen de afwikkeling van dit punt betrekken bij de beoordeling van de herziene grondexploitatieberekeningen ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2019.

Legenda:

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

211190F569/EB/23

Opvolging aanbevelingen voorgaande jaren Nr.

Bevinding

Follow-up 2021

08

2019 - Verantwoording serviceorganisaties parkeren Wij hebben geconstateerd dat er door de gemeente Utrecht nadere afspraken gemaakt moeten worden met de serviceorganisaties Coöperatie Servicehuis Parkeer en Verblijfsrechten U.A. (mobiel straatparkeren) en met Scheidt en Bachmann (exploitatie parkeerautomaten), om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de parkeeropbrengsten.

Opgelost.

Status 2021

Uw gemeente monitort, middels de logging, vanuit de applicatie of er sprake is geweest van wijzigingen. Ook is afgesproken met de leverancier dat deze bij een update altijd aangeeft wat er wordt aangepast. U heeft testplannen opgesteld voor Cale, in combinatie met checklists waarin wordt aangegeven wat de normen zijn die worden gehanteerd bij het testen. Ook heeft u een ISAE 3402 type 1-verklaring ontvangen van Cale. Dit geeft overigens geen zekerheid ten aanzien van de werking van de internebeheersmaatregelen (type 2). De beschreven controles perken het risico echter voldoende in.

09

2019 - Interne beheersing subsidiebaten ML 2019: Wij hebben geconstateerd dat u geen centraal subsidieregister hanteert.

Legenda:

Gedeeltelijk opgelost. Zie onderdeel ‘Bevindingen interim-controle’ #1 Frauderisicomanagement en interne beheersing.

Niet opgelost Gedeeltelijk opgelost Opgelost

211190F569/EB/24

211190F569/EB/25

Bijlagen

211190F569/EB/26

Bijlage A – Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2021, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Utrecht, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne-controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening.

Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze managementletter.

Dit rapport is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. 211190F569/EB/27

Bijlage B – Aandachtspunten uit deze managementletter voor opstellen jaarrekening Op basis van onze managementletter onderkennen wij de volgende specifieke aandachtspunten voor het proces van het opstellen van de jaarrekening en het opsteldossier: • •

• • • • • • • • •

Grondexploitatie: toets op de aannemelijkheid van de kostenramingen door civieltechnisch experts als vast onderdeel in het actualisatieproces van de grondexploitaties. Grondexploitatie: zichtbare controle op de actualisatie door inzichtelijk te maken: • welke controles met welke diepgang zijn uitgevoerd; • op basis van welke informatie en documentatie; • wat de eventuele bevindingen zijn; • hoe deze bevindingen zijn afgewikkeld in het proces om te komen tot de definitieve notities. IT: actueel NOREA 3000D assurance-rapport inzake opzet, bestaan en werking van beheersmaatregelen Socrates (bij Wigo4it) en evaluatie van bevindingen. Reserves en voorzieningen onderhoud: vaststellen dat de onderhoudsplannen actueel zijn en een adequate onderbouwing geven om een onderhoudsegalisatievoorziening te kunnen vormen. Voorzieningen onderhoud: analyse en evaluatie van de impact van correctief onderhoud/dagelijks onderhoud op de voorzieningen in de jaarrekening (omdat dit geen onderdeel kan zijn van de onderhoudsegalisatievoorziening). Budgetten/kredieten: bij onduidelijkheid ten aanzien van budgetten en/of kredieten vragen wij u om uiterlijk vóór het einde van kalenderjaar 2021 de budgetten en kredieten voor het boekjaar 2021 op passende wijze te laten autoriseren door de gemeenteraad.

Conversies en migratie, zoals Wmo/Jeugdzorg (ZorgNed), subsidieverstrekkingen (EF) en lonen/salarissen (SAP success factors). Parkeeropbrengsten: beoordelen van wijzigingen bij de leverancier (Scheidt en Bachman), opstellen van een standaard testplan/testnormen, of vastleggen van de uitgevoerde testen en doorvoeren van wijzigingen in de productieomgeving. Tozo-regeling: reeds onderdeel van uw verbijzonderde interne controles, waarbij wij in het najaar in samenspraak met uw organisatie detailcontroles verrichten. Voorziening dubieuze debiteuren: uitgebreide analyse inzake de waardering en inbaarheidvan uw debiteurenpositie per balansdatum. Erfpacht/verhuur: uitvoeren van een volledigheidscontrole en een evaluatie van de impact op de jaarrekening.

Overige onderwerpen die zijn genoemd in deze managementletter maken reeds deel uit van uw jaarlijkse opsteldossier bij de jaarrekening.

211190F569/EB/28

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500®companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.

© 2021 Deloitte The Netherlands

211190F569/EB/29