Brief Bibliotheek Utrecht, kenmerk 22-02-055 - Financiele knelpunten - 14 maart 2022.pdf

Gemeente Utrecht T.a.v. wethouder Anke Klein Postbus 16200 3500 CE Utrecht

Datum: Betreft: Kenmerk:

14maart 2022 Financieel-strategische knelpunten 22.02.055

Geachte wethouder Klein, De afgelopen maanden hebben we een aantal financieel-strategische knelpunten geconstateerd bij de Bibliotheek Utrecht. De aard en oorzaak hiervan hebben we reeds mondeling aan u toegelicht. Bij deze stellen wij u daarvan ook schriftelijk op de hoogte. Dit jaar, 2022, kunnen we het verwachte tekort opvangen met bezuinigingen die een beperkte invloed hebben op onze dienstverlening aan de stad. Dit mede dankzij een bijdrage uit ons eigen vermogen. In de hierop volgende jaren zal naar verwachting het structurele financiële tekort bij ongewijzigd beleid echter oplopen tot jaarlijks 1,5 miljoen in 2026. Daarnaast zijn er incidentele investeringen noodzakelijk om te voorzien in de veranderende maatschappelijke opgave en het aanpassen van de organisatie daarop. De komende maanden zijn we, om de meerjarenbegroting vanaf 2023 sluitend te krijgen, genoodzaakt na te denken over aanpassingen in de toekomstige invulling van de dienstverlening van de Bibliotheek Utrecht. In een nieuw Meerjarenbeleidsplan 2023-2026 zullen we hiervoor verschillende scenario’s presenteren. Omdat het gaat om vergaande keuzes met financiële consequenties, denk daarbij o.a. aan anders omgaan met locaties en bereikbaarheid in de wijken, maken wij graag afspraken met u over het samen optrekken bij het uitwerken van deze scenario’s.

Uiteraard maken we hierbij ook duidelijk welke bijdragen de bibliotheek kan leveren aan stedelijk urgente opgaven als geletterdheid, digitaal meedoen, een leven lang leren en gelijke kansen. Financieel-strategisch tekort Het financiële tekort meldden we uw ambtenaren medio december 2021. Sindsdien zijn we op constructieve wijze en in meer detail hierover in gesprek. In deze brief licht ik beknopt de oorsprong hiervan toe, evenals mogelijke oplossingsrichtingen. De financiële knelpunten hebben verschillende oorzaken: 1. Ambitieuze financiële afspraken uit 2013 In 2013 hebben de gemeente en de bibliotheek bij de verzelfstandiging afspraken gemaakt over een zogenaamde subsidiesuppletie. Dit was in de beginjaren een extra bijdrage voor onder andere kosten voortvloeiend uit de verzelfstandiging en een bijdrage aan het noodzakelijke eigen vermogen en liquiditeit. De veronderstelling was dat in latere jaren, door in de tussentijd behaalde bezuinigingen en taakstellingen, de subsidie gekort kon worden. Bij het maken van deze afspraak hebben de gemeente en de bibliotheek gezamenlijk een aantal

bedrijfseconomische risico’s benoemd in het bedrijfsplan. Deze risico’s hebben zich helaas gemanifesteerd. In de afgelopen jaren was de korting op de subsidie van bescheiden omvang, maar deze loopt op en bedraagt in 2026 ca. € 400.000. 2. Prijsstijgingen zijn hoger dan de indexering van de subsidie De prijsstijgingen raken vooral de huisvestingskosten: hogere onderhoudskosten en energiekosten. De bibliotheek telt dertien vestigingen. Twee panden zijn eigendom, de andere worden gehuurd, waarvan negen van de gemeente. Als eigenaar of als huurder dragen we bij aan onderhoud. Daarvoor is in 2016 een Meerjarenonderhoudsplan gemaakt. In december 2021 werd dit plan geactualiseerd. Daarin zijn nu ook twee grote nieuwe vestigingen, Leidsche Rijn en Neude opgenomen. In het nieuwe Meerjarenonderhoudsplan blijkt dat er jaarlijks meer moet worden gereserveerd voor onderhoud dan waar tot nu toe rekening mee werd gehouden. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door grote prijsstijgingen. 3. Noodzakelijke investeringen in ICT en innovatie Uit een recente ICT-scan blijkt dat er meer moet worden geïnvesteerd in ICT dan begroot, onder andere om de veiligheid te borgen en de dienstverlening op peil te houden. 4.

Incidentele investering in organisatieontwikkeling is noodzakelijk Voor een flexibele en toekomstbestendige organisatie is een organisatieontwikkeling (nieuwe structuur en bijscholing) noodzakelijk. Hiervoor is een incidentele investering nodig. We werken op dit moment aan een stevige onderbouwing en mogelijke oplossingsrichtingen van de financiële knelpunten. Dit krijgt vorm in het nieuwe Meerjarenbeleidsplan- en begroting 2023-2026. Oplossingsrichtingen De oplossingsrichtingen zijn zowel beleidsmatig als financieel van aard, waarbij een onderscheid moet worden gemaakt tussen de korte en de (middel)lange termijn. Meegroeien met de stad Zoals aangegeven, gaan we de komende maanden graag met u in gesprek over hoe de bibliotheek met haar diensten en aanwezigheid in de wijken kan meegroeien met de stad en haar behoeften.

Wat is bijvoorbeeld de ambitie van de gemeente met het recent breed geïnitieerde Leesoffensief Utrecht en met digitale inclusie en hoe kunnen we daarin beter samen optrekken? Sluit het huidige vestigingennetwerk in de wijken nog aan bij de behoefte van vandaag en de groei van de stad (hierover rond onderzoeksbureau AEF binnenkort een onderzoeksrapport af)? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de maatschappelijke meerwaarde van het vastgoed wordt vergroot – hoe kunnen we bijvoorbeeld de vele maatschappelijke, educatieve en culturele partners die gebruik maken van ons netwerk beter faciliteren? In het nieuwe Meerjarenbeleidsplan, dat 1 juli 2022 gereed is, wordt duidelijk hoe we deze inhoudelijke ambities in lijn brengen met de inzet van de financiële middelen. Financiële mogelijkheden en maatregelen Daarnaast zijn we, in samenspraak met u, bezig om financiële mogelijkheden en maatregelen in kaart te brengen. Bij het opstellen van de scenario’s in het nieuwe Meerjarenplan denken we na over een sluitende meerjarenbegroting waarin bezuinigingen, vergroten van inkomsten en het herijken van de huidige (subsidie) afspraken worden betrokken. Bijzondere aandacht vragen we daarbij voor de koppeling van de subsidie aan de te verwachte groei van de stad met bijna 100.000 inwoners extra in 2040. Indien de subsidie

van de bibliotheek niet meegroeit met de stad, zal de investering per inwoner aanzienlijk dalen. Het is goed om daarbij te realiseren dat financiering uit bibliotheeklidmaatschappen niet gelijk oploopt met het aantal gebruikers: het aantal leden staat onder druk, maar het aantal gebruikers stijgt. Uit landelijk onderzoek blijkt dat inmiddels driekwart van de volwassen bezoekers die wel gebruik maakt van de ruimte en diensten van de bibliotheek, geen lid is. Tot slot Tijdens de coronapandemie is de bibliotheek een essentiële voorziening in de stad gebleken. Bibliotheken dragen met hun collectie en programma niet alleen bij aan de verbeelding en geletterdheid van mensen, maar zorgen er met hun maatschappelijk-educatieve programma en partners ook voor dat mensen digitaal kunnen blijven meedoen, een leven lang kunnen leren en democratische vaardigheden ontwikkelen. Daarnaast zijn bibliotheken belangrijke ontmoetingsplekken in de wijken. Wij hopen dat we vanaf 2023 niet gedwongen zijn onze aanwezigheid in en diensten aan de stad te verminderen, en dat het Meerjarenplan 2023-2026, dat we de komende maanden met u uitwerken, u alternatieven biedt die leiden tot een gezond financieel beleid én een optimale ondersteuning van de ontwikkeling van Utrechters door de bibliotheek.

Met vriendelijke groet,

Deirdre Carasso Directeur-bestuurder Bijlage: tabel met toelichting