Evaluatie Regeling risicovolle projecten

Rapport Evaluatie Regeling Risicovolle Projecten 2025

Januari 2025 Roderick Sluiter/Agnes Scholte

1. Inleiding 1.1 Achtergrond

1.2 Doelstelling

Op 17 juni 2021 heeft de raad de Regeling Risicovolle Projecten (hierna: RRP) vastgesteld. De regeling betreft een uitwerking van motie 2018/278 naar aanleiding van het rekenkamerrapport over de Uithoflijn.

In artikel 11 van de regeling is bepaald dat de regeling drie jaar na inwerkingtreding wordt geëvalueerd door college en raad. Deze evaluatie heeft als doel om de werking van de RRP inzichtelijk te maken. Op basis van de uitkomsten hiervan komen we tot aanbevelingen voor eventuele verbetering van de regeling voor het versterken van de dialoog tussen raad en college over de uitvoering van risicovolle projecten in de gemeente Utrecht.

Het doel van de regeling is om de raad te versterken in haar kaderstellende en controlerende rol bij projecten die risicovol zijn door hun betekenisvolle invloed op de stad, toepassing van innovaties, bestuurlijke complexiteit en/of een substantiële financiële omvang. Risicomanagement vormt, als onderdeel van projectbeheersing, een belangrijk instrument voor de raad bij deze kaderstellende en controlerende rol. Kaderstellend omdat een risicoinventarisatie vooraf inzicht geeft in de belangrijkste risico’s en onzekerheden in relatie tot de vast te stellen ambities en doelen. Controlerend omdat monitoring van deze risico’s belangrijke informatie geeft over de voortgang en de beheersing van het project. De dialoog hierover tussen raad en college zorgt voor heldere verwachtingen over en weer en voor het maken van onderbouwde keuzes.

Om de RRP te evalueren beschouwen we de opvattingen en ervaringen van raadsleden, collegeleden en betrokken ambtenaren (zoals projectmanagers, projectbeheersers en controllers) met betrekking tot het werken met de regeling, de communicatie erover, het debat erover, en de afweging van projecten waar de regeling al dan niet op van toepassing is. De evaluatie betreft niet de al dan niet wenselijkheid van projecten of de inhoud en risico’s in de projecten. Deze evaluatie is uitgevoerd door een team bestaand uit:

• • •

Agnes Scholte (Strategisch adviseur Concerncontrol) Annemieke Jutte (Strategisch adviseur Concerncontrol) Roderick Sluiter (data-analist Concernaudit)

Het team werd bijgestaan door de adviserende leden Daniëlle Rijnders (Raadsadviseur / commissiegriffier) en Gijs Corten (Plaatsvervangend griffier). 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 bespreken we de onderzoeksopzet van deze evaluatie. De resultaten van de evaluatie staan in hoofdstuk 3. Een overzicht van aandachtspunten en aanbevelingen vindt u in hoofdstuk 4.

2

2. Onderzoeksaanpak 2.1 Onderzoeksaanpak

De survey is op 27 mei 2024 uitgezet onder alle raadsleden en onder ambtenaren die betrokken zijn bij projectbeheersing.

Voor de evaluatie is een mixed-methods aanpak gehanteerd waarbij gebruik is gemaakt van kwantitatieve en kwalitatieve onderzoeksmethoden. Om een breed beeld te krijgen van de ervaringen met en opvattingen over de RRP, is een survey uitgezet onder raadsleden en ambtenaren van de Gemeente Utrecht. Vervolgens zijn verdiepende gesprekken over de RRP gevoerd met een selectie van ambtenaren en raadsleden volgens eigen aanmelding tijdens focusgroep-interviews.

Twaalf raadsleden (27%) hebben de survey ingevuld. De meeste van deze raadsleden nemen deel aan de commissie Ruimtelijke Ordening en Grondzaken, maar ook de andere commissies zijn vertegenwoordigd. De helft van de raadsleden die de survey hebben ingevuld zegt wel eens een RRP-document te hebben behandeld in een commissie, de andere helft geeft aan dit niet zeker te weten. De survey is door 32 ambtenaren ingevuld en door twee collegeleden. Het merendeel van hen (22) is betrokken (geweest) bij één van de RRP-projecten. Projectmedewerkers van alle RRP-projecten zijn vertegenwoordigd in de survey.

2.2 Survey In samenwerking met de adviserende leden is een online survey opgesteld waarin de volgende thema’s aan bod komen:

• • • • •

Bekendheid met RRP Bereiken van het doel van RRP Selectie van projecten Werking instrumenten RRP Passendheid van agendering

Bovendien bevat de survey enkele open vragen waarin respondenten aan kunnen geven wat er goed is aan de regeling, en wat er beter zou kunnen. Van de vragenlijst zijn twee versies opgesteld, voor raadsleden en ambtenaren. Deze vragenlijsten bevatten deels dezelfde vragen, maar ook specifieke vragen voor raadsleden of ambtenaren vanuit hun rol/betrokkenheid. Op deze manier is per doelgroep gerichte informatie opgehaald.

2.3 Focusgroep Tijdens focusgroep-interviews worden mensen samengebracht om te discussiëren over een bepaald onderwerp. Deze groepsdiscussies geven belangrijke inzicht in de meningen, ervaringen en behoeften van deelnemers. We voerden een drietal van zulke focusgroep-interviews met raadsleden en ambtenaren. Deze raadsleden en ambtenaren hadden in de survey aangegeven deel te willen nemen aan deze interviews. Centraal stond de evaluatie van de RRP, en de resultaten van de survey vormden input voor focusgroep-interviews. Deelnemers aan de focusgroep-interviews ontvingen vooraf een concept rapportage met de uitkomsten van de survey. De interviews met ambtenaren vonden plaats op 2 en 24 september 2024. Hieraan namen 14 ambtenaren deel. Het interview met raadsleden vond plaats op 19 september 2024, hieraan namen vier raadsleden en twee ambtenaren deel.

De survey werd anoniem afgenomen, tenzij respondenten zich aanmelden voor de focusgroep-interviews. De gegevens zijn strikt vertrouwelijk behandeld en enkel voor deze evaluatie gebruikt.

3

3. Resultaten (1/5) 3.1 Bekendheid met RRP De overgrote meerderheid (73%) van de respondenten geeft aan (zeer) goed op de hoogte te zijn van de RRP. Dit percentage is onder de raadsleden iets lager (58%) dan onder ambtenaren (78%), wat verklaarbaar is vanwege de verzendgroep van de vragenlijst. Eén raadslid en één ambtenaar geven aan helemaal niet op de hoogte te zijn van de RRP. De RRP is een uitwerking van motie 2018/278, die ingediend was naar aanleiding van het rekenkamerrapport over de Uithoflijn. De bekendheid met de aanleiding en totstandkoming van de RRP is onder ambtenaren aanzienlijk hoger dan onder raadsleden. Vrijwel alle ambtenaren zijn hiervan (zeer goed) op de hoogte (91%), tegenover 25% van de raadsleden. Een voor de hand liggende verklaring voor dit verschil is dat de RRP tot stand kwam in de vorige raadsperiode, waar niet alle raadsleden bij betrokken waren. Eén van de raadsleden geeft dan ook de aanbeveling om startende raadsleden beter te informeren over de RRP. Het verhogen van de bekendheid wordt ook door ambtenaren ook als één van de belangrijkste knelpunten van de regeling genoemd. Aandachtspunt voor vervolg: De bekendheid met de regeling behoeft aandacht, zowel voor nieuwe raadsleden, als ook tijdens een technische sessie per keer dat de voorgangsrapportages worden aangeboden en onder ambtenaren.

3.2 Bereiken van het doel van RRP Het doel van de RRP is om: "de controlerende en kaderstellende rol van de raad bij risicovolle projecten te versterken, door:

a.

bij de start van het project de kaders gestructureerd vast te stellen,

b.

tijdens de uitvoering van een risicovol project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders tijdig te kunnen signaleren (om bij te kunnen sturen), en

c.

het verloop en de uitvoering van de projecten te monitoren en op basis daarvan, waar nodig, de dialoog over sturing en beheersing ervan met burgemeester en wethouders.”

Driekwart van de raadsleden is (zeer) goed op de hoogte van het doel van de RRP. Bij de ambtenaren is 63% hiervan (zeer) goed op de hoogte. We legden vervolgens het doel van de RRP voor aan de respondenten, en vroegen hen of zij vonden dat de regeling aansloot bij dit doel. In figuur 1 presenteren we de uitkomsten van deze vraag. Figuur 1: Vindt u dat de regeling aansluit bij dit doel? 70%

56%

60%

58%

50% 34%

40% 30% 20% 10%

17% 8%

3%

17% 6%

0% 0%

0% Helemaal niet

In beperkte mate Gemeenteraad

Deels

In hoge mate

Volledig

Ambtelijke organisatie

Uit deze figuur blijkt verdeeldheid over de aansluiting van de RRP bij het doel daarvan. Een meerderheid van de raadsleden (58%) vindt dat de RRP in hoge mate aansluit bij het doel, bij ambtenaren betreft dit 34%. Anderzijds vindt 25% van de raadsleden dat de RRP helemaal niet of slechts in beperkte mate bij het doel aansluit, tegenover 9% van de ambtenaren. Aan deze respondenten vroegen we of ze hun antwoord toe konden lichten. Raadsleden geven hier aan dat zij te weinig zicht hebben op risicovolle projecten of de regeling an sich, en dat er te weinig over gesproken wordt over risicovolle projecten binnen de raad.

4

3. Resultaten (2/5) Ambtenaren geven aan dat de gemeenteraad te weinig acteert op signalen vanuit risicovolle projecten. Dat dit gevoel breed gedragen wordt, blijkt uit de focusgroep-interviews. Het uitblijven van een reactie van de raad op de voortgangsrapportages is het meest besproken onderwerp tijdens de drie verdiepende gesprekken. Hoewel de voortgangsrapportages doorgaans geen discussie in de raad opleveren, benadrukken raadsleden in het verdiepend gesprek dat dit niet opgevat moet worden als desinteresse in de (voortgang van) de projecten in de RRP-regeling. De rapportages worden in de fracties wel besproken, en geven voldoende inzicht. Ook achten de raadsleden het niet wenselijk om besluitvorming aan de rapportages te koppelen. Ambtenaren geven daarentegen aan dat ook signalen uit de regeling niet opgepakt worden, zoals seinen die op rood staan. Voor het uitblijven van de gesprekken worden verschillende oorzaken geopperd.

-

-

3.3 Selectie van projecten 3.3.1 IJking van projecten Voor het selecteren van projecten voor de RRP hanteert gemeente Utrecht een afwegingskader, dat door de gemeenteraad is vastgesteld. Projecten worden geijkt op basis van de volgende criteria:

• • • • •

Bestuurlijke complexiteit Organisatorische complexiteit Mate van gemeentelijke beslissingsbevoegdheid Mate van innovatie binnen project bijv. contractvorm Complexiteit bij uitvoering

• • • • •

Impact op samenleving/omgeving/bewoners Impact op gemeentelijke bedrijfsvoering Budgettair beslag Financieel beslag risico’s Doorlooptijd

De rapportages worden nu gebundeld aangeboden in de commissie VBF. Hoewel dit met oog op project control een logische plek is, passen de projecten inhoudelijk vaak beter in andere commissies. Ook is het voor sommigen verwarrend dat raadsstukken over hetzelfde project door verschillende wethouders aangeboden worden. Zowel onder de ambtenaren als onder de raadsleden is er verdeeldheid over de meest geschikte commissie om de rapportage aan te bieden.

Er is nauwelijks discussie over de gebruikte criteria: slechts één ambtenaar en één raadslid geeft aan niet te herkennen dat deze criteria een rol spelen bij het bepalen of een project risicovol is.

Ambtenaren vrezen dat de rapportages ondergesneeuwd raken tussen andere stukken, omdat ze op een druk moment worden aangeboden. De raadsleden zien hier echter geen bezwaar en geven aan tevreden te zijn over het moment waarop de rapportages aangeboden wordt.

Eén ambtenaar geeft aan het afwegingskader meer flexibiliteit zou moeten kennen, bijvoorbeeld door sommige componenten meer gewicht te geven. Een ander punt is hoe om te gaan met fasen in projecten: risico’s kunnen zich gedurende het proces kunnen ontwikkelen, of spelen niet in alle fasen van het project.

Een aangedragen oplossing is om bij grote veranderingen in de risico’s en voortgang van projecten een technische sessie voor te stellen in de raad. Aandachtspunt voor vervolg: Hoe krijgen de projecten en de risico’s daarin de aandacht die ze behoeven?

Wel mist een deel van de raadsleden en ambtenaren criteria die hierbij een rol spelen. Genoemd worden onder andere juridische risico’s, conjuncturele schommelingen, bijdrage aan strategische doelstellingen van de gemeente en bestuurlijke gevoeligheid.

Aandachtspunten voor vervolg: Verduidelijken dat de ijking een hulpmiddel en geen absoluutheid is. Het uitvoeren van de ijking is een startpunt om de dialoog met elkaar te voeren en zo bewustwording te creëren over de risicovolle thema's binnen het project of programma, en in welke fase deze risico's gaan spelen. Het ijkingsinstrument vormt hierbij een belangrijk hulpmiddel. De keuze om een project wel of niet onder de regeling te brengen wordt niet alleen bepaald door de score op het ijkinstrument maar ook op basis van de uitkomsten van dit gesprek. Hierbij spelen inschattingen die zich lastiger in harde cijfers laten vatten, een belangrijke rol. Bezien of criterium 1 en 3 gecombineerd kunnen worden (en puntentotaal daarop aanpassen).IJkingsinstrument daarop aan te passen. Genoemde gemiste criteria (juridische risico’s, bestuurlijke gevoeligheid) zit in de criteria verweven. De toelichting van de ijking verbeteren.

5

3. Resultaten (3/5) 3.3.2 Geselecteerde RRP-projecten Momenteel kent gemeente Utrecht de volgende projecten waarop de regeling van toepassing is:

• • • • • • •

Cultuurcluster Berlijnplein Programma Informatie op orde Merwede fase 1 Noordelijke Rondweg Utrecht Overvecht Noord Aardgasvrij Programma Werven Restauratie Domtoren

De meeste raadsleden (67%) zijn bekend met alle of de meeste van deze projecten. Geen van de raadsleden kent geen enkel RRP-project.

3.4 Werking instrumenten RRP De RRP kent vier instrumenten waarmee de raad over risicovolle projecten wordt geïnformeerd.

•

Startdocument Een basisdocument voor de kaderstelling en controle op het risicovolle project op hoofdlijnen door de raad.

•

Voortgangsrapportage Twee keer per jaar informeren burgemeester en wethouders de raad over de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang van risicovolle projecten in een voortgangsrapportage per project bij de bestuursrapportage.

•

Tussenrapportage In het kader van hun actieve informatieplicht informeren burgemeester en wethouders met een tussenrapportage de raad over de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang van een risicovol project, indien deze zodanig zwaar wegen zijn dat deze niet kunnen wachten tot de reguliere voortgangsrapportage.

•

Eindrapportage Binnen zes maanden nadat een project is afgerond, of niet langer als risicovol wordt beschouwd, stellen burgemeester en wethouders een eindrapportage op.

Vijf raadsleden en zes ambtenaren geven aan projecten te missen. Raadsleden vragen zich af waarom de International School Utrecht, de nieuwe VO school Overvecht, versterking van de financiële functie op het Stadskantoor en alle grote ontwikkelprojecten er niet op staan. Ambtenaren noemen ook de International School Utrecht, het Lombokplein, het Beurskwartier en de Westelijke Stadsboulevard. Daarnaast noemen zij projecten die gericht zijn op de bedrijfsvoering: de vervanging van het Zaaksysteem, de cloud transitie en SAP. Hoewel zowel raadsleden als ambtenaren aangeven dat ook andere projecten in aanmerking komen, blijkt uit de verdiepende focusgroep-gesprekken dat er wel eenstemmigheid is over de geselecteerde projecten. Aandachtspunt voor vervolg: Transparant zijn en zicht houden op alle uitvoerde (her)ijkingen door bijvoorbeeld een bijlage toe te voegen bij de raadsbrief RRP. En een ijking uitvoeren op door raad geopperde projecten.

We vroegen ambtenaren die betrokken zijn bij een RRP-project en raadsleden naar hun mening over deze rapportages. Over het algemeen zijn zij positief over de inhoud van de rapportages: hierin worden de relevante onderwerpen besproken (72%), deze onderwerpen worden met voldoende diepgang besproken (69%) en de rapportages helpen de raad om de voortgang van projecten te volgen (61%). Ambtenaren zijn hierbij over het algemeen steeds iets positiever dan raadsleden. Geen enkel raadslid vindt dat zij onvoldoende geïnformeerd worden over risicovolle projecten. Ook over het inzicht dat startdocumenten biedt is niemand ontevreden, en slechts één raadslid vindt dat de voortgangsrapportages niet op het juiste moment worden aangeboden.

6

3. Resultaten (4/5) Ook ambtenaren zijn over het algemeen positief over de rapportages. Een grote meerderheid (83%) zegt dat de rapportages zich op de juist elementen richten die cruciaal zijn voor het begrijpen van de projectvoortgang en eventuele risico’s. Ongeveer de helft van de ambtenaren (52%) geeft daarnaast aan dat het opstellen van de voortgangsrapportages ook bijdraagt aan het structureren en agenderen van projectinformatie, terwijl het opstellen zelf niet te veel extra tijd kost (72%). De bijdrage die zo geleverd wordt aan het structureel rapporteren over de voortgang wordt dan ook als belangrijke meerwaarde van de regeling genoemd.

Aandachtspunten voor vervolg: Conform artikel 6.2 van de Regeling leveren we een startdocument op binnen zes maanden na het raadsbesluit om het project aan te wijzen als risicovol. Bij programma’s of projecten waarbij het nog niet goed mogelijk om scope en doelstelling concreet vast te leggen in het startdocument, zal dit meer op hoofdlijnen (abstracter) zijn. Bij fase-overgang vindt dan actualisatie naar een concreter startdocument plaats (artikel 7.2). 3.5 Passendheid van agendering

Dat de waardering voor de instrumenten van de RRP groot is, komt ook tijdens de drie focusgroep-interviews naar voren. Enkele ambtenaren geven aan de rapportages te blijven gebruiken, ook als hun project niet langer onder de regeling valt.

3.5.1 Integraal aanbieden Twee keer per jaar wordt de raad op de hoogte gebracht van de voortgang van de projecten met behulp van voortgangsrapportages. Deze rapportages worden gebundeld aangeboden in de commissie VBF.

De instrumenten kennen ook een spin-off naar de organisatie. Er is voor projecten inmiddels een standaardformat voor startdocument en voortgangsrapportages, gebaseerd op de inhoud van de RRP-rapportages. Ook wordt het ijkingsinstrument ("risicoladder") gebruikt als start voor projecten om snel inzicht te krijgen op de risicovolle thema's.

Raadsleden zijn verdeeld over het gebundeld aanbieden van de rapportages. Sommige raadsleden hebben een voorkeur voor het afzonderlijk aanbieden van de voortgangsrapportages. Nu komt nu alle informatie tegelijkertijd, terwijl ze inhoudelijk verschillend zijn en bij verschillende commissies en wethouders horen (zie ook pagina 5).

Als knelpunt wordt wel genoemd dat het opstellen van de voortgangsrapportage, en met name de afstemming binnen de verschillende gremia (MT, DR, staven) een tijdrovende klus kan zijn.

Andere raadsleden zien in het gebundeld aanbieden van rapportages van alle projecten juist een belangrijke meerwaarde van de regeling. Hierdoor wordt stuurinformatie van alle projecten in hetzelfde stramien aangeboden, waardoor er een heldere voorstelling geboden wordt.

Ook biedt het startdocument niet voldoende flexibiliteit voor projecten met een uitzonderlijk lange looptijd, of voor projecten waar doelstelling nog niet scherp te formuleren is bij het schrijven van het startdocument. Doordat de kaders nog niet helder zijn, is bij het RRPproject Overvecht Noord Aardgasvrij het opstellen van een startdocument steeds uitgesteld . Echter, hierdoor werd het opstellen van de voortgangsrapportages onbedoeld bemoeilijkt, omdat er met het ontbreken van een startdocument ook een vastgesteld referentiekader miste.

Aandachtspunten voor vervolg: Weeg voor en nadelen af van gebundeld aanbieden van voortgangsrapportage 3.5.2 Frequentie De meeste respondenten zeggen tevreden te zijn met de frequentie waarmee de raad geïnformeerd wordt door middel van voortgangsrapportages. Een kwart van de respondenten vindt de frequentie te hoog, en 14% vindt de frequentie te laag. Tijdens de focusgroep-gesprekken bleek er echter veel draagvlak voor een lagere frequentie. Zowel ambtenaren als raadsleden gaven aan dat een voorkeur te hebben voor een jaarlijkse rapportage. Dit helpt om de informatiestroom naar de gemeenteraad te beperken. Raadsleden geven daarbij unaniem aan oktober het meest geschikte moment van aanbieden vinden.

7

3. Resultaten (5/5) Wanneer er tussentijds ontwikkelingen zijn, kunnen die via tussenrapportages gerapporteerd worden. In de praktijk komen tussenrapportages als zodanig niet of nauwelijks voor, en wordt de raad buiten de voortgangsrapportages om geïnformeerd via raadsbrieven. Hoewel ook dat een geschikt instrument is om de raad te informeren, wordt tijdens één van de focusgroepinterviews wel aangedrongen om ook daar te benoemen dat het project onder de regeling valt. Aandachtspunten voor vervolg: Frequentie aanbieden voortgangsrapportages kan aangepast, wanneer de tussenrapportages consequent worden gebruikt. 3.5.3 Optie voor pauzeren van RRP-status Wanneer een project afgerond is of wanneer het door de raad niet langer als risicovol wordt beschouwd, wordt een eindrapportage opgesteld. Door raadsleden is geopperd eerst een eindrapportage op te stellen, en aan de hand daarvan te bepalen of de RRP-status beëindigd kan worden. Anderen stellen dat eerst het besluit genomen moet worden de status te beëindigen, en daarna de eindrapportage op te stellen. In de regeling ontbreekt momenteel de mogelijkheid om een project tijdelijk te pauzeren als RRP project, bijvoorbeeld als projecten langdurig stilliggen. Dit komt tijdens alle focusgroepinterviews uitvoerig aan bod.

Een herziening in de regeling met betrekking tot de optie de RRP status te pauzeren zou volgens zowel raadsleden als ambtenaren wenselijk zijn. Aandachtspunten voor vervolg: Verduidelijken dat het beëindigen van de RRP status een raadsbesluit is, en dat dat niet betekent dat een project gerealiseerd is. Een optie in de regeling opnemen om de RRP status voor een project tijdelijk niet van toepassing te verklaren.

8

4. Aandachtspunten en aanbevelingen (1/3) …

Aandachtspunt: De bekendheid met de regeling behoeft aandacht, zowel voor nieuwe raadsleden, als ook tijdens een technische sessie per keer dat de voorgangsrapportages worden aangeboden en onder ambtenaren. Aanbeveling:

•

Het organiseren van een technische sessie wanneer rapportages worden aangeboden.

•

Het organiseren van een kennismakingsonderdeel voor nieuwe raadsleden.

•

Het opnemen van de RRP in de standaard kennismaking nieuwe medewerkers/leidinggevenden.

Aandachtspunt: Hoe krijgen de projecten en de risico’s daarin de aandacht die ze behoeven? Aanbeveling:

•

Grote veranderingen in de risico’s en voortgang van projecten bespreken in voornoemde technische sessie.

•

De gebundelde aanbieding behouden vanwege het inzicht in overkoepelende risico’s.

Aandachtspunt: Verduidelijken dat de ijking een hulpmiddel en geen absoluutheid is. De toelichting van de ijking verbeteren. Bezien of criterium 1 en 3 gecombineerd kunnen worden (en puntentotaal daarop aanpassen). Aanbeveling:

•

Een toelichting van de ijking opnemen in technische sessie en opleidingsprogramma.

9

4. Aandachtspunten en aanbevelingen (2/3) …

Aandachtspunt: Transparant zijn en zicht houden op alle uitvoerde (her)ijkingen door bijvoorbeeld een bijlage toe te voegen bij de raadsbrief RRP. Aanbeveling:

•

Een bijlage toevoegen aan de raadsbrief bij de rapportages, met geijkte projecten op datum plus resultaten en conclusie.

Aandachtspunt: Conform artikel 6.2 van de Regeling leveren we een startdocument op binnen zes maanden na het raadsbesluit om het project aan te wijzen als risicovol. Bij programma’s of projecten waarbij het nog niet goed mogelijk om scope en doelstelling concreet vast te leggen in het startdocument, zal dit meer op hoofdlijnen (abstracter) zijn. Bij fase-overgang vindt dan actualisatie naar een concreter startdocument plaats (artikel 7.2). Aanbeveling:

•

Naleven artikel 6.2 : startdocument leveren wanneer de raad heeft besloten de regeling van toepassing te verklaren voor een project of programma, ook wanneer kaders nog niet concreet zijn.

Aandachtspunt: weeg de voor- en nadelen af van het gebundeld aanbieden van de voortgangsrapportages. Aanbeveling:

•

Lever de voortgangsrapportages gezamenlijk aan om een integrale beschouwing mogelijk te maken en om paralellen tussen projecten op te merken. Door af te spreken dat rapportages óók los besproken kunnen worden in de relevante vakcommissie wordt het belangrijkste nadeel van onjuiste agendering ondervangen.

Aandachtpunt: Frequentie aanbieden voortgangsrapportages kan aangepast, wanneer de tussenrapportages consequent worden gebruikt. Aanbeveling:

•

Frequentie aanbieding voortgangsrapportages aanpassen naar een keer per jaar, in oktober, vanwege verdeling werkdruk raadsleden en ambtenaren en beperken van informatiestroom. Wanneer grote wijzigingen in voortgang en risico’s tussenrapportage benutten.

10

4. Aandachtspunten en aanbevelingen (3/3) … dat dat niet betekent dat een project gerealiseerd is. Aandachtspunt: Verduidelijken dat het beëindigen van de RRP status een raadsbesluit is, en

Aanbeveling: • Toelichten in de technische sessie en introprogramma raad de verduidelijking dat beëindigen van RRP status op voorstel inclusief beargumentering van college door de raad wordt besloten, en dat op basis daarvan een eindrapportage wordt opgesteld, wat niet betekent dat een project is afgerond. Aandachtspunt: Een optie in de regeling opnemen om de RRP status voor een project tijdelijk niet van toepassing te verklaren. Aanbeveling: • De regeling aanpassen met toevoeging van de optie om de RRP-status voor een project tijdelijk niet van toepassing te verklaren.

11