DB Raadsvoorstel aanpassing Mandaatregeling en overige verordeningen i.v.m. Ombudsman. definitief

Voorstel aan de gemeenteraad

Raadsvoorstel: aanpassing Mandaatregeling en overige Verordeningen i.v.m. instelling gemeentelijke ombudsman Beleidsveld Organisatieonderdeel Opsteller Kenmerk Vergaderdatum Raad Referendabel Geheim

Bestuurlijke Zaken Raadsorganen Dagelijks bestuur 12 december 2024 Nee (artikel 1:2 lid 2 onder o Verordening raadgevend referendum) Nee

Het dagelijks bestuur van de raad stelt de raad voor te besluiten: 1. De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht vast te stellen; 2. Het Besluit tot wijziging van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht vast te stellen; 3. Het Besluit tot wijziging van de Verordening commissie personeelszorg raadsorganen gemeente Utrecht vast te stellen; 4. Het Besluit tot wijziging van de Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht vast te stellen.

Het dagelijks bestuur van de raad, De griffier Miguel Israel

De voorzitter Pepijn Zwanenberg

Samenvatting Op 27 juni 2024 heeft de raad het besluit genomen tot het instellen van een gemeentelijke ombudsman als behandelaar van tweedelijns klachten op grond van de Algemene wet bestuursrecht. In verband hiermee ligt separaat een besluit voor bij uw raad tot vaststelling van de Verordening gemeentelijke ombudsman Utrecht. De instelling van een gemeentelijke ombudsman heeft als consequentie dat een aantal verordeningen van de raad moet worden aangepast. Bij een drietal verordeningen gaat het slechts om een technische wijziging; de term ‘ombudsloket’ dient te worden vervangen door ‘ombudsman’. Het betreft de volgende verordeningen: • Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht (artikel 1:2, tweede lid onder o); • Verordening commissie personeelszorg raadsfunctionarissen gemeente Utrecht (artikel 2, vierde lid + toelichting onder derde lid). • Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht (artikel 7.2). Ook de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht dient te worden aangepast in verband met de instelling van een gemeentelijke ombudsman. Hierbij worden gelijktijdig enkele andere benodigde wijzigingen meegenomen.

Context Aanleiding Op 27 juni 2024 heeft de raad het besluit genomen tot het instellen van een gemeentelijke ombudsman op grond van de Gemeentewet (artikel 81p). De gemeentelijke ombudsman is bevoegd om te oordelen over klachten over de gemeente in de tweede lijn. Tot 1 januari 2025 was de gemeente Utrecht aangesloten bij de Nationale ombudsman die tweedelijns klachten behandelde. Omdat vanaf 1 januari 2025 sprake is van een gemeentelijke ombudsman is hoofdstuk IV c Gemeentewet van toepassing. Dit brengt een verschuiving mee in de bevoegdheden van de raad en het college. Om deze reden is aanpassing van de Mandaatregeling noodzakelijk. De noodzakelijke aanpassing is aangegrepen om ook enkele andere wijzigingen voor te stellen. De aangepaste passages zijn zichtbaar in de bijgevoegde Mandaatregeling. Waar nodig zijn de wijzigingen in dit raadsvoorstel voorzien van een korte uitleg. Juridische context Hoofdstuk IV c van de Gemeentewet regelt de instelling van een gemeentelijke ombudsman. In dit hoofdstuk zijn bepalingen opgenomen over de bevoegdheden en de rechtspositie van de gemeentelijke ombudsman. Daarnaast is een bepaling opgenomen over het aangaan van arbeidsovereenkomsten met het personeel van de ombudsman. Deze bevoegdheid ligt op grond van artikel 81t Gemeentewet bij het college.

Dit, in tegenstelling tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met medewerkers van het ombudsloket, waartoe de raad het oorspronkelijk bevoegde orgaan was. Door het overgaan van personele bevoegdheden ten aanzien van medewerkers van de ombudsman van de raad naar het college, is aanpassing van de Mandaatregeling noodzakelijk. De betreffende mandaten gaan uit de Mandaatregeling van raad en burgemeester en komen per 1 januari 2025 in de Mandaatregeling van het college en burgemeester. Op deze wijze blijven de gemeentelijke ombudsman respectievelijk de secretaris van de gemeentelijke ombudsman bevoegd arbeidsovereenkomsten te sluiten en de dagelijks leiding ter hand te nemen. Beslistermijn Per 1 januari 2025 heeft de gemeente Utrecht een gemeentelijke ombudsman. Dit betekent dat de gewijzigde verordeningen ook per 1 januari 2025 in werking moeten treden. Beoogd effect De wijziging van de verordeningen zorgt ervoor dat de verordeningen in overeenstemming zijn met de feitelijke situatie, te weten het bestaan van een gemeentelijke ombudsman per 1 januari 2025. Eerdere besluitvorming en informatievoorziening aan de raad Het besluit tot instellen van een gemeentelijke ombudsman is genomen in de raadsvergadering van 27 juni 2024. In de raadsvergadering van 12 december 2024 komt ook het voorstel aan de orde tot vaststellen van de Verordening gemeentelijke ombudsman gemeente Utrecht. 2

In de raadsvergadering van 14 november 2024 heeft u een besluit genomen tot aanpassing van de mandaatregeling in verband met nieuwe bevoegdheden op grond van de Omgevingswet. Deze aanpassing is reeds verwerkt in de gewijzigde mandaatregeling die nu ter besluitvorming voorligt.

Beslispunten, Argumenten en Kanttekeningen/Risico’s Beslispunt 1

De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht vast te stellen.

Argumenten 1.1

De belangrijkste wijzigingen zijn als volgt: a. Artikel 1 Op 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in werking getreden. Vanaf deze datum wordt de griffier aangewezen en niet meer benoemd. b. Artikel 3 Het ‘inschrijven van besluiten of beschikkingen’ is een bevoegdheid waarmee de raad niet te maken heeft. Om deze reden wordt de bevoegdheid verwijderd. c. Artikel 6 Dit artikel regelt een algemeen mandaat voor de griffier. Deze bepaling is in strijd met de volgende artikelen waarin specifieke bevoegdheden worden gemandateerd. Om verwarring te voorkomen is artikel 6 verwijderd. d. Artikel 6 nieuw (publiekrechtelijke mandaten) - De afhandeling van klachten die betrekking hebben op het functioneren van de Rekenkamer is verwijderd uit deze Mandaatregeling. De Rekenkamer is een zelfstandig bestuursorgaan. Op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht handelt een bestuursorgaan zijn eigen klachten af. Deze bevoegdheid was ten onrechte opgenomen in een Mandaatregeling die de bevoegdheden van de raad en de burgemeester betreft. - De afhandeling van klachten gericht tegen medewerkers van het ombudsloket is verwijderd uit deze Mandaatregeling. Per 1 januari 2025 is sprake van een gemeentelijke ombudsman zoals bedoeld in artikel 81p van de Gemeentewet. De gemeentelijke ombudsman is een zelfstandig bestuursorgaan dat zijn eigen klachten afhandelt.

Om deze reden is hierover niets opgenomen in deze Mandaatregeling. e. Archiefwet De raad en de burgemeester hebben geen bevoegdheden op grond van de Archiefwet en daaruit voortvloeiende regelingen. Deze bevoegdheden liggen bij het college. Om deze reden is dit mandaat verwijderd. f. Verordening financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht Bij de uitvoering van deze Verordening is sprake van verschillende besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Deze moeten door de raad genomen worden en kunnen door de griffier worden ondertekend. Bij veel besluiten (het verlenen van subsidie en het verstrekken van voorschotten) is geen sprake van beleidsruimte omdat het besluit rechtstreeks volgt uit de Verordening (de hoogte van de bedragen is immers vastgelegd). Om praktische redenen wordt daarom ook het nemen van deze besluiten gemandateerd aan de griffier. Tot op heden was de griffier alleen bevoegd tot ondertekening van de besluiten (de jaarlijkse ‘brieven’ over de hoogte van de fractiebijdrage). Een 3

uitzondering geldt voor het lager vaststellen van subsidie en een daarmee samenhangende terugvordering. Deze besluiten blijven voorbehouden aan de raad. Hetzelfde geldt voor besluiten bij verkiezingen of splitsing van fracties. g. Artikel 7 nieuw (privaatrechtelijke mandaten) - De personele bevoegdheden ten aanzien van de griffier zijn gemandateerd aan de voorzitter van de CPR. Uitzondering hierop betreft het nemen van een aanwijzingsbesluit en het sluiten van een arbeidsovereenkomst met de griffier. Deze bevoegdheden zijn voorbehouden aan de raad. Ter verduidelijking worden deze uitzonderingen expliciet genoemd. - De personele bevoegdheden voor medewerkers van het ombudsloket zijn niet meer opgenomen in de mandaatregeling. Per 1 januari 2025 is sprake van een gemeentelijke ombudsman zoals bedoeld in artikel 81p Gemeentewet. Voor medewerkers van de gemeentelijke ombudsman geldt dat het college het bevoegde orgaan is en niet meer de gemeenteraad. Deze bevoegdheden worden daarom overgeheveld naar de mandaatregeling van het college.

Kanttekeningen/Risico’s Geen 2

Het Besluit tot wijziging van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht vast te stellen

Argumenten 2.1

In artikel 1:2 onder o wordt gesproken over ombudsloket. Dit moet worden vervangen door de gemeentelijke ombudsman.

2.2

Artikel 5.3 betreft een oude overgangsbepaling die van toepassing was bij wijziging van de verordening uit 2017.

Kanttekeningen/Risico’s Geen 3

Het Besluit tot wijziging van de Verordening commissie personeelszorg raadsorganen gemeente Utrecht vast te stellen

Argumenten 3.1

In artikel 2 wordt gesproken over contacten die de CPR onderhoudt met het ombudsloket en met de (plaatsvervangend) voorzitter. Dit moet worden gewijzigd in de gemeentelijke ombudsman.

Kanttekeningen/Risico’s Geen 4

Het Besluit tot wijziging van de Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht vast te stellen

Argumenten

In artikel 7.2 wordt de gedragcode ook van toepassing verklaard op het ombudsloket. Dit moet worden gewijzigd in de gemeentelijke ombudsman.

4.1 Kanttekeningen/Risico’s Geen 4

Financiën Geen bijzonderheden

Vervolg Na vaststelling in de raad worden de verordening en de wijzigingsbesluiten gepubliceerd op overheid.nl.

Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden aangezien het technische wijzigingen betreft en regelingen die betrekking hebben op de interne werkwijze van de raad.

Communicatie Er is geen sprake van aanvullende communicatie over de wijzigingen van deze regelingen.

(Niet)Referendabel Op grond van artikel 1:2 lid 2 onder p van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht zijn de besluiten niet referendabel. Het gaat namelijk om besluiten over het interne functioneren en de werkwijze van de raad, commissies, rekenkamer, en ombudsloket, alsmede alle daarmee samenhangende reglementen en verordeningen.

Bijlagen Ter vaststelling • Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht; • Besluit tot wijziging van de Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht; • Besluit tot wijziging van de Verordening commissie personeelszorg raadsorganen gemeente Utrecht; • Besluit tot wijziging van de Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht. Ter informatie: • Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht (met wijzigingen bijhouden); • Verordening raadgevend referendum gemeente Utrecht (met wijzigingen bijhouden); • Verordening commissie personeelszorg raadsorganen gemeente Utrecht + Toelichting (met wijzigingen bijhouden); • Gedragscode voor raadsleden en commissieleden gemeente Utrecht (met wijzigingen bijhouden).

5