Brief Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief en voorgenomen uittreding.pdf

1D

PROVINCIE:: UTRECHT

Gemeente Utrecht

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap t.a.v. van de staatssecretaris mw. dr. G. Uslu Postbus 16375 2500 BJ DEN HAAG

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER VAN

Gemeenschappelijke regeling TELEFOONNUMMER Het Utrechts Archief en voorgenomen uittreding 22-02-2022 E-MAILADRES UTSP-1517758143-115 Charlotte Dijkstra

DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31634279519

charlotte.dijkstra@provincieutrecht.nl BDO BEI

Geachte mevrouw Uslu, Als bezorgde partners van Het Utrechts Archief (HUA) sturen wij u deze brief. De komende periode staan we samen - met het oog op de voorgenomen uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling - voor het doorlopen van een ingewikkeld proces. Als achterblijvende partners willen we benadrukken dat we op een open en constructieve wijze hieraan deel willen nemen. Sinds 2019 vormen de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht samen met het Rijk een gemeenschappelijke regeling. De basis voor deze samenwerking wordt gevormd door de ambitie samen zorg te dragen voor het beheer van de archiefbescheiden en collecties in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht. En door de inzet om de belangen van de drie partners in gezamenlijkheid te behartigen. In de brief van uw voorganger (d.d. 15 december 2021/ ref. 30407470), wordt teruggekomen op deze gezamenlijke ambitie en inzet. Met daaraan gekoppeld het voornemen om per 1 januari 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen te stappen die de grondslag vormen voor de 11 Regionaal Historische Centra (RHC), waaronder ook Het Utrechts Archief. Voorliggende brief gaat in op onze zorgen over de wijze waarop dit wordt uitgevoerd. Als achterblijvende partners betreuren wij het voornemen van het Rijk tot uittreding uit de gemeenschappelijke regeling HUA.

Wij verliezen hiermee een waardevolle en stabiele partner. De voorgenomen uittreding heeft grote impact op de achterblijvende partijen. Het besluit verzwakt de bestuurlijke basis van de gemeenschappelijke regeling naar de smalst denkbare basis voor een samenwerking, namelijk twee partners. En tegelijkertijd nemen de financiële en juridische risico's voor de twee achterblijvende partners toe. Daar boven op werden wij verrast en zijn we verbaasd over de aankondiging van OCW eind 2020 dat de RHC's vanaf 1 januari 2024 geen gebruik meer kunnen maken van het e-Depot van het Nationaal Archief. Terwijl blijkens het onderzoekstraject PBQL dit juridisch en technisch wel kan, ook na de voorgenomen uittreding Rijk. Deze majeure en eenzijdige koerswijziging van OCW heeft flinke consequenties voor de digitale archivering van de stukken van de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. Het betekent onder andere dat de 11 RHC's (en hun partners) een eigen e-depot moeten inrichten, doorontwikkelen en blijvend zelfstandig financieren. Dit biedt

PROVINCIE-UTRECHT.NL

1 van 2

ons inziens dan ook geen meerwaarde vanuit de 1 overheidsgedachte, kostenefficientie belastinggeld als ook niet vanuit het belang van de burger geredeneerd. Doordat de samenwerking nu eenzijdig wordt beëindigd door het Rijk, ontstaat er praktisch een situatie met problemen voor de achterblijvende partners, waar de gemeente Utrecht en provincie Utrecht slecht mee uit de voeten kunnen. Wij moeten nu een andere manier vinden om aan de verplichtingen te voldoen, die we indertijd gezamenlijk met het Rijk zijn aangegaan. Niet in de laatste plaats is de uittreding ook van betekenis voor de medewerkers en de organisatie HUA: het beleid van de archiefinstelling HUA is - net zoals van de andere RHC's - erop gericht om zich verder te ontwikkelen als regionaal knooppunt voor archief en erfgoed. Een beleidsontwikkeling die 25 jaar geleden is ingezet door het ministerie van OCW. De vraag is of Het Utrechts Archief deze rol kan continueren en zelfs verder kan ontwikkelen wanneer het Rijk uittreedt. Kortom, wat ons betreft treedt u niet per 1 januari 2024 uit. Wij maken ons zorgen over de wijze waarop er nu uitvoering wordt gegeven aan het proces van uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling HUA.

In de brief van 15 december 2021 wordt een samenvatting gegeven van gemaakte afspraken, die tot stand zijn gekomen in overleg tussen het ministerie van OCW en een afvaardiging van de Regionale Historische Centra. Als achterblijvende partners is ons niet gevraagd wat wij van deze afspraken vinden. Daarnaast geven deze afspraken ook geen rekenschap van de kwetsbare situatie die nu is ontstaan binnen de gemeenschappelijke regeling van HUA. Volgens ons zou het gesprek over uittreding plaats moeten vinden binnen de gemeenschappelijke regeling van HUA en niet daarbuiten. Overigens heeft het Algemeen Bestuur HUA nog geen bericht ontvangen dat het Rijk daadwerkelijk uittreedt. Daarom dat wij slechts kennisnemen van de afspraken zoals die opgetekend zijn in de brief van uw voorganger (d.d. 15 december 2021) en zoals die naar elk Regionaal Historische Centrum is gestuurd. En wijzen wij u erop dat volgens artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling HUA, de onderhandelingen en randvoorwaarden over uittreding plaatsvinden via het Algemeen Bestuur van HUA. En dat alle kosten die aan de uittreding zijn verbonden - ook op de langere termijn - toekomen aan de uittredende partner. Tot slot begrijpen we dat afstemming vanuit de RHC's noodzakelijk is om het uittredingsproces verder vorm te geven. En dat ook (ambtelijke) meedenkkracht vanuit de RHC's hier behulpzaam in is.

Echter, met deze brief willen wij markeren dat betrokkenheid van Het Utrechts Archief bij dit uittredingsproces, niet automatisch betekent dat wij - de gemeente Utrecht en provincie Utrecht - ook instemmen met hetgeen wordt afgesproken. Besluitvorming over uittreding en daarbij behorende randvoorwaarden vindt plaats via het Algemeen Bestuur. Wij zien uit naar uw reactie. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Utrecht en Gedeputeerde Staten van Utrecht, Burgemeester, Secretaris, SAM. Dijksma drs. G.G.H.M. Haanen

Commissaris van de Koning, mr. J.H. Oosters

2 van 2