D66 Utrecht verantwoording fractiesubsidie 2023

Format Activiteitenverslag 2023 D66 Utrecht

De Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht schrijft voor dat er over het boekjaar ook een activiteitenverslag opgesteld wordt. De vergoeding die de D66 Utrecht heeft ontvangen, is besteed aan de volgende activiteiten: 1. Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Dit is de grootste kostenpost. Het betreft de salaris- en pensioenkosten voor de medewerkers van het fractiebureau. Ook vallen hier reiskosten, opleidingskosten en incidentele maaltijd vergoedingen onder. D66 heeft twee fulltime medewerkers en een parttime medewerker in dienst. Deze kosten vallen lager uit dan voorgaande jaren omdat een groot deel van personeelskosten pas in 2024 zijn afgeschreven, waardoor ze niet meer in dit boekjaar vallen. Dit verklaart ook direct het grote positieve resultaat. 2. Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Dit betreffen de kosten die zijn gemaakt voor een aantal fractievergaderingen die we in 2023 hebben georganiseerd. Zowel bij de voorbereiding van de voorjaarsnota als van de programmabegroting vergaderden we op een externe locatie en maakten we daarvoor kosten. 3. Werkbezoeken We hebben geen kosten gemaakt voor werkbezoeken, maar wel voor zelf georganiseerde bijeenkomsten. In 2023 hebben we drie bijeenkomsten georganiseerd vanuit de D66 fractie.

Dit betreffen 2 ‘smaakmakersdiners’ waarin we met sleutelfiguren en experts uit Utrecht in gesprek gaan over actuele thema’s en uitdagingen die spelen in de stad. Een bijeenkomst stond in het teken van de transitie naar een circulaire economie en de andere bijeenkomst stond in het teken van prestatiedruk in het onderwijs. Daarnaast hebben we ook een bijeenkomst georganiseerd in het kader van de wooncrisis. Hiervoor hebben we een externe spreker uitgenodigd, die een onkostenvergoeding hiervoor vroeg. 4. Porti/drukwerk/digitale uitingen Dit betreffen de kosten die we in 2023 hebben gemaakt voor het verzenden van brieven of pakketjes. 5. Kantoorbenodigdheden Deze kosten omvatten kantoorartikelen die niet verkrijgbaar zijn in het stadhuis zelf. Denk daarbij aan een werktelefoon voor de parttime medewerker, een software pakket voor Adobe om foto’s te bewerken en voor grafische vormgeving. 6. Relatiegeschenken Dit betreffen voornamelijk kleine uitgaven die zijn gemaakt voor bedankjes, kerstkaarten en een afscheidscadeautje voor een vertrekkend raadslid. 7. Fractie teamdag Dit betreffen de kosten die zijn gemaakt voor het jaarlijkse teamweekend dat we organiseren met onze fractie, evenals de kosten die zijn gemaakt voor de teamafsluiting van het politieke jaar. 8. Overige uitgaven Onder overige uitgaven vallen de bankkosten en de kosten voor de accountantscontrole.

Ook maken wij de keuze als fractie om net als vorig jaar onze fractieleden de mogelijkheid te bieden

om zich te blijven ontwikkelen ten behoeve van de werkzaamheden als raadslid. Ook in 2023 hebben een aantal fractieleden hier gebruik van gemaakt.

BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIELE BIJDRAGE AAN FRACTIES VAN UTRECHT Verantwoording ingevolge artikel 9 lid 3 van de Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht van bestuur van de stichting: D66 over het kalenderjaar 2023 Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:

€

Utrecht, 12-2-2024 Betreft fractiekosten

D66

34.084,52

Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast (structureel en incidenteel) Variabel (aantal fractieleden) Tegemoetkoming accountantskosten

€ € €

88.628,00 54.192,00 2.500,00

Totaal inkomsten

€

145.320,00

Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) Fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk/digitale uitingen Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag Overige uitgaven

€ € € € € € € €

91.622,16 570,55 858,40 40,35 1.257,16 114,49 650,57 4.718,08

*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven Totale uitgaven

€

99.831,76

-/+ (Totaal inkomsten minus uitgaven)

€

45.488,24

Saldo 31-12-2023 Spaarrekening (evt.) saldo 31-12-2023 Totaal saldo 31-12-2023

€ € €

21.299,04 83.223,76 104.522,80

Uitgaven fractie:*)

NB. Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.

Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 10 april 2024

Deloitte Accountants B.V. Gustav Mahlerlaan 2970 1081 LA Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan de gemeenteraad van de gemeente Utrecht Ons oordeel Wij hebben bijgaande verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht te Utrecht over 2023 gecontroleerd. Naar ons oordeel is de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht ingevolge de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) van de gemeente Utrecht over 2023 in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022) vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht’.

Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Utrecht zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Benadrukking van de basis voor financiële verslaggeving en beperking in gebruik en verspreidingskring Wij vestigen de aandacht op de toelichting in de verantwoording fractiekosten waarin de basis voor financiële verslaggeving uiteen is gezet. De verantwoording fractiekosten is opgesteld voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht met als doel het bestuur van de stichting D66 Utrecht in staat te stellen te voldoen aan de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Hierdoor is de verantwoording fractiekosten mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad van de gemeente Utrecht en het bestuur van de stichting D66 Utrecht en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. Ons oordeel is niet aangepast als gevolg van deze aangelegenheid.

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

24045CC07B.03/WK/1

Verantwoordelijkheden van het bestuur van de stichting D66 Utrecht voor de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht in overeenstemming met de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022). Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. De gemeenteraad van de gemeente Utrecht is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht. Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden en de Verordening op de financiële bijdrage van fracties (raadsbesluit van 22 december 2022), ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

Het identificeren en inschatten van de risico’s dat de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.

•

Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie.

•

Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht staan.

24045CC07B.03/WK/2

•

Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht en de daarin opgenomen toelichtingen.

•

Het evalueren of de verantwoording fractiekosten en fractievergoeding van de stichting D66 Utrecht de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft.

Wij communiceren met de gemeenteraad van de gemeente Utrecht onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Amsterdam, 10 april 2024 Deloitte Accountants B.V.

N.R. Fritz RA

24045CC07B.03/WK/3