Bijlage Subsidiemonitor 2023

Subsidiemonitor

2023 bus

Utrecht.nl/ subsidiehulp

Inhoud Inleiding

3

Samenvatting

4

Hoofdstuk 1: Aantal aangevraagde subsidies

5

Hoofdstuk 2: Aantal niet toegekende subsidies

6

Hoofdstuk 3: Aantal toegekende subsidies

8

3.1 Aantal toegekende subsidies per subsidieregeling

8

3.2 Aantal verleende subsidies per organisatieonderdeel

9

3.3 Bedrag van de verleende subsidies

10

3.4 Nadere regels subsidie en verleende subsidies per regeling

11

Hoofdstuk 4: Subsidieaanvragers, bewoners en organisaties

12

4.1. Bewoners

12

4.2 Organisaties

12

Hoofdstuk 5: Afhandeltermijnen van subsidies

14

5.1 Afhandeltermijn van aanvragen

14

5.2 Afhandeltermijn van eindrapportages

16

Hoofdstuk 6: Klantonderzoek

17

6.1 Resultaten onderzoek naar het aanvraagproces

17

6.2 Resultaten subsidieproces van aanvraag tot beslissing

17

6.3 Verbetering van het subsidieproces

18

Bijlage

19

Verleende subsidies in 2023, 2022 en 2021 per programma en regeling

19

Subsidiemonitor 2023

2

Inleiding Voor u ligt de 5e editie van de subsidiemonitor. In deze subsidiemonitor leest u hoeveel subsidie­ aanvragen het subsidiebureau in 2023 heeft ontvangen. Verder leest u hoeveel van deze aanvragen er wel en niet zijn toegekend en welke subsidieregelingen het betrof. Daarnaast staat vermeld hoeveel bewoners en organisaties subsidie hebben aangevraagd en hoe lang het heeft geduurd om de subsidieaanvragen en eindrapportages af te handelen. De monitor sluit af met de uitkomsten van het klantonderzoek dat in 2023 voor het eerst een heel jaar heeft doorlopen. De gegevens van 2023 vergelijken we met de gegevens uit 2022 en 2021. Daarmee volgen we de ontwikkeling in de afgelopen jaren. In de subsidiemonitor gaan we niet uitgebreid in op de financiële verdeling van de subsidies. In de subsidieverantwoording, die gelijk met deze monitor naar de gemeenteraad gaat, staan alle financiële cijfers van de toegekende subsidies in 2023. De subsidiemonitor geeft een beeld van de uitvoering van het subsidieproces. Ieder jaar proberen we de subsidiemonitor te vernieuwen of uit te breiden met nieuwe beschikbare informatie. Dit jaar hebben we voor het eerst een andere werkwijze gehanteerd. Waar de gegevens in de voorgaande jaren vooral handmatig toegevoegd werden, is het nu gelukt om dit vanaf dit jaar geautomatiseerd te verwerken.

Bij vrijwel alle berekeningen in deze monitor wordt uitgegaan van de datum van de subsidieaanvraag. Dit doen we omdat: • we zo het beste beeld krijgen bij de vraag van onze burgers en organisaties • we zo het meest consistent zijn in onze berekeningen; elke aanvraag heeft een aanvraagdatum, maar niet elke aanvraag heeft een verleningsdatum of een afwijsdatum. Door altijd van het eerste uit te gaan, voorkomen we dat we appels met peren vergelijken. Het peilmoment is 14-3-2024. Een enkele aanvraag uit 2023 is nog onder handen en kan daarom nog niet als verleend/afgewezen worden getypeerd.

Subsidiemonitor 2023

3

Samenvatting In 2023 hebben wij 4.035 subsidie-aanvragen ontvangen. Van deze aanvragen zijn 3.171 aanvragen toegekend en 705 niet toegekend. In 2023 zijn er ongeveer 50 nieuwe of gewijzigde subsidieregelingen bijgekomen. Het totaal aantal aanvragen in 2023 is met ongeveer 25% gedaald. Deze daling is vooral te wijten aan het aflopen van de regelingen met betrekking tot het Corona­ toegangsbeleid en Utrecht 900 jaar. Bewoners en organisaties vroegen ook dit jaar het vaakst subsidie aan voor het Initiatievenfonds, het aanleggen van een groen dak en het verkrijgen van energieadvies en het doen van een daarbijbehorende duurzame maatregel. In 2023 vroegen 2.904 bewoners danwel organisaties subsidie aan. Van 1.244 bewoners is de aanvraag toegekend en dit is ook het geval bij 1.091 organisaties. De gemiddelde afhandeltermijn ten opzichte van de streeftermijn is gemiddeld met 5 dagen gestegen. De afhandeltermijn van de eenmalige subsidies is korter dan die van de jaarsubsidies. De afhandeltermijnen bekeken vanuit de aangevraagde bedragen zijn vrijwel gelijk gebleven. De afhandeltermijn van de eindrapportages is met 12 dagen gestegen. Het klanttevredenheidsonderzoek heeft in 2023 voor het eerst een heel jaar doorlopen. Hieraan hebben in totaal zo’n 120 aanvragers meegewerkt.

Subsidiemonitor 2023

4

Hoofdstuk 1 Aantal aangevraagde subsidies In 2023 zijn er door bewoners en organisaties 4.035 subsidies aangevraagd. Dat is een afname van het aantal aanvragen met ongeveer 25% als we dat vergelijken met het aantal aanvragen in 2022. Van de 4.035 subsidieaanvragen zijn er 3.171 toegekend en 705 zijn er niet toegekend. Daarnaast is nog een aantal aanvragen uit 2023 in behandeling. In de de onderstaande grafiek staat hoeveel aanvragen er in 2021, 2022 en 2023 zijn aangevraagd, toegekend en niet toegekend. Omdat we dit jaar gestart zijn met de automatische verwerking van de cijfers voor de monitor, is alleen teruggekeken naar de jaren dat met de nieuwe applicatie Easyfunders wordt gewerkt. Figuur 1 | Aantal aangevraagde subsidies per jaar 2021

32

2022

51

Afgewezen Ingetrokken

3029 379

231 159

2023

710

239

Nieuw of onderhanden

925

Verleend 4022

474

0

3171 1000

2000

3000

4000

De afname van het aantal aanvragen komt door een aantal grote tijdelijke regelingen in de jaren hiervoor. Namelijk de regelingen die betrekking hadden op de Coronamaatregelen en de regeling omtrent het 900-jarig bestaan van de stad Utrecht. Deze regelingen zijn in 2023 niet meer van toepassing. Wel hadden we in 2023 twee tijdelijke Energiecompensatieregelingen; te weten: • Subsidie tegemoetkoming stijgende energiekosten voor maatschappelijke organisaties en • Subsidie energievouchers verduurzamingsmaatregelen voor kleine en micro ondernemingen. Vrijwel alle aanvragen zijn vastgelegd in het subsidiesysteem EasyFunders (EF). Alleen de aanvragen voor loonkostensubsidie (319 aanvragen) en de aanvraag voor de Wet sociale werkvoorziening staan niet in EF en zijn door de afdeling Werk en Inkomen afgehandeld. Op dit moment loopt er een project om te kijken of EF geschikt te maken is voor het afhandelen van de aanvragen voor loonkostensubsidie. Ondanks de afname van het aantal aanvragen, bleef de werkdruk voortdurend hoog. Dit had mede te maken met een achterstand die de periode hiervoor was opgelopen. In 2023 is geprobeerd deze achterstand zo veel mogelijk weg te werken. Daarnaast was de complexiteit van een aantal regelingen ook oorzaak van meer in te zetten uren om aanvragen voor deze regelingen te verwerken. Gedurende een aantal maanden zijn hiervoor tijdelijke medewerkers ingezet.

Vanaf oktober 2023 heeft het Subsidiebureau een vaste MBO-stageplek gecreëerd.

Subsidiemonitor 2023

5

Hoofdstuk 2 Aantal niet toegekende subsidies 18% van alle subsidieaanvragen leidde niet tot een positief subsidiebesluit (in 2022 was dit nog 25%). Een deel van de aanvragen wordt afgewezen. Soms trekt de aanvrager zijn of haar aanvraag in. Om dit proces te verbeteren en ervoor te zorgen dat aanvragen soepeler verlopen, worden de aanvragen steeds beter ingericht in Easyfunders. Door de juiste vragen te stellen tijdens de aanvraagprocedure wordt snel duidelijk of subsidie voor de betreffende regeling aangevraagd kan worden. In 2023 is een begin gemaakt met het strakker inregelen van de aanvragen. Hiermee lijkt het percentage niet toegekende subsidies te dalen. 705 subsidie-aanvragen uit 2023 hebben niet tot een positief subsidiebesluit geleid. In onderstaande grafiek staat wat de reden hiervan is: Figuur 2 | Reden van niet-toekenning, aanvragen uit 2023

500

461

400 300

231

200 100

8

5

Buiten behandeling gesteld

Administratief afgesloten

Aantal afgewezen aanvragen

Aantal ingetrokken aanvragen

Aantal verleende aanvragen

Initiatievenfonds Wijken

52

62

775

Impulssubsidies Cultuur

96

19

44

Projectsubsidie Cultuur

43

3

82

Stimulering beperking emissies houtstook

62

9

52

Herstel en veerkracht voor de Utrechtse jeugd

26

3

21

0

Afgewezen

Ingetrokken

Vaakst niet-toegekende aanvragen uit 2023

De top 5 heeft verschillende redenen waarom deze regelingen zoveel afwijzingen hebben. Voor het Initiatievenfonds geldt dat er veel aanvragen zijn ingediend waarbij het percentage afwijzingen niet afwijkt van andere regelingen. Voor Projectsubsidie Cultuur en Herstel en Veerkracht wordt in tranches gewerkt waarbij er meer aanvragen binnenkomen dan dat er budget beschikbaar is. Voor de Impulssubsidie was een beperkt budget beschikbaar en deze regeling is overvraagd. De aanvragen van Stimulering beperking emissies Houtstook zijn vooral om inhoudelijke redenen afgewezen.

Subsidiemonitor 2023

6

Er zijn verschillende redenen waarom een aanvraag kan worden afgewezen. Meestal worden de aanvragen afgewezen omdat ze inhoudelijk niet voldoen aan de voorwaarden. Ook de wijze waarop een aanvraag is ingediend kan reden zijn tot afwijzen van een aanvraag. Voor zowel de aanvrager als voor de gemeente zijn afwijzingen niet positief. Dit proberen we dus zoveel mogelijk te voorkomen. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de juridische nadere regels op de website te vertalen in toegankelijke teksten. Het wordt door de toevoegingen van linkjes naar het juiste aanvraagformulier en naar juiste informatie zo makkelijk mogelijk gemaakt voor de aanvrager. We willen het doel wat ten grondslag ligt aan een subsidie natuurlijk met een zo hoog mogelijk resultaat behalen.

Subsidiemonitor 2023

7

Hoofdstuk 3 Aantal toegekende subsidies Van de 4.035 in 2023 aangevraagde subsidies zijn er 3.171 verleend. De bewoner of organisatie heeft subsidie ontvangen voor een activiteit die gedaan wordt of al gedaan is. 3.1 Aantal toegekende subsidies per subsidieregeling Zoals verwacht, is de meest laagdrempelige regeling weer de regeling met de meeste aanvragen. Net als in eerdere jaren ontvingen bewoners en organisaties in 2023 het vaakst subsidie voor het Initiatievenfonds Wijken. Bij deze regeling kunnen de wijkbureaus de aanvrager helpen een aanvraag te doen. Hieronder een grafiek van de 4 subsidieregelingen waarvoor de meeste aanvragen zijn toegekend in de afgelopen 3 jaar: Figuur 3 | Regelingen waarvoor in 2021, 2022 en 2023 de meeste subsidies zijn toegekend 127

Energieadvies aan huis en trajectbegeleiding

195 296 403

Groene daken

421

254

565 Initiatievenfonds wijken

681 775 13

Stimulering inkomen & bestaanszekerheid ondernemers

246

0

100 2021

200

300

2022

357 400

500

600

700

800

2023

Het aantal aanvragen Initiatievenfonds is opnieuw in aantal aanvragen gestegen. Stimulering Inkomen en Bestaanszekerheid ondernemingen was een nieuwe regeling in 2022; van deze regeling wordt veelvuldig gebruik gemaakt. Recent is deze regeling verlengd. Zoals verwacht, is het aantal aanvragen Groene daken verder verminderd. In Coronatijd zijn veel mensen met een groen dak aan de slag gegaan, ook de campagne in 2022 heeft geleid tot meer aanvragen. Voor 2024 staat opnieuw een campagne gepland om deze regeling onder de aandacht te brengen. We zien een grote stijging bij Energieadvies aan huis en trajectbegeleiding. Dit wordt veroorzaakt door de explosief gestegen gasprijzen in 2022. Veel mensen hebben in dat jaar advies aangevraagd. De subsidie hiervoor werd echter pas uitbetaald na het uitvoeren van een energiebesparende maatregel. Vandaar dat veel aanvragen pas in 2023 zijn verleend.

Subsidiemonitor 2023

8

Voor de volgende drie nieuwe regelingen zijn in 2023 zijn de meeste aanvragen toegekend: Figuur 4 | Nieuwe regelingen waarvoor in 2023 de meeste subsidies zijn toegekend Vergoeding energie besparen klein-MKB

2023

112

Tegemoetkoming energiekosten maatschappelijke organisatie

60

Opstellen herstelplan kelders wervengebied

34 0

20

40

60

80

100

120

3.2 Aantal verleende subsidies per organisatieonderdeel De 3.171 toegekende subsidies vallen onder de verantwoordelijkheid van meerdere organisatie­ onderdelen. In 2023 waren er 9 organisatieonderdelen betrokken bij één of meer subsidieregelingen. De 3.171 verleende subsidies vielen onder de volgende organisatieonderdelen:

Verleend 2023

Verleend 2022

Verleend 2021

Verleend 2020

Maatschappelijke Ontwikkeling

728

732

781

724

Wijken

800

692

555

589

Ruimte

674

1154

520

427

Culturele Zaken

251

522

555

372

Stadsbedrijven

256

382

415

366

Werk en Inkomen

Organisatieonderdeel

447

395

108

101

Projectmanagementbureau (U900)

0

75

32

0

Bestuurs- & Concern Ondersteuning

5

14

21

27

Volksgezondheid

5

30

11

8

Veiligheid Totaal

5

4

4

5

3.171

4.000

3.002

2.619

De grootste verschillen zien we bij Ruimte (geen subsidie meer ivm Coronatoegangbewijzen). Bij Culturele zaken bestaat een aantal meerjarensubsidies; pas in 2024 worden hier weer nieuwe aanvragen voor verwacht. De daling bij Stadsbedrijven komt door de terugloop van het aantal aanvragen voor het vergroenen van daken.

Subsidiemonitor 2023

9

Verleende subsidies Initiatievenfonds Wijken, naar aanvraagjaar (NB: niet alle subsidies van OO Wijken gaan over het Initiatievenfonds Wijken, vandaar het verschil tussen de respectievelijk 800 en 775 toekenningen). Verleend 2023

Verleend 2022

Verleend 2021

Verleend 2020

Verleend 2019

Wijkbureau Noordoost

110

111

82

72

123

Wijkbureau Noordwest

86

77

56

67

106

Wijkbureau Vleuten-De Meern

80

74

51

52

121

Wijkbureau Leidsche Rijn

91

74

46

47

73

Wijkbureau Zuid

90

72

49

62

92

Wijkbureau West

98

72

74

80

129

Wijkbureau Zuidwest

85

69

64

61

81

Wijkbureau Oost

48

47

52

48

72

Wijkbureau Overvecht

64

44

40

47

99

Wijkbureau

Wijkbureau Binnenstad

23

28

20

33

36

Totaal

775

668

534

569

932

3.3 Bedrag van de verleende subsidies In 2023 werd er voor een bedrag van ruim € 311 miljoen subsidie verleend. Omdat subsidies op meerdere jaren betrekking kunnen hebben, is het uitgangsunt hier niet het aanvraagjaar van de subsidie, maar het boekjaar waarover de aanvraag gaat. Een zuivere relatie met het eerder genoemde aantal aanvragen uit 2023 is er niet; de aanvragen kunnen gaan over bedragen die pas in de komende jaren worden uitgekeerd, net zoals de uitkeringen van 2023 kunnen gaan over aanvragen die jaren geleden zijn ingediend en toegekend. In 2023 is het totale subsidiebedrag aanzienlijk hoger dan in 2022. Dit heeft naast de indexeringen vooral te maken met de grote toename van de incidentele bijdrages vanuit het Rijk.

Figuur 5 | Verleende subsidiebedragen in 2021, 2022 en 2023 € 120.000.000 € 100.000.000 € 80.000.000 € 60.000.000 € 40.000.000 € 20.000.000

2021 Subsidiemonitor 2023

2022

om nk en I

We rk

ezo

nd

he

en

id

eid gh

Vo lks g

Ve ili

Ru

im

rui

mt ee

ng roe tel n ijke Wo o ne ntw n e ikk n E eli Sa rfg ng me oe nle d vin ge nS po rt

ijs de rw On

are nb Op e

he id We Eco rkg nom ele On ge ie en de nh rst eid eu nin go pm aa t

ur

aa m

ltu

urz

Cu

Du

en

be stu u

r

eid Be wo

ne

rs

ba arh

Be rei k

Alg

em

ee

n

€0

2023 10

3.4 Nadere regels subsidie en verleende subsidies per regeling In 2023 zijn er ongeveer 50 nadere regels subsidie goedgekeurd door het college. Dit is 25% meer dan in 2022. De nadere regels worden in het subsidiesysteem EF vertaald naar een subsidieregeling waarvoor bewoners of organisaties een aanvraag kunnen indienen. Op het subsidieloket van de gemeente (www.utrecht.nl/subsidie) staat welke subsidieregelingen er beschikbaar zijn en welke documenten men mee moet sturen met de aanvraag. Verder is er ook een wijziging geweest in de nadere regel betreffende het wervengebied. Deze regeling is van groot belang voor het behoud van onze histo­ rische binnenstad. Gezien de complexiteit van deze aanvragen, is eind 2022 een pilot gestart. Door voortdurende bijsturing/aanscherping moet de regeling straks toegankelijk zijn voor de aanvragers maar ook goed uitvoerbaar door het Subsidiebureau. In de bijlage staat een overzicht vermeld van het aantal verleende subsidies per programma en regeling in 2023, 2022 en 2021. Som van budgetbedrag Subsidie categorie Algemeen Bereikbaarheid

2021

2022

2023

Eindtotaal

€ 2.457.786

€ 562.083

€ 1.729.753,47

€ 4.749.622,47

€ 271.000

€ 220.000

€ 115.942,83

€ 606.942,83

Bewoners en bestuur

€ 3.665.000

€ 4.138.000

€ 3.742.643,87

€ 11.545.643,87

Cultuur

€ 50.564.000

€ 51.168.000

€ 52.242.170,29

€ 153.974.170,29

Duurzaamheid

€ 3.452.000

€ 3.665.000

€ 9.037.552,83

€ 16.154.552,83

Economie & Werkgelegenheid voor iedereen

€ 10.856.000

€ 13.862.000

€ 12.772.161,23

€ 37.490.161,23

Ondersteuning op maat

€ 93.608.000

€ 89.910.000

€ 106.120.787,46

€ 289.638.787,46

Onderwijs

€ 50.626.000

€ 45.951.000

€ 51.122.049,81

€ 147.699.049,81

Openbare ruimte en groen

€ 407.000

€ 519.000

€ 855.190,80

€ 1.781.190,80

Ruimtelijke ontwikkeling Wonen en Erfgoed

€ 627.000

€ 587.000

€ 513.226,67

€ 1.727.226,67

Samenleving en sport

€ 34.015.000

€ 31.734.000

€ 35.876.377,76

€ 101.625.377,76

Veiligheid

€ 4.119.000

€ 5.669.000

€ 7.170.513,78

€ 16.958.513,78

Volksgezondheid

€ 4.784.000

€ 4.776.000

€ 5.314.566,61

€ 14.874.566,61

Werk en Inkomen

€ 20.571.000

€ 22.620.000

€ 24.430.599,41

€ 67.621.599,41

Eindtotaal

€ 280.022.786

€ 275.381.083

€ 311.043.536,82

€ 866.447.405,82

Subsidiemonitor 2023

11

Hoofdstuk 4 Subsidieaanvragers, bewoners en organisaties Zowel bewoners als organisaties kunnen subsidie aanvragen en ontvangen. In 2023 is er door 2.904 personen en/of organisaties subsidie aangevraagd. Van dit aantal zijn er in totaal 2.335 personen en/of organisaties die hun aanvraag toegekend hebben gekregen. 4.1. Bewoners 1.244 inwoners van Utrecht deden in 2023 één of meerdere aanvragen die zijn toegekend. De meeste bewoners ontvingen één subsidie, 65 bewoners ontvingen 2 subsidies en 12 bewoners ontvingen 3, 4 of 5 subsidies. Het gaat hier vooral om bewoners die meerdere keren per jaar een aanvraag voor het Initiatievenfonds doen. In vergelijking met 2022 is er niet veel gewijzigd. De meeste aanvragen op persoonlijke titel worden nog steeds gedaan voor Groene daken; Energie-advies aan huis en uiteraard het Initiatievenfonds. Subsidiebedragen toegekend aan aanvragen uit 2023 door particulieren, vergeleken met 2022 (NB: het gaat om het totaalbedrag van de aanvraag. Omdat aanvragen over meerdere jaren kunnen gaan, kan het gemiddeld jaarlijks uitgekeerde bedrag afwijken) Unieke aanvragers 2023

Unieke aanvragen 2023

Gemiddeld verleend bedrag, aanvraag uit 2023

Gemiddeld verleend bedrag, aanvraag uit 2022

Initiatievenfonds Wijken

465

521

€ 1.029

€ 1.126

Energieadvies aan huis en trajectbegeleiding

294

296

€ 303

€ 281

Groene daken

242

244

€ 709

€ 774

Politiekeurmerk Veilig Wonen

85

85

€ 546

€ 507

Stimulering beperking emissies houtstook

81

82

€ 1.508

€ 1.649

Compensatie part opvang Oekraïense vluchtelingen

30

30

€ 171

-

Regelingnaam (groepen)

Overig*

66

67

€ 8.776

€ 4.285

Totaal

1244

1325

€ 1.179

€ 1.321

* Overig heeft een hoger gemiddeld bedrag in 2023 door de subsidiebedragen voor herstel werfkelders

4.2 Organisaties 1.091 organisaties in Utrecht deden in 2023 een aanvraag die is toegekend. Dat is bijna een derde minder dan in 2022, toen 1.617 organisaties subsidie kregen. Bij organisaties komt het veel vaker voor dat zij subsidie ontvangen voor verschillende activiteiten en subsidieregelingen. Ongeveer 25% van de organisaties ontvangt meer dan één subsidie. Alles bij elkaar hebben de organisaties 1.846 aanvragen gedaan (in 2022 waren dat 2.475 aanvragen). Ook hier geldt dat de grote afname te verklaren is doordat geen subsidie meer verleend diende te worden vanuit de regeling Coronatoegangsbewijzen.

Subsidiemonitor 2023

12

Er zijn grote verschillen in de hoogte van de subsidies die de organisaties ontvingen. Van de 1.091 organisaties ontvingen 749 organisaties een subsidie van € 20.000 of lager en 342 organisaties ontvingen een subsidie van meer dan € 20.000. In onderstaande grafiek staat hoeveel organisaties in 2021, 2022 en 2023 een subsidie ontvingen en hoe hoog de subsidie was.

Figuur 6 | Toegekende subsidiebedragen naar aanvraagjaar, subsidieaanvraag ingediend door organisaties 1.400

2021

1.256

2022

1.200

2023

1.000

800

727

749

600

400 232 200

0

€ 0 - € 20.000

207

195

€ 20.000 - € 100.000

167

148 147

> € 100.000

Het aantal organisaties met een subsidiebedrag boven een ton is zo goed als gelijk gebleven ten opzichte van 2022.

Subsidiemonitor 2023

13

Hoofdstuk 5 Afhandeltermijnen van subsidies 5.1 Afhandeltermijn van aanvragen In de Algemene Subsidieverordening (ASV) en de nadere regels is vastgelegd binnen welke termijn het college een besluit moet nemen over een subsidieaanvraag (= de beslistermijn). De aanvrager ontvangt het besluit niet meer via de post maar in zijn digitale subsidieportaal. Indien een aanvrager niet over een e-mailadres beschikt, wordt het besluit via de post verstuurd. In 2023 gebeurde dit ongeveer 1 keer per maand. In de ASV staat dat het college binnen 13 weken een beslissing neemt over de volledige aanvraag. In nadere regels kan een kortere (of langere) beslistermijn worden opgenomen. Dat gebeurt in overleg tussen de beleidsafdeling en het subsidiebureau. Voor eenvoudige aanvragen waarbij de inhoudelijke toets snel kan gebeuren (soms alleen door het subsidiebureau) geldt een beslistermijn van 28 dagen (4 weken). Aanvragen waarvoor een inhoudelijke beoordeling nodig is of waarbij aanvragen met elkaar vergeleken moeten worden, hebben een langere beslistermijn van 56 dagen (8 weken) of 91 dagen (13 weken). In de behandeltermijnen over 2021, 2022 en 2023 zijn geen noemenswaardige afwijkingen te vermelden. In onderstaande grafiek staat wat de gemiddelde behandeltijd is geweest in 2021, 2022 en 2023. Daarbij is een uitsplitsing gemaakt naar de beslistermijnen van 91, 56 en 28 dagen.

Figuur 7 | Gemiddelde behandeltijd van aanvragen in 2021, 2022 en 2023 met een standaard beslistermijn van 91, 56 en 28 dagen Dagen 60

59

59

2021

52

50

2022 40

40

42

33

30

2023 36 29

25

20 10 0

Beslistermijn van 91 dagen

Beslistermijn van 56 dagen

Beslistermijn van 28 dagen

Behalve de vergelijking met de standaard beslistermijnen is het ook interessant om te kijken of er verschil zit in de behandeltijd voor het soort subsidies of de hoogte van de subsidies.  

Subsidiemonitor 2023

14

Uit onderstaande grafiek blijkt dat het behandelen van eenmalige en jaarsubsidies het afgelopen jaar ongeveer gelijk is gebleven ten opzichte van de jaren 2022 en 2021. Figuur 8 | Gemiddelde behandeltijd van eenmalige subsidies en jaarsubsidies in 2021, 2022 en 2023 Dagen 80

69

70

70

70

62

2022

60 46

50

43

2021

2023

44

40 30 20 10 0

Eenmalige subsidies

Jaarsubsidies

Als we kijken naar de hoogte van het subsidiebedrag, dan heeft in 2023 de afhandeling van subsidies tot € 100.000 gemiddeld 2 dagen langer in beslag genomen dan in 2022. De afhandeling van de subsidies boven de € 100.000 is sneller gegaan dan in het voorgaande jaar, het zit echter nog niet op het peil van 2021.

Figuur 9 | Gemiddelde behandeltijd van subsidies tot € 100.000 en daarboven in 2021, 2022 en 2023 Dagen 100 90

79

80

84

2021 80

2023

70 60 50

2022

49

44

46

40 30 20 10 0

Subsidie tot € 100.000

Subsidiemonitor 2023

Subsidie vanaf € 100.000

15

5.2 Afhandeltermijn van eindrapportages Naast de behandelingstermijn van de aanvragen is er ook gekeken naar de termijn waarop in 2023 de eindrapportages over de ontvangen subsidies zijn afgehandeld. Het gaat hier dan om eindrapportages van subsidies die in eerdere jaren zijn toegekend. In 2023 heeft het subsidiebureau 1.182 eindrapportages afgehandeld. Dit proces wordt ook wel vaststellen van de subsidie genoemd. De algemene beslistermijn voor de beoordeling van de eindrapportages en vaststelling van de subsidie is 183 dagen (6 maanden). Voor het Initiatievenfonds Wijken geldt een termijn van 60 dagen (2 maanden). In nadere regels wordt niet vaak afgeweken van de algemene beslistermijn uit de ASV. Helaas heeft de gemiddelde behandeltijd van de eindrapportages een uitschieter naar de negatieve kant (dit betekent overigens niet dat de aanvragers zo lang op hun geld hebben moeten wachten, de verlening is wel gedaan. Het kan echter wel betekenen dat er een wijziging plaats vindt op het verleende bedrag). Deze toename van de doorlooptijd heeft een oorzaak in de regeling Groene daken. Door het grote aantal aanvragen in de eerste periode, de aanloopproblemen in de uitvoering van de regeling en de berekening van de subsidiebedragen, is een behoorlijk aantal complexe aanvragen langer blijven liggen.

In 2023 zijn de meeste langlopende dossiers afgerond, dit betrof ook nog dossiers uit eerdere jaren. Hierdoor hebben ook de dossiers in 2023 vertraging opgelopen. Ditzelfde geldt ook voor de regeling Houtstook, weliswaar minder dossiers maar ook een langere doorlooptijd dan gewenst.

Figuur 10 | Gemiddelde afhandeltijd van eindrapportages in 2021, 2022 en 2023 met een standaard beslistermijn van 183, 91 en 60 dagen Dagen 115

120 100

89

89

2021

96

2022 73

80

76

70

2023

73

60 36

40

36

20 0

Beslistermijn van 183 dagen

Subsidiemonitor 2023

Beslistermijn van 91 dagen

Beslistermijn van 60 dagen

16

Hoofdstuk 6 Klantonderzoek Ook in 2023 heeft het Subsidiebureau een klantonderzoek uitgevoerd. Er zijn nog geen nadere acties uitgezet om het onderzoek aan te passen. Het onderzoek is doorgegaan op basis van de start van het onderzoek in 2022. Waarbij we nu voor het eerst een geheel jaar gemeten hebben. De momenten waarop de aanvrager het verzoek om mee te werken aan het onderzoek ontvangt, zijn ook ongewijzigd. Het eerste verzoek om deel te nemen wordt verzonden met de ontvangstbevestiging van de aanvraag. Het tweede verzoek wordt verzonden in de brief met het besluit. In beide gevallen wordt een link toegevoegd waarmee de aanvrager direct in de vragenlijst komt. 6.1 Resultaten onderzoek naar het aanvraagproces Van de deelnemers zijn 35 procent inwoners en 65 procent zijn organisaties. Deze percentages kunnen we weer opsplitsen naar het onderwerp waarvoor subsidie is aangevraagd. Hierbij valt op dat het grootste percentage van de deelnemers subsidie heeft aangevraagd voor Duurzaamheid of Cultuur. Voor beiden geldt ongeveer 50 procent. In 75 procent van de aanvragen betrof het een bedrag van minder dan 5000 euro. Eveneens 75 procent vindt dat het aanvragen van subsidie weinig moeite kost. Een nog iets hoger percentage vindt het aanvragen van subsidie snel gaan.

6.2 Resultaten subsidieproces van aanvraag tot beslissing Wat opvalt, is dat de verdeling tussen inwoners en organisaties 50-50 is. Ook in dit gedeelte van het onderzoek bleek het in 75 procent van de gevallen om aanvragen van minder dan 5.000 euro te gaan. Figuur 11 | Wat was het besluit over uw subsidieaanvraag? 2%

23% Volledig toegekend Gedeeltelijk toegekend Afgewezen

75%

Slechts in een klein aantal gevallen, 2 procent, is de aanvraag afgewezen.

Subsidiemonitor 2023

17

98 procent van de deelnemers aan het onderzoek vindt de beslissingsbrief duidelijk. In rood en groen staan onze verbeterpunten vermeld. Rood is mee oneens. Groen is helemaal mee oneens. Figuur 12 | Hoe duidelijk is onze beslissingsbrief?

14,6%

79,2%

64,6%

58,3%

60,4%

14,6%

27,1%

22,9%

10,4%

8,3%

10,4%

Wanneer de subsidie wordt uitbetaald

Waarvoor ik de subsidie kan gebruiken

Wat de gemeente van mij verwacht

14,6%

Hoeveel subsidie ik ontvang

62,5%

16,7%

Wat ik moet aanleveren voor eventuele tussenrapportages, eindrapportages of steekproef

6.3 Verbetering van het subsidieproces Het verbeteren van het subsidieproces gaat gestaag door. Een aantal verbeterpunten is reeds in de monitor benoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de linkjes die worden toegevoegd naar de desbetreffende onderwerpen of pagina’s. Ook het klanttevredenheidsonderzoek is voor verbetering vatbaar. Naast de eerste resultaten (van helaas maar 60 aanvragers), is het nu goed om de verdieping op te gaan zoeken. In 2024 gaan we proberen om voor één subsidieregeling meer specifieke vragen te maken en om beter inzicht te krijgen. Uiteraard ook hier met als doel; het vereenvoudigen van het subsidieproces en een tevreden aanvrager.

Subsidiemonitor 2023

18

Bijlage Verleende subsidies in 2023, 2022 en 2021 per programma en regeling 2021

2022

Utrecht4GlobalGoals

12

8

Volksfeesten

6

6

5

17

18

14

5

37

Organisatie onderdeel

Regelingnaam (groepen)

Bestuurs- en Concernstaf

Totaal Bestuurs- en Concernstaf Culturele zaken

Amateurkunsteducatie

10

Basissubsidie amateurkunst

126

Coronamaatregelen culturele activiteit evenement

5

Coronamaatregelen culturele evenementen

10

2

Cultuurnota 2021-2024

10

9

20

10 130

123

379 5 12

6

25

10

10

Cultuurprogramma jongeren Leidsche Rijn en VdM

3

3

Eenm. subsidie cultuur Ontwikkeling en knelpunten

5

8

11

24

Huisvesting culturele sector Berlijnplein

2

1

1

4

Huurkorting broedplaatsen

7

6

Impulssubsidies Cultuur

133

125

44

302

Investeringsbijdrage Muziekstudio’s

1

6

9

16

Jongerencultuurhuis Overvecht 2019-2024

1

1

Lesgeld instrumentaal muziekonderwijs

2

7

Noodsteun cultuur- en erfgoedinstellingen

30

31

61

Ontwikkelsubsidie Cultuur

88

82

170

Programmeringsbudget Cultuur

29

10

39

Projectsubsidie Cultuur

77

68

Wijkcultuurhuis Merwedekanaalzone Totaal Culturele zaken

Subsidiemonitor 2023

Eindtotaal

Cultuurnota Kunst kleurt de stad 2023-2024

Stimulering Combinatiefuncties Cultuur 2023-2024

Maatschappelijke Ontwikkeling

2023

13

2 3

52

8

197 8

1 537

12

1 507

249

1293

Achternaamswijziging slavernijverleden

1

1

2

Algemene subsidieaanvraag MO

5

8

13

19

Organisatie onderdeel

Regelingnaam (groepen)

2021

2022

2023

Eindtotaal

Basisvoorziening Vrijwilligersondersteuning

1

1

1

3

Basiszorg daklozen regio Utrecht

1

1

Begeleiden, opvang en ondersteuning asielzoekers

44

45

43

132

Beheerde speeltuinen

11

13

13

37

Bibliotheek Utrecht

2

2

1

5

BSO+

4

3

1

8

Buurtteams jeugd en gezin

1

2

Buurtteams sociaal

3

1

4

8

Challenge aangepast sporten

22

26

1

49

Challenge buurtsportcoach sportakkoord

2

3

5

Challenge samenwerking sportakkoord

12

9

5

26

Challenge sportaanbieder

90

69

54

213

Clientondersteuning

3

4

2

9

30

30

Compensatie part opvang Oekraïense vluchtelingen

3

De stem van Utrecht

11

7

11

29

Driehoeksoverleggen buurtcentra

3

6

7

16

Expertisenetw Flevoland-Utr Samen dragen netwerk

1

1

Expertisenetw. Flevoland–Utr.: Stimuleringsimpuls

3

3

Exploitatiesubsidie sportaccommodatie

5

2

2

9

Gecombineerde inloopvoorziening voor daklozen

1

1

1

3

GIA

2

2

3

7

20

21

41

Herstel en veerkracht voor de Utrechtse jeugd Informatie advies en clientondersteuning(tender)

1

3

5

9

Initiatievenfonds stad

43

64

66

173

Jeugdhulp

1

1

1

3

Jongerenwerk (subsidietender)

1

1

1

3

Jongerenwerk en veiligheid

1

1

1

3

Kinder- en jongerenwerk jeugd Kinder- en jongerenwerk MO

2 2

Laaggeletterdheid

Subsidiemonitor 2023

2

4

2 4

1

10 1

Lesgeven in grootstedelijke context

6

8

6

20

Maatschappelijke diensttijd Utrecht

1

1

1

3

20

Organisatie onderdeel

Regelingnaam (groepen)

2021

2022

2023

Eindtotaal

Maatschappelijke opvang

4

3

2

9

Mantelzorgondersteuning

2

1

2

5

Melding discriminatie

4

2

1

7

Omscholing Toekomstgericht Werk

10

105

13

128

Onderhoud volkstuinen

1

1

Onderwijs

76

68

Passende kinderopvang

6

4

Passende Kinderopvang 2024–2029 Perspectief voor jeugd

6 36

1 1

210 10

36

Slavernijverleden zichtbaar maken

1

2

1

4

11

7

18

Sociaal makelaar (subsidietender)

3

2

2

7

Sociale prestatie en dagondersteuning

31

22

33

86

Sport, bewegen en verenigingsondersteuning

5

4

5

14

Sportclubs duurzaam uit de crisis

71

48

Sportevenement

24

26

Sterk Utrechts MBO Stimuleren begeleiding stages en leerbanen MBO

12

13

Stimulering vrijwilligerswerk

1

2

Subsidie noodsteun Covid 19 aan sportclubs

9

3

119 32

82

1

1 25

1

4 12

Support aangepast sporten

28

28

Support samenwerking sportakkoord

1

1

Support sportaanbieder

36

36

2

8

60

60

12

35

Talentontwikkeling Sport

6

Tegemoetkoming energiekosten maatsch. org. Toegankelijkheid van ondernemingen en organisaties

13

Vastgoed gesloten jeugdhulp

1

Veilig thuis, Jeugdbescherming, Jeugdreclassering

5

Versneld vernieuwen: zorg dichtbij en op maat

45

Voorlichting discriminatie

7

2

3

12

Vrijwillige inzet voor elkaar

117

94

106

317

Welzijnsaccommodaties in zelfbeheer

Subsidiemonitor 2023

66

6

Preventie jongeren liefde-relatiesseksualiteit Scoutingactiviteiten

2

10

1 6

6

17 45

1

1

21

Organisatie onderdeel

Regelingnaam (groepen)

2021

Zomerprogramma Utrecht Totaal Maatschappelijke Ontwikkeling Ontwikkelorganisatie Ruimte

768

2022

2023

Eindtotaal

4

6

10

741

729

2238

2

2

Aanpak versneld energetisch verbeteren sociale huurwoningen Algemene aanvraag Ruimte en Economie

4

1

1

6

Bijdrage aan EBU

1

1

1

3

Controle Coronatoegangsbewijs (CTB)

314

Dierenweides

6

7

5

18

Duurzaam monumentenadvies

8

12

2

22

Ecosysteem voor starters en groeiers (eenmalig)

3

5

8

3

3

Ecosysteem voor starters en groeiers (meerjarig) Efficiënt en duurzaam Goederenvervoer Energieadvies aan huis en trajectbegeleiding Energieloket verduurzaming vastgoed Utrecht

4

4

127

195

296

618

1

5

2

8

4

3

7

8

1

11

12

20

Energiemaatregelen maatschappelijk vastgoed Erfgoed

2

Evenementenfonds

8

Fonds mismatch arbeidsmarkt

1

1

Haalbaarheidsonderzoek toevoegen woonruimte

1

1

Huurdersparticipatie

3

4

Investeringsimpuls meerwaardeafdracht

2

2

Marketing, promotie en informatievoorziening

1

Morgen mooier maken

2

4

Natuur- en milieucommunicatie

2

1

1

4

Ondernemersfonds Utrecht

1

2

2

5

Ondernemersinitiatieven Utrecht 900 jaar

4

4

6

66

Politiekeurmerk Veilig Wonen

101

Procesinnovatie duurzaam goederenvervoer

1

Ruimtelijke plannen

1

11

1

Opstellen herstelplan kelders wervengebied

Subsidiemonitor 2023

314

148

66 25

25

85

334 1

2

2

5

22

Organisatie onderdeel

2021

2022

Ruimtelijke strategie: Ruimte voor Initiatief

2

1

Samen verduurzamen (collectieve initiatieven)

1

1

Sloop van vervuilende voertuigen

262

29

Stimuleren arbeidsmarkttransities

5

3

3

11

Stimulering beperking emissies houtstook

54

57

74

185

Subsidie vitale winkelgebieden

4

6

4

14

Tegemoetkoming energiekosten MKB

281

1

282

Tegemoetkoming OZB voor kwetsbare ondernemers

70

Regelingnaam (groepen)

70

17

Vergoeding energie besparen klein-MKB

112

112

Utrecht 900 jaar

Groene daken

Totaal Stadsbedrijven

5

2

609

1234

34

73

107

34

73

107

403

421

255

1079

1

2

2

5

Specifieke uitkering ventilatie in scholen SUVIS

7 664

2 404

Totaal Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU)

425

2507

2 257

1086

4

4

4

4

Hulpverlening bij ongevallen en rampen

2

3

2

7

Ondersteuning aanpak jeugd en veiligheid

1

1

2

4

3

4

4

11

Alcohol en drugs: O, V en T OGGZ

1

1

2

Gezonde leefstijl

7

14

21

Regionale uitstapprogramma’s prostituees (DUUP)

1

Stedelijke prostitutiehulp- en dienstverlening

3

Totaal Veiligheid

Toeleiding naar (bemoei)zorg Uitstapprogramma’s voor sekswerkers (DUUP+)

Subsidiemonitor 2023

291

17

Watervriendelijk Maatschappelijk Vastgoed

Volksgezondheid

5

Verduurzaming evenementen

Onderhoud monumentale bomen

Veiligheid

3

2

Totaal Project Management Bureau

Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU)

3

2

Totaal Ontwikkelorganisatie Ruimte

Stadsbedrijven

Eindtotaal

Uitvoeren herstelplan kelders wervengebied

Zonneboiler

Project Management Bureau

2023

1 1

4

2

2 1

1

23

Organisatie onderdeel

Regelingnaam (groepen)

2021

Utrechtse uitstaptrajecten voor sekswerkers

1

Verslavingspreventie (voorlichting en educatie)

3

2022

Totaal Volksgezondheid Werk en Inkomen

3

1

1

1

1

2

5

43

Actieagenda Schuldenvrij

5

4

8

17

Duurzaamheidsbonus

1

Huisvesting voedselbanken

1

1

2

1

2

2

4

Plusbonus

2

3

Stimulering inkomen & bestaanszekerheid ondern

13

246

357

616

Werkgeverscheque

16

34

9

59

38

289

377

704

DOCK (Prepaid) Formulier

13

2

Initiatievenfonds wijken

565

684

Samen voor Overvecht (natuurlijke personen)

5

2

Samen voor Overvecht (professionals)

12

19

25

56

595

707

800

2102

15

70

85

4030

3160

10217

Totaal Wijken Jobcoaching en Werkbegeleiding

Subsidiemonitor 2023

8

21

Totaal Werk en Inkomen

EINDTOTAAL

2

17

Innovatieregeling Utrechtse Werktafel

Wijken

Eindtotaal 1

Verslavingszorg gemeente Utrecht WMO collectieve GGZ preventie

2023

3027

5

15 775

2024 7

24

2024-005.DDK