Evaluatie P&C cyclus

Uitwerking evaluatie Planning & Control Inleiding Naar aanleiding van de werkwijze bijeenkomst op 24 augustus 2023 met commissie- en raadsleden (zie voor de aanleiding en opzet bijlage 1) en de evaluatie van de programmabegroting 2024 in november 2023 (bijlage 2) werkt de adviescie Controle & Financien (C&F) een voorstel uit omtrent de opzet van de Planning & Control cyclus. Dit voorstel zal vervolgens aan het dagelijks bestuur (db) worden voorgelegd in het eerste kwartaal van 2024. Hieronder zijn eerst de verwonderpunten uit de sessie op 24 augustus uitgewerkt, daarna de belangrijkste punten uit de evaluatie van de programmabegroting en vervolgens de daaruit volgende verbeterpunten die aan de adviescommissie C&F worden voorgelegd. Na bespreking van de voorgestelde verbeterpunten in de adviescommissie C&F op 11 januari 2024 zal een voorstel aan het DB worden uitgewerkt dat in de adviescommissie C&F van 15 februari 2024 worden besproken. NB: vanwege de behandeling van de programmabegroting 2024 (en alles daarom heen) en de bespreking van de managementletter in de adviescie is gekozen voor Q1 2024.

Verwonderpunten n.a.v. 24 augustus 2023 •

•

•

•

•

Relatie van het debat met de inhoud van het voorliggende P&C document en in relatie met het aantal dagdelen en werkdruk: fracties hebben een verschillend doel met de bespreking van de P&C documenten en verschillen van mening over de wenselijkheid om onderwerpen breed te bespreken. Er is geen algehele wens om dit te beperken, maar wel goed om hier bewust van te zijn, ook in het licht van de discussie over de werkdruk. Er is geen expliciete wens naar voren gekomen voor meer of minder dagdelen of behandeling in de reguliere commissie, met uitzondering van het jaarverslag. Algemene beschouwingen bij de VJN: fracties hebben hierover een verschillend beeld. De ene fractie vindt dit een prima instrument om het politieke beeld te delen eens per jaar, de ander zou meer willen werken met pitches (om de aandacht erbij te houden) en wellicht volgorde d.m.v. loting bepalen (i.p.v. de vaste volgorde). De algemene oproep was wel om je creativiteit te gebruiken om ervoor te zorgen dat mensen naar je blijven luisteren. Hoeveelheid moties en toezeggingen: als je eerst probeert in de raad een toezegging te krijgen van de wethouder en dat lukt niet, dan (gevoelsmatig) minder tijd om motie in te dienen. Ook zit er in een motie veel werk vooraf en wordt daarom toch vaak ingediend. Geen voorkeur om het aantal moties te begrenzen. Debat duurt lang en we zijn laat klaar.

Vaste eindtijd is lastig omdat we debat moeten afronden (iig bij PB en de JS i.v.m. deadline provincie). Idee werd geopperd om strakker te sturen op een commissie per dagdeel (bij de VJN) en bij uitloop verder te gaan in de hal. Bezwaren zijn dat dit praktisch lastig is voor kleinere fracties en de beantwoording van de wethouder. In het algemeen zou moeten gelden: wat de commissies en de raad doen aan P&C besprekingen dóet ertoe. Dat betekent dat inzichtelijk(er) moet zijn wat de ruimte is voor de raad (zeker bij het vinden van financiële dekkingen voor plannen) en/of dat er überhaupt meer ruimte moet zijn voor de raad en dat de raad zelf zorgvuldig omgaat met moties en amendementen (dus niet indienen om ze vervolgens weer in te trekken). Kortom: de beïnvloedbaarheid van de VJN en begroting is een vraagstuk.

Evaluatie programmabegroting 2024 Uit de evaluatie van de programmabegroting (zie bijlage) zijn de volgende punten naar voren gekomen: • De leesbaarheid is verbeterd, maar de wens voor heldere teksten (zonder herhaling) over welke keuzes de raad heeft of heeft gemaakt blijft bestaan. • Waardering voor alle stappen die worden gezet om de raad goed te informeren en in positie te brengen. Dit voelt als een gezamenlijk inspanning en verantwoordelijkheid. • Een respondent geeft aan dat de website goed werkt, maar dat het onhandig is dat de schriftelijke vragen worden ingediend in relatie met de pdf. Een ander hecht juist waarde aan een fysiek document. • Veel werkdruk rondom de schriftelijke vragen zowel aan de kant van de raad (te weinig tijd, kwaliteit/errata, leesbaarheid antwoorden etc.) als bij de ambtenaren. De raad zou graag een extra week de tijd hiervoor willen en een technische sessie voor het indienen van de vragen kan ook helpen. • De ontbijtsessies worden door de meeste respondenten gewaardeerd, al heeft een deel van de groep behoefte aan verdieping en kan het beter zijn om deze groepen te scheiden. Een respondent geeft aan dat de financiële kennis en begrip in de raad omhoog moet en stelt voor elke commissie een sessie van 2 uur voor.

• Zowel door de coalitie en oppositie wordt aangegeven dat ze vinden dat er weinig ruimte is voor de raad om (budget) wijzigingen door te voeren ondanks het budgetrecht van de raad. Een respondent geeft aan dat er een oplossing moet komen tussen enerzijds het afkeuren van moties qua dekking, omdat dit het inhoudelijk debat ondermijnt, een ander merkt op dat sommige wethouders het al goed deden om te benoemen dat de motie technisch goed was, maar dat ze het ontraden om inhoudelijke argumenten. Helaas deed nog niet iedereen van het college dat op deze wijze. • De toevoeging van de beïnvloedbaarheid van de begroting wordt gewaardeerd, maar inzicht in de bruikbaarheid voor de raadsleden kan nog worden verbeterd. In hoeverre maken reserves hier onderdeel van uit? • Er is geen gedeeld doel bij de bespreking: is het een moment van stokpaardjes of gaat het om waar geld aan wordt uitgegeven en willen we daarop bijsturen als raad? Nu loopt alles door elkaar en zitten partijen op een ander informatieniveau.

Verbeterpunten •

•

Het budgetrecht van de raad is een aandachtspunt zoals hiervoor uiteengezet. De adviescommissie C&F buigt zich ook al enige tijd hierover. In 2023 is een dashboard beschikbaar gesteld aan de raad en is er een avond georganiseerd voor technische ondersteuning bij dekking. Maar dit blijft een punt dat verbeterd moet worden en de raad moet ruimte blijven claimen bij het college. De wethouder heeft toegezegd om de spelregels duidelijker vast te leggen. Dit zal in 2024 worden besproken in de adviescommissie C&F en in de commissie VBF. Maar het is ook belangrijk dat het college hiervoor ruimte geeft aan de raad. Ten behoeve van de tijdsefficiëntie kan de raad ervoor kiezen om de VJN ‘uit te vergroten’ en de PB te verkleinen, zowel wat betreft de tijd die eraan wordt besteed als de focus. PB gaat dan over: zijn de opdrachten goed overgenomen die we hebben vastgesteld bij de VJN. Andersom kan ook: de PB wordt dan het belangrijkste moment. In het huidige vergaderschema reserveren we 7 dagdelen voor de VJN en 5 dagdelen voor de programmabegroting. Er kan een proef worden gedaan met een andere werkwijze. Het feit dat niets in steen is gebeiteld, behalve de wettelijke deadlines voor de JS en de PB. Hoe denkt de adviescommissie hierover en is het bijvoorbeeld een idee om dan de programmabegroting in de reguliere commissies te bespreken

•

•

•

•

•

als we ervoor kiezen de VJN uit te vergroten? NB: in Amsterdam is recent gekozen om van de voorjaarsnota een enkeljarige uitvoeringsnota te maken (zonder besluitvorming) en de begroting het moment waarop de raad kennisneemt van de integrale meerjarenbegroting te maken, maar dit heeft de raad niet beter in positie gebracht is de indruk van de griffie. Het kennisniveau van de raad over de P&C cyclus is een punt van aandacht. Hoe kan dit naar een hoger (en meer gelijk) niveau worden gebracht? Is dat d.m.v. (ontbijt)sessies bij elk P&C product, meer technische sessies over een specifiek onderwerp, technische sessies per commissie inplannen in het vergaderschema, vragenuurtjes of iets anders (flexibele momenten zoals een webinar of een podcast)? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover, ook qua verschillen tussen verschillende kennisniveaus en rekening houdend met de werkdruk/capaciteit van de raad, griffie en de ambtelijke organisatie? Leesbaarheid blijven verbeteren (van alle P&C producten). Dit heeft blijvende aandacht in de adviescie C&F.

Hoe denkt de adviescommissie C&F dat we hier blijvende aandacht voor kunnen houden? Is het een idee om bij andere gemeente input op te halen door bijvoorbeeld een werkbezoek te organiseren aan een andere auditcommissie (bijvoorbeeld 2 keer per jaar)? De jaarstukken kennen maar één dagdeel qua commissiebehandeling: o De samenloop van de jaarrekening met de VJN en de meerjarenprogramma’s is lastig qua voorbereiding. Voorheen (voor corona) konden de jaarstukken eerder worden aangeboden, maar door de extra eisen aan de accountantscontrole (o.a. vanwege de SISA regelingen) lukt dat niet meer. Het zou helpen als een conceptversie van de jaarrekening eerder beschikbaar komt, zoals ter voorbereiding op de raadstoets, maar volgens de ambtelijke organisatie is dit heel lastig te realiseren. Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Bredere groep woordvoerders betrekken bij de behandeling van de jaarstukken. Het is een mogelijkheid om naast een financiële avond over de jaarrekening het jaarverslag in de reguliere commissiecyclus te bespreken (opgedeeld per beleidsveld van de zes commissies). Daarbij is wel aangetekend dat de doorlooptijd op zich niet korter wordt; wel wordt het eigenaarschap bij de commissies gelegd, zowel wat betreft de inhoud als de tijd die men eraan wenst te besteden. Dit kan de controlerende en lerende rol van de raad versterken.

Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Veel waardering voor de raadstoets, de opvolging van de aanbevelingen kan beter. Het zou helpen als de opvolging van de raadstoets standaard wordt geagendeerd in de desbetreffende commissie en dat we daarbij een advies toevoegen van de raadsrapporteurs? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? De Algemene Beschouwingen (nu 1 dagdeel) bij de VJN kunnen scherper. Hoe kunnen we dat bereiken? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? o Het zou een hoofdlijnen- of visiedebat moeten zijn, waarvoor de raad misschien meer tijd (twee dagdelen) moet uittrekken (incl. beantwoording college op hoofdlijnen?). Meer spelregels opstellen? o Werken met pitches of loting i.p.v. een vaste volgorde voor de inbreng? o Moties aankondigen bij de algemene beschouwingen? Schriftelijke vragen: o Kwaliteit SV kan beter, meer gebundeld worden qua beantwoording en wellicht onderscheid technisch en politieke vragen (dit kan ook helpen in het debat in de commissie waar veel technische vragen worden gesteld) en een handigere zoekfunctie (per programma en in excel bijvoorbeeld). Door deze vragen komen ook veel foutjes aan het licht. De stukken moeten voorzien worden van een betere eindredactie.

Hoe kijkt het stadskantoor hiernaar? Waar kan “tijd” worden gevonden? o Om de hoeveelheid van het aantal schriftelijke vragen te verminderen kan het helpen om voor het indienen van de vragen een telefonisch spreekuur te organiseren, een

•

fysieke (markt)sessie per programma of bijvoorbeeld een teams-sessie voor 3-4 programma’s waar het voorgaande jaar de meeste vragen over zijn gesteld (programma aantrekkelijke, groene LO en erfgoed, duurzame bereikbaarheid en levendige en gezonde stad/kansrijk opgroeien) dan wel actuele thema’s (scenario's) op spelen? Hoe denkt de adviescommissie C&F hierover? NB: in de sessie op 24 augustus zijn ook suggesties aangedragen die ook bij het thema werkdruk zijn besproken: interrupties, spreektijden en intrekken moties. Derhalve wordt deze discussie op een andere plek gevoerd.

Voorstel DB Namens de adviescommissie C&F stellen we aan het DB de volgende verbeterpunten voor: •

Bijlage 1: werkwijzebijeenkomst augustus: Planning & Control

op

24

Doel van de bijeenkomst Met de raadleden bespreken hoe zij de huidige P&C cyclus ervaren, de verwonderingen uit het DB herkennen en welke oplossingsrichtingen zouden kunnen helpen. Uiteindelijk gaan deze oplossingsrichtingen naar de adviescie C&F die verder voorstellen zal gaan uitwerken.

Opzet van de bijeenkomst In drie opeenvolgende sessies van drie kwartier ieder spreken raads- en commissieleden over dit onderwerp. 1. We starten met de verwondering van het DB (zowel organisatorisch als over het verloop van de vergadering) op een sheet. 2. Vervolg: in 3 groepen • Herkent deze groep zich hierin en zijn er aanvullingen? • Welk dilemma is voor jullie het meest herkenbaar? • Aan welke oplossingsrichtingen denken jullie bij dit dilemma?

Rolverdeling -

Introductie (deel 1): Toelichting griffie over de dilemma’s van DB. Aandacht voor de controlerende en kaderstellende rol (taakonduidelijkheid). Ophalen verwonderingen in groepjes (deel 2)

Aanleiding -

Vaststellen Vergaderschema 2024 in Dagelijks Bestuur van de Raad Is het logisch gewoon te kopiëren wat we dit jaar deden of vraagt het om aanpassing. Nieuwe raad, wellicht nieuwe ideeën of behoeften.

Vragen bij de workshop over de P&C Cyclus: 1. Wat vind je van de behandeling van de VJN, hèt kaderstellende moment van het jaar • Het moment van aanbieden, de mogelijkheid schriftelijk vragen te stellen, de doorlooptijd, de kwaliteit van de antwoorden, de leesbaarheid, etc. • De Algemene Beschouwingen: 15 partijen met verschillende spreektijd, geen reactie van het college, één dagdeel • De commissies: 7 dagdelen, financiën zonder spreektijd en de overige met één pot tijd, volledige vrijheid om het over alle onderwerpen te hebben (ook los van de inhoud van de VJN)? • Een dag besluitvorming met indiening van een groot aantal moties en amendementen waarvan de helft van de moties weer wordt ingetrokken. 2. Wat vind je van de behandeling van de Begroting: de verwerking van de kaderstellende uitspraken van de raad bij de VJN tot een definitief voorstel voor het komend jaar en verder • De planning van aanbieden, vragen stellen de leesbaarheid, etc. • 4 dagdelen commissies met één pot tijd en vrij spreken over alle onderwerpen • Een dag raad met veel moties en amendementen waarvan de helft van de moties weer wordt ingetrokken

3. Wat vind je van de behandeling van de Jaarstukken: hèt controlerende moment van het jaar op de wijze waarop het college uitvoering geeft aan de opdracht van de raad • De leesbaarheid, moment van aanbieden, mogelijkheid vragen te stellen • De raadstoets, de bevindingen ten aanzien van de leesbaarheid en indicatoren in de stukken zodat helder gecontroleerd kan worden welke resultaten worden behaald met de inzet van de afgesproken middelen. 4. Algemene verbetermogelijkheden in de P&C cyclus: • Kun je voldoende je eigen voorstellen toevoegen en van dekking voorzien? Is helder welk deel van de Begroting beïnvloedbaar is en door de raad een andere keuze kan worden gemaakt om ruimte te maken voor ambities, is het onderscheid tussen visie en moment van uitvoering helder en daarbij ook wanneer de dekking van een voorstel (van raad of college) aanwezig moet zijn?