Concept-verordening complexe projecten.pdf
Tekst van het document
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
Verordening complexe projecten gemeente Utrecht De raad van de gemeente Utrecht; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van <datum en kenmerknummer>; Gelet op: Artikel 108, eerste lid, artikel 149 en artikel 169 Gemeentewet Gezien de aanbevelingen van de rekenkamer Utrecht in het rapport “Samen sturen” over de Uithoflijn d.d. december 2018, gelet op motie 2018/278 en het advies van de Rekenkamer Utrecht d.d. 17 februari 2020, de Raadswerkgroep Grote Projecten d.d. 20 februari 2020 en de Adviescommissie Controle en Financiën d.d. 25 februari 2020 besluit vast te stellen de volgende verordening grote projecten gemeente Utrecht
Artikel 1 Definities Deze verordening verstaat onder: basisrapportage: een (geactualiseerde en eventueel aangepaste of uitgebreide) weergave van de hooflijnen van een projectplan, een en ander zoals nader beschreven in artikel 7; college: het college van burgemeester en wethouders van Utrecht; eindrapportage: een rapportage die wordt opgeleverd als de toepassing van deze verordening op het specifieke project wordt beëindigd, of wanneer het project is afgerond en beëindigd; complex project: een door de raad aangewezen project dat dermate omvangrijk en/of ingrijpend is, en daarmee valt in een bijzonder informatieregime zoals vastgelegd in deze verordening;
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
kaders van een project: het totale pakket aan informatie over een complex project, zoals weergegeven in de basisrapportage; project: een samenhangend geheel van activiteiten, uitgevoerd door een tijdelijke projectorganisatie, gericht op het bereiken van een vooraf gedefinieerd resultaat; raad: de Gemeenteraad van Utrecht; tussenrapportage: een rapportage waarmee de raad tussentijds door het college wordt geïnformeerd over de voortgang van een complex project; voortgangsrapportage: een jaarlijkse rapportage waarin de ontwikkelingen, afwijkingen en voortgang ten opzichte van de basisrapportage wordt gemeld van alle projecten binnen deze verordening.
Artikel 2 Doel Het doel van deze verordening is de controlerende en kaderstellende rol van de raad ten aanzien van complexe projecten te versterken, door: 1. vooraf en tijdens de uitvoering van een complex project risico’s en gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de kaders te kunnen signaleren, en 2. het debat over sturing en beheersing met het college te voeren en waar nodig bij te sturen door een wijziging van de kaders van een complex project vast te stellen. Artikel 3 Toepassingsbereik Deze verordening is van toepassing op alle beleidsdomeinen van de Gemeente Utrecht.
Artikel 4 Bestuurlijke verantwoordelijkheid 1.
Deze verordening wordt namens het college per door de raad aangewezen complex project uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de wethouder in wiens portefeuille het betreffende complexe project valt.
2.
De wethouder financiën is namens het college verantwoordelijk voor de jaarlijkse voortgangrapportage, de herijking van complexe projecten en vervult in het college de kritische rol op de informatievoorziening welke door de project
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
portefeuillehouder namens het college aan de raad wordt aangeboden (vierogenprincipe). Artikel 5 Aanwijzing als complex project 1.
Het college beschrijft in de risicoparagraaf van een raadsvoorstel welke risico’s al dan niet verbonden zijn aan het voorstel. Indien het college oordeelt dat er sprake is van een complex project, dan onderbouwt het college dit en stelt de raad voor om overeenkomstig te besluiten.
2.
In het onderbouwde voorstel zoals bedoeld in artikel 5 lid 1 wordt in elk geval melding gemaakt van: a. de financiële gevolgen en/of uitvoeringsrisico’s die verbonden zijn aan het project; b. de gevolgen die het project heeft voor de samenleving c. de gevolgen die het project heeft voorde gemeentelijke bedrijfsvoering. d. de toepassing van innovatie zoals, maar niet daar toe beperkt, nieuwe technologieën of financieringsconstructies. e. de mate waarin er sprake is van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en/of uitvoeringsproces.
3.
Op ieder moment tijdens de voorbereiding of uitvoering van een project kan de raad besluiten een project aan te wijzen als complex project conform deze verordening.
Artikel 6 Informatievoorziening bij complexe projecten 1.
Indien het college de raad voorstelt een project als ‘complex project’ aan te merken, zoals bedoeld in artikel 5, dan voorziet het college het voorstel van een basisrapportage als bedoeld in artikel 7 of geeft aan op welke termijn de raad dit kan verwachten.
2.
Indien de raad in afwijking van het voorstel van het college als bedoeld in artikel 5, dan wel op grond van het bepaalde in artikel 5 lid 3, besluit om een project aan te wijzen als risicovol project, zendt het college uiterlijk drie maanden na het besluit de basisrapportage als bedoeld in artikel 7 ter vaststelling aan de raad. Mocht deze termijn niet haalbaar zijn dan kan het college aan de raad onderbouwd een andere termijn voorstellen.
3.
Het college informeert de raad jaarlijks met een voortgangsrapportage als bedoeld in artikel 8.
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
4.
Het college informeert de raad waar nodig met een tussenrapportage als bedoeld in artikel 9.
5.
Bij de afsluiting van een complex project biedt het college de raad een eindrapportage met een evaluatie ter vaststelling aan als bedoeld in artikel 10.
Artikel 7 Basisrapportage 1.
De basisrapportage vormt het startdocument voor de controle en sturing op hoofdlijnen door de raad op een complex project.
2.
In de basisrapportage wordt ingegaan op de kaders van een complex project bestaande uit de volgende thema’s: 1. De doelstelling; 1.1. Doel en beoogd effect; 1.2. Bijdrage aan publieke waarde; 1.3. Beoogd eindmoment; 2. De scope; 2.1. Wat hoort wel en wat niet bij de uitvoering van het project; 2.2. Raming van de projectkosten, inclusief onzekerheden en bandbreedtes; 2.3. Deelprojecten of fasering; 2.4. Plan van aanpak voor de eerste fase met doorkijk voor het vervolg; 3. Governance; 3.1. Besturing van het project; 3.2. Verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden; 3.3. Samenwerkingspartners en -vormen, inclusief een overzicht van verdeling van de beslissingsmacht; 4. Mandaten; 4.1. Formele regelingen die tussen de samenwerkingspartners zijn getroffen; 4.2. Afspraken over informatievoorziening richting de raad van (geheime) informatie die ressorteert bij samenwerkingspartners en derden, het project betreffende. 5. Advisering; 5.1. Welke adviserende of toezichthoudende organisatie zijn betrokken; 5.2. Hoe wordt de raad ingelicht over de adviezen of toezichtbevindingen; 5.3. Adviezen over het sturingsmodel, de uitvoering, de financiën of de planning van het project worden in ieder geval gedeeld met de raad;
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
6. Financieel kader en sturing; 6.1. Het beschikbare budget en de inzet er van per fase, per jaar of per deelproject; 6.2. De raming, de geprognosticeerde eindstand per fase (planstudie, realisatie en onderhoud/exploitatie) en de verwachte besteding per kostensoort (zoals organisatie, contract/bouw/uitvoeringskosten, onvoorzien) worden op dezelfde manier per fase, deelproject of per jaar opgenomen; 6.3. Dekkingsbronnen en onzekerheden daarin; 7. Markt; 7.1. De rol van de marktpartijen in het project; 7.2. Eventuele innovatieve aanbestedings- of contractvorm(en); 8. Risico’s en beheersmaatregelen; 8.1. De belangrijkste risico’s (zoals financieel, organisatorisch, technisch of juridisch) voor de korte en de langere termijn; 8.2. De beheersmaatregelen daarop (vermijden, verminderen, overdragen of accepteren); 9. Planning; 9.1. De mijlpalen in het project (deterministische planning); 9.2. De planning als een aantal risico’s in de praktijk werkelijkheid worden (probalistische planning); 9.3. De planning van en risico’s in relevante nevenprojecten; 10. Kwaliteitsmanagement; 10.1. Borging van de kwaliteit van de uitvoering; 10.2. Eventuele verschillen daarin tussen de fasen of deelprojecten; 10.3. Vormen van tegenspraak (audits, dwarskijksessies, reviews of second opinion); 10.4. Vastleggen en gebruiken van leerervaringen; 10.5.
Informatievoorziening aan de raad over de uitkomst er van; 11. Raakvlakkenmanagement; 11.1. Aangeven welke projecten of activiteiten raken aan de uitvoering van het project; 11.2. De wijze waarop de projecten of activiteiten van invloed zijn en welke risico’s er zijn; 11.3. Andere activiteiten in de omgeving van het project van interne en externe partijen; 12. Communicatie, omgevingsmanagement en participatie:
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
12.1. Communicatie met de inwoners en stakeholders; 12.2. Participatie met inwoners en stakeholders overeenkomstig de Participatieverordening. 3.
De raad stelt een basisrapportage op voorstel van het college vast.
Artikel 8 Voortgangsrapportage 1.
Jaarlijks informeert het college de raad over de voortgang van alle complexe projecten in één voortgangsrapportage.
2.
De voortgangsrapportage wordt gelijktijdig met de Jaarstukken aan de raad aangeboden.
3.
De voortgangsrapportage beschrijft ten aanzien van alle complexe projecten de voortgang in het afgelopen jaar en de vooruitzichten voor het komende jaar op de thema’s genoemd in artikel 7 lid 2.
4.
De voortgangsrapportage is tevens het moment van herijking van de lijst van complexe projecten binnen deze verordening en betrekt hierbij projecten die niet door de raad als complex project zijn aangewezen, maar waar het college oordeelt dat deze daar wel toe behoren.
5.
Het college kan de raad naar aanleiding van voortgangsrapportage een voorstel doen om een project niet langer als ‘complex project’ te beschouwen of om een project dat niet onder de verordening valt, onder de reikwijdte van deze verordening te brengen.
6.
Wanneer het college bij de voorgangsrapportage constateert dat er sprake is van een wijziging in de kaders van een of meerdere complexe projecten, gaat de voortgangsrapportage gepaard met een raadsvoorstel tot vaststelling van de gewijzigde kaders van het (de) betreffende complexe project(en) .
7.
Een voortgangsrapportage kan voorzien worden van advies van de Adviescommissie Controle en Financiën en/of de accountant van de raad en/of de Rekenkamer, daar waar zij daar zelf aanleiding voor zien.
8.
Behandeling van de voortgangsrapportage vindt gelijktijdig met behandeling van de Jaarstukken plaats in achtereenvolgens de raadscommissie en de raad.
9.
De raad kan besluiten af te wijken van de behandelwijze zoals genoemd in artikel 8 lid 8.
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
Artikel 9 Tussenrapportage 1.
In het kader van zijn actieve informatieplicht informeert het college door middel van een tussenrapportage de raad over de voortgang van een complex project.
2.
Wanneer het college voorziet of constateert dat er een wijziging in de kaders van een complex project zal gaan plaatsvinden, dan wel onverhoopt al heeft plaatsgevonden, informeert het college de raad hierover terstond in een tussenrapportage voorzien van een raadsvoorstel tot vaststelling van de gewijzigde kaders.
3.
Een tussenrapportage kan voorzien worden van advies van de Adviescommissie Controle en Financiën en/of de accountant van de raad en/of de Rekenkamer daar waar zij daar zelf aanleiding voor zien.
4.
Het college kan de raad naar aanleiding van tussenrapportage een raadsvoorstel doen om een project niet langer als ‘complex project’ te beschouwen.
Artikel 10 Eindrapportage 1.
Wanneer een complex project is uitgevoerd en afgerond en in die zin als beëindigd kan worden beschouwd, dan wel wanneer de status van een project als complex project tussentijds door de raad is beëindigd, stelt het college een eindrapportage op.
2.
Uiterlijk binnen drie maanden na het moment als bedoeld in lid 1 stelt het college de eindrapportage ter beschikking aan de raad. Mocht deze termijn niet haalbaar zijn dan kan het college aan de raad onderbouwd een andere termijn voorstellen.
3.
De eindrapportage van een complex project beschrijft de stand van zaken ten aanzien van de kaders op het moment van beëindiging van het complexe project respectievelijk de status van complex project, en omvat in ieder geval informatie over: a.
De vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen zijn gehaald
b.
de vraag welke activiteiten daarvoor zijn verricht
c.
de vraag wat de kosten zijn geweest van het project en in hoeverre de
oorspronkelijke raming is gehaald d.
de vraag in hoeverre de oorspronkelijke planning is gerealiseerd
e.
de wijze waarop risico’s die zich gedurende het project hebben
gemanifesteerd f.
indien van toepassing: het verloop van de publiek-private of publiek-
publieke samenwerking
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
g.
de overige verschillen tussen de in de basisrapportage beschreven kaders en
de op dat moment actuele stand van zaken van het grote project h.
een verklarende analyse in het geval dat er (aanzienlijke) verschillen zijn
ontstaan ten opzichte van de uitgangspunten in de basisrapportage en de actuele stand van zaken. 4.
Bij de eindrapportage wordt een evaluatie van het complex project gevoegd, met de geleerde lessen op de in artikel 7 lid 2 genoemde thema’s.
5.
Een eindrapportage kan voorzien worden van advies van de Adviescommissie Controle en Financiën en/of de accountant van de raad en/of de Rekenkamer, daar waar zij daar zelf aanleiding voor zien.
6.
De raad stelt een eindrapportage op voorstel van het college vast.
Artikel 11 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.
Artikel 12 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening complexe projecten Utrecht.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van ………………………………
De griffier, mr. M. van Hall
De burgemeester, mr. J.H.C. van Zanen
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
Werkgroep grote projecten d.d. 20 mei 2020
Toelichting bij <citeertitel>
Algemeen <algemene toelichting>
Artikelsgewijs (alleen bij artikelen waar dat iets toevoegt. Dus niet: dit artikel behoeft geen nadere toelichting)
Artikel x (toelichting)
Artikel x (toelichting)