Evaluatie burgerberaad jaarwisseling (1)

Evaluatie burgerberaad jaarwisseling Hoe zag de evaluatie eruit? Het burgerberaad over de jaarwisseling is op diverse manieren geëvalueerd: • Observaties tijdens het burgerberaad door een lid van de werkgroep burgerberaad1 en een lid van het gemeentelijke projectteam. • Interne evaluatie met de verschillende betrokken ambtenaren (toetsteam, kernteam, opdrachtgever, communicatie), de onafhankelijke procesbegeleiding (EMMA) en met uw raad (technische sessie d.d. 12 september 2024). • Onafhankelijk onderzoek door de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam. In de bijlagen zijn hun onderzoeksrapport voor het Utrechtse burgerberaad toegevoegd. • Enquêtes: o Een enquête onder de leden van het burgerberaad over de toegankelijkheid van het burgerberaad. De rapportage hiervan is te lezen in de bijlage. o Een vragenlijst onder het Bewonerspanel over de bekendheid van het afgelopen burgerberaad, het nut van het instrument ‘burgerberaad’ en mogelijke onderwerpen voor een volgende keer. De resultaten van de peiling bij het bewonerspanel zijn hier te lezen. • Documentaire ‘Een Utrechts Burgerberaad’ & gesprek bij de impactvertoning d.d.

24 juni 2024 • Inspiratie bij andere burgerberaden • Informele gesprekken met burgerberaadsleden • Leernetwerk bestaande uit leden van het burgerberaad, leden van de werkgroep burgerberaad, ambtenaren en onafhankelijke procesbegeleiding, waarin dilemma's uit de andere evaluaties werden besproken. Algemene indruk Over het algemeen zijn we als college zeer tevreden over het afgelopen burgerberaad. We hebben gezien dat er een diverse groep Utrechters op enthousiaste en zeer betrokken wijze aan de slag is gegaan met het vraagstuk rondom de jaarwisseling. We hebben een concreet antwoord gekregen op de vraag die we gesteld hebben en waar de politiek niet uit kwam. Ook geven de leden van het burgerberaad positieve feedback op het burgerberaad. Daarnaast hebben we positieve bijeffecten gezien: Utrechters die leren hoe complex de vraagstukken van de gemeente zijn, anderstaligen die gemotiveerd zijn om Nederlands te gaan leren, Utrechters die andere Utrechters buiten hun eigen bubbel leren kennen en met elkaar in verbinding staan en deelnemers die zich meer Utrechter zijn gaan voelen. Het is zichtbaar dat leden van het burgerberaad een democratische ervaring hebben doorgemaakt. Ook hebben we gezien wat eigenaarschap bij Utrechters met hen doet en wat dat betekent in de samenwerkingsrelatie met de gemeente. Hier kunnen we van leren voor ook andere vormen van samenwerking met Utrechters.

Zo hebben we gezien dat: • Eigenaarschap bij Utrechters loont • Wederzijds begrip ontstaat als Utrechters met elkaar in dialoog gaan • Utrechters uitstekend kunnen meedenken op complexe vraagstukken • Diversiteit aan deelnemers loont en dus aandacht vraagt in het procesontwerp van de samenwerking • Meer waardering voor de gemeente ontstaat in een faciliterende rol Uiteraard zijn er ook leerpunten die we vanuit het afgelopen burgerberaad meenemen naar een volgend burgerberaad. Deze gaan over de randvoorwaarden en aanpak voor het afgelopen 1 Groep inwoners, die actief meedenkt over het vormgeven van burgerberaden. Ontstaan vanuit de

initiatiefnemers vanuit de stad

burgerberaad, zoals vastgesteld door uw raad in het startdocument op 22 juni 2023 en in het aanpak burgerberaad jaarwisseling op 21 september 2023. De leerpunten en hoe wij hiertoe zijn gekomen, zijn hieronder beschreven. De conclusies uit de evaluatie zijn in de raadsbrief samengevat. Rollen van ambtenaren en externe procesbegeleiding Minder talig De bijeenkomsten zijn georganiseerd door de onafhankelijke procesbegeleiding: bureau EMMA. Zij hebben de bijeenkomsten vormgegeven met diverse werkvormen. Hierbij is er goed rekening gehouden met afwisseling tussen staan en zitten, luisteren en overleggen, plenair en in groepjes etc. Wat echter opviel, is dat het burgerberaad redelijk talig was. Daarmee bedoelen we dat er veel gepraat, gelezen en geschreven moest worden. Dit is niet volledig te voorkomen, aangezien dit ook onderdeel is van een burgerberaad als instrument. Wel kan hier meer afwisseling in worden aangebracht. Daarom zien we de hoeveelheid talige werkvormen als een verbeterpunt voor een volgend burgerberaad. Bij het afgelopen burgerberaad is er al wel veel aandacht uitgegaan naar het gebruik van makkelijke taal. Uit de evaluatie is gebleken dat hier nog meer aandacht naartoe mag gaan. Dat nemen we mee voor een volgend burgerberaad. Procesbegeleiding: intern of extern? In de evaluatie is gesproken over het intern beleggen van de procesbegeleiding.

De meningen zijn verdeeld over de vraag of de gemeente hier deze rol kan en mag oppakken. Argumenten voor procesbegeleiding door de gemeente: • Het helpt voor het vaker inzetten van een burgerberaad als instrument • Er ontstaat beter contact tussen ambtenaren en Utrechters • Op termijn zou het goedkoper zijn Argumenten voor procesbegeleiding door een extern bureau: • Het procesontwerp wordt als een expertise gezien • Ambtenaren van de eigen gemeente worden niet onafhankelijk genoeg ervaren en het is belangrijk om (de schijn van) sturing en belangenverstrengeling tegen te gaan en dus de onafhankelijkheid te borgen, aangezien dit een belangrijke waarde is van een burgerberaad. Uit de evaluatie is gebleken dat het volledig intern organiseren nog spannend wordt gevonden, maar dit is tegelijkertijd wel de wens van de raad en het college. Daarom willen we voor een volgend burgerberaad uitzoeken of een mix van interne en externe gespreksbegeleiders mogelijk is. De overkoepelende procesbegeleiding wordt dan extern ingehuurd. Zij verzorgen het procesontwerp en begeleiden de bijeenkomsten als dagvoorzitter en praktisch. Daarnaast helpen zij bij het opleiden van ambtenaren tot gespreksbegeleiders. Het gaat dan om ambtenaren die hier de juiste kwaliteiten voor hebben en geen verwevenheid hebben met het onderwerp.

De ambitie blijft om op termijn te kijken hoe we dit volledig intern zouden kunnen beleggen. We willen immers vanuit programma Samen Stad Maken investeren in de houding en het gedrag van onze ambtenaren. Opleiding heeft dus op de lange termijn ook positieve effecten. Informatievoorziening door experts Tijdens de eerste bijeenkomst had het burgerberaad jaarwisseling de kans de inhoudelijke thema's te benoemen waarover zij meer informatie wilden. Vervolgens is er via de onafhankelijke procesbegeleiding (i.s.m. de gemeente) een aantal experts op deze thema's uitgenodigd. Uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam is gebleken dat niet alle experts als neutraal werden ervaren. Dat komt doordat sommige experts zelf ook belang hadden bij het onderwerp. Dit is niet te voorkomen en hoeft ook geen probleem te zijn: door de breedte aan thema's en experts uit te nodigen zijn de verschillende belangen aan bod gekomen. Uitvoerbare adviezen

Voorafgaand aan het burgerberaad jaarwisseling zijn door uw raad de kaders voor de juridische, financiële en praktische uitvoerbaarheid vastgesteld. In de technische sessie op 12 september is door de aanwezige raadsleden benoemd dat zij tevreden waren met de kaderstelling vanuit de raad. Na bijeenkomst 3 en 4 is aan de hand van deze kaders tussentijdse feedback gegeven door ambtenaren op de uitvoerbaarheid. Deze feedback is als positief en niet-sturend ervaren, blijkt uit de evaluatie met zowel de onafhankelijke procesbegeleiding als uit de leernetwerkbijeenkomsten als uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam. Wel kijken we of het de volgende keer ook wenselijk is voor leden van het burgerberaad om vragen te kunnen stellen aan ambtenaren over hun feedback op de adviezen. Door de positieve ervaringen is geconcludeerd dat het goed is om vanuit de gemeente kaders mee te geven wanneer een advies uitvoerbaar is, zoals wij hebben gedaan bij het burgerberaad jaarwisseling. Dit hoeft niet de creativiteit te belemmeren, zorgt voor eerlijke communicatie richting het burgerberaad en helpt de raad bij het afgeven van een politiek-bestuurlijk mandaat en de opvolging van de adviezen.

Het is aan het burgerberaad om ervoor te kiezen of zij wel of niet een uitvoerbaar pakket aan adviezen aan de gemeente overdragen en of zij willen prioriteren in hun adviezen (in verband met financiële haalbaarheid) en of zij afgevallen adviezen overdragen aan het college en de raad. Dat wordt bij een volgend burgerberaad in de kaderstelling meegegeven. Het burgerberaad is zich ervan bewust dat een niet-uitvoerbaar advies tot gevolg heeft dat het ambtelijk advies zal zijn om het niet uit te voeren en dit kan betekenen dat de raad er niks mee kan. Daarbij is het de taak voor de gespreksbegeleiding om de burgerberaadsleden te prikkelen om ‘out of the box’ te denken. Dit kan ook door eerst gezamenlijk een ideaalbeeld samen te stellen. Ook is het aan het burgerberaad of zij de afgevallen adviezen aan de gemeenteraad overdragen of niet. Loting voor representatieve groep & makkelijke deelname Samenstelling en loting In de raadscommissie van 18 april jl. is er al veelvuldig gesproken over de representativiteit van het burgerberaad. Vooraf is de lotings- en selectieaanpak met uw raad besproken. Op de 4 afgesproken kenmerken (wijk, gender, opleiding, leeftijd) was de representativiteit goed.

Zoals beschreven in het ambtelijke toetsrapport, aangeleverd bij het raadsvoorstel ‘overnemen adviezen burgerberaad jaarwisseling’: Tijdens de verschillende bijeenkomsten bleef de verdeling over alle kenmerken dicht bij de oorspronkelijke verdeling van de inwoners uit de stad. Op geen enkel kenmerk was de afwijking meer dan 4 procentpunt. De enige uitzondering hierop was opleidingsniveau. Op de laatste dag waren er 9 procentpunt minder deelnemers met een hbo- of wo-opleiding. Er waren relatief meer deelnemers met een basisonderwijs of vmbo-opleiding, 6 procentpunt meer dan het aandeel in de stad. De conclusie dat de representativiteit goed was op de vier lotingskenmerken wordt ondersteund door het onafhankelijke onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam. De groep van het burgerberaad was meer divers dan bij reguliere participatieprocessen. Uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam blijkt dat 96% van de burgerberaadsleden van het Utrechtse burgerberaad voor de eerste keer meepraatte tijdens een bijeenkomst van de gemeente. Tegelijkertijd blijkt uit dit onderzoek dat het aantal deelnemers met een migratieachtergrond niet representatief lijkt te zijn voor heel Utrecht. Voor dit burgerberaad is migratieachtergrond niet meegenomen in de lotings- en selectieaanpak, mede door advisering van antidiscriminatiebureau Art 1.

Voor een volgende keer houden we aan dit advies vast. Wel kunnen we onderzoeken hoe we mensen met een migratieachtergrond beter bereiken, ook zonder dit als lotingscriterium te stellen. En voor een volgende keer kunnen we de verdeling binnen het burgerberaad op dit kenmerk beter in kaart brengen. Dan kunnen we het na twee burgerberaden afwegen in de evaluatie. In het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam is er een andere representativiteit wat betreft opleiding te zien. Dit komt doordat het onderzoek aan de burgerberaadsleden heeft gevraagd naar ‘wat is de hoogste opleiding die u heeft gevolgd’, terwijl de

gemeente heeft gevraagd naar ‘Welke opleiding(en) heeft u afgerond? U mag meer antwoorden aanvinken.’. Hierdoor ontstaan er verschillen in de antwoorden en dus in de representativiteit. De vraag die de gemeente heeft gesteld is gebruikt voor de loting en komt overeen met de gegevens van het CBS waarop de representativiteit oorspronkelijk gebaseerd. De inhoudelijke representativiteit is bewust niet meegenomen in de lotingsaanpak, omdat er vooraf geen vraag was waarvan de antwoorden van hele stad bekend waren en we in deze vraagstelling ook niet wilden polariseren. Het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam merkt op dat er waarschijnlijk een ondervertegenwoordiging was van vuurwerkliefhebbers. Ook een aantal raadsleden hebben tijdens het commissiedebat en bij de technische sessie uitgesproken de inhoudelijke representativiteit belangrijk te vinden. Dat onderschrijven wij als college. Daarom zullen wij bij een volgend burgerberaad onderzoeken of een lotingskenmerk op basis van ‘houding ten opzichte van het onderwerp’ mogelijk is voor desbetreffend onderwerp. Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst is een belronde gedaan onder alle ingelote Utrechters, waarin hen de vraag is gesteld of ze alle vijf bijeenkomsten aanwezig kunnen zijn. Vooraf is deze eis streng gehanteerd.

Tijdens het burgerberaad was het toegestaan aan burgerberaadsleden om 1 bijeenkomst te missen. Dit heeft ertoe geleid dat voorafgaand aan het burgerberaad veel mensen zijn afgehaakt, maar dat er tijdens het burgerberaad slechts 6 burgerberaadsleden zijn gestopt. Dit is positief voor het groepsproces en het gelijke kennisniveau binnen het burgerberaad. Ook hebben wij gezien dat dit geen effect heeft gehad op de representativiteit. In de evaluatie werd aangeraden om dit bij volgende burgerberaden te blijven doen. Bij volgende burgerberaden zullen we telkens voorafgaand een plan van aanpak voorleggen aan de raad, waarin ook de lotings- en selectieaanpak staat beschreven. Een leerpunt ten opzichte van het startdocument burgerberaad is dat het nut van de betrokkenheid van een notaris bij de lotings- en selectieaanpak niet gelijk staat aan de kosten (€5667) die dit met zich meebrengt. Een notaris is zeer beperkt in staat om het lotingsproces inhoudelijk te controleren, waardoor de betrokkenheid van een notaris vooral symbolisch van aard is. Daarom zullen we dit bij volgende burgerberaden niet meer doen. Toegankelijkheid Zoals hierboven staat beschreven, heeft een meer diverse groep in het burgerberaad deelgenomen dan bij reguliere participatie. Dit is deels te danken aan de loting en selectie, maar ook aan de inzet om deelname aan het burgerberaad laagdrempelig te maken.

Bij het afgelopen burgerberaad is inzet gepleegd op de volgende zaken: tolken, kinderopvang, ondersteuning bij een beperking. Tijdens de belronde is met iedereen besproken wat zij hiervan nodig hebben en of er nog iets miste. Ook is achteraf nog een enquête verstuurd aan het burgerberaad over de genomen maatregelen en de vergoeding. Deze enquête is door 20 burgerberaadsleden volledig ingevuld. In reactie op motie 340 ‘inclusiviteit mag wat kosten’ geven wij weer welke effecten deze inzet heeft gehad: • Voor 2 talen zijn er tolken ingehuurd tijdens de bijeenkomsten. Bij de ingelote groep is door 7 burgerberaadsleden een Engelse tolk gevraagd en door 1 deelnemer een Russische tolk. Hiermee hebben we een andere groep bereikt dan we normaliter bereiken in communicatie en participatie. De anderstaligen waren hier dankbaar voor en door het gebruik van een tolk konden zij goed mee doen aan de gesprekken. Wel hebben we gemerkt dat tolken duurder (€12.143) zijn dan vooraf ingeschat. Het aanbieden van tolken blijven we hanteren voor een volgend burgerberaad. Na twee burgerberaden wordt het instrument breder geëvalueerd en kan het startdocument burgerberaad eventueel aangepast worden. Daarin zullen wij ook tolken meenemen. • Kinderopvang is aangeboden in de uitnodigingsbrief. Hier is door niemand gebruik van gemaakt. Bij een volgend burgerberaad zal dit opnieuw aangeboden worden.

• Er is geen aanspraak gedaan op ondersteuning bij een beperking in de belronde. Wel is er hulp geboden, passend bij individuele leden van het burgerberaad. Denk hierbij aan het

regelen van een taxi voor iemand die slecht ter been is, het faciliteren van een rustmoment als iemand overprikkeld is of rekening houden met een dieet bij de lunch. De behoefte aan extra hulp zullen wij blijven uitvragen in de belronde. In motie 340 wordt ook het aanbieden van mantelzorg genoemd. Dit stond niet benoemd in de aanpak en is niet aangeboden bij het afgelopen burgerberaad. In de resultaten van de vragenlijst is zichtbaar dat één deelnemer ‘erg eens’ heeft ingevuld op de stelling ‘het had mij geholpen als er hulp voor mantelzorgers was aangeboden’. Voor een volgend burgerberaad zullen we kijken of hierin ondersteuning aangeboden kan worden. Daarnaast is aan alle burgerberaadsleden dezelfde vergoeding uitgekeerd. De resultaten van de enquête achteraf zijn in de bijlage te lezen. Uit deze resultaten trekken wij de conclusie dat het goed is om vast te houden aan een vergoeding die geen invloed heeft op een eventuele uitkering en die men niet hoeft op te geven aan de belastingdienst, maar dat een hogere vergoeding door leden van het burgerberaad gewenst is. Voor een volgend burgerberaad zullen wij in gesprek gaan met de belastingdienst wat hierin mogelijk is. Dit zullen wij voor een volgend burgerberaad onderzoeken en meenemen in het plan van aanpak.

Publiekscampagne en communicatie Als aandachtspunt hebben we meermaals gehoord in de evaluatie dat het burgerberaad niet bekend genoeg was bij de rest van de stad. Dit is genoemd door de werkgroep burgerberaad, leden van het burgerberaad zelf, in interne evaluatie en in uw raad, maar is ook duidelijk geworden door de resultaten van de uitvraag aan het bewonerspanel. 40% van het bewonerspanel was bekend met het burgerberaad. In de duiding van dit percentage houden we er rekening mee dat dit al een betrokken groep Utrechters is. Ook uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam blijkt dat de verbinding tussen het mini- en het maxi-publiek meer aandacht vraagt. Bij het afgelopen burgerberaad is de communicatie als volgt vormgegeven: • Vooraf: Bij het afgelopen burgerberaad is ervoor gekozen vooraf aan het burgerberaad met de communicatie te focussen op de 10.500 Utrechters die een uitnodiging voor deelname hebben ontvangen. Voor de rest van de stad was er geen handelingsperspectief. Zij konden zich immers niet zelf aanmelden voor het burgerberaad. Om die reden is met de stad alleen gecommuniceerd via social media, de gemeentelijke nieuwsbrief en de website. • Tijdens: Het afgelopen burgerberaad had een besloten karakter tijdens de bijeenkomsten om de privacy van de burgerberaadsleden te waarborgen.

Over de inhoud, wat er besproken is tijdens het burgerberaad, is tussentijds niets gedeeld om het deliberatieproces niet te verstoren. Van de bijeenkomsten zijn impressieverslagen gedeeld op de website. Zoals uw raad bekend is, waren zowel de aftrap als de afsluiting openbaar voor raadsleden, betrokken ambtenaren, de werkgroep burgerberaad en de pers. • Achteraf: de adviezen en de vaststelling daarvan zijn breed gecommuniceerd door middel van meerdere persberichten, gemeentelijke nieuwsbrief, social media, website. Maar ook door aan te sluiten bij andere initiatieven, zoals een documentaire en een podcast. Bij de uitvoering van de adviezen zal ook genoemd worden dat dit voortkomt uit het eerste Utrechtse burgerberaad. Het dilemma dat we hierbij zijn tegengekomen is dat er geen handelingsperspectief is voor de rest van de stad. Je wil Utrechters vooral informeren over het proces, maar aan hen wordt geen actie of handeling gevraagd. Hierdoor slaat een campagne minder goed aan. Ook zou het uitvragen van de mening van de hele stad verwarrend kunnen werken voor de positie van een burgerberaad: bij een burgerberaad kiezen we ervoor dat we het politiek-bestuurlijk mandaat overdragen aan de zorgvuldig gewogen ingelote Utrechters en daarmee niet aan de hele stad.

Voor een komend burgerberaad gaan we binnen dit spanningsveld op zoek naar een vorm hoe we het burgerberaad meer kunnen laten leven in de hele stad om betrokkenheid in de stad te stimuleren. Motie 185 ‘een transparant burgerberaad’ roept het college op om te onderzoeken hoe het burgerberaad transparanter kan, zonder de privacy van de burgerberaadsleden aan te tasten. Door

het leernetwerk is hierin expliciet meegegeven dat transparantie niet gericht zou moeten zijn op controle, maar op het creëren van maatschappelijke betrokkenheid. Ook is er besproken dat het delen van inhoud gedurende het burgerberaad niet wenselijk blijft vanwege het behouden van een veilige sfeer, maar dat wel meer inzicht moet zijn in het proces dat wordt doorlopen. Communicatie gaat dus niet per se om het ophalen van diverse meningen, want er moet vertrouwd worden op de diverse perspectieven die in een burgerberaad van 100 leden naar boven komen. Leden van het burgerberaad maken immers een proces door, waarin zij in dialoog met experts en andere leden van het burgerberaad in gesprek gaan. Uit het onderzoek van de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam blijkt dat 56% van de deelnemers anders is gaan denken over het onderwerp. Betrokkenheid op het proces bij nietdeelnemers is des te belangrijker: zowel voor, tijdens als na het burgerberaad. Daarom gaat het om het

creëren van maatschappelijke betrokkenheid. Bij een volgend burgerberaad zullen we meer geld reserveren voor de publiekscampagne en hier meer aandacht op vestigen. We hebben veel inspiratie opgedaan en bruikbare tips meegenomen vanuit de evaluaties en gesprekken met andere burgerberaden. Vooraf kunnen de resultaten van het eerste burgerberaad nu in de spotlight gezet worden. Ook moet het burgerberaad onder de aandacht gebracht worden via niet-digitale middelen. Denk hierbij aan communicatiemiddelen zoals bijvoorbeeld affiches, muurschilderingen, gesprekken in de stad en in bibliotheken. En gaan we vooraf over de onderwerpkeuze in gesprek met de stad. Tijdens het burgerberaad zal er meer procesinformatie gedeeld worden met zowel de stad als de raad. Burgerberaadsleden kunnen hier zelf een rol inspelen door bijvoorbeeld een impressieverslag te maken of te delen wat ze per bijeenkomst hebben gedaan. Procesinformatie over de bijeenkomsten zou dan niet puur feitelijk zijn, maar ook verhalend en moet actief verspreid worden. Inhoud die zowel tijdens als na het proces gedeeld kan worden, is de expertkennis. Door filmpjes op te nemen met experts kan deze kennis breder gedeeld worden. Ook kan er door het kiezen van bepaalde werkvormen meer contact met de stad gezocht worden. Denk hierbij aan het doen van excursies tijdens de bijeenkomsten.

Na afronding van het burgerberaad is het ook belangrijk om, naast de inhoudelijke adviezen, de bijvangst in de spotlight te zetten. Rol en evaluatie van de raad Op 12 september jl. heeft een technische sessie plaatsgevonden ten behoeve van de evaluatie van het eerste Utrechtse burgerberaad. De commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën was hiervoor uitgenodigd. Hier is besproken dat het prettig is voor raadsleden om bij de opening en de afsluiting aanwezig te mogen zijn. De rest van het burgerberaad is door een aantal raadsleden als ondoorzichtig ervaren. Het zou raadsleden kunnen helpen om meer te weten over de afwegingen die plaatsvinden in het burgerberaad. Hoe wij bij een volgend burgerberaad transparanter communiceren richting de stad, en dus ook richting de raad, over wat er in het burgerberaad gebeurt (op proces) is in de voorgaande paragraaf beschreven. In de technische sessie is ook gesproken over het afgeven van politiek-bestuurlijk mandaat door de gemeenteraad. Hier is uit gebleken dat het bij het afgeven van mandaat helpt als uw raad zelf het onderwerp kan kiezen, op basis van onderwerpen die van Utrechters komen. Het initiatief van een onderwerp zou ook volledig bij Utrechters kunnen liggen, maar de raad beslist uiteindelijk alsnog over het onderwerp. Zoals ook in de raadscommissie van 18 april jl.

aan uw raad is beloofd, zal het college bij volgende burgerberaden altijd de tussentijdse feedback en verslagen van de bijeenkomsten meesturen bij het raadsvoorstel over de vaststelling van de adviezen. Wat kost een burgerberaad qua tijd, capaciteit en geld? Meer tijd Een veelgenoemd punt bij de interne evaluaties is dat er tijdsgebrek was: zowel bij de voorbereiding van het burgerberaad als tussen de bijeenkomsten van het burgerberaad als achteraf richting de besluitvorming. De doorlooptijd van het afgelopen burgerberaad was 11 maanden: van raadsbesluit over het vraagstuk tot raadsbesluit over de adviezen van het burgerberaad. Voor een volgend

burgerberaad zouden we meer tijd willen nemen. Concluderend denken wij dat er vanaf het besluit van uw raad om een burgerberaad te doen over een bepaald onderwerp tot en met besluitvorming over de adviezen van desbetreffend burgerberaad ongeveer 1,5 jaar nodig is op het moment dat de besluitvorming even snel doorlopen kan worden. Ook is door burgerberaadsleden regelmatig genoemd dat er tijdens de laatste bijeenkomst te weinig tijd was. Op basis van ervaringen bij andere burgerberaden en de kosten passen we het aantal bijeenkomsten nu nog niet aan. Dit nemen we wel mee naar de evaluatie na twee burgerberaden. Financiën Bij de evaluatie van het burgerberaad over de jaarwisseling is ook bekeken in hoeverre de organisatie van het burgerberaad goedkoper had gekund. Het afgelopen burgerberaad heeft €521.000 gekost. Hiermee hebben we ons gehouden aan de begroting2. Er is gebleken dat er kosten te besparen zijn bij de inhuur van een notaris en wat betreft de ontwikkelingsuren in projectleiding en loting. Tegelijkertijd zijn we ook tot de conclusie gekomen dat er meer geld gereserveerd had moeten zijn voor de publiekscampagne, de onafhankelijke procesbegeleiding en de deelnemersvergoeding. Daardoor komen wij tot de conclusie dat de organisatie van een burgerberaad een volgende keer niet goedkoper kan en dat dit dus ongeveer €525.000 kost.

Hierin zijn ook ambtelijke kosten voor het vormgeven van het instrument verwerkt, maar niet voor het toetsen van de adviezen op uitvoerbaarheid In verhouding met de planontwikkelingskosten bij andere trajecten zien wij dat dit niet duurder is dan andere grote trajecten waarin we samenwerken met de stad.

2 Het geld was als volgt opgebouwd: € 20.000 uit Samen Stad Maken voor inhuur

projectleider/expertise burgerberaad, € 50.000 beschikbaar gesteld via amendement 2022/111 ‘burgerberaad starten (versterken participatie en zeggenschap)’, € 50.000 voor 2023 en € 400.000 voor 2024 beschikbaar gesteld voor ‘Burgerberaad’ bij de Voorjaarsnota 2023 en door loon- en prijscompensatie 2024 is € 1.050 toegerekend.