BIJLAGE_Visie en werkwijze dagelijks bestuur van de raad en fractievoorzittersoverleg_DEF.docx
Tekst van het document
Raadsorganen Griffie
Visie en werkwijze dagelijks bestuur van de raad en fractievoorzittersoverleg Vastgesteld door het presidium op 12 december 2022
Aan
Presidium
Datum
1 december 2022
Van
J.R. Groothuijzen, secretaris presidium
Onderwerp
Visie en werkwijze dagelijks bestuur van
Doorkiesnummer
06 48150850
j.groothuijzen@utrecht.nl
de raad en fractievoorzittersoverleg
In uw heisessie van 14 oktober jl. stelde u een nieuwe werkwijze op voor het presidium (hierna: fractievoorzittersoverleg) en het DB presidium (hierna: dagelijks bestuur van de raad). Aanleiding is onder andere de samenwerking tussen het huidige presidium en het DB, de besluitvaardigheid van het presidium en het mandaat van het DB. In dit memo vindt u de uitgangspunten van beide vernieuwde gremia en de formele taakverdeling daartussen. 1.
Samenstelling dagelijks bestuur van de raad
Het dagelijks bestuur bestaat uit drie fractievoorzitters, afkomstig uit oppositie- en coalitiefracties, grote en kleine fracties. De plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad is voorzitter van het dagelijks bestuur. De voorzitter van de raad neemt als adviseur deel aan de vergadering van het dagelijks bestuur. Deze rol geeft de raadsvoorzitter de ruimte om op te treden als coach en als waarnemer van de voorzitter bij diens afwezigheid. Ook zijn de griffier, de plaatsvervangend griffier en de secretaris bij het overleg aanwezig. Gedurende een raadsperiode zijn alle fractievoorzitters (ten minste) één keer lid van het dagelijks bestuur.1 Om de overgang naar een nieuwe gemeenteraad soepel te laten verlopen, gaat ten minste één lid van het laatste dagelijks bestuur van een raadsperiode mee naar het eerste dagelijks bestuur van de nieuwe raad. Het laatste dagelijks bestuur van een raadsperiode is in functie tot de nieuwe raad is benoemd. Op voorstel van dit laatste dagelijks bestuur stelt de nieuwe gemeenteraad de indeling vast van het dagelijks bestuur voor de nieuwe raadsperiode, naast de andere benoemingen waarvoor eerder het presidium de voordracht opstelde (zie hieronder). 1.1
Mandaat dagelijks bestuur van de raad
Een stevig mandaat, gestoeld op onderling vertrouwen en heldere afspraken, stelt het dagelijks bestuur in staat om besluitvaardig op te treden. Dat mandaat betreft de gehele huishouding van de 1 Indien een fractievoorzitter zijn taken (tijdelijk) neerlegt, neemt zijn vervanger (tijdelijk) zitting in het dagelijks
bestuur van de raad.
raad. Anders gezegd: het dagelijks bestuur runt ‘de organisatie gemeenteraad’ en dient het collectief belang. Onderwerpen zijn bijvoorbeeld logistiek, veiligheid, operatie en het bestuurlijk functioneren van de raad als geheel. Bij de inrichting van het mandaat van het dagelijks bestuur, is het aanzien van de lokale democratie van doorslaggevend belang. Daarom worden alleen onderwerpen die vastlegging in of wijziging van een verordening vergen, op voorstel van het dagelijks bestuur door de raad vastgesteld. In zo’n geval treedt de voorzitter van het dagelijks bestuur op als portefeuillehouder, ondersteund door de secretaris. Besluiten van het dagelijks bestuur staan niet ter discussie. Het mandaat van het dagelijks bestuur wordt geregeld in de betreffende verordeningen. Zie hieronder een overzicht van de bevoegdheidsverdeling tussen het dagelijks bestuur en de gemeenteraad (p. 3 en 4). Desgewenst kan het dagelijks bestuur raadsleden, commissieleden, fractievoorzitters of andere gremia raadplegen. De vorm van een dergelijke raadpleging is afhankelijk van het onderwerp en de beschikbare tijd. Het antwoord op een raadpleging is altijd een advies. Het dagelijks bestuur behoudt te allen tijde zijn beslissingsbevoegdheid. Bestuurlijke onderwerpen2 kan het dagelijks bestuur, voorzien van een advies, ter opiniërende bespreking doorsturen naar de commissie. 1.2
Vergaderorde dagelijks bestuur van de raad
Het dagelijks bestuur vergadert in beginsel wekelijks op donderdag, van 13.00 uur tot 13.45 uur, met lunch. De agenda van het dagelijks bestuur is kenbaar voor alle raads- en commissieleden en fractiemedewerkers en wordt een week van tevoren gepubliceerd, voor donderdagavond 23.59 uur. Raads- en commissieleden kunnen onderwerpen aanmelden bij de secretaris, via het e-mailadres van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur beslist bij meerderheid en bij stakende stemmen heeft de voorzitter de doorslaggevende stem. Deze besluiten worden vastgelegd in afsprakenlijsten die openbaar gepubliceerd worden op de website van de raad. Daarnaast worden de belangrijkste uitkomsten van het dagelijks bestuur gedeeld in de flits. 2.
Fractievoorzittersoverleg
Het fractievoorzittersoverleg vergadert in een informele sfeer en is het gremium voor collegiaal consult, zonder beslissingsbevoegdheid. Mogelijke onderwerpen, te agenderen door de leden zelf, zijn: zakelijke en sociale integriteit, werkdruk, omgangsvormen, sfeer, het functioneren van het collectief en individuen en onderling sparren als fractievoorzitters en leidinggevenden. Het fractievoorzittersoverleg kan input leveren aan het dagelijks bestuur. Van belang is dat eenieder bijdraagt en gehoord wordt, met als doel behoud van een goede professionele en collegiale relatie. Het fractievoorzittersoverleg is geen escalatiemogelijkheid voor onderwerpen of besluiten van het dagelijks bestuur. Het fractievoorzittersoverleg vindt vier keer per jaar plaats. Eén vergadering is een ‘tuinbijeenkomst’ en eenmaal per jaar is het college te gast. De 2 Bijvoorbeeld: de Visie Huis van de Stad.
2/5
agenda van het fractievoorzittersoverleg is kenbaar voor alle raads- en commissieleden en fractiemedewerkers en wordt gepubliceerd minimaal twee weekenden voorafgaand aan de bijeenkomst. Het fractievoorzittersoverleg wordt ondersteund door de griffier, plaatsvervangend griffier en secretaris. Daags na de gemeenteraadsverkiezingen komt het fractievoorzittersoverleg in nieuwe samenstelling bijeen. Daarna vindt er zo spoedig mogelijk een heisessie plaats met alle fractievoorzitters, ter introductie en bespreking van de dan geldende werkwijze.
3.
Voorstel verdeling bevoegdheden tussen dagelijks bestuur en gemeenteraad
Bevoegdheid
Voorstel
Nu belegd bij
Geregeld in
Vaststellen en wijzigen van aantal en benaming
Gemeenteraad, op
presidium
Artikel 3 Verordening op
commissies + daarin ondergebrachte portefeuille-
voorstel van dagelijks
en/of beleidsonderdelen
bestuur
Vaststellen spreektijdenregeling commissies
Gemeenteraad, op
de raadscommissies presidium
voorstel van dagelijks
Artikel 14.1 Verordening op de raadscommissies
bestuur Vaststellen (strategische) werkwijze van de raad,
Dagelijks bestuur
presidium
inzake organisatie en functioneren Zorg voor de dagelijkse gang van zaken, de raad
Orde Dagelijks bestuur
DB presidium
betreffend Vaststellen spreektijdenregeling gemeenteraad
Artikel 3.4 Reglement van Artikel 4.4 Reglement van Orde
Gemeenteraad, op
presidium
voorstel van dagelijks
Artikel 19.1 Reglement van Orde
bestuur Vaststellen spreektijd per raadsvergadering
Dagelijks bestuur
DB presidium
Artikel 19.2 Reglement van Orde
Goedkeuren fractiemedewerkers
Dagelijks bestuur
DB presidium
Artikel 8.2 Verordening op de raadscommissies
Vaststellen vergaderschema
Dagelijks bestuur
DB presidium
Artikel 4.4 Reglement van Orde en artikel 10.1 Verordening op de raadscommissies
Wijze van verslaglegging commissies
Dagelijks bestuur
presidium
Artikel 15.4 Verordening op de raadscommissies
Beslissen op uitleg Reglement van Orde, buiten
Dagelijks bestuur
presidium
de raadsvergadering Vaststellen voorstel tot aanpassingen
Artikel 50 Reglement van Orde
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Goedkeuring nevenfuncties collegeleden
Dagelijks bestuur
DB presidium
n.v.t.
Vaststellen voorstel financiële consequenties van
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Dagelijks bestuur
DB presidium
Artikel 4.4 en 10.1
verordeningen
besluitvorming Vaststellen voorlopige raadsagenda
Reglement van Orde
3/5
Alle bevoegdheden Wet open overheid
Aanwijzen zitplaatsen voorzitter, raadsleden en
Dagelijks bestuur,
DB presidium, door
Artikel 7.6
door de raad
de raad
Mandaatregeling
gemandateerd
gemandateerd
Dagelijks bestuur
Voorzitter, na overleg
Artikel 15 Reglement van
met presidium
Orde
presidium
Artikel 4.2 Reglement van
griffier in raadszaal Vaststellen lidmaatschap dagelijks bestuur
Gemeenteraad, op voorstel van dagelijks
Orde
bestuur Vaststellen procedure verkiezing
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Benoeming voorzitters en plaatsvervangend
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Artikel 5.2 Verordening op
voorzitters raadscommissies
voorstel van dagelijks
voorstel van
de raadscommissies
bestuur
presidium
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Op te nemen in
voorstel van dagelijks
voorstel van
Reglement van Orde
bestuur
presidium
Benoeming leden Adviescommissie Controle &
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Artikel 2.3 Verordening op
Financiën
voorstel van dagelijks
voorstel van
de Adviescommissie
bestuur
presidium
Controle en Financiën
Benoeming leden, voorzitter en plaatsvervangend
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Artikel 3.1 en 3.3
voorzitter van de bezwaarschriftencommissie
voorstel van dagelijks
voorstel van
Verordening inzake de
bestuur
presidium
behandeling van
plaatsvervangend voorzitter gemeenteraad, tevens voorzitter dagelijks bestuur en fractievoorzittersoverleg
Voorzitter van het Vragenuur
bezwaar- en beroepschriften Benoeming leden van de Commissie
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Artikel 3.2 Verordening
Personeelszorg Raadsfunctionarissen
voorstel van dagelijks
voorstel van
CPR
bestuur
presidium
Gemeenteraad, op
Gemeenteraad, op
Artikel 4 lid 2 van de
voorstel van dagelijks
voorstel van
Statuten van de Stichting
bestuur
presidium
personeelsfonds Utrechts
Benoeming lid van het Personeelsfonds Utrecht
Gemeentepersoneel Aanwijzen gespreksleiders voor RIB’s
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Aanwijzen leden Klankbordgroep Bedrijfsvoering
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Aanwijzen wijkcontactpersonen
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Aanwijzen nestor van de raad
Dagelijks bestuur
presidium
n.v.t.
Opheffen geheimhouding (Gemeentewet art. 25
Dagelijks bestuur,
DB presidium, door
Artikel 7.7
lid 4, art. 55 lid 3 en art. 86 lid 3)3
door de raad
de raad
Mandaatregeling
gemandateerd
gemandateerd
en Dienstverlening Stadhuis
3 Verzoek tot opheffen geheimhouding i.h.k.v. een verzoek o.g.v. de Wet open overheid, ten aanzien waarvan het
besluit tot opleggen of bekrachtiging van tijdelijke geheimhouding is genomen, of waarvan het besluit tot het opleggen of bekrachtiging van permanente geheimhouding op het moment van ontvangst van het verzoek langer dan een jaar geleden is.
4/5
Afhandeling klachten ten aanzien van
Dagelijks bestuur,
DB presidium, door
Artikel 7.3
gedragingen gemeenteraad: al zijn bevoegdheden
door de raad
de raad
Mandaatregeling
gemandateerd
gemandateerd
Dagelijks bestuur
DB presidium
Toestemming verlenen aan delegatie
Artikel 4 Verordening
gemeenteraad of raadscommissie voor
Rechtspositie raads- en
buitenlandse dienstreis of excursie
commissieleden
Goedkeuring niet-partijpolitiek georiënteerde scholing raads- en commissieleden
Dagelijks bestuur
DB presidium
Artikel 5 Verordening Rechtspositie raads- en commissieleden
5/5