EenUtrecht verantwoording fractiesubsidie 2023

Activiteitenverslag 2023 Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten (gebaseerd op het kasstelsel): 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen e.d.) Op 1 januari 2023 waren er vier fractiemedewerkers in loondienst werkzaam bij de Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht, namelijk Wilma Duitscher (vanaf 1 april 2022), Juriaan Otto (1 april), Rik Leenders (1 juni) en Oumar Barry (1 juli). Door het vertrek van Wilma Duitscher (per 31 augustus 2023) is vervanging gezocht en gevonden. Vanaf 1 november is Tara O’Connor gestart als nieuwe fractiemedewerker, ook in loondienst. Tevens is Joep Jansen gestart vanaf mei 2023 als fractiemedewerker specifiek voor de communicatie. Voor het werven van nieuwe medewerkers is o.a. een advertentie bij DUIC geplaatst. De loonadministratie is in 2023 volledig uitbesteed aan de gemeente Utrecht. Het pensioen is georganiseerd bij Zwitserleven (via bemiddelaar VAPD). Twee van de vier fractiemedewerkers zijn ook actief als commissielid (Wilma Duitscher en Juriaan Otto), waarvoor de fractie een commissievergoeding betaald aan de gemeente Utrecht.

Dat telt op tot de volgende uitgaven: + totaal loonkosten fractiemedewerkers loondienst (facturen gemeente): € 76.524,41 + commissievergoeding fractie (factuur gemeente betaald januari 2024): € 0,00 + kosten dienstverlening loonadministratie (factuur gemeente): € 2.517,43 + totaal pensioenkosten fractiemedewerkers loondienst (facturen Zwitserleven): € 5.844,03 + ondersteuning pensioen (facturen VAPD): € 633,00 + inhuur communicatie medewerker (ZZP): € 7.873,75 + kosten werving personeel (factuur DUIC): € 1.201,23 SUBTOTAAL € 94.593,85 2. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Alle vergaderingen zijn gehouden op de fractiekamer van het Stadhuis (k. 2.11), met uitzondering van een tweetal sessies op locatie in een lokaal restaurant: + eten vergadering 22 mei (factuur Vegitalian): € 35,00 + eten vergadering 26 mei (factuur Gys): € 142,50 SUBTOTAAL € 177,50 3. Werkbezoeken Enkele keren hebben we groepen bewoners opgezocht en hen uitgenodigd met ons in gesprek te gaan. Dat heeft twee keer een zaalhuur gekost: + bewonersavond 2 oktober (factuur Ganspoort): € 424,40 + bewonersavond 21 december (factuur ZIMIHC): € 285,50 SUBTOTAAL € 709,90 4. Porti/drukwerk/digitale uitingen Het werk van de fractie wordt gedeeld op de website van EenUtrecht dat ook wordt gebruikt (5050%) door de Vereniging EenUtrecht.

Dus worden de websitekosten over beide zijn verdeeld: + 50% kosten van het hosten van de website (factuur Versio): 50% x 182,55 = € 91,28 5. Kantoorbenodigdheden + Alleen aanschaf van pennen met opdruk EenUtrecht (factuur PENS):

€

238,36

€

857,80

6. Relatiegeschenken Geen 7. Fractie teamdag Teamdag georganiseerd met enige catering op 5juni (factuur Fort aan de Klop):

8. Overige uitgaven De Stichting heeft haar activiteitenverslag 2022 laten controleren door een accountant. Verder nog enkele kleine bankkosten én de kosten voor het organiseren van de eHerkenning. Dat levert de volgende overige kosten op: + kosten accountant (factuur Siffror): € 1.452,00 + kosten eHerkenning (factuur We-Id): € 108,72 + bankkosten Triodos: € 154,58 SUBTOTAAL € 1.715,30 Dat telt op tot het volgende TOTAAL:

€ 98.383,99

De totale fractiebijdrage voor de Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht over 2023 van de gemeente Utrecht telt op tot € 97.902,- (brief raadsgriffier gemeente Utrecht 22 december 2022). Dat betekent dat we € 481,99 tekort komen; hetgeen overeenkomst met het verschil in saldo op 1 januari 2023 en 31 december 2023.

Utrecht, 29 januari 2024

Gert Dijkstra, namens bestuur Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht

BIJLAGE BIJ VERORDENING VAN UTRECHT 2019, NR. 319120 Verantwoording ingevolge artikel 5, tweede lid van de Verordening tegemoetkoming fractiekosten van het 2023 bestuur van de stichting: EenUtrecht over het kalenderjaar Eindsaldo betaalrekening 31-12-2022:

€

4.430,52

Utrecht, 29 januari 2024 Betreft fractiekosten

EenUtrecht

Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast Incidenteel vast Variabel (aantal fractieleden = 1x)

€ € €

88.628,00 6.774,00

Totale fractievergoeding

€

95.402,00

Overige inkomsten (vergoeding accountant)

€

2.500,00

Totaal inkomsten

€

97.902,00

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€ € € € € € € €

94.593,85 177,50 709,90 91,28 238,36 857,80 1.715,30

Totale uitgaven

€

98.383,99

-/+ (Totaal inkomsten minus uitgaven)

€

-481,99

Saldo Bankrekening 31-12-2023 Rente Spaarrekening (evt) Totaal saldo 31-12-2023

€ € € €

3.948,53 3.948,53

Uitgaven fractie: uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven

Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

Uit de Verordening: Artikel 3

Ten laste van de financiële bijdrage te brengen lasten

2.

De subsidie mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

1.

De subsidie dient ter bestrijding van de personele, materiële en andere kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie en wordt jaarlijks uitgekeerd aan een door de fractie ter assistentie van de fractie opgerichte stichting.

a.

b. c.

d.

uitgaven die in strijd zijn met een wettelijke bepaling;

bijdragen aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die de leden ingevolge de Gemeentewet ontvangen;

giften en leningen;

e.

uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten;

g.

kosten voor kantoorruimte buiten het stadhuis;

f.

h.

uitgaven ten behoeve van gemeenteraadsleden of bedrijven waarover gemeenteraadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; uitgaven welke verband houden met verkiezing of herverkiezing van raadsleden.

Aan het bestuur van: Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht Parkstraat 12 3581 PH UTRECHT ASSURANCE-RAPPORT VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Afgegeven ten behoeve van de gemeente Utrecht Aan: het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht Ons oordeel Wij hebben de bijgevoegde door ons gewaarmerkte financiële verantwoording inzake de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019 van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht te Utrecht over de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 onderzocht. Naar ons oordeel is de financiële verantwoording 2023 van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht inzake de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019 over de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019. De basis voor ons oordeel Wij hebben ons onderzoek uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000D ’Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (directe-opdrachten)’. Deze opdracht is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid.

Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over over de financiële verantwoording 2023. Wij zijn onafhankelijk van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht zoals vereist in de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten’ (ViO). Daarnaast hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Beperking in gebruik en verspreidingskring De financiële verantwoording 2023 is opgesteld door Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht voor de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019. Hierdoor is de financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Ons assurance rapport is derhalve uitsluitend bestemd voor het bestuur van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht en de gemeente Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de verantwoording 2023 Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording 2023 de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht 2019. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording 2023 mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Onze verantwoordelijkheden voor het onderzoek over de financiële verantwoording 2023 Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van ons onderzoek dat wij daarmee voldoende en geschikte assurance-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Ons onderzoek is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens ons onderzoek niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Wij passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving. Ons onderzoek bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording 2023 afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van assurance-werkzaamheden en het verkrijgen van assurance-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten.

Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor het onderzoek met als doel assurance-werkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit; • het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opzetten van de financiële verantwoording 2023 en de toelichtingen in het verzoek tot vaststelling voor het verstrekte subsidiebedrag 2023 van Stichting Fractieondersteuning EenUtrecht inzake de Verordening op de financiële bijdragen aan fracties gemeente Utrecht 2019 over de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023; • het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de financiële verantwoording 2023 en de daarin opgenomen toelichtingen; en • het evalueren of de financiële verantwoording 2023 de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiele afwijkingen weergeeft.

Amsterdam, 15 april 2024 Audit & Advisory B.V.

Origineel getekend door: drs. A. Ahmad RA