Concept verslag Adviescommissie 15-01-2026

VERSLAG ADVIESCOMMISSIE CONTROLE EN FINANCIËN

15 januari 2026, 18.00-19.30 uur Burgemeesterskamer Stadhuis

Adviescommissie: Ruud Maas (voorzitter), Fred Claasen, Bina Chirino, Joost Vasters, Rick van der Zweth, Margreet Ramaker Overige deelnemers: Rachid Sagrahaoui (directeur Concerncontrol), Freek Verbakel, Rein-Aart van Vugt (accountant), Sioux van Dijk (teammanager financiën), Johan Dorst (griffier), Daniëlle Rijnders (griffie)

1a. Opening en mededelingen De heer Maas opent de vergadering om 18:20 uur. De heer Sagrahaoui deelt mede, dat de voorjaarsnota vanwege de gemeenteraadsverkiezingen beleidsarm wordt. Zij zal vooral een financieel beeld schetsen en de knelpunten alsmede de bijsturings- en heroverwegingsmogelijkheden aangeven. De voorjaarsnota zal iets eerder dan normaal worden voorgelegd. De informatie daaruit zal worden gebruikt voor de overdracht aan de onderhandelende partijen. De voorjaarsnota zal beperkter worden besproken, de programmabegroting uitvoeriger. De eerste bestuursrapportage wordt op het gebruikelijke moment opgeleverd. Het slotdebat van de voorjaarsnota vindt normaal begin / halverwege juli plaats. De heer Dorst feliciteert mevrouw Rijnders namens de commissie met haar benoeming als lid van de commissie BBV. Het is een eer, dat zij namens Utrecht wordt afgevaardigd, naar een commissie waarvan eigenlijk alleen griffiers lid kunnen zijn. De voordracht is geschied door de Vereniging van Griffiers. De felicitatie wordt onderstreept met applaus. 1b. Vaststelling agenda De agenda wordt conform voorstel vastgesteld. 2. Vaststellen verslag vorige bijeenkomst (04-12-2025) De notulen worden met inachtneming van de aangereikte aanpassingen vastgesteld. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 4.

Evaluatie deel I De heer Verbakel presenteert de Evaluatie adviescommissie Controle & Financiën. Deze presentatie is als bijlage aan dit verslag toegevoegd. In dit verslag zijn alleen de aanvullingen daarop alsmede de reacties vermeld. Vraag 11 over de 1ste en 2de berap In reactie op het diverse beeld, dat de antwoorden op de vraag over de werkwijze en het instrument berap geven, vraagt de heer Van der Zweth, of er ideeën of voorstellen tot verandering van de werkwijze zijn. De heer Verbakel antwoordt, dat de werkdruk voor de afdeling Financiën aan het begin van het kalenderjaar heel hoog is. Het is lastig om zowel de eerste berap als de jaarrekening en de voorjaarsnota op te stellen, plus het in de steigers zetten van de programmabegroting en de tweede berap. Er wordt gekeken naar een eventuele aanpassing van de cyclus en de producten. Een desbetreffend voorstel zal nog worden uitgewerkt. In deze vergadering gaat het om het ophalen van input om richting te geven aan een advies inzake de P&C-cyclus. De Raad beslist over het al dan niet vaststellen van een andere P&C-cyclus.

1

De heer Maas vraagt, of er met het loskoppelen van berap en voorjaarsnota niet een extra bijstuurmoment wordt gecreëerd. De heer Sagrahaoui legt uit, dat de eerste berap slechts de informatie van een enkele maanden bevat. De vraag is, in hoeverre de afdeling Financiën de Raad daarmee kan voorzien van voldoende informatie voor het bijsturen voor een heel jaar. Mevrouw Rijnders brengt in, dat de provincie Brabant de kadernota heel vroeg opstelt. In de berap werd vervolgens gekeken, of de doelstellingen behaald zijn. Daarover ging dan de discussie tijdens de behandeling van de berap (los van de jaarstukken of kadernota). In Utrecht is de berap vrij technisch. De berap in Brabant was een soort voortgangsrapportage, met informatie waarover er kon worden gediscussieerd. De heer Verbakel geeft aan, dat elders met één sheets per programma wordt gewerkt en afwijkingen en de voortang puntsgewijs worden besproken. De heer Dorst vindt de zeggingskracht van de eerste berap vrij gering, terwijl het opstellen daarvan veel werk is. De tweede berap komt op het moment, dat men eigenlijk met de begroting bezig is. De peildatum is 30 juni, maar de tweede berap wordt pas in november vastgesteld. Dan kan de Raad eigenlijk niet meer bijsturen. De heer Dorst stelt voor, de peildatum op eind mei te stellen en de berap in september te behandelen.

Dan gebeurt dit op een separaat moment, waardoor de berap meer aandacht krijgt en er nog gelegenheid tot bijsturing is. De heer Dorst beaamt, dat er dan drie bespreekmomenten zijn. De documenten verschillen echter. Eén berap zou een verlichting zijn voor de afdeling Financiën. Een nog grotere verlichting zou zijn, dat de enige berap, met peildatum 1 of eind juni, wordt verwerkt in de begroting, die dan lopende het jaar wordt geactualiseerd. De mutaties hebben vaak een structurele doorwerking in de jaren daarna. Voor de Raad zou het een instrument zijn om bij te sturen. Nu wordt de berap niet daartoe gebruikt. Mevrouw Ramakers zou een berap halverwege het jaar handig vinden, als daarin wordt aangegeven, wat wel en wat niet volgens de begroting loopt. De heer Maas vraagt zich af, of de Raad nog kan bijsturen, als de berap wordt opgenomen in de programmabegroting. De heer Dorst wijst erop, dat het dan geen berap meer is. De begroting gaat over het volgende jaar. Dan lopen twee jaar door elkaar. Dat is niet zuiver. Ingebracht wordt, dat dit bij de miljoenennota van het Rijk wel gebeurt. Daar is de politieke discussie naar voren gehaald, om nog te kunnen bijsturen. De najaarsnota wordt langzaam afgeschaft. Als de Gemeente de trend van het Rijk volgt, wordt Q1 meegenomen in de voorjaarsnota en de realisatie van Q2 in de begroting.

De heer Dorst acht het voor de raadsleden niet handig, als verschillende kalenderjaren in hetzelfde product worden bijgesteld. Dan is er geen afwijkingenrapportage meer. Samengevat wordt, dat er een worsteling is tussen het verlengen en het tempo. De raadsleden willen kunnen meebeslissen en bijsturen. De Raad wil de afwijkingen evenals wat deze voor het beleid betekenen, graag duidelijk zien. Technische sessies (Vraag 12) De meningen over de technische sessie lopen uiteen. Mevrouw Rijnders geeft aan, dat de technische sessies voor de P&C-cyclus fysiek in het Stadhuis blijven. Zij en de heer Maas zouden het jammer vinden, als de openbare beantwoording van de vragen zou verdwijnen. Voor de voorbereiding van de Raad zijn de sessies nuttig. Zij zijn zeer informatief. De heer Dorst wijst erop, dat vragensessies, die elders worden gehouden, tot 70% minder schriftelijke vragen hebben geleid. Dat ontlast de ambtelijke organisatie. Vraag 13, latere publicatie begroting Als argument tegen het eind september aanbieden van de begroting noemt de heer Maas, dat de fracties tijd nodig hebben om het stuk tot zich te nemen. De commissie ziet geen voordeel in het later aanbieden van de begroting voor de raad.

Vraag 14, voorjaarsnota als integraal afwegingsmoment De raadsleden zeggen volmondig “ja” tegen de voorjaarsnota als integraal afwegingsmoment, maar soms zijn er in de meicirculaire grote plussen of minnen. Sommige afwijkingen zijn dusdanig groot, dat men er iets mee moet doen in de begroting, terwijl de voorjaarsnota al lang is gepubliceerd.

2

Vraag 15, digitale of papieren documenten Vier van de zeven respondenten zijn voor digitale documenten. Binnen een fractie zullen er verschillende voorkeuren zijn. De fracties wordt periodiek gevraagd of zij een papieren versie willen hebben. Sommige fracties willen één exemplaar hebben. Aangegeven wordt dat, men alle fractieleden individueel kan vragen naar hun voorkeur. Desgevraagd wordt aangegeven, dat de voorjaarsnota goed wordt gelezen, de programmabegroting minder. Bijlagen worden minder gelezen. Digitaal kan men gericht zoeken. Vraag 16, aanvullingen of weglatingen Op de vraag, of de overzichten van Berenschot, welke delen van de begroting beïnvloedbaar zijn, worden gebruikt, wordt bevestigend geantwoord. De heer Verbakel geeft aan, dat het onderzoek vrij arbeidsintensief en daarmee kostbaar is. De exacte kosten worden nog uitgezocht. De heer Sagrahaoui licht toe, dat zij de heroverwegingsmogelijkheden op basis van het rapport van Beerschot transparant aan de Raad willen voorleggen. Een ambtelijk-technische presentatie lijkt af te wijken van het rapport van Berenschot, dat heeft toegezegd zijn model te zullen aanpassen aan het gemeentelijke model. Een tweede punt is, dat men net iets dieper kan ingaan op maatregelenniveau, waardoor men in het programma kan zien wat de heroverweging is, nog los van wat verstandig is en wat de effecten daarvan zijn.

Er waren twee terugkomdagen met de groep controllers. Dat was arbeidsintensief. De heer Sagrahaoui vraagt, of de Raad wil vasthouden aan Berenschot of dat er ook ruimte is om na te denken over andere initiatieven. De heer Van der Zweth antwoordt, dat het instrument niet zo relevant is, maar de Raad kan er meer mee doen. De training, die de Raad ooit heeft gehad, is weggezakt. De heer Maas vraagt, of er op jaarlijks niveau grote schommelingen zijn. De heer Sagrahaoui antwoordt, dat men eens per twee jaar voornoemde exercitie kan doen, met de begroting en alle aanpassingen daarin. Aangevuld wordt, dat de uitgaven maximaal beïnvloedbaar zijn, op het moment dat subsidies worden toegekend. Daar zit men vier jaar aan vast. Incidentele toekenningen zijn minder beïnvloedbaar. Voor de Raad is het de vraag, of hij voldoende heeft aan een dashboard, bijvoorbeeld als hij op zoek is naar dekking voor een voorstel, of dat de Raad informatie op maatregelniveau nodig heeft. Mevrouw Rijnders onderschrijft de behoefte aan training. Als de Gemeente doorgaat met Berenschot, moet zij elk jaar een online training aanbieden. De heer Maas concludeert, dat het dashboard wordt gewaardeerd, maar dat de Raad open staat voor een alternatief, als dat qua kosten beter uitkomt en qua functionaliteit hetzelfde biedt. De heer Van Vught is van mening, dat de Raad er nog te weinig uithaalt.

Het instrument is twee, drie jaar geleden geïntroduceerd en voorzag toen in de behoefte. Dat is nog steeds zo, maar het slijt, omdat de Raad er te weinig mee doet. De vraag is, hoe men het gebruik effectiever kan maken voor de Raad en wat daarvoor nodig is. In reactie op de opmerking, dat dit tot hogere kosten kan leiden, wordt ingebracht, dat men dan naar de frequentie kan kijken. Mevrouw Rijnders brengt in, dat de lijst van Berenschot als vertrekpunt is gebruikt bij de bezuinigingen. De heer Sagrahaoui onderschrijft dit, maar de rapportage heeft een hoog theoretisch gehalte en gaat onvoldoende diep voor sturing door de Raad. Vraag 17, andere suggesties voor de P&C-cyclus De heer Verbakel noemt de gegeven antwoorden. De afdeling zal die meenemen. Afsluitend: de heer Maas dankt de gasten voor de duidelijke presentatie. De commissie is benieuwd naar de voorstellen. 5. Vooruitblik volgende vergadering

3

De volgende adviescommissie (28 mei a.s.) staat in het teken van de introductie van de deze commissie en de jaarstukken. Op 26 mei a.s. vindt de technische sessie plaats. Die is tevens onderdeel van het inwerkprogramma voor de nieuwe raad. De gasten verlaten de vergadering. 6. Evaluatie deel II De voorzitter presenteert de Uitkomsten evaluatie adviescommissie C&F 2025, een door mevrouw Rijnders gemaakte samenvatting van de antwoorden. Inschatting niveau volgens PWC-groeimodel De heer Maas vraagt, of de commissie diepgaander contact met de rekenkamer wenst dan wel nodig acht. Hetzelfde geldt voor concernaudit, waarmee het contact volgens de heer Maas overigens diepgaander is dan dat met de rekenkamer. De heer Van der Zweth onderschrijft, dat de diepgang verschillend is, maar hij vindt dit prima. De rekenkamer heeft heel veel weerslag in de raadscommissiedebatten. Het is prettig dat de rekenkamer bij vergaderingen aanwezig is. Aangevuld wordt, dat concernaudit actiever aanwezig is. Door haar leest mevrouw Ramakers de rapporten, waarin interessante dingen staan en ook kritische noten op de ambtelijke organisatie. Desgevraagd wordt toegelicht, dat de rekenkamer het waardevol en fijn vindt om in de commissie aanwezig te zijn en te horen wat er speelt. De rekenkamer denkt desgevraagd mee.

Aangevuld wordt, dat de commissie een van de weinige plekken is, waar ambtelijke organisatie, accountant, raadsleden en griffie bij elkaar zitten. Dit kan voor de rekenkamer van meerwaarde zijn. Aan de andere kant worden de rapporten in de inhoudelijke commissies besproken. Ingebracht wordt, dat het lastiger is om in de commissie inhoudelijk te discussiëren, als niet iedereen de rapporten heeft gelezen. Een goede voorbereiding is dus belangrijk. Hoe ervaart u de adviescommissie? De feedback is zeer positief. De heer Maas geeft aan, dat aanwezigheid van een griffier en de accountant helpt. Er is veel belangstelling voor het commissielidmaatschap. Mevrouw Rijnders hoopt, dat iedereen het enthousiasme overbrengt naar de volgende raadsperiode. Wat gaat er goed? - Mevrouw Rijnders roept op, te benadrukken dat de commissie Bestuur er voor de inhoudelijke diepgang is. - De hoeveelheid aanwezigen is een aandachtspunt. De ambtelijke organisatie wil dat iedereen ervan kan leren. De rest van de afdeling Financiën wil ook graag aanschuiven. Zolang dit de kwaliteit van het gesprek niet beïnvloedt, is dit mogelijk. De commissie versterkt de samenwerking met externe partijen. Ingebracht wordt, dat er nog partijen ontbreken. Scholing en kennisversterking De heidagen waren van hoog niveau en zijn belangrijk voor de diepgang van de commissie.

Advisering De heer Maas vraagt, of de commissie actiever moet zijn, of er meer onderwerpen zijn, waarover de commissie de Raad zou moeten adviseren. Ingebracht wordt, dat de voorbereiding in de commissie de politieke discussie in de Raad bevordert. Zou de commissie de politieke discussie voeren, wordt die uit de commissie gehaald. Veel van de financiële berichten zijn niet politiek, maar dienen de controlerende rol van de Raad. In de raadscommissie wordt, althans in deze periode, een financieel debat gevoerd. Mevrouw Rijnders geeft aan, trots te zijn op de commissie, die het goed doet. Zij hoopt, dat de nieuwe commissie dit vasthoudt. De heer Van der Zweth vraagt zich af, of het voorlezen van het advies van de commissie in de dinsdagavondvergaderingen zinvol is. Volgens hem vertellen de commissieleden in hun fracties, wat de inbreng is. De heer Maas vult aan, dat het advies is verwerkt in wat de fracties zeggen tijdens de debatten. Mevrouw Ramakers pleit voor behoud van het voorlezen, want het gaf in haar fractie een breed gedragen beeld van wat de Raad wil. Dan kan zij zelf haar politieke visie inbrengen. Mevrouw Rijnders vult aan, dat het de voorzitter van de commissie zichtbaar maakt.

4

Proactieve agendering strategische thema’s De strategische thema’s kunnen bijvoorbeeld uit de heidagen voortkomen. Mevrouw Chirino vraagt zich af, hoe ver de thema’s reiken, of de commissie dan over de financiën van die thema’s spreekt. De heer Van Vught geeft aan, dat het om financiën en bedrijfsvoering gaat. Cyberveiligheid valt onder bedrijfsvoering. Volgens hem zijn de rapporten over cyberincidenten, de maatregelen en ontwikkelingen een thema voor de adviescommissie. Het sluit aan bij concernaudit. Meegeven nieuwe raadsperiode De heer Maas leest de suggesties voor. - Bij de suggestie “kortere agenda” wordt aangegeven, dat de vergaderingen nooit heel lang duren. De afwisseling met themadagen is goed. Als men achteraf merkt, dat men een vergadering heeft gemist, is dit een teken, dat de vergadering nuttig was. Overig De heer Maas mist de gemaakte opmerking, dat de voorzitter ook financieel woordvoerder zou moeten zijn. Voor mevrouw Rijnders mag iedereen voorzitter zijn, mits hij/zij het maar leuk vindt. Zij hoopt, dat zich een leuke voorzitter meldt. De volgende commissie zou ervoor moeten zorgen, dat het CDA er weer bij komt. Uitgesproken wordt, dat de samenwerking met de ambtelijke organisatie door dit soort commissies enorm verbetert. 9. Rondvraag en sluiting De heer Vasters dankt de heer Maas voor diens voorzitterswerk.

De nieuwsgierigheid en openheid van de heer Maas kwamen daarin goed naar voren. De heer Vasters dankt mevrouw Rijnders voor haar aanwezigheid en wenst haar beterschap. Zij is een lichtend voorbeeld voor de commissie. De heer Maas dankt de heer Van Vught voor diens constructieve bijdrage aan de commissie die zeker bijdraagt aan het kennisniveau van de commissie. De voorzitter sluit de vergadering om 19.30 uur.

5