Brief Adviescommissie RRP Final.docx
Tekst van het document
Raadsorganen Griffie Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl/
Commissie Mens & Samenleveing
Behandeld door
D. Rijnders
Onderwerp
Adviesbrief inzake de regeling risicovolle Opvolging adviesbrief RRP projecten
Datum
danielle.rijnders@utrecht.nl
Bijlage(n)
Notulen adviescommissie C&F
11 mei 2021
Beste raadsleden, Op 20 december 2018 heeft de gemeenteraad motie 2018/278 aangenomen. Hierin heeft het college de opdracht gekregen om, in samenspraak met de raad, te komen tot een Utrechtse ‘Regeling Grote Projecten’. Eind februari 2020 hebben wij een adviesbrief met een aantal conclusies en aanbevelingen opgesteld t.a.v. het destijds voorliggende concept. Inmiddels is eind april 2021 het raadsvoorstel regeling risicovolle projecten ontvangen. De regeling heeft als doel de raad te versterken in zijn kaderstellende en controlerende rol bij projecten. Het raadsvoorstel is gepresenteerd in de adviescommissie Controle & Financiën op 29 april, waarbij wij navraag hebben gedaan naar de opvolging van onze eerdere aanbevelingen. In de tabel hieronder zijn de eerdere aanbevelingen weergeven en voorzien van de mate van opvolging (plus/min) en waar relevant voorzien van een aanvullende toelichting/advies. 1.Wij kunnen ons goed vinden in de meer uitgebreide reactie op de RRP
NVT
Deze opvolging volgt in een separate
die uitgebracht is door respectievelijk de raadswerkgroep RRP en de
brief en/of annotatie. Wij verzoeken u
rekenkamer. Hun conclusies en aanbevelingen delen wij. Voorliggende
hiervan kennis te nemen.
reactie vanuit de adviescommissie is derhalve korter van aard. 2.
opgestelde
Het gevraagde ‘beheerkader’ is als
beheersingskader, zodat we het geheel aan maatregelen kunnen
Wij
zijn
benieuwd
naar
het
door
het
college
bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd.
overzien. We adviseren om hierin ook aandacht te geven aan de
Deze Handleiding Projectbeheersing is
organisatiecultuur, in het bijzonder de ruimte die medewerkers ervaren
ook door Twynstra Gudde beoordeeld
om risico’s die zij signaleren actief aan de orde te stellen en waar nodig
in samenhang met de concept Regeling
te escaleren (op alle niveaus).
(toen
nog
Verordening
genaamd).
Geconcludeerd is dat deze voldoende handvatten aan de organisatie geeft om projecten te beheersen en vervolgens
Raadsorganen Griffie Datum Ons kenmerk
30 april 2021
op basis daarvan de juiste informatie richting de raad kan leveren. En dat deze informatie, mits tijdig aangeleverd, ook
voldoende
basis
biedt
voor
dat
het
(bij)sturing door de raad. Wel
wordt
opgemerkt
cultuuraspect,
de
implementatie,
aandacht vraagt. Op het cultuuraspect gaat de regeling of de handleiding niet verder in. 3. We onderstrepen het belang dat de RRP van toepassing is op
Weliswaar is in artikel 3 expliciet
risicovolle projecten in alle domeinen (niet alleen het fysieke domein),
verwoord
zonder daarbij de focus te verliezen. Dit zou overigens van invloed kunnen
toepassing is op álle beleidsterreinen,
zijn op de criteria van risicovolle projecten.
de eerste toepassing van het eigen
dat
de
regeling
van
afwegingskader van het college leidt tot het voorstel om 5 ruimtelijke projecten aan te wijzen als risicovol project (waarbij een ruimtelijk project buiten het afweegkader
toegevoegd
is).
Ook
projecten binnen de grondexploitaties moeten kunnen worden meegenomen in deze selectie aldus de adviescie.. 4. Speciale aandacht vragen wij voor (mogelijke) situaties waarin een
Bij de huidige stukken missen wij een
tijdelijke organisatiestructuur naast de lijnorganisatie bestaat die niet
overzicht van alle aan de criteria
officieel de naam ‘project’ heeft, maar wel de kenmerken heeft van een
getoetste projecten. Wij
risicovol project en potentieel tussen wal en schip kan
vinden het raadzaam om dat overzicht
vallen. Eveneens gaat onze zorg uit naar ‘kleine’ projecten die
nog toe te voegen en dat ook in de
incrementeel en daardoor (enigszins) onopgemerkt een ‘groot’ en
toekomst te blijven
risicovol project worden. Ook deze projecten moeten in
doen.
het kader van de RRP goed op het vizier gehouden worden. 5. In de afweging of een project wel of niet onder de RRP valt, speelt het
Binnen de regeling is de wijze van
geen rol van betekenis als de financiering van een project uit een
financiering niet relevant.
grondexploitatie plaatsvindt. Bij de gemeente Utrecht zijn er instrumenten beschikbaar om deze risico’s inzichtelijk te maken en is er een reguliere informatiestroom over lopende grondexploitaties. Het is voor ons niet duidelijk hoe we de RRP moeten lezen in licht met alle andere risicoen beheersmaatregelen, zoals de maatregelen die voortvloeien uit de Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Wij adviseren hier (meer) aandacht aan te besteden. 6.
de
Niet onderbouwd is waarom het college
informatievoorziening van het college aan de raad bij risicovolle projecten,
De
RRP
is
een
vastlegging
van
afspraken
over
niet heeft gekozen voor de Verordening
met als doel de control op projecten te verbeteren. De RRP is (nu
risicovolle projecten in plaats van een
2/4
Raadsorganen Griffie Datum Ons kenmerk
30 april 2021
nog) geen verordening. Dit kan mogelijk leiden tot vragen en
regeling. Positief is dat regeling zelf is
onduidelijkheid over de status van de regeling. Hoe voorkomen we een
weergegeven op een overzichtelijke
subjectieve invulling?
wijze met genummerde bepalingen. Verankering
in
de
financiële
verordening lijkt bevorderlijk voor de status
van
de
regeling
samenhang
met
andere
en
de
financiële
instrumenten. 7. Aan het einde van de lopende raadsperiode (2022) wordt de RRP
In art. 11 RPR is bepaald dat de
geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Is dit tijdstip wel realistisch gezien
regeling drie jaar na de inwerkingtreding
het startmoment van de RRP? Wij adviseren om daar meer tijd voor te
door het college en de raad wordt
nemen.
geëvalueerd.
8. De gemeenteraad besluit op voorstel van het college of een project
De raad is volgens de RRP ook zelf
binnen deze regeling wordt uitgevoerd of daar niet onder valt. We zouden
bevoegd om voorstellen te doen om
daar graag op willen aanvullen dat de raad dit ook eigenstandig kan
projecten onder de RRP te brengen.
besluiten, dit geldt ook voor herijkingen. Deze afweging zou een vanzelfsprekend
onderdeel
moeten
zijn
van
een
raadsvoorstel,
vergelijkbaar met het oordeel over het referendabel zijn van voorstellen. Hierbij is in alle gevallen geborgd dat een expliciete afweging is gemaakt. In de gevallen dat deze afweging een positieve conclusie kent, zou het toevoegen aan de RRP een onderdeel moeten zijn van het raadsbesluit. 9. De concerncontroller draagt zorg voor een onafhankelijke toets op de
In art. 4 RRP is bepaald dat de regeling
informatievoorziening. We gaan graag met de concerncontroller in
wordt uitgevoerd door burgemeester en
gesprek over de positie en de rol richting de raad bij deze regeling.
wethouders. Uit de toelichting blijkt dat de regeling wordt uitgevoerd onder verantwoordelijk
van
de
project-
portefeuillehouder namens B&W en dat de wethouder Control verantwoordelijk is voor de werking van de Regeling. De concerncontroller ziet toe op de werking van de regeling. 10. Bij de inhoud van de rapportages als gevolg van de RRP adviseren
PM
De inhoud van het Startdocument (art. 7
wij een combinatie te kiezen van een overzichtelijk dashboard en
lid 4 RRP) en de Eindrapportage (art. 10
duidelijke tekstuele toelichtingen in het kader van het
lid 3 RRP) is uitgebreid beschreven.
vergroten van de leesbaarheid. Wij zijn benieuwd hoe de rapportages van
Van
de RRP passen c.q. opgenomen worden in de jaarlijkse P&C-cyclus.
Voorgangsrapportage (art. 8 lid 2 RRP)
de
inhoud
van
de
en de Tussenrapportage (art. 9 lid 1 RRP) is de essentie weergegeven. Dit zal verder vorm moeten krijgen in de praktijk. Wij adviseren dit aspect hierin mee te nemen.
3/4
Raadsorganen Griffie Datum Ons kenmerk
30 april 2021
Vwb leesbaarheid van de rapportage adviseren wij hier aandacht aan te besteden in de voortgangsrapportage. 11. Tot slot willen we de suggestie meegeven de definitieve regeling, voor
Door de regeling en de handleiding
verzending aan de raad ter besluitvorming, voor advies voor te leggen aan
projectbeheersing aan TwynstraGudde
een externe met seniore expertise op het terrein van risicomanagement.
voor te leggen is voldaan aan deze aanbeveling.
Reactie de heer van Vugt (adviseur en accountant deloitte) De accountant geeft aan de aangepaste versie van de regeling een duidelijke verbetering betreft ten opzichte van de eerdere versie. Hij geeft de volgende opmerkingen mee: • Het is belangrijk dat bij de twee rapportages ook wordt vermeld welke projecten niet als groot project zijn aangemerkt en waarom niet. Op deze wijze kan de raad dit beoordelen en eventueel besluiten het project alsnog als groot project aan te merken. • Het moet duidelijk zijn op welke wijze grondexploitatie-projecten (o.a. Leidsche Rijn, Kanaalzone, Stationsgebied) bij de analyse en weging worden betrokken en of hier sprake is van een groot project. • Door aan te sluiten bij de huidige P&C-cyclus gaat de 1e rapportage over de periode sept jaar X-1 tot en met maart jaar X (circa 7 maanden) en de 2e rapportage over de periode april jaar X tot en met augustus jaar X (circa 5 maanden). Het is dus belangrijk te realiseren dat de 1e rapportage ook gedeeltelijk gaat over de ontwikkelingen van het voorgaande jaar. Voorts is het risico dat de rapportages weinig aandacht krijgen in de raad omdat ze onderdeel uitmaken van veel meer P&Cdocumenten die tegelijk worden behandeld. Alternatief zou kunnen zijn: 1 rapportage over januari tot en met juni jaar X en 2e rapportage over juli tot en met december jaar X.
De handeling in de gemeenteraad kan dan begin september jaar X en begin maart jaar X+1 plaatsvinden. Nadeel is dat het los is gekoppeld van andere P&C-documenten. Voordeel is dat het over steeds over een kalenderjaar gaat en dat de documenten mogelijk meer aandacht krijgen. • Voor een goed uitvoering van de Regeling Grote Projecten is een cultuur waarbij centrale kaders als aanvulling op het decentrale organisatie model worden ingevuld en nageleefd belangrijk. Adviescommissie 29 april 2021 In de adviescommissie van 29 april is de regeling gepresenteerd door de ambtelijke organisatie. Volledigheidshalve zijn de notulen van deze adviescommissie als bijlage toegevoegd. In deze adviescommissie hebben wij met de ambtelijke organisatie onderwerpen besproken als reikwijdte van de projecten (o.a. grondexploitaties en ICT projecten), opvolging van de externe consultatie en de bestuurlijke verantwoordelijkheid (dubbelrol van de wethouder control). Met vriendelijke groet,
Dimitri Gilissen Voorzitter adviescommissie C&F
4/4