Document · PDF

Gemeente Utrecht - Concept Auditplan 2021.pdf

Adviescommissie Controle en Financiën 23 september 2021, gemeente UtrechtBij agendapunt: PvA Aanpak accountantscontrole (‘jaarplan’)4.705 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

CONCEPT Auditplan 2021

adviescommissie Controle en Financiën gemeente Utrecht 23 september 2021

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT Datum

23 september 2021

Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaand jaar alsook onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2019-2024 (inclusief verleningsopties).

Onderwerp

Het auditplan bespreken wij op 23 september 2021 met uw adviescommissie Controle en Financiën. De input uit deze bespreking verwerken wij in de definitieve versie.

Ons kenmerk

Het auditplan is een dynamisch document dat wij met u tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Utrecht hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn net als vorig jaar van impact op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van uw gemeente als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2021. Wij houden hierover – zoals wij bij de controle van het boekjaar 2020 hebben gedaan – nauw contact met de gemeenteraad, uw college en de ambtelijke organisatie, en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij.

Auditplan 2021 CONCEPT

Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2021. Dat stelt ons in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal fungeren als certificerend accountant van uw gemeente. Wij gaan ervan uit dat de bijgevoegde informatie u van nut is en zijn indien gewenst graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. R.M.J. van Vugt RA

N.R. Fritz RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, mei 2018’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave

Auditplan 2021 Inhoudsopgave Inleiding en introductie

•

Accountantscontrole

•

Verbinding gemeenteraad, adviescommissie en accountant

•

Controleproces gemeente Utrecht

•

Goedkeuringstoleranties

Toelichting opdracht

•

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit

•

Reikwijdte en kernelementen van onze controle

•

Risico’s en aandachtsgebieden

•

Tijdspad

•

Rapportage en communicatie

Bijlagen

•

A – Planning en onderwerpen adviescommissie boekjaar 2021

•

B - ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse

•

C - Het Deloitte-team

•

D - Onafhankelijkheidsbeleid en –procedures

•

E - Onze kwaliteitsbelofte

Inleiding en introductie

Inleiding en introductie Accountantscontrole Als accountant controleren wij voor u of de jaarrekening overeenkomstig de regels is opgesteld en of de (financiële) informatie bruikbaar is om een goed politiek verantwoordingsdebat te voeren. Relevante aspecten hierbij zijn onder andere: 1.

Raad is opdrachtgever van de accountant.

Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: • Auditplan; • Managementletter (tussentijdse controle); • Verslag van bevindingen; • Controleverklaring.

Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.

Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS).

Inleiding en introductie (vervolg) Verbinding gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant Doelstellingen adviescommissie Controle en Financiën 1.

Afstemming en communicatie.

Verstrekken opdracht accountant en aansturen controleproces.

Versterken controlerende rol gemeenteraad.

Versterken horizontaal toezicht.

Versterken politiek debat in de gemeenteraad.

Versterken kwaliteit bestuurlijke informatievoorziening.

Rollen adviescommissie Controle en Financiën 1.

Coördineren.

Afstemmen.

Informeren.

Adviseren.

Géén besluitvormende bevoegdheden.

Verbinding tussen gemeenteraad, adviescommissie Controle en Financiën en accountant 1.

adviescommissie Controle en Financiën is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.

Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.

Inleiding en introductie (vervolg) Controleproces gemeente Utrecht

Inleiding en introductie (slot) Goedkeuringstoleranties Goedkeuringstoleranties (o.b.v. primitieve begroting) Fouten

1% van het totaal van de lasten (incl. dotaties reserves) ad € 1.590,1 miljoen =

Onzekerheden

3% van het totaal van de lasten (incl. dotaties reserves) ad € 1.590,1 miljoen =

€

15,9 miljoen € 47,7 miljoen

Rapporteringstolerantie

Fouten en onzekerheden

€

0,5 miljoen

Toelichting opdracht

Auditplan voor een kwalitatief hoogwaardige audit Doelen en kwaliteitsbelofte In overeenstemming met de Europese aanbesteding voor de accountantscontrole heeft uw gemeenteraad Deloitte aangewezen als accountant. Wij bevestigen de met de gemeente Utrecht gemaakte afspraken over de opdrachtaanvaarding 2021 formeel met een aan de raad uit te brengen opdrachtbevestiging. In dit auditplan presenteren wij de gemeente Utrecht onze controleaanpak voor de jaarrekening 2021. Doelstellingen Deloitte biedt in dit auditplan de opdracht aan voor de jaarrekeningcontrole 2021: •

Onze primaire doelstelling is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2021 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. De controle voeren wij uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.

•

Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad.

•

De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen en andere gebieden alsook ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.

Overige rapportagedoelstellingen Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:

•

Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten evenals significante tekortkomingen in de interne beheersing.

•

Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en een samenvatting hiervan aan de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor verbeteringen in de bedrijfsprocessen en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die tijdens onze controle worden geïdentificeerd.

Aansluiting met uw ontwikkelingen Onze controleaanpak voor de gemeente Utrecht is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente Utrecht die zich vertalen in onze risicoanalyse en specifieke aandachtsgebieden. Controle van hoogstaande kwaliteit Wij committeren ons aan het leveren van een hoogwaardige controle. De tijd die wij besteden aan een opdracht is een van de belangrijkste kwaliteitskenmerken. In bijlage E geven wij een meer gedetailleerde toelichting op onze kwaliteitsbelofte.

Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Naast de reikwijdte van onze controle, vormen de risico-inschattingswerkzaamheden een belangrijke fase van onze controle. Het doel van deze beoordeling is de gebieden te bepalen waar wij onze controlewerkzaamheden op richten tijdens onze controle van de jaarrekening. Initiële risicoanalyse Op basis van onze initiële risicoanalyse, spitsen wij onze controlewerkzaamheden toe op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het plannen van onze respons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de interne beheersing van de gemeente Utrecht. Waar mogelijk maken wij bij onze werkzaamheden gebruik van data analyse. Controle als proces De jaarrekeningcontrole voeren wij in fasen uit. Deze fasen - inclusief de bijhorende planning, de activiteiten en resultaten - werken wij in het vervolg van het voorliggende auditplan nader uit. Cybersecurity en privacy Cybersecurityrisico’s blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende 3 oorzaken: •

Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen ook kwetsbaarder voor schade aan IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime.

•

Steeds ingenieuzer aanvallen maken dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn.

•

Nieuwe wetgeving is van kracht (zoals de AVG) die organisaties dwingt hun informatiemiddelen efficiënt te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen of te rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.

Cybersecurityrisico’s dient u op efficiënte wijze te managen om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen in het behalen van de doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze controle benaderen wij uw organisatie kritisch ten aanzien van het identificeren van cyberrisico’s, de feitelijke beschermingsmaatregelen tegen cyberrisico’s, het identificeren van feitelijke cyberincidenten, de feitelijke reactie wanneer zich cyberincidenten voordoen en het efficiënte en effectieve herstel indien gegevens en systemen schade hebben opgelopen. Wij verzorgen in 2021 een follow-up ten aanzien van de in 2020 gerapporteerde aandachtspunten. Aandacht voor de ‘Tone at the Top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the Top’ een zeer relevant onderwerp. Het is een onderwerp waar verscheidene partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the Top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden: de ‘soft controls’ genoemd.

Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse is opgenomen in bijlage B.

Reikwijdte en kernelementen van onze controle Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten IT-audit Jaarlijks informeren wij u over de uitkomsten van onze IT audit. In onze rapportage van 19 februari 2021 zijn de IT-audit observaties 2020 opgenomen met als belangrijkste observaties: gebruiksbeheer en kritische rechten in SAP. Wij maken bij onze IT-audit gebruik van uw interne IT audit en zijn deze maand (september 2021) gestart met onze IT audit werkzaamheden. Wij streven ernaar om op basis van uw en onze planning gelijktijdig met onze managementletter eveneens te rapporteren over onze IT audit. Onze collega Danny Graus, director IT audit, presenteert daarbij concreet de opvolging van bevindingen vorig jaar en noodzakelijke vervolgstappen in de ontwikkeling naar het steunen op IT beheersmaatregelen. Innovatie – digitalisering audit Wij maken bij onze controle, net als vorig jaar, gebruik van innovatieve tools: •

Argus – Text mining op het proces van subsidieverstrekkingen o.b.v. het inlezen van gegevens uit subsidieverleningsbeschikkingen.

•

Process mining Purchase to Pay - Inzicht in de wijze waarop in SAP het inkoopproces wordt doorlopen. Een ‘three way match’, waarbij de bestelling, de eventuele goederen-ontvangst en de ingekomen factuur met elkaar worden vergeleken, om de integriteit van de transactiestroom inkopen te beoordelen.

•

Spotlight – Data-analyse - Volledige data-extractie om boekingen te kunnen analyseren voor onze controle, waaronder de controle op memoriaalboekingen. Inzicht in de data d.m.v. dashboarding voor het opzetten van een robuuste risico-analyse.

•

i-Confirm – Bevestigingen van derden - Proces van opvragen en monitoren van bevestigingen van derden, zoals: standaardbankverklaringen, uitgezette leningen, opgenomen leningen, derivaten, advocatenbrieven

•

Deloitte Connect - Managen van op te leveren controle-informatie voor de jaarrekeningcontrole.

Bij onze controle van het boekjaar 2021 leggen wij de focus op de volgende ontwikkelingen: •

Argus: toepassing van robotics voor de verificatie van bedragen volgens de subsidie-aanvraag, -verleningsbeschikking en de financiële administratie

•

Process mining Purchase to pay: uw organisatie verder helpen op de volgende onderwerpen: •

Randvoorwaarden: inrichting automatiseringsomgeving en IT beheersmaatregelen (zie IT-audit);

•

Inrichting van SAP: uniforme werkwijze, een werkwijze die aansluit bij de behoefte van analyse en controle.

Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Om relevant te zijn én blijven alsook meerwaarde te bieden aan de gemeente Utrecht, blijven wij op de hoogte van actuele ontwikkelingen en geven deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. In 2021 is sprake van diverse ontwikkelingen van binnen en buiten uw organisatie alsook de activiteiten die de gemeente Utrecht uitvoert. Deze ontwikkelingen krijgen - voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole - een plaats binnen onze risicoanalyse en controleaanpak. Effecten coronacrisis Eén van de belangrijkste gebeurtenissen en ontwikkelingen de afgelopen jaren is de coronacrisis. Gemeenten hebben hierbij te maken met veel nieuwe ontwikkelingen en acute vraagstukken vanuit de lokale omstandigheden (zoals tijdelijke opschorting van verplichtingen voor huurders van gemeentelijke panden en extra subsidiebijdragen aan of financiering van maatschappelijke instellingen) en vanuit het rijk (zoals doorbetalingen in verband met omzetgaranties aan zorgaanbieders en diverse regelingen om onder andere zelfstandigen financieel te ondersteunen). De coronacrisis vraagt net als vorig jaar extra aandacht voor de financiële sturing en verantwoording van deze (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente.

Daarnaast leidt dit tot extra aandacht en vraagstukken bij de accountantscontrole van het boekjaar 2021. Wij verwachten dat de extra aandacht met name toeziet op: •

de controle van de SiSa-bijlage, waaronder de Tozo-regeling;

•

de waardering van vorderingen;

•

de subsidieverstrekkingen;

•

het sociaal domein (zorgcontinuering, levering van alternatieve zorg, bijdragen voor omzetderving bij zorgaanbieders).

Gedurende de controle van het boekjaar 2021 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan, waarbij wij de met de adviescommissie Controle en Financiën geplande overleggen (zie bijlage A) mede gebruiken om met elkaar bij te praten over de financiële effecten van de coronacrisis. Onze werkzaamheden aangaande de Covid ontwikkelingen, aanvullende SiSa-regelingen en Tozo verwachten wij conform 2020 uit te kunnen voeren.

Risico’s en aandachtsgebieden Actuele ontwikkelingen Centrale kaderstelling, verantwoording, controle en vereenvoudiging van uw administratie Van belang is een adequate wisselwerking tussen uw centrale en de decentrale organisatie. Dit vraagt om een centrale kaderstelling richting de organisatieonderdelen, met vanuit de organisatieonderdelen een versterking van de informatievoorziening. Dit is bijvoorbeeld vorm te geven via:

•

Het verbeteren van de input voor een uniforme en consistente documentatie, o.a. ten aanzien van het verantwoorden en controleren van de debiteuren binnen alle organisatieonderdelen.

•

Het verbeteren van de projectbeheersing, om te komen tot een consistente werkwijze en tot dossiervorming per organisatieonderdeel.

•

Het vormgeven van het risicomanagement voor het kwantificeren en afdekken van risico’s.

Wij constateren naar aanleiding van onze controle van voorgaande jaren als belangrijk aandachtspunt het aanleveren van controle-informatie en onderbouwingen (met name in het fysieke domein). Daar bestaat een spanningsveld tussen ‘druk en ambitie’ en ‘capaciteit’. De processen om tot een kwalitatief goede verantwoording en onderbouwing te komen, moeten worden versterkt. Tevens adviseren wij u om uw administratie op onderdelen te vereenvoudigen, bijvoorbeeld ten aanzien van de materiële vaste activa. Wij kunnen uw organisatie ondersteunen met een zogeheten ‘audit readiness’ traject. Wij kijken in dat geval, onafhankelijk van ons controleteam, mee in uw voorbereidingen voor de jaareindecontrole 2021. Daartoe hebben wij capaciteit en kunde beschikbaar, specifiek met kennis ten aanzien van het verantwoordings- en controleproces in het gemeentesegment. Overige actuele ontwikkelingen Een aantal, niet-limitatieve, andere ontwikkelingen zijn: •

Voortgang en resultaten plan van aanpak college inzake verbetering en doorontwikkeling interne beheersing.

•

Beheersing en verantwoording (majeure) projecten.

•

Plan Leidsche Rijn in relatie tot onzekerheden accountantscontrole voorgaande jaren. Nieuwe c.q. in 2021 in exploitatie genomen grondexploitatieprojecten.

Risico’s en aandachtsgebieden (slot) In samenspraak onderkende aandachtsgebieden •

Interne beheersing | Gevolgen van het doorlopen van de coronacrisis in 2021.

•

Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking (IT-omgeving, opvolging IT bevindingen, SAP en cyber security).

•

Interne beheersing | Voorspellende waarde begroting en tussentijdse informatievoorziening.

•

Interne beheersing | Planning-en-controlfunctie / doorontwikkeling financiële functie.

•

Interne beheersing | Versterken van budgetrecht van de gemeenteraad ten aanzien van investeringen.

•

Interne beheersing | Risicomanagement.

•

Interne beheersing | Beheersing majeure projecten (project control).

•

Interne beheersing | Opvolging bevindingen en aanbevelingen grondexploitatie controle voorgaande jaren.

•

Interne beheersing | Blijvende aandacht voor de naleving van Europese aanbestedingsregels.

•

Interne beheersing | Rechtmatigheidsverantwoording college.

•

Interne beheersing | Opvolging (overige) adviezen controle vorig boekjaar.

•

Speerpunt adviescommissie Controle en Financiën | ?

Tijdspad accountantscontrole 2021 Afgestemd op de Utrechtse P&C-cyclus Vooraf afgestemde planning, aansluitend op de agenda van de adviescommissie Controle en Financiën/gemeenteraad en de P&C-cyclus van de gemeente:

Periode

Activiteit

Resultaat

Augustus 2021

Evaluatie 2020 en concept auditplan 2021

Concept auditplan 2021 Werkafspraken 2021

September 2021

Afstemming concept auditplan met adviescommissie Controle en Financiën

Auditplan 2021

September 2021

Interim-controle

Op te leveren stukken - Interim-controle Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Concept managementletter 2021

November 2021

Bespreken managementletter met adviescommissie Controle en Financiën

Managementletter 2021

Maart – april 2021

Jaarrekeningcontrole

Op te leveren stukken – Jaarrekening Ambtelijke terugkoppeling bevindingen Concept accountantsverslag Controleverklaring

April – mei 2021

Bespreken accountantsverslag 2021

Accountantsverslag

Rapportage en communicatie Rapportages op maat voor elk gremium De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Auditplan

Voor aanvang van de interim-controle

Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten en de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.

Bestuurlijke samenvatting managementletter Na afronding van de voor de adviescommissie Controle en Financiën interim-controle / gemeenteraad

Bestuurlijk relevante aandachtspunten; mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Managementletter voor het college en de directie

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Na afronding van de interim-controle

Accountantsverslag Na afronding van de voor de adviescommissie Controle en Financiën controle van de jaarstukken / gemeenteraad

Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.

Controleverklaring Na afronding van de voor de adviescommissie Controle en Financiën controle van de jaarstukken / gemeenteraad

Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (Bbv), alsmede over de financiële rechtmatigheid.

Bijlagen

Bijlage A – Planning en onderwerpen adviescommissie Controle en Financiën boekjaar 2021

Frequent overleg met alle relevante gremia is een kritische succesfactor in onze aanpak en afspraken. De planning voor de overleggen en een opzet voor de te bespreken onderwerpen met de adviescommissie Controle en Financiën – als afvaardiging van de gemeenteraad vanuit het opdrachtgeverschap aan ons als controlerend accountant – hebben wij hieronder opgenomen. Gedurende de controle van het boekjaar 2021 vullen wij de planning en de onderwerpen in overleg met de adviescommissie Controle en Financiën nader in. Maand

Onderwerp

Augustus

Evaluatie controleproces boekjaar 2020 en concept auditplan 2021

September

Zomersessie

September

Definitief auditplan 2021

November

Managementletter 2021

NADER IN TE VULLEN

Mei

Verloop controleproces jaarrekening 2021

Mei - juni

Toelichting accountant op jaarstukken en (concept) accountantsverslag 2021

Bijlage B – ‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse

De ‘Tone at the Top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en ziet voornamelijk toe op gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the Top’ bij de gemeente Utrecht. Het stelt ons in staat waar nodig waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en cybersecurity.

Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren en de beoordeling van de competentie en integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en anderen binnen de gemeente ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die zij eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico's op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over zijn visie op bedrijfsvoering en ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico's op fraude in de stichting te identificeren en hierop in te spelen.

Als accountants verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten. Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen fraude en fouten is of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is. Voor accountants zijn 2 soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.

Bijlage C - Het Deloitte-team

De accountantscontrole voor het boekjaar 2021 wordt uitgevoerd onder leiding van Rein-Aart van Vugt. In verband met de toenemende complexiteit, het hogere activiteitenniveau en de hoge kwaliteitseisen die worden gesteld aan de (wettelijke) accountantscontrole van een gemeente zetten wij een ervaren en gedreven controleteam in. De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van het boekjaar 2020, zodat behoud van kennis en consistentie in aanpak en werkwijze zijn geborgd.

Rein-Aart van Vugt Partner

Niels Fritz Partner

Bob Leeuwenkamp Senior Manager

06 – 11002353 rvanvugt@deloitte.nl

06 – 52048682 nfritz@deloitte.nl

06 – 12011643 bleeuwenkamp@deloitte.nl

Anne-Margriet de Winter Senior Manager

Maurice Heuer Manager

Danny Graus Director IT Audit

06 – 12010912 amdewinter@deloitte.nl

06- 683330192 mheuer@deloitte.nl

06 - 53119327 dgraus@deloitte.nl

Bijlage D - Onafhankelijkheidsbeleid en -procedures

Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van ons als accountant alsook het college en de gemeenteraad van de gemeente Utrecht. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging alsook het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdelen van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: •

Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken.

•

Diepgaande monitoringprocessen.

•

Strikt beleid dat Deloitte duidelijk communiceert.

•

Training voor alle partners, directors en professionals.

•

Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen.

•

Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers.

•

Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf van aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties alsook geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid.

•

Openbaar maken van de fees.

•

Besprekingen van het controleteam.

Specifieke waarborgen en procedures Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures om (veronderstelde) bedreigingen voor onze onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan. Hieronder bevinden zich de volgende punten: •

Deloitte voert vóór afgifte van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant.

•

Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd.

•

Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en onafhankelijkheid aan de gemeenteraad.

•

Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht, vindt een formele overweging en beoordeling plaats om te zien of aanvaarding van deze diensten dan wel voortzetting van de controleopdracht gepast is.

Bijlage E - Onze kwaliteitsbelofte

De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Utrecht. Dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling. Niet alleen op het gebied van accountancy, maar ook op werkvelden als IT, cybersecurity en door de inzet van data analytics als onderdeel van onze controleaanpak, evenals de opname in het controleteam van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, procedures en controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat uit van sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controle besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en van onze professionals te beschermen vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn: •

Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.

•

Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.

•

Onafhankelijkheid - Monitoringproces om naleving van onafhankelijkheidsregels vast te stellen.

•

Consultatie - Stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.

•

Professionele ontwikkeling - Investeren in diverse programma's die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling.

•

Continu veranderingsproces - Leren van het verleden zodat wij ons beleid, procedures en controleaanpak verder kunnen versterken om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.

Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat onze professionals diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Utrecht geborgd.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Utrecht&id=8b4e7e0a-1d28-4f9a-8f95-d795fdf1aeea