Brief advies raadswerkgroep RRP.pdf

Raadsorganen Griffie Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht Telefoon 14 030 www.utrecht.nl

Aan het College van Burgemeester en Wethouders

3552AS195

Behandeld door Doorkiesnummer E-mail

M.van Hall

Bijlage(n)

1

m.van.hall@utrecht.nl

Uw kenmerk Uw brief van

Datum Ons kenmerk Onderwerp

20 februari 2020

Verzonden Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden

Geacht college,

Op 20 december 2018 heeft de gemeenteraad motie 2018/278 aangenomen. Hierin heeft het college de opdracht gekregen om, in samenspraak met de raad, te komen tot een Utrechtse ‘Regeling grote projecten’. Het afgelopen jaar is het college daar mee bezig geweest en is de werkgroep van raadsleden enkele malen geconsulteerd, zoals in de motie gevraagd. Op 10 februari jl. heeft het college de concept Regeling Risicovolle Projecten (RRP) voorgelegd ter consultatie. De werkgroep heeft zich hierover gebogen en komt met het volgende advies.

Algemeen De werkgroep waardeert de wijze waarop de samenspraak tot stand is gekomen het afgelopen jaar en herkent in de RRP de vertaling van de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport Uithoflijn. In het bijzonder ten aanzien van het versterken van de control, zowel ambtelijk als bestuurlijk, en de ambitie op het verbeteren van de kwaliteit en tijdigheid van de informatievoorziening aan de raad.

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

Voor wat betreft de interne borging van control en georganiseerde interne tegenspraak ziet de werkgroep grote meerwaarde in het scheiden van procescontrol en business control. Het betreft hier een verantwoordelijkheid van het college, maar de werkgroep wil de suggestie meegeven dat deze control lijnen niet uitkomen bij de IRMer maar gescheiden blijven tot aan het college en er daarmee twee onafhankelijke lijnen zijn naar een ander collegelid. Interne beheersing van grote risico’s blijft een zorgpunt van de werkgroep en in dat kader zou het toevoegen van een escalatieladder, als risico’s groter worden of kosten oplopen, een onderdeel van de RRP moeten zijn. Hetzelfde geldt voor strakke monitoring door de concerncontroller van projecten die onder de RRP vallen, maar zeker ook de projecten die daar net buiten vallen. Ook deze dienen binnen de monitoring te vallen, zodat bijtijds de afweging kan worden voorgelegd aan de raad deze alsnog toe te voegen bij veranderende omstandigheden of een scope wijziging.

De verbetering van de informatievoorziening is een belangrijke aanbeveling en de term is veelvuldig terug te vinden in de huidige concept RRP. De wijze waarop dit is weergegeven geeft echter ten onrechte de indruk dat informatievoorziening een doel op zich is. Uiteraard is dit niet wat is beoogd met de RRP. Volledige en tijdige informatievoorziening is gericht op de versterking van de controlerende rol van de raad en het versterken van bestuurlijke control en sturing door de raad op deze projecten. In het opgenomen doel van de RRP wordt dit correct weergegeven.

Punten per hoofdstuk

Hoofdstuk 1 

De raad stelt vast welke projecten binnen de RRP vallen. Dit is op voorstel van het college. Maar ook de raad zelf kan van mening zijn dat zijn controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verschaffen, noodzakelijk is. Op dat moment zal de raad het college opdracht geven dit nader vorm te geven in een voorstel. 2/11

Raadsorganen Griffie Datum



20 februari 2020

Het opnemen van een formatieclaim past niet in het RRP. Uiteraard doet elke aanscherping van de werkwijze een beroep op ambtelijke capaciteit, zowel in de ondersteuning van raad als college. Daar waar dit niet binnen de staande organisatie kan worden opgevangen, vraagt dit opname in de Voorjaarsnota voor een integrale afweging.



Het RRP gaat in basis over projecten. Hierbij is een zorgvuldige definitie van groot belang. De formulering dat een structurele activiteit (bijvoorbeeld een programma) of een activiteit met een looptijd van meer dan 15 jaar in principe niet onder de regeling valt, is hierbij een correcte formulering. De werkgroep hecht er aan dat bij het maken van de afweging alle punten worden gescoord, hierbij zijn het karakter van de activiteit en de doorlooptijd twee van de dingen die meewegen in de afweging. Zo zou het kunnen zijn dan Wal- en Kluismuren in de toekomst een structurele activiteit wordt, toch is de afweging heel nadrukkelijk door de raad gemaakt dit binnen de RRP te laten vallen. De te maken afweging is daarmee cruciaal, en projecten en activiteiten worden nooit bij voorbaat uitgesloten.



Hetzelfde geldt voor een doorlooptijd korter dan twee jaar vanaf nu. De werkgroep vindt de meerwaarde van het toevoegen van projecten met een einddatum in 2020 onvoldoende. Voor projecten met een latere einddatum is een afweging aan de orde waarbij doorlooptijd één van de onderdelen is die meewegen in het eindoordeel van de raad deze projecten wel of niet onder de RRP te plaatsen.



De werkgroep hecht er aan deze regeling vorm te geven als een verordening. Juist om de interne èn externe binding tot stand te brengen. De werkgroep zal hier zo nodig op een later moment zelf een voorzet voor doen.



Het evalueren van de regeling juicht de werkgroep toe. Enige ervaring met de regeling is hiervoor essentieel, daarom wordt voorgesteld dit drie jaar na vaststelling van de RRP te organiseren.

3/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

Hoofdstuk 2 

Zie opmerkingen bij hoofdstuk 1 over de rol van de raad in het plaatsen van projecten onder de RRP.

Hoofdstuk 3 

Overzicht 3.2 is een heldere tabel. De jaarlijkse herijking betreft uiteraard niet alleen het al dan niet voortzetten van het RRP regime voor de projecten die hieronder vallen, maar ook de herijking of projecten, die een jaar eerder zijn afgevallen, vanwege gewijzigde risico’s of omstandigheden alsnog onder de RRP worden geplaatst.



Als moment van herijking vindt de werkgroep de Jaarrekening meer op zijn plaats in combinatie met de paragraaf Risicomanagement.



In hoofdstuk 3 worden terecht de basisrapportage en de voortgangsrapportage genoemd. In bijlage 2 worden deze rapportages nader uitgewerkt en wordt ook de eindrapportage toegelicht. De werkgroep verzoekt het college de rapportages, en de afgesproken inhoud hiervan, onderdeel te maken van de RRP en niet alleen in een bijlage op te nemen. Hierbij stelt de werkgroep voor om hierbij aan te sluiten bij hetgeen staat vermeld in de artikelen 8 t/m 12 de RRP van de Gemeente Rotterdam (zie bijlage bij deze brief).

Hoofdstuk 4 

Geheimhouding kent een wettelijke grondslag. Deze is altijd van toepassing op de informatievoorziening. Het is niet nodig daarvan in de RRP melding te maken.



Zie hetgeen vermeld onder algemeen voor wat betreft de vormgeving van interne control en het advies van de werkgroep onafhankelijke lijnen naar het college te borgen.

4/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

Hoofdstuk 5 

Vooral een herhaling van eerdere onderdelen en daarmee niet helder wat hier de toegevoegde waarde is. Dat de raad gaat over de eigen werkwijze en behandeling van stukken is niet een toevoeging welke de RRP betreft.

Bijlage 1 

Projectverantwoording is voor een blijvende regeling hier niet op zijn plaats. Dit kan in de context van het raadsvoorstel.

Bijlage 2 

Prima aanzet voor een basisrapportage. Zie voor het verbeteren ook de concreetheid van de regeling van de Gemeente Rotterdam (zie bijlage).



Het beheerskader ontbreekt als bijlage. Graag toevoegen en nagaan of dit voldoende inzicht geeft in de te monitoren en te rapporteren risico’s. Zie voor inspiratie art 10 lid 2 en 3 van de Regeling van de Gemeente Rotterdam:

2a. in de voortgangsrapportage melding wordt gemaakt van (verwachte) kostenoverschrijdingen, met inbegrip van beheersmaatregelen en de eventuele budgettaire inpassing van de (verwachte) overschrijdingen; 2b. indien bij een risicovol project sprake is van aanbestedingen, in de voortgangsrapportage vermeld wordt wat de som van de aanbestedingsresultaten is; 2c. indien in de projectbegroting een post ‘onvoorzien’ is opgenomen, in iedere voortgangsrapportage inzicht wordt gegeven of, en zo ja waarvoor, deze is aangesproken en in hoeverre de post onvoorzien nog toereikend wordt geacht gegeven de voortgang van het project (of de op dat moment geldende inzichten).

5/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

3. Wat betreft de informatie over de beheersing van een risicovol project wordt in de voortgangsrapportage melding gemaakt van belangrijke wijzigingen in de wijze van beheersing en het beheer van het project en van de uitkomsten van audits en risicoanalyses die zijn uitgevoerd. 

Voor de werkgroep is het essentieel dat de raad tijdig wordt geïnformeerd als de scope wordt gewijzigd, zodat een nieuw kader kan worden gesteld voor het project.

Bijlage bij de Regeling Risicovolle Projecten De werkgroep waardeert de uitgebreide weergave van de inventarisatie, maar ziet daar nog een aantal zaken welke verbetering danwel aanscherping behoeven. 

Bij het overzicht onder 2.1 ontbreken projecten uit andere dan de genoemde organisatieonderdelen (OO’s), zoals ook beschreven in 2.2. De werkgroep hecht er aan dat de sturing ook op deze domeinen wordt verbeterd en projecten langs de lat van deze inventarisatie worden gelegd. De werkgroep ziet graag alle projecten met grote risico’s en een verhoogde noodzaak tot sturing opgenomen, onafhankelijk van het feit of ze binnen het ruimtelijke, sociale of het bedrijfsvoeringsdomein vallen. De uitkomst van de weging van bijvoorbeeld projecten als Utrechtse Energie, Buurtteams en Jeugdzorg ontbreken in het overzicht.



Zie bij de afweging de opmerking ten aanzien van jaartallen. Einddatum is één van de factoren maar niet doorslaggevend om projecten buiten de regeling te houden.



Bij overzicht 2.7 graag expliciet benoemen als een project een zware ICT component heeft en hier meer gewicht aan toekennen bij de puntentelling.



Het overzicht onder 2.5 (projecten die net niet onder de regeling vallen) graag jaarlijks herijken en bij de Jaarrekening ter beschikking stellen.

6/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

De werkgroep van raadsleden kijkt uit naar de aangepaste regeling waarin de opmerkingen van zowel de werkgroep zelf, als de rekenkamer Utrecht en de adviescommissie controle en financiën zijn verwerkt. Zoals gezegd, dient deze in de vorm van een Verordening te worden aangeboden. Daar waar een voorzet van de werkgroep zelf wordt gewaardeerd om deze aanpassing het proces van afronding niet te lang te laten duren, is de werkgroep hier gaarne toe bereid.

Met vriendelijke groet,

De werkgroep Grote Projecten bestaande uit de leden Van Corler, Gilissen, Isik, Schilderman, Van Waveren en Wijmenga en, namens de griffie, Karens, Corten en van Hall

7/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

Bijlage 1 art 8 t/m 12 Regeling Risicovolle projecten Gemeente Rotterdam

Artikel 8 Informatievoorziening

1. Uiterlijk drie maanden nadat de raad een project heeft aangewezen als een risicovol project, informeert het college de raad over de hoofdlijnen van het project in de basisrapportage. 2. De basisrapportage vormt het startdocument van de controle door de raad op het risicovolle project. 3. Voortgangsrapportages worden twee maal per jaar als onderdeel van de bestuursrapportages uitgebracht. 4. Bij de afsluiting van een project biedt het college een eindrapportage met een evaluatie aan de raad aan. 5. Voor zover het college dit nodig acht, wordt de informatie in de rapportages vertrouwelijk dan wel onder geheimhouding verstrekt. In de informatieoverdracht wordt gemotiveerd waarom vertrouwelijkheid, dan wel geheimhouding van toepassing is.

Artikel 9 De basisrapportage

1. Afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, wordt de basisrapportage gevormd door het (geactualiseerde en eventueel aangepaste of uitgebreide) projectplan. 2. De informatie in de basisrapportage bevat in ieder geval: a. projectbeschrijving: doelstelling(en), resultaat, afbakening (scope), samenhang met andere projecten/programma’s, randvoorwaarden; b. projectaanpak: aanpak, fasering, bestuurlijke beslismomenten;

8/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

c. projectbeheersing: geld, projectorganisatie inclusief projectcontrol en audits, tijd, informatie, communicatie en participatie, kwaliteit, risico’s, omvang post onvoorzien; juridische aspecten; d. alle overige informatie die het project raakt, middellijk en onmiddellijk, en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de contolerende taak van de raad. 3. Daarboven gelden de volgende uitgangspunten: a. de basisrapportage dient de situatie te beschrijven bij ongewijzigd beleid (nulmeting), op een zodanige wijze dat effectmeting na verwezenlijking van het project mogelijk is; b. doelstellingen worden specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden geformuleerd; c. er wordt een kosten-batenanalyse opgesteld; d. er wordt een risico analyse opgesteld, waarin duidelijk wordt gemaakt welke mogelijke risico’s aan het project verbonden zijn, wat de (financiële) gevolgen van de geïdentificeerde risico’s kunnen zijn en hoe deze beheerst zullen worden.

Artikel 10 De voortgangsrapportage

1. De informatie in de voortgangsrapportage is, indien en voor zover van toepassing, gericht op: a. de ontwikkelingen van de doelstelling(en) van het project ten opzichte van de basisrapportage; b. eventuele veranderingen in de voorziene (besluitvormingsprocedure) van het risicovolle project en de betrokkenheid van de raad daarbij; c. eventuele veranderingen in de scope, het resultaat, de planning, de wijze van beheersing, en de financiën van het project; 9/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

d. de ontwikkelingen met betrekking tot de aan het project verbonden risico’s; e. de uitkomsten van relevante audits en risico analyses; f. alle overige informatie die het project raakt, middellijk en onmiddellijk, en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de contolerende taak van de raad. 2. Wat betreft de informatie over de financiën van een risicovol project geldt dat: a. in de voortgangsrapportage melding wordt gemaakt van (verwachte) kostenoverschrijdingen, met inbegrip van beheersmaatregelen en de eventuele budgettaire inpassing van de (verwachte) overschrijdingen; b. indien bij een risicovol project sprake is van aanbestedingen, in de voortgangsrapportage vermeld wordt wat de som van de aanbestedingsresultaten is; c. indien in de projectbegroting een post ‘onvoorzien’ is opgenomen, in iedere voortgangsrapportage inzicht wordt gegeven of, en zo ja waarvoor, deze is aangesproken en in hoeverre de post onvoorzien nog toereikend wordt geacht gegeven de voortgang van het project (of de op dat moment geldende inzichten). 3. Wat betreft de informatie over de beheersing van een risicovol project wordt in de voortgangsrapportage melding gemaakt van belangrijke wijzigingen in de wijze van beheersing en het beheer van het project en van de uitkomsten van audits en risicoanalyses die zijn uitgevoerd.

Artikel 11 Verzoek om eindrapport

1. De raad kan in elke fase van een project de toepassing van de regeling beëindigen. 2. Indien de raad (/commissie belast met de uitvoering van de regeling) van 10/11

Raadsorganen Griffie Datum

20 februari 2020

mening is dat het risicovolle project als beëindigd kan worden beschouwd, dan wel dat de status van risicovol project als beëindigd kan worden beschouwd, verzoekt hij het college van B&W het eindrapport met een evaluatie op te stellen. 3. Bij het opstellen van het eindrapport worden de in artikel 10 genoemde aanwijzingen gevolgd.

Artikel 12 Het eindrapport

Het eindrapport van een risicovol project omvat in ieder geval informatie over: a. de vraag in welke mate de oorspronkelijke doelstellingen van het project zijn gehaald; b. de vraag welke activiteiten daarvoor zijn verricht; c. de vraag wat de kosten zijn geweest van het project en in hoeverre de oorspronkelijke raming is gehaald; d. de vraag in hoeverre de oorspronkelijke planning is gerealiseerd; e. de wijze waarop risico’s zijn onderkend en beheerst, alsmede een beschrijving van de (financiële) gevolgen van risico’s die zich gedurende het project hebben gemanifesteerd; f. indien van toepassing: informatie over het verloop van de publiek-private samenwerking; g. de verschillen tussen de uitgangspunten uit de basisrapportage en de op dat moment actuele stand van zaken van het project, ten aanzien van de onder a t/m f genoemde aspecten alsmede een verklarende analyse van de verschillen.

11/11