Engagement Letter- FY - 2024 - Gemeente Utrecht - zonder honorarium

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

SBR Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht T.a.v de griffie(secretaris) van gemeente Utrecht Postbus 16200 3500 CE UTRECHT

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

30 september 2024

B. Leeuwenkamp MSc RA 088 288 3560

24090CCD87/SS

Onderwerp

Opdrachtbevestiging controle jaarrekening gemeente Utrecht 2024

Geachte heer/mevrouw, In overeenstemming met het besluit van uw gemeenteraad tijdens de vergadering van 29 februari 2024 heeft u ons verzocht de jaarrekening te controleren van gemeente Utrecht over het boekjaar eindigend op 31 december 2024. Het doet ons genoegen met deze brief de aanvaarding van de opdracht en de nadere invulling ervan te bevestigen. Door middel van deze opdrachtbevestiging worden de aanvaarding van de opdracht, de omvang van de verantwoordelijkheid van Deloitte ten opzichte van uw organisatie en de wijze van rapportering vastgelegd en bevestigd. Wij vragen u een exemplaar van de bijgesloten opdrachtbevestiging te ondertekenen en aan ons retour te zenden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J van Vugt RA

Bijlagen: • Opdrachtbevestiging 2024

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netw erk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Opdrachtbevestiging gemeente Utrecht voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024 Opdracht Jaarrekening Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring en een verslag van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de daarin op te nemen rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders, en de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet. Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: •

Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

•

Alle informatie bevat die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is vereist.

Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten van artikel 213 lid 3d van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Onze verantwoordelijkheden met betrekking tot andere informatie op basis van de Nederlandse Standaard 720 gelden ongeacht of de andere informatie is verkregen voor of na de datum van de controleverklaring. Als de accountant concludeert dat er een afwijking van materieel belang bestaat in de andere informatie die verkregen is na de datum van de controleverklaring, dient de accountant: a.

Als de andere informatie (adequaat) is gecorrigeerd, de werkzaamheden uit te voeren die noodzakelijk zijn in de omstandigheden (afhankelijk van de vraag of de andere informatie voor de correctie al was gepubliceerd).

b.

Als de andere informatie niet (adequaat) gecorrigeerd is na communicatie met de personen belast met governance, passende maatregelen te nemen rekening houdend met de wettelijke rechten en verplichtingen van de accountant en te streven naar het op passende wijze onder de aandacht brengen van de ongecorrigeerde materiële afwijking bij de gebruikers voor wie de controleverklaring is opgesteld.

Verantwoordelijkheden van de accountant voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol WNT en vast te stellen normenkader voor het boekjaar 2024. Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netw erk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

2 30 september 2024 24090CCD87/SS Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Desgewenst sturen wij u een exemplaar van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) toe. Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, inclusief de inschatting van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden, niet op een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeente.

Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van de door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente gemaakte schattingen, en ook een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij wijzen u erop, dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle, plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat er, zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

Specifieke controles of onderzoeken Op grond van specifieke (wettelijke) regelingen, subsidiebeschikkingen of overeenkomsten, kan de gemeente ons vragen een controleverklaring of assurance-rapport af te geven bij een of meer specifieke (subsidie)verantwoordingen. Wij zullen de gemeente in voorkomende gevallen per specifieke verantwoording een afzonderlijke, door of namens uw college te ondertekenen, opdrachtbevestiging doen toekomen.

Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands recht, waaronder de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze assurance-cliënten. Deze regelgeving bevat onder meer beperkingen ten aanzien van de diensten die wij aan controlecliënten kunnen verlenen. Indien wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren die de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij de werkzaamheden van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

3 30 september 2024 24090CCD87/SS Als de bedreiging voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan ons of aan een onderdeel van ons netwerk en een oplossing onzes inziens niet mogelijk is, kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij zullen u op de hoogte stellen voordat wij een dergelijk besluit nemen. Om onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen, verzoeken wij u ons te informeren over de juridische structuur van uw gemeente, en ook van overige (groeps)maatschappijen en gelieerde maatschappijen waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. Als sprake is van (voorgenomen) wijzigingen in de (juridische) structuur van uw gemeente of structuur van de groep, dan kan dit met zich meebrengen dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Wij vragen in dat kader dan ook uw bijzondere aandacht voor voorgenomen structuurwijzigingen, fusies en overnames. Deze kunnen gevolgen hebben voor onze onafhankelijke positie. Om dergelijke gevolgen tijdig, dat wil zeggen vooraf, te kunnen identificeren en hierop actie te kunnen ondernemen, verzoeken wij u eventuele voorgenomen structuurwijzigingen, fusies en/of overnames bij ons te melden ruim voordat deze plaatsvinden.

Op deze wijze kunnen wij ervoor zorgen dat onze onafhankelijkheid gewaarborgd blijft. Wij bespreken in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze onafhankelijkheid met u. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: • Financiële belangen • Langdurige betrokkenheid • Geschenken en gastvrijheid • Zakelijke relaties • Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt) Als partners of professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een assurance-cliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een functie als bestuurder, beleidsbepaler, persoon belast met governance of een andere functie van waaruit invloed van betekenis op het assurance-object kan worden uitgeoefend, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, totdat er tussen de voormalige partner of andere professional en de accountantsorganisatie geen banden van betekenis meer bestaan.

Wanneer het een accountant uit het controleteam betreft die als externe accountant is ingeschreven in het register van de AFM of van de accountantspraktijk de bevoegdheid heeft verkregen om op te treden als opdrachtpartner als bedoeld in de begrippenlijst van de NV COS, geldt tevens een afkoelingsperiode van twaalf maanden na het neerleggen van de functie. Wanneer het een key assurance-partner uit het controleteam (dat wil zeggen: de eindverantwoordelijke accountant, de persoon die de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling van de nog niet afgeronde controleopdracht uitvoert, of een accountant die binnen het controleteam mede verantwoordelijk is voor het rapporteren over belangrijke aangelegenheden), de bestuursvoorzitter of een vergelijkbare functionaris van de accountantsorganisatie betreft, geldt een afkoelingsperiode van 24 maanden na het neerleggen van de functie. Indien deze randvoorwaarden niet in acht worden genomen, zijn wij mogelijk genoodzaakt de controleopdracht tussentijds te beëindigen.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

4 30 september 2024 24090CCD87/SS Verder zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. In voorkomende gevallen zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid. Uw gemeente zal geen relatie aangaan met onze organisatie waarbij onze organisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associëren met uw gemeente. De onafhankelijkheidsregels verbieden dergelijke relaties. De Nederlandse onafhankelijkheidsregels hebben daarnaast als uitgangspunt dat het vragen, ontvangen, aanbieden en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen controleur en gecontroleerde. Wanneer het geschenk of de persoonlijke uiting van gastvrijheid een waarde heeft die niet verwaarloosbaar of onbeduidend is, dan stellen de onafhankelijkheidsregels dat de bedreiging voor de onafhankelijkheid niet weggenomen kan worden door het treffen van maatregelen, en zijn wij genoodzaakt de controleopdracht tussentijds te beëindigen.

Het gaat hierbij om geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid tussen de accountantsorganisatie, een ander onderdeel van het netwerk, een bestuurder of interne toezichthouder van de accountantsorganisatie of een lid van het controleteam, enerzijds en uw gemeente of een bij uw gemeente betrokken persoon anderzijds. Indien een geschenk of persoonlijke uiting van gastvrijheid met een waarde van meer dan € 100 als verwaarloosbaar en onbeduidend zou kunnen worden aangemerkt, zijn specifieke maatregelen vereist. Een van de vereiste maatregelen is dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste personen hierover informeert op de wijze zoals met hen is overeengekomen. Wij stellen dan ook voor om de eventueel ontvangen en verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid met een waarde van meer dan € 100 jaarlijks aan u te rapporteren in het verslag conform artikel 2.393 lid 4 BW.

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Dit betekent dat wij de identiteit van onze cliënt en van de vertegenwoordiger van de cliënt moeten vaststellen. De vertegenwoordiger is degene die deze opdracht tekent en degene die de cliënt kan binden ten opzichte van Deloitte. Ook zal Deloitte de vertegenwoordigingsbevoegdheid van deze persoon of personen moeten vaststellen. Dat kan via het uittreksel van de Kamer van Koophandel of via een volmacht. Voor de doeleinden van het cliëntonderzoek zullen wij identiteitsbewijzen opvragen van onze cliënt, van haar uiteindelijke belanghebbende en van haar vertegenwoordiger. Hiertoe ontvangen wij graag een kopie van het identiteitsbewijs dat als waarheidsgetrouwe kopie is gewaarmerkt door een onafhankelijke partij (dat kan een medewerker van Deloitte zijn). Van de uiteindelijk belanghebbende en de vertegenwoordiger moeten de identiteitsgegevens, waaronder - in geval van natuurlijke personen - ten minste de geslachtsnaam, de voornamen en de geboortedatum, worden vastgelegd. Deloitte moet het cliëntonderzoek afronden alvorens de dienstverlening kan aanvangen. Indien Deloitte niet alle vereiste informatie en documenten verkrijgt, mogen er geen diensten worden verleend.

Indien zich in het kader van de dienstverlening ongebruikelijke transacties voordoen, meldt Deloitte de (voorgenomen of verrichte) ongebruikelijke transacties van of ten behoeve van een cliënt aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

5 30 september 2024 24090CCD87/SS

Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (Non-Compliance with Laws And Regulations), hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw gemeente. In voorkomende gevallen moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba.nl).

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk is voor: •

Het opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering topinkomens (WNT), en voor het opstellen van het jaarverslag in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Daarin is begrepen de rechtmatigheidsverantwoording, waarin het college van burgemeester en wethouders rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage) opgenomen lasten, baten en balansmutaties.

•

Een zodanige interne beheersing, inclusief het operationaliseren van het normenkader naar een rechtmatigheidstoetsingskader, als het college noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

•

De rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet.

•

Het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

•

Het afwegen of de financiële positie van de gemeente voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. U moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen, toelichten in de jaarrekening.

En verder voor het aan ons: •

Toegang verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden.

•

Verstrekken van aanvullende informatie die wij opvragen voor het doel van de controle.

•

Onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen van controle-informatie.

Het college van burgemeester en wethouders dient erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

6 30 september 2024 24090CCD87/SS Dit is met inbegrip van díe rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college van burgemeester en wethouders om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij rekenen op volledige medewerking van uw medewerkers, en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen, documentatie en andere informatie beschikbaar zullen stellen. Bijlage 2 geeft een beschrijving van omstandigheden die de nagestreefde data van completering en het honorarium significant zouden kunnen beïnvloeden.

Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel de gemeenteraad (het toezichthoudend orgaan) als het college van burgemeester en wethouders. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. In dat kader zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor (het toezicht op) de interne beheersingsomgeving die toereikend is opgezet en effectief werkt om het risico van materiële afwijkingen als gevolg van fraude te adresseren. Uw proces voor het identificeren van risico’s met inbegrip van risico’s van fraude en corruptie die relevant zijn voor de doelstellingen van de financiële verslaggeving, het inschatten van de significantie van deze risico’s en het inschatten van de waarschijnlijkheid dat deze risico’s zich voor zullen doen alsmede het nemen van beslissingen over de te ondernemen acties om op deze risico’s in te spelen (‘uw (fraude-)risicoanalyse’) dient uitgevoerd te zijn op een wijze die passend is in de gegeven omstandigheden. Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle, ook al is deze opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekt, vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie.

Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen van fraude blijken, verrichten wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, communiceren wij hierover met het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad. Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang, handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 van de Wta.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

7 30 september 2024 24090CCD87/SS In het kader van de Nederlandse Standaard 240, “De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”, zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: a.

Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude.

b.

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude.

c.

Het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude of vermoede fraude die op de gemeente van invloed is en waarbij betrokken zijn: • het college en/of management; • werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; en/of • anderen, in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten.

d.

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële overzichten van de gemeente van invloed zijn en waarvan het college van burgemeester en wethouders kennis heeft verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers, toezichthouders of via anderen.

Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de getrouwe weergave van de rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening, waarin zij zich kort en bondig verantwoordt over alle rechtmatigheidsafwijkingen die (individueel en/of cumulatief) groter zijn dan de verantwoordingsgrens, en de rechtmatige totstandkoming van de lasten, baten en balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Bado, het Controleprotocol WNT, de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. De wet- en regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, wordt door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader.

Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van alle overtredingen van wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

8 30 september 2024 24090CCD87/SS Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving waarmee bij het opstellen van de jaarrekening rekening moet worden gehouden.

Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij aan u in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring bevat onder andere informatie ter ondersteuning van ons oordeel, waaronder informatie over de gehanteerde materialiteit, de reikwijdte van onze controle, de controleaanpak frauderisico’s, de controleaanpak naleving van wet- en regelgeving en de controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet worden opgenomen in de openbaar te maken jaarstukken, te weten: de jaarrekening, het jaarverslag en eventuele aanvullende informatie. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van onze controleverklaring in een ander stuk.

Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag, deel van de jaarrekening of verkorte jaarrekening waarin een referentie naar onze verklaring wordt opgenomen of onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat dit wordt verspreid. Het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders, heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten, rekening houdend met de afgesproken rapporteringstolerantie. Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Indien van toepassing sturen wij het college van burgemeester en wethouders op basis van onze interimcontrole een managementletter en voor de gemeenteraad een boardletter met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen.

Communicatie met de gemeenteraad over onze onderlinge relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader zullen wij jaarlijks aan u rapporteren over de volgende aspecten: •

Bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw gemeente.

•

In rekening gebrachte en te brengen honoraria, gesplitst in controle en categorieën overige dienstverlening door onze organisatie.

•

Bijzonderheden over relaties tussen uw gemeente en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

9 30 september 2024 24090CCD87/SS •

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die zijn ontvangen of verstrekt, voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.

•

Overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid.

Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke, afzonderlijke bijlage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van SiSa is te raadplegen op de SiSa-website van het Ministerie van BZK.

Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd, zijn eigendom van Deloitte Accountants B.V.. Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD, informatie te verstrekken of toegang te verschaffen tot onze werkpapieren en dossiers. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers. Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan ons in het kader van een reguliere belastingcontrole verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt altijd in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden.

Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels nagaan waarom u uw instemming niet geeft.

Review Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten en de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een kostenopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige kostenopgave.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

10 30 september 2024 24090CCD87/SS

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. In dat geval geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Honorarium De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. Ons honorarium voor verrichte werkzaamheden zal conform de afspraken zoals deze naar aanleiding van de Eisen aan de opdracht ‘Accountantscontrole jaarrekening 2019’ met kenmerk 1100115526 d.d. versie 4 november 2018 en de Overeenkomst ‘Accountantscontrole jaarrekeningcontrole 2019’ met kenmerk 1100115526 inclusief het verificatieverslag naar aanleiding van de verificatiebespreking van 7 februari 2019 met u zijn overeengekomen. Wij verwijzen voor ons honorarium naar de Overeenkomst ‘Accountantscontrole jaarrekeningcontrole 2019’ met kenmerk 1100115526 inclusief het verificatieverslag naar aanleiding van de verificatiebespreking van 7 februari 2019. Indexering vindt volgens de Eisen aan de opdracht ‘Accountantscontrole jaarrekening 2019’ met kenmerk 1100115526 d.d. versie 4 november 2018 voor het eerst plaats per 1 april 2020. Tevens verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging ‘controle SiSa-verantwoording Meergemeentenfunctionaliteit Bbz en Tozo 2020 van gemeente Utrecht’ met kenmerk 2102E71DC8/EB van 15 februari 2021 en de brief met aanvullende werkzaamheden als gevolg van COVID-19 en toename SiSa-regelingen met kenmerk 2102C14DD9/HV van 25 februari 2021.

Het verwachte honorarium voor de extra SiSa-regelingen in boekjaar 2024 ramen wij op basis van actueel inzicht bij de jaarrekeningcontrole 2024 (PM). Dit honorarium is inclusief de indexatie volgens de jaarlijkse CBS prijsstijging van 5,7% (dienstprijzenindex 6920A1 Financiële audits door accountants, index jaarmutatie Q1 2024). Het verwachte honorarium kan worden verhoogd indien situaties zich voordoen zoals beschreven in Bijlage 2: “Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium. De declaraties zullen worden opgemaakt en verzonden conform de afspraken zoals deze naar aanleiding van het programma van eisen met u zijn gemaakt. Separaat verlangde controleverklaringen of assurance-rapporten zullen worden afgerekend op basis van werkelijke tijdbesteding en afzonderlijk te maken afspraken. Additioneel buiten het bereik van de controlewerkzaamheden te verrichten diensten zullen apart worden gefactureerd.

Gegevensoverdracht De cliënt gaat ermee akkoord dat Deloitte mogelijk gebruikmaakt van derden, waar dan ook gevestigd, teneinde de van cliënt of haar vertegenwoordigers ontvangen informatie op te slaan en te verwerken, met dien verstande dat dergelijke derden gebonden zijn aan dezelfde soort vertrouwelijkheidsverplichtingen als die welke in deze overeenkomst zijn opgenomen.

Data analytics-technologie In het kader van de in deze overeenkomst overeengekomen dienstverlening is het Deloitte toegestaan data analytics-technologie gebruiken. Deloitte zal hiertoe een of meerdere data-extractie tools (“extractors”)

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

11 30 september 2024 24090CCD87/SS dienen te installeren op de IT-systemen van de cliënt, en die tevens dienen te gebruiken. Hierbij verleent de cliënt toestemming voor de installatie van die extractors op haar systemen en voor het gebruik ervan. Deloitte verleent de cliënt hierbij het recht de extractors te installeren en te gebruiken, enkel en alleen met betrekking tot de door Deloitte uit te voeren dienstverlening. Dit recht is beperkt, herroepbaar, nietexclusief, niet-overdraagbaar en het is niet toegestaan dit gebruiksrecht te sublicentiëren. Hoewel Deloitte bedrijfseconomisch gezien redelijke maatregelen heeft getroffen om de functionaliteit en veiligheid van de extractors te verifiëren, erkent de cliënt dat Deloitte in dat opzicht geen garanties kan verstrekken. Onverminderd haar professionele zorgplicht, aanvaardt Deloitte geen aansprakelijkheid voor de bruikbaarheid en de veiligheid van de extractors. De cliënt gaat ermee akkoord dat zij de installatie van de extractors op haar IT-systemen voldoende autoriseert, daar voldoende op toeziet, en dat de installatie zal voldoen aan al de door haar ingevoerde beleidsmaatregelen, procedures en processen met betrekking tot de installatie en het gebruik van software van derden.

Deloitte beveelt de cliënt aan voorafgaand aan de installatie adequate veiligheidsmaatregelen te nemen en de gewenste testen ten aanzien van de extractors uit te voeren. De extractors worden beschermd door auteursrecht en andere wetgeving van verschillende landen. Deloitte en haar licentiegevers behouden zich alle rechten voor die niet expliciet in deze overeenkomst zijn vermeld. Het is de cliënt verboden de broncode van de extractors te onderwerpen aan reverse engineering, deze te disassembleren, te decompileren of deze op andere wijze te extraheren. Noch is het de cliënt toegestaan ondersteuning te verlenen, hetzij direct of indirect, bij eventuele pogingen hiertoe, noch is het toegestaan van de extractors afgeleide producten aan te passen, te wijzigen of te creëren. Het hierboven verleende gebruiksrecht zal worden beëindigd wanneer Deloitte het uitvoeren van de dienstverlening in het kader van deze overeenkomst beëindigt, tenzij Deloitte de dienstverlening eerder beëindigt door de cliënt een schriftelijke opzegging te versturen. Op het moment dat het gebruiksrecht wordt beëindigd, moet de cliënt het gebruik van de extractors staken en moet zij alle op haar IT-systemen geïnstalleerde extractors verwijderen, tenzij Deloitte en de cliënt een vervolgovereenkomst zijn aangegaan ten aanzien van een voortgezet gebruik van de extractors door de cliënt.

Algemene Voorwaarden Op onze dienstverlening zijn onze Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, hoofdstuk A, januari 2020, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837, van toepassing, waarvan u hierbij een exemplaar aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u dit exemplaar te hebben ontvangen en de voorwaarden te accepteren. De Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland gelden niet indien er uitdrukkelijk schriftelijk door partijen is overeengekomen dat er andere (algemene) voorwaarden op de dienstverlening van toepassing zijn. In dat geval gelden enkel de bepalingen uit laatstgenoemde voorwaarden en eventuele uitzonderingen, aanvullingen en/of wijzigingen daarop, voor zover overeengekomen.

Elektronische communicatie Behoudens voor zover schriftelijk anders is overeengekomen, mogen partijen ervan uitgaan dat verzending van correct geadresseerde e-mails (met inbegrip van e-mails die via internet worden verstuurd) en voicemailberichten, ongeacht het antwoord op de vraag of deze vertrouwelijke informatie of stukken bevatten die op de opdracht betrekking hebben, over en weer wordt aanvaard. Hetzelfde geldt voor andere door de andere partij gebruikte of aanvaarde communicatiemiddelen.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

12 30 september 2024 24090CCD87/SS Partijen beseffen dat internet per definitie onveilig is en dat gegevens beschadigd kunnen worden, dat berichten niet altijd meteen of helemaal niet worden bezorgd, en dat het in voorkomende gevallen wellicht beter is om andere communicatiemiddelen te gebruiken. Bij elektronische communicatie speelt bovendien het risico van besmetting met een virus. Partijen dienen ieder hun eigen systemen en belangen te beschermen en aanvaarden, voor zover wettelijk is toegestaan, jegens de ander geen enkele verantwoordelijkheid uit welken hoofde dan ook voor verlies, schade of omissies die op welke wijze ook voortvloeien uit het gebruik van internet of uit het gebruik van de netwerken, applicaties, elektronische gegevens of overige systemen van de cliënt door Deloitte-entiteiten.

Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van de medewerkers. Wij verzoeken u dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. Deloitte draagt zorg voor een cultuur en een werkomgeving waarbinnen onze mensen respectvol, hoffelijk en eerlijk met elkaar omgaan. Wij doen er alles aan om gedrag dat niet strookt met onze Shared Values aan de orde te stellen en bespreekbaar te maken. Wij verwachten dat u dat zult respecteren. Bij eventuele zorgen zal iemand deze in eerste instantie binnen de eigen organisatie moeten uiten. Vervolgens kan de betrokken Deloitte-partner met u het gesprek aangaan over de geuite zorgen om mogelijke oplossingsrichtingen en de opvolging te bespreken.

Feedback over onze dienstverlening Deloitte stelt feedback over haar dienstverlening zeer op prijs en heeft een uitgebreid programma om cliënten om feedback te vragen. Wij staan natuurlijk ook open voor uw feedback op momenten dat wij er niet expliciet om vragen. Heeft u een vraag of wilt u iets kwijt over deze opdracht, neem dan contact op met ondergetekende, via telefoonnummer 088 288 1108. Heeft u, buiten deze opdracht, nog andere vragen over de dienstverlening van Deloitte of wilt u uw mening over Deloitte geven, neem dan contact op met George Straatman, via telefoonnummer 088 288 0390.

Ten slotte Met groot genoegen aanvaarden wij deze opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact op te nemen met ondergetekende. Wij verzoeken u een exemplaar van deze brief te voorzien van uw handtekening en te retourneren, ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen, inclusief de specifieke werkzaamheden die wij hebben afgesproken te zullen uitvoeren. Hoogachtend,

Voor akkoord ondertekend namens:

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

13 30 september 2024 24090CCD87/SS

Deloitte Accountants B.V.

gemeente Utrecht

drs. R.M.J van Vugt RA

Naam:

Engagement Partner

Functie: Datum:

Bijlagen: • Raamwerk voor het Programma van eisen 2024 • Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium voor gemeente Utrecht • Algemene Voorwaarden Deloitte

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

1/2 30 september 2024 24090CCD87/SS

Bijlage 1 - Raamwerk voor het “Programma van eisen 2024” In dit programma van eisen zijn de afspraken vastgelegd die zijn gemaakt tussen de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en Deloitte Accountants B.V. over de specifieke aspecten van de accountantscontrole 2024. Dit programma van eisen is integraal onderdeel van de opdrachtbevestiging. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a.

De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening. De gemeenteraad kan lagere percentages vaststellen. Wij adviseren de percentages te hanteren die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Bij uw gemeente is de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de percentages genoemd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent een tolerantie voor fouten van 1% van de totale brutolasten inclusief toevoegingen aan reserves en voor onzekerheden van 3% van de totale brutolasten inclusief toevoegingen aan reserves. De tolerantie wordt achteraf op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald.

b.

De uit te voeren aanvullende controles alsmede de rapportage daarover. Aanvullend uit te voeren specifieke controles worden in een pre-auditgesprek voorafgaand aan de controle schriftelijk aan Deloitte Accountants B.V. voorgesteld. Indien mogelijk passen wij deze onderwerpen in onze controle in. Indien de ingebrachte onderwerpen tot extra werkzaamheden en kosten leiden, dienen wij dit onder vermelding van de raming van de kosten tijdens het preauditgesprek of voorafgaand aan de controle kenbaar te maken. Deze onderwerpen kunnen betrekking hebben op werkzaamheden bij zowel de tussentijdse als de jaarrekeningcontrole. De gemeenteraad heeft voor 2024 geen specifieke wensen kenbaar gemaakt.

c.

Rechtmatigheidsverantwoording. Bijzonder aspect in de controle is het onderzoek naar de getrouwe weergave van de rechtmatigheidsverantwoording. Het college van burgemeester en wethouders legt via het verplichte model verantwoording af over de rechtmatigheid in een verplichte rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Alle rechtmatigheidsafwijkingen (individueel en/of cumulatief) boven de verantwoordingsgrens worden in de rechtmatigheidsverantwoording kort en bondig benoemd. De accountant geeft in overeenstemming met het BBV een oordeel over het getrouwe beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten, lasten als van de activa en passiva alsmede van de rechtmatigheidsfouten en de financiële rechtmatigheid met inachtneming van de verantwoordingsgrens. Voor het opstellen en de controle van de rechtmatigheidsverantwoording is een actueel normen- en toetsingskader noodzakelijk. Het normenkader bevat zowel externe als interne wet- en regelgeving en is aangepast aan de actuele, voor 2024 van toepassing zijnde regelgeving voor uw gemeente. De gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten zijn daarnaast bezien op de daarin gestelde voorwaarden, en uitgewerkt in een toetsingskader.

Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

2/2 30 september 2024 24090CCD87/SS d.

Het pre-auditgesprek. Het pre-auditgesprek heeft plaatsgevonden met de gemeentesecretaris, de directeur bedrijfsvoering en de coördinator control. Voorafgaande aan dit gesprek heeft uw gemeenteraad de gelegenheid gekregen specifieke wensen kenbaar te maken.

e.

De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie bedraagt € 500.000,- zoals besloten door uw gemeenteraad in het programma van eisen. Posten van de jaarrekening met afwijkende rapporteringstoleranties worden voorafgaand aan de controle aan de accountant kenbaar gemaakt, tenzij wettelijk anders is bepaald. Voor 2024 zijn geen bijzondere jaarrekeningposten door uw gemeenteraad benoemd. In het verslag van bevindingen wordt aandacht besteed aan onder meer de volgende onderwerpen:

f.

1.

Verslaggeving: rapporteringswaardige afwijkingen van het BBV.

2.

Bevindingen die de (afgesproken) goedkeuringstoleranties overschrijden.

3.

De vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maakt. Hierbij besteden wij op hoofdlijnen aandacht aan de in de managementletter genoemde aspecten.

4.

Bevindingen die qua financiële omvang groter zijn dan € 500.000,- en opmerkingen die een duidelijke toegevoegde waarde voor de informatie in de jaarrekening hebben, maar niet de afgesproken toleranties overschrijden.

5.

De strekking van de controleverklaring. Als de strekking van onze controleverklaring anders is dan goedkeurend, geven wij een toelichting op de redenen, waaronder bevindingen die de afgesproken goedkeuringstoleranties overschrijden.

Het aanspreekpunt voor de accountant. Namens de gemeenteraad treedt de Commissie Controle en Financiën op als eerste aanspreekpunt voor de accountant.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

1/2 30 september 2024 24090CCD87/SS

Bijlage 2 - Omstandigheden van invloed op de overeengekomen data van voltooiing en op het verwachte honorarium voor de gemeente Utrecht Boekjaar eindigend op 31 december 2024 Het verwachte honorarium voor de gemeente Utrecht is gebaseerd op bepaalde veronderstellingen. Tijdens de opdracht zouden zich bepaalde omstandigheden kunnen voordoen die een belangrijke invloed zouden kunnen hebben op de nagestreefde data van voltooiing en op het verwachte honorarium. Als gevolg hiervan zouden additionele honoraria noodzakelijk kunnen zijn. Deze gebeurtenissen en omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende: 1.

Op verzoek van de gemeente Utrecht aangebrachte veranderingen in de planning van de opdracht. Veranderingen in de planning van de opdracht vereisen gewoonlijk het opnieuw toewijzen van Deloittepersoneel. Echter, omdat het vaak moeilijk is om personen opnieuw toe te wijzen aan andere opdrachten, kan dit voor Deloitte resulteren in onverwachte kosten.

2.

Niet alle voor de controle benodigde onderbouwingen en door de gemeente Utrecht op te leveren stukken zijn (a) op de verzochte datum door de gemeente Utrecht verstrekt, (b) compleet verstrekt, (c) gecompleteerd in een voor Deloitte acceptabel formaat, (c) mathematisch correct, en/of (e) in overeenstemming met de administratie (bijvoorbeeld grootboekrekeningen). Deloitte zal een aparte lijst van benodigde schema’s en termijnen aan de gemeente Utrecht verstrekken.

3.

Elektronische bestanden in het juiste formaat met daarin de opgevraagde informatie worden door de gemeente Utrecht niet tijdig verstrekt voor onze bestandsanalyseprogramma’s. Deloitte zal een aparte lijst van benodigde elektronische bestanden en termijnen waarop deze bestanden nodig zullen zijn aan de gemeente Utrecht verstrekken.

4.

Belangrijke nieuwe vraagstukken of veranderingen, zoals: a. nieuwe verslaggevingsvraagstukken die een ongebruikelijke hoeveelheid tijd behoeven om opgelost te worden; b. wijzigingen in het verslaggevingsbeleid in vergelijking met eerdere jaren; c. het voorkomen van ongebruikelijke gebeurtenissen of transacties; d. wijzigingen in het financiële verslaggevingsproces van de gemeente; e. wijzigingen of transacties die zich voordoen voorafgaand aan de afgifte van onze rapportages; f. wijzigingen in het personeel van de financiële administratie, zijn verantwoordelijkheden of zijn beschikbaarheid; g. wijziging in het risicoprofiel van de gemeente welke omstandigheden bevat maar niet beperkt zijn tot tegenvallende prestaties, schending van afspraken en doorbreken van bancaire convenanten, wijzigingen in financiering en/of aanvraag van ‘waivers’; h. wijzigingen in het wets- of belastingsysteem die de (juridische of fiscale) positie van de gemeente beïnvloeden; i. wijzigingen in het IT-landschap en/of de IT-organisatie van de gemeente (bijv.: nieuw of geüpdatete applicaties, nieuwe technologieën, aan service organisaties geoutsourcete activiteiten).

5.

Vertragingen in de door de gemeente Utrecht geleverde assistentie bij de uitvoering van de opdracht of vertragingen in de oplevering van documentatie door de gemeente Utrecht als verzocht door Deloitte. Alle facturen, contracten en andere documenten die wij nader zullen opvragen, worden niet (tijdig) gelokaliseerd of niet voor ons gemakkelijk toegankelijk gemaakt door het personeel van de gemeente Utrecht.

Digitally signed by Rein-Aart Van Vugt on 30 Sep 2024

2/2 30 september 2024 24090CCD87/SS 6.

In het huidige jaar ontstane vermindering van de kwaliteit van de administratie van de gemeente Utrecht in vergelijking met de opdracht van het voorafgaande boekjaar.

7.

De gemeente Utrecht voorziet ons niet van een grootboek in hetzelfde formaat als de jaarrekening, met verwijzingen naar de onderliggende bescheiden (per grootboekrekeningnummer). Niet alle journaalposten zijn verwerkt in het door ons ontvangen grootboek. De gemeente Utrecht heeft geen met het grootboek en de onderliggende documenten (voor toelichtingen) aansluitende concept jaarrekening opgesteld. Deloitte verwacht twee concepten van de jaarstukken te moeten beoordelen en draagt hierin bij door de gemeente te voorzien van één set van opmerkingen over en vragen bij het eerste concept.

8.

Gedurende de controle wordt een grote hoeveelheid tekortkomingen in de opzet, het bestaan of de effectieve werking van relevante (geautomatiseerde) interne beheersmaatregelen geconstateerd die een uitbreiding van de reikwijdte van de overeengekomen werkzaamheden (en daarmee additionele tijdsbesteding) tot gevolg hebben.

9.

De gemeente beschikt niet over een duidelijke en volledige vastlegging van haar fraude en compliance risico raamwerk of heeft deze niet tijdig aangeleverd. Deloitte verwacht dat uit een dergelijk raamwerk tevens de relevante beheersmaatregelen blijken die de geïdentificeerde fraude en compliance risico’s mitigeren.

10. Gedurende de controle bereiken Deloitte signalen van fraude, non-compliance of cyber security schendingen die mogelijk een materiele impact hebben op de financiële overzichten waardoor Deloitte genoodzaakt wordt deze te evalueren ten einde voldoende geschikte controle informatie te verkrijgen voor haar oordeel over de financiële overzichten. 11. Gedurende de controle wordt de gemeente, haar management of de gemeenteraad onderworpen aan een onderzoek door één of meerdere autoriteiten en dit onderzoek mogelijk een materiele impact heeft op de financiële overzichten waardoor Deloitte genoodzaakt wordt deze te evalueren ten einde voldoende geschikte controle informatie te verkrijgen voor haar oordeel over de financiële overzichten. 12. Gedurende de controle blijkt dat leden van het management betrokken zijn bij (een beschuldiging van) fraude, wangedrag of niet-naleving van wet- en regelgeving. 13. Gedurende de controle wordt een grote hoeveelheid aan controlecorrecties geïdentificeerd. 14. Wijzigingen in de reikwijdte van onze controle die zijn veroorzaakt door gebeurtenissen buiten onze macht. 15. Wijzigingen in de van toepassing zijnde verslaggevings- of controlestandaarden die Deloitte redelijkerwijs niet bekend konden zijn bij het bepalen van het verwachte honorarium. 16.

In deze uitdagende tijden heeft Deloitte zich gecommitteerd om aan haar verplichtingen te blijven voldoen en niet haar betalingsvoorwaarden te verlengen. Deloitte zal het factureren van geleverde diensten aan de gemeente voortzetten op een tijdige wijze en in overeenstemming met onze overeenkomst en verwachten daarbij ook geen verlengde betaaltermijnen van de gemeente. Mocht de gemeente overwegen Deloitte te vragen om betalingstermijnen te verlengen dan zal Deloitte overwegen in ruil daarvoor een verhoging van haar honorarium door te voeren om additionele financieringskosten te dekken. Voor alle door Deloitte gemaakte uren of kosten vanwege niet-tijdige betaling van onze facturen gelden onze reguliere voorwaarden en condities zoals opgenomen in deze bijlage.