Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 11 januari 2024

Griffie Gemeenteraad Utrecht Secretariaat raadscommissie Mens & Samenleving Postadres Postbus 16200 3500 CE Utrecht Telefoon 030 - 286 10 69 Fax 030 - 286 15 18 www.utrecht.nl/gemeenteraad

VERSLAG OPENBARE VERGADERING COMMISSIE VEILIGHEID, BESTUUR EN FINANCIËN D.D. 11 JANUARI 2024 [Typ hier]

Datum verslag Locatie Verslag door Vaststelling verslag

10

20

11 januari 2024 Stadhuis, raadszaal Geertjan Benus (Notutekst) februari 2024

Aanwezigen: Ochtendvergadering De voorzitter, mevrouw L. Bode, en van het college de wethouder Schilderman en wethouder Streefland, en voorts de leden: mevrouw M. Fattal (GroenLinks), de heer F. Claassen (GroenLinks), de heer D.J. van Vliet (D66), de heer A. Ait Daoua (D66), de heer D. Van Bergen (ChristenUnie), de heer R. van der Graaf (ChristenUnie), mevrouw H. Assen (PvdA), mevrouw Raaijmakers (PvdA), mevrouw M. Ramaker (VVD), mevrouw L. de Vries (Partij voor de Dieren), de heer B. van Steeg (CDA), de heer R. Maas (VOLT), de heer G. Dijkstra (EenUtrecht), mevrouw N. Oui Fakir (Bij1), de heer M. Sungur (DENK), en van de griffie de commissiegriffier de heer J. Lok, en de commissiesecretaris. Middagvergadering De voorzitter, mevrouw L. Bode en de plaatsvervangend voorzitter van het DB van de raad de heer P. Zwanenberg, van het college de wethouder mevrouw S. Schilderman, de burgemeester mevrouw S. Dijksma en de wethouder mevrouw E. Oosters en voorts de leden: mevrouw M. Fattal (GroenLinks), de heer A. Ait Daoua (D66), de heer R. van der Graaf (ChristenUnie), mevrouw L. de Vries (Partij voor de Dieren), de heer R. van de Zweth (PvdA), mevrouw C. Barelds (CDA), de heer R. Brouwer (CDA), de heer R. Snijder (Student & Starter), mevrouw T. Meerding (VVD), de heer G. Dijkstra (EenUtrecht), de heer B. van Steeg (CDA), de heer R.

Maas (VOLT), en van de griffie de commissiegriffier de heer J. Lok en de commissiesecretaris.

30

Avondvergadering De voorzitter, de heer R. Peters, en van het college de wethouder mevrouw E. Oosters en voorts de leden: de heer F. Dekkers (GroenLinks), de heer A. Ait Daoua (D66), de heer R. van der Zweth (PvdA), de heer D. Van Bergen (ChristenUnie), de heer B. van Steeg (CDA), mevrouw T. Meerding (VVD), mevrouw T. Meerding (VVD), de heer G. Dijkstra (EenUtrecht), de heer B. van Steeg (CDA), de heer R. Snijder (Student & Starter), de heer Skori (DENK), de heer M. Usta (DENK), de heer M. Sungur (DENK), en van de griffie de commissiegriffier de heer J. Lok, en de commissiesecretaris.

40

Verslag openbare vergadering commissie VBF d.d. 11 januari 2024

Aanwezigen:.....................................................................................................................................................- 1 1. Opening en mededelingen ..................................................................................................................- 2 2. Vaststellen agenda van 30 november 2023 ..................................................................................- 2 Pagina 1 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

50

60

3. Vaststellen van ingekomen agenderingen .....................................................................................- 3 4. Verslagen .................................................................................................................................................- 4 5. Toezeggingen/moties ...........................................................................................................................- 4 6. Ingekomen stukken ...............................................................................................................................- 5 7 Verslag Adviescommissie Controle en Financiën .......................................................................- 5 8 Raadsvoorstel Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein ...................................................................- 5 9 Raadsvoorstel Gedragscode 2023 .............................................................................................................- 22 10.

Raadsvoorstel doorontwikkeling instrumenten van inwoners: introductie inwonersagendering en inwonersmotie .................................................................................................- 27 11 Initiatiefvoorstel Wijzigingsbesluit APV Pilot Tijdelijk Bedelverbod ......................................- 37 12 Raadsvoorstel Zienswijze Kaders begroting 2025 VRU .........................................................- 37 13 Raadsbrief Lobbyregister ..................................................................................................................- 39 14 Herijking Initiatievenfonds .................................................................................................................- 46 -

1. Opening en mededelingen De voorzitter, mevrouw Bode, opent de vergadering om 11.00 uur en heet iedereen welkom. Zij heet de heer Paalman (Horizon) welkom in de commissie. Dit is zijn eerste vergadering. Mededelingen vanuit de commissie Geen. Mededelingen van het college Geen.

70

1a. Heropening De voorzitter, mevrouw Bode, heropent de vergadering om 14.00 uur. Zij heet iedereen welkom. Mededelingen commissie Op dinsdag 23 januari van 19.30 – 20.30 uur vindt een technische sessie plaats in het stadhuis over het Uitvoeringsplan Diversiteit en Inclusie. De commissie heeft daarover een mail ontvangen. De commissieleden kunnen zich tot 21 januari via de e-mail aanmelden.

80

Mededelingen vanuit het college Geen mededelingen. 1b. Heropening van de vergadering De voorzitter, de heer Peters, heropent de vergadering om 20.00 uur. Hij attendeert op het agendapunt Herijking Initiatievenfonds en hij roept toehoorders ertoe op gebruik te maken van het Initiatievenfonds wanneer zij daarvoor goede ideeën hebben voor de stad.

90

Mededelingen De heer Maas van VOLT heeft zich afgemeld. 2. Vaststellen agenda van 11 januari 2023 Het agendapunt 11 is van de agenda afgehaald door de initiatiefnemers; het verzoek is dit onderwerp tijdelijk bedelverbod in de vergadering in februari te bespreken. De Pagina 2 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

voorzitter neemt ervan kennis dat de commissie daarmee kan instemmen; aldus is besloten. De commissie stemt in met de gewijzigde agenda.

100

110

120

130

140

3. Vaststellen van ingekomen agenderingen 3.1 Raadsbrief reactie op managementletter 2023 Voorgesteld wordt dit punt te agenderen voor de commissie van 15 februari 2024 voor 60 minuten. De heer Maas (VOLT) nodigt daarvoor graag de accountant uit. De voorzitter neemt ervan kennis dat de commissie daarmee instemt. Zij concludeert ook dat de commissie instemt met deze agendering: voor de volgende vergadering voor 60 minuten. 3.2 Initiatiefvoorstel: “Open uitnodiging Gemeenschapsraad’ Ingediend door Gert Dijkstra Voorgesteld wordt voor de volgende commissievergadering voor 45 minuten. De heer Dijkstra (EenUtrecht) stelt zich beschikbaar om voorafgaand aan de behandeling vragen te beantwoorden. Hij stelt voor één uur voor de behandeling. De voorzitter concludeert dat de commissie kennis neemt van het aanbod van de heer Dijkstra en akkoord gaat met dit voorstel van de agendering voor de eerstvolgende vergadering. Aldus vastgesteld. 3.3 Agenderingen ter plaatse op basis van de lijst ingekomen raadsbrieven Dse heer Paalman (Horizon) stelt voor de raadsbrief continuïteitsrisico Zaakgericht werken van 4 december 2023 te agenderen voor de eerstvolgende vergadering. Hij noemt in dit verband het startdocument Informatie op Orde. Op 4 december heeft de commissie een brief ontvangen waaruit blijkt dat een en ander niet goed gaat in het zaaksysteem.

Vandaag is te focussen op de inhoudelijke behandeling van het Programma Informatie op Orde. Hij wil waar het mis is gegaan afzonderlijk bespreken in de volgende vergadering. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt naar het politieke punt In dezen. De heer Paalman (Horizon) schrok van de brief van 4 december. Hij ontvangt graag antwoorden. De heer Van Steeg (CDA) begrijpt de zorgen van de heer Paalman. Ook hij was geschrokken van deze brief. Er komt weer een vervolgbrief op die brief. Hij kan zich voorstellen dat de commissie eerst vragen stelt en dat de raad daarop de vervolgbrief zal worden en dat de commissie het dan agendeeert. Hij kan zich voorstellen dat de commissie dit dan wil bespreken. De heer Paalman (Horizon) overwoog dat ook. Het tijdpad is de reden voor zijn agendering. Hij kan zich ook voorstellen dat inwoners van deze brief schrikken. Het lijkt hem goed eerder dan in Q2 hierover te spreken. Mevrouw Raaijmakers (PvdA) vindt de suggestie van het CDA een goede. Zij wacht eerst het debat van vandaag af om daarna te bezien of zij een afzonderlijke commissievergadering nodig vindt. Om die reden steunt zij dit voorstel nu niet. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) wil de onderwerpen zo integraal mogelijk bespreken. Een afzonderlijke agendering lijkt hem niet noodzakelijk.

De heer Paalman (Horizon) concludeert de brief af te wachten en dit niet afzonderlijk te agenderen en vandaag kort stil te staan bij de behandeling. De voorzitter concludeert aldus. Mevrouw Assen (PvdA) stelt de agendering van twee raadsbrieven aan de orde. Pagina 3 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

3.3.1 Het uitvoeringsprogramma ongelijk investeren voor gelijke kansen Dit onderwerp ligt officieel bij deze commissie. Vanwege de link naar VOWE bepleit zij het stuk in die commissie te bespreken. Dit past het meest praktisch bij de agenda van wethouder Eerenberg. Zij stelt voor eerst een sessie te organiseren met een expert panel om daarna een commissiedebat te voeren. De voorzitter concludeert aldus. 150

160

170

180

190

Mevrouw Assen (PvdA) stelt de agendering van de 3.3.2 Raadsbrief Herijking Utrecht zijn we samen aan de orde. Zij licht toe dat dit een belangrijk programma is. In de vorige periode is hier vaak bij stilgestaan. Bovendien heeft de commissie een werkbezoek afgelegd. Het lijkt haar goed dit te agenderen voor een commissiedebat. Zij polst of er behoefte is aan een technische sessie dan wel een Raadsinformatiebijeenkomst voorafgaand aan de commissiebehandeling. Voor haar is belangrijk dat de raad invloed heeft op de herijking. De heer Van Steeg (CDA) steunt het debat. Hij heeft geen behoefte aan een Raadsinformatiebijeenkomst; misschien wel een technische briefing. De heer Maas (VOLT) heeft behoefte aan in ieder geval een technische briefing. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) agendeert graag mee voor een commissiedebat. De heer Snijder (Student & Starter) steunt dit en agendeert graag mee. Mevrouw Fattal (GroenLinks) agendeert graag mee. De heer Dijkstra (EenUtrecht) sluit zich daarbij aan. De heer Van Vliet (D66) sluit zich daarbij aan. Mevrouw Ramaker (VVD) sluit zich daarbij aan. De voorzitter concludeert dat er een breed draagvlak is voor zowel een Raadsinformatiebijeenkomst/technische sessie als voor een commissiebehandeling. Zij vraagt de agenderende partijen over de invulling daarvan ruggespraak te houden.

Mevrouw Assen (PvdA) kiest voor een variant voor een Raadsinformatiebijeenkomst met een technisch onderdeel. Zij zal dat voorleggen aan de partijen die deze agendering steunen. Als het gaat om de tijdsplanning komt zij uit op 12 maart aanstaande voor de Raadsinformatiebijeenkomst. De voorzitter besluit aldus. De commissiebespreking vindt daarna plaats. Zij rondt hiermee de bespreking van dit agendapunt af 4. Verslagen Ter vaststelling Conceptverslag commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën 30 november 2023. Het verslag is conform vastgesteld. 5. Toezeggingen/moties Ter vaststelling De toezeggingenlijst van 11 januari 2024 is als volgt vastgesteld: Het viel mevrouw Raaijmakers (PvdA) op dat veel toezeggingen verlopen zijn of niet meer up-to-date en dat gewisselde informatie nog niet is opgenomen in het overzicht. Zij roept het college op de toezeggingenlijst te actualiseren en compleet te maken, onder andere een aangenomen motie waarover zij al eerder rappelleerde. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) stelt de toezegging 5.7.1 aan de orde. Die zou afgehandeld zijn in Q4. Pagina 4 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

De voorzitter deelt mee en bevestigt dat die in december is verstuurd. Zij adviseert de commissie de afhandeling van de toezegginglijst goed te volgen.

200

6. Ingekomen stukken Openbare lijst van ingekomen stukken voor de commissie VBF op 11 januari 2024 Nr. 1 Reactie op een klacht over illegale infiltratie Transwijk. Het afdoeningsvoorstel is in handen gesteld van het college. De commissie stemt daarmee in. 7 Verslag Adviescommissie Controle en Financiën Verslag adviescommissie Controle en Financiën 12 oktober 2023 Dit wordt ter kennisgeving aangenomen. De voorzitter schorst de vergadering voor enkele minuten en heropent die.

210

8 Raadsvoorstel Regeling risicovolle projecten: startdocument Programma Informatie op orde en actualisatie planning Cultuurcluster Berlijnplein Wethouder: Schilderman, Beleidsterrein: Financiën, wethouder Streefland: Personeel en Organisatie De raad wordt voorgesteld het startdocument voor het programma Informatie op orde (als onderdeel van de regeling risicovolle projecten) vast te stellen. Daarmee worden kaders voor de uitvoering van het programma vastgesteld op basis waarvan de raad tweejaarlijks over de voortgang wordt geïnformeerd. Verder wordt de planning zoals weergegeven in het startdocument Cultuurcluster Berlijnplein naar achter bijgesteld doordat het opstellen van het Voorlopig Ontwerp vertraging heeft opgelopen.

De voorzitter leidt de bespreking in aan de hand van de annotatie bij de agenda (zie hierboven). De behandeling vindt plaats in twee termijnen. 220

230

240

De commissie De heer Claassen (GroenLinks) vraagt of de wethouder iets meer kan vertellen over hoe het komt dat de raad op zo korte termijn geïnformeerd wordt over een jaar uitstel. Doorgaans ontstaan bij uitstel meer kosten. Nu wordt meer tijd gevraagd, maar niet meer geld; gaat de gemeente dan minder kwaliteit krijgen? Hij krijgt hierop graag de reactie van de wethouder. Wat hem betreft mag dit uitstel zeker niet ten koste gaan van toegankelijkheid. Het is buitengewoon lastig om bij het gebouw te komen. Meer tijd geeft wellicht gelegenheid om na te gaan hoe het gebouw beter bereikbaar te maken voor mensen met bijvoorbeeld een rollator. Hij vraagt of het college bereid is hier naar te kijken in afstemming met het Solgu. Mevrouw Ramaker (VVD) had begrepen dat dit meer doorgeschoven werd in de tijd. Verder blijft de tijdsplanning gelijk. De heer Claassen (GroenLinks) bevestigt dat daar zijn zorg zit. Een aantal projecten loopt in de tussentijd door en daarmee lopen ook kosten door. Dan is het mogelijk dat uiteindelijk meer geld besteed is zonder meer resultaat te hebben gekregen. Hij vervolgt zijn inbreng met het startdocument Informatie op Orde. Dit document formuleert kaders waarop de raad kan gaan sturen. Dit leidt bij hem tot de volgende vragen: hoe is de gemeente in dit project terechtgekomen? Wat is het beeld van het college van het proces voorafgaand.

Te zien is dat het archiefbeheer niet op orde was. Dat is langdurig gesignaleerd. Eerdere verslagen van toezichthouders gaven dat ook al aan. Hoe kwam het dat dit nog niet is opgelost? Hij krijgt hierop graag de reactie van het college. Pagina 5 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

250

260

270

280

290

Daaruit komt zijn vraag voort waarom dit pas in 2023 een risicovol project is geworden. De belangrijkste vraag voor hem is hoe de raad in positie wordt gebracht om te sturen. Zijn vragen worden ingegeven door zijn twijfel over de methodiek van sturen op risicovolle projecten; dan wordt gestuurd op kaders, op resultaten en op mijlpalen. Het programma bevat geen samenvattende mijlpalen en beperkt mijlpalen op de programmaonderdelen. Hij vraagt waarop het college gaat sturen; waarop kan de raad het college bevragen? Die vraag wordt extra dringend omdat ook gezegd is dat al naargelang het programma nieuwe activiteiten te starten zijn, te stoppen, of een andere prioritering kan plaatsvinden. Dat betekent dat de scope van het programma niet vastligt. Hij vraagt wat er dan aan kaders is vastgelegd waarop de raad sturing heeft. Mevrouw Ramaker (VVD) ervaart dit zo als GroenLinks. Zij wil graag weten wat GroenLinks vindt van wat nodig is om goed te kunnen sturen.

Welke ideeën en/of oplossingen heeft GroenLinks daarvoor? De heer Claassen (GroenLinks) antwoordt dat het voor GroenLinks zou helpen wanneer er een route cause analysis zou liggen; waarom is het stadsbestuur hierin terecht gekomen?; waarom is het hebben van dit project noodzakelijk of wat is eerder in onvoldoende mate opgepakt waardoor het bestuur in dit project zit zo dat op grondoorzaken wordt gestuurd? Het zou ook helpen wanneer op onderdelen inzichtelijk was gemaakt wanneer wat gereed moet zijn. En het zou helpen wanneer de raad informatie van het college krijgt over de basis; waarom denkt het college dat wanneer dit programma is gerealiseerd, de programmadoelen ook gerealiseerd zullen zijn. Dat wordt wat hem betreft niet helder met wat nu voorligt. Dit zou helpen wanneer de raad hierop moet kunnen sturen. Dan is ook bekend waarom iets in het programma zit en waarom niet of waarom er een storing ontstaat op iets wat niet in het programma zat maar wel voor het resultaat noodzakelijk is; dit is een stuk techniek die niet in de scope blijkt te zitten maar wel belangrijk is voor het resultaat. Hij vervolgt zijn inbreng met meer gedetailleerde vragen. Er komt een Uitvoering Digitale Weerbaarheid in 2024 naar de raad. Hij zag dit niet staan in het programma. Hij vraagt of hij dit niet goed gelezen heeft of dat het buiten de scope valt.

Hij vraagt de wethouder hierop te antwoorden. Gezegd is te komen tot sluitende kaderstelling; hij ziet niet welke activiteiten in het programma zitten die ertoe leiden dat er straks een kaderstelling is en alles wat erbij hoort tot en met de handhaving; hij onderschrijft met het college het buitengewone belang daarvan. Hij ziet het graag. De informatie is zo betrouwbaar en deugdelijk als de mensen die ermee werken; er wordt ook behoorlijk geïnvesteerd in mensen. Hij vraagt hoe het college straks ziet of de medewerkers inderdaad zorgvuldig en toegankelijk omgaan met informatie. Hij vraagt of daarvoor een maat is. Dat helpt de raad om na te gaan of die maat gerealiseerd wordt. Hij ziet dat een digitaal bouwloket gereed is in het vierde kwartaal 2026. Hij vraagt of dat iets unieks is in Utrecht, of iets dat kan aansluiten op landelijke ontwikkelingen zo dat gemeente Utrecht kan focussen op wat Utrecht zelf moet weten. Mevrouw Ramaker (VVD) was dit ook opgevallen. Zij hoorde de heer Claassen ook iets zeggen over ook digitale weerbaarheid en een onderdeel over Personeel & Organisatie. Dat zijn onderwerpen die belegd zijn bij andere vakwethouders. Het digitale bouwloket is gelieerd aan de Omgevingswet en hoort bij RO. Dit programma

Pagina 6 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

300

310

320

330

heeft een aantal onderwerpen in andere domeinen; hoe ziet GroenLinks die verantwoordelijkheid tussen de verschillende wethouders? De heer Claassen (GroenLinks) merkt op dat dit verbinding houdt met alles wat in de gemeente speelt. Dat maakt het belang ervan en dat maakt dat de wethouder die dit programma managet een coördinerende rol heeft naar haar collega wethouders. Wanneer het voor het op orde hebben van informatie essentieel is, moet dat onderdeel zijn van dit programma. Wanneer het college van mening is dat dit zich redelijk stand alone kan ontwikkelen, ligt de verantwoordelijkheid bij de wethouder RO. Hij laat graag de werkverdeling binnen het college bij het college zelf, zoals ook wettelijk bedoeld is. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat het haar er om gaat dat wanneer het niet goed gaat en het digitaal bouwloket niet van de grond komt, wie dan de verantwoordelijke wethouder is. Zij vraagt hoe GroenLinks dit ziet. De heer Claassen (GroenLinks) antwoordt dat GroenLinks dan vragen zal stellen aan het college; dan is het aan het college wie het op dat moment verantwoordelijk acht. Hij vindt dit niet zijn rol. De heer Van Steeg (CDA) vindt van belang te weten wie de raad kan aanspreken. Hij vindt dat het lastig te lezen is, ook als het gaat om de relatie naar andere programma’s toe.

Hij vraagt of GroenLinks ook in financiële zin de relatie vindt ontbreken en de financiële gevolgen daarvan voor andere programma's wanneer het in dit programma niet goed gaat, juist op ICT gebied. De heer Claassen (GroenLinks) ziet het graag sterker in het programma. Hij vervolgt met op te merken dat het programma veel laat afkomen op medewerkers; hij legt de vraag voor of Utrecht medewerkers heeft bij wie het terecht komt. Hij neemt aan die vraag te kunnen stellen aan de wethouder P&O en de wethouder Informatie. Zijn de wethouders daartoe in staat? Bij ongeveer alles wat nodig is, zijn ook managementafspraken nodig. Daarvoor zijn er veel mijlpalen. Hij gaat er blind vanuit dat die ook worden gemaakt en dat er documenten worden gemaakt; hoe ziet het college erop toe dat er ook wordt gehandeld volgens die afspraken? Hij ziet graag in antwoord op de vraag van de VVD dat er evenwicht is in het sturen op de ICT-techniek, op het sturen op de processen waarmee de techniek gevoed wordt en op het sturen op hoe mensen dit doen. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) stelt eerst vragen over het startdocument en daarna over het Berlijnplein. Zij vindt het goed om goed informatiebeheer te hebben. Tot haar spijt heeft deze gemeente daarmee problemen. Zij vindt het goed dat het programma Informatie op Orde er is.

Het beslispunt 1 van het raadsvoorstel – het startdocument - lijkt achter de feiten aan te lopen. Zij vraagt zich af wat de raad vaststelt. Waarom zou de raad iets vaststellen dat al niet meer klopt? Mevrouw Ramaker (VVD) is dan nieuwsgierig naar wat achter de feiten aanloopt inhoudt in dit geval. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) licht toe dat het over de raadsbrief gaat die de raad heeft ontvangen in december, over het oplossen van het zaaksysteem. Die continuïteit is er niet meer. Die raadsbrief van 4 december kwam later. Zij vervolgt haar inbreng. Ook haar fractie schrok van de brief over de continuïteit van het zaaksysteem; dat is een flinke kostenpost. Het is voor haar niet duidelijk of dat proces onder controle is. Haar fractie vraagt zich af of dit niet te voorkomen is. Zij Pagina 7 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

340

350

360

370

380

neemt aan deze vraag tijdens dit debat te kunnen stellen. Zij vraagt naar de visie van de wethouder hierop. Ze krijgt graag een duiding van dit proces. Had dit niet anders kunnen lopen? Hoe ziet de wethouder de oplossing hiervan? Het startsysteem blijkt een kleine update nodig te hebben voordat de raad dat kan vaststellen. Haar fractie is kritisch op tijdige informatie in dit verband. Zij vraagt hoe de wethouder ervoor gaat zorgen dat de informatievoorziening up-to-date is in de toekomst en dat de raad daarin beter inzicht krijgt. In de inleiding van de startdocument wordt een aantal risico's genoemd die niet terugkomen in het hoofdstuk over de risico's in het startdocument. Gerefereerd wordt aan bepaalde wet en regelgeving. Waarom wordt dit niet benoemd in het desbetreffende hoofdstuk? Zij vraagt of de wethouder dit wenselijk vindt, ook omdat daar de beheersmaatregelen worden omschreven. Haar fractie zou dit graag willen zien. Zij vraagt of het college de planning van het Berlijnplein beter had kunnen inschatten als het gaat om de risico's. Zij vraagt of er ook zicht is op wanneer de problemen met de netcongestie opgelost zijn. Is dit een blijvend risico in de toekomst, ook in de nieuwe planning? Zij legt de vraag voor of er alsnog een vertraging te verwachten is. Is daarop beter in te springen? Ten tweede vraagt zij met betrekking tot de planning zelf of die wel haalbaar is.

In die planning is een aantal tijdsperioden ingekort; zij refereert aan de desbetreffende inbreng van GroenLinks. Zij legt de vraag voor of het realistisch is dit als raad vast te stellen. Zeker ook omdat het haar niet duidelijk is of de problemen met de netcongestie wel zijn opgelost. Mevrouw Ramaker (VVD) vraagt hoe de Partij voor de Dieren aankijkt tegen het moment waarop het definitief ontwerp gereed is en de realisatieovereenkomst. Is de Partij voor de Dieren het eens met de VVD dat het belangrijk is dat de raad daarover geïnformeerd wordt zo dat de raad daarover een inhoudelijk debat kan voeren? Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) is er niet zeker van of over het ontwerp zelf een debat gevoerd moet worden. Daarvoor ontbreekt haar zicht op het proces. De raad moet daarop wel zicht hebben omdat het een risicovol project is en de raad er op moet kunnen sturen, zeker wanneer er iets mis gaat, zoals in de planning. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat het hier gaat om een regeling waaronder allerlei programma’s hangen. Het Berlijnplein betreft zowel vastgoed als cultuur; zij vraagt in hoeverre de Partij voor de Dieren bereid is om daarop inhoudelijk in een vakcommissie een debat te voeren, mocht er iets gebeuren waarvan de raad denkt daarop meer te moeten gaan sturen. Mevrouw De Vries (Partij voor de Dieren) vindt dat vooruitlopen op de feiten.

Wanneer zij van het college verneemt dat de planning wel gehaald zal worden en zij daarin vertrouwen krijgt, lijkt haar een extra bespreking niet noodzakelijk. Haar fractie ziet graag de twijfels weggenomen over de planning. Ze blijft graag tijdig op de hoogte van ontwikkelingen in het proces. Zij sluit zich aan bij de vragen over financiën vanuit GroenLinks. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt dat voor haar fractie de basis op orde het uitgangspunt is; dat alle inwoners snel en gemakkelijk toegang hebben tot besluiten dat wachttijden bij het opvragen van informatie worden ingekort. Haar fractie vindt het ook van belang dat voldaan wordt aan de wettelijke verplichtingen. Dat is voor de VVD de allerhoogste prioriteit.

Pagina 8 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

390

400

410

420

430

Haar fractie stelde vragen aan de ambtelijke ondersteuning over de impact van andere programma’s zoals Werk 3.0, Digitale Stad. Zij dankt de ambtelijke ondersteuning voor de snelle beantwoording. Zij geeft prioriteit aan de bescherming van informatie. Zij vraagt of de wethouder een rode draad voor alle programma's kan toezeggen; wat is echt de essentie van dit nieuwe programma. Zij vraagt of de wethouder ook de risico's kan koppelen aan de concrete beheersmaatregelen; haar fractie vond die koppeling niet duidelijk genoeg. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) merkt op dat in het stuk veel tekst staat. Hij zoekt naar waar de VVD extra behoefte aan heeft wanneer zij spreekt over de rode draad. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat er allerlei doelstellingen in staan in een bepaalde volgorde waarvan zij niet weet of het willekeurig is. Voor haar fractie is het het belangrijkst dat wanneer gezegd wordt de basis op orde dat wat wettelijk verplicht is in ieder geval gedaan wordt en dat het college zich niet laat verleiden tot andere programma's. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) begrijpt hieruit dat de VVD oproept tot een duidelijke verankering van waar de prioriteiten liggen. De ChristenUnie deelt volledig met de VVD dat die bij De Basis op Orde liggen. Hij hoopt dat de VVD niet een oproep doet tot een extra papierwinkel.

Mevrouw Ramaker (VVD) antwoordt bevestigend: geen extra papierwinkel, maar wel een vereenvoudiging. Zij dankt de ChristenUnie voor de steun. Zij zoekt ook naar de rolverdeling in het college; wethouder financiën voor de risicoregeling, deze wethouder voor de informatievoorziening, maar ook een wethouder voor RO. Zij legt de vraag voor wie wanneer verantwoordelijk is. Zij benadrukt het belang daarvan voor de raad. Voor de realisatie van een digitaal bouwloket vraagt de VVD antwoord op de vraag naar de verhouding tussen de betrokken wethouders. De VVD vindt de realisatie van het digitaal bouwloket te laat. Haar fractie schrikt van de lange lijst opgevraagde documenten in het kader van de Wet Open Overheid en schrikt ook van een de niet-vriendelijke website van de gemeente Utrecht. Bezoekers van de website moeten hun best doen om bij de openbare stukken te komen. Zij vraagt in dat opzicht een voorbeeld te nemen aan de gemeente Amsterdam. Daar zijn in één oogopslag alle stukken openbaar. In het startdocument moet het gereed zijn van de communicatie in het kader van de WOO eerder zijn dan eind 2026. Dat is voor de raad een essentiële wet. Dit moet snel en transparant kunnen zijn. Zij vraagt de wethouder wat te kunnen doen aan de stapsgewijze verbetering van de communicatie en het meer naar voren halen.

Voor wat betreft de planning Cultuur Berlijnplein, sluit zij zich aan bij de inbreng van de haar voorgaande fracties; toch wil haar fractie iets meer toelichting op het momentum tussen het definitief ontwerp en de realisatieovereenkomst en wat volgens het college in die risicoregeling komt. Haar fractie wenst daar iets meer sturing. De heer Paalman (Horizon) gaat met vragen in op de onduidelijkheid over het nieuwe systeem. Het doet zijn fractie deugd dat de gemeente haar rol serieuzer en gestructureerder op zich neemt als informatievoorziener. Alle data zijn waardevol voor alle Utrechters. Zoals het college in het plan zijns inziens terecht opmerkt, scheelt het de gemeente veel geld aan dwangsommen en andere routes. Iedereen wordt zijns inziens beter van een Open Overheid. Pagina 9 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

440

Hij ontvangt graag meer informatie van de wethouder over de zogenoemde legacy bak zoals in het plan genoemd. Die bak lijkt het zorgenkind te zijn. Het wordt omschreven als de grote container waarin alles wordt gegooid dat niet gestructureerd te bewaren is in het nieuwe systeem. De zorgen van zijn fractie komen enigszins terug in de omschreven risico's in het plan: dat deze legacy bak een doos van Pandora wordt. Hij verneemt van de wethouder graag meer uitleg daarover. Waaruit bestaat deze legacy bak en hoe wordt voorkomen dat de informatie daarin zo omvangrijk wordt dat informatie wederom onvindbaar is met dwangsommen tot gevolg. Naar aanleiding van de brief van 4 december vraagt hij hoe het kan dat een CIO pas 6 maanden van tevoren verneemt dat één van zijn belangrijkste stukjes informatievoorziening (het zaaksysteem) niet meer onderhouden wordt; hij vraagt hoe dat proces gelopen is. Zijn fractie is daarover enorm verbaasd.

450

De heer Ait Daoua (D66) zal ingaan op informatievoorziening en de heer Van Vliet zal ingaan op het Berlijnplein. Hij vraagt hoe het college de spanning ziet tussen enerzijds dat een kleine groep inwoners gebruik maakt van WOO-verzoeken – dan gaat het vooral om goed geïnformeerde burgers en anderzijds de capaciteit en financiële middelen die daarin worden geïnvesteerd.

460

470

480

De heer Van Vliet (D66) merkt op dat het Berlijnplein het ontbrekende puzzelstukje moet worden; de verbinding tussen Leidsche Rijn en de rest van Utrecht; de plek die Leidsche Rijn nog meer ziel kan geven. Zijn fractie vindt dat een belangrijk project. Hij ergert zich aan de vertraging. Hij vraagt of gekeken is naar meer creatieve oplossingen om de vertraging een beetje te voorkomen. Stel er worden atelierwoningen voor kunstenaars meegenomen in het plan; kunnen die dan eerder worden aangesloten? Zou dat kunnen helpen? Of is een directe verbinding te maken tussen opwekken en gebruiken?; dat betekent dat alle energie lokaal wordt opgewekt en niet naar het net gaat, maar ingezet wordt om later te gebruiken door de locatie zelf. Hij vraagt of dat een optie kan zijn. Hij sluit zich aan bij de vragen van alle andere fracties over de planning; heel specifiek daarbij vraagt hij hoe het college zelf de risico’s inschat van deze vertraging met betrekking tot het slagen van dit project. Hiermee wordt een risico genomen. Is dit risico verantwoord in de context van het slagen van dit project. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) ziet de noodzaak van deze regeling gezien ook de vragen die nu in deze commissie gesteld zijn. Hij vraagt naar de reden waarom nu de commissie geïnformeerd wordt over twee totaal verschillende andere projecten gezamenlijk.

Hij vraagt naar de afweging van het college. Hij deelt de vragen van de Partij voor de Dieren over hoe de raad geïnformeerd wordt; welke periodieke momenten zullen daarvoor worden gebruikt in het vervolg om de voortgang met de raad te delen. Pakt het college daarvoor één moment of doet het college dat op verschillende momenten? Functioneert dat nog goed of moeten daarin zaken worden aangepast? Hij wil nutteloze besprekingen en papierwerk voorkomen. Als het gaat om het proces vraagt hij wanneer Utrecht van iets een programma maakt. Welke afwegingen worden daarvoor gemaakt door het college?

Pagina 10 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

490

500

510

520

530

Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat daarvoor een regeling is die door de raad is vastgesteld: waarom programma's gemaakt worden. Zij noemt in dit verband de Regeling Risicovolle Projecten. Zij vraagt waarom de ChristenUnie deze vraag stelt. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) vindt dit interessant. Hij vraagt zich af of dit hetzelfde is. Zijn alle programma's binnen de gemeente risicovolle projecten? Hij vraagt duiding. De Regeling Risicovolle Projecten gaat over de vraag wanneer een project risicovol is en hoe het college de raad daarover informeert. Los daarvan lopen er programma's. De gaan dwars door de organisatie; wanneer is het dan een programma? Hij zoekt hierin duidelijkheid. Hij vervolgt zijn betoog. Hij vindt het heel belangrijk dat er een programma is op Informatie op Orde. Hij ziet de urgentie om dit direct goed te doen; er liggen veel opgaven die duidelijk in de stukken zijn opgenomen. De aanleiding om CO2 te besparen triggerde hem; eerder stelde hij vragen over waar in de organisatie CO2 wordt uitgestoten en hoe het stadsbestuur daarop gefocust is en hoe die te verminderen is. Is het bekend welke impact de gemeente hierin maakt? Wanneer dat getal bekend is, wordt daarop gestuurd? Wat zijn fractie betreft gaat het bestuur dat doen. Zijn tweede punt betreft de WOO-verzoeken. Zijn gevoel is dat veel mensen hiervan misbruik maken.

Wat hem betreft moet het stadsbestuur dat tegengaan. Ook wordt een WOO-verzoek nog weleens verkeerd gebruikt. Hij vraagt of er in deze wet een soort van intake is: een gesprek tussen de aanvrager en degene die het in behandeling neemt. Netcongestie is een groot probleem in de stad, zo merkt hij op het kader van het Berlijnplein; waarin zoekt het college de oplossing? Hij vraagt of de risico's zoals die zich voordeden in Almere ook zich voordoen bij andere projecten in Utrecht; hoe groot zijn die risico's en op welke manier wordt de raad daarover geïnformeerd? Hij verneemt die informatie graag. De heer Snijder (Student & Starter) sluit zich aan bij de inbreng van GroenLinks over de actualisatie van de planning met betrekking tot het cultuurcluster. In het kader van het startdocument Informatie op Orde merkt hij op dat het huidige zaaksysteem gebreken kent; 10 jaar geleden is bij de invoering te weinig gedaan aan de adoptie en instructie. Zijn fractie maakt zich zorgen over de lage digivaardigheid van medewerkers van informatie goed op te slaan. Hij vraagt de wethouder meer duidelijkheid te geven over de digitale vaardigheden onder de medewerkers en hoe die te verbeteren, vooral gezien het risico dat lage digitale vaardigheden een uitdaging vormt bij invoering van het nieuwe zaaksysteem.

Voldoende aandacht moet worden besteed aan adoptie en instructie om herhaling van de fouten te voorkomen. Daarnaast vraagt hij welke stappen ondernomen worden om het bewustzijn onder medewerkers te vergroten over het belang van adequaat informatiebeheer. Is daarvoor voldoende budget? Hoe zal dat worden geborgd? Al helemaal bij nieuwe medewerkers; hij krijgt hierop graag de reflectie van de wethouder. Hij vraagt zich af hoe realistisch de ambities zijn om actief te publiceren met een platform. Daarnaast sluit hij zich aan bij de inbreng van de ChristenUnie over de WOO. Ook hierop vraagt hij de reflectie van de wethouder.

Pagina 11 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

Met betrekking tot de lange termijnborging is in het stuk te lezen dat rond 2027 het project stopt. Hij vindt het van belang dat het project niet wordt verwaarloosd. Hij vraagt naar de plannen om ervoor te zorgen dat dat niet gaat gebeuren en dat de overgang soepel gaat plaatsvinden na 2027. Met betrekking tot gepensioneerden vraagt hij hoe omgegaan wordt met de grote hoeveelheid informatie van gepensioneerde medewerkers; daarin valt zijns inziens flinke winst te behalen. Is daarover al nagedacht? 540

De heer Maas (VOLT) dankt zijn collega’s voor hun inbreng; hij heeft niet meer zoveel toe te voegen. Zijn grootste zorg zit bij de financiële consequenties van de vertraging in de ontwikkeling van het Berlijnplein. Hij leest in het stuk dat de vertraging geen consequenties oplevert. Daarbij heeft hij vragen gezien de vertraging van meer dan een jaar externe inhuur, inflatie et cetera. Hij krijgt van de wethouder graag de reflectie daarop.

550

560

570

580

De heer Van Steeg (CDA) merkt op dat veel vragen gesteld zijn over ICT; dat is een terugkomend onderwerp op de agenda van de commissie, ook bij de begroting. Hij vraagt naar de samenhang tussen de verschillende programma’s en hoe dat in financieel opzicht zit. Hij ziet vaak bij de begroting dat zeker op ICT-gebied veel wordt doorgeschoven naar volgende jaren, maar niet hoe dat wordt onderbouwd. Hij wil daarop graag meer vat krijgen, ook binnen dit programma. Ten tweede legt hij de vraag voor hoe de voortgang te bewaken; andere partijen noemden dit al. Hoe houdt de raad zicht op de voortgang op de verschillende onderwerpen van de programma's? Met betrekking tot zaakgericht werken merkt hij op dat er momenteel een tekort is van 3 miljoen euro. Hij vraagt naar de impact daarvan op alleen al dit programma. Hij krijgt hierop graag de reactie van de wethouder. Hij sluit zich graag aan bij de vragen van de VVD over de verantwoordelijkheid en ICT. Heeft deze wethouder ook de doorzettingsmacht als het gaat om andere programma's? Het is belangrijk dat de gemeente haar wettelijke plicht zo snel mogelijk vervult, zeker als het gaat om de WOO. Volt stelde al vragen over het Berlijnplein. Er is uitstel, misschien niet op de einddatum. Maar er is wel uitstel in het proces. Wat hem betreft kan dat niet anders dan leiden tot kostenoverschrijding. Dat staat eigenlijk al in het programma.

Er is een post onvoorzien. Die wordt nu gebruikt. Hij vraagt of er al ideeën zijn om na te gaan waar het iets minder kan of waar het mogelijk is om af te schalen. Dat lijkt verstandig in het licht van de ontwikkelingen die gaande zijn. Hij sluit zich aan bij de inbreng van de Partij voor de Dieren over de inbreng over het in positie houden van de raad en op het juiste moment de raad te informeren. Hij vraagt of de huidige planning realistisch is. Hij refereert aan het proces rond de Machinerie; hij neemt aan dat over het desbetreffende evaluatierapport gesproken wordt in de raad. In dat opzicht loopt de gemeente een groot risico. Hij vraagt daarvoor de aandacht van het college. Op welke manier zijn die aanbevelingen meegenomen in de planning op dit onderwerp? Hij verwacht dat het stadsbestuur daarvan veel kan leren. Mevrouw Raaijmakers (PvdA) merkt op dat het informatiebeheer al lange tijd een taai probleem is voor de gemeente. Daarover zijn vele commissiedebatten gevoerd; Pagina 12 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

590

600

610

620

beterschap is ook beloofd; zij constateert dat het blijft misgaan en zij refereert aan de brief van vorige maand. Zij vindt het goed dat dit programma is toegevoegd aan de Regeling Risicovolle Projecten. Zij sluit zich aan bij de vragen hierover van de ChristenUnie; wat is precies een programma? Tegelijkertijd is het vreemd omdat dit al lang bestaat en omdat dit een kerntaak is van de overheid. Dat is van een ander kaliber dan bijvoorbeeld de Uithoflijn of een Berlijnplein. Zij vraagt hoe de wethouder dit ziet. Wat is nu een project; terwijl dit ook een kerntaak is van de overheid. Zij refereert aan de vragen van Student & Starter hoe het zit met de borging na 2027. Hoe gaat het college dan van een project naar de basis op orde en kerntaak? Ten tweede vraagt zij of bekend is wat het stadsbestuur te doen staat; is het lek dicht? Zij verwacht dat het antwoord op deze vraag een ontkennende is gezien de brief van vorige maand. Hoe gaat het stadsbestuur ervoor zorgen dat dit wel compleet is en hoe gaat het stadsbestuur hierop een realistische planning maken? Zij sluit zich aan bij de kritische vragen van de Partij voor de Dieren: waarmee stemt de raad in wanneer de raad dit startdocument vaststelt, terwijl het document deels achterhaald is. Gaat de raad een strekt ter vervanging krijgen.

Met betrekking tot externe inhuur vraagt zij al jaren aandacht, dit noemt zij, gezien de brief van vorige maand waarin voorgesorteerd werd op externe inhuur omdat de gemeente de kennis niet in huis heeft. Hoe zal het college ervoor zorgen dit wel in huis te hebben met het oog op de borging ervan; dit hoort een kerntaak van de gemeente te zijn. Wat haar betreft kan de gemeente hierop niet voortdurend blijven inhuren. Met betrekking tot het Berlijnplein sluit zij zich aan bij de vragen over de planning en hoe reëel die is. Zij sluit zich aan bij de vraag over toegankelijkheid. De voorzitter schorst de vergadering voor 5 minuten. Zij merkt op dat veel technische vragen gesteld zijn met soms nog net een politiek randje. Zij attendeert de commissie erop dat veel informatie vooraf op te vragen is en het antwoord dan ter discussie te stellen in het commissiedebat. Richting de wethouder merkt zij op dat de wethouder de technische vragen niet hoeft te beantwoorden. Beantwoording Wethouder Schilderman gaat in op Financiën en vervangt ook wethouder Oosters. Zij licht toe dat het Berlijnplein een project is waarvoor de regeling risicovolle projecten is gemaakt. Er ligt nu een voorstel voor waarvoor de regeling bedoeld is. Het college kwam tot de conclusie dat het nodig is om de planning voor het Berlijnplein aan te passen.

Veel van de vragen gingen over of de nu voorliggende planning nu gehaald gaat worden. De wethouder kan dat niet met zekerheid zeggen. Dat heeft te maken met het ingewikkelde van netcongestie; meerdere van de raadsleden hadden daarvoor aandacht. De wethouder bevestigt dat de netcongestie niet is opgelost; Er zit nog teveel onzekerheid op de netcongestie om met zekerheid een planning voor te leggen die gehaald gaat worden. Het college vond het belangrijk de raad in positie te brengen met een voorstel voor een wijziging van de planning. Zeker is dat de oude planning niet gehaald gaat worden. Het is de rol van het college om de raad zo goed mogelijk mee te nemen in het proces van realisatie met alle ingewikkeldheden.

Pagina 13 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

630

640

650

660

670

De vraag hoe het kan dat de raad op korte termijn deze wijziging ontvangt, beantwoordt de wethouder met toe te lichten dat het verkeerslicht een paar keer op oranje heeft gestaan. Wanneer de planning eerder was aangepast zouden er nog meer onzekerheden geweest zijn. Gevraagd is of dit meer gaat kosten; de wethouder licht toe dat de extra kosten uit de huidige vertraging voortkomen; de extra kosten kunnen worden opgevangen uit de post Onvoorzien. Daarin was specifiek een risico opgenomen voor vertraging. Dat past hierin. Wanneer er meer uitstel komt, is de verwachting dat de post Onvoorzien onvoldoende gaat zijn. Het budget is taakstellend; het moet er binnen gaan plaatsvinden. Het CDA deed de suggestie na te gaan wat te optimaliseren is. Het college zal dat gaan afwegen; dat is op dit moment nog niet nodig. Zaken aanpassen vraagt tijd, geld en capaciteit. Het college stelt voor de echte aanpassing te doen op het moment waarop dat nodig is. Het college zal de raad daarin meenemen. Op dit moment is het college opgeschoten met het Voorlopig Ontwerp. Het college zal dat VO ook aan de raad toesturen. Daarbij is een wensen- en bedenkingenprocedure; wanneer de raad zaken daarin anders wil zien, is dát een logisch moment. Specifiek is gevraagd naar toegankelijkheid; het Solgu is betrokken bij de plannen en kan daarin helpen.

Het moet ook voldoen aan de integrale toegankelijkheidsstandaard.(ITS). De achtergrond van de vraag betreft hoogteverschillen. Die zijn buiten de scope van dit project. Daarvoor is aandacht. Dit project gaat niet alle hoogteverschillen in het gebied oplossen. Zij deelt mee dat “de kiezeltjes” geen onderdeel zijn van dit project. Mevrouw Raaijmakers (PvdA) vraagt of in een risicovol project ook wel geleerd wordt voor de toekomst; zij merkt op dat hier overduidelijk zaken met betrekking tot toegankelijkheid fout gegaan zijn die nu niet meer hersteld zullen worden waarvan zij hoopt dat ze bij een volgend risicovol project niet herhaald worden. Wethouder Schilderman antwoordt dat die fouten bij alle (risicovolle) projecten niet meer gemaakt moeten worden, of de projecten nu risicovol zijn of niet. Wat haar betreft is het veel belangrijker de lessen mee te nemen in de vraag hoe de openbare ruimte in te richten dan dat ze meegenomen worden bij de risicovolle projecten. De wethouder bevestigt dat hiervan geleerd wordt. In dit licht vindt ook overleg plaats. Zij kent de laatste stand van zaken daarvan niet. D66 vroeg naar creatieve oplossingen; de wethouder zet uiteen dat creatieve oplossingen meegenomen worden in de uitwerking van het Voorlopig Ontwerp. Dat geldt ook voor nadere aanpassingen.

Zij nam kennis van een interessante suggestie voor atelierwoningen; die passen niet in dit project. Dat zou een aanpassing vergen van de kaders en ook van het bestemmingsplan. Dat zou ook gevolgen hebben voor het contract met het consortium. Een aanpassing in die richting zal naar haar verwachting niet direct een versnelling genereren. Het college zal dit niet gaan voorleggen. Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de financiële vragen. De heer Van Steeg (CDA) had een vraag gesteld in verband met De Machinerie en de evaluatie daarvan en de observatie van het Berlijnplein en hoe dat terugkomt in deze rapportage. Wethouder Schilderman antwoordt dat het college de evaluatie meeneemt; ook in de uitwerking van deze plannen. Het college is in dit geval de initiatiefnemer is en eigenaar. Daarmee is dit iets meer in controle van de gemeente dan bij De Machinerie. Dat wil niet zeggen dat deze projecten één op één dezelfde zijn. Pagina 14 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

680

690

700

710

720

De VVD vroeg naar de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. De wethouder zet uiteen dat het college zich altijd uitermate verantwoordelijk voelt voor alles wat er gebeurt. Zij ziet als wethouder-Control toe op de juiste informatieverstrekking over alle risicovolle projecten, behalve die projecten die in haar portefeuille vallen. Dat doet de wethouder Audit. Dat geldt ook voor het geheel van de risicobeheersing in het algemeen. Voor alle projecten zijn de wethouders zelf verantwoordelijk. Als het gaat om het informatiebeheer is het de wethouder die over informatiebeheer gaat. De wethouder beantwoordt de vraag over het Berlijnplein vanwege de afwezigheid van wethouder Oosters. De ChristenUnie stelde enkele vragen over de werking van de regeling Risicovolle Projecten. Gevraagd is hoe het komt dat de onderwerpen bijeen genomen zijn in verband met de risicovolle projecten; de wethouder zet uiteen dat het onderdeel is van de regeling dat het college twee keer per jaar de raad gebundeld informeert. Uit deze bundeling van september kwam een afwijking van deze twee projecten. Het zou dan kunnen er twee voorstellen van te maken; maar dan krijgt de raad ze toch nog tegelijkertijd. Ze volgen op basis van het vastgelegde moment. Het college gaat de gehele regeling in het najaar van 2024 evalueren. Dan zal die aan de raad gestuurd worden.

De informatie vindt twee keer per jaar plaats op vaste momenten conform het gestelde in de regeling. Daarbij blijft de mogelijkheid bestaan de raad separaat te informeren in het geval van grote afwijkingen of van grote ontwikkelingen. Geprobeerd wordt de informatie te beperken tot de twee vaste momenten. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) merkt op dat hiermee grotendeels zijn vraag beantwoord is. De raad is in september geïnformeerd. De raadsvoorstellen worden dan een paar maanden later besproken; hij vraagt of het logisch is om het raadsvoorstel en de informatie en het raadsvoorstel gelijktijdig te laten plaatsvinden. Wethouder Schilderman licht toe dat dit te maken had met de tijd die nodig was om het uit te werken; zij merkt op dat het relatief snel daarna was; in september was de informatie, en in oktober zijn de voorstellen toegestuurd. Het staat inderdaad nu pas op de agenda. Zij brengt de informatie naar de raad in verband met het peilmoment. Gevraagd is door de ChristenUnie wanneer iets een programma wordt en wanneer niet. In het geval van informatievoorziening is een programma aangemerkt als een risicovol project. Vaak wordt meer gedacht aan fysieke zaken, zoals het Berlijnplein of de Uithoflijn. Soms kan iets als programma dusdanig complex zijn dat het er logisch inpast.

Daarvoor wordt de puntentelling gedaan die ook volgt uit de regeling; op basis daarvan doet het college een voorstel aan de raad. Het college probeert te voorkomen dat ieder programma een risicovol project wordt. De complexiteit maakt dit een risicovol project. De heer Van der Graaf (ChristenUnie) vindt het klip en klaar dat dit een risicovol project is. Zijn vraag was meer bedoeld als wanneer iets een programma is binnen de ambtelijke organisatie, nog los van het risicovolle project. Wethouder Schilderman neemt nota van deze vraag en zal daarover nadenken. De heer Van Steeg (CDA) heeft begrepen dat de vertraging alleen te wijten is aan netcongestie. Hij hoopt dat de wethouder daarover nog iets meer zegt. Welke ontwikkelingen zijn daar en wat betekent dat voor de raad?

Pagina 15 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

730

740

750

760

770

Wethouder Schilderman zet uiteen wat gedaan wordt om netcongestie te voorkomen: tijdige aanmelding, de capaciteit op het net te vergroten met bijplaatsing van batterijen. Over het algemeen kijkt het college hier breder naar. Zij vermoedt dat de vraag van het CDA specifiek gaat over wat aan netcongestie gedaan wordt op deze locatie. Zij zal nagaan of zij daarop nog een specifieker antwoord kan vinden; op dit moment heeft zij dit niet paraat. Hiermee rondt zij haar beantwoording af. Wethouder Streefland licht toe dat de Regeling Risicovol Project en Informatie op Orde te zien zijn als een paraplu op het huis. Daarin probeert het college alle organisatieonderdelen op IT-systemen, op de processen en op de mensen te beïnvloeden, een extra duw te geven voor 4 jaar. Daaraan gaf de raad zijn goedkeuring. De risico's die er zijn, zijn beschreven in het stuk. Het belangrijkste daarbij is het antwoord op de vraag hoe het zo heeft kunnen komen en op de vraag naar de grondoorzaken. Bij de voorbereiding op de WOO was te zien dat dat nog een extra verandering zou bewerkstelligen in de reguliere werkzaamheden voor de kerntaken van de overheid; daarop was echt iets meer nodig. Dit was in 2022. In een onderzoek kwam naar voren dat de gemeente niet compliant zou zijn. Dat betrof de Archiefwet en de AVG. Uiteindelijk wil het college de basis op orde krijgen.

Naast de Regeling Risicovol Project is het mogelijk om wethouders explicieter te spreken in de verschillende commissies over wat in hun portefeuille zit. De complexiteit maakt dat het niet direct met een schaartje te knippen is. De informatie gaat niet sec over het zaaksysteem. Het valt wel onder IPM waarvoor de wethouder verantwoordelijk is. Om die reden ook de desbetreffende brief. Het is ook een belangrijke voorwaarde om in de toekomst minder zaken te kunnen onderbrengen in het bestaande zaaksysteem zodat er meer ordening en meer helderheid komt. De wethouder spreekt over comprimeren in dit verband. Dan gaat het om de mensen die verantwoordelijk zijn binnen IPM voor het zaaksysteem. Zo is een en ander aan elkaar verbonden en zó complex is het. Het aanbod van de wethouder is om naast de halfjaarlijkse update een uitgebreidere verantwoording van de financiering hieraan toe te voegen voor 2024. Zij refereert aan een vraag van de VVD via de mail. Ook het CDA stelde vragen over de samenhang en hoe de financiën te moeten zien. Dit zal terugkomen in de eerste rapportage naar de raad. De wethouder biedt de raad aan meer technische informatie te geven over zowel een deel van het zaaksysteem als over het programma Informatie op Orde.

Digitale weerbaarheid betreft het Uitvoeringsprogramma; die komt vanuit de portefeuille van de burgemeester en heeft de cyclus van de bespreking met de burgemeester. Het gaat daarbij niet over de informatie van de ambtelijke organisatie, maar over de digitale weerbaarheid van de stad. De vraag welke activiteiten ertoe leiden dat de heldere kaderstelling er is en dat handhaving kan plaatsvinden, beantwoordt de wethouder met uiteen te zetten dat in het verleden op strategisch, tactisch, en operationeel niveau de rollen nog niet zo heel scherp waren ingevuld. Door dit programma gebeurt dat wel veel steviger. Hiermee wordt een belangrijke randvoorwaarde ingevuld om die sluitende kaderstelling in te richten en uit te voeren. De Governance is een belangrijk resultaat van wat dat programma oplevert. De wethouder merkt op dat straks heldere indicatoren functioneren. Dat is het allerbelangrijkste waar GroenLinks naar zocht. Het college houdt bij hoe zich dit in de tijd ontwikkelt. Het college rapporteert hierover periodiek zo dat sturing door de raad mogelijk, ook aan de verantwoordelijk wethouder. Daarover is ook weer te rapporteren in de halfjaarlijkse update die ook naar de raad gaat. Pagina 16 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

780

790

800

810

820

Mevrouw Raaijmakers (PvdA) vindt dit wezenlijk. Nu wordt een startdocument vastgesteld. Zij hoort de wethouder zeggen dat er nu nog geen indicatoren zijn, maar die zullen er in april komen. De vraag is waarop de raad gaat sturen; zal de raad niet alleen een tekstuele voortgangsrapportage ontvangen en weet de raad of het stadsbestuur hiermee op koers ligt? Wethouder Streefland kan zich de verwarring daarover voorstellen. Dit is hetzelfde als met andere regelingen Risicovolle Projecten. Zij heeft inmiddels hiermee ervaring bij de werven. Dan wordt het heel scherp wat wanneer wordt opgeleverd, wat de indicatoren zijn, hoe ziet het college dit voor zich. Dat komt sterk naar voren in de voortgangsrapportage. Mevrouw Ramaker (VVD) vindt dit een goede vraag van de PvdA. Zij vraagt waarom dit niet geregeld is in het startdocument. Wethouder Streefland antwoordt dat de indicatoren soms niet per se wisselen. Het college probeert dit zo goed mogelijk in dit programma te regelen. Het college zou dat uitgebreider kunnen verwoorden. Het college doet dat zeker bij de voortgangsrapportage. Zij vraagt de raad voor ogen te houden dat het college stuurt op heldere doelen met indicatoren voor het beoogde resultaat. Duidelijk is dat het soms bijgesteld moet worden of gewijzigd. Het college houdt dat goed bij en dat komt ook terug in de voortgangsrapportage.

Wanneer de raad zou zeggen heldere indicatoren te willen toevoegen aan het startdocument, zal dat in de tijd consequenties hebben. Dan zal dit niet in de volgende raad besproken kunnen worden maar dan wordt het eind februari. Dan komt er een strekt ter vervanging. De wethouder benadrukt dat dan in april de eerste voortgangsrapportage komt. Mevrouw Ramaker (VVD) merkt op dat Klaar voor de Start een startdocument is met wat de doelen zijn wanneer gefinished is. Zij vindt het dan logisch dat dit in een startdocument komt. Wethouder Streefland merkt op dat het dan de vraag is in hoeverre de raad dit in een startdocument ernstig heeft gemist bij het lezen ervan. Wanneer de raad zou zeggen een extra indicator per resultaat te willen, kan het college dat toevoegen. Mevrouw Ramaker (VVD) vindt één lijn belangrijk. Om die reden stelde zij deze vraag. Wethouder Streefland antwoordt die vraag te begrijpen. Zij zal hierover nadenken en hierop terugkomen aan het eind van dit debat om aan te geven wat wijs is in dit geval, ook als het gaat om wat gaat helpen in de doorgaande lijn. Het is niet zeker dat wat nu beoogd wordt in 2026 zal plaatsvinden; de wethouder kan zich voorstellen dat de raad dat zal begrijpen.

Zij vervolgt haar beantwoording met in te gaan op de vraag hoe het college erop toeziet dat medewerkers goed met informatie omgaan; zij deelt mee dat er een interne monitor is over de kwaliteit van het informatiebeheer. Daarop stuurt het college ook. Het externe toezicht stuurt daarop ook. Mogelijk is dit ook de vraag die Student & Starter stelde: hoe ervoor te zorgen dat medewerkers bewust zijn van de nieuwe manier van werken voor informatieopslag en daar naar handelen. De wethouder verneemt desgevraagd dat dit de vraag was. Zij zet uiteen dat voorheen iedereen het op zijn eigen manier deed. Dat kan in de toekomst niet meer; dat betekent dat veel strakker gestuurd wordt op de vraag volgens welke manier gewerkt gaat worden. Dat betekent soms ook verlies van autonomie van medewerkers. Sommige IT-systemen zullen niet meer gebruikt gaan worden. Er zal ook getraind worden. Begeleiding zal plaatsvinden on the job. Zaken zullen afgesloten worden Pagina 17 van 63

Griffie Gemeenteraad Utrecht Verslag van de openbare vergadering van de Commissie Veiligheid, Bestuur en Financiën d.d. 11 januari 2023

830

840

850

860

870

waartoe dan geen toegang meer is. Op die manier zal De informatie op Orde en de juiste manier van informatiebeheer: bewaren en op de juiste manier delen van informatie en die ook weer verwijderen. Daarvoor zullen striktere regels gaan gelden. De wethouder noemt in dit verband het begrip recordmanagement; dat management bestaat bij de verschillende afdelingen om daarop alle medewerkers te begeleiden. Dat begint met e-learning die medewerkers móeten halen. De vraag of hiervoor voldoende capabele mensen zijn, beantwoordt de wethouder met uiteen te zetten dat het budget er is om goede mensen aan te nemen. Richting de PvdA zet de wethouder uiteen dat in dit programma voor duurzaamheid het van belang is mensen in dienst te hebben; dat is gelukt. Er is geen sprake van externe inhuur. Daarmee zegt de wethouder niet dat externe inhuur nooit zal plaatsvinden. De wethouder bestrijdt dat het startdocument achter de feiten aanloopt; zij begrijpt de verwarring met het zaaksysteem. Zij gaat in op de vraag hoe het zo gekomen is; wat aan de late kant ontstond het besef dat het zaaksysteem eerder te vervangen was dan eind 2024. Daarmee is het college direct aan de slag gegaan. Het college zal hierop terugkomen in Q2 met een plan dat hierop gemaakt gaat worden. Dit is voor het totaal van de organisatie cruciaal.