EXTERN ADVIES Afschrijvingstermijn Berlijnplein 17 juni 2024 DEF

Memo Onderwerp: Naam: Datum: Bestandsnaam:

Afschrijvingstermijnen drs. R.M.J. van Vugt RA 17 juni 2024 EXTERN ADVIES Afschrijvingstermijn Berlijnplein 17 juni 2024 DEF

Op de volgende vragen wordt in dit memo ingegaan: 1. 2. 3. 4.

Wat verlengen van de termijn van 40 naar 60 jaar financieel betekent? Wanneer deze verlenging gerechtvaardigd is? Wat daarvoor nodig is? Waar jij in je rol als accountant op let? Wat je de raad adviseert vanuit jouw rol als accountant?

De aanleiding van de gestelde vragen betreft het raadsvoorstel ‘Afwijkende afschrijftermijn Cultuurcluster Berlijnplein’, kenmerk 12259721. 1. Wat verlengen van de termijn van 40 naar 60 jaar financieel betekent? a. Het verlengen van de termijn van 40 naar 60 jaar betekent dat de jaarlijkse afschrijvingslast in de begroting lager wordt en dat in de begroting tegelijk 20 jaar langer een afschrijvingslast is opgenomen. Voorbeeld: Investering 40 miljoen Euro, in 40 jaar lineair afschrijven geeft 40 jaar lang een afschrijvingslast van 1 miljoen Euro per jaar in de begroting. Indien in 60 jaar lineair wordt afgeschreven, is de jaarlijkse afschrijvingslast in de begroting 60 jaar lang 666.667 Euro per jaar. Uit het raadsvoorstel ‘Afwijkende afschrijftermijn Cultuurcluster Berlijnplein’ blijken de financiële effecten (minder afschrijvingslasten per jaar, maar deze lopen wel 20 jaar langer door) op de exploitatie niet. In het raadsvoorstel worden de lagere afschrijvingslasten ingezet om de afschrijvingslasten van de meerkosten als gevolg van netcongestie zoals het accupakket van circa € 2.200.000,- excl. Btw., de extra inzet van het gemeentelijk team als gevolg van vertraging en het ophogen van de post onvoorzien op te vangen. Feitelijk is er voor de raad sprake van een tweetal besluiten. Het eerste besluit is het verlengen van de afschrijvingstermijn van 40 naar 60 jaar.

Het tweede besluit is om de lagere afschrijvingslasten te gebruiken voor het doen van (hogere) investeringen. Mijn advies is deze twee besluiten nadrukkelijk in het raadsvoorstel op te nemen en van beide besluiten het financiële effect op de exploitatie (begroting) op te nemen. Natuurlijk is het financiële effect voor de eerste 40 jaar – met uitzondering van de rente (zie b) € 0. Maar mijns inziens is het voor de raad belangrijk om te weten hoeveel de afschrijvingslasten voor de komende 40 jaar lager zijn, hoeveel de afschrijvingslasten voor de periode tussen jaar 40 en 60 hoger zijn en hoeveel er extra wordt geïnvesteerd, met welke termijn (gebruiksduur) die investering wordt afgeschreven en wat daar de jaarlijkse afschrijvingslast van is. b. De boekwaarde van vaste activa wordt gebruikt voor het verdelen van de rentelasten over de taakvelden (die verbonden zijn aan de betreffende vaste activa) in de begroting. Doordat de boekwaarde bij een afschrijvingstermijn van 60 jaar langzamer daalt dan bij 40 jaar of zoals in deze casus de investeringen hoger zijn, worden er in de begroting meer rentelasten aan het taakveld waar het betreffende vast actief aan verbonden is toegerekend. Uit het raadsvoorstel ‘Afwijkende afschrijftermijn Cultuurcluster Berlijnplein’ blijken genoemde rente gevolgen voor het betreffende taakveld niet.

Mijn advies is het financiële effect – op basis van de huidige renteomslag – in het raadsvoorstel wel inzichtelijk te maken. Uiteraard is er een risico/kans op een hogere of lagere rentelast in de toekomst als de omslagrente wijzigt. Dit effect kan op dit moment uiteraard alleen in de vorm van scenario’s worden aangegeven. Mijn advies is om dit – gezien de beperkte financiële omvang – niet inzichtelijk te maken. 2. Wanneer deze verlenging gerechtvaardigd is? Wat daarvoor nodig is? Deze verlening is alleen gerechtvaardigd als gemotiveerd en onderbouwd kan worden dat het vaste actief een verwachte gebruiksduur ten behoeve van de betreffende activiteit van 60 jaar heeft. Hierbij kan de technische en economische levensduur worden berokken. Voor de onderbouwing en motivatie zijn ervaringen, voorbeelden van vergelijkbare activa, technische en bouwkundige rapporten, contracten, onderhoudsplannen, vastgoedvisies etc. belangrijk. Een financieel motief is niet toegestaan voor het wijzigen van de afschrijvingstermijn van een vast actief. In het raadsvoorstel ‘Afwijkende afschrijftermijn Cultuurcluster Berlijnplein’ lopen het inhoudelijke en financiële motief door elkaar. Inhoudelijk is het volgende opgenomen: ‘Het ontwerp maakt duidelijk dat de gebouwen daadwerkelijk mee kunnen

veranderen met de tijd en onderbouwt de langere levensduur. (zie bijlage: Ontwerptoelichting VO)’ ‘Met het verlengen van de afschrijvingstermijn sluiten we aan bij een landelijke trend, andere gemeenten werken ook al met langere afschrijvingstermijnen. In de vastgoedexploitatie van het cultuurcluster is rekening gehouden met de extra levensduurkosten als gevolg van de langere instandhoudingstermijn’. Het eerste argument is relevant, het tweede argument kan het eerste argument ondersteunen. Het eerste argument is niet nader toegelicht in het raadsvoorstel. In het raadsvoorstel wordt met name toegelicht dat sprake is van verschillende componenten en circulariteit. Dit zijn eerder argumenten voor het toepassen van de componentenbenadering bij het activeren en afschrijven van het betreffende actief. Mijn advies is om in het raadsvoorstel meer motivering en onderbouwing op te nemen van de langere levensduur (wellicht vanuit de Ontwerptoelichting VO) en toe te lichten waarom niet wordt gekozen voor de componentenbenadering bij het activeren en het gebruiken van afschrijvingstermijnen. Als de onderbouwing en motivering van de langere gebruiksduur van het actief aannemelijk is, dan schrijft het Besluit begroting en verantwoording deze langere afschrijvingstermijn van 60 jaar verplicht voor. Dan is de verlenging van de afschrijvingstermijn geen keuze, maar een vereiste.

De strekking van het besluit van de gemeenteraad is dan in navolging van wet- en regelgeving af te wijken van intern vastgelegde afschrijvingstermijnen. 3. Waar let de accountant op? Wij controleren: -

op de afschrijvingstermijnen of deze bepaald zijn op basis van de verwachte gebruiksduur en dat deze termijnen in de financiële verordening zijn vastgelegd, dan wel dat bewust wordt afgeweken. deze verwachte gebruiksduur goed is onderbouwd en gemotiveerd en daarmee aannemelijk is. de afschrijvingstermijn overeenkomstig de financiële verordening is toegepast en of de verwachte gebruiksduur goed is onderbouwd en gemotiveerd. de gehanteerde afschrijvingstermijnen consistent zijn voor dezelfde type activa en wij controleren of intern periodiek van alle activa de afschrijvingstermijnen worden beoordeeld met de verwachte resterende gebruiksduur.

-

de afschrijvingslast goed is verantwoord en op het juiste taakveld is verantwoord. Het is mogelijk dat als de investering wordt gedaan en bij de accountantscontrole blijkt dat de langere afschrijvingstermijn niet aannemelijk is, de afschrijvingstermijn toch op 40 jaar moet blijven. Op basis van het raadsvoorstel kan daar op dit moment geen uitsluitsel over worden gegeven. Dat vraagt nader (accountants)onderzoek.

4. Wat je de raad adviseert vanuit de rol als accountant? Mijn advies is het raadsvoorstel op het aspect van motivering en onderbouwing van de langere levensduur aan te scherpen en dus aannemelijk te maken dat terecht van de intern vastgestelde afschrijvingstermijnen wordt afgeweken. Voorts adviseer ik meer financiële informatie (afschrijving en rente) op te nemen van in feite twee besluiten: de langere afschrijvingstermijn en de hogere investering. Natuurlijk is het financiële effect voor de eerste 40 jaar – met uitzondering van de rente (zie 1b) € 0. Maar mijns inziens is het voor de raad belangrijk om te weten hoeveel de afschrijvingslasten voor de komende 40 jaar lager zijn, hoeveel de afschrijvingslasten voor de periode tussen jaar 40 en 60 hoger zijn en hoeveel er extra wordt geïnvesteerd, met welke termijn (gebruiksduur) die investering wordt afgeschreven en wat daar de jaarlijkse afschrijvingslast van is.