EenUtrecht verantwoording fractiesubsidie 2024

Activiteitenverslag 2024 Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten (gebaseerd op het kasstelsel): 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen e.d.) Het fractieteam bestond in 2024 uit meerdere (fractie)medewerkers. In de loop van het jaar zijn uren gewijzigd, medewerkers vertrokken en gestart. Samengevat in het volgende overzicht: Fractiemedewerker

Uren

Periode in dienst

Rik Leenders – office/beleid Juriaan Otto – commissielid

Type vergoeding Loondienst Loondienst

24 u/wk Januari t/m december 8 u/wk (jan.) Januari t/m december 4 u/wk (april) Oumar Barry – commissielid 10 u/wk (jan.) Januari t/m december Loondienst 8 u/wk (april) Tara O’Connor - commissielid 8 u/wk Januari t/m december Loondienst Melanie Antonides – medewerker 8 u/wk Januari t/m augustus Loondienst Mart Bornebroek – communicatie 3 u/wk (mrt.) Maart t/m december Loondienst 4 u/wk (sept.) Joep Jansen – communicatie 3 u/wk Januari t/m februari ZZP Jens Hansen – stagiair 250 uur/jr September t/m oktober Vrijwilliger Nicole Hoekx – redactie 100 uur/jr Juli t/m december Vrijwilliger NB: Gemiddelde bezetting (excl. ZZP en vrijwilligers) in loondienst was daarmee 53,66 uur/week. De loonadministratie is per januari 2024 overgezet van de gemeente naar MO-HR. Het pensioen is georganiseerd bij Zwitserleven (via bemiddelaar VAPD). De commissievergoeding over 2023 is betaald in 2024 (op verzoek van de gemeente een tweede keer nadat blijkbaar de eerste betaling was gedaan op basis van een verkeerde factuur van de gemeente zelf; die eerste betaling is teruggestort door de gemeente). De factuur voor de commissievergoeding over 2024 is tot op heden vreemd genoeg nog niet ontvangen. Vandaar ook dat we over 2024 nog geld overhouden.

Dat telt op tot de volgende uitgaven: + totaal loonkosten fractiemedewerkers loondienst (facturen MO-HR): + kosten dienstverlening loonadministratie (facturen MO-HR): + totaal pensioenkosten fractiemedewerkers loondienst (facturen Zwitserleven): + ondersteuning pensioen (facturen VAPD): + inhuur communicatie medewerker (ZZP): + vrijwilligersvergoeding redactie: + stagevergoeding (als vrijwilliger): + commissievergoeding over 2023 (factuur betaald in 2024): SUBTOTAAL

€ 80.787,71 € 923,23 € 3.719,63 € 1.721,80 € 1.378,96 € 500,00 € 500,00 € 4.521,00 € 94.052,33

2. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Alle vergaderingen zijn gehouden op de fractiekamer van het Stadhuis (k. 2.11), met uitzondering van een tweetal sessies op locatie in een lokaal restaurant: + eten vergadering 30 september (factuur Anjappar): € 114,50 + eten vergadering 20 december (factuur Kazerij e.a.): € 189,75 SUBTOTAAL € 304,25

3. Werkbezoeken Enkele keren hebben we groepen bewoners opgezocht en hen uitgenodigd met ons in gesprek te gaan. Dat heeft twee keer een zaalhuur gekost: + bewonersavond 31 maart (factuur Podium Oost): € 136,20 + bewonersavond 27 november (factuur Kanaalzicht): € 161,50 SUBTOTAAL € 297,70 4. Porti/drukwerk/digitale uitingen Het werk van de fractie wordt gedeeld op de website van EenUtrecht dat ook wordt gebruikt (5050%) door de Vereniging EenUtrecht. Dus worden de websitekosten over beide zijn verdeeld. Tevens is in 2024 de website flink aangepast zodat niet alleen de uitingen van de Vereniging maar ook die van de Stichting c.q. de fractie goed kunnen worden gedeeld. Ook die kosten zijn 50-50% toebedeeld naar resp. Vereniging en Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht: + 50% van kosten upgrade/aanpassen website voor fractie (facturen Ingraphic): € 2.864,68 + 50% van kosten voor domeinnaam en webhosting (factuur Versio): € 122,13 SUBTOTAAL € 2.986,81 5. Kantoorbenodigdheden + Alleen aanschaf Microfoon (factuur Coolblue):

€

31,99

6. Relatiegeschenken + Alleen afscheidscadeau medewerker (factuur Grapedistrict):

€

20,48

7. Fractie teamdag + Geen kosten:

€

0,00

8. Overige uitgaven De Stichting heeft haar activiteitenverslag 2023 laten controleren door een accountant. Verder nog enkele bankkosten voor het kunnen aanhouden van de eigen bankrekening bij Triodos. Dat levert de volgende overige kosten op: + kosten accountant (factuur Siffror): € 1.754,50 + bankkosten Triodos: € 156,63 SUBTOTAAL € 1.911,13 Dat telt op tot het volgende TOTAAL:

€ 99.604,69

De totale fractiebijdrage 2024 voor de Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht van de gemeente Utrecht telt op tot € 105.109,- (brief raadsgriffier gemeente Utrecht 13 december 2023). Dat betekent dat we € 5.504,31 aan positief saldo overhouden, wat nog nodig zal zijn voor het in 2025 betalen van de factuur commissievergoeding over 2024 (nog niet ontvangen van de gemeente; circa € 4.500,-). Het saldo op de bankrekening (over 2024) stemt exact overeen met het saldo in deze verantwoording.

Utrecht, 4 februari 2025

Gert Dijkstra, namens bestuur Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIËLE BIJDRAGE AAN FRACTIES GEMEENTE UTRECHT Verantwoording van fractiekosten ingevolge artikel 9, derde lid van de Verordening, van bestuur van de stichting: EenUtrecht over het kalenderjaar Beginsaldo betaalrekening 1-1-2024: Beginsaldo spaarrekening 1-1-2024:

€ €

3.948,53 €

3.948,53

€

5.504,31

Totaal eindsaldo alle bankrekeningen 31-12-2024

€

9.452,84

Controletelling juiste toepassing kasstelsel *

€

9.452,84

Totaal beginsaldo alle bankrekeningen 1-1-2024 Utrecht, 4-2-2025 Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast Variabel (aantal fractieleden) Accountantsbijdrage Overige inkomsten (rente)

€ € € €

95.178,00 7.275,00 2.656,00 -

Totaal inkomsten

€

105.109,00

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk/digitale uitingen Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€ € € € € € € €

94.052,33 304,25 297,70 2.986,81 31,99 20,48 1.911,13

Totale uitgaven

€

99.604,69

Uitgaven fractie:

Saldo (inkomsten minus uitgaven) Eindsaldo Bankrekening 31-12-2024 Eindsaldo Spaarrekening 31-12-2024

€ €

9.452,84 -

*Bij de juiste toepassing van het kasstelsel voor de fractievergoeding is de controletelling gelijk aan het eindsaldo van alle bankrekeningen.

2024

VERTROUWELIJK Aan het bestuur van: Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht Parkstraat 12 3581 PH UTRECHT CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Utrecht Aan: het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht Ons oordeel Wij hebben de bijgaande door ons gewaarmerkte financiële verantwoording inzake de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht te Utrecht over de periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de financiële verantwoording 2024 van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht inzake de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht over de periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. De basis voor ons oordeel Wij hebben ons controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 800 ’Controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden’ en de voorwaarden in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht.

Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële verantwoording 2024. Wij zijn onafhankelijk van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht zoals vereist in de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten’ (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring De financiële verantwoording 2024 is opgesteld door Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht voor de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht en de gemeente Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

1

Andere informatie Aan de financiële verantwoording en onze controleverklaring daarbij is andere informatie toegevoegd. De andere informatie bestaat uit het activiteitenverslag 2024. Op grond van onderstaande werkzaamheden hebben wij niets te rapporteren over de andere informatie. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720 en de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de financiële verantwoording. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie zijnde het activiteitenverslag 2024 in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht.

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de financiële verantwoording 2024 Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoording 2024 in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording 2024 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële verantwoording 2024 Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Ons controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons controle niet alle afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze financiële verantwoording nemen.

De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording 2024 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;

2

•

•

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording 2024 en de toelichtingen in het verzoek tot vaststelling voor het verstrekte subsidiebedrag 2024 van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht inzake de Verordening op de financiële bijdragen aan fracties gemeente Utrecht over de periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de financiële verantwoording 2024 en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de financiële verantwoording 2024 staan.

Amsterdam, 8 april 2025 A.R.E. Audit & Advisory

Was getekend, A. Ahmad MSc. RA

3